UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA

FACULTATEA STIINTE ECONOMICE

AXENTII VLADISLAV

BA 1451

Lucrare individuala

La disciplina ,,Tehnologii informationale de comunicare

TEMA

GESTIONAREA CLIENILOR UNEI SOCIETI COMERCIALE

A verificat
A infaptui

Tirsu V.(profesoara)
Axentii V.(BA1451)

Chisinau 2015

INTRODUCERE

Plecnd de la premisa clienii notrii , stapnii notrii m-am gndit s fac o

lucrare n care s art de ce clienii sunt att de importani i mai ales indispensabili
pentru orice societate comercial i cum se poate ine o gestiune eficient a
acestora.
Este bine tiut faptul c fr clieni nu ar exista desfacere, nu ar exista
motivul principal al executrii de produse sau servicii i nici o firm nu ar avea un
scop pentru a se nfiina sau intra i supravietui pe pia.
Bineneles c tot ce ine de o societate este important i anume producia,
prezentarea, desfacerea, ofertele speciale i tehnologia ct mai avansat, ns toate
acestea au rost doar atunci cnd exist un cumprtor sau consumator, un
beneficiar , cu alte cuvinte un client.

Pe lng teoria legat de clieni , studiul i necesitatea acestora imi propun s realizez i
s analizez o baza de date a unei societai comerciale structurat n aa fel nct s ofere ct mai
multe informaii despre clienii societaii. Aceste informaii sunt benefice pentru societate i ca
urmare pot aduce beneficii clienilor prin analiza datelor i implicit a informaiilor legate de
fiecare client n parte.
Lucrarea de fat este structurat pe dou capitole i anume: cap I Clienii i
gestionarea clienilor; cap II Baze de date pentru gestionarea clienilor, fiecare
capitol cu subcapitole aferente i un studiu de caz al societaii comerciale ALFA,
plus anexe.
La o prim analiz mental a cuvntului client ne vine n gnd cumprtor.
Ins, pentru ca o societate s ajung s aib o baz de date despre clieni trebuie
ca aceast s tie cum s-i ctige i s-i pstreze, ceea ce nu este deloc uor i
presupune mult munc din partea ofertantului de produse sau servicii.
Intr-o economie de pia prosper doar cei ce tiu s atrag clieni noi, s-i
pstreze i s-i faca s cumpere mai mult. Odat devenit client, persoana sau
societatea respectiva trebuie tratat cu grij i respect pentru a nu o pierde.
Este mult mai uor s pierzi un client decat s atragi altul. Pe lng fiecare client
pierdut c urmare a nesatisfacerii acestuia, se mai pierde un numar considerabil de
posibili clieni care vin n contact cu acesta i aud de nemultumirile sale n ceea ce
priveste societatea comercial n discuie.
Toate aceste probleme legate de clieni i legtura lor direct i de nenlocuit
cu societile comerciale, alturi de baza de date aferent clienilor unei societai
vor fi discutate n prezenta lucrare.

Partea I CLIENII I GESTIONAREA CLIENILOR. GENERALITI.

CLIENII VERIGA PRINCIPAL A UNEI SOCIETAI COMERCIALE
Pentru orice societate clientul este ntotdeauna prioritatea numrul 1.Fr
clieni societatea nu poate exista. Acesta este motivul pentru care clienii trebuie
manipulaicu atenie i luai n calcul n cazul oricrei modificri n ceea ce privete
societatea. Astfel de schimbri ar putea fi: n cazul diversificarii gamei de produse
sau modificrii acesteia, scoaterii de pe pia a unui produs existent, introducerea
pe pia a unui produs nou, schimbarea amplasamentului societaii, etc.

