Ttulo del Trabajo: Cronograma.

Nombre Asignatura: Proyecto de Titulo para Tcnicos.

Instituto IACC
22/08/2016

Desarrollo
1. RESPONSABILIDADES

Director Ejecutivo

Velar por el cumplimiento de este procedimiento definido para el proceso

de compras y de evaluacin de proveedores crticos de los procesos
incluidos en el Sistema de Gestin de Calidad del CDEC-SING.
Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.
Revisar y autorizar solicitud de compra o contratacin de servicios en caso
de Compra Directa.
Revisar y firmar contratos.
Director de Administracin y Presupuesto

Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones

Analizar la procedencia de las solicitudes de compras o contratacin de
servicios solicitadas por las distintas unidades de la organizacin.
Generar rdenes de Compra.
Custodiar y advertir el vencimiento de las garantas que se encuentren
bajo su custodia.
Llevar Registros indicados en punto 7.
Revisar y firmar contratos cuando corresponda de acuerdo a poderes vigentes.
rea Solicitante

Generar la Solicitud de Compra, incluyendo la obtencin de la autorizacin

del representante de la Direccin si corresponde a una compra directa.
Sugerir proveedores a quienes cotizar o invitar a una licitacin privada.
Elaborar las bases tcnicas de las licitaciones y efectuar su evaluacin
tcnica y econmica.
Gestionar firma de contratos y negociar sus trminos cuando corresponda.
Administrar y llevar el control de los contratos solicitados por su rea.
Aprobar la conformidad de los bienes adquiridos o de los servicios
prestados con el objeto de liberar el pago de los mismos.

Subdirector o Jefe de rea, Departamentos o Unidades

Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.

Asesora Jurdica

Responsable de revisar y dar visto bueno a bases de licitacin y a los

Contratos que provengan de dichas adquisiciones.
Confeccionar bases administrativas y contratos cuando corresponda
Coordinar con rea solicitante negociacin de trminos de contratos con
contraparte

2. PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

NIVELES DE AUTORIZACIN
Las rdenes de compra de adquisicin de bienes o contratacin de servicios que
generen las distintas unidades de la organizacin debern ser aprobadas las
jefaturas que se indican a continuacin:

Cargo
Director Ejecutivo
DAP, Subdirectores y
Jefes de Unidad o rea
que autorice el Director
Ejecutivo
Jefes departamento y
Unidades

Monto mximo UF
Sin limitaciones
1.000.- UF

25.- UF

Observaciones
En conjunto DAP
Segn presupuesto
aprobado y segn
corresponda al rea
Solicitante
Slo gastos de
representacin segn
presupuesto aprobado y
rea solicitante)

Sin perjuicio de lo anterior, siempre se requerir el visto bueno de la DAP

que determine la existencia de disponibilidad presupuestaria.

Para efectos de lo anterior:

Montos antes indicados son netos.
Se deber considerar el valor total de la contratacin durante todo su
perodo de vigencia del contrato-, para efectos de la respectiva autorizacin.

OPORTUNIDAD Y FORMALIDAD DE LA AUTORIZACION

La autorizacin deber requerirse en la oportunidad y con la formalidad que
corresponda de acuerdo al procedimiento de compra o contratacin de servicios
que corresponda aplicar de acuerdo a lo definido en el presente Procedimiento.

FORMALIZACIN DE LAS COMPRAS

Las compras del CDEC-SING debern en todos los casos estar
respaldadas por la o las cotizaciones, las rdenes de compra o por el contrato,
segn corresponda.
DETERMINACION DE PROCEDIMIENTO A SEGUIR
De acuerdo a la naturaleza y al monto involucrado, para la adquisicin de
bienes y servicios, la organizacin utilizar los siguientes criterios:

Naturaleza de la
Adquisicin o
Contratacin
Cotizacin para
compras menores

Monto
Compra
Hasta 25 UF

Observaciones

Autorizacin

Aplicable slo a gastos

de representacin o

En Orden de Compra

Cotizacin Formal

Igual o mayor a
26 UF hasta
500 UF

compras menores
segn presupuesto
aprobado.
Se deben solicitar al
menos tres cotizaciones
para cada compra.

