MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

DIRECCION DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

SUBPROCESO PLANIFICACION
SISTEMA COMUN DE INFORMACION

MANUALDELMANEJO,ARCHIVODELAS
HISTORIASCLINICAS

Octubre2007

AUTORIDADESDELMINISTERIODESALUD
PUBLICA
DrGuillermoWagnerCevallos

MinistrodeSaludPblica

Dr.JavierCarrilloUbidia

SubsecretarioGeneraldeSalud

Dr.JosAvilsMeja

DirectorGeneraldeSalud

Dra.MarciaBritoMontero

DirectoradeAseguramientodelaCalidad

PARTICIPANTES
Dra.MarciaBrito

DirectoradeAseguramientodelaCalidad

Dra.JudithCazaresG.

CoordinadoradePlanificacin

Dmg.RenataJaraNovillo

LderSistemaComndeInformacin(E)

Sr.EduardoBueno

SistemaComndeInformacin

Sr.EdwinPalacios

SistemaComndeInformacin

Sr.JuanCobo

SistemaComndeInformacin

Eco.AurelioBalarezo

LderEstadsticaAzuay

C.P.A.ElenaParra

DireccinProvincialdeSaludAzuay

Dr.MiguelPeafiel

HospitalVicenteCorralMoscoso

Eco.FranciscoCalle

HospitalGualaceo

Srta.MercedesAguirre

LderEstadsticaChimborazo

Sr.EdgarPesantez

LderEstadsticaCaar

Sr.JosRecaldeS.

LderEstadsticaGuayas

Ing.OswaldoCoba

HospitalGuayaquil

Eco.PiedadHinojosa

LderEstadsticaImbabura

Lcda. NarcisaGmez

LderEstadsticaMoronaSantiago

Sr..SalomnCampos

LderEstadsticaPastaza

Sra.IrlandaVillacs

LderEstadsticaPichincha

Lcda.LidiadeAlvaro

LderHospitalEugenioEspejo

Sra.NormaGarca

LderHospitalBacaOrtz

Srta.LourdesAlczar

LderHospitalPabloArturoSurez

Dra.MyriamMejaF.

LderEstadsticaTungurahua

MANUALDELMANEJ O,ARCHIVODELASHISTORIAS
CLNICAS

CAPITULOI
CONSERVACIONDELAHISTORIACLNICA
CONCEPTOSBSICOS

HISTORIACLNICAUNICA
Esundocumentomdicolegalqueconsignalaexposicindetalladayordenadadetodoslosdatos
relativos a un paciente o usuario, incluye la informacin del individuo y sus familiares, de los
antecedentes, estado actual y evolucin, adems de los procedimientos y de los tratamientos
recibidos.
HISTORIACLNICAACTIVA
Seconsideraalahistoriaclnicaquetieneunperiododevigenciahastacincoaosdesdelaltima
atencinregistrada.
HISTORIACLNICAINACTIVA
Seconsideraalahistoriaclnicaquenotieneningnregistrodeatencinpormsdecincoaosy
portantodebesertrasladadaalarchivopasivo.
ARCHIVOCLNICO
Es el lugar donde se guardan las Historias Clnicas,de manera ordenada y accesible. Debe ser
centralizado y est dividido en archivo activo y archivo pasivo, tomando en cuenta la ltima
atencinalpaciente.
CONSERVACION
Esunarchivopermanentedondesemantienenlashistoriasclnicasenformaorganizadaysegura
afindequeestndisponiblesyaccesibles,clasificadasporsuperiododeutilizacindeacuerdoa
la complejidad de la unidad operativa. El ordenamiento de las Historias Clnicas se realizar de
acuerdoalasnormasvigentes..
ETAPASDECONSERVACION
ExistendosetapasdeconservacindelaHistoriaClnica:periododeusoactivo,pasivo.
TABLADECONSERVACION

Contieneeltiempodeconservacindelarchivoporetapaytipologadelaunidaddesalud.

