1.

- ARQUEO DE CAJA
El arqueo de caja es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un momento
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra
fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si
los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan
faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de
caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
diferencias de caja se deber cancelar contra la de prdidas y ganancias.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Arqueo: proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay fsicamente en caja en
un momento determinado.
Formato: es el formulario mediante el cual se practica el arqueo de caja.
Valores: son los cheques y efectivo que custodia el cajero.
Cajero: custodio responsable directamente de los valores en caja.
Verificador: persona que realizara el conteo fsico de los valores vs los recibos de caja
generados.
El verificador debe realizar la sumatoria de los recibos generados del da, sumando lo
marcado como efectivo (cheques y efectivo) luego har un total.
El verificador detalla los valores recaudados en la hoja (formato de arqueo), segn la
denominacin billetes y monedas, igualmente hace un detalle de los cheques recibidos
en la segunda hoja del formato llevndolo a la hoja principal; se hace un Total de
valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para obtener el
Efectivo neto en caja que es igual que total arqueado.
El total arqueado se compara con lo generado por sistema de caja; registrando esta
cifra en el rengln total segn recibos sin incluir tarjetas de crdito Sin no hay
diferencia el formato de arqueo generara el valor 0.00 de los contrario se reflejara un
valor positivo si hubo sobrante y un valor negativo si hay faltante.
Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados. (El primero y el ultimo), como los
recibos anulados. Anote tambin la serie de los billetes de alta denominacin como los
son los de 50.00 y 100.00 en el rengln de observacin.
El verificador prepara el slip de depsitos de acuerdo al detalle generado en el informe
de caja en la parte que dice Registro de los Fondos. Debe tener mucho cuidado al
anotar el nmero de cuenta, como el nombre y monto a depositar.
Revise la suma del slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el fondo
general se tomara el valor que aparece como Total del fondo general en efectivo, sin
tomar en cuenta el valor cobrado con tarjeta de crdito.

El cajero tiene la obligacin de comparar y confirmar que los depsitos estn de

acuerdo a lo generado por el informe de caja antes de firmar como responsable.
Una vez firmados lo slip de depsitos el verificador los captar en el formato de arqueo
el parte inferior donde aparece el detalle de los fondos, anotando el nmero de la
boleta y el monto, igualmente captara el nombre de los fondos de autogestin cuando
haya depsitos a favor de estos.
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA.

Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo

respectivo.
Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de
auditora.
Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.
Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago,
el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente.
Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes)
Efectuar una comparacin entre el saldo verificado y el saldo registrado por
contabilidad; establecer diferencias en ms (sobrantes) o en menos (faltantes),
si las hubiese.
Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades
presentadas. sta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa,
quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no
se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.
El cajero debe ser generar diariamente el informe de caja una vez se termine el
turno; si el mismo reflejo alguna diferencia en valores contra el arqueo, deber
eliminarse (con autorizacin) para que se ajuste a la realidad y concuerde en
montos.
Se genera el informe y se imprime para ver la distribucin de los depsitos a
realizarse. El verificador como el cajero firmara el arqueo, el informe de caja y
el reporte de informe de caja.
El verificador (Tesorero o contador) tiene la obligacin de revisar el informe de
caja con sus anexos antes de ser enviado a Finanzas.

EL ACTA DEBER TENER AL MENOS LOS SIGUIENTES DATOS:

Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.

Determinacin del alcance del examen.
Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.
Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.
Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin y de testigo.

El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un

lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o comprobante. Sirve
tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Indica que para poder comprender el arqueo de caja primero se tiene que definir lo
que significa recuento de caja, ya que se tiende a denominar a las dos operaciones
por igual:

Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metlico (billetes y

monedas) que existe en caja al finalizar el perodo, obteniendo la suma total, y
verificar los documentos de cobro y pago justificativos de las anotaciones de
libro de caja.

Arqueo de caja: es la comprobacin de que los totales del recuento de caja

coinciden con los saldos finales que figuran en el libro de caja.