Licitacin

Igual o mayor a
501 UF

Puede ser pblica o

privada

Licitacin Pblica

Debe ser pblica, salvo

Igual o mayor a
autorizacin fundada del
3.000 UF
Director Ejecutivo.

En Orden de Compra
Previo a llamado en
formulario Solicitud
de Contratacin
Previo a llamado en
formulario Solicitud
de Contratacin

EXCEPCIONES
El Director Ejecutivo podr autorizar una compra directa en sustitucin a
una licitacin, en las siguientes situaciones:
a) En caso de urgencia o emergencia, cuya calificacin ser determinada por
el Director Ejecutivo.
b) En la contratacin de servicios especializados.
c) En caso de proveedor nico.
d) En caso de servicios calificados como crticos y cuando el Proveedor sea el
nico que se encuentre ingresado al listado respectivo y se encuentre en
categoras A o B.
En todos estos casos, el rea solicitante deber justificar el requerimiento en
funcin de configurarse alguno de los supuestos anteriores, indicando asimismo al
proveedor con el que se contratar directamente. Esta solicitud se realizar en el
formulario Solicitud de Contratacin.

Por su parte, la DAP podr eximir del nmero mnimo de cotizaciones en los
mismos casos indicados anteriormente. En este caso, el rea solicitante justificar
el requerimiento en las Observaciones de la respectiva Orden de Compra.
SELECCIN DE PROVEEDORES
Los proveedores sern seleccionados mediante los diferentes subprocesos de
compra: directa, cotizaciones o licitacin, segn proceda conforme a los puntos
precedentes.

La seleccin de proveedores se efectuar mediante criterios de evaluacin

objetivos conforme, entre otros, a la naturaleza de la contratacin.
En las adquisiciones y contrataciones se deber considerar con especial atencin
en la evaluacin y seleccin de los Proveedores los siguientes criterios respecto a
garantas y mantenimiento:

Velocidad de respuesta (es el tiempo en que un tcnico del proveedor llega al

lugar donde est instalado el equipo, medido desde el momento en que se
efectu el llamado)
Tiempo de reparacin (es el tiempo en que el equipo esta reparado, medido
desde el momento en que se efectu el llamado).
Tiempo de reemplazo (es el tiempo que el proveedor se obliga a sustituir el
equipo fallado por otro de caractersticas similares o superiores, en caso que
no pueda ser reparado antes)
Inclusin de mano de obra, repuestos y gastos de traslado y estada.
Inclusin o exclusin de suministros, segn corresponda.
Respuesta a consultas acerca del uso del equipo.
Actualizacin de versiones de software

Salvo excepcin previamente autorizada por el Director Ejecutivo, de

Administracin y Presupuesto y Subdirectores, las compras sern preferentemente
en Santiago.
COTIZACIONES

El objetivo del proceso de cotizacin es asegurar razonablemente, que un

determinado bien o servicio ser comprado a un precio adecuado o de mercado y
que cumple con los requisitos tcnicos definidos por el usuario.

Contenidos mnimos de una cotizacin

Precio de Venta.
Plazo de entrega
Forma de Pago
Duracin y trminos del servicio de garanta
Exclusiones de la garanta, cuando se requiera especificar.
Costos de instalacin y puesta en marcha, cuando se requiera.

