MANUAL DE SISTEMA DE SEGURIDAD BASC

NORMA BASC VERSION 3-2008

ESTANDARES INTERNACIONALES BASC VERSION 3-2008

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I.

MANUAL DEL
SISTEMA DE SEGURIDAD BASC

Cdigo: SSB-MA-01
Revisin: 09

OBJETIVO
El presente manual describe el Sistema de Seguridad BASC de Aduamrica Operador Logstico
de acuerdo a la Norma y Estndares BASC versin 3:2008, para prevenir actividades ilcitas
como narcotrfico y terrorismo u otros delitos conexos.

II.
ALCANCE
1. Aplica a las empresas del Operador Logstico:
a) Agencia de Aduanas: Rgimen de Exportacin
b) Aduamerica Transportes: Transporte de mercancas de Exportacin.
2. Comprende las operaciones de exportacin realizadas en nuestros locales:
a) Oficinas Casa matriz: Av. Federico Fernandini N 253 Urbanizacin Santa Marina Sur
Callao
b) Local de transporte: Calle Punta Pescadores Mz.A Lote 3 Callao.
III.
RESPONSABILIDADES
El Representante de la Direccin, es responsable de implementar y mantener en forma efectiva la
aplicacin del presente manual.
IV.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

1. Drogas
Sustancia natural o sinttica que ingresada va nasal, oral, intramuscular o intravenoso al
cuerpo humano, produce efectos y trastornos de ndole fsico y/o psicolgico, creando su
uso continuo, adiccin.
2. Trfico Ilcito de drogas
Toda actividad relacionada a la colaboracin para la produccin, acopio, transporte,
distribucin y comercializacin de drogas o sustancias prohibidas.
3. Delitos conexos
Contrabando de mercancas, terrorismo, trfico de armas y lavado de dinero.
4. Bioterrorismo
Empleo criminal de material biolgico con agentes fitopatgenos, enfermedades
cuarentenarias, insumos qumicos o cualquier otro tipo de material que atente contra la vida
y la salud de las personas.
5. Reporte de incidencias
Reporte de todo evento que no cumpla con los estndares de seguridad establecidos por
ADUAMERICA o que se suscite de manera extraordinaria atentando directa o
indirectamente contra la seguridad de ADUAMERICA.
6. Seguridad
Actividad encaminada a conseguir la proteccin de personal, bienes e informacin, ante
cualquier amenaza. Para conseguir esta proteccin es preciso contar con recursos
humanos y materiales, cuyo funcionamiento, organizacin y despliegue depender en
mayor o menor grado la consecucin del fin perseguido.
7. Riesgo
Es una contingencia o posibilidad de que suceda un dao, desgracia o contratiempo. Esta
posibilidad puede ser experimentada por una persona o una empresa.
El riesgo desde el punto de vista SSB es la posibilidad de que el narcotrfico y/o terrorismo
infiltren alguna fase o eslabn de la cadena de sus operaciones logsticas que una empresa
realiza como parte de su produccin y prestacin de servicios.
8. Eficacia
Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planteados.
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9. Comit de Seguridad BASC (parte del Comit SGI)

Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin y
que se encuentran involucrados en el tema.
10. BASC
Business Alliance Secure Commerce, siendo la traduccin al espaol, Alianza para un
comercio seguro.
11. SSB
Sistema de Seguridad BASC de Aduamerica.
V.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Norma BASC versin 3-2008
2. Estndares BASC versin 3-2008 Requisitos mnimos de seguridad C-TPAT Operador
Logstico (Parte A)
3. Estndares Adicionales a los Requisitos mnimos de C-TPAT (Parte B)
4. Procedimientos Internos aplicados al Sistema de seguridad BASC

VI.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD

6.1.

Generalidades y Aplicabilidad

Los elementos del Sistema de Gestin y Control son incorporados a nuestros procesos
definidos en el alcance estipulados en el punto 1.1 del presente Manual, para lo cual se ha
tomado en cuenta la naturaleza de nuestros negocios, el tamao de la organizacin, los
riesgos y las condiciones de nuestro entorno.
6.2.

Revisin Inicial del estado de la Organizacin

El diagnstico inicial del Sistema de Gestin de Control y Seguridad de la organizacin fue
realizado en coordinacin y cooperacin de nuestra empresa asesora de seguridad con la
finalidad de brindar informacin que influya en las decisiones sobre el alcance, idoneidad e
implementacin del sistema, los cuales hicieron llegar un informe pormenorizado de
cumplimiento por cada acpite de la Norma y Estndares BASC versin 003 2008 los
cuales proporcionaron la base a partir de la cual se determinaron las actividades a seguir,
descrito en EL documento Gantt de Implementacin.

