1

BERNHOEFT AUDITORES
GESTO DE RISCOS COM TERCEIROS
MANUAL DO PORTAL: DOCUMENTS

RECIFE - 2015
2

SUMRIO

I. PORTAL: DOCUMENTS ..................................................................................................................... 4

II. PGINA INICIAL............................................................................................................................... 5
III. PRIMEIRO ACESSO ......................................................................................................................... 6
IV. ATUALIZAO DE COLABORADORES ............................................................................................ 7
a. Importao atravs de planilha: ................................................................................................. 7
b. Importar relao de outra competncia .................................................................................. 10
c. Competncia sem Medio ...................................................................................................... 12
d. Informaes adicionais............................................................................................................. 13
V. ANEXAR DOCUMENTOS ............................................................................................................... 14
a. Carregando os documentos mensais - Previdencirios............................................................ 14
b. Carregando os documentos mensais - Trabalhistas................................................................. 17
c. Inserindo Comentrios nos documentos.................................................................................. 20
d. Informaes adicionais............................................................................................................. 21
VI. REGULARIZAR PENDNCIAS ........................................................................................................ 22
a. Anexando documentos pendentes .......................................................................................... 22
b. Inserir comentrio .................................................................................................................... 25
VII. FERRAMENTAS ........................................................................................................................... 27
VIII. Consultar Documentos............................................................................................................. 28
ANEXOS ............................................................................................................................................ 29

I. PORTAL: DOCUMENTS
O Portal Documents um sistema informatizado via web, que funciona como meio de
troca e consulta de informaes e relatrios entre as Contratadas e a Bernhoeft.

O sistema disponibiliza uma ferramenta de carregamento de arquivos (upload) para que

as empresas Contratadas enviem de forma digital todas as documentaes solicitadas
Bernhoeft (documentos iniciais, mensais e de pendncias).

Tudo inicia com a atualizao mensal dos funcionrios do contrato, em seguida as

empresas contratadas realizam o upload de documentos previamente solicitados. A
Bernhoeft recebe estes arquivos e realiza a anlise dos mesmos, para que posteriormente
possa emitir o relatrio de pendncias e envi-lo s empresas contratadas, que tero a
possibilidade de realizar uma nova carga de documentos ou justificar a pendncias no
prprio portal. Para um melhor entendimento, consultar o anexo 1 (FLUXOGRAMA DO
PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTAO E ANLISE).

II. PGINA INICIAL

Para acessar o sistema Documents basta utilizar o link abaixo:
http://v2.contractweb.com.br/documents/cliente/main_inicio.asp

Na primeira tela do sistema o operador deve inserir o seu login (e-mail completo) e
senha. O cadastro dos colaboradores responsveis pelas atualizaes das contratadas
ser realizado previamente pela Bernhoeft aps o envio da planilha de responsveis que
dever ser encaminhada. importante informar que as empresas contratadas ficaro
responsveis pela atualizao no portal de seus documentos e tambm das empresas
subcontratadas e cessionrias vinculadas a seus contratos.

Aps preencher os
campos de login e senha,
clique no boto Enviar
para dar incio
navegao no portal.

III. PRIMEIRO ACESSO

Ao acessar o sistema pela primeira vez ser necessrio que o operador informe que est ciente
sobre a funcionalidade do portal e que participou de um treinamento ou consultou este material
com antecedncia. Desta forma o operador estar informando que possui um conhecimento
prvio do sistema e que est apto a utiliz-lo. Aps a leitura do termo clique no campo destacado:

IV. ATUALIZAO DE COLABORADORES

a. Importao atravs de planilha:
No menu Atualizar Colaboradores a contratada dever realizar mensalmente a atualizao dos
funcionrios que prestaram servios ao contrato na competncia. Este o primeiro passo ao
acessar o sistema e ser de suma importncia para a realizao da anlise pela equipe da
Bernhoeft, pois a lista de colaboradores informados no sistema servir de base para a verificao
dos documentos anexados pela empresa contratada. O primeiro lanamento dos funcionrios no
sistema feito por meio de uma planilha que se encontra disponvel nesta mesma tela. Basta
clicar no campo Baixar Modelo para Importao:

1. MENU:
Atualizar Colaboradores

2. Clique no cone ao
lado para baixar o
modelo de planilha
de importao de
funcionrios.

3. Selecione a opo
Salvar para fazer o
download do modelo de
planilha de
colaboradores

IMPORTANTE:
A contratada deve utilizar apenas o modelo de planilha fornecido pela Bernhoeft,
pois se usar outro documento para importar seus colaboradores o sistema
impossibilitar a atualizao.