Requerimiento de cotizacin

Corresponde al rea Solicitante requerir al menos 3 (tres) cotizaciones con

los contenidos mnimos indicados para los procesos de Cotizacin Formal. En los
dems casos, deber cotizar en la medida de lo posible, ms de una alternativa.
Las cotizaciones requeridas debern ser comparables.
Seleccin del Proveedor
Una vez obtenidas las cotizaciones necesarias, el rea Solicitante deber entregar
las mismas a la persona que autorizar junto con la correspondiente Orden de
Compra, indicando cual es su recomendacin y las razones que justifican tal
recomendacin.
Realizado la seleccin por parte de la jefatura del rea solicitante a quien
corresponda la autorizacin, se remitirn los antecedentes a la DAP para su VB.
Emisin de Orden de Compra
Luego que la Orden de Compra sea autorizada, ella deber ser entregada a la
Secretaria Administrativa para que la emita.
Emitida la Orden de Compra, ella ser firmada por la persona autorizada que
corresponda y ser enviada por la Secretaria Administrativa al Proveedor.
Las rdenes de compra quedarn almacenadas en el Documental del CDECSING.
Modificacin de Orden de Compra
En caso que sea necesario modificar una Orden de Compra, deber emitirse un
nuevo documento completo, que haga expresa mencin del nmero de la Orden
de Compra anterior e indique que la reemplaza en su totalidad.

LICITACIN
Generacin de bases de licitacin:
Corresponde al rea Solicitante, solicitar a la Asesora Jurdica la revisin de
cualquier documento y/o bases de licitacin por el cual la organizacin proceda a
la adquisicin con terceros de bienes o servicios.

Antes de iniciar el proceso de confeccin de bases de licitacin, el rea Solicitante

deber consultar a la Asesora Jurdica si cuenta con un documento tipo para la
clase de requerimiento de que se trate. En caso que exista el modelo, deber ser
utilizado y completado conforme a ellas para posteriormente ser sometido a la
aprobacin de la Asesora Jurdica.
Tanto para las licitaciones pblicas, como para las privadas, se requerir que las
ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al Encargado del Proceso, que por
regla general ser el Jefe del rea Solicitante. .
Tramitacin de las bases de licitacin:
El rea Solicitante ser el responsable de la tramitacin de las bases de licitacin
hasta su entrega o publicacin.
Visacin de las bases de licitacin:
Las bases de licitacin (Tcnicas, Econmicas y Administrativas), debern ser
visadas por las siguientes personas y en el orden que se indica:
A. Jefe del rea Solicitante.
B. Director de Administracin y Presupuesto (disponibilidad presupuestaria)
C. Asesora Jurdica.
CONTRATOS
La decisin de generar contrato con un Proveedor, depender de la naturaleza del
bien o servicio a adquirir o contratar. Con todo debern constar en contrato escrito:
Siempre que de las relaciones del contrato surja un vnculo de

subcontratacin.
Las asesoras profesionales y/o tcnicas y aquellas adquisiciones de bienes
que tengan asociados servicios que se prestarn en el tiempo, como
mantenimiento.

Elaboracin del contrato:

Corresponde a los Jefes del rea Solicitante/ Administrador del Contrato, solicitar
a la Asesora Jurdica la revisin de cualquier contrato por el cual el organismo
adquiera con terceros bienes o contrate servicios.
Antes de iniciar el proceso de confeccin de un contrato el rea Solicitante/
Administrador del Contrato deber consultar a la Asesora Jurdica si cuenta con
un documento tipo para la clase de contratacin de que se trate. En caso que
exista el modelo, deber ser utilizado para las negociaciones y completado

conforme a ellas para posteriormente ser sometido a la aprobacin de la Asesora

Jurdica.
Clusulas excluidas de los contratos
En el caso de contratos, no sern aceptables las siguientes clusulas:

Renovacin automtica, el contrato debe ser renovado solamente si CDEC-

SING decide formalmente hacerlo. Se deben especificar plazos de

comunicacin para este efecto.
Autorizacin al Proveedor a enviar a DICOM por simple retraso.
En general, no se aceptarn trminos contractuales asimtricos en contra de
CDEC-SING es decir que lo obliguen en forma desproporcionada en relacin a
las obligaciones del Proveedor.