ARCHIVOACTIVO
Esunarchivopermanentedondeseconservanlashistoriasclnicasenformaordenadayaccesible
quesemantieneenunlapsodetiempodeconservacinquepermitaelusoyconsultafrecuente.
ARCHIVOPASIVO

Esunarchivopermanenteordenadodondeseconservanlashistoriasclnicasdepacientesqueno
hanacudidoalestablecimientodesaludduranteunperiododeterminado.
METODOSDECONSERVACINDELAHISTORIACLNICANICA
Existen cuatro mtodos de conservacin: integral, selectiva o parcial, por resumen, por medios
electrnicos(microfilmacin,automatizacin,scanner).
CONSERVACIONINTEGRAL(ensuformaoriginal) conservar
Mtodoporelcuallashistoriasclnicaspermanecenenelarchivocentraldelosestablecimientos
desaludenformaintegralindependientementedequeesteactivaoinactiva.
CONSERVACIONSELECTIVAOPARCIAL
Mtodo mediante el cual el Comit de Historia Clnica resuelve mantener vigentes ciertos
formularios de la historiaclnica, primarios o secundarios, bajo determinados criterios pueden ser
tilesenalgnmomento.
Los formularios primarios constituyen los formularios de admisin y alta, epicrisis, informe
anatomopatolgico,perinatal,crecimientoydesarrollo,protocolooperatorioyotroqueelComit
juzguenecesariosegnelcasoolaespecialidad.
Los formularios secundarios son los formularios de resultados de exmenes de servicios
auxiliaresdediagnsticoyotrosqueelComitdeHistoriaClnicaconsidereconservar.
Los hospitales, que hacen investigacin y docencia pueden conservar ciertas historias clnicas
completasoparcialesencasosespecialescuandosondeintersmdicocientficoolegalypor
solicitudexpresoparaesefin.Seconsideracasosespecialesdadaslasimplicacionespatolgicas,
lossiguientes:
-
-
-
-

Loscasosdevigilanciaepidemiolgica,tumoresmalignos,
Enfermedadesneurolgicascomolasepilepsias,esclerosisetc.
Historiasdepacientesdeobstetricia
Yotrasdefinidasporelestablecimientocomocasosespeciales.

CONSERVACINPORRESUMEN
MtodoporelcualsemantienesolamentelaepicrisisounresumendelaHistoriayseeliminael
restodedocumentos.

CONSERVACINPORMEDIOSELECTRNICOSOMAGNETICOS
Mtodo por el cual se mantienen respaldos electrnicos de la Historia Clnica mediante
Microfilmacin,ComputarizacinyScanneratravsdelareproduccindelosdocumentosyasea
por medio de fotografas que suelen archivarse en rollocasette o microfichas (tarjetas), disketts,
discos, formas requieren de procedimientos comunes con algunas diferencias que a la vez les
aportancaractersticassimilares.
Aligual quelos anteriores, estemtodo pretende solucionar el problema de alta densidad de los
archivos, para disponibilid de espacio, ser un medio de recuperacin de la informacin parcial o
totalyunaformadealmacenaje.
Se podrn utilizar los diferentes mtodos simultneamente dependiendo del criterio tcnico del
ComitdeHistoriaClnica.

NORMASPARALACONSERVACIONDELAHISTORIACLNICA
1. Lavidatildelahistoriaclnicaserde10o15aos,paraelarchivoactivo5aosypara
elarchivopasivo5o10aos,deacuerdoalasiguientetabla:
TABLADECONSERVACIONDELAHISTORIACLINICAPARAUNIDADESDE
SALUDPORTIPODEUNIDADOPERATIVAYCONFINESDEINVESTIGACIONY
DOCENCIA
ARCHIVO
ARCHIVO
TIPODEHOSPITAL
ACTIVOAOSDE
PASIVOAOSDE
TOTAL
CONSERVACION
CONSERVACION
HospitaldeEspecialidades