Pentru a-i cunoaste bine clienii o societate comercial trebuie s dispun de o

baz de date ct mai ampl astfel nct gestionarea acestora s fie bine pus la
punct, iar datele importante s poat fi accesate la orice ora de utilizatorii
autorizai.
GESTIUNEA CLIENILOR CU AJUTORUL UNEI BAZE DE DATE
Baza de date cu informaii despre clienii societaii trebuie s cuprind ct
mai multe detalii despre acetia cum ar fi: denumirea clientului/a societaii, cod unic
alocat fiecarui client, persoana de contact i funcia acesteia, adresa completa i
numar de telefon i fax. n cazul n care se lucreaza cu clieni persoane juridice ar fi
indicat s se tie i pagina web a acestora, deoarece cunoscandu-i mai bine
societatea furnizor ar putea oferi ct mai multe produse sau servicii care nu au fost
comandate sau utilizate anterior dar le-ar folosi n viitor.
n lumea comertului prospera doar cei care stiu s isi atraga clieni noi, dar i
s-i pstreze pe cei vechi i s-i faca s cumpere ct mai multe produse. 1
Printr-o gestionare eficienta a clienilor se poate beneficia de date foarte
importante despre acetia i c urmare se pot oferi diferite produse sau servicii cu
aceleasi caracteristici c i cele preferate de ei dar neutilizate inainte.
Astfel cunoscand preferinele actualilor clieni, acetia vor cumpara i mai mult
dac fidelitatea le este rasplatit.
Cu ajutorul unei baze de date bine alcatuit se pot crea diverse rapoarte care
s arate ce i ct cumpara fiecare client, clienii fideli i cei infideli.
Clienilor fideli li se pot oferi diverse bonusuri sub form de discount-uri ceea ce
i-ar face s se simt apreciai i cu siguran vor recomanda societatea i
prietenilor, existnd astfel o mare posibilitate c acetia din urm s devin i ei
clieni.
Poteniali clieni pot fi atrai prin oferirea de stimulente sub form de oferte
speciale. Este important obinerea de la acetia a detalilor necesare pentru
crearea unei baze de date a clienilor poteniali n urma unor sondaje, sau prin
acordul marilor magazine de a folosi informaiile deinute de ei.
___________________________
1. www.marketwatch.ro
Totodat o baz de date a potenialilor clieni se poate forma cu ajutorul
informaiilor din reviste, televiziune, radio sau pur i simplu de pe strada unde
exista o multitudine de clieni probabili, persoane fizice i juridice.
Baza de date a clienilor actuali i poteniali pentru a oferi firmei maximum de
informaii, trebuie consultat permanent i s fie intr-o cretere continu.
Societatea comercial n cauza trebuie s aib o comunicare permanenta,
relevanta i continua cu clienii sai.
n activitatea comercial este de ase ori mai scump s castigi un client nou
decat s pstrezi unul existent2 de aceea o mare atenie trebuie indreptat catre
clienii din evidena societaii.
Crearea unei baze de date cu clieni poteniali necesit costuri de promovare
tot mai mari pentru atragerea de noi oameni n magazine sau n punctele de
desfacere. Aceast ns, poate avea un rezultat avantajos pentru firm dac
persoanele respective decid s se intoarc i sptmna viitoare, astfel devenind
clieni. Prin obinerea de la acetia a acordului de comunicare, chiar i n timpul
procesului de cumprare, i oferindu-le informaii relevante dar nu prea focusate pe
vnzri3, astfel nct ei nu se vor simi deranjati sau presai s cumpere un anume
produs, ofertantul le va manipula comportamentul de consum. Mai mult ca sigur
aceste persoane vor reveni, iar n viitor valoarea achiziiilor va crete i n scurt timp
vor deveni clieni fideli.

Este foarte necesar comunicarea n fiecare lun cu clienii, aducandu-le la

cunotiin noutile i promoiile astfel nct acetia nu vor avea nevoie s
considere alt retailer pentru oferte sau servicii mai bune.
Dac societatea comercial dorete s afle opinia clienilor si n legatur cu
stabilirea preului pentru un produs nou, sau poziionarea unui nou magazin sau
chiar programul de funcionare, este de ajuns accesul la baza de date i trimiterea
de scrisori, e-mail-uri sau fax-uri ctre acetia i cererea opiniei intr-un mod ct mai
profesional. Cu astfel de informaii foarte actuale, sau la cald 4 cum au mai fost
numite, societatea va tii ce decizii s ia, fiind ajutat n mod direct de clieni.
Datorit globalizrii i creterii continue a concurenei, tot mai multe firme
pun o valoare din ce n ce mai mare pe clieni , nu pe produse sau productivitate.
Putem afirma c valoarea unei companii consist n clienii pe care ii
gestioneaz.
O baz de date este cu att mai important cu ct poate contribui la
recunoaterea i abordarea individual a clienilor.

