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El proceso administrativo y su
aplicacin. Planeacin
Objetivos:
Al finalizar la unidad, el alumno:
Determinar la importancia que reviste la planeacin como parte
del proceso administrativo al interior de las organizaciones.
Identificar los diferentes tipos de planes existentes, as como
los principios de planeacin ms comunes y los factores contingenciales
que la afectan.
Expondr la importancia de la planeacin y la administracin
estratgicas, as como las etapas que conforman este ltimo proceso.
Identificar las herramientas y tcnicas de planeacin de uso comn
en la prctica administrativa.
Conceptos centrales
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Introduccin
Adaptado de Stoner, James y Freeman. Administracin. Mxico, Prentice Hall, 1994, p.7.
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Por qu es
En nuestro esquema las cuatro reas bsicas
importante
el
son: Produccin, Mercadotecnia, Finanzas y Recursos
subsistema
Humanos, aunque en la prctica las reas funcionales
tcnico?
responden a las necesidades especficas de cada
organizacin por su tamao y giro. Este subsistema es
la razn de ser de la empresa, pues representa los procesos necesarios para
elaborar y vender los productos y/o servicios de la organizacin y, por lo
tanto, es su fuente de ingresos y la que le permite satisfacer las necesidades
del mercado y, en un caso extremo, sobrevivir en l.
Ejercicio 1
1. La administracin es un ______________, es decir, una forma
sistemtica de realizar el trabajo _____________________ buscando el
logro de objetivos y el _______________ de la empresa.
2. Cules son las cuatro fases bsicas del proceso administrativo?
a)
b)
c)
d)
De naturaleza bidireccional.
De naturaleza direccional.
De naturaleza emprica.
De naturaleza interactiva.
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Qu diferencias
existen entre los
planes estratgicos
y los operacionales?
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Ejercicio 2
1. La planeacin es la funcin administrativa bsica que implica
el establecimiento de _______________ y el planteamiento de las
________________ necesarias para cumplirlos; apoyando la eficacia
en la _________________________ y el manejo adecuado de los
______________________ organizacionales.
2. Los elementos comunes que definen a la planeacin son:
a) El control y la retroalimentacin.
b) El horizonte temporal y la especificidad.
c) Los objetivos y las estrategias.
d) Los resultados y los programas claves.
3. Cules son los principales objetivos de la funcin de planeacin?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
4. Relaciona ambas columnas:
( ) Planes especficos
a) Planes por su mbito de influencia.
y planes direccionales.
( ) Planes estratgicos b) Planes por su horizonte temporal.
y planes operacionales.
( ) Planes a corto,
c) Planes por su especificidad.
mediano y largo plazos.
150
) Verdadero
) Falso
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Ejercicio 3
1. Cules son los seis principios bsicos de la planeacin?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. El principio de flexibilidad de la planeacin indica que debemos
ser flexibles en nuestras exigencias de calidad y premiar el esfuerzo de los
trabajadores y directivos aunque no se cumplan los objetivos.
(
) Verdadero
) Falso
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13
159
Idem, p. 4.
Idem, p. 5.
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Este proceso consta de nueve etapas, de las cuales las primeras siete
corresponden a la planeacin estratgica, la octava a la implementacin
y la novena a la evaluacin. Para que entendamos mejor la aplicacin de
este proceso desarrollaremos un ejemplo tomado de una empresa real e
iremos explicando su desarrollo paso a paso.
1. Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales
La misin es el enunciado que expresa la Cmo funciona el
razn de ser de la organizacin y nos permite
proceso de
conocer la naturaleza del negocio. El administrador
administracin
estratgica?
debe saber cules son los objetivos y estrategias
que la empresa est siguiendo actualmente a fin
de alcanzar su misin. Al identificar estos tres aspectos esenciales, el
administrador tendr un panorama completo acerca de cmo est trabajando
la organizacin en el presente.
La empresa que referiremos como ejemplo es el Grupo MAC,
una de las cinco ms importantes empresas de desarrollo de proyectos
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7. Formular estrategias
Una vez establecidos y dados a conocer los objetivos estratgicos, se
formularon las estrategias para llevarlos a cabo; entre las ms importantes
estn la formacin de equipos de trabajo, el diseo de un mecanismo
que permitiera a los equipos tomar las decisiones acerca de su trabajo
operativo, el desarrollo de nuevos procedimientos para la elaboracin de
los proyectos de trabajo, la actualizacin del equipo y los programas de
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9. Evaluar resultados
La ltima etapa corresponde a la evaluacin de resultados, parciales
y finales, de las estrategias ya implementadas. A este respecto cabe sealar
la necesidad de disear controles que permitan realizar una evaluacin
peridica de los avances en la implementacin de las estrategias, toda vez
que si se deja la evaluacin hasta el final puede ser que ya no exista la
posibilidad de corregir las desviaciones y que se obtengan resultados
no satisfactorios. El Grupo MAC an no tiene evaluaciones de las
estrategias implementadas, pero s tiene diseado su sistema de control
tanto para la evaluacin parcial como para la evaluacin de trmino
de los proyectos.
