Medicin y Mejoramiento de la Productividad en la Fundacin

Ecolgica Luz De Las Amricas FUNELA de la Ciudad de Barranquilla,

utilizando las Herramientas del Estudio del Trabajo

PRESENTADO POR:
ANDRES COBA
JOHANA OROZCO
ARNOLD RINCON
DIANA SABOGAL

GRUPO: BN1

PRESENTADO A:
AIDA HUYKE

BARRANQUILLA
UNIVERSIDAD DE LA COSTA, CUC
2015

1. INTRODUCCIN
La Fundacin Ecolgica Luz De Las Amricas FUNELA es una empresa prestadora de
servicios de capacitacin a comunidades e instituciones de carcter pblico a nivel
departamental, con el fin de concientizar a la poblacin sobre el cuidado del medio
ambiente haciendo nfasis en el manejo adecuado de los residuos slidos y temas afines
del cuidado y preservacin del ambiente.
El siguiente trabajo busca a travs del estudio de mtodos y tiempos, analizar, evaluar,
practicar y recomendar mejoras con el fin de perfeccionar un proceso ya existente en
FUNELA, con la finalidad de hacerla ms competitiva.

2. JUSTIFICACIN
Durante los ltimos aos el avance en lo tecnolgico y comunicativo ha sido vertiginoso
lo que ha hecho que la comunicacin tradicional tenga un desfase en especial con la
documentacin fsica y en cantidad. El reto de este proyecto para intervenir en este
proceso de la Fundacin no es que sea revolucionario pero si necesario cambio de lo
analgico a lo digital, de lo fsico a lo virtual.
Los documentos fsicos se degradan con el tiempo y resultan por ello difcil de manejar, lo
que exige la digitalizacin de los mismos no solo por innovacin digital sino porque
ayudan a la preservacin de los mismos, este proceso ofrece muchas ventajas:
-

Ayuda a conservar los documentos del deterioro

A travs de la digitalizacin de los documentos se potencia la eficacia y

competitividad a nivel de fundaciones

Permite ahorrar tiempo a los usuarios debido a que la vista virtual pueden obtener
la informacin de forma ms eficaz y rpida.

Uno de los indicadores de calidad en la prestacin de servicios pblicos incluyendo las

actividades propias de la fundacin es la pro actividad, es decir la capacidad de anticipar
o adaptarse a las necesidades y demandas de los usuarios. Por lo tanto incrementar la
oferta significa mejorar la calidad al incorporar mejoras digitales.
Por ello la mejora a implementar resulta de gran importancia debido al impacto positivo
que va tener en la modernizacin de la Fundacin.

3. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Medir y mejorar la Productividad en la Fundacin Ecolgica Luz De Las

Amricas FUNELA de la Ciudad de Barranquilla, utilizando las
Herramientas del Estudio del Trabajo

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diagnosticar las condiciones actuales de la Fundacin

Minimizar el riesgo de prdida de documentos por la manipulacin y otros

agentes de deterioro.
Garantizar la conservacin y preservacin de los documentos, la consulta
de la informacin procesada; agilizar el proceso de bsqueda de la

informacin y mejoramiento del servicio al usuario interno y externo.

Poseer un entorno adecuado al medio, usando tecnologa.
Realizar un estudio de muestreo donde se evale la eficiencia o ineficiencia
del empleado mientras desempea sus labores y establecer posibles
mejoras que permitan aumentar la eficiencia o disminuir la ineficiencia

segn sea el caso.

Plantear un mtodo de trabajo propuesto a la empresa con el fin de
solucionar los problemas o simplemente mejorar algunos aspectos en el
proceso y as aumentar la efectividad y productividad de la empresa

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La existencia de documentos en cantidad y sueltos de los diferentes periodos de la
Fundacin, clasificados en procesos, documentos, gastos, papelera en general
constituyen el archivo de la misma, esta documentacin significativa se encuentra en
condicin de abandono y expuesta al deterioro por el entorno de la fundacin donde se
encuentra, cabe anotar que la entidad no cuenta con la persona idnea para llevar este
tipo de documentacin, adems no se dispone de un equipo mobiliario adecuado para
resguardar estos documentos.
El procedimiento con que se maneja la documentacin no es el adecuado y por esta
razn la localizacin de un documento resulta muy difcil si consideramos el tiempo que
tarda el usuario en lograr encontrarlo, tambin si lo llevamos a la partes de mejoras en el
rea de trabajo que hay efectuar (iluminacin, ubicacin equipos) contamos con la
presencia de alergias, insectos y hongos con los que puede llevar a sufrir el operador de
documentos. Por ello surge el interrogante cmo pueden las herramientas tecnolgicas y
el proceso de mejoras a implementar aminorar el deterioro y acumulacin de
documentos? Y qu beneficios ofrece a los usuarios internos y externos?

