INTRODUCCION

La globalización impone un régimen de alta competitividad en cualquier ámbito de

la vida moderna, y muy especialmente en el seno de las organizaciones. Entre ot
ros, la gerencia es variable fundamental para el éxito del negocio, razón por la
cual surgen innumerables técnicas, filosofías o modas gerenciales que se ocupan
del servicio y la atención al cliente.
Algunas de las más recientes son la reingeniería de negocios, la gestión de la c
a-lidad total, la gestión de procesos, la administración total de la mejora cont
inua, el método Tonkín de mejora continua, las seis sigmas, la teoría de las res
tricciones y el desarrollo organizacional, entre otros. Por su carácter totaliza
dor y su desarrollo armonioso, sobresale, sin embargo, la filosofía japonesa de
las 9 s, enfoque cuyo nombre deriva de las iniciales de las palabras japonesas s
erie, seiton, seiso, sei-ketsu, shitsuke, shikari, shitsukoku, seishoo, seido, l
as cuales reflejan universales desde el punto de vista de la calidad y que siste
matizan los principios para lograr un desempeño más eficiente y uniforme de las
personas en los centros de trabajo. La metodología de las 9 “s” es un sistema qu
e contiene las 5 “s” y posteriormente se agregaron 4 “s” para una mejor efectivi
dad en el personal, de esta forma las fases quedan completas, las 9 “s” están ev
ocadas a entender, implantar y mante-ner un sistema de orden y limpieza en la em
presa, al aplicarlas tenemos retribu-ciones como una mejora continua, unas mejor
es condiciones de calidad, seguri-dad y medio ambiente de toda la empresa.
Con la implementación de las 9 “s” se pueden obtener los siguientes resultados:
Una mayor satisfacción de los clientes y/o trabajadores.
Menos accidentes.
Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
Disminución de los desperdicios generados.
Una mayor satisfacción de nuestros clientes.
Las herramientas utilizadas en las 9 “s” son las siguientes:
Diagrama de Causa – Efecto.
Listas de verificación.
Entrevistas.
Instrucciones de trabajo.
Gráficos (Histogramas de Barras).
Fotografías del antes y después.
Gráficas de radar.
Esos principios brindan al ser humano la oportunidad de ser muy efectivo ya que
propician el mejoramiento de las condiciones mentales de quien se apega a esta m
etodología.

CONCEPTOS
Las “Nueve eses” deben su nombre a la primera letra de la palabra de origen ja-
ponés el significado de cada una de ellas será detalladamente analizado, así co
-mo el procedimiento para llevarlas a cabo además de las ventajas que conlleva r
ealizarlas.

1. SEIRI – ORGANIZACIÓN
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo
Necesario y eliminando lo innecesario.

1.1 Procedimiento
La forma de organizar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, de las cual
es
Se representa la forma de utilizar los bienes y servicios.
Las reglas son las siguientes:

I. Identifique
La naturaleza de cada elemento:

ELEMENTO QUE SE HACE

Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad:
Repárelo.
Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya:
Elimínelo.
Si está obsoleto pero cumple su fun-ción:
Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento.
Si es un elemento peligroso: Identifíquelo como tal para evitar posi-bles acc
identes.
Si está en buen estado: Analice su utilidad y recolocación.
2. Identifique

El grado de utilidad de cada elemento:

ELEMENTO QUE SE HACE

Si lo usa en todo momento
Téngalo a mano en el área de trabajo.
Si lo utiliza todos los días
Si lo utiliza todas las semanas
Si lo utiliza una vez al mes Colóquelo cerca del puesto de trabajo
Si lo usa cada tres meses Téngalo en el almacén perfectamente localizado
Si lo usas esporádicamente
Si realmente no lo necesita retírelo

Las ventajas de considerar los puntos anteriores son:

1. Se obtiene un espacio adicional.
2. Se elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos.
3. Se facilita el uso de componentes a tiempo.
4. Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal innecesa-ri
os.
5. Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios.
6. Se elimina el despilfarro.

2. SEITON – ORDEN
El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que Cu
al-quier elemento esté localizable en todo momento.
El orden se lleva a cabo mediante la identificación de un elemento, herramienta
u objeto a través de un código, número ó algo característico de tal forma que s
ea fácil de localizar.