Dei modul de interaciune cu clienii difer att n funcie de tipul de activitate ct i de

politica proprie a companiei, inelegerea valorilor i comportamentului unui client este un
element esenial pentru succesul oricrui tip de firm.

Eficienta gestiune a clienilor nu este important doar pentru firm ci i

pentru clienii sai.
Astfel, pentru a satisface cerinele clienilor compania trebuie s poat raspunde
la intrebrile acestora cu rapiditate i exactitate.
Clienii pot solicita informaii n legatur cu disponibilitatea anumitor produse,
sau situaia comenzilor efectuate, termene de plata etc.
Reactivitatea la solicitrile clienilor depinde n mod esenial de existenta
unor informaii-client complete i exacte. Atunci cnd aceste informaii-client sunt
accesibile cu uurin i disponibile, reactivitatea crete spectaculos. 5
n cazul unei reele de calculatoare cu acces la baza de date a clienilor, orice
angajat care rspunde la telefon poate accesa pe baza de password informaiileclient din reea avnd astfel posibilitatea s raspund imediat solicitarilor formulate
evitnd necesitatea recurgerii la clasica formulare va contactam noi mai tarziu. 6
Este foarte important ca toate informaiile despre clienii unei societai comerciale
s fie securizate.
n cazul unei reele de calculatoare aceast trebuie s fie fiabil i sigur.
O bun metoda de a oferi clienilor acces la contul lor la orice or este
crearea unui site al firmei, unde fiecare client poate accesa pe baza de parola baza
de date personal, unde sunt cuprinse comenzile, facturile, marfa livrat, termene
de plata etc. Acest site trebuie s ofere o securitate maxim a datelor att a
clienilor ct i a societaii.
Eficientizarea activittii de marketing, vnzare i customer service dintr-o
companie este strans legat de o relaie cu clienii foarte bine gestionat. 7
n relaia unei firme cu clienii apar mereu doua situaii: numrul n cretere al
clienilor cu care firma are relatii i numrul n cretere al personalului firmei care
are aceste relaii.
n cazul numrului mare al clienilor, probleme pot aprea din cauza
numrului n permanent cretere al clienilor ce trebuiesc gestionai, de aceea este
necesar un program informatic sau o baz de date ct mai cuprinzatoare i
detailat i cu posibilitatea de a crete ncontinuu.
n cazul creterii numrului personalului societaii care intrein relaii cu
clienii, pot aprea probleme atunci cnd un client este contactat de mai muli
angajai ai firmei n legatur cu aceiai problem.
Este foarte important ca toate persoanele interesate s cunoasc stadiul tuturor
discuiilor i a hotarrii luate n legatur cu acel client pentru ca acesta s nu fie
contactat n legatur cu aceiai problem de dou sau chiar mai multe ori.

Ca acest lucru s fie evitat este necesar comunicarea ntre angajaii firmei,
verbal sau chiar prin anumite notie n baza de date a clientului respectiv.
Toate datele i informatiile despre clieni trebuiesc depozitate centralizat
facilitand astfel accesarea instantanee de ctre utilizatori.
Fiecare angajat al societaii comerciale trebuie s aib abilitatea de a accesa
bazele de date ale clienilor oricnd pentru a dispune de informaii specifice
necesare pentru derularea vanzarilor, maximizarea proceselor de up-selling i
oferirea celui mai inalt nivel de servicii personalizate pentru fiecare client n parte. 8
Nu trebuie neglijat faptul c fiecare client este individual i are preferine i mod de
lucru specifice , de aceea trebuie tratat ca atare. Totodata clienii doresc servicii
rapide, fie de natura distribuirii de bunuri sau chiar gsirea unei soluii la o anume
problema care i-a pus n impas, cum ar fi de exemplu gsirea unui produs similar cu
produsul dorit dar neexistent pe pia la momentul acela.

