Administracin Financiera

Lectura 2
CUENTAS QUE INTEGRAN AL ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA
Denominacin y movimiento de las principales cuentas de Activo, Pasivo y Capital
Fuente:

Escarpulli, Abel (2012). Contabilidad financiera. Mxico. Instituto Mexicano de

Contadores Pblicos.
Snchez, Oscar R. (2011). Introduccin a la contadura.
Normas de Informacin Financiera, NIF (2013)

Principales cuentas del Activo

El activo, de acuerdo a las NIF, se clasifica en CIRCULANTE y NO CIRCULANTE
ACTIVO CIRCULANTE
1.

Efectivo y equivalentes de efectivo

1.a Caja. Representa el dinero en efectivo. La cuenta de Caja aumenta cuando se recibe
dinero efectivo, y disminuye cuando se paga con dinero efectivo. La cuenta "Caja" es de
naturaleza deudora y su saldo representa el importe de la existencia de efectivo en caja.
Actualmente muy pocos negocios manejan en su Estado de Situacin Financiera la
cuenta de caja.
1.b Bancos. Es el valor de los depsitos realizados en instituciones bancarias a favor del
negocio. La cuenta de Bancos aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro;
disminuye cuando se expiden cheques contra el banco o se realizan transferencias
bancarias. Bancos es de naturaleza deudora y su saldo representa el dinero propiedad
de la entidad, depositado en instituciones bancarias.

2.

Instrumentos financieros. Efectivo invertido a corto plazo. La cuenta de Instrumentos

financieros aumenta cada vez que se adquieren ttulos de crdito en el corto plazo y
disminuye cuando se venden dichos ttulos de crdito. Si los instrumentos financieros
fueran a largo plazo, entonces se clasificaran como activo no circulante.

3.

Cuentas por cobrar. Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de cuentas
por cobrar (NIF C-3):
3.a Clientes. Incluye los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad,
derivado de la venta de mercancas o de la prestacin de servicios, que representan la
actividad normal de la entidad.
La cuenta de Clientes aumenta cada vez que se venden mercancas a crdito;
disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente su adeudo, cuando devuelve
mercancas (al precio de venta) o bien cuando se le concede alguna rebaja, bonificacin
y descuento sobre ventas.
Clientes es cuenta del Activo, porque representa el valor de las ventas hechas a crdito,
que el comerciante tiene el derecho a cobrar.
3.b Deudores diversos. Cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores,
agrupndolas por concepto y de acuerdo a su importancia. Estas cuentas se originan

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad, tales
como: prstamos a accionistas, a funcionarios, empleados, ventas a crdito de activo
fijo.
La cuenta de Deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un
concepto distinto de venta de mercancas; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al
vender a crdito cualquier valor que no sea mercanca, etc., disminuye cuando dichas
personas pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a
su cargo.
Deudores diversos es cuenta del Activo, porque representa el importe de los adeudos
que no sean por venta de mercancas a crdito que el comerciante tiene el derecho de
cobrar.

4.

Documentos por cobrar. Entendemos por documentos por cobrar los ttulos de crdito a
favor del negocio, tales como letras de cambio, pagars, etctera. La cuenta de
Documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagars a favor
del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o
cuando se cancelan. Documentos por cobrar es cuenta del activo, porque representa el
importe de las letras y pagars que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

5.

Inventarios o almacn. Son activos no monetarios sobre los cuales la entidad tiene
riesgos y beneficios(mercancia). Para esta unidad de aprendizaje los inventarios estarn
representados nicamente por los artculos terminados destinados a su venta dentro del
curso normal de las operaciones de la entidad y el importe reconocido debe ser el costo
de produccin tratndose de industrias y el costo de venta si se trata de comercios. La
cuenta de inventarios aumenta cada vez que: a. se compran mercancas b. Hay gastos
sobre compras y c. Nos devuelven mercancas; disminuye cuando: a. Se venden
mercancas b. Se devuelven mercancas c. Por rebajas sobre compra, d. Bonificaciones
sobre compras y e. Descuentos sobre compras.
La cuenta de inventarios es de naturaleza deudora y representa el valor de las
mercancas que son propiedad de la entidad, aunque lo es nicamente al principio y al
final del ejercicio; durante el ejercicio, es una cuenta mixta.