Tramitacin del contrato:

El rea Solicitante/ Administrador del Contrato ser el responsable de la
tramitacin del contrato hasta su registro.
Visacin
De acuerdo a lo sealado el contrato, cuyo texto definitivo ha sido aprobado
conforme a lo indicado, deber ser visado por las siguientes personas y en el
orden que se indica:
A.Jefe del rea Solicitante.
B.Director de Administracin y Presupuesto.
C. Asesor Legal

Firma de los contratos

Siempre que sea posible firmar primero los contratos el Proveedor, con la
visacin de los responsables individualizados en el apartado anterior. Luego de
esto proceder a firmar el contrato el Directo Ejecutivo o el Director de
Administracin y Presupuesto, segn corresponda conforme a los poderes
vigentes.
Contratos suministrados por la contraparte (Contrato de Adhesin)

En caso que la Empresa no cuente con un contrato tipo para el requerimiento

especfico y la contraparte suministre un borrador de texto del contrato,
corresponder a la Asesora Jurdica su aprobacin final, previa revisin y
aprobacin del Administrador del Contrato de los aspectos comerciales y tcnicos
del mismo.
Cumplimiento de las obligaciones del contrato
La responsabilidad del cumplimiento de lo contratado estar radicada en el
Administrador del Contrato.
Renovaciones
Sin perjuicio de la existencia o no de clusula de renovacin automtica, la
Direccin de Administracin y Presupuesto llevar un control actualizado de las
fechas de vencimiento de los contratos, las que informar peridicamente al
respectivo Administrador del Contrato con una anticipacin de 90 das a la fecha
de vencimiento respectiva o 30 das antes de la fecha en que se deba comunicar
la renovacin o trmino, en su caso, a fin de que se confeccione y suscriba la
carta o comunicacin informando el trmino o la renovacin y se adopten todas las
medidas pertinentes.
Si se optare por la renovacin, deber justificarse la no existencia de otros
proveedores capaces de ofrecer mejores condiciones al CDEC-SING, dando
cumplimiento para estos efectos al procedimiento de cotizaciones establecido en
este manual.
GARANTIAS
Garanta de Cumplimiento del Contrato
El Administrador del Contrato y/o la Asesora Jurdica procurarn exigir, salvo en
aquellos casos que resulte imposible atendida las caractersticas del mercado de
que se trata, que todo contrato cuente con garanta(s) de fiel cumplimiento del
contrato, tales como boleta bancaria de garanta, pliza de seguro de
cumplimiento de contrato de ejecucin inmediata sin previa liquidacin y/o
retencin de la facturacin mensual.
Las boletas bancarias de garanta y las plizas de seguro de cumplimiento de
contrato debern ser: (i) suficientes para cubrir el monto del contrato y los
eventuales perjuicios por el incumplimiento de la contraparte pueda ocasionar a la
organizacin. (ii) ejecutables en Chile. (iii) nominativas. (iv) no endosables y (v) a
la vista y de ejecucin inmediata. La calificacin de la suficiencia y ejecutabilidad
de la garanta corresponder a Direccin de Administracin y Presupuesto.
Responsabilidad Laboral Solidaria/ Subsidiaria

Todos los contratos que impliquen una prestacin de servicios de una empresa
contratista (persona(s) jurdica(s) o persona (s) natural(es), bajo rgimen de
subcontratacin debern contar con una garanta que cubra la responsabilidad
laboral solidaria/subsidiaria de CDEC-SING como empresa principal, que se
extiende a las obligaciones laborales y previsionales de dar, incluidas las
indemnizaciones por aos de servicios de los trabajadores del contratista
asignados a los servicios de la organizacin , por el tiempo que haya durado dicha
asignacin; cuyo monto y naturaleza (por ejemplo, boleta bancaria o fondo de
retencin de la facturacin mensual), ser definida por la Direccin de
Administracin y Presupuesto.
Especificaciones de las garantas
Las especificaciones establecidas para las boletas bancarias de garanta deben
ser individualizadas en las bases de licitacin o en los contratos, de modo que su
cumplimiento pueda ser verificado por la Direccin de Administracin y
Presupuesto, al momento de la apertura de sobres de bases de licitacin o al
momento de dar visado a las bases y/o contratos.
Responsables de la entrega, recepcin y devolucin de las garantas:
En el evento que el contrato contemple la entrega de cauciones por la Contraparte
o Proveedor, tales como boleta de garanta bancaria, pliza de seguro u otras,
corresponder exclusivamente al Administrador del Contrato exigir la entrega y
recibir tales garantas para entregarlas a la Direccin de Administracin y
Presupuesto, debiendo el Administrador del Contrato conservar una constancia
escrita de su recepcin y revisar que estn debidamente emitidas y en caso
contrario, pedir su reemplazo a fin de que la garanta que en definitiva se entregue
sea debidamente ejecutable.
El Administrador del contrato tambin ser responsable de realizar las gestiones
para proceder a la devolucin de las garantas cuando corresponda. En tal caso se
deber dejar constancia escrita de la devolucin, la que se mantendr en un
registro de la DAP.
Responsable de la custodia de las garantas.
Una vez aprobada la garanta, el resguardo bajo llave de la misma corresponder
a la Direccin de Administracin y Presupuesto, la que deber llevar un registro y
catastro de las garantas resguardadas y deber comunicar con suficiente
anticipacin al respectivo Administrador del Contrato acerca del vencimiento de las
mismas, a fin de que puedan ser ejecutadas, renovadas o devueltas al otorgante,
segn corresponda.
RECEPCIN Y AUTORIZACIN DE PAGO.
Los bienes y/o servicios debern ser recibidos conforme por el rea Solicitante.