6.3. Poltica de Control y seguridad

La Gerencia General aprob la Poltica de Control y Seguridad BASC, de la empresa
ADUAMERICA S.A. cuyo contenido refleja el compromiso de la empresa en contra de las
actividades ilcitas que pudieran comprometer el normal desarrollo del comercio internacional.
La poltica de Control y Seguridad esta soportada en objetivos de seguridad y estos son
medidos a travs de indicadores de gestin.
6.4. Planeacin
6.4.1.

Generalidades
Los requisitos en materia de control y seguridad en las operaciones del comercio
internacional, fueron identificados y plasmados en la caracterizacin de procesos del
Sistema de Gestin de Control y Seguridad

6.4.2.

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Gestin del Riesgo

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ADUAMERICA S.A. ha establecido e implementado un Proceso de Gestin del

Riesgo a todos los procesos involucrados en el transporte terrestre de carga los
cuales se grafican en el presente manual Mapa de Procesos y, asimismo el proceso
permite la identificacin, anlisis, evaluacin, ponderacin, tratamiento, monitoreo,
seguimiento y comunicacin de los riesgos, para lo cual se ha elaborado e
implementado el Procedimiento de Gestin del Riesgo.
6.4.3.

Requisitos Legales y de otra ndole

ADUAMERICA S.A. ha establecido y mantiene los Requisitos Legales Aplicables a la
organizacin con la finalidad de identificar y tener acceso a los requisitos legales
aplicables a ella y tambin a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea
aplicable a la gestin en control y seguridad.

6.4.4.

Previsiones
La Gerencia General de ADUAMERICA S.A. acord establecer las previsiones
necesarias a fin de soportar y respaldar las siguientes actividades claves:
a) Los planes y objetivos generales, incluyendo personal y recursos para desarrollar
la Poltica de Control y seguridad.
b) Lograr los conocimientos, habilidades y experiencia en temas de control y
seguridad, a fin de administrar sus habilidades de manera segura y confiable,
concordantes con la normatividad legal vigente, cuales son mantenidos en su
Manual de Funciones y ejecutados a travs de las capacitaciones necesarias
c) Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los riesgos
y requisitos identificados en su Matriz de Evaluacin de Riesgos
d) La Planificacin para el Control Operacional de las actividades cubiertas en el
numeral 4.3.6 de la Norma BASC, contando con sus controles operacionales en su
Matriz de Evaluacin de Riesgos.
e) Los recursos y Planes para apoyar la mejora continua del SGCS de la Empresa,
los cuales son identificados y asignados a travs de las Revisiones de la Direccin

6.5. Estructura, Responsabilidad y Autoridad

ADUAMERICA S.A. ha establecido a travs de su Organigrama la estructura,
responsabilidad y autoridad del personal involucrado en el SGCS BASC.Y consiente de que
la responsabilidad final por el control y seguridad en el comercio internacional, recae en el
ms alto nivel de la Empresa ha designado, mediante comunicacin al personal, un
responsable de la Alta Direccin para asegurar que el sistema de gestin en Control y
Seguridad ha sido implementado adecuadamente y cumple los requisitos en todos los sitios
y esferas de operacin dentro de la organizacin.
Asimismo, la Alta Gerencia, demuestra con su ejemplo, su compromiso, involucrndose
activamente en el mejoramiento continuo del desempeo en control y seguridad
6.6.

reas y Puestos Involucradas

El personal de la organizacin que involucra la seguridad de la empresa se registra y
actualiza en el listado de Posiciones Crticas
Asimismo; todo el personal de la organizacin conoce y est informado de sus
responsabilidades con respecto al control y a la seguridad de las actividades que se realizan
en la organizacin. Las cuales estn establecidas en las cartillas de Responsabilidades y
Funciones entregadas a cada persona al momento de su induccin.

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6.7.

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Entrenamiento y sensibilizacin
Se han identificado las competencias del personal en todos los niveles de la Empresa, y se
ha establecido el Programa de Capacitacin BASC en el cual se cumple con el objetivo de
brindar entrenamiento y sensibilizacin en lo relacionado al cumplimiento de las exigencias
de la Norma.

6.8.

Comunicaciones
El Comit es el responsable de administrar las comunicaciones relacionadas al SGCS
manteniendo permanentemente informados al personal en referencia al Sistema de Gestin
en Control y Seguridad, a travs de capacitaciones y difusin de material informativo.
Se mantiene capacitado al personal para saber cmo actuar en
sospechosos.