5. DESARROLLO DEL TRABAJO

5.1 INFORMACIN DE LA EMPRESA
La razn social de la empresa es Fundacin ecolgica Luz de las Amricas
FUNELA"
Se encuentra ubicada en la Calle 58 # 33 A 12 Barrio las Gaviotas Soledad

QUIENES SOMOS
La Fundacin Ecolgica Luz de las Amricas es una entidad sin nimo de lucro e
independiente. Creada por un grupo de profesionales comprometidos a proteger el
patrimonio Ecolgico que nos pertenece a todos por igual.
Trabajaremos unidos para contribuir a la elaboracin de programas y proyectos que
originen soluciones a nuestras generaciones futuras.
MISION
Contribuir a preservar y recuperar el Medio Ambiente de manera integral para mejorar la
calidad de vida de los seres humanos en el planeta tierra y lograr los objetivos
fundamentales en el ser humano, vivienda digna, educacin y salud total al acorde de la
poca, proyectando al hombre hacia la felicidad, aportando soluciones a la poblacin en
general y enfrentando el siglo XXI con el acompaamiento de todos. Hacia un mundo
mejor con un rostro natural.
VISION
Alcanzar de manera Lapso facta con proyeccin al futuro los objetivos de la comunidad en
general, pactada en el marco de la felicidad humana. Ser lderes en la regin reconocidos
por el aporte a la naturaleza, con responsabilidad y sentido de pertenencia. Vigilando la
calidad de los proyectos y servicios, con altos estndares de sostenibilidad y conservacin
TAMAO DE LA EMPRESA
La empresa segn su constitucin de equipo de trabajo es considerada pequea
empresa.
Clasificacin de la empresa
Es una fundacin sin nimo de lucro enfocada a la proteccin del medio ambiente, es
decir sector ambiental adems ha realizado tareas comunitarias para beneficiar a
personas vulnerables en el rea departamental. El grado de intervencin del elemento
humano es manual todas las actividades realizadas se hacen de manera ldica como por

empleo charlas, cursos virtuales, capacitaciones etc. El fin de la Fundacin es la

realizacin de proyectos ambientales, culturales, educativos, sociales y recreativos.

ORGANIGRAMA

ANLISIS DOFA
DEBILIDADES:
D1: Infraestructura
D2: Poca publicidad
D3: Ubicacin comercial
D4: Tecnologa limitada
D5: Carencia de personal capacitado
D6: Los archivos se llevaban de manera fsica
OPORTUNIDADES:
O1: Alta demanda de servicios
O2: Capacitacin al personal nuevo
O3: Innovacin de la tecnologa
O4: Alianzas estratgicas con instituciones publicas
O5: Aumentar el capital
FORTALEZAS:
F1: Infraestructura propia
F2: Entidad con capital privado

F3: Posee cuenta internacional para la realizacin de proyectos con ONG internacionales
F4: Se tienen al da todos los requisitos y documentos necesarios para la prestacin de
sus servicios
F5: No requiere de subsidios gubernamentales para la ejecucin de proyectos
AMENAZAS:
A1: Competencia
A2: Escases de capital
A3: No existe un proyecto a largo plazo, por lo cual se debe realizar participacin
constante en sorteos de asignacin de proyectos lo cual es aleatorio.
A4: Falta de incentivo a los empleados lo cual genera que puedan mirar otras opciones
laborales.
A5: Posibilidades de aislamiento por falta de publicidad que promocione a la compaa y
sus servicios
A6: Alto ndice de renuncia por parte del personal voluntario lo cual hace

Estrategias:
FO
F4O1: Debido a que se tiene toda la documentacin al da se puede aprovechar la alta
demanda existente.
F4O4: Gracias a que se posee toda la documentacin al da, la fundacin est habilitada
para hacer alianzas con entidades pblicas.
DO
D1O5: Al aumentar el capital se podra mejorar las condiciones locativas de la fundacin.
D4O3: Se estn implementando nuevos equipos tecnolgicos.
D6O3: Con la implementacin de nuevos equipos tecnolgicos se estn incluyendo los
archivos fsicos en una base de datos.
D5O2: La fundacin capacita al personal nuevo sobre los temas a desarrollar.