Una vez realizada la recepcin conforme de los bienes y/o servicios que se
adquirieron o contrataron, la factura debe ser autorizada por el usuario que
requiri la compra o contratacin. La autorizacin o visto bueno al pago de la
factura deber contener, nombre y firma de quien solicita el pago, el registro del
Centro de Costo y la modalidad de compra.
La factura autorizada por el rea Solicitante y una copia de la Orden de Compra
ser entregada a la DAP para su visto bueno y proceso de pago.
La factura entrar a rgimen de pago, los das 15 y 30 de cada mes, en la
fecha ms cercana a la de su vencimiento. No regir esta poltica para los
servicios bsicos, cuyas facturas se pagarn en la fecha que los documentos de
cobro respectivos indiquen.
Para autorizar pagos a Proveedores se deber seguir el siguiente proceso:
MOVIMIENTO
Recepcin de la factura o boleta del
proveedor
Timbrado y registro de la factura/boleta
Autorizacin de la factura o boleta por
la Unidad Solicitante que requiri los
bienes o servicios, dando cuenta de la
debida recepcin conforme de los
mismos en CDEC-SING
Generacin de egreso
Revisin final previa al pago (se debe
acompaar factura, boleta o rendicin,
autorizada por quien corresponde, ms
egreso contable de registro de la
operacin.
Autorizacin para pago
Generacin de Cheque
Firma 1 de cheque
Firma 2 de cheque
Pago a proveedor y cancelacin de
factura /boleta

RESPONSABLE
Solicitante o secretarias
Secretaria Administrativa
Usuario
DAP
DAP
Director Ejecutivo-DAP
DAP
Sub Director
Director Ejecutivo o suplente
Secretaria Administrativa

3. REGISTRO DE PROVEEDORES Y LA EVALUACION DE LOS MISMOS

Registro de Proveedores para Servicios Crticos

La DAP llevar un registro de Proveedores para servicios crticos de acuerdo a las
solicitudes que sobre el particular formulen las Subdirecciones, reas Unidades
del CDEC-SING, sin perjuicio de aquellos que sta estime pertinente incluir
Para incorporar proveedores al registro de Proveedores de CDEC-SING se
aplicarn, entre otros, los siguientes criterios:

De preferencia se acreditar a proveedores que mantiene sistema de calidad

ISO 9000.
Capacidad de proporcionar los servicios, productos y/o materiales solicitados
de acuerdo a las especificaciones tcnicas definidas por el organismo.
Capacidad de entregar certificados de Calidad, por ejemplo de calibracin de
equipos o del personal que atiende CDEC_SING.
Capacidad y calidad de la asistencia tcnica, en caso que corresponda.