6.9.

caso de incidentes

Documentacin del Sistema

La documentacin del sistema, necesaria para consolidar y conservar los conocimientos
sobre su desarrollo, implementacin y mantenimiento de los planes de Control y Seguridad,
son gestionados y se encuentran disponibles en su totalidad en el sistema de control
documentario ADUSYSTEMS, conforme a lo dispuesto en los procedimientos de Control de
Documentos y Registros..

6.10.

Control de Documentos
Para controlar la documentacin exigida para la implementacin del Sistema de Gestin de
Control y Seguridad BASC se ha establecido el procedimiento Control de Documentos y
Registros, el cual permiten que los mismos cumplan con lo siguiente:
a) Puedan ser localizados oportunamente.
b) Actualizados peridicamente, revisados cuando sean necesarios y sean aprobados por
el personal autorizado.
c) Se encuentren disponibles en los sitios en que se realicen las operaciones.
d) Sean retirados oportunamente, o se eviten darles un uso no previsto.
e) Identificados adecuadamente.
f)

Controlar los documentos de origen externo.

g) La legibilidad de los documentos.

6.11.

Control Operacional
Los documentos del SGCS consideran los aspectos necesarios para garantizar una
operacin segura. ADUAMERICA S.A. establece las responsabilidades, recursos y la
estructura organizacional necesarios el para buen desenvolvimiento de las operaciones de
la organizacin.

6.12.

Preparacin y Respuesta a Eventos Crticos

ADUAMERICA S.A. ante la ocurrencia de un evento crtico ha establecido las actividades a
realizar para el reporte respectivo.
La Empresa se encuentra preparada para identificar y responder ante situaciones crticas, y
previene el impacto que estos puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la
Empresa.

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El Plan de Contingencia y Emergencia, contempla las actividades a tomar en cuenta ante la

existencia de eventos crticos.
6.13.

Verificacin y Accin Correctiva

6.13.1.- Monitoreo y Medicin
ADUAMERICA S.A. ha establecido mecanismos de monitoreo y medicin a
travs de los informes de gestin elaborados por los jefes de proceso con la
finalidad de ver el cumplimiento de las polticas y objetivos del SGCS y as poder
mantener controles de medicin y monitoreo peridicamente.
6.13.2.- Accin Correctiva/Preventivas
Las no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora encontradas
en la evaluacin realizada al Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC
generan las acciones correctivas o preventivas necesarias para corregir o
mejorar las operaciones de ADUAMERICA S.A.; la metodologa a seguir se
describe en el procedimiento Acciones Correctivas Preventivas.
6.13.3.- Registros
ADUAMERICA S.A. ha establecido que para la identificacin, mantenimiento y
disposicin de los registros de control y seguridad se cumpla con lo estipulado en
el procedimiento Control de Documentos y Registros.
6.13.4.- Auditoria
Los procedimientos, documentos y registros generados por ADUAMERICA S.A.
deben ser evaluados para asegurar su cumplimiento y su mejora continua, para
de esta manera asegurar la eficacia del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad BASC implementado. Esta evaluacin es realizada mediante
Auditoras internas segn el procedimiento Auditoras Internas
6.13.5.- Revisin por parte de la Gerencia
La Alta Direccin de ADUAMERICA S.A. tiene el compromiso de revisar
constantemente el Sistema de Gestin implementado en la organizacin en base
a un programa definido, esta revisin se debe hacer en base a los Informes de
Auditoras efectuados, los Informes de Acciones Correctivas y Preventivas,
informes de Gestin as como toda herramienta que permita medir la Gestin
desarrollada por el Sistema. La metodologa a seguir se describe en el
procedimiento Revisin por la Direccin.
Para dicha revisin el Representante BASC, recopila la documentacin
necesaria para tratar los siguientes temas:
a) Desempeo global del sistema.
b) Desempeo de los elementos individuales del sistema.
c) Los resultados de auditoras, acciones preventivas, correctivas, de mejora y
revisiones anteriores.
d) Los factores internos y externos que inciden en el Sistema
e) La identificacin
deficiencia.
f)

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de

acciones

necesarias

para

remediar

Resultados de la evaluacin de riesgos.

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cualquier

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6.13.6.- Mejora Continua

Alta Direccin de ADUAMERICA S.A. tiene el compromiso de incrementar el
desarrollo y ejecucin de actividades de control y seguridad dentro de los
procesos productivos y administrativos al interior de la organizacin; los
resultados se revisan, conforme a lo establecido por los estndares BASC, para
determinar actividades adicionales de mejora en base a las auditorias, informes
de acciones correctivas preventivas , informes de gestin, la revisin del Sistema
de gestin as como toda herramienta que permita medir la Gestin desarrollada
por el Sistema y que pueda servir para identificar oportunidades para la mejora.
VII.
1.