6.

IVA acreditable: impuesto al valor agregado que la empresa paga en la adquisicin de

mercancas, bienes o servicios, por el cual obtiene el derecho de acreditarlo contra el
impuesto al valor agregado cobrado a sus clientes en la venta de mercancas o
prestacin de servicios. La cuenta de IVA acreditable aumenta cada vez que el negocio
compra un bien o paga un servicio y disminuye cuando se devuelven mercancas por la
parte proporcional del IVA. CUANDO PAGO EN EFECTIVO

7.

IVA por acreditar. Cada vez que el contribuyente compra a crdito a sus proveedores y
acreedores, el importe del IVA que an no ha pagado se registra en la cuenta de IVA por
acreditar. CUANDO PAGO A CREDITO SE VUELVE ACREDITABLE YA CUANDO LO
PAGUE
NOTA: ES EL IVA QUE DEBE NUESTRA EMPRESA(CUANDO SE COMPRA)

8.

Pagos anticipados.(NIF C-5). Representan una erogacin efectuada por servicios que
van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo
propsito no es el de venderlos. Los pagos anticipados implican un derecho o privilegio,
y para que puedan reconocerse debern generar beneficios o evitar desembolsos en el
futuro, representan un costo o gasto que se aplicar contra resultados futuros.
Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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NOTA: CUANDO SE PAGA ANTES DE QUE SE UTILICE (CUANDO PAGO EN ENERO
Y TERMINARLO DE USARLO EN DICIEMBRE), SE AMORTIZA
Los pagos anticipados pueden ser:

8.a Rentas pagadas por anticipado. Entendemos por rentas pagadas por anticipado el
importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al
local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.
Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo as el contrato de arrendamiento o
porque as le conviene a los intereses del comerciante.
La cuenta de Rentas pagadas por anticipado aumenta cada vez que el comerciante
paga por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o
anuales; disminuye por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el
transcurso del tiempo.
Rentas pagadas por anticipado es cuenta del Activo, porque representa el valor de
varias rentas que la empresa ha pagado, por las cuales tiene el derecho de ocupar el
local durante el tiempo que se ha pagado por anticipado. Naturalmente, la parte que de
dichas rentas vaya disminuyendo es la que debe considerarse un gasto.
8.b Impuestos o derechos. Impuestos o derechos pagados antes de ser devengados.

8.c Primas de seguro y fianza. Por primas de seguros entendemos los pagos que hace
la empresa a las compaas aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de
asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos,
etctera.
Esta cuenta aumenta cada vez que se pague a las compaas aseguradoras primas
sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas
pagadas se haya disfrutado del servicio.
Primas de seguros es cuenta del Activo, porque representa el importe de las primas de
seguros que el comerciante ha pagado, por la cuales tiene el derecho de exigir a las
compaas aseguradoras, en caso de algn siniestro, el pago correspondiente a los
daos ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del
servicio durante el tiempo transcurrido es la que debe considerarse un gasto.
8.d Intereses pagados por anticipado. Entendemos por intereses pagados por anticipado
los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crdito. Este caso se
presenta en aquellos prstamos en los cuales los intereses se descuentan de la
cantidad originalmente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de prstamo la
cantidad de $200,000.00, de la cual se descuentan $75,000.00, por intereses
correspondientes a dos aos, que es el plazo del crdito; como puede verse, dichos
intereses equivalen a un pago anticipado.
La cuenta de Intereses pagados por anticipado aumenta cada vez que se paguen
intereses por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se
haya convertido en gasto.
Intereses pagados por anticipado es cuenta del Activo, porque representa el importe de
los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por lo cuales tiene el
derecho de pagar el prstamo hasta el fin del plazo que comprenden los intereses.
Naturalmente, la parte que de dichos intereses vaya disminuyendo es la que debe
considerarse un gasto.