FA
F4A3: Gracias a que se posee toda la documentacin al da, la fundacin se encuentra en
ventaja con respecto a otras al momento de los sorteos.
F3A2: Los constantes proyectos con ONG internacionales permite aumentar el capital de
la fundacin.

DA
D2A2: Debido a que existe escases de capital no se pueden realizar campaas masivas
de publicidad.
D5A1: La carencia de personal capacitado y con experiencia dificulta la competencia con
otras entidades de mayor reconocimiento.

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES
O1: Alta demanda de
servicios
O2:
Capacitacin
al
personal nuevo
O3:
Innovacin
e
implementacin
de
tecnologa
O4: Alianzas estratgicas
con instituciones publicas
O5: Aumentar el capital
AMENAZAS
A1: Competencia
A2: Escases de capital
A3: Constante participacin
en sorteos de asignacin de
proyectos

FORTALEZAS
F1: Infraestructura propia
F2: Entidad con capital privado
F3: Posee cuenta internacional para la
realizacin de proyectos con ONG
internacionales
F4: Se tienen al da todos los
requisitos y documentos necesarios
para la prestacin de sus servicios
F5: No requiere de subsidios
gubernamentales para la ejecucin de
proyectos
F4O1: Debido a que se tiene toda la
documentacin al da se puede
aprovechar la alta demanda existente.
F4O4: Gracias a que se posee toda la
documentacin al da, la fundacin
est habilitada para hacer alianzas
con entidades pblicas.

F4A3: Gracias a que se posee toda la

documentacin al da, la fundacin se
encuentra en ventaja con respecto a
otras al momento de los sorteos.
F3A2: Los constantes proyectos con
ONG
internacionales
permite

DEBILIDADES
D1: Infraestructura
D2: Poca publicidad
D3: Ubicacin comercial
D4: Tecnologa limitada
D5: Carencia de personal capacitado
D6: Los archivos se llevaban de
manera fsica

D1O5: Al aumentar el capital se

podra mejorar las condiciones
locativas de la fundacin
D4O3: Se estn implementando
nuevos equipos tecnolgicos.
D6O3: Con la implementacin de
nuevos equipos tecnolgicos se
estn incluyendo los archivos fsicos
en una base de datos.
D5O2: La fundacin capacita al
personal nuevo sobre los temas a
desarrollar.
D2A2: Debido a que existe escases
de capital no se pueden realizar
campaas masivas de publicidad.
D5A1: La carencia de personal
capacitado y con experiencia dificulta
la competencia con otras entidades

A4: Falta de incentivo a los

empleados.
A5:
Posibilidades
de
aislamiento por falta de
publicidad que promocione
a la compaa y sus
servicios
A6: Alto ndice de renuncia
por parte del personal
voluntario

aumentar el capital de la fundacin.

de mayor reconocimiento.

SERVICIOS E IMAGENES OFRECIDOS POR FUNELA

Desde los albores de su Creacin 4 de agosto de 2009, al da de hoy agosto 10 de 2011
ha desarrollado y llevado a cabo diferentes actividades con el axioma contenido en su
misin

visin.

