Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Colegio Universitario de Caracas
Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA)
Facilitadora: Marcos Silva
Idiomas II

Administr
ative
Glossary

Author:
Adriana Fuentes C.I.: 21.824.952
Administrative Glossary
1. ACTIVITY: Trminos sinnimos, aunque se acostumbra tratar a la tarea
como una accin componente de la actividad. En general son acciones
humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un
resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser
repetitivas.
2. ACCONS PAYABLE: Es cualquier importe de una parte deudora, que
aparece como resultado de una compra de bienes o servicios en trminos
de crdito, a una parte acreedora.
3. ACCOUNT: Unidad de clasificacin contable en la que se registra la
situacin de cada elemento y su evolucin. Cada cuenta se presenta
dividida en dos partes: a la derecha el haber y a la izquierda el debe; al
anotar cada operacin en las dos columnas, pero en distintas cuentas, la
diferencia entre una y otra es el saldo.
4. ACCOUNTING: Procedimiento de registro de los fenmenos econmicos
producidos en una empresa, que da una visin cuantitativa, sistemtica y
metdica de los diferentes cambios de que su actividad genera en su
patrimonio.
5. ACTIVE: Conjunto de bienes y derechos de los que es titular una persona
fsica o jurdica.

6. ADMINISTRATION: Es la ciencia social y tcnica encargada de la

planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una
organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este
beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la organizacin.
7. ADMINISTRATIVE SYSTEM: Comprende las prcticas de planificacin,
organizacin, direccin y control de una organizacin; es el patrn global
formado por las diversas prcticas gerenciales. Cada una de ellas se
relaciona con el sistema administrativo general. Estn relacionados
fundamentalmente con la toma de decisiones para planificar y controlar el
esfuerzo de la organizacin.
8. ADMINISTRATOR: Persona que esta a cargo de la gestin de una empresa
o actividad.
9. ANNUAL OPERATING PLAN: Plan institucional de corto plazo pero
vinculado al plan de mediano y largo plazos. Es el conjunto armnico de
polticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el presupuesto
institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un objetivo
comn. Se ejecuta en un ao (corto plazo) y con determinados recursos.
10. AUDITOR: Experto contable que efecta una verificacin de los estados
financieros de la empresa, con el propsito de elucidar si reflejan
razonablemente su situacin patrimonial y financiera, y su cuenta de
resultados. El dictamen que emite es reconocido como valido.
11. AUDITORIA: Revisin de los libros de contabilidad de una empresa o
institucin, practicada por profesionales competentes y acreditados.
12. AUTHORITY: Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las
cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes
no siempre obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad
personal (Liderazgo).
13. BALANCE GENERAL: Estado financiero que refleja la situacin econmica
de una empresa comparando sus activos contra sus pasivos y patrimonio
durante un lapso de tiempo determinado, que por lo general es anual.

14. BANK: Institucin financiera publica o privada que media entre el ahorro,
que capta a travs de diversas modalidades de depsitos, para convertirlo
en crditos y prestamos.
15. BOX: Cuenta de activo que recoge el movimiento de efectivo disponible en
la empresa.
16. BUDGET: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado
por programas, proyectos y actividades a realizar por una organizacin,
presentndose en determinadas clasificaciones.
17. CAPITAL: Sumatoria de todos los valores, bienes y recursos utilizados para
la constitucin y puesta en marcha de una empresa o negocio.
18. CONCILIATION: Comprobacin y control de las anotaciones incluidas en
los extractos de cuentas bancarias enviadas a los clientes. Sirve como
medio de repaso de la contabilidad, y para verificar que son correctos los
gastos y las comisiones que se han cargado.
19. CONTROL OF QUALITY: El control de calidad se ocupa de garantizar el
logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realizacin del
nivel de calidad previsto para la produccin y sobre la reduccin de los
costos de la calidad.
20. CONTROL: La funcin de control consiste en la medicin y correccin del
rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que
se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro.
21. COORDINATE: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un
todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armnico y
sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo.
22. COORDINATION: Integracin de las actividades de partes independientes
de una organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
23. CORRECTIVE MAINTENANCE: Es aquel que se ocupa de la reparacin
una vez que se ha producido el fallo y el paro sbito de la mquina o
instalacin.
24. COST: Conjunto de gastos que se producen durante la realizacin o
produccin de un bien o en el curso de la prestacin de un servicio.
25. CUSTOMS: Oficina pblica, establecida generalmente en las costas y
fronteras, para registrar, en el trfico internacional, los gneros y
mercaderas que se importan o exportan, y cobrar los derechos que
adeudan.