10

15

HospitaldeEspecialidad

10

15

HospitalGeneral

10

15

HospitalGeneralDocente

10

15

HospitalBsico

10

CentrodeSalud

10

SubcentrodeSalud

10

2. Los archivos referidos a defunciones ocurridas en el establecimiento de salud, debern

conservarseporelperiodode10aosapartirdelafechadefallecimientodelpaciente.Un
aoenelarchivoactivoyubicarenelpasivo
3. Todas las historias clnicas reposaran en un solo lugar denominado Archivo Central de
Historias Clnicas, clasificado en un archivo activo y pasivo, de manera ordenada y
accesible,tomandoencuentalaltimaatencinalpaciente.
4. Las historias clnicas se utilizaran y saldrn del Archivo Central, nicamente para los
siguientescasos:atencinenconsultaexterna,hospitalizacinyemergencia.
Para trmites legales se entregar un resumen de la Historia Clnica, previa autorizacin
escritadelaautoridadcompetente.

Porningnmotivo,lashistoriasclnicassaldrndelosserviciosdeatencinnidelaunidad
operativa
5. Atodopacientequerequiereatencindesalud,elpersonaldeEstadsticaprocederala
aperturalahistoriaClnicanica,ensuprimeravisitaalaunidadoperativa,asignndoleun
nmero el mismo que se mantendr permanentemente. La informacin se registrara en
una carpeta individual, claramente numerada y rotulada con los apellidos y nombres del
paciente.Enlasunidadesdesaluddemenorcomplejidadquenocuentenconpersonalde
estadsticalaaperturaymanejodelashistoriaslorealizarelpersonaldisponible.
6. Semantendrelndicedepacientesparalaidentificacinnumricadelahistoriaclnicay
datos de filiacin del paciente de los archivos activoy pasivo, se mantendr el ndice de
pacientes.
7. Todos los formularios y documentos adicionales de las atenciones realizadas por el
personaldesaludaunpacienteseregistrarnenconjuntoyordenarncronolgicamente,
enformapermanente.
8. Toda informacin sobre las atenciones realizadas al paciente mediante la consulta de
fomento y morbilidad, deben ser registradas por el profesional en la historia Clnica de
maneraclara,sinabreviaturasyconsurespectivafirma.
9. Todoslosresultadosdelosserviciosdeapoyodediagnsticoyteraputicosearchivarn
enlahistoriaClnicadecadapaciente,utilizandolosformularioscorrespondientes.
10. Lainformacinconsignadaenlahistoriaclnicaespropiedaddelestablecimientodesalud
ylaadministracindelainformacinesresponsabilidaddeldepartamentodeEstadsticay
Registros Mdicos, la cual deber estar protegida de la observacin de personas no
autorizadas.
11. Todoelpersonaldesaludyadministrativoquetengaaccesoalainformacindelahistoria
clnica,estobligadoaguardarlaconfidencialidaddelainformacin.
12. Para la atencin de salud o consulta solicitada por el paciente mediante turno, el
estadstico,oelpersonalresponsable,sacardelarchivolahistoriaclnica,clasificarde
acuerdoalservicioyelaborarelregistrodecontrolcorrespondiente.
13. El personal de Estadstica proporcionar las historias clnicas con todos los formularios,
bsicos, solicitadas por los diferentes servicios del establecimiento para la atencin tanto
en consulta externa como en hospitalizacin y emergencia, dependiendo del nivel de
complejidaddelaunidad.
14. ElpersonaldeEstadsticaprocederaordenar,verificarlaintegridaddelahistoriaclnica
comoidentificacindelosformularios,firmaderesponsabilidaddelprofesionalquebrind
laatencinantesdeserarchivados.
15. Todos los formularios de la historia clnica que se incluyen posteriormente a su apertura
debern estar correctamente identificados y llenados por el personal profesional de
acuerdoalservicioprestado tantoenconsultaexternacomoenhospitalizacin.
16. Paraestudiosdeinvestigacinydocencialashistoriasclnicassernrevisadasdentrodel
readeEstadstica.