PARTEA II BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR

CREAREA UNEI BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR
CU AJUTORUL EDITORULUI DE BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS
Pentru ntocmirea unei baze de date ct mai eficient trebuie avut n vedere
specificul societaii comerciale, felul clienilor (persoane fizice sau juridice) i ce
date sunt necesar a fi cunoscute despre clieni i potenialii clieni pentru c firma
s le ofere cele mai bune produse i servicii.
Cu ajutorul programului Microsoft Acces putem crea o baza de date foarte
eficient i care s ofere o multitudine de informaii referitoare la clienii introdusi.
Astfel putem crea o tablela propriu-zisa a clienilor, care n funcie de coneciile care
le are cu alte tabele/baze de date va oferi informaii importante utile pentru buna
desfurare a activitii economice. n cazul n care avem create mai multe baze de
date cum ar fi: clieni, produse facturate, produse n gestiune i facturi emise
cu ajutorul legturilor formate ntre aceste baze de date putem obine informaii
despre situaia clienilor, produsele comandate, facturi de plat, sau situaia
stocurilor i multe altele n funcie de structura bazei.
Acesta este doar un mic exemplu de baze de date, ns ntr-o societate
comercial vor exista date att despre clieni ct i despre furnizori, despre produse
vndute, produse ce urmeaz a fi distribuite sau trebuiesc comandate, facturi
ntocmite pltite sau ce urmeaz a fi ncasate, termene de plat , limita de credit a
fiecarui client, etc.
ntr-o societate este necesar autorizarea unui numar limitat de personal care
s aib acces la baza de date, dat fiind importana datelor introduse n aceast.
Chiar dac numrul persoanelor autorizate este limitat, acestea trebuie totui s
acopere intregul program de funcionare al societii mai ales atunci cnd ar putea
aprea modificari sau ntrebari referitoare la datele deinute.
____________________________
8 www.cisco.ro
Nu toi utilizatorii trebuie s aibe drepturi depline asupra acestor baze de
date, astfel vor fi utilizatori autorizai s schimbe doar anumite date i utilizatori
autorizai s fac orice modificare, alegerea acestora este la discreia managerului
general.

1. STUDIU DE CAZ SOCIETATEA ALFA

2. GENERALITI SOCIETATEA ALFA
Societatea ALFA este o societate comercial din Romania care are ca obiect
principal de activitate producerea i distribuirea de mbrcminte i nclminte
pentru copii.
Societatea dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vnd mrfuri
en-gros, iar principalii clieni sunt alte societai comerciale distribuitoare cu
amnuntul, din ara i straintate.
Pentru o bun gestionare a clienilor sai societatea ALFA i-a creat propria
baz de date , cuprinznd mai multe tabele i interogari pentru eficien maxim,
care poate oferi informaii foarte utile.
Personalul nsrcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la concluzia c o
bun gestionare a clienilor trebuie s aib ca punct de plecare ct mai multe date
despre acetia, mai ales innd seama c exista i clieni societai comerciale din
afara Romaniei i c persoanele de contact din aceste firme au diferite funcii i
vorbesc diferite limbi.
1. CREAREA TABELELOR N SOCIETATEA ALFA
2. Crearea tabelei CLIENI
2. S-a convenit c structura tabelei CLIENI s fie urmatoarea:
CLIENI ( CODCL, DENCL, PERSCONTACT, FUNCIACONTACT,
ADRESA, ORAS, ARA, TELEFON, FAX)

Pentru crearea acesteia s-au fcut urmtorii pai:

Din Microsoft Office s-a deschis editorul de baze de date Microsoft Access, dup care n
fereastra select create a new database using se alege opiunea blank access database cu dublu
click, se valideaz alegerea facuta cu Ok, se d nume bazei de date n cazul nostru Baza de
date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA i se d click pe Create. Din fereastra
aprut se selecteaz cu dublu click Create Table n design view apoi n noua fereastr se
completeaz prima coloan field name cu numele cmpurilor dorite s apara n tabel
respectiv, respectiv cele enumerate mai sus, iar n coloana ,Data type se selecteaz tipul date
necesare pentru
a funciona programul i anume text dac vom introduce date formate din litere, number
dac vom introduce date formate din cifre , currency dac vrem s introducem msuri monetare
(lei, euro..), etc . n ultima coloana Description se poate introduce o scurt descriere a
informaiilor introduse.
n exemplul nostru am introdus urmtoarele cmpuri i tipuri de date:
cod client number
nume client text
persoana de contact text
funcia personei de contact text
adresa text
ora text
ara text

telefon number
fax number

n total sunt nregistrai 23 de clieni din ri i orae diferite fiecare avnd

un cod unic de nregistrare CODCL.
Dup ce se introduc toate datele necesare se salveaz tabel i se da nume , n
cazul de fata :,Tabel clieni.

