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escoger el que ms le interese (por ejemplo, "Inventario domstico"). Es el programa quien realiza
automticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, mscaras, consultas, etc.
Los asistentes pueden utilizarse tambin como punto de partida par su diseo principal e
integrarlo despus en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeo programa que coloca
unas preguntas en sucesin a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.
Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opcin tras abrir el programa se nos pregunta dnde
deseamos guardar la base de datos y con qu nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se
abrir la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura
de Access:
Vemos qu significan :
-Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrnica formada por filas
(informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el
campo contiene cada uno de los detalles.
-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan
haciendo aparecer nicamente aquellos que interesan.
-Mscaras o formularios: permiten la visualizacin y la gestin de los datos contenidos en las
tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el
usuario para que de este modo resulte ms fcil la introduccin de los datos.
-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresin o
anlisis, facilitando la individualizacin de los datos ms improtantes.
-Macros: automatizan las funciones de la base de datos
-Mdulos: registran de Access Basic (programacin).
Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero estn
vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos
interactan con los datos indicados en las tablas.
Captulo: Proteccin de una base de datos 3 / 37
Una base de datos correctamente diseada nos permite acceder fcilmente a las informaciones.
Cuando se disee, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Definir el objetivo de la Base de datos estableciendo las informaciones que se desean memorizar.
-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales
constituir una tabla de la base de datos.
-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.
-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qu modo se deben
relacionar entre ellos.
La fase ms importante de la proyeccin es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho
tiempo para pensar en qu tablas ser necesario introducir todos nuestros datos y tambin
caracterizar los datos que sern introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las
cuales debern someterse. De este modo, se facilita la introduccin y se impide el tecleado de los
valores errneos.
Captulo: Tecla de Seleccin Rpida en Access 4 / 37
Ahorrando tiempo.- Algunas veces es mucho ms rpido utilizar el teclado que el ratn. En
realidad, las teclas de seleccin permiten ejecutar directamente los comandos ignorando el men.
Con Access existe la posibilidad de utilizar las teclas de seleccin rpida de muchas maneras,
como por ejemplo para acceder a los comandos y a los botones de la barra de herramientas o para
introducir la fecha actual.
A veces, las teclas de seleccin rpida se indican al lado del nombre del comando en los men de
Access. En el men Archivo, por ejemplo, para el comando Imprimir aparecen las teclas de
Combinacin de teclas
CTRL+;
CTRL+:
CTRL+INVIO
CTRL+'
ESC
ESC ESC (pulsar ESC dos
veces)
F11
CTRL+N
CTRL+O
ALT+F11
CTRL+F
CTRL+C
CTRL+V
CTRL+Z
Captulo: Tablas 5 / 37
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se
subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un nico dato relativo,
por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a
la misma persona.
Creacin de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botn Nuevo en Tablas y en la
ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:
-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden aadir, modificar o
analizar los registros.
-Vista diseo: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana
tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se
especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base
de datos.
-Asistente para tablas: para crear automticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su
interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que
deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar
el campo y hacer click en el botn de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos
todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le
daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos s, una vez creada la tabla si desea:
-Modificar el diseo de la tabla
-Introducir datos directamente en la tabla
-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente
-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitar la carpeta y
el nombre del archivo deseado.
-Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que estn vinculadas a tablas de un archivo
externo.
Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseo o Vista hoja de datos.
Captulo: Tablas: vista diseo, aadir campo, borrar y guardar tabla 6 / 37
Tablas vista diseo.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un mximo de
64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendr definiendo la naturaleza de los
mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que,
activada con un click, abre un men desplegable en cuyo interior podemos escoger entre:
Enfoque
Tipo de datos
Tamao
Texto
Numrico
Fecha/Hora
Memo
Moneda
Contador
S/No
Objeto OLE
Asistente para
bsquedas...
Aadir un campo.- Para aadir un campo, cuando dudemos sobre qu nombre asignarle, o sobre el
tipo de datos que contendr, podemos recurrir al generador de campos. Para aadir un campo se
debe:
-Hacer click en la fila en la cual se desea aadir un campo
-Hacer click sobre el botn derecho (men contextual) y seleccionar Generar.