17. El personal de Estadstica entregar las historias clnicas al personal de enfermera

(enfermerasoauxiliardeenfermeraopersonaldisponible)quienessonlosresponsables
delarecepcin,manejoydevolucinaEstadsticaluegodelaconsulta.
18. Inmediatamentedeconcluidalaconsulta,elpersonaldescritoenelnumeral18entregar
las historias clnicas a Estadstica previo el registro de entrega y recepcinverificando la
integridaddelasmismas.
19. Las historias clnicas estarn a disposicin para usuarios internos y externos, para
investigacin y docencia, para el efecto el rea de estadstica dispondr de una mesa
especficadetrabajoysurespectivoreglamentodecontrol.
20. LosestablecimientosdeSalud,dispondrndeunespaciofsicoadecuadoyencondiciones
quegaranticenlaconservacinenformaptimadelarchivoactivoypasivo.
21. Para garantizar la conservacin, el archivo contendr caractersticas adecuadas que
permita la ventilacin, iluminacin, limpieza y el trnsito suficiente para la circulacin del
personal responsable de la conservacin y custodia cumpliendo las normas de
bioseguridad.
22. Las dimensiones del archivo para unidades de salud con internacin y sin internacin se
establecer considerando los siguientes factores segn el caso: poblacin, nmero de
camas,niveldecomplejidaddelaunidaddesaludytipodearchivo.
23. Lasdimensionesdelosarchivosactivoypasivomantendrnlassiguientesdimensiones:
ESPACIOARCHIVO
ACTIVO

ESPACIOARCHIVO
PASIVO

15mdefondopor10de
ancho=150m

15mdefondopor10de
ancho=150m

15mdefondopor10de
ancho=150m

15mdefondopor10de
ancho=150m

8mdefondopor10de
ancho=80m

8mdefondopor10de
ancho=80m

8mdefondopor10de
ancho=80m

8mdefondopor10de
ancho=80m

HospitalBsico

4mdefondopor10de
ancho=40m

4mdefondopor10de
ancho=40m

CentrodeSaludUrbano

4mdefondopor10de
ancho=40m

4mdefondopor10de
ancho=40m

CentrodeSalud
Rural

4mdefondopor10de
ancho=40m

4mdefondopor10de
ancho=40m

SubcentrodeSalud

4mdefondopor10de
ancho=40m

4mdefondopor10de
ancho=40m

TIPODEHOSPITAL
Hospitalde
Especialidades
HospitaldeEspecialidad

HospitalGeneral
HospitalGeneralDocente

24. Elequipamientodelosarchivosdebencontener:

Estanterasespecialesmetlicasconlassiguientesdimensiones:
25cm.deprofundidady28cm.dealtoentrebandejaybandeja,conalturatotalde
1m.85cm.,dejandodesdeelsueloalltimoestante17cm.y2m12cmdeancho.

Unescritorioconsurespectivasilla.

CAPITULOII

DEPURACIONDELAHISTORIACLNICA
CONCEPTOSBSICOS
DEPURACION
Eselprocesodeseparacinfsicapermanentedelosformulariosyotrosdocumentosquecontiene
lahistoriaclnicasegneltiempoyestadodeactividadopasividad.
DEPURACIONDELARCHIVOACTIVO
Eselprocesodeseparacinfsicapermanentedelosformulariosyotrosdocumentosdelahistoria
clnica,dependiendodelaltimaatencinyconsultadelpaciente.

NORMASPARALADEPURACIONDELAHISTORIACLNICA
1.