fig. 1 - tabela CLIENI a societaii ALFA n Anex

n aceast tabel s-a ales ca primary key (cheie primar) cmpul cod client
(CODCL).
Pentru a se alege cheia primar s-a selectat cmpul CODCL iar din meniul
derulant afiat cu click dreapta s-a ales funcia primary key.
Crearea tabelelor FACTURI i PRODUSE FACTURATE

Urmand aceiasi pai am creat i tabelele Facturi i Produse facturate.

n tabel Facturi exista urmtoarele cmpuri i tipuri de date:
numrul facturii number
data facturarii data/time
cod client number

n aceast tabel s-a stabilit cmpul CODCL ca i cheie secundar prin alegerea
din meniul derulant aferent coloanei data type a opiunii lookup wizzard, dup care
urmeaz paii: se alege varianta I want the lookup column to look up the values n a table or
query next selectez tabela dorit ( n cazul nostru tablela Clieni) next se trece
cmpul CODCL n casua selected fields folosind sgeata next suntem intrebai dac
ne convin dimensiunile coloanei, dac da, selectam next i vom ajunge la ultima opiune i
anume cea de
schimbare a etichetei coloanei aleas cheie secundar, dac ne convine eticheta oferit
de program (numele cmpului) alegem finish.
Pentru a valida relaia dintre cele doua tabele, se va salva noua tabel cu numele
Facturi.
Tot n tabel Facturi s-a ales ca i cheie principal cmpul NRFACT.
Societatea ALFA a mai creat o tabel pentru evidenta produselor facturate,
numit Produse facturate. Pentru crearea acestei tabele s-au urmat aceiai pai ca mai sus ,
iar aici s-a stabilit ca i cheie secundar cmpul NRFACT n legatur cu cmpul
NRFACT din tabela Facturi.
TabelaFacturi are urmatoarea structura:
FACTURI ( NRFACT, DATAFACT, CODCL)
-----------------

fig.2 - tabela FACTURI n Anex

Tabela Produse facturate are urmtoarea structur:

PRODUSE FACTURATE ( NRFACT, CODP, DENP, UM, PRETNET, CANT)
-------------------

Tabela Produse facturate conine urmtoarele cmpuri i tipuri de date:

numrul facturii number
codul produsului number
denumirea produsului text
unitatea de masura text
pretul net currency
cantitatea number

fig.3 PRODUSE FACTURATE ALE SOCIETAII ALFA n Anex

VIZUALIZAREA RELAILOR DINTRE TABELE
Pentru a vizualiza relaia sau conecia dintre tabele apelm funcia Relationship
din meniul Tools i vom observa conecia cu o linie ntre cheia primar CODCL din tabela
Clieni (scrisa ingroat) i cheia secundar CODCL din tabela Facturi i alt linie ntre
cmpul NRFACT din tabela Facturi (cheie primar) i cmpul NRFACT din tabel
Produse facturate (cheie secundar).
Vezi Anexa relationship for Baza de date pentru gestionarea clienilor societaii
ALFA
1.

CREAREA INTEROGARILOR (QUERIES)

2. Crearea interogrii CLIENI REPARTIZARE PE ARA DE REEDIN

Pe parcursul primului trimestru din anul 2007, firma ALFA a avut parte de o
cretere destul de mare n comenzi n special din partea clienilor si din Romnia i Marea
Britanie. De aceea managerul general s-a gndit s ofere drept bonus acestor clieni transport
gratuit la mrfurile comandate.
Ca urmare s-a solicitat intocmirea a doua liste individuale cu toi clienii din Romnia i
respectiv Marea Britanie.
Aceste liste s-au intocmit cu ajutorul funciei Queries din Baza de date astfel:
Dup accesarea bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA din
Microsoft Access, se selecteaz cu click obiectul Queries (interogari), apoi se selecteaz cu
dublu click opiunea create Query n design view, dup care se deschide fereastra Show
table cu numele celor trei tabele create. Se selecteaz tabela sau tabelele dorite, n cazul
nostru tabela Clieni, se da click pe Add i se va nchide fereastra Show table .
Din tabela Clieni se selecteaz cmpurile CODCL, DENCL, ADRESA, ORA, ARA
cu dublu click. Aceste cmpuri vor aprea n tabela de jos pe rndul Field, iar numele
tabelei va aprea dedesubt pe rndul Table.
Sub cmpul ara pe rndul Criteria se va alege criteriul de interogare i anume se va
scrie ntre paranteze ptrate [tastati ara de reedin] dup care se va valida interogarea prin
click pe butonul Run sau simbolul .
Se salveaz interogarea cu numele Tabel clieni repartizare pe ara de reedin.
Pentru vizualizarea tabelei clienilor din Romania, Marea Britanie sau orice alt
ar din baza de date, se va selecta aceast interogarea iar n fereastra deschis Tastai ara
de reedin se introduce ara dorita i se va da Ok. Tabela clienilor din ara respectiv va fi
afiata i poate fi scoas la imprimant.