-Seleccionar una tabla del cuadro "Tablas de ejemplo"
-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".
-Seleccionar Aceptar.
Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con
hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del men que aparece.
Nueva disposicin y supresin de campos.- Para desplazar un campo se debe:
Copiar/arrastrar y eliminar datos.- En caso necesario, es posible copiar/arrastrar y pegar los datos
de un campo a otro o de una tabla a otra, recordando que para seleccionar un campo es suficiente
con hacer click en su selector adecuado, mientras que para seleccionar todos los informes se debe
hacer click sobre el selector situado en el ngulo superior izquierdo. Para arrastrar/copiar los datos
incluidos en un campo se debe:
-Seleccionar los datos que sirven.
-Hacer click sobre el icono copiar o cortar.
-Arrastrar al campo de destino: si se desea sustituir el valor actual del campo de destino se debe
seleccionar el campo completo.
-Hacer click sobre el icono pegar.
-En la ventana Mostrar tabla que se abre, elegir las tablas deseadas y hacer click sobre el botn
Agregar (al finalizar, hacer click sobre el botn Cerrar)
-Arrastrar uno de los campos implicados en la relacin a la tabla deseada.
Captulo: Consultas 11 / 37
Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver
los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que
consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las ms frecuentes son las de seleccin que
consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos
solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinmico de datos procedentes
de una o ms tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del
Dynaset, as como en una tabla. Las modificaciones tendrn efecto sobre las tablas de origen de la
misma base de datos.
Con las consultas se puede:
-Elegir determinados campos de una tabla
-Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado ao)
-Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabtico ascendente o descendente)
-Ejecutar clculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio
por la cantidad existente y que despus memorice el resultado.
Captulo: Crear una consulta 12 / 37
Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo
Ver diseo.
En la venta Consultas de seleccin aparecer una lista de campos. Se puede hacer click sobre el
nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las
informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar ms campos es suficiente
con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y despus arrastrarlos
todos juntos a la cuadrcula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para aadir todos los
campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los
campos y arrastrarlo hasta la cuadrcula. Si se han seleccionado ms tablas, se podrn ver las
lneas que las unen (join) y que nos muestran de qu modo un registro de una tabla est vinculado
con el registro de otra.
Clases de vistas de una Consulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas:
-Diseo: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de
herramientas grficas para crear la consulta.
-Hoja de datos: para examinar los datos extrados de la consulta.
Captulo: Operaciones y modificacin de Consultas 14 / 37
-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar la columna a una nueva posicin.
Vista de un Dynaset.- Despus de hacer diseado la consulta, existe la posibilidad de ver el
Dynaset correspondiente utilizando el botn Ver que aparece en la hoja de datos. Para regresar a
la anterior vista es suficiente con hacer click en el icono Vista diseo (existe la posibilidad de
realizar las modificaciones y despus regresar a la vista anterior).
Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- Para cambiar el nombre de un campo se debe:
-Abrir la consulta en Vista diseo.
-Hacer click a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrcula QBE.
-Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)
Planteamiento del tipo de orden.- Cuando se ejecuta una consulta se ve el Dynsaet
correspondiente y del modo ms sencillo la interpretacin de los datos si estn ordenados. La
creacin de una consulta que ordene los datos resulta til si se desea ver los datos ordenados en
un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:
-Hacer click sobre la celda Ordenar en el QBE (Registros) relativa al campo a ordenar, y despus
hacer click sobre la flecha de seleccin.
-Elegir "Ascendente" o "Descendente"
Existe la posibilidad de especificar un tipo de orden para ms campos.
Captulo: Consultas: establecer criterios 15 / 37
Establecer criterios.- El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a
determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresin que indica los
registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales
espaolas se encontrarn escribiendo "Espaa") o un poco ms compleja (encontrar todos los
registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 aos,
escribiremos: Between 20 and 30). Una expresin puede ser tecleada directamente en la
cuadrcula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripcin precisa (para las filiales
espaolas del ejemplo anterior, podemos escribir: Espaa, =Espaa, "Espaa", ="Italia") o bien
podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:
-Seleccionar la celda Criterios de la cuadrcula QBE.
-Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.
-En la venta que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee
recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.
Utilizacin de los caracteres Jolly.- Durante el diseo de una consulta existe la posibilidad de
seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por ejemplo, todos los nombres que
empiezan por la letra B...). Los caracteres Jolly fundamentalmente son:
-?, sirve para un nico carcter, ubicado en esa posicin.
-*, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posicin.
Por ejemplo:
Pa?la, mostrara Pabla, Paula, etc.
final de una o ms tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y
existe una base de datos que contiene una tabla de informacin sobre estos. En vez de teclear
nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creacin de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basndose en todos
los datos o parte de estos existentes en una o ms tablas.
-Consultas de parmetros: una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra una ventana de dilogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para
recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.
Captulo: Formularios 18 / 37
Los formularios permiten organizar los datos de manera anloga a las fichas en los documentos a
rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien
automticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza ms
rpidamente el proceso de creacin de un formulario ejecutando automticamente todas las
operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un
formulario basndose en las respuestas dadas. Tambin es posible ir a Vista Diseo para
personalizar el formulario.
La ventana del formulario se visualiza en Diseo, pero existen otras posibilidades para visualizarla:
Vista Diseo, Vista Formulario, Vista Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:;
-Vista diseo: se utiliza para crear un nuevo formulario o para modificar las caractersticas de uno
ya existente.
-Vista Formulario: se utiliza para visualizar todos los campos de los registros y hacerse una idea de
la forma del formulario.
-Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar, modificar o ver los datos.
-Vista Preliminar: se utiliza para controlar el aspecto que tendr el formulario en la pgina impresa.
Eligiendo Vista Diseo aparece un rea de trabajo organizada con las herramientas necesarias
para la realizacin de un diseo. En ella aparecen etiquetas y controles vinculados a diversos
campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos (si el formulario no se
ha realizado con el asistente, para poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre del
campo y arrastrarlo hasta el formulario).
Captulo: Modificar un formulario 20 / 37
Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del
asistente, puede presentrsele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto
solamente puede hacerlo despus de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos.
Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se
puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor
aparecern los cuadrillos de redimensin (movindose a su alrededor aparece una pequea mano
negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondr de un nico cuadrillo para el arrastre.
Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla
Mays., entonces se realizar tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control
respecto a otro se debe:
-Seleccionar los controles de redimensionar.
-Elegir el tamao del men Formato.
-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al ms alto, al ms corto, el ms estrecho y el ms
ancho)
Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:
-Seleccionar el control deseado
-Elegir Duplicar en el men Edicin
Existe la posibilidad de usar nicamente la tcnica del copiar-pegar.
Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el
control y pulsar Supr. Para eliminar nicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.
Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrcula o bien uno al
lado del otro. En el primer caso se debe:
-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)
-Escoger el comando Alinear del men Formato y despus la cuadrcula
En el segundo caso se debe:
-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.
-Elejir el comando Alinear del men Formato y despus Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.
Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio
debemos:
-Seleccionarlos
-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del men Formato
-Seleccionar Espacios iguales
Captulo: Disear un formulario 21 / 37
Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y aadirle todos los controles que se deseen.
Estos pueden distinguirse entre:
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos,
fechas o nmeros.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, lneas,
rectngulos o imgenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresin (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un
campo, seleccionando este ltimo de la lista de campos y arrastrndolo hasta el formulario. As se
crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del
campo como ttulo.
-Pie de pgina (formulario): muestra diversas informaciones como instrucciones relativas al uso del
formulario.
Para aadir o desplazar encabezados y pies de pgina debemos recurrir al comando Encabezado y
Pie de pg>Pgina y encabezado>Pie de pg. Formulario, del men Ver. Para modificar las
dimensiones de una seccin, en Vista diseo es suficiente con situar el puntero del ratn en el
borde superior de la seccin y arrastrarlo hasta conseguir las medidas deseadas.