2.1 Procedimiento
Determine sitios de ubicación para cada elemento.
Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del
mismo.
Asigne una clave de identificación para cada elemento.
Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fác
il
de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su siti
o y fá-cil de reponer.
Ventajas
1. Se reduce el tiempo de búsqueda, utilización y devolución de materiales.
2. Se reduce el número de errores humanos.
3. Se evitan interrupciones del proceso.
4. Se reducen los tiempos de cambio.
5. Se ocupa menos espacio.
6. Se reducen los productos en stock.
7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen accidentes.

3. SEISO – LIMPIEZA
Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no sól
o es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los em-plea
dos.
Procedimiento
Limpie el taller y equipo después de su uso.
Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al
equipo de limpieza general: maquinas, etc.
Limpie las herramientas después de su uso y compruebe su funcionalidad.
Identifique cualquier desorden o situación anormal, sus causas y estable
zca las acciones oportunas para su eliminación.
Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar d
e trabajo.
Ventajas
1. al llegar a desempeñar una función a un puesto de trabajo, lo encuentra:
o Limpio y todo en perfecto estado de uso.
o El equipo en sus condiciones básicas de funcionamiento.
2. El conocimiento de los operarios de sus máquinas y equipos mejora día a día.
3. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y la seguridad en el traba
jo.

4. SEIKETSU – CONTROL VISUAL

Es una forma empírica de distinguir una situación normal de una anormal, con nor
mas visuales para todos y establece mecanismos de actuación para reconducir el p
roblema.
Procedimiento
1. Conocer los elementos a controlar.
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad.
3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual.
4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras.
Ventajas
1. Es más fácil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las situaci
ones anómalas y otros problemas que pudieran permanecer escondidos en la empresa
, se hacen visibles y obvios para todos.
5. HITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO
Cada empleado debe mantener como habito la puesta en práctica de los procedi-mie
ntos correctos. Sea cual sea la situación se debe tener en cuenta que para cada
caso debe existir un procedimiento.
Procedimiento
1. Establezca procedimientos de operación.
2. Prepare materiales didácticos.
3. Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo.
4. Utilice la técnica: “aprender haciendo”.
5. Facilite las condiciones para poner en práctica lo aprendido.
6. Utilice los errores como fuente de información para educar.
Ventajas
1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organización, el orden y la limpie
za.
2. Se crea el hábito a través de la formación continua y la ejecución disciplina
da de las normas y procedimientos establecidos.

6. SHIKARI – CONSTANCIA
Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo q
ue constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las me-ta
s propuestas.

Procedimiento
1. Planifique y controle permanentemente sus trabajos.
2. Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.

Ventajas
1. Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las cos
as se acompaña de motivación de los beneficios de la meta.

7. SHITSUKOKU – COMPROMISO
Es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho es una adhesión que na-c
e del convencimiento que se traduce en el entusiasmo día a día por el trabajo a
realizar. Un compromiso que debe permear a todos los niveles de la empresa y que
debe utilizar el ejemplo como la mejor formación.

Procedimiento
1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus sub
or-dinados.
2. Las políticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el emplea-d
o se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su trabajo.
Ventajas
1. El proyecto se llevará a cabo en el tiempo estimado sin pérdidas.

8. SEISHOO – COORDINACIÓN
Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia u
nos mismos objetivos. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicac
ión.
Procedimiento
1. Mantener buena comunicación de los avances como las demoras en tiempo.
2. Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada.
Ventajas
1. Se logra un avance progresivo y rápido de proyecto completo.

9. SEIDO – ESTANDARIZACIÓN
Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para l
a empresa y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos. Éstos s
eñalan cómo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un am-bien
te adecuado de trabajo.
Procedimiento
1. Se llevará a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de inventario
s, reportes que servirán como base para las emergencias, mantenimiento o regene-
ración de una ampliación de la industria.

Ventajas
1. Cualquier trabajador sea del área o no, podrá realizar el trabajo sin problem
as con el manual.
2. Se podrá contrarrestar mucho mejor un percance con la documentación.

APLICACIÓN DE LAS 9 “S”