26. DEPRECIATION: Prdida de valor de un bien mueble (por uso u

obsolencia), de activos monetarios (por tasa de inters) o de la moneda
misma (por efecto cambiario).
27. DIRECTION: Es un proceso administrativo y se refiera a la relacin en la
cual una persona, o sea el dirigente, influye en otros para que trabajen
juntos voluntariamente en tareas relacionadas para lograr lo que el dirigente
desea; tambin se puede citar como una influencia bajo la cual los
subordinados aceptan voluntariamente la direccin y el control por parte de
otra persona o jefe, o bien, es la funcin del proceso administrativo que
consiste en guiar las acciones hacia el logro de los objetivos.
28. DIVISION OF WORK: Acto de segmentar el trabajo total de una
organizacin, por especializaciones y niveles de dificultad.
29. EFICACY: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de
tiempo, respecto a lo planeado.
30. EFICIENCY: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor
empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los
resultados respecto al costo de producir esos resultados.
31. FINAL INVENTORY: Se realiza al finalizar el periodo contable y
corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su
correspondiente valoracin.
32. FINANCIAL STATEMENTS: Documentos contables que muestran la
situacin econmica y financiera de la empresa. El Balance General y el
Estado de Ganancias y Prdidas son los ms utilizados para este anlisis.
33. FLOWCHART: Representacin grfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin. Representa las estructuras departamentales y,
en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones
jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.
34. GOAL: Es la cuantificacin del objetivo especfico. Indica la cantidad y
unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo.
Se compone de Verbo, cantidad, unidad de medida, tiempo y localizacin.
35. HERITAGE: Conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una persona.
36. IMPOSED: Monto de dinero al que las empresas e individuos estn
obligados a pagar al estado para la financiacin de los gastos del mismo
por diferentes conceptos establecidos por ley.

37. INFLATION: Aumento continuo y sostenido del nivel general de precios de

la economa.
38. INITIAL INVENTORY: El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable.
Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor
General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo
a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
39. INNOVATION: Cambios que se efectan con el objeto de mejorar los
resultados e impactos tanto a nivel de la empresa como ante el consumidor
o demandante de sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar
las tcnicas operativas y productivas, de tal forma que se obtenga las
misma (o mayor) cantidad de produccin con mayor calidad utilizando
menos recursos. Algunas innovaciones dan lugar a creaciones o mejoras en
algo ya existente (inventos) o a la incursin de algo nunca antes utilizado
(descubrimientos); todo ligado a la investigacin.
40. INVENTORY TURNOVER: La rotacin de Inventarios es el indicador que
permite saber el nmero de veces en que el inventario es realizado en un
periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se
convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
41. INVENTORY: Son bienes constituidos por adquisicin, en proceso de
elaboracin

terminados,

bien

sean

para

consumo

para

su

comercializacin.
42. INVOICE: Documento que el vendedor entrega al comprador y en el cual se
especifica las caractersticas y el precio de los productos suministrados.
43. LIDERSHIP: Conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un
individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo
de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con
entusiasmo, en el logro de metas y objetivos.
44. MAINTENANCE: Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya
ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos,
mquinas, construcciones civiles, instalaciones.
45. MANAGEMENT: Funcin mediante la cual las empresas y el Estado logran
resultados para satisfacer sus respectivas demandas.

46. MANUAL: Documento que contiene informacin vlida y clasificada sobre

una determinada materia de la organizacin. Es un compendio, una
coleccin de textos seleccionados y fcilmente localizables.
47. MARKETING: rea administrativa que se especializa en el anlisis de las
tareas que las empresas tienen que efectuar para conocer las necesidades
de la demanda mediante investigaciones bsicas y aplicadas, para que con
los datos obtenidos se genere informacin til particular para la empresa en
todos los campos involucrados en sus procesos.
48. METHOD FIRST TO GET FIRST-OUT (FIFO): Este mtodo consiste
bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos
productos comprados ms recientemente.
49. METHOD LAST TO GET FIRST-OUT (LIFO): En este mtodo lo que se
hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con
el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se
compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los precios de
los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en los
pases con tendencias inflacionarias.
50. MOTIVATION: Es el sealamiento o nfasis que se descubre en una
persona hacia un determinado medio de satisfacer una necesidad, creando
o aumentando con ello el impulso necesario para que ponga en obra ese
medio o esa accin, o bien para que deje de hacerlo. La motivacin es un
estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta.
51. NDUSTRIAL SAFETY: Es todo aquel conjunto de normas, reglamentos,
principios, legislacin que se establecen a objeto de evitar los accidentes
laborales y enfermedades profesionales en un ambiente de trabajo.
52. OBJETIVE: Enunciado o formulacin cualitativa explcita de lo que se
espera alcanzar, de modo permanente o temporal , en la institucin , hacia
el logro del cual se dirige n actividades y los recursos (humanos, materiales
y financieros) de las dependencias acadmicas y administrativas.
53. ORGANIZATION: Se trata de determinar que recurso y que actividades se
requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de
disear la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la
estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida, se