ESTANDARES BASC PARTE A

REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.a

Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocio

Aduamerica Operador Logstico cuenta con procedimientos documentados y establecidos
para la seleccin de Asociados de Negocio como:
1.a.1
Se establece un procedimiento para la Evaluacin de Proveedores de
Transporte (TRA-PR-03), se describen las disposiciones para la verificacin y el
mtodo de liberacin a los proveedores en la cartilla Requisitos del Proveedor de
unidades de Transporte (TRA-CA-01)
1.a.2
Se realiza una verificacin de las instalaciones del proveedor de servicio de
mantenimiento, segn lo establecido en lo establecido en el procedimiento Evaluacin
de Proveedores de Transporte (TRA-PR-03) y en la cartillaRequisitos del Proveedor
de unidades de Transporte (TRA-CA-01)
1.a.3
Se realiza una revisin de los proveedores de Software, mediante lo
establecido en el procedimiento Evaluacin de Proveedores de Software de Aduanas
(SIS-PR-02)
1.a.4
Se mantiene el procedimiento para la evaluacin de Proveedor de Lnea
Dedicada (SIS-PR-05)
1.a.5
Se cuenta con un procedimiento para la Evaluacin del Proveedor del rea
Legal (LEG-PR-04)

1.b

Verificando procedimientos de Seguridad en el punto de Origen

Aduamerica mantiene establecido Alianzas Estratgicas con sus Asociados de Negocio, as
mismo se realizan inspecciones aleatorias a las instalaciones de los asociados de negocios
segn procedimientos de evaluaciones de proveedores.

1.c

Documentacin exigida para los Asociados de Negocio de participacin en

programas extranjeros de SGC
Aduamerica mantiene un file con los certificados de seguridad obtenidos por los asociados
de negocios.

1.d

Procedimientos para revisar y seleccionar al proveedor de servicio

Para la evaluacin de proveedores se cuenta con los procedimientos:
a) Evaluacin de Proveedores de Transporte (TRA-PR-03)
b) Evaluacin de Proveedores de Software (SIS-PR-02)
c) Evaluacin de Proveedores de seguridad - vigilancia (SSB-PR-05).
d) Evaluacin de Proveedores de Precintos de seguridad (SSB-PR-06)

1.e

2.

Procedimientos para revisar a los Clientes

La evaluacin de posibles clientes incluye una verificacin por parte del rea de Ventas de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento Proceso de Ventas (VEN-PR-01).

SEGURIDAD DEL CONTENEDOR

2.a Integridad del Contenedor
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Durante los desplazamientos del contenedor se utilizan precintos de seguridad segn indica
el procedimiento de Control de precintos SSB-PR-02 y cuyo seguimiento se realiza con el
sistema de control de unidades satelital (GPS), garantizando la integridad de los
contenedores.
2.a.i
Inspeccin de Contenedores
Los criterios para verificar la integridad fsica del contenedor se encuentra establecido
en el instructivo Inspeccin de Contenedores SSB-IN-01.
2.b.i
Sellos de Seguridad
El almacenamiento y uso de los precintos de seguridad se ha establecido en el
procedimiento Control de Precintos (SSB-PR-02).
2.b Almacenaje de Contenedores
N/A
2.c Seguridad en el Transporte
El modo de transporte de contenedores es revisado segn lo indica el procedimiento de
Servicio de Transporte TRA-PR-01.
2.c.i

Procedimiento para la Inspeccin del Transporte

El Jefe de Seguridad realiza inspecciones segn lo establecido en el instructivo

Inspeccin de Contenedores SSB-IN-01.
2.d Seguridad en los remolques
La seguridad en los remolques interna se mantiene mediante un control proporciona por una
empresa de seguridad certificada bajo los estndares de la Norma BASC y durante la
operacin segn procedimiento Servicio de Transporte TRA-PR-01.
2.2.b
2.2.c

Requerimiento de Almacenamiento Seguro de los remolques

De acuerdo al punto 2.d.
Cambios Estructurales en los Remolques
Aduamerica reporta los cambios de los remolques de acuerdo al procedimiento
control de Contenedores SSB-PR-08.

2.2.d

Sellos Requeridos en los remolques

Los sellos de seguridad son controlados de acuerdo al procedimiento: operativa
GAT ADU-PR-06

2.2.e

Seguridad del Transporte en Ruta

El seguimiento de las unidades en ruta se realiza mediante en forma electrnica
utilizando el sistema de control satelital (GPS).