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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8.e Papelera y tiles. Constituyen la cuenta papelera y tiles los materiales y tiles que
se emplean en la empresa, los principales son el papel, los sobres, bloques de
remisiones, talonarios de recibos, libros, las tarjetas, los lpices, los bolgrafos, los
correctores, etctera.
Esta cuenta aumenta cada vez que se compren artculos de papelera y tiles de
escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vayan utilizando.
Papelera y tiles es cuenta del Activo, porque representa el precio de costo de la
papelera y tiles que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se
vaya utilizando o consumiendo es la que debe considerarse un gasto.
8.f Propaganda y publicidad. Por propaganda y publicidad entendemos los medios por
los cuales se da a conocer al pblico determinada actividad, servicio o producto que el
negocio proporciona, produce o vende. Los medios ms conocidos son los folletos,
prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revistas, en estaciones radiodifusoras y de
televisin y en otros medios de comunicacin. La cuenta de propaganda y publicidad
aumenta cada vez que se pague por la impresin de folletos, prospectos, volantes, por
la publicidad en diarios, revistas y otros medios de comunicacin.; disminuye por la parte
de publicidad y propaganda que se vaya utilizando. Propaganda y publicidad es cuenta
del Activo, porque representa el precio de costo de la propaganda y publicidad que es
propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o la parte
del servicio que se haya recibido es la que debe considerarse un gasto.
NOTA: Los pagos anticipados deben presentarse como ltimo rubro del activo circulante cuando el
periodo en el cual se espere sus beneficios econmicos futuros es igual o menor a un ao.
Aquellos pagos anticipados por los cuales se espere obtener beneficios econmicos futuros en
periodos superiores a un ao deben presentarse como parte del activo no circulante. (NIF, 2012:
708)
ACTIVO NO CIRCULANTE. El activo no circulante se podra clasificar (segn las necesidades del
negocio) en al menos tres grupos:
Inmuebles, planta y equipo
Intangibles
Otros activos
INMUEBLES, PLANTA Y EQUIPO (NIF C-6)

1.

Terrenos. Corresponde al costo de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa.

El costo incluye el precio del terreno, honorarios y gastos notariales, impuestos de
translacin de dominio, honorarios de abogados, costos por demoliciones, limpia y
desmontaje, drenaje, calles y otros costos de urbanizacin para su uso.
Terrenos es cuenta del Activo, porque representa el precio de costo de los terrenos que
son propiedad del comerciante.

2.

Edificios. La cuenta de edificios est constituida por el costo de adquisicin de los

edificios propiedad de la empresa.
Edificios es cuenta de Activo, porque representa el precio de costo de los edificios que
son propiedad del comerciante.

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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3.

Mobiliario y Equipo de oficina. Conformado por los escritorios, las sillas, las mesas, los
libreros, las mquinas de oficina, etctera.
Mobiliario y equipo de oficina es cuenta del Activo, porque representa el precio de costo
del mobiliario y equipo propiedad del comerciante.

4.

Equipo de produccin. Constituido por el equipo necesario para llevar a cabo la

produccin.

5.

Equipo de reparto. Por equipo de entrega o de reparto entendemos todos los vehculos
de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se
usan en el reparto de las mercancas.
Equipo de entrega o de reparto es cuenta del Activo, porque representa el precio de
costo de equipo de entrega o de reparto que es propiedad del comerciante.
Las cuentas de Terrenos, Edificios, Equipos de oficina, Equipo de cmputo electrnico y
Equipo de entrega o reparto tienen un movimiento muy semejante: aumentan cada vez
que se compra uno de estos bienes, disminuyen cuando se vendan o se den de baja por
inservibles.

6.

Equipo de cmputo: Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados,
impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros.
Equipo de cmputo es cuenta del Activo, porque representa el precio de costo del equipo de
cmputo propiedad de la empresa.
NOTA: En cuanto a la maquinaria y equipo, la entidad puede manejar diversas cuentas segn sus
necesidades, por ejemplo equipo de refrigeracin, equipo de mantenimiento, equipo general,
equipo de ventas entre otros.
INTANGIBLES (NIF C-8)

1.

Crdito mercantil. Activo intangible que proviene de una compra de un negocio y puede
consistir en uno o ms intangibles, identificados o no, que pueden ser valuados
individualmente en forma confiable. Conforman el crdito mercantil: una administracin
eficiente, ubicacin estratgica, mercado slido y estable para sus productos, estabilidad
laboral, adecuados sistemas de abastecimiento de sus materias primas y entorno
empresarial favorable. Es importante destacar que el crdito mercantil slo puede
registrarse como un activo cuando se paga al adquirir una empresa en totalidad, dado
que el crdito mercantil es la valuacin de una empresa "en marcha", por lo que es
indivisible de la misma.