hace necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal

asignada a cada puesto.
54. PASSIVE: Parte del balance en la que constan las deudas de la empresa
correspondiente y los fondos del accionariado. Se sita siempre en la
columna derecha del balance, y se conoce en contabilidad como estructura
financiera.
55. PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre s y
conducentes a un objetivo comn. Tambin conjunto armnico de
actividades para lograr un resultado concreto.
56. PLANNING: Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y utilizar los
recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio
predeterminados.
57. POLICY: Conjunto de estrategias, normas y parmetros de una
organizacin, que orientan la actuacin de los funcionarios para alcanzar
sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de
actuacin.
58. PREVENTIVE MAINTENANCE: este tipo de mantenimiento surge de la
necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende
reducir la reparacin mediante una rutina de inspecciones peridicas y la
renovacin de los elementos daados.
59. PROCEDURE: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que
trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el
tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un
determinado bien o servicio.
60. PRODUCT: Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o
intangible, a que conduce una actividad realizada.
61. PRODUCTION CONTROL: Se refiere esencialmente a la cantidad de
fabricacin de artculos y vigilar que se haga como se plane, es decir, el
control se refiere a la verificacin para que se cumpla con lo planeado,
reduciendo a un mnimo las diferencias del plan original, por los resultados
y prctica obtenidos.
62. PRODUCTION PLANNING: Es la funcin de la direccin de la empresa
que sistematiza por anticipado los factores de mano de obra, materias

primas, maquinaria y equipo, para realizar la fabricacin que est

determinada por anticipado.
63. PRODUCTION SCHEDULING: Actividad que consiste en la fijacin de
planes y horarios de la produccin, de acuerdo a la prioridad de la
operacin por realizar, determinado as su inicio y fin, para lograr el nivel
ms eficiente. La funcin principal de la programacin de la produccin
consiste en lograr un movimiento uniforme y rtmico de los productos a
travs de las etapas de produccin.
64. RECRUITMENT: proceso de identificar

interesar

candidatos

capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia

con la bsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se
obtiene as un conjunto de solicitantes, del cual saldrn posteriormente los
nuevos empleados.
65. SALE: Constituye la entrega de un activo fijo a otra entidad creando un
derecho de cobro y por ende cambio de propiedad. En tales casos el
modelo de Movimiento debe estar soportado por la factura correspondiente,
con la debida autorizacin del funcionario facultado para ello en el nivel
superior que corresponda, donde se especifiquen las condiciones y forma
de pago.
66. SEARCH: Asiento, anotacin o apuntamiento que mantiene disponible en
una base de datos. Adems refleja un conjunto de tcnicas que permiten
fijar y conservar datos que eventualmente se podrn ser consultados o
modificados.
67. SHOPPING: El costo de las mercancas que compra una empresa para
revenderlas a los clientes en el curso normal de los negocios.
68. STAFF SELECTION: El proceso de seleccin consta de pasos especficos
que se siguen para decidir cul solicitante cubrir el puesto vacante.
Aunque el nmero de pasos que siguen diversas organizaciones vara,
prcticamente todas las compaas modernas proceden a un proceso de
seleccin. La funcin del administrador de recursos humanos consiste en
ayudar a la organizacin a identificar al candidato que mejor se adecue a
las necesidades especficas del puesto y a las necesidades generales de la
organizacin.

69. STRATEGIC PLANNING: Es un proceso y un instrumento de la

planificacin. En cuanto proceso, se trata del conjunto de acciones y tareas
que involucran a los miembros de la organizacin en la bsqueda de
claridades respecto al que hacer y estrategias adecuadas para su
perfeccionamiento. En cuanto instrumento, constituye un marco conceptual
que orienta la toma de decisiones encaminadas a implementar los cambios
que se hagan necesarios.
70. STRATEGY: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que
aseguran una decisin ptima en cada momento. Una estrategia por lo
general abarca los objetivos, las metas, los fines, la poltica y la
programacin de acciones de un todo organizacional o individual.
71. URPLUS: Resultado positivo de los estados financieros en el que se refleja
un exceso de entradas o ingresos frente a las salidas o egresos de la
empresa.
72. SYSTEM: Proceso cclico que consiste en un conjunto de partes
relacionadas entre s, capaces de transformar insumos en productos para
satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-procesoproductos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.
73. TACTICS: Sistema especial que se emplea para disimular y hbilmente
para conseguir un fin.
74. TO DIRECT: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de
objetivos y resultados, con determinados recursos.
75. TO ORGANIZE: Acto de acopiar e integrar dinmica y racionalmente los
recursos de una organizacin o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operacin.
76. TO SUPERVISE: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan
conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar
determinados.
77. TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE: Es el sistema japons de
mantenimiento industrial, la letra M representa acciones de Management y
mantenimiento, la letra P est vinculada a la palabra productivo o
productividad de equipos; la letra T de la palabra total interpretado como
"todas las actividades que realizan todas las personas que trabajan en la
empresa".

78. VALUE: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un

momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo
momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e
introducir medidas correctivas oportunas.
79. WORK: Accin humana, individual o colectiva, que conduce a la obtencin
de un producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo y espacio
determinado y con el apoyo de otros recursos.
80. WORKING CAPITAL: Es la diferencia entre los activos y pasivos
circulantes de la empresa.