2.2.f

Rutas predeterminadas
Existen rutas de desplazamiento de las unidades de transporte de Aduamerica, ante
alguna demora es comunicado de acuerdo a procedimiento Servicio de transporte
TRA-PR-01

2.2.g

Revisiones documentadas y no anunciadas

El personal de seguridad realiza inspecciones no anunciadas a las instalaciones de
Aduamerica cuyas evidencias son comunicadas al Jefe de Seguridad segn lo
establecido el procedimiento Control de acceso (SSB-PR-01).

2.2.h

Reporte de Anomalas
Aduamerica a travs de sus colaboradores, reporta las anomalas encontradas en las
unidades utilizadas para el transporte de la carga, segn lo establecido en el
procedimiento Operativa - Exportaciones EXP-PR-02.

2.2.i

Requerimientos de Precintos de Alta Seguridad

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Los precintos de alta seguridad son manejados, distribuidos, almacenados y

resguardados segn lo establecido en el procedimiento Control de Precintos SSBPR-02, as mismo las especificaciones al proveedor se encuentran descritas en el
procedimiento Evaluacin de proveedores de precintos de seguridad SSB-PR-06.
La verificacin del uso de los precintos tanto al momento de la carga como la
transferencia de la carga en el terminal de almacenamiento indicado, se realiza
segn lo establecido en el procedimiento Operativa-Exportaciones EXP-PR-02 y el
procedimiento de Servicio de transporte TRA-PR-01.

2.3 Carga Consolidada

2.3.a

Candados de alta seguridad para Transportistas LTL

Para cargas consolidadas se controla el uso de precintos tanto al momento de la
carga como la transferencia de la carga.

2.3.b

Requerimiento de Precintos ISO PAS 17712

Las especificaciones al proveedor de precintos se encuentran descritas en el
procedimiento Evaluacin de proveedores de precintos de seguridad SSB-PR-06.

2.3.c

Exigencia de Precintos ISO PAS 17712

El desarrollo de la exigencia de precintos ISO PAS en cada para se realiza segn lo
establecido en el punto 2.2.i

2.3.e

Reporte de precintos comprometidos

El reconocimiento de los precintos comprometidos y la presentacin de los mismos se
realizan segn lo establecido el procedimiento Operativa GAT ADU-PR-06.

Controles de acceso fsico

Aduamerica ha establecido el procedimiento Control de acceso (SSB-PR-01) donde se
especifica las medidas de Control y Seguridad para el acceso del personal o visitas a las
instalaciones de la empresa.

3.a Identificacin de Empleados

La identificacin de los empleados de Aduamerica se realiza mediante el uso de fotochecks
la entrega y devolucin de carns de identificacin de empleados, visitantes y proveedores. Se
realiza la devolucin de acuerdo al procedimientos control de acceso SSB-PR-01 Y dotacin
de personal RH-PR-01
3.b Identificacin de los visitantes
Los visitantes son identificados segn lo establecido en el procedimiento control de acceso
SSB-PR-01
3.c Identificacin de personal de despachos
De acuerdo al procedimiento control de acceso SSB-PR-01
3.c.i Monitoreo de las entregas
De acuerdo al procedimiento control de acceso SSB-PR-01
3.d Procedimientos de enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas
Aduamerica cuenta con un proveedor del Servicio de Seguridad certificado bajo los estndares
BASC, el cual mantiene procedimientos para el enfrentamiento y retiro de personas no
autorizadas a la Empresa.
4

Seguridad del personal

La metodologa para el reclutamiento y seleccin se encuentra descrita en el procedimiento
Dotacin de Personal (RH-PR-01).

4.a Verificacin pre-empleo

La verificacin de empleos anteriores al personal nuevo, antes de su contratacin se encuentra
establecido en el procedimiento Dotacin del personal RH-PR-01.
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4.b Verificacin y anlisis de antecedentes

La verificacin de antecedentes del personal, se encuentra establecido en el procedimiento
Dotacin del personal RH-PR-01.
4.c Retiro de personal y acceso denegado
La secuencia de actividades para el retiro del personal cesante, se encuentra establecido en el
procedimiento Dotacin del personal RH-PR-01.
4.d Lista permanente de empleados
El Jefe de Recursos Humanos, mantiene establecido un listado actualizada de empleados, en el
sistema de planilla de la empresa.
5