Los formularios de las historias clnicas referidos a exmenes complementarios de

diagnsticodebeneliminarsecada6meses,quedarnlosformulariosprimariosdesegn
elniveldecomplejidaddelasunidadesoperativas,deacuerdoalsiguientecuadro:

FORMULARIOSDELAHISTORIACLINICAQUESECONSERVAN,DEPURANPORNIVEL
DECOMPLEJIDAD

FORMULARIO

001
002
003
004
005

Hospitalde
Especialidades

Hospitalde
Especialidad

Hospital
General

Hospital
General
Docente

Hospital
Bsico

Centro
de
Salud
Urbano

Centro
de
Salud
Rural

Subcentro
deSalud

AdmisinyAlta
ConsultaExterna
Anamnesis
ExamenFsico
Notasde
Evoluciny
prescripciones
mdicas
(Consulta
Externa)

005

Notas

de

Evolucin

prescripciones
mdicas
(Hospitalizacin)
006

Epicrisisy/o
transferencias

007

Solicitude
Informede
Interconsulta

008

Serviciode
Emergencia

009

Solicitudde
Laboratorio

010A

Hematolgico

010B

Bacteriolgico

010C

Qumica
Sangunea

010D

010E
010F

011

MateriasFecales

Orina
OtrosExmenes

Hojaparapegar
exmenes

012

Solicitudeinforme
radiolgico

013

Solicitudeinforme
Antomo
Patolgico

014

Recin

nacido

patolgico
015

Atencindelparto

10

016

Atencin
recin

del
nacido

normal
017

Protocolo

de

operacin
018

Registrode
anestesia

019

Formatode
recuperacin

020

Signos vitales y
otros

021

Notasde
enfermera

022

Administracinde
medicamentos

024

Autorizacionesy
exoneraciones

025

Evolucin
nutricional

027

Controlescolar

028

Atencininfantil
preescolar

028

Atencininfantil

preescolary
escolar

028

Atencininfantil

Preescolary
escolar

028

Atencin infantil y

preescolar

028

Atencinescolar

(Curvasmujer)

028

Atencinescolar

(Curvashombre)

11

0281

Atencinescolary
adolescente

0282

Atencinescolary
adolescentemujer

0283

Atencinescolary
adolescente
hombre

029

Fisiatra

030

Fisiatra

031

Atencin

del

Seunificanen
la51

Seunificanen
la52

embarazo
032

Ginecologa
regulacin

de

fecundidad
032

Transferencia

ginecolgica

033

Odontologa

037
038

Oftalmologa
ServicioSocial

039

Lactancia

040

Neumologa

041

Citologa

042

Registro
crecimiento
uterino*

042

Semanas

amenorrea

051

AtencinPerinatal

052

de

Atencinde Salud
Reproductiva

01

Atencin

del

AIEPI

nio/nia de

semana

meses

12

02

Atencin

AIEPI

nio/nia de

del
P

mesesa4aos

SIGLAS:

=PERMANENTE

=ELIMINAR
=NOSEREGISTRA
=FORMULARIOSQUEYASEHANELIMINADO

=SOLOSEUTILIZAELREVERSO

2. La Hoja 011 para pegar exmenes, se eliminan a excepcin de las que contengan
exmenesdeTuberculosis,TumoresMalignos,HistopatolgicosyVIHSIDA.
3. El proceso de depuracin se realizar en todas las historias clnicas del archivo activo, a
partirdelavigenciadeestanormalashistoriasclnicasdelarchivopasivoqueseactiven
deberndepurarseautomticamente.
4. Cualquierotroformatoquenocorrespondaalahistoriaclnica,seconsideraradicionaly
nopuedereemplazaralosformulariosdelahistoriaclnicaportantodebeneliminarse.

13

CAPITULOIII
ELIMINACIONDELAHISTORIACLNICA
CONCEPTOSBSICOS
ELIMINACION
Eslaseparacinfsicadelahistoriaclnicanicaenformadefinitivadelarchivopasivo, luegode
habercumplidosutiempolegaldevidatil.