Evaluacin de los Proveedores

La evaluacin de los proveedores ser de responsabilidad del rea Solicitante,
quien deber realizar evaluaciones semestrales a los proveedores de Servicios
Crticos segn criterios definidos en el formato.
La DAP mantendr el registro de proveedores crticos evaluados.
El sistema de calificacin para proveedores de Servicios Crticos se
efectuar conforme a las siguientes categoras:
Categora
Proveedor Muy Bueno
Proveedor Bueno
Proveedor Regular
Proveedor Malo

A
B
C
D

Calificacin
Entre 96% y 100%
Entre 86% y 95%
Entre 70% y 85%
Entre 0% y 69%

Slo permanecern en el registro de proveedores de la organizacin aquellos con

una evaluacin igual o superior a 86%, es decir los proveedores de las categoras
A y B.
En el caso de los proveedores evaluados hasta un 85% se proceder como sigue:

Se informar por escrito al proveedor su evaluacin y el tem que debe

mejorar.

Se reevaluar al proveedor transcurridos tres meses, contados desde la

comunicacin por escrito, bajo los mismos criterios de evaluacin.
Si el proveedor no obtiene una calificacin igual o superior a un 86%, se
deber eliminar del Registro de proveedores

4. REGISTROS ASOCIADOS

Cotizaciones
Nombre del registro
: Cotizacin
Cdigo del registro
: Dado por proveedor
Tipo de registro
: Electrnico o fsico formato
proveedor.
Responsable de emitirlo
: Proveedor
Lugar donde se mantendr archivado
: DAP
Tiempo de retencin
: Durante el proceso de compras.
Disposicin
: Se mantiene en carpeta de compra.
Orden de Compra.
Nombre del registro
: Orden de Compra
Cdigo del registro
: Sin cdigo
Tipo de registro
: Electrnico y fsico
Responsable de emitirlo
: DAP
Lugar donde se mantendr archivado
: DAP
Tiempo de retencin
: Durante el proceso de compra
Disposicin
: Se mantiene en Documental Interno.

del

Contratos
Nombre del registro
Cdigo del registro
Tipo de registro

: Contratos
: Sin cdigo
: Electrnico (listado) y fsico (ejemplares
originales de contrato)
: DAP
: DAP
: Durante el perodo de vigencia del

Responsable de emitirlo
Lugar donde se mantendr archivado
Tiempo de retencin
contrato
Disposicin
: Se mantiene en carpeta de compra.
Factura o Boleta del proveedor.

Nombre del registro

: Factura
Cdigo del Registro
: Rut del proveedor y correlativo
Tipo de registro
: Electrnico o fsico segn formato del
proveedor.
Responsable de emitirlo
: Proveedor
Lugar donde se mantendr archivado
: DAP o empresa contratada para
los servicios contables o
tributarios
Tiempo de retencin
: Durante el proceso de compra.
Disposicin
: Se mantiene en DAP por el plazo legal
establecido por el SII.
Garantas.
Nombre del registro
: Garantas
Cdigo del Registro
: Rut del proveedor
Tipo de registro
: Electrnico o fsico segn formato del
proveedor.
Responsable de emitirlo
: Proveedor
Lugar donde se mantendr archivado : DAP
Tiempo de retencin
: a lo menos 60 das hbiles posteriores al
vencimiento del plazo del contrato.
Disposicin
: Se mantiene en DAP.
Evaluacin de Proveedores de Servicios Crticos.
Nombre del registro
: Evaluacin de proveedores
Cdigo del Registro
: P-DAP-01-R-01
Tipo de registro
: Electrnico.
Responsable de emitirlo
: Usuario interno que requiere del bien o
servicio.
Lugar donde se mantendr archivado
: DAP

Tiempo de retencin
Disposicin

: 3 aos
: Archivo histrico.

Listado de Proveedores de Servicios Crticos evaluados.

Nombre del registro
: Listado de proveedores crticos evaluados
Cdigo del Registro
: P-DAP-01-R-02
Tipo de registro
: Electrnico.
Responsable de emitirlo
: DAP semestralmente.
Lugar donde se mantendr archivado
: DAP
Tiempo de retencin
: 3 aos
Disposicin
: Archivo histrico.

Bibliografa

IACC portal alumnos 2016; Proyecto de Titulo para Tcnicos;

contenidos semana 5