Captulo: Personalizar formularios 23 / 37
Personalizar un formulario.- Esta operacin nos permite mejorar el aspecto grfico y convertir en
ms funcional el uso de una base de datos. Se pueden insertar listas de opciones, botones que
permitan la apertura de un formulario y aplicarlos a las mismas imgenes. Adems, se puede
sustituir un cuadro de texto por un cuadro de resumen o por un conjunto de opciones que permiten
seleccionar un valor en vez de teclearlo. Finalmente, se pueden usar rectngulos o lneas para
resaltar informaciones claves o para crear efectos especiales tales como el sombreado.
Disponer de un listado de opciones en un recuadro de resumen.- Muchas veces resulta ms
sencillo elegir un valor de una lista antes que teclearlo. Para tal fin, Access dispone de dos tipos de
controles que suministran listados de opciones arrastrables, es decir, los Cuadros de resumen y los
Cuadros combinados. El Cuadro de resumen est formado por un listado de valores, siempre
visible, en el cual se puede realizar una seleccin. Un cuadro combinado es la combinacin de un
cuadro de texto y de uno de resumen en un nico control: el listado aparecer nicamente cuando
se abra.
Crear con el asistente.- Para ello deberemos:
-Si todava no ha sido activado, hacer click sobre la herramienta Asistente para controles en el
cuadro de herramientas.
-Hacer click sobre la herramienta Cuadro combinado o de resumen.
-Hacer click en el formulario en el punto donde se desee insertar el control.
-Seguir las instrucciones de la ventana de dilogo que se abren sucesivamente y despus hacer
click en Terminar.
-Hacer click sobre la herramienta Botn de alternar, determinar el tamao deseado, hacer click en
su interior y escribir "Disponible".
-Hacer click en su interior con el botn derecho y elegir Propiedades>Datos>Hacer click sobre la
flecha y escoger Disponible.
Crear un botn sin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:
-Desactivar la herramienta Asistente para controles
-Hacer click sobre la herramienta Botn de comando
-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ngulo superior izquierdo del
control y arrastrar.
-Hacer click en el interior del botn y teclear el nombre que deseamos asignarle.
-Hacer click con la tecla derecha en el interior del botn y elegir Generar evento>Generador de
macros y escoger la columna Acciones de la funcin que debe desarrollar la macro.
Existe la posibilidad de asignar un ttulo al botn operando a travs de la tabla de propiedades
(Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de imgenes).
Aadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la capacidad de evidenciar
-Usar un cuadro de texto donde se escribe directamente la expresin precedida por el signo de
igual e incluyendo el nombre del campo entre corchetes.
-Introducir la expresin en la tabla de propiedades en la voz Origen de controles.
-Usar de nuevo la tabla de propiedades sirvindose en este caso del generador de expresiones
(siempre de Origen de controles)
Combinar valores de texto.- Si desea ver al mismo tiempo los valores de dos o ms campos existe
la posibilidad de combinarlos utilizando una expresin apta. Por ejemplo, para combinar Direccin,
Ciudad y Capital, ya presentes en tres campos distintos, se puede emplear la siguiente expresin:
=[Direccin] & "," & [Ciudad] & "" [Capital] (el signo & sirve para combinar dos o ms controles).
Captulo: Insertar objetos diversos 28 / 37
Aadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de informacin creada
a partir de una aplicacin para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un
formulario, ste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto
vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario nicamente
memoriza la posicin del archivo objeto y visualiza una representacin del objeto vinculado.
Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista
diseo, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el
campo de imgenes y despus sobre el comando Objeto del men Insertar. En la ventana que se
abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicacin que desea usar para disear (para regresar a Access,
hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el
diseo en el directorio donde est guardado.
El diseo se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el
formulario). El tamao de la ventana puede regularse en Vista diseo actuando sobre los
cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no
vinculado.
Insertar grficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para grficos. Para
llevar esto a cabo se debe:
-Despus de hacer click sobre el botn Nuevo, luego elegir el Asistente para Grficos.
-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.
Adems, existe la posibilidad de realizar un grfico de un formulario ya diseado eligiendo Insertar
grfico.