2.- CAJA CHICA

La caja chica (tambin se le llama caja menor) es una suma de dinero en efectivo
relativamente pequea, destinada para gastos diarios pequeos o del momento, ya
sea en una empresa, comercio, o dependencia gubernamental, en la que se necesite

utilizar efectivo para determinados gastos (como en el caso de comercios en los que
sirve para realizar cambios de moneda), o en algunos comercios y empresas que
necesitan efectivo para realizar pequeos gastos tales como en los suministros de
oficinas, en donde se hacen gastos menores en artculos de papelera como papel,
plumas, lpices, copias, tinta etc. O gastos de suministros diarios como lo podran ser
despachadores de agua, o caf para uso de los empleados, gastos de mantenimiento
diario, como focos, o artculos de limpieza (jabn, papel sanitario, gel anti-bacterial),
gastos en los cuales no se puede utilizar otra forma de pago, como cheques, pagos en
cuenta bancaria, pago electrnico u otros; o como en el pago de algunos proveedores
que no aceptan otra forma de pago ms que efectivo, (como algunos proveedores
agropecuarios que surten algunas tiendas o comercios), o en el pago de algunos
servicios, como mantenimiento, en los casos en los que la empresa o persona que
hace el mantenimiento, no acepta otra forma de pago.
La caja chica tiene un monto asignado, el cual depende de las necesidades habituales
que se utilicen en la empresa, comercio, o dependencia, para el gasto diario que se
crea se tenga que utilizar. La persona que se encargue de la administracin de una
caja chica debe de pedir un recibo, correspondiente a la cantidad que sea utilizada
para cualquier gasto por mnimo que este sea, para en su momento hacer la
reposicin de la cantidad de efectivo de la caja chica a su cargo.
La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El
fondo inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la cantidad deseada. La
entrada para este fondo inicial sera debitar caja menor y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los empleados y
emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total ms los
recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de
reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayora de los gastos
fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual
se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el
administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.
Por qu es importante tener una caja chica?
En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir una caja chica
para as controlar los gastos menores del da a da que se deben pagar en efectivo,
al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o
transferencia bancaria.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habr compras de
montos pequeos que necesitan ser contabilizados, controlados y as tomarlos en
cuenta a la hora de la declaracin de impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de
gastos son aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en
lugar de cuentas personales.
Ventajas y cuidados de la caja chica
Crear una caja chica tiene sus ventajas, como por ejemplo, una mayor facilidad de
llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienen valor y
respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco. Tambin facilita archivar gastos
agrupados de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se

tiene un mejor control de todas las compras de montos que estn por debajo de los
gastos generales.
Es importante tener presente que debemos ser bastante ordenados, y sobre todo,
honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja montos pequeos, sigue siendo
un dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.

Aplicacin de casos prcticos

Ejemplo de Caja Chica

EMPRESA:

Comestibles Baratos. S. A. de C.V.

CAJA CHICA
Resumen caja chica:

N. 001

Monto:

10,000

Gastado:

$9,156

Diferencia:

$844

Responsable:

Evaristo
Gonzlez

Fecha:

1 de
2013

Julio

Documento

No.

Descripcin

Valor

Factura

9879

Papel sanitario

$80

Factura

9898

Reposicin
(focos)

Factura

9998

Jabn

$217

Factura

9867

Reposicin de garrafn

$400

Factura

9878

Lavado de uniformes

$870

Factura

9876

Productos de limpieza

$689

Factura

9877

Pago a Electricista

$1,800

Factura

9890

Pago por reparacin

$2,900

Factura

8989

Pago de mensajera

$1,100

Factura

8990

Impresin propaganda

$900

Factura

2344

Herramientas limpieza

$100

de

de

lmparas

$100

3.-SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

El sistema de tesoreria constituye la base de la gestion financiera gubernamental ,por
ser la que suministra y regula directamente el flujo de fondos de la edentidad e
interviene en su equilibrio economico.

El sistema de tesorera comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos

que intervienen directamente en el proceso de administracin de los recursos pblicos,
es decir, la percepcin y recaudacin, as como su canalizacin hacia la cancelacin
de las obligaciones del Estado.
La administracin de los ingresos pblicos, generalmente escasos en relacin a las
demandas para sus aplicaciones por parte de los Gobiernos, exige un esfuerzo
constante de buscar nuevos mecanismos y tcnicas ms eficientes de gestin de caja,
que superen la tradicional funcin de recaudar y realizar pagos y conviertan a la
Tesorera Nacional en una GERENCIA FINANCIERA.
Igual importancia se debe otorgar a la existencia de una poltica monetaria nica en el
mbito del sector pblico, definida por la autoridad mxima del sistema, que asegure la
administracin armnica y ordenada de los fondos pblicos.
La adecuada combinacin en la aplicacin de la poltica monetaria con la gestin de
caja, ciertamente contribuir a atenuar el impacto del costo del endeudamiento
pblico, originado por desequilibrios temporales; o, a acentuar la rentabilidad de las
inversiones a corto plazo de los excedentes de caja.
Por tal razn, el sistema de tesorera debe abarcar a todos los organismos del Sector
Pblico que ejecutan procesos de percepcin y uso de fondos.
Los objetivos del Sistema de Tesorera son los siguientes:
Coordinar la programacin y
macroeconmicas del gobierno.