NORMASPARALAELIMINACIONDELAHISTORIACLNICA
1. En cumplimiento a lo estipulado por la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
InformacinysuReglamentopublicadaenRegistro OficialNo.34Suplemento337del18
de mayo del 2004, el Consejo Nacional de Archivosotorga a las instituciones pblicas la
potestad para normar la eliminacin de la informacin, preservando el grado de
confidencialidad que la historia clnica contiene en el caso de los establecimientos que
prestanserviciosdesalud.
2. Todahistoriaclnicaquehacumplidosuperiododepermanenciaenelarchivopasivoser
eliminada.
3. La historia clnica ser eliminada mediante los mtodos de: reciclaje por trituracin,
donacinparafinesdeinvestigacin,docenciayconservacinhistrica,ymtodomixto.
4. Para proceder a eliminar las historias clnicas, en sesin especial el Comit de Historia
Clnica, presidida por el Director de la Unidad Operativa e integrada por el Estadstico,
Administrador, Bodeguero y Financiero quienes mediante acta decidirn el mtodo de
eliminacinqueadoptarlaunidadoperativa.
5. Losrecursosquesegenerendelaeliminacindelashistoriasclnicasserninvertidosen
elmejoramientodelreadeestadsticadelaunidad,contemplandolasnormasdemanejo
financiero.
6. Paraeliminarporelmtododereciclajeportrituracin,launidadconsideraraelmecanismo
aaplicarse,procesoqueserealizarconvigilanciadelresponsabledeestadstica.
7. Paradonacin,finesdeinvestigacin,docenciayconservacinhistrica,lasautoridades
consideradasenelnumeral4establecernunActa,enelquesedetallarlosiguiente:las
condicionesenlascualesserndonadaslashistoriasclnicas,mecanismosparaconservar
laconfidencialidadyconservacinposterior.
8. Paraelmtodomixtoseseleccionarlashistoriasclnicasqueseconservarnyaquellas
queseeliminarn.

14

CAPITULOIII

SISTEMASDEARCHIVOSAUTOMATIZADOS
CONCEPTOSBSICOS

TARJETEROINDICEAUTOMATIZADO
Es una estructura de archivo que permite ubicar al paciente como nuevo o antiguo en el
establecimiento de salud, a travs de una herramienta tecnolgica que tiene por objetivo la
localizacin rpida de la informacin bsica del paciente, evitar la duplicidad de informacin y
ofrecerunserviciogilyeficiente.

NORMASPARAELINDICEDEPACIENTESENSISTEMASAUTOMATIZADOS
1. ElMinisteriodeSaludPblicadeberimplementarensusunidadesoperativasacordecon
el avance tecnolgico el ndice de pacientes automatizado el cual permite mejorar y
optimizareltiempodeesperayflujodeatencindepacientes.
2. A partir delafecha deimplementacin,todas las referencias de historias clnicas nuevas
seingresandirectamentealprogramadelTarjeterondiceAutomatizado.
3. Del Tarjetero ndice manual existente se procede al traspaso sistemtico al sistema
automatizado.
Unavezdigitalizadatodalainformacin,eltarjeteromanualpasaralarchivopasivo
4. Elresponsabledelacorrectaaplicacindeestanormaesellderdeestadstica,quienasu
vez designa a los admisionistas y a quin administra la estructura de informacin, en el
caso de instituciones de menor complejidad los responsables del proceso de estadstica
asumentodalaestructuradescrita.
5. Los admisionistas se encargan de la atencin personalizada al usuario y de solicitar la
informacin requerida en torno a la norma presentada en el numeral 6, adicionalmente
debeverificarlavalidezdelosdatos,suveracidadyeintegridad.
6. Eladministradordebeautorizarelmanejodelainformacinentornoalingreso,consultay
modificacin de la misma. La eliminacin de registros y la verificacin de su correcta
ejecucinesdetotalresponsabilidaddeladministrador.
7. El Administrador adicionalmente debe generar los reportes peridicos necesarios en
funcindelaoperatividadpropiadecadainstitucin.
8. LosdatosdelTarjeterondicesonlossiguientes:
Apellidopaterno:

Registrarelapellidopaternodelpaciente

Apellidomaterno

Registrarelapellidomaternodelpaciente

Nombres:

Registrarlosnombresdelpaciente.