fig.4 i 4 A tabela clienilor din Romania

fig.5 i 5A tabela clienilor din Marea Britanie ai societaii comerciale ALFA

Crearea interogrii DETALII CLIENT

Dup deschiderea bazei de date baza de date pentru gestionarea clienilor
societaii ALFA, se selecteaz opiunea Queries. Se creaz o nou interogare n design
view. Din Show table se selecteaz tabelele Clieni i Facturi. Din tabela Clieni se
selecteaz cmpurile: dencl, perscontact, funciacontact,
telefon, fax, adresa, ora, ara. Din tabela Facturi se selecteaz cmpurile : nrfact i
datafact. Sub cmpul DENCL la Criteria se scrie ntre paranteze ptrate [Tastai numele
clientului], dup care pentru a valida interogarea se d click pe Run.
Pentru a verifica interogarea se d dublu click pe Detalii clieni din Queries, i se
tasteaz numele unui client din baza de date a firmei. Se va deschide o noua fereastr cu toate
cmpurile i datele referitoare la clientul selectat.
Aceast interogare are urmatoarea structura:
DETALII
CLIENT
(
NRFACT,
DATAFACT,
DENCL,
FUNCIACONTACT, TELEFON, FAX, ADRESA, ORA, ARA)

PERSCONT,

Aceast interogare s-a formulat la cererea detaliilor de identificare/contactare i facturi

intocmite despre clientul SCMADRASSRL de catre manager.

fig.6 i 6 A - tabela Detalii Clieni n Anex

Crearea interogrii COMENZI CLIENT

Aceast interogare s-a format din necesitatea de a urmri mai uor ce i ct de des
comand fiecare client i care sunt produsele achiziionate de el, pentru intiinarea clientului
respectiv de eventualele oferte speciale la produsele comandate cu regularitate.
Din fereastra interogarilor, se da dublu click pe create query in design view, din
fereastra Show table se selecteaz cele trei tabele. Din tabela Clieni se selecteaz
cmpurile codcl i dencl. Din tabela Produse facturate se selecteaz cmpurile denp i
codp, iar din tabela Facturi se selecteaz cmpul nrfact.
Sub cmpul dencl scriem criteriul de interogare, ntre paranteze ptrate, [introducei
numele clientului]. Pentru a valida interogarea selectm funcia Run din bara de meniuri.
Pentru verificare se deschide baza de date, iar n fereastra interogari se selecteaz cu
dublu click interogarea comenzi clieni, se introduce numele clientului a carui comand
dorim s vizualizm i apasm Ok. Va aprea o tabel cu cmpurile de mai sus i informatiile
dorite.

fig.7 i 7 A -tabela Comenzi Clieni n Anex

Crearea interogrii FACTURI EMISE SORTATE PE DATA

SPECIFICA

n data de 08/02/2007 managerul societaii, el fiind cel care se ocup cu

verificarea facturilor intocmite i marfa livrat, nu a fost la servici. Ca urmare acesta a
solicitat o list cu toate facturile intocmite n aceast zi.
Persoana insarcinata a creat o interogare nou numit Facturi emise sortate pe data
specific.
Pentru aceast s-au parcurs urmatorii pai:
Din fereastra Queries a bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA se
acceseaz create new query n Design view; se selecteaz tabela facturi cu cmpurile :
NRFACT, DATAFACT, CODCL. n dreptul criteriului de interogarare sub cmpul datafact
se scrie ntre paranteze ptrate introducei de la tastatur data, dup care se valideaz prin
click pe Run.
La deschiderea interogrii facturi emise sortate pe dat specific apare o fereastr n
care se cere introducerea datei dorite . La introducerea datei de 08/02/2007 ( n cazul nostru)
sau a oricarei alte date aflate n baza de date, se va afisa o tabel cu cmpurile menionate
mai sus i datele aferente acestora.