Como pudimos apreciar en este ejemplo,
el proceso de administracin estratgica
comienza en la alta direccin pero involucra a
todas las reas de la empresa. Por esta razn,
las estrategias deben establecerse para todos
los niveles de la organizacin y su formulacin
debe incluir a todos los gerentes, jefes o coordinadores de las reas
encargadas de aplicarlas.
La administracin
estratgica debe involucrar
a todas las reas y
miembros de la empresa.
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Ejercicio 4
1. Es un proceso sistemtico que basa la estrategia futura de la
empresa en un anlisis profundo de las tendencias, amenazas, oportunidades
y sucesos futuros que pueden cambiar el entorno de negocios.
a)
b)
c)
d)
Administracin estratgica.
Planeacin estratgica.
Implementacin de estrategias.
Planeacin de largo plazo.
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5. Estrategias
El concepto de estrategia surge en el mbito militar y, en este
contexto, el trmino se refiere al plan maestro que se utiliza para librar
las batallas contra el enemigo.
En el terreno administrativo, una estrategia es la determinacin
del propsito, misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa,
as como la adopcin de los cursos de accin y de los recursos necesarios
para cumplirla.22
Idem, p. 130.
Idem, p. 162.
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Por su propia naturaleza, las reglas siempre deben estar por escrito y darse
a conocer a todos los empleados; generalmente todas las organizaciones
tienen sus propias reglas que estn contenidas en los reglamentos, como
son el de trabajo y el de seguridad.
Las polticas son enunciados o criterios generales que orientan o
encauzan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa; la
esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad
(libertad) para guiar las decisiones.24
Qu son las
reglas y las
polticas?
Idem, p. 130.
Idem, p. 131.
175
7. Procedimientos
Los procedimientos establecen mtodos para el manejo de actividades
cotidianas; a diferencia de las polticas que son guas de accin y no de
pensamiento.
Los procedimientos son planes que establecen el mtodo o forma para
llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Son series cronolgicas de
acciones requeridas que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas
actividades.26
Idem, p. 131.
176
El trabajo administrativo se
regula a travs de polticas
y reglas, y se desarrolla con
base en procedimientos y
programas de accin.
177
29
178
Idem, p. 98.
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calculamos siguiendo la ruta crtica A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-OP-Q. Si alguna actividad se retrasa, el tiempo para terminar la casa ser
mayor; por el contrario, si podemos reducir el tiempo en la realizacin de
alguna actividad, la casa estar terminada ms pronto.
9. Presupuestos
Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado
para la realizacin de una actividad o un proyecto.31
Presupuesto de operacin. Es el ms
importante, se utiliza para planear y controlar
los ingresos y gastos de una organizacin, as
como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa. Generalmente
contemplan revisiones peridicas para corregir desviaciones respecto a los
estndares fijados.
Presupuesto de gastos. Contempla los recursos necesarios para
la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa; a travs
de l se asignan recursos a los diferentes departamentos en funcin de sus
necesidades y de las posibilidades de la empresa.
Presupuesto de ingresos. Planea y controla todas las entradas de
dinero provenientes de las ventas, midiendo de este modo la eficiencia del
rea de mercadotecnia y ventas.
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Ejercicio 5
1. Son expectativas del futuro que, con base en tendencias del pasado
y las condiciones actuales de la organizacin y del ambiente de negocios en
el que se desenvuelve, sirven de fundamento para la planeacin.
a)
b)
c)
d)
Estrategias.
Reglas.
Polticas.
Premisas.
Programas.
Presupuestos.
Procedimientos.
Polticas.
a) Misin.
b) Visin.
c) Programa.
d) Presupuesto.
Resumen
La planeacin es la parte medular del trabajo administrativo; podemos
definirla como el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr
en el futuro, a travs de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo
los resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos
para alcanzarlos.
Sus principios, en cuanto lineamientos generales para su aplicacin
prctica, son de carcter general y funcionan para cualquier tipo de organizacin.
Entre los ms importantes destacan: el principio de contribucin al objetivo,
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Actividades recomendadas
1. Elabora el propsito, la misin y visin, las premisas, los objetivos, las
estrategias, reglas y polticas para una microempresa real que conozcas. Debes
hacerlo en colaboracin con el dueo o los accionistas de la empresa.