Nombredelpadre:

Registrarelnombredelpadredelpaciente

15

Nombredelamadre:

Registrarelnombredelamadredelpaciente

FechadeNacimiento:

Registrar la fecha de nacimiento del

paciente en el formato: ao con cuatro

dgitos,mesydacondosdgitos.
Sexo:

No.

Registrarelsexodelpacienteatravsdesu
descripcin con las letras M para masculino
yFparafemenino.
De

Cdula

CIUDADANIA:

de Registrar los diez dgitos de cdula de

CIUDADANIAdelpaciente.

Procedencia:

Registrar el lugar de procedencia del

paciente

Estado:

Anotar el estado de actividad del registro en

funcin de la ltima fecha de atencin, de
forma que se lo pueda categorizar en activa
opasivaoeliminada.

DatosPrimarios.

Nmero de Historia Clnica, Apellidos, Nombres, Nombre de los

padres,sexo,estado.

DatosSecundarios.

No. de Cdula de CIUDADANIA, Procedencia, Fecha de

Nacimiento.
Encasofortuito,seregistrarnlosdatosdelasiguientemanera:
Apellidos:

NombresdesconocidosND

Nombres:

EnrecinnacidoRN

EnotroscasosN

9. El Administrador, en forma obligatoria y peridica, debe sacar respaldos magnticos e

impresosdelainformaciningresadaatravsdelosmtodossiguientes:
a. Guardarcadasemanaunacopiadelabasededatosdelsistemaenotracarpeta
deldiscodurodelmismoequipoyalaqueseledenominarRespaldosTarjetero
Indice.
b. Generar diariamente respaldos a travs de las opciones que presenta el sistema
comosonlosdegeneracindearchivosdehojaelectrnica(Excell).
c. Guardar mensualmente la base de datos del sistema en otro dispositivo de
almacenamientocomoson:CDs,disquetesuenotrodiscoduro.
10. El Administrador diariamente debe realizar la auditoria de la informacin ingresada y
eliminaraquellaquepresenteinconsistencias.
11. Cuando el ingreso de informacin se suspende por cualquier contingencia como
suspensindeenergaelctrica,daosenelequipoyotros,sedeberegistrarlosdatosde
losusuariosenformamanual,restablecidoelprogramasedebeactualizarinmediatamente
elprogramadelTarjeterondiceAutomatizado.

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12. En caso de que se existaincumplimiento o negligencia en la aplicacin de estas normas

losfuncionariossesometernaloestipuladoenlasleyesvigentescorrespondientes.
13. Flujodelproceso:
a. El proceso se inicia en la Seccin Admisin a donde llega el usuario y solicitala
atencin,paralocualserequiereobtenerlosdatosdeidentificacindelmismo.
b. A continuacin se debe verificar en el tarjetero ndice la existencia del usuario,
casocontrarioseprocedeacrearunnuevoregistro.
c. Almomentodeconsultarlainformacindescritaseprocedea:
i. Verificardequelosdatosestncorrectosycompletos.
ii. Verificarlaexistenciadehomnimos.
iii. Verificarquenoexistaduplicidadderegistros.
d. Luegodehaberrealizadolasverificacionesnecesarias, sexisteninconsistencias
seprocedearealizarlamodificacindelregistrotantoenlatarjetandicecomoen
todoslosformulariosdelaH.C.U
e. De encontrar homnimos se procede a verificar otros datos como nombre de los
padres, fecha de nacimiento, cdula de CIUDADANIA, etc, para comprobar que
sondosusuariosdiferentes.
f. En el caso de duplicidad de registros se debe mantener el primer registro, y los
duplicadosseeliminanenbasealinformeemitidoporelfuncionarioresponsable.
g. Una vez de que se haya aprobado el informe de eliminacin se procede a
reasignar los nmeros de historia clnicas duplicadas o que tengan errores en el
contextodelainformacinregistrada.
h. Finalmentesedebegenerarunreportediariodelosregistrosingresadosenelda.

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