Seguridad de Procesos

5.a Seguridad para el transporte, carga y manejo

La seguridad durante el transporte y manejo se asegura segn lo establecido en el
procedimiento Servicio de Transporte TRA-PR-01, as mismo se aseguran las actividades de
carga mediante lo indicado en el procedimiento Operativa Exportaciones EXP-PR-02.
5.b Exactitud de la Informacin
5.b.i Procesamiento de documentacin
Aduamerica, para la gestin de sus registros generados tiene establecido el Procedimiento
Control de Registros (SGC-PR-02) la manera de administrarlos, recuperarlos, el tiempo de
retencin y la disposicin al trmino del mismo.
Una vez terminado el despacho los documentos originales son almacenados en el Archivo de
la empresa cumpliendo con la normatividad legal vigente tal como se establece en el
procedimiento Administracin del Archivo (ADU-PR-03).
5.b.ii Manifiestos oportunos y exactos
El envo oportuno de la informacin para la elaboracin del manifiesto de carga se indica en el
procedimiento Atencin-Proceso Exportaciones EXP-PR-01.
5.b.iii Envos, recibos y manifiestos
De acuerdo a procedimiento Atencin-Proceso Exportaciones EXP-PR-01.

5.b.iv Reportando discrepancias en la Carga

De haber faltantes o sobrantes luego del despacho se procede segn lo indicado en el
procedimiento ADU-PR-06 Operativa GAT.
6

Entrenamiento en seguridad y conciencia sobre amenazas

6.a Concientizacin contra amenazas

Aduamerica mantiene un programa Anual de Capacitaciones RH-RE-11.
6.b Programa de concientizacin sobre amenazas
El programa de concientizacin sobre amenazas se especifica en el punto 6.a del presente
manual.
La Alta Direccin de Aduamerica incentiva y mejora la cooperacin de los empleados para
reportar cualquier sospecha u actividad ilcita que atenten contra la seguridad de Aduamerica
que muestren seales de conspiraciones internas, actividades ilcitas y/o consumo de drogas. La
metodologa ha realizar se encuentra descrito en el documento Procedimiento del programa de
incentivos (SSB-PR-03).
7

Seguridad Fsica
Aduamerica ha establecido el procedimiento Control de acceso (SSB-PR-01) donde se
especifica las medidas de Control y Seguridad para el control de barreras perimtricas.

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7.a Cercado
No aplica
7.b Puertas y Casetas
Las puertas de entrada o salida de vehculos de Aduamerica, se mantienen vigiladas y
controladas por personal de vigilancia contratado.
7.c Estacionamiento de vehculos no comerciales
Las oficinas de Fernandini no cuenta con estacionamiento interno y se controlan mediante el
procedimiento control de Acceso SSB-PR-01
7.d Estructura de los Edificios
La estructura de los locales de Aduamerica, estn construidos con materiales resistentes a la
entrada forzada y/o ilegal de personal no autorizado.
El mantenimiento peridico de la infraestructura est a cargo de la administracin de la empresa.
7.e Control de Cerraduras y Llaves
Aduamerica ha establecido el procedimiento Control de acceso SSB-PR-01, donde se
especifica las medidas de control y seguridad de cerraduras y llaves.
7.f Iluminacin
Aduamerica ha establecido el procedimiento control de acceso SSB-PR-01 donde se especifica
las medidas de control y seguridad para el control e inspeccin de la iluminacin.
7.g Sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia
Aduamerica cuenta con cmaras de videos al ingreso de las oficinas y en las instalaciones de
transportes.
8

Seguridad de tecnologa de informtica

La integridad de los sistemas de informacin es mantenida y protegida del acceso no autorizado
o manipulacin indebida, segn lo establecido en el instructivo Medidas de seguridad
Informtica SIS-IN-01.

8.a Proteccin con contrasea

Todos los accesos de tecnologa informtica son controlados mediante instructivo Medidas de
seguridad Informtica SIS-IN-01.
8.b Tecnologa informtica
Aduamerica mantiene un sistema se control de accesos de todos los sistemas aduaneros que
maneja, las medidas de seguridad son establecidas en el instructivo Medidas de seguridad
informtica SIS-IN-01.
VIII.
1

ESTANDARES BASC PARTE B

ESTUDIO LEGAL

1.1 Listado de requisitos legales

Aduamerica cuenta con los listados de requisitos legales actualizados a cargo del rea legal.
2

SISTEMA DE GESTIN

2.1 Diagnstico o revisin inicial

Aduamerica realiz una revisin inicial de su situacin actual, antes de desarrollar, implementar y
certificar el sistema de gestin en control y seguridad con el objetivo de conocer la situacin de
nuestra organizacin con respecto al cumplimiento de los estndares internacionales de
seguridad.
Las revisiones posteriores se realizan a travs de las auditorias internas y revisiones por la
direccin que nuestra organizacin ha establecido desarrollar o cuando se modifiquen la norma
y/o estndares del BASC.
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2.2 Poltica de Control y Seguridad