2.

Patentes. Derecho otorgado por un gobierno para hacer uso exclusivo de un proceso de
manufactura o para vender un invento. Existen dos clases de patentes: patente de
procesos que controla el proceso por el cual los productos son hechos, y patentes de
productos que cubre productos fsicos actuales.

3.

Marcas. La marca o nombre registrado es una palabra, frase o smbolo que distingue o
identifica a una empresa o producto en particular. Las marcas registradas son derechos
que pueden adquirirse, venderse o arrendarse.

4.

Franquicias. Es el derecho o privilegio recibido por una organizacin para efectuar en

exclusiva negocios en un rea geogrfica determinada. Es un arreglo contractual bajo el
cual el franquiciador otorga al franquiciatario el derecho a vender ciertos productos o
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servicios, a usar cierta marca y nombres registrados, o a desarrollar determinadas
funciones.Existir una franquicia, cuando con la licencia de uso de una marca se
trasmitan tambin los conocimientos tcnicos o se proporcione asistencia tcnica, para
que la(s) persona(s) a quien(es) se le(s) concede pueda(n) producir o vender bienes o
prestar servicios de manera uniforme y con los mtodos operativos, comerciales y
administrativos establecidos por el titular de la marca, tendientes a mantener la calidad,
prestigio e imagen de los productos o servicios a los que esta distingue.
5.

Derechos de autor. Es el derecho que tienen todos los creadores y dems artistas sobre
sus creaciones y expresiones. Representan los derechos exclusivos para reproducir y
vender una obra tcnica, cientfica o cultural, tales como un libro, una obra musical, una
pelcula o una obra de arte.

OTROS ACTIVOS
1.

Depsitos en Garanta. La cuenta de depsitos en garanta est constituida por los

contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para
garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depsito que
se deja como garanta para el arrendamiento de un edificio etctera.
La cuenta de Depsitos en garanta aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o
valores; disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depsitos por haber
terminado el plazo del contrato o por la cancelacin del mismo.
Depsitos en garanta es cuenta del Activo, porque representa el importe de las
cantidades dejadas en guarda que el comerciante tiene el derecho de exigir, le sean
devueltas por el depositario al terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo.

2.

Gastos de organizacin. Aquellos que se erogan con motivo de la constitucin legal de

una empresa.

3.

Gastos de instalacin. Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a
las necesidades del negocio; es decir, darle cierta comodidad y presentacin.
La cuenta de Gastos de instalacin aumenta por cada uno de los gastos que se hagan
para acondicionar el local; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se
vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo.
Gastos de instalacin es cuenta del Activo, porque representa el costo de las
instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que
vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que
debe considerar un gasto.

Principales cuentas del Pasivo

El pasivo se clasifica, segn su fecha de vencimiento o liquidacin, en pasivo a corto plazo y
pasivo a largo plazo
PASIVO A CORTO PLAZO. Es aquel cuya liquidacin se producir dentro de un ao o en el ciclo
normal de las operaciones, cuando ste sea mayor de un ao.

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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PASIVO A LARGO PLAZO. Est representado por adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un
ao.
PASIVO A CORTO PLAZO
1.

Proveedores. Adeudos que tienen su origen en la adquisicin a crdito de mercancas o

servicios. La cuenta de Proveedores aumenta cada vez que se compren mercancas a
crdito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven
mercancas al proveedor o nos conceden algn descuento o rebaja.
Proveedores es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de las compras de
mercancas hechas a crdito, que el comerciante tiene la obligacin de pagar.

2.

Acreedores diversos. Son las personas a quienes se debe por un concepto distinto al de
la compra de mercancas.
La cuenta de Acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un
concepto distinto al de la compra de mercancas; por ejemplo, al recibir un prstamo en
efectivo; al comprar mobiliario a crdito, etc. Disminuye cuando se paga total o
parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro
cargo.
Acreedores diversos es cuenta del Pasivo, porque representa el valor de los adeudos
que no procedan de la compra de mercancas que el comerciante tiene la obligacin de
liquidar.

3.