fig.8 i 8 A - Tabela facturilor emise la data de 08.02.2007 n Anex

ntocmirea listei facturilor emise ordonat crescator dup cod client

Pentru a ntocmi aceast list se fac urmatorii pai:
Din Queries se selecteaz crearea unei noi interogari n design view.
Se selecteaz tabela Facturi din fereastra Show table i se d dublu click pe toate
cmpurile acesteia i anume: NRFACT, DATAFACT, CODCL.
Sub cmpul Codcl n dreptul funciei Sort se selecteaz din meniul derulant
ascending i se valideaz cu Run. O noua tabel a facturilor intocmite i aferente fiecarui
client, ordonat crescator dup codul acestora, va fi afisat i disponibil pentru listare.

fig.9 -Tabela facturi ordonat crescator dup cod client n Anex

Crearea interogrii Total facturi emise pe zi

Managerul general a cerut o situaie a tuturor facturilor emise n fiecare zi.

Pentru a se intocmi aceast lista se apeleaz funcia Query din fereastra bazei de date a
societaii ALFA, dup care se fac urmtorii pai:
Se selecteaz create query n design view cu dublu click, iar din fereastra Show table
se selecteaz i adaug tabela Facturi. Se inchide fereastra Show table. Din Facturi se
selecteaz doar cmpurile NRFACT i DATAFACT. Din meniul View se apeleaza
funcia Totals cu click sau se selecteaz din bara de meniuri simbolul .
n tabela din partea de jos a foii va aprea un nou rnd Totals , iar sub ambele cmpuri
va fi opiunea Group by. Din meniul derulant al opiunii Totals aferent cmpului
NRFACT se selecteaz funcia Count i se valideaz cu Run sau !.
Ca urmare va fi afiat o list cu numrul de facturi emise aferente fiecarei zi.

fig.10 - lista Total facturi emise pe zi n Anex

CREAREA RAPOARTELOR (REPORTS)

Crearea raportului Clieni

Pentru o vizualizare mai formal a clienilor societaii ALFA, s-a intocmit

raportul Clieni.
Pentru aceast s-a facut urmatorii pai:
Din fereastra bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA s-a ales
Reports i opiunea create report by using wizzard.
n fereastra Report Wizzard trecem toate cmpurile tabelei Clieni din csua
Available fields (cmpuri disponibile) n csua Selected fields (cmpuri selectate) cu
butonul >>, selectm Next, dac dorim ordonarea cmpurilor (crescator, descrescator, sau
alfabetic) o selectam n cazul nostru nu dorim ordonare specifica deci trecem la urmtoarea
fereastra.
Pasul urmtor il constituie selectarea layout-ului i a orientrii paginii. n cazul de fa
am ales Tabular pentru layout i Landscape pentru orientare, selectam Next. n continuare
avem posibilitatea de a personaliza raportul prin alegerea unui stil anume din cele
disponibile. Am ales stilul Corporate, selectam Next. n ultima fereastra se poate schimba
titlul raportului sau se poate lsa aa, Clieni n cazul de fata. Click pe finish pentru a
finaliza raportul i a-l vizualiza.
Pentru a lista raportul Clieni se apeleaza funcia Preview din fereastra bazei de date
sau se d dublu click pe raport, dup care se alege Print din meniul File.
raportul Clieni n Anex

CONCLUZII I PROPUNERI
Urmnd paii prezentai mai sus se pot crea nenumrate tabele, interogri,
rapoarte sau formulare n funcie de necesitile societaii comerciale, cuprinznd
orice combinaie de informaii existente n baza de date a companiei.
O gestionare ct mai eficient a unei societai se face prin centralizarea
datelor disponibile.
Aceasta duce la facilitarea inerii unei evidene ct mai concrete i ample a
clienilor i facturilor emise, produselor sau termenelor de plata, situaia stocurilor,
etc.
O bun eviden a clienilor ofer vizualizarea informaiilor legate de
prelucrarea i urmrirea comenzilor, livrarea i facturarea, urmrirea vnzrilor i
urmrirea ncasrii facturilor, ceea ce este foarte important i chiar indispensabil
ntr-o firm.
n opinia mea, o baz de date a clienilor unei societai comerciale, complet
trebuie s ofere posibilitatea utilizatorului de a introduce noi clieni i totodata noi
produse, de a vizualiza preurile produselor, de a specifica modul de plat,
posibilitatea atarii unui mesaj, specificarea discount-ului pentru fiecare produs.
Totodata este foarte util afiarea cantitii ultimei comenzi n momentul realizrii
unei noi comenzi, trimiterea acesteia n timp ct mai scurt sau salvarea acesteia
pentru a fi trimis mai trziu, i afiarea limitei de credit pentru fiecare client
alturi de informaiile vitale pentru contactarea clienilor i anume adresa, pesoana
de contact, numr de telefon i fax, e-mail i pagina web unde este cazul.