La Alta Direccin de Aduamerica ha definido, documentado y respaldado la Poltica de seguridad.
Esta Poltica es la manifestacin de Aduamerica en contra de una posible utilizacin por
organizaciones ilcitas. Nuestra Poltica es de carcter general y sirve como base para establecer
las dems polticas de Aduamerica, tales como Poltica de Sistemas, Poltica de Archivo, Poltica
de Recursos Humanos, Poltica de Transporte, Poltica de firmas y sellos.
La Poltica de Seguridad que Aduamerica tiene establecido es:

POLTICA DE S EGURIDAD
A DUAMERICA

DE

ADUAMERICA PREVIENE ACTIVIDADES ILCITAS COMO

NARCOTRAFICO Y TERRORISMO, TANTO EN SU PARTICIPACIN
EN LA CADENA LOGSTICA INTERNACIONAL MEDIANTE LA
APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD EN SUS
OPERACIONES.
GERENTE GENERAL

2.3 Objetivos de Seguridad

La poltica de seguridad de Aduamerica genera los Objetivos establecidos por la Alta Direccin y
son medidos a travs de indicadores de gestin. Los Objetivos se encuentran definidos en el
Plan del sistema de gestin en control y seguridad para el monitoreo de los objetivos de BASC
(SSB-PL-04).
2.4 Responsabilidades y autoridades
La Alta Direccin de Aduamerica ha establecido un organigrama donde se indican los puesto y
niveles de autoridad y son comunicadas dentro de la organizacin a travs de las cartillas de
Funciones y Responsabilidades establecidas para cada puesto, as mismo se mantiene una
Lista del Personal Crtico (SSB-LI-01).
2.5 Revisin por la Direccin
La Alta Direccin en coordinacin con el Comit de Seguridad BASC (comit SGI) realiza
anualmente una revisin del Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC para asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia de acuerdo al procedimiento SGC-PR-10.
2.6 Representante de la Direccin
Aduamerica ha designado un Representante de la Direccin para el mantenimiento del sistema
de seguridad BASC, el cual tiene como funcin especfica.
2.7 Manual de Seguridad BASC
El presente Manual, describe el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC de
Aduamrica Operador Logstico, de acuerdo a la Norma y Estndares BASC versin 3:2008 para
prevenir actividades ilcitas como narcotrfico, terrorismo u otros delitos conexos.
2.8 Auditorias

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Se cuenta con un Programa de Auditorias/Revisin por la Direccin (SGC-PL-02) y se ha

establecido el procedimiento Auditorias Internas (SGC-PR-09) para la planificacin y ejecucin
de las auditorias internas, cuyo cumplimiento asegura la objetividad e imparcialidad del proceso.
2.9 Equipo de Auditores Internos
Aduamerica mantiene auditores calificados que han aprobado el curso de auditores internos
BASC para asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso los cuales se indican en la Lista
de auditores internos SGC-LI-02.
2.10 Identificacin de Procesos
Se han identificado los procesos de la ejecucin del servicio, los procesos de medicin, anlisis y
mejora y su aplicacin a travs de la organizacin as como se determina la secuencia e
interaccin de estos procesos, descritos en el Anexo N 1.
2.11 Caracterizacin de Procesos
La caracterizacin de los procesos se identifica a travs de lo descrito en el presente Manual en
el Anexo Nro. 1
2.12 Accin Preventiva y Correctiva
En el Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (SGC-PR-07) se establecen las
acciones a tomar para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales con el
objeto de prevenir su repeticin u ocurrencia.
3

ADMINISTRACIN Y SELECCION DE PERSONAL

3.1 Verificacin Domiciliaria

La verificacin domiciliaria del personal crtico, se realizan conforme lo establecido en el
procedimiento Dotacin del Personal RH-PR-01.
3.2 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
El rea de Recursos Humanos, es responsable de mantener actualizado los registros de
afiliacin al seguro social.
MANTENIMIENTO Y CAPACITACION
3.3 Deteccin de consumo de drogas ilcitas
Se realizan los exmenes toxicolgicos al personal crtico segn lo indica el procedimiento
Dotacin de Personal RH-PR-01
3.4 Programa de concientizacin
El programa de concientizacin se realiza, segn lo establecido en el punto 6.a del estndar
parte A del presente manual.
3.5 Archivo fotogrfico del personal
El archivo fotogrfico, registro de huellas dactilares y firma del personal de Aduamerica se
mantiene actualizado y archivado en el file de personal que controla el Gerente de Recursos
Humanos.
3.6 Control de entrega y devolucin de uniformes
Los controles de entrega y devolucin de uniformes, fotochecks y dems implementos, se
encuentran descritos en el procedimiento Dotacin del Personal RH-PR-01
4