Documentos por pagar. Entendemos por documentos por pagar los ttulos de crdito a
cargo del negocio, tales como los pagars.
La cuenta de Documentos por pagar aumenta cuando se expiden pagars a cargo del
negocio; disminuye cada vez que se pague o se cancele cada uno de estos
documentos.
Documentos por pagar es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de los
pagars que el comerciante tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo.

4.

IVA causado o trasladado. obligacin que las autoridades imponen a la empresa de

retener impuesto al valor agregado por la venta de mercancas o la prestacin de
servicios, y posteriormente, efectuar el entero correspondiente, previa disminucin del
IVA acreditable proveniente de la adquisicin de mercancas, bienes o servicios. La
cuenta de IVA causado o trasladado aumenta cada vez que el contribuyente vende de
contado y disminuye cuando le devuelven mercancas por la parte proporcional del IVA.

5.

IVA por causar o por trasladar. Cada vez que el contribuyente vende a crdito, el importe
del IVA que an no ha cobrado se registra en la cuenta de IVA por causar o por
trasladar.

6.

Cobros anticipados.
6.a Anticipo de clientes. Pagaderos con mercanca. Es la obligacin que tiene la
empresa de enviar a sus clientes mercanca o prestarles un servicio, por lo cual ya
recibi el dinero como anticipo.
6.b Intereses cobrados por anticipado. Son el importe de los intereses que an no
estando vencidos se hayan cobrado anticipadamente.

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime

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La cuenta de intereses cobrados por anticipado aumenta cada vez que se cobren
intereses por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses
se haya convertido en utilidad.
Intereses cobrados por anticipado es cuenta del Pasivo, porque representa el
importe de los intereses que el comerciante ha cobrado por anticipado por los cuales
tiene la obligacin de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado
durante el tiempo que comprenden los intereses. Naturalmente, la parte que de
dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar una utilidad.
6.c Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas
mensuales, semestrales o anuales, que an no estando vencidas se hayan cobrado
anticipadamente.
La cuenta de Rentas cobradas por anticipado aumenta cada vez que se cobren
rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se
haya disminuido conforme el transcurso del tiempo.
Rentas cobradas por anticipado es cuenta del Pasivo, porque representa el valor de
las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, y por las cuales tiene la
obligacin, con el arrendatario, de continuar proporcionando el inmueble.
Naturalmente, la parte que de dichas rentas haya disminuido es la que debe
considerar una utilidad.
PASIVO A LARGO PLAZO
1.

Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como
garanta la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por bienes inmuebles, los
terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles
rpidamente.
La cuenta de Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar aumenta cada vez que se
reciban prstamos cuya garanta est constituida por la escritura de algn bien
inmueble, disminuye por los pagos que se hagan a cuenta o liquidacin de dichos
prstamos hipotecarios.
Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar es cuenta del Pasivo, porque representa
el importe de los prstamos hipotecarios que el comerciante tiene la obligacin de
liquidar.

Otras cuentas de pasivo a largo plazo podran ser: prstamo bancario a largo plazo, obligaciones
en circulacin y cobros anticipados a largo plazo.

Principales cuentas de capital contable

Las cuentas de capital contable representan las aportaciones de los socios o accionistas, ms la
utilidad del o los ejercicios anteriores, ms las reservas de capital, menos las prdidas del o los
ejercicios anteriores.
El capital contable est integrado por:
CAPITAL CONTRIBUIDO
1. Capital Social. Son los importes correspondientes a las aportaciones de los socios.
CAPITAL GANADO

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1.

Utilidades de ejercicios anteriores. Corresponde al importe de las utilidades de

ejercicios anteriores; se consideran como pendientes de repartir.

2.

Reserva legal. Aquella que la ley establece como obligatoria para las sociedades en las
que los socios responden ante terceros solamente hasta el importe de sus
aportaciones. De esta manera se fortalecer el capital y consecuentemente la garanta
para los acreedores. Es importante destacar que de las utilidades netas deber
separarse anualmente un 5%, cuando menos, para formar el fondo de reserva legal,
hasta que ste importe el 20% del capital social.

3.

Utilidad del ejercicio. Corresponde al importe de las utilidades del ltimo ejercicio; se
consideran como pendientes de repartir.

Elaborado por: M. en C. Josefina Hernndez Jaime