Numrul foarte mare de informaii i evoluia lor n timp face ca la un

moment dat evidena acestora s nu mai poat fi controlat fr ajutorul unei
aplicatii specializate i uor de utilizat, n funcie de specificul societaii comerciale.
De aceea se recomand utilizarea unei baze de date sau a unui program informatic
special conceput pentru inerea contabilitii n societai comerciale.

ANEX

FIG.1

FIG.2

FIG.3

FIG.4

FIG.4 A- TABELA CLIENILOR DIN ROMNIA

COD
CL

DENCL

ADRESA
CALEA
BUCURETI

ORAS

TARA

BRAOV

ROMNIA

SC'MADRAS'S
RL

SC'DIADORA'
SRL

STR ZIZINULUI 12

BRAOV

ROMNIA

SC'TOMA'SRL

STR PRUNULUI 28

BRAOV

ROMNIA

SC'ADIA'SRL

STR COCORULUI

BUCURET
I

ROMNIA

SC'CALAN'SR
L

CALEA
FELDIOAREI

SIBIU

ROMNIA

16

'TAMTAM' SRL

8 MIHAI VITEAZU

BUCURET
I

ROMNIA

17

'PUIUMEU'SR
L

BRAOV

ROMNIA

18

SC 'BARONE'
SRL

BUCURET
I

ROMNIA

CALEA
BUCURETI 100
STR LAMAITEI 20
FIG. 5

FIG.5 A - TABELA CLIENILOR DIN MAREA BRITANIE

CO
DCL

DENCL

'SOCRATES'LTD

'LILYWHITES'
LTD

'SPORTS' LTD

'MAMAMIA' LTD

10

'LITTLEMAN'
LTD

12

'YUMMY' LTD

22

'MYCALL' LTD

ADRESA
12 WEST CLOSE

ORAS

TARA

LOND
RA

MAREA
BRITANIE

LOND
RA

MAREA
BRITANIE

34 GREAT RD

OXFO
RD

MAREA
BRITANIE

OXFORD CIRCUS

OXFO
RD

MAREA
BRITANIE

BEDF
ORD

MAREA
BRITANIE

BEDF
ORD

MAREA
BRITANIE

LOND
RA

MAREA
BRITANIE

1 PICADILLY
ROAD

23 ALAMEIN RD
23 ALAMEIN
GARDENS
3 VICTORIA LANE

FIG.6

FIG. 6 A - DETALII CLIENI

N
DAT
RFAC
AFACT
T

DENCL

PERSC
ONTACT

10
08.0
SC'MA
ALIN
7 2.2007 DRAS'SRL PETRU

TE
FUNCIA
LEFO
CONTACT
N

FA
X

ADR
O
ESA
RAS

TA
RA

MANAGE
268
268
CAL
B
RO
R GENERAL 436544 436550 EA
RA MNI
BUCUR OV
A
ETI

FIG.7

FIG.7 A - TABELA COMENZI CLIENT

CODCL
12

DENCL

DENP

CODP

NRFACT

'YUMMY' LTD

COSTUM FETE

210

101

FIG.8

FIG.8 A - TABELA FACTURILOR EMISE LA DATA DE 08.02.2007

NRFACT

DATAFACT

CODCL

106

08.02.2007

107

08.02.2007

FIG.9

FIG. 10

BIBLIOGRAFIE
1.Baze de date Access ECDL modulul 5, Editura Andreco Educational 2004
3. www.anzisoft.ro
4. www.markmedia.ro
5. www.marketwatch.ro
6. www.cisco.ro
7. www.agora.ro
8. http://vk.com/adam_moran
9. http://www.school-13.ru/