UNIDAD 2

PLANIFICACION Y PREPARACION DE AUDITORIAS

1. Programa de Auditorias
a. OBJETIVO
El objetivo principal es proporcionar la correcta metodologa para realizar
auditoras internas con el fin de verificar su la gestin comercial y el sistema de
gestin de calidad se est ejecutando adecuadamente, si esta actualizado y
acorde con las normas y polticas administrativas y legales, asegurar el
correcto control y cumplimiento de las actividades del punto de venta almacn
Lafayette Medelln, realizando las recomendaciones imparciales basadas en
evidencias. En este proceso apoyaremos la toma de decisiones a las directivas
para corregir y mejorar los aspectos que correspondan en cada rea
administrativa y comercial.
b. ALCANCE
El Alcance de esta Auditoria inicia con la planificacin, programacin, ejecucin
y documentacin respectivamente, as mismo el seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas al final de la gestin de la auditoria interna as como
externa de cada proceso que se realiza en el punto de venta.
2. CRONOGRAMA

DETALLE

10

FEBRER
O

20
17

12

15

13

14

Elaborar el programa de
auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunin de
apertura
Recoleccin de
informacin
Preparar conclusiones
de la auditoria
Ejecutar reunin de
cierre
Informe de Auditoria
Distribuir el informe
DETALLE

ABRIL
5

SEGUIMIENTO

1
1

20
17

1
6

18

1
9

2
0

2
1

22

23

24

2
5

1
7
2
5
Preparar Auditoria: Se informa a todo el personal las fechas a realizar la
auditoria
Realizar reunin de apertura: La reunin se realiza con el fin de informar el por
qu y para que se realizan las auditorias con el fin de mejorar en los procesos y
calidad tanto del servicio como en aspectos administrativos.
Recoleccin de informacin: Se realiza la ejecucin para la recoleccin de
evidencias segn lo establecido anteriormente.
Se ejecuta una reunin de cierre: Para informar de los aspectos que se requiere
mejorar en las observaciones realizadas y relevantes, que las normas sean
cumplidas.
Informe de la Auditoria: El informe debe ir todo documentado y sustentado por
quienes lo realizan, por ltimo el seguimiento correspondiente posterior para
garantizar que la auditoria sea un beneficio para la mejora del negocio.
C.CRITERIOS DE LA AUDITORIA

PROVEEDO
R

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTE

RESPONSA
BLE

Elaborar el programa de
auditoria
Preparar la auditoria

*Alta
Gerencia
*Dependen
cia
de la
unidad
*Organism
os
de control

*Programa de

realizar reunin de apertura

*Evaluacin de

*Alta
Gerencia

Auditorias
*Plan de
Auditorias
*Procesos de
la

Recoleccin

Auditoria

*Dependencia
de

de la informacin

*Hallazgos

de Calidad
y /o

Jefe de
control

Preparar conclusiones

*Acciones
correctivas

procesos

de la auditoria

y preventivas

*Organismo

interno
Lider de
grupo

Ejecutar reunin de cierre

*Informes de
Auditoria

de Auditoria

Auditoria

Informe de la auditoria

*Planes de

Distribuir el informe

mejoramiento

Empresa
*Plan de
Auditorias
mejoramiento
vigentes
*Auditorias
anteriores

Realizar seguimiento

Documentos
Manual de procedimientos de la empresa y punto de venta
-Lista de verificacin
Manual de implementacin
-Formato programa de Auditoria
Manual de Competencias
-Formato de anteriores auditorias
D.AUDITORES AUTORIZADOS EN LOS PROCESOS
Elaboro: Ivonne Andrea Jimnez Supervisora de Calidad
Reviso: Marcela Ospina Administradora punto de venta
Aprob: Luz Helena Taborda Jefe de Operacin Nacional
e. RECURSOS NECESARIOS
Recursos Humanos: Personal activo del punto de venta, Auditores de Calidad,
papelera, tiles.
TECNOLOGICOS: Equipos de computadores completos.
INFRAESTRUCTURA: Instalaciones del almacn.
f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS POSIBLES RIESGOS DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Incumplimiento: Que el programa no se cumpla en su totalidad
-Deficiencia en el seguimiento a la gestin de la calidad
Manejo de Riesgo: Asumir reduje el riesgo
Capacitacin a los auditores

Inexactitud:
-Informes basados en las evidencias reales
-Decisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad del
almacn
Manejo del riesgo
Asumir reducir el riesgo
Capacitar a los auditores

2. DISEO DE PLAN DE AUDITORIA

a. Objetivos y Alcance de la auditoria
Ejercer el control de los procesos del almacn como inventarios control de
almacenamiento en bodega. Organizacin por unidades de negocio del
almacn, distribucin adecuada y manejo de inventarios.
Alcance y ejecucin presupuestal respecto a los informes anteriores.
b. Procesos a ser auditados
Informacin de inventario, almacenamiento, salidas de producto a punto de
venta, organizacin del rea (bodega-almacn-oficinas-punto de pago)
c. Criterios de auditoria y documentacin de referencia
-Elaborar el plan de visita de Auditoria, precisar lo detalles de auditoria como:
*Determinar tipo de Auditoria
*Determinacin de tipos electrnicos
*Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin, actividades,
preparacin y entrega del informe.
*Asignacin de tareas al equipo auditor
*Determinacin de los recursos necesarios

*Definir objetivos a mejorar

*Para el plan de visita de la Auditoria una aprobacin del Jefe de Operaciones
Nacional de control Interno
*Generar las comunicaciones necesarias
*Abrir archivo de documentacin de la Auditoria
3.CONCLUSIONES
El proceso de Auditorias es nico debido a su estrecha relacin con otros
procesos de operaciones (planeacin, planificacin, ejecucin, entrega de
informacin entre otros)y el objetivo es crear un habito de mejorar cada vez
ms. En el ciclo de Auditoria identificamos los siguientes aspectos.
-Almacenamiento
-Registro de utilizacin de recursos materia prima, costos directos e indirectos
(gastos de personal, servicios pblicos, etc)El debido control y la realizacin de
Auditoras peridicamente evalua los conocimientos y normas de una empresa
que esta crecimiento.
Gracias
Ivonne Andrea Jimenez