En

ese

sentido

ha

realizado

las

siguientes

labores:

Programa de alimentacin de nios y nias, Adolecentes escolarizados. PAE LEY 715

en las diferentes instituciones educativas del municipio Sabanalarga Atlntico ao 2011.
Siembra y arborizacin de especies nativas y comestibles en los alrededores de
la fundacin con un control estadstico de cada especie desde el 2009 hasta la presente, y
proyecto pital de megua de siembra de maz, millo e yuca.
Entrega de regalos a personas desplazadas, damnificados de los sectores ms
deprimidos de la ciudad de Soledad como de los entornos de la ciudad de Barranquilla,
como son : Barrio los Cedros Tercera Etapa, Santo Domingo de Guzmn, para las
temporadas de Navidad de 2009, 2010, da de Los Reyes Magos de los aos 2009,2010,
y 2011.
La Fundacin Ecolgica Luz de las Amricas efectu la donacin de kits escolares
consistentes en tres cuadernos, borradores, sacapuntas, reglas, trasportadores, esferas
(azul y rojo), temperas, crayolas, plastilinas se hicieron dos entregas de 300 kits escolares
cada una.
A travs de la Fundacin recibieron instruccin Tcnica por parte del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA INDUSTRIAL, Seccional 30 de la ciudad de Barranquilla, 10 personas
quienes recibieron su diploma de tcnicos en proyectos de construccin de vivienda,
instalacin de cableado elctrico, albailera, y todo lo a fin a la construccin. Dicho curso
se efectu en el mes de septiembre del 2010.

Tambin se realiz curso de Mercadeo y Ventas a travs del Sena y de Aplicacin de

Seguridad Alimentaria, en la sede de la fundacin, se capacitaron 150 personas entre
hombres y mujeres.
Adems se realiz una conferencia sobre Manejos de Residuos Slidos a travs de
la CORPORACION REGIONAL DEL ATLANTICO (CRA) en la fundacin, dirigido a 30
personas hombres y mujeres

5.2 DIAGNSTICO Y SELECCIN DEL REA OBJETO DEL ESTUDIO

1. Tiene la empresa definidos claramente la descripcin de sus procesos productivos?
Desde hace cunto tiempo no actualiza la descripcin de sus procesos?

La empresa cuenta con la definicin de sus servicios acatada a la norma de cmara de

comercio, la cual indica que la empresa est enfocada en la proteccin ambiental, cultural,
educativa, social y recreativa de la poblacin en general y de sus asociados. Esta
empresa se encuentra actualizada en cuanto a su objeto social y posee claridad en la
descripcin de sus actividades.
2. Existen algunas reas de la empresa que presentan problemas relacionados con la
productividad, como son: retrasos en el cumplimiento de los pedidos, cuellos de
botella, altos costos de produccin, altos niveles de desperdicios, empleados con poco
trabajo o con exceso de trabajo, maquinaria parada constantemente, entre otros?
Explique brevemente.
La empresa al poseer pocos empleados presenta problemas en el rea de archivos y
digitalizacin. Hay muchos documentos en fsico que an no han sido digitalizados esto
generes demora en la parte de estudios y proyectos. Adems se vuelve ms tedioso al
poseer solo un equipo para llevar a cabo todas estas actividades.
3. Qu productos o servicios requieren de una revisin de los mtodos de trabajo a fin
de incrementar su productividad?
En la fundacin hay poco personal para ejecutar y llevar a cabo las investigaciones, este
estudio de mtodos debera enfocarse en la parte administrativa o de oficina para as
proporcionar ms informacin en menos tiempo y sin demora alguna.
4. Tiene la empresa establecido tiempos estndares para sus procesos? Cundo fue
la ltima vez que se realiz un estudio de tiempos?
La Fundacin no posee tiempo estndar en la realizacin de un proyecto. Este tiempo va
acorde al estudio que realiza la Fundacin, es decir se toma su tiempo para entregar una
informacin vlida y precisa del problema que se ha tratado y las posibles soluciones que
se le pueden hacer.
5. Est dispuesto a apoyar con toda la informacin pertinente y necesaria para
desarrollar un estudio de mtodos y tiempos para el rea o proceso que se determine?
Cules son las personas a las cuales se les puede consultar dicha informacin?

La Fundacin y su personal autorizado han dado el aval para hacer un estudio de

mtodos y as aumentar la productividad en los servicios que esta entidad ofrece. El
presidente y representante legal de la Fundacin han proporcionado la informacin
requerida para llevar a cabo dicho estudio.