gestin

de

caja

con

las

dems

polticas

Definir una poltica financiera para el Sector Pblico que permita la administracin de
los recursos en la forma ms favorable para el gobierno.
Programar la caja de manera de prever, con suficiente anticipacin, dficits
estacionales de caja y/o colocacin de eventuales excedentes.
Articular la gestin de caja con la ejecucin del presupuesto, a efectos de minimizar la
acumulacin de la deuda flotante y posibilitar el establecimiento de fechas ciertas de
pago a empleados, proveedores y contratistas.
Disponer de mecanismos modernos de gestin de caja que permitan la
administracin de los recursos pblicos basados en el principio de UNIDAD DE
CAJA.
Administrar y manejar en forma eficiente, oportuna y fiable un sistema de
administracin y gestin en tiempo real, basado en la contabilidad absolutamente

integrado a todos los dems sistemas, con conceptos de unicidad de registro y de

aplicacin a todo el mbito gubernamental.
En funcin de los objetivos, se considera que la Tesorera Nacional es el rgano Rector
del Sistema de Tesorera y debe operar en tres niveles temticos bsicos:
Normativo, a travs de la generacin de polticas globales y dictando normas y
procedimientos de ejecucin y de control a ser observados por los organismos del
Sector Pblico que administran recursos financieros.
Programacin Financiera, mediante la elaboracin de pronsticos o flujos de caja
que articulen la gestin de la caja del Tesoro con las polticas macroeconmicas del
gobierno, actuando en forma coordinada con los rganos de planificacin, gestin
monetaria, de deuda pblica y de presupuesto.
Recaudacin de Ingresos y administracin de pagos, mediante procedimientos de
percepcin de recursos, realizacin de pagos y procesamiento de conciliaciones
bancarias automticas, que permitan el registro y control de los fondos recaudados y
de la deuda pagada, basados en el principio de unidad de caja o mecanismos
tradicionales de recaudacin y pagos.
INTEGRANTES DEL SISTEMA
El Sistema Nacional de Tesorera est integrado por la Direccin Nacional del Tesoro
Pblico, dependiente del Viceministerio de Hacienda y por las Unidades Ejecutoras a
travs de las oficinas o dependencias en las cuales se conducen los procesos
relacionados con el Sistema, a nivel de todas las entidades y organismos del Sector
Pblico que administran dichos fondos, las mismas que son responsables de velar por
el cumplimiento de las normas y procedimientos que emita el rgano rector.
La Direccin Nacional del Tesoro Pblico - DNTP
La Direccin Nacional del Tesoro Pblico es el rgano rector del Sistema Nacional de
Tesorera, dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su
mbito, en el marco de lo establecido en la presente Ley, directivas e instructivos de
Tesorera y disposiciones complementarias.
La cuenta principal de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico se encuentra en el
Banco de la Nacin en una cuenta bancaria denominada Cuenta Principal, en la cual
se centralizar los fondos pblicos provenientes de sus Recursos Ordinarios. Tambin
tiene dos tipos de sub cuentas bancarias:

Subcuentas bancarias para el registro y acreditacin de la recaudacin.

Subcuentas bancarias de gasto a nombre de las Unidades Ejecutoras para la
atencin del pago de las obligaciones contradas.

Las cuentas y sub cuentas bancarias solo pueden abrirse, manejarse y cerrarse por
autorizacin de la Direccin Nacional de Tesorera, as como la aplicacin de fondos
pblicos.
La Caja del Tesoro Pblico est constituida por los saldos de las cuentas que
conforman la Caja nica, sean en moneda nacional o en moneda extranjera.
En el caso de tener algn dficit estacional de caja, la Direccin Nacional del Tesoro
Pblico tiene la facultad de:

Solicitar prstamos temporales a las instituciones financieras en las que

mantiene sus cuentas.
Emitir Letras del Tesoro Pblico que constituyen ttulos de deuda a corto plazo
(El monto mnimo de las letras se aprueba en la Ley del Presupuesto Anual).