Preencha os campos solicitados na planilha. A contratada dever informar os dados referentes a

todos os funcionrios que estiveram envolvidos com a prestao de servios do contrato na
competncia, sejam eles ativos ou inativos. As colunas local de servios, exposio ao risco,
possuem uma lista suspensa, que restringem a resposta destes itens a uma das opes fornecidas.
Quando as informaes dos funcionrios forem lanadas salve a planilha para a realizao do
upload da mesma em Excel 97-2003 (XLS).

Sempre utilizar as opes da linha

suspensa das colunas:

- Local: (CONTRATANTE OU CONTRATADA)

- Exposio ao risco:
(NO,PERICULOSIDADE,INSALUBRIDADE).

Clique no cone importar colaboradores a partir do Excel referente ao ms em que voc

pretende realizar a atualizao de funcionrios, para realizar o upload da lista de colaboradores:

Clique neste cone para

carregar a lista de
colaboradores.

Ao clicar no boto Procurar..., realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Em

seguida marque o cone destacado abaixo, confirmando que voc listou apenas os funcionrios
alocados no contrato e na competncia. Clique em OK para realizar o upload da planilha:

Clique neste cone para

confirmar que a relao a
ser anexada refere-se
apenas aos colaboradores
do contrato/competncia.

Procure a planilha de colaboradores em seus

arquivos. Ao encontr-la selecione o arquivo e
em seguida clique em OK para concluir a
operao.

b. Importar relao de outra competncia

Caso o operador deseje utilizar uma lista de colaboradores de uma competncia j
lanada, basta clicar no cone importar colaboradores de competncias anteriores.

Clique neste cone para

utilizar a lista de
funcionrios de outra
competncia.

Escolha uma competncia j lanada no sistema para que voc possa reutilizar a lista de
colaboradores:

Selecione a
competncia.

10

Ao escolher uma competncia j cadastrada, o sistema ir listar os dados dos funcionrios

importados naquele ms, clique em OK aps confirmar se esta a lista desejada.

Se o funcionrio no
pertence ao contrato na
competncia a ser
atualizada basta desmarcar.

Verificar a quantidade de
funcionrios importados
na planilha

Nesta etapa ser possvel editar a lista escolhida, incluindo ou excluindo colaboradores e
retificando os campos lanados anteriormente. Aps todas as alteraes clique OK, para lanar
a lista de colaboradores no sistema.

Para atualizar alguma

informao, clique na caixa
em que deseje editar e
escreva o dado correto.

11

c. Competncia sem Medio

Nas competncias em que no ocorreu prestao de servios o operador dever clicar no
cone Declarar que no houve colaboradores na competncia para justificar esta
situao. Uma vez anexado o documento, no possvel exclu-lo.

Clique neste cone para

informar que no
ocorreu medio na
competncia

O operador dever anexar uma declarao assinada pelo responsvel pela empresa informando o
motivo pelo qual no ocorreu prestao de servios, para um melhor entendimento consultar o
modelo de declarao no caderno de anexos (anexo II).

Selecione a opo ao lado,

concordando com o termo
descrito a cima, e em seguida
clique no boto OK.

Realize a busca em seus

arquivos da declarao,
devidamente assinada pelo
representante da empresa,
justificando a no prestao de
servios.

12

d. Informaes adicionais
Aps realizar a atualizao dos colaboradores a
competncia no ficar visvel. Para identificar
as competncias e contratos onde ocorreram
as atualizaes, basta selecionar a opo
abaixo.

Campo utilizado para a pesquisa

de um contrato, contratada ou
competncia especfica.