5.3 CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO

La fundacin FUNELA es una infraestructura propia, su horario es flexible y posee buena
ventilacin natural para un buen desarrollo de trabajo pero sera recomendable la
instalacin ventilacin artificial o de sistema de aire acondicionado en el mejor de los
casos. Sin embargo el orden no es el adecuado, hay falencias en la iluminacin y las
instalaciones son muy pequeas. Adems la oficina no tiene la divisin adecuada. Las
personas encargadas no requieren equipo de proteccin personal. El ambiente laboral es
bueno y familiar. En cuanto a posiciones de trabajo, la ergonoma es deficiente para la
persona encargada de la digitalizacin ya que la silla no es cmoda.
Con respecto a la iluminacin, se debe incluir ms luz, ya que es escasa, esta
iluminacin bien sea natural se permitira colocando ms ventanas amplias o ubicando
lmparas dentro de la oficina en cuestin que permitiran mejorar la visualizacin de los
empleados incrementando su eficiencia con respecto a las labores realizadas en su
entorno y evitando sntomas de fatiga y evitando as algunas enfermedades laborales
relacionadas con la visin y estrs
Con respecto a las enfermedades laborales en nuestro estudio pudimos observar que la
sintomatologa en esta clase de empresas tiene que ver con fatiga, posiciones incorrectas,
tnel carpiano, entre otras.
Se considera que el riesgo de accidentalidad es Pequeo ya que el trabajador puede
evitar accidentes teniendo precaucin y siguiendo las normas generales de seguridad.
Con respecto a la desorganizacin de la fundacin, se debe realizar una reubicacin
de los activos con los que cuenta la fundacin, (computadores, sillas, archivadores, etc.)
es decir una reorganizacin total para mejorar la productividad y presentacin de la
fundacin que es fundamental para toda organizacin.

DESCRIPCIN ACTUAL DE LOS PROCESOS ESCOGIDOS

La Fundacin FUNELA se encarga de buscar convocatorias por medio de empresas o
entidades como bienestar familiar, accin social, banco mundial de alimentos, cruz roja
etc., Con el fin de aplicar a los proyectos de estas entidades pblicas. Para ello la
Fundacin debe de cumplir unos requisitos establecidos tales como:
-instalaciones en general y en buen estado.
-Personal calificado
-El presupuesto avalado por la Fundacin y el banco encargado.
-Propiedad intelectual del directos del proyecto Rafael Bermdez y del director de la
fundacin Cesar Sabogal Culma.
-la Fundacin debe poseer personal de apoyo capacitada para las tareas asignadas.
-Cumplir con las fechas pactadas por las organizaciones no gubernamentales.

Descripcin del proceso.

La fundacin Funela se ha caracterizado por su cumplimiento y responsabilidades en la
implementacin de proyectos asignados por la alcalda y diferentes entes pblicos y
privados de la ciudad.
Sin embargo el proceso de aspirantes a los proyectos propuestos por estas entidades no
es fcil, muchas veces la fundacin debe resignarse por no poseer las adecuaciones ni
los recursos necesarios para cumplir a cabalidad las propuestas planteadas. Pero a pesar
de los inconvenientes la Fundacin sin nimo de lucro se encarga de buscar actividades
que estn estipuladas dentro de su infraestructura y su situacin econmica. Nuestra
primera impresin al llegar a la sede de la fundacin fue que todos los archivos son
manuales. Todos los formatos a llenar y las cartas a redactar eran de manera manual. Ya
que no cuentan con una secretaria que transfiera esa informacin al computador. Muchas