Captulo: Informes, macros, etc. 29 / 37
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basndose en las
exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas,
etiquetas, postales, listines telefnicos... Existe la posibilidad de disear informes que presenten
las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos grficos, de texto,
de imgenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional.
Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la procedencia de los datos:
si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a la tabla; sin embargo, si se encuentran en
ms tablas, lo vincularemos a una consulta.
Creacin de un informe con el asistente.- Usando el asistente se puede crear rpidamente un
modelo de informe y luego introducir modificaciones eventuales. Para hacer esto se debe:
-Hacer click en Informes de la base de datos.
-Elegir el botn Nuevo y en la ventana de dilogo hacer click sobre Nuevo informe, seleccionando
la tabla o consulta de origen para el informe.
-Elegir el botn Asistente.
Ahora, debemos elegir el tipo de asistente deseado. Nos encontramos con las siguientes opciones:
-Asistente para informes: crea automticamente un informe basado en los campos seleccionados.
-Autoinforme: columnas. Crea automticamente un informe en columnas.
-Autoinforme: tabular. Crea automticamente un informe tabular.
-Autoinforme para grficos: crea un informe con un grfico.
-Asistente para etiquetas: crea un informa con formato para imprimir etiquetas.
Seleccionar entre las opciones que se presentan en las diversas ventanas que se abren
sucesivamente.
Crear sin el asistente.- Para ello deberemos:
-Elegir los Informes de la ventana Base de datos.
-Hacer click en el botn Nuevo: se abrir una ventana de dilogo Nuevo informe en la cual
seleccionaremos la tabla/consulta de origen de los datos.
-Elegir el botn informe en blanco: se abrir el informe en Vista diseo.
Captulo: Diseo de un informe 30 / 37
Diseo de un informe.- Puede suceder, despus de haber creado un informe con el asistente, que
surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto
vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, as como
tambin para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayora de los
informes creados y pueden utilizarse para los ttulos y dems.
Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto
son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar
diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, nmeros de telfono... Vinculando las
propiedades se puede modificar el tamao o el aspecto de los cuadros los datos que contengan.
Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "S", se pueden regular verticalmente las
dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).
Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autnomos
para visualizar los valores S/No. As, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un
campo de control, hacer click con la tecla derecha en el smbolo de control y en Crear control
insertar la inscripcin =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecern con el signo
carcter superior nicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto,
cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea
que aparezcan en el informe.
Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo ms funcional,
ordenndolo, por ejemplo, por orden alfabtico. El tipo de orden se encuentra en la ventana
Ordenar y agrupar. Para ello se debe:
-Abrir el informe en Vista diseo.
-Elegir ordenar y agrupar en del men Ver.
-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el
tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).
Uso de las macro.- Una macro ejecuta automticamente una o ms operaciones repetidas, cada
una de las cuales recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una lista de acciones
utilizables para la creacin de una macro. Las macros sirven para:
-Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los datos que hay vinculados entre ambas
-Buscar los informes
-Automatizar las transferencias de datos
-Abrir informe: cuando se quiere limitar la cantidad de informes a imprimir, dispone de argumentos
que se pueden utilizar para especificar el informe a abrir, la vista en que desea abrirlo
-Imprimir: para establecer las operaciones de impresin. Consiste en especificar el intervalo de
pginas, el nmero de copias y la calidad de la impresin deseados.
Usar un botn de comando para imprimir un informe.- Para imprimir un informe es necesario
escribir unas macro que use la accin "Abrir informe" o "Imprimir" y despus especificar la macro
como predefinida de la propiedad "En clic" del botn de comando. La accin "Abririnforme" dispone
de la condicin "Where" que se usa para seleccionar los informes a imprimir. Vemos paso a paso:
-Hacer clic en el botn nuevo en la ventana Base de datos para crear una macro
-Arrastrar el informe a imprimir de la ventana de la base de datos a una fila "Accin" de la ventana
macro. La accin "Abririnforme" se aadir a la macro y el correspondiente argumento "Vista" se
establecer a "Vista preliminar". Si se desea imprimir enseguida existe la posibilidad de modificar
este predefinido en "Imprimir".