Para poder implementar la metodología de las 9 “s” es necesario cumplir con lo s
iguiente:
1. Resolución de un problema.
2. Proceso de implantación 9 “s”.
• RESOLUCIÓN DE UN PROBLEMA
La ejecución de las 9 “s” debe ser aplicado respectivamente a un problema, de ig
ual forma se debe tener la capacidad para identificarlo, esto se consigue con el
Siguiente procedimiento:
a) Identificar problemas relacionados con las 9 “s”.
b) Priorizar los problemas.
c) Determinar las causas que originan los problemas.
d) Definir indicadores.
e) Listar las acciones de mejoras acordadas.
f) Asignar responsables de las acciones de mejora.
g) Establecer plazos de ejecución de las mejoras.
Una vez identificados los problemas se debe tomar la acción de la implantación d
e
Las 9 “s” con el siguiente orden:
1. Compromiso de la dirección.
2. Elegir el área de inicio de implantación de las 9 “s”.
3. Informar del proceso personal de otras áreas.
4. Definir los problemas a resolver.
5. Establecer los equipos de mejora.
6. Formar a los equipos en metodología 9 “s”.
7. Crear un registro de las diferentes acciones emprendidas.
8. Seguimiento del problema.
9. Visualizar mejoras.
IMPLANTACIÓN DE LAS 9 “s” EN LA EMPRESA
La funcionalidad de dichas metodologías se lleva a cabo con dedicación a través
del compromiso serio de la dirección con toda la empresa, siempre considerando d
os reglas básicas:
o “Empezar por uno mismo”
o “Educar con el ejemplo”
ACCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN
La elaboración de un plan de trabajo es fundamental para establecer en donde se
Aplicarán las metodologías ya mencionadas, por lo tanto el líder del proyecto de
-berá asignar a su grupo de trabajo, las tareas o actividades tomando en cuenta
que a lo largo del desarrollo del proyecto debe asumir un papel para:
Liderar el programa 9 “s”
Mantener un compromiso activo.
Promover la participación de todos los implicados.
Dar seguimiento al programa.
PRINCIPALES RESISTENCIAS A LOS SUBORDINADOS
Además del personal involucrado en el programa, puede haber otras personas de la
organización que en un momento dado serían un factor para dinamizar u obsta-cul
izar el ritmo del proyecto.
La gerencia debe asegurarse que estas personas estén informadas desde el prin-ci
pio y que tengan claramente definidos los criterios de prioridad.

ENTRENAMIENTO A LOS DIRECTIVOS

Todas las personas deberán estar enteradas de la ejecución del programa de es-t
a forma el plan de trabajo estará coordinado desde un principio y el personal de
la empresa estará comprometido con el proyecto, por tal motivo se debe hacer hi
n-capié en los beneficios que día con día se obtienen a consecuencia de utilizar
la metodología.
Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarán en costos que gradual-ment
e disminuyen en mejores tiempos de respuesta de producción, sin
Pérdidas excesivas. Todo esto solo con la movilización adecuada de la mano de ob
ra.
La resistencia a la implantación de dicho programa se refleja con frecuencia por
parte del personal y debe ser manejado de forma inmediata resaltando siempre la
s
Mejoras, manteniendo una buena comunicación con el grupo de trabajo se dan a con
ocer los logros alcanzados, así como las áreas más resistentes en la empresa.
La forma adecuada de vencer a estos grupos es mezclarlos con personas que es-tén
convencidas de la importancia del plan y que lo estén llevando a cabo.
Podemos permitir que cada empleado delimite su visión de ejecución del plan, con
Lo que cada uno podrá implementar de una forma más eficaz la metodología.
La creación de grupos de trabajo es indispensable para llevar a cabo juntas en l
as
Cuales se recopilara y revisará la información acerca de problemas encontrados d
entro de la organización y que estén relacionados con las tres primeras “s”, cat
a-logándolos por nombre e incluyendo toda la información recopilada.
Establezca con toda esta información un diagrama de causa – efecto, analice con
Un indicador para jerarquizar los problemas una vez identificados, realice plan
es de acción para los de mayor gravedad y asigne responsables en grupos de traba
jo
Para la ejecución de los mismos.
Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse pro-cedi
mientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de limpieza y al
macenamiento de herramientas).
Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hábitos apre
ndidos. Esto se logra mediante la práctica de auditorías en un principio puede
Llevarse a cabo por el mismo departamento o área, posteriormente se realizan eva
luaciones cruzadas a efecto de tener resultados más reales.
La representación gráfica puede ser llevada a cabo por medio de una gráfica de r
adar promediando los indicadores a cada “s”.

INDICADORES DE PROMEDIO PARA LAS 9 “S”

En la gráfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9”s” en re

la-ción a lo asignado según el plan de trabajo que se implemente.
CONCLUSIONES
La efectividad de las 9 “s”, es de óptimo rendimiento, la implementación de toda
s las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficienci
a, con sólo tener la disposición de todos los involucrados.
Los beneficios de la implantación de las 9 “s” se podrán notar en los niveles de
productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su mantenimien-
to residirá en la disciplina y constancia que se tenga en la organización para l
a mejora continua de las actividades.