veces este estudio se demora demasiado y la fundacin solo puede estudiar una
propuesta por da.
El proceso de bsqueda y asignacin de un proyecto es el siguiente:
El director del proyecto a tempranas horas del da se encarga de reclutar la mayor parte
de la informacin registrada por la alcalda, Sena, ICBF y otras instituciones. Con el fin de
aplicar a cualquiera de sus proyectos. El director se encarga de ir personalmente a estas
entidades. Luego de eso regresa a la fundacin donde les hace llegar la informacin
reclutada a su grupo de trabajo. Grupo de trabajo donde directamente participa el
contador y el tesorero de dicha fundacin.
El contador es el primero en recibir los formatos de aplicacin, adems busca en los
papeles de archivo y su libro de balance el presupuesto con el que cuenta la empresa.
Esta actividad se prolonga por ms de una hora ya que debe actualizar la informacin
financiera para dar un parte de los recursos econmicos disponibles y cunto dinero se va
a gastar. Si se cuenta con los recursos necesarios, se hace una propuesta y es entregada
al tesorero de la fundacin. El tesorero es el encargado de verificar si la infraestructura y
el capital a invertir es el adecuado para cumplir a cabalidad el proyecto. Cumpliendo con
las normas de la fundacin el tesorero procede a redactar el formato oficial a mano para
luego transcribirlo en su computador. El propsito de este formato es plantear las fechas
estipuladas y el visto bueno de las actividades.
El director se toma su tiempo para no tomar una decisin a la ligera. Luego de decidir su
viabilidad redacta la carta que se va a llevar a la entidad que sugiere el proyecto. Antes de
enviarla se cerciora de sellarla y firmarla, no sin antes guardar una copia en archivo como
prueba y base (poltica de la fundacin).
Luego de todo este proceso el director del proyecto vuelve a la institucin escogida y les
hace llegar la propuesta formal para la aplicacin de la fundacin a su actividad. Lo ms
probable es que la institucin responda el mismo da as que el director espera
pacientemente si la fundacin es escogida o no. Luego de ser escogidos el protocolo es
ms breve. El director es informado de la asignacin de la fundacin para la actividad y
procede a comunicarles a su grupo de trabajo y personal involucrado directa e
indirectamente.
Durante la actividad el director del proyecto se encarga de supervisar personalmente el
cumplimiento del proyecto y est atento a cualquier imprevisto o situacin extraa que se
presente en la realizacin del mismo. Finalmente la fundacin cumple con las normas y
realiza el proyecto en la fecha asignada.
Descripcin del proceso mejorado.

Durante el estudio de mtodos notamos muchas falencias en el rea administrativa y de

archivos. Era importante erradicar algunas tareas innecesarias y buscar la forma que la
peticin y la solicitud se realizaran en menor tiempo. Lo principal fue cambiar algunos
roles de trabajo. En principio notamos que el director del proyecto tena que movilizarse a
buscar las convocatorias y luego de reunir las necesarias volver a la fundacin a
presentarlas. Decidimos hacer esta tarea algo ms prctica y ms sencilla, ya que entre
ms tiempo libre tenga el director ms entidades visitara para el bien de la fundacin. En
principio lo que hicimos fue ensearle algunas herramientas del correo electrnico
(dispositivo mvil); es decir ahora el director puede enviar esa informacin recolectada
directamente al correo de la fundacin sin tener que volver a este establecimiento. En la
fundacin el tesorero es el encargado de recibir la informacin. Decidimos que la tarea la
deba hacer el tesorero porque posee conocimientos bsicos en el manejo de correos
electrnicos y sabe utilizar un computador. De entrada el tiempo que se reduce es notable
sin embargo seguamos con el problema de fondo; los archivos manuales. Para ello
hablamos con el contador quien nos manifest que el orden de las cuentas financieras
siempre ha sido a mano y se llevan claras hasta la fecha, sin embargo se evidencio lo
congestionado que es e incluso dijo que si esa informacin se pudiera pasar al
computador sera de gran ayuda. En principio transferimos el balance de las cuentas del
ltimo mes al computador de manera que se puede percibir las fluctuaciones de las
cuentas de manera sistematizada. Entonces acercamos ms al contador al puesto del
tesorero para que ambos estn de acuerdo en las decisiones a tomar y adems que el
contador avale el presupuesto asignado.
Es decir las peticiones las recibe el tesorero, ms no el contador como se vena haciendo
en el proceso anterior.
Por su parte al director de la fundacin le asignamos un equipo porttil de tal forma que
tenga los borradores de las cartas ya hechas, de manera que solo es asignar la
informacin del proyecto, imprimir, firmar y sellar. Se ahorra un tiempo considerable
teniendo en cuenta que el director prefera hacerla a mano. En teora estas fueron las
mejoras implementadas.
Durante las dos semanas de aplicadas estas mejoras la fundacin paso de enviar una
peticin por da a generar hasta dos por da.

Anexos
Cmara de Comercio

Bibliografa

Est_prev_Microfil_017_2011.Est_prev_Microf_017_2011.pdf Contraloria visible

Cali
http://es.slideshare.net/anieto61/flujogramas