2. Elabora un programa de actividades para la organizacin de una
fiesta.
3. Elabora un presupuesto mensual de ingresos y egresos (entradas y
salidas de dinero) para tu familia, tomando en consideracin el siguiente mes
calendario. Realzalo de la manera ms precisa y especfica posible.
4. Explica cmo aplicas, de manera emprica, la planeacin en tu
vida diaria.
5. Explica cmo puedes utilizar el proceso administrativo para planear,
organizar, dirigir y controlar el desarrollo de tus estudios profesionales.
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Autoevaluacin
1. El subsistema que representa la razn de ser de la organizacin, su
fuente de ingresos y, por tanto, el que le permite satisfacer las necesidades
del mercado y sobrevivir en l, es el denominado:
a)
b)
c)
d)
Subsistema tcnico.
Subsistema administrativo.
Subsistema social.
Subsistema productivo.
4. Qu es la planeacin?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
5. La planeacin es la base del trabajo administrativo; si no hay
planeacin no hay administracin eficiente.
(
) Verdadero
) Falso
a) Planes estratgicos.
b) Planes operativos.
c) Planes a corto plazo.
d) Planes a mediano plazo.
e) Planes a largo plazo.
f) Planes especficos.
g) Planes direccionales.
Planeacin estratgica.
Administracin estratgica.
Planeacin a largo plazo.
Planeacin operativa.
) Verdadero
) Falso
16. Los objetivos son los fines a los que se dirigen las
actividades ____________________ e __________________ y deben ser
_____________, _________________ y ____________________.
17. Es la determinacin del propsito, misin y objetivos bsicos a
largo plazo de una empresa, as como la adopcin de los cursos de accin
y de los recursos necesarios para que se cumplan:
a)
b)
c)
d)
Metas.
Polticas.
Reglas.
Estrategias.
18. Segn Porter, las empresas pueden elegir entre estos tres tipos
de estrategias:
a) Liderazgo en precios, diferenciacin y ganancia plena.
b) Liderazgo de costos, diferenciacin y enfoque.
c) Liderazgo de costos, punto central y rendimiento sobre la
inversin.
d) Rentabilidad, punto central y enfoque.
19. La diferencia entre las reglas y las polticas es que las reglas son
flexibles y las polticas son estrictas e inflexibles.
(
) Verdadero
) Falso
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Ej. 2
1. Objetivos / acciones / toma de decisiones / recursos.
2. c )
3. Facilitar el control, reducir la incertidumbre, la duplicidad de
funciones y la ineficiencia, as como establecer el esfuerzo
coordinado.
4. c )
a)
b)
5. Falso.
Ej. 3
1. Contribucin al objetivo, primaca de la planeacin, eficiencia de
los planes, adhesin al objetivo, flexibilidad y cambio de ruta.
2. Falso.
3. c )
4. Planeacin / interno / externo.
5. El ciclo de vida de la organizacin, el grado de incertidumbre
en el ambiente de negocios, el efecto de la planeacin en el
desarrollo futuro de la organizacin y el nivel de las personas
involucradas en el desarrollo de los planes.
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Ej. 4
1.
2.
3.
4.
5.
b)
Respuesta abierta.
Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
d)
Respuesta abierta.
Ej. 5
1. d)
2. Metas / objetivos / especficos / cuantificables / tiempo.
3. c )
4. La grfica de Gantt y el diagrama o red PERT.
5. d)
a)
c)
b)
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Respuestas a la autoevaluacin
1.
2.
3.
4.
a)
Funciones / planeacin / organizacin / direccin / control.
d)
Es el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr
en el futuro, a travs de la misin y los objetivos organizacionales,
definiendo los resultados claves y las estrategias, polticas,
programas y procedimientos para alcanzarlos.
5. Verdadero.
6. c)
7. b)
e)
g)
f)
c)
a)
8. a ) Significa que los planes deben tener significado y ser atractivos
para los miembros de la organizacin, por lo que es necesario que
stos participen en la elaboracin de sus propios objetivos.
c ) Indica que la planeacin precede a todas las dems funciones
administrativas.
9. Generales / flexibles / a corto plazo / madurez / a largo plazo /
declinacin / ajustes / cambios.
10. c )
11. Fortalezas / debilidades / oportunidades / amenazas.
12. Respuesta abierta.
13. b)
14. Cuando la empresa formula e implanta con xito una estrategia
para la creacin de valor, misma que sus competidoras no pueden
duplicar o consideran demasiado costosa para imitar.
15. Verdadero.
16. Organizacionales / individuales / claros / precisos /
cuantificables.
17. d)
18. b)
19. Falso.
20. Presupuestos de: operacin, gastos, ingresos, efectivo y capital.
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