Testimonial

La importancia de la organizacin y
conservacin de un archivo personal
Patricia Ros*

os archivos personales contienen informacin nica e irremplazable, son fuentes de incalculable valor para la investigacin y reconstruccin de los procesos
histricos de los pueblos; de ah la importancia de su organizacin y conservacin.
El archivo personal es aquel que contiene los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones
y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una
gran diversidad de documentos, tanto de carcter personal como oficial: actas,
cdulas, pasaportes, certificados de estudios, ttulos acadmicos o profesionales,
escrituras pblicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografas,
planos, tarjetas, recetas mdicas, videos, cintas de audio y hasta documentos electrnicos.

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El archivo personal es
aquel que contiene los
documentos generados
y recibidos por un
individuo a lo largo
de su existencia,
incluyendo todas sus
funciones y actividades,
independientemente
del soporte.

* Directora del Archivo Histrico de la Universidad de Sonora. Colaboraron en este artculo Concepcin Moya Grijalva y Rosalina Nez Mrquez.
ahuson@extension.uson.mx

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La teora y prctica archivstica establece tanto los

principios como las tcnicas para organizar cualquier
tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y slo los propietarios pueden acceder a ellos.
Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organizacin adecuada, se desconoce qu documentos se
guardan y por qu.
La organizacin documental implica dos procesos
vinculados: la clasificacin y la ordenacin. La clasificacin es el proceso intelectual que consiste en agrupar
clases o categoras de un conjunto de documentos. La
ordenacin es la accin de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental,
siguiendo reglas o criterios establecidos, que pueden
ser: por asunto, numrico, alfabtico, alfanumrico,
geogrfico, onomstico, toponmico, entre otros.
Para realizar una adecuada clasificacin archivstica
se debe disear un cuadro clasificador, cuya estructura
es jerrquica y diferenciada por fondo, seccin y serie.
El total de los documentos producidos y recibidos por
un individuo constituyen el fondo, que se identifica
con el nombre de la persona. La seccin es cada una de
las divisiones de este fondo, basada en las actividades
y funciones del propietario del archivo. Las series son
el conjunto de expedientes homogneos que versan
sobre una funcin o asunto general. Los expedientes
se integran por documentos vinculados entre s, que
reflejan una actividad o un asunto especfico.
Podemos citar como ejemplo el archivo personal
del profesor Manuel Quiroz Martnez, rector de la
Universidad de Sonora en el perodo 1946-1953, que
fue donado al Archivo Histrico en el ao 2001. Este
acervo contiene informacin concerniente a la trayectoria educativa, intelectual e ideolgica del profesor
Quiroz Martnez, cuyas acciones se ven reflejadas en
documentos tales como: correspondencia con diversas
instituciones, proyectos, informes, notas manuscritas,
escritos masnicos, apuntes de clase, coleccin de fotografas y parte de su biblioteca personal.

La ordenacin es la accin de unir de manera coherente los

grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo
reglas o criterios establecidos, que pueden ser: por asunto,
numrico, alfabtico, alfanumrico, geogrfico, onomstico,
toponmico, entre otros.

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Para la organizacin de un fondo cerrado, como es el caso de este archivo, se tomaron como referencia las
actividades y las funciones en las que el personaje destac. Primeramente, se realiz una investigacin biogrfica,
y con base en los resultados y el anlisis de la documentacin donada, se dise el cuadro de clasificacin de la
siguiente manera:
Fondo:
Manuel Quiroz Martnez
Secciones:
Universidad: Contiene documentos relativos a las actividades administrativas, educativas y culturales de
la Universidad de Sonora.
Docencia y produccin intelectual: Corresponde a las obras escritas por el profesor como discursos, ponencias, conferencias, libros, entre otros.
Educacin: Documentacin que trata de su actividad como docente en diferentes escuelas del pas y como
funcionario del sector educativo.
Masonera: Integrada por los documentos que relatan su actividad como miembro activo de la Logia
Masnica.
Sociedad de Geografa y Estadstica: Relatan su actividad como miembro de la Sociedad de Geografa y
Estadstica.
Seminario de Cultura Popular y Seminario de Cultura Mexicana: Concentra documentacin como
miembro activo de estas instituciones.
Beneficencia Pblica: Rene correspondencia y otros documentos oficiales como funcionario de esta
institucin.
Coleccin grfica: La conforman fotografas, tarjetas, postales, mapas tursticos, dibujos y grabados, as
como material de divulgacin.
Coleccin bibliogrfica: Integrada por libros, revistas, boletines, catlogos y anuarios, entre otros.

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Los aos extremos que comprende este archivo personal

son 1880 y 1983, aunque existen lagunas cronolgicas. Su volumen documental es de 71 cajas de archivo y se encuentra en
proceso de reorganizacin.
Otro aspecto muy importante a considerar es la conservacin de los archivos, que se ven afectados por agentes de
deterioro tales como: humedad, luz solar, contaminacin y
uso y manejo de materiales. Los archivos de ndole personal
pueden conservarse por mayor tiempo si se manejan con la
debida precaucin y se evita en lo posible que los agentes
de deterioro los afecten; ser suficiente con mantenerlos en
sitios frescos y secos, protegidos de la luz solar y en guardas libres de cido. Debern ser manejados con las manos limpias,
libres de grasas, evitando ingerir alimentos o bebidas cuando
se estn utilizando.
Es recomendable que las colecciones fotogrficas se conserven por separado, colocando una hoja de papel desacidificado entre cada pieza fotogrfica, o bien en lbumes con
calidad archivo.
Tomando en consideracin que los archivos personales
complementan y enriquecen la conformacin de los acervos
institucionales, el Archivo Histrico de la Universidad de Sonora fomenta la organizacin y preservacin de este tipo de
archivos a travs de cursos, talleres y asesoras permanentes.

Otro aspecto muy

importante a considerar es la
conservacin de los archivos,
que se ven afectados por
agentes de deterioro tales
como: humedad, luz solar,
contaminacin y uso y manejo
de materiales.

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