IMPORTANTE:
Sempre que uma atualizao de colaboradores for realizada, o sistema ir enviar
um email para o operador e os responsveis da contratante para que ocorra a
confirmao das informaes registradas no portal. Portanto, caso a empresa
contratada realize uma atualizao incorreta, a contratante poder inform-la e
solicitar a retificao dos dados registrados.
No caderno de anexos existe um modelo do email que ser enviado para as partes
envolvidas (anexo III).

13

V. ANEXAR DOCUMENTOS
IMPORTANTE:
1. No possvel efetuar a carga de documentos mensais no portal sem que antes
seja realizada a atualizao de funcionrios da competncia. Portanto, se for
anexar os documentos do ms, verifique se antes foi realizada a atualizao dos
funcionrios, caso contrrio o sistema no permitir o lanamento dos arquivos.
2. S sero permitidos uploads de arquivos com a seguinte extenso:
PDF
3. O tamanho mximo do arquivo anexado no deve exceder 30MB.
4. prefervel o acesso do portal da Bernhoeft pelo navegador Google Chrome por
ser compatvel com o nosso sistema.

a. Carregando os documentos mensais - Previdencirios

No menu Anexar Documentos, clique no cone gerenciar envio de documentos para
dar incio ao upload dos arquivos da competncia a ser analisada:

Clique no cone ao
lado para anexar
os documentos
mensais.

14

Existem duas abas, uma para o upload de documentos da Empresa e outra para o carregamento
de documentos dos Colaboradores. O sistema lista quais os documentos que devero ser

anexados em cada aba, para carreg-los clique no cone +.

Aba de Documentos Empresa e

Colaborador

Clique no cone ao lado

para realizar o upload
do documento.

Exibir documentos j
anexados.

Realize a busca em seus arquivos do documento que ser anexado. Ao encontr-lo clique no
mesmo e em seguida no boto Abrir.

Arquivo que ser

anexado

15

Enquanto o arquivo est sendo importado para o sistema possvel acompanhar o andamento do
upload e realizar o carregamento de outros documentos.

Barra de
upload.

Informaes sobre o arquivo que est

sendo anexado, velocidade do upload,
tempo previsto para a concluso,
percentual de carregamento do
documento e quantidade carregada.

Aps a concluso do carregamento do documento, o operador ter a possibilidade visualizar a

documentao, para identificar se a mesma foi anexada de forma correta, clicando no nome do
arquivo.
Filtrar cobranas que ainda no
obtiveram documentos anexados.
(Desmarcar para visualizar cobranas
com documentos anexados)

Clique no nome do
arquivo para
visualiz-lo.

16

DOCUMENTO
ANEXADO.

Para excluir um documento carregado, basta clicar no cone Excluir Arquivo.

Para excluir o
arquivo carregado
clique no cone
acima.

17

b. Carregando os documentos mensais - Colaborador

O lanamento de documentos Trabalhistas no sistema possibilita ao operador anexar um

documento por trabalhador ou um nico arquivo que contemple um grupo de colaboradores.
EX.: Existe um nico arquivo em PDF que contemple dois CPFs, um para o Funcionrio 1 e outro
para o Funcionrio 2, neste caso deve-se escolher o documento CPF, em seguida busc-lo em
seus arquivos. Para concluir selecione os colaboradores contemplados no arquivo e clique em
OK.

Selecione a cobrana a
ter o documento
anexado.
1. Selecione o
documento.

Para verificar as cobranas e os

documentos anexados aos
funcionrios: Selecionar o (os)
funcionrio (os) e clicar em
Exibir Documentos.
3. Informe quais so os
funcionrios contemplados no
arquivo que ser anexado e em
seguida clique em Carregar
Documentos.

IMPORTANTE:
O Sistema mensalmente ir realizar uma amostragem dos funcionrios informados
pela contratada. Ser essa amostragem que ficar visvel no menu Anexar
Documentos na aba Colaborador. Destarte, as empresas contratadas devero
anexar apenas os documentos trabalhistas correspondentes aos funcionrios
listados no portal (amostragem contratual).

18

Aps carregar o arquivo, o sistema ir listar quais os documentos e de quais funcionrios foram
carregados. Para conferir se o upload foi realizado corretamente, clique no nome do documento
anexado para visualiz-lo.

Clique no nome
do arquivo para
visualiz-lo.

DOCUMENTO
ANEXADO.