SISTEMA DE SEGURIDAD

4.1 Responsable de la seguridad

La Alta Direccin ha designado un Jefe de Seguridad con funciones documentadas en la cartilla
Funciones del Jefe de Seguridad SSB-CA-03
4.2 Ubicacin de reas sensibles
Aduamerica dispone de los planos con las reas sensibles, las cuales son actualizadas por el
Jefe de Seguridad.
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4.3 Control de reas de lockers

N.A.
Aduamerica no mantiene lockers del personal, por lo que se excluye el punto 4.3 del estndar B
de la norma BASC.
4.4 Servicio de Seguridad
Aduamerica cuenta con servicio de seguridad contratado con una empresa certificada bajo los
estndares BASC.
4.5 Comunicacin de encargados de seguridad con las autoridades
Se cuentan con tres sistemas de comunicacin, por Nextel entre el personal y el jefe de
Seguridad, el jefe de seguridad con la polica y monitoreo satelital con las unidades de
transporte.
4.6 Accin de Respuesta
Aduamerica cuenta con Seguridad contratada las 24 horas del da. El personal de seguridad se
gua de acuerdo al Manual de procedimientos de seguridad SSB-MA-02.
4.7 Procedimientos y dispositivos de alerta
Los procedimientos de emergencia a tomar en cuenta por nuestra organizacin cuando se
presenten, se encuentran descritos en el documento Plan de Emergencia (SSB-PL-02).
4.8 Simulacros de procedimientos de contingencia y emergencia
El Jefe de Seguridad es responsable de establecer y programa los simulacros de los
procedimientos de contingencia (SSB-PL-03) y emergencias (SSB-PL-02).
5

LOGISTICA DE RECIBO Y DESPACHO DE CARGA

5.1 N/A
5.2 N/A
6

CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE EMPAQUE

6.1 N/A
6.2 N/A
6.3 N/A
7

CONTROL DE DOCUMENTOS Y DE INFORMACION

7.1 Procedimiento documentado de control de documentos

Aduamerica ha establecido y mantiene el procedimiento Control de documentos (SGC-PR-01)
en la que se administra el control de los documentos del Sistema de Seguridad BASC.
En el Procedimiento Control de Registros (SGC-PR-02) establece la manera de que los
registros son identificados y administrados
7.2 Procedimiento de entrega y archivo de la documentacin
Aduamerica, para la gestin de los registros generados establece en el Procedimiento Control
de Registros (SGC-PR-02) la manera de administrarlos, recuperarlos, el tiempo de retencin y la
disposicin al trmino del mismo.
Una vez terminado el despacho los documentos originales son almacenados en el Archivo de la
empresa cumpliendo con la normatividad legal vigente tal como se establece en el procedimiento
Administracin del Archivo (ADU-PR-03).
7.3 Ubicacin del archivo de documentos
Aduamrica, para la gestin de los registros generados establece en el Procedimiento Control
de Registros (SGC-PR-02) la manera de administrarlos, conservarlos y almacenarlos.
La documentacin final referente a los Despachos es protegida contra cualquier prdida, dao o
deterioro en el rea de archivo.
7.4 Poltica de Firmas y Sellos
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La Alta Direccin de Aduamerica ha definido, documentado y respaldado la Poltica de Firmas y

Sellos.
7.5 Proteccin de Propiedad Intelectual
Aduamerica cuenta con el control de las licencias de software correspondientes.
7.6 Respaldo de informacin sensible
Como medida de prevencin ante la prdida de informacin, por daos en los servidores y
computadoras, Aduamerica mantiene establecido el procedimiento copias de Seguridad SISPR-01.

VII LISTA DE MODIFICACIONES

N
1
2
3
4
5
6
7

Modificaciones
Se incluy en el tem 2.12 los procesos de Atencin-Proceso Exportacin y de Servicio de Transporte
En el tem 4.28 se hace referencia al Jefe de Seguridad
En el tem 5.10 se hace referencia al procedimiento Control de precintos
En el tem 5.19 se hace referencia al procedimiento Operativa GAT
Se elimino el tem 8.3 c) de la revisin anterior
Se modific todo el manual acorde a la nueva versin BASC 3:2008
Se reviso y verifico que los codigos de registros sean los indicados.

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