Estos dos mecanismos los usa con la finalidad de cubrir el dficit estacional y poder
cumplir oportunamente sus obligaciones.
Las obligaciones contradas sern pagadas con cargo a los fondos pblicos en
cualquiera de las siguientes modalidades:
a
b
c

Mediante cheques o cartas a la orden giradas con cargo a las cuentas bancarias
de la Unidad Ejecutora.
Mediante abonos en cuentas bancarias individuales abiertas en entidades del
Sistema Financiero Nacional a nombre del beneficiario del pago.
Mediante efectivo, cuando se trate de conceptos tales como jornales, propinas,
servicios bancarios y otros conforme a lo que se establezca en las Directivas de
Tesorera.

Otra opcin que propone la direccin de tesorera es el uso de medios electrnicos

para la cancelacin de las obligaciones que contraen las Unidades Ejecutoras.
Responsabilidades de la DNTP:
a
b
c
d
e

Elaborar el presupuesto de caja del Gobierno Nacional;

Centralizar la disponibilidad de fondos pblicos;
Programar y autorizar los pagos y el movimiento con cargo a los fondos que
administra;
Custodiar los valores del Tesoro Pblico; y
Emitir opinin autorizada en materia de tesorera.

PRINCIPIOS REGULATORIOS
1

Unidad de Caja:
Entendemos por este principio que toda entidad estatal tiene un solo rgano
dentro de su organigrama que se encarga de la gestin o manejo de los fondos
de financiamiento y gasto de dicha entidad.

Economicidad:
Mediante este principio, la administracin y posterior uso de los fondos estatales
se debe realizar de manera eficiente, as como tambin debe haber un control o
seguimiento permanente para vigilar que dichos fondos hayan sido aplicados
correctamente conforme se presupuest, pero sin que estas medidas de control
acarreen un mayor desembolso.

Veracidad:
Absolutamente todas las autorizaciones y operaciones que se realizan en la
unidad de caja sobre el manejo o disponibilidad de los fondos se debern tener
necesariamente la documentacin pertinente que certifique la veracidad de la
operacin.

Oportunidad:
Estn obligadas las entidades del sector pblico a realizar los respectivos
depsitos en las cuentas pertinentes, respetando siempre los plazos a fin de
contar con saldos reales y disponibles en cualquier momento.

Programacin:
Los ingresos y los gastos se deben proyectar con anticipacin para poder prever
la disposicin de los excedentes, o de ser el caso la financiacin de los dficits.

Seguridad:
Con respecto a la documentacin que sustentan las operaciones, los sujetos que
hacen uso o disponen de los fondos deben reunir la suficiente documentacin o
pruebas que concurren en la ejecucin del gasto, que demuestran la referencia
del mismo y conservarlo. Caja nica del Tesoro Pblico

OBJETIVO Y MBITO DE APLICACIN DE LA LEY

1

Objetivo:
El objetivo de la presente Ley es proponer y normar el correcto funcionamiento
del Sistema Nacional de Tesorera; es decir, es un instrumento legal que est
normando y uniformizando las atribuciones o funciones, manejo y gestin de
los fondos pblicos en el Per.

mbito de Aplicacin:
El mbito de aplicacin comprende:

Entidades y organismos del (los):

Gobierno Nacional
Gobiernos Regionales
Gobiernos Locales.
Empresas del Estado:

En lo que respecta slo al artculo 12, el cual manifiesta que estn obligadas a
dar acceso a la Direccin Nacional del Tesoro Pblico, la informacin
relacionada con todos los fondos que administran, bajo la responsabilidad de
sus respectivos Directores Generales de Administracin o quienes hagan sus
veces, las siguientes empresas:

De Derecho Pblico
De Derecho Privado
De Economa Mixta

PROGRAMACIN Y ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DE CAJA

1

Programacin de Caja en el Nivel Central

Es el proceso que sirve para establecer condiciones en la gestin de la tesorera, y

as determinar el flujo de ingresos y gastos, y si fuera el caso
un
financiamiento
temporal, todo esto se puede apreciar en el Presupuesto de Caja del Gobierno
Nacional cuya preparacin est a cargo de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico.

El Presupuesto de Caja del Gobierno Nacional

Es el instrumento de gestin financiera, el cual permite pronosticar los niveles

de
liquidez disponibles para cada mes, y de esa manera optimizar la optimizacin de los
recursos mediante las metas y cronogramas de pagos.

BIBLIOGRAFIA
http://www.evirtual.edu.pe/evirtual/files/foro/1731932818SA%20Tesoreria.pdf
http://es.slideshare.net/wrulyw/sistema-nacional-de-tesoreria-ley-28693peru
http://www.gestiopolis.com/que-es-arqueo-de-caja/
https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor
http://comohacerpara.com/manejar-la-caja-chica-de-una-empresa_4518t.html