19

c. Inserindo Comentrios nos documentos

As empresas contratadas em algumas situaes necessitam enviar declaraes para justificar
determinadas situaes quando existem particularidades no envio ou na anlise dos documentos.
O Documents disponibiliza aos seus usurios a opo de incluir observaes sobre cada
documento anexado, viabilizando a troca de informaes e diminuindo o apontamento de no
conformidades. Cada comentrio anexado reduz o nmero de documentos no anexados e conta
como documento.

Clique no cone
ao lado para
inserir um
comentrio

Escreva o
comentrio e
clique em OK.

20

d. Informaes adicionais

Quantidade de
documentos que
ainda no foram
importados.

Quando todos os
documentos forem
anexados, clique no cone
ao lado para concluir a
operao.

Campo utilizado para a

pesquisa de um contrato,
contratada ou
competncia especifica.

Mostrar apenas as competncias que

contenham todos os documentos
anexados, apenas as competncias
que ainda no concluram o
lanamento de documentos ou todas
as competncias e contratos.

21

VI. REGULARIZAR PENDNCIAS

a. Anexando documentos pendentes

No menu Regularizar Pendncias o operador ter a possibilidade de visualizar todas as no
conformidades apontadas pela equipe da Bernhoeft referente aos documentos analisados e que
ainda no foram enviados arquivos para regulariz-los. Nesta pgina possvel identificar todos
os documentos pendentes, qual a irregularidade de cada um e a forma de regularizao dos
mesmos, tambm possvel anexar os documentos retificados ou no apresentados e inserir
digitalmente comentrios/justificativas para cada ponto no conforme. Documentos anexados
erroneamente no podero ser excludos, mas caso ocorra ser necessrio a incluso do
documento correto, o sistema permite a incluso de vrios arquivos.

Selecionar o
contrato.
Escolher a
contratada e clicar
em pesquisar.

As no conformidades dos
contratos esto ocultas,
clique no + para
visualiz-las.

22

Forma
recomendada
de
Regularizao
Status:
- Pendente: Documento que
ainda no ocorreu o upload
de um arquivo ou comentrio
para regulariz-lo.

Documentos

-Em Anlise: Documento

anexado e aguardando
anlise.

Pendncias
(docs. no enviados
ou irregulares)

Para regularizar a pendncia a contratada dever anexar o documento solicitado pela equipe de
auditoria. Para isto ser necessrio clicar no cone destacado.

Clique no cone ao lado

para carregar o
documento solicitado.

23

Clique no cone + para inserir o documento solicitado para sanar a no conformidade.

Procure o arquivo e clique em Abrir ao encontr-lo, para concluir o carregamento do

documento.

Selecione o
arquivo e clique
em Abrir

24

b. Inserir comentrio
Clique no cone abaixo.

Clique no
cone ao lado

Clique neste cone

para inserir um
comentrio sobre o
documento.

25

Escreva o comentrio (como o exemplo abaixo) e clique em OK.

26

VII. FERRAMENTAS
No Menu Ferramentas o operador ter a possibilidade de utilizar cinco submenus que so
exibidos ao passar o cursor sobre o : Consultar Documentos, Manual e Alterar Senha, Suporte e
Prazos.

27

VIII. Consultar Documentos

Com a ferramenta Consultar Documentos o usurio tem a possibilidade de verificar os

documentos que j foram anexados ao sistema, podendo utilizar vrios filtros para uma pesquisa
mais precisa. Podem ser feitas pesquisas por nome da contratada, nmero do contrato,
competncia e ano, tipo de documento e por nome de colaborador.

28

ANEXOS

1. FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTAO E

ANLISE:

29

ANEXOS

2. MODELO DE DECLARAO DE COMPETNCIA SEM MEDIO:

30

ANEXOS

3. EMAIL ENVIADO APS A ATUALIZAO DE COLABORADORES:

31

ANEXOS
4. SOLICITAO DE DOCUMENTOS
ATUALIZAO DE COLABORADORES:

ENVIADA

APS

EMPRESA LTDA.

32

ANEXOS
5. EMAIL ENVIADO APS A DECLARAO DE QUE NO EXISTEM
FUNCIONRIOS NA COMPETNCIA:

33