pharmec HEALTHCARE SOFTWARE Reteta electronica Mic ghid de utilizare pentru medici si farmacisti ? Include: Y. fluxul de lucru pentru retefa online si offline ¥_ dictionar de termeni specificiCu Pharmec reteta electronica este doarlaun CLICK distanta! Pharmec Healthcare Software va oferé acest ghid de utilizare a retetei electronice pentru a va ajuta sa infelegeti aspectele cele mai relevante privind implementarea sistemului de prescri electronica, ca si pentru a evita perturbarile posibile in activitatea din cabinet sau din farmacie. Sperm s& gasifi utile informal lucru. le cuprinse in aceastd prezentare si pasii de urmat in fluxul de INFORMATII DE INTERES GENERAL jonar de termeni Refeta electronica Online = se infelege o prescriptie medical scrisé intr-o aplicatie (ex. Pharmec Cabinet) conectaté online cu serverul SIUI (SIPE), folosind o semnaturd electronica pe baza unui certificat digital calificat. e Reteta electronica Offline = se intelege o prescriptie medicala scrisd intr-o aplicatie (ex. Pharmec Cabinet) neconectata cu serverul SIUI (SIPE). e Refeta electronica la domiciliu = tipizat pretiparit dintr-o aplicatie (ex. Pharmec Cabinet), in care sunt pretiparite seria, numdrul si datele cabinetului medical; datele de asigurat, precum si prescrierea medicamentelor vor fi scrise de mand de cétre medic pe reteta pretiparita. © Reteta in regim special = formular de refeté cu regim special, in trei exemplare, pe hartie autocopiativé. Cod de bare 2D = un cod de bare bidimensional (2D), ce apare automat pe refeta tiparita de catre medic si care confine toate datele refetei (datele de identificare ale medicului prescriptor, datele de identificare ale pacientului, medicamentele prescrise, respectiv eliberate); codul de bare este identificat in farmacie prin scanarea sa cu un cititor de coduri de bare (scanner). © SIPE femul Informatic pentru Prescriptia Electronicé @ PIAS =Platforma Informatica a Asigurarilor de Sanatate @ SIUI=Sistemul Informatic Unic Integrat Prescriptia electronicé (Online si Offline) cuprinde doud componente: © Componenta prescriere = partea din refeta electronica completataé de medicul prescriptorin momentul prescrierii; Componenta eliberare = partea din refeta electronicé completaté de farmacistin momentul eliberdripharmec HEALTHCARE SOFTWARE Echipamente necesare Pentru folosirea refetelorin format electronic, avefi nevoie de urmatoarele echipamente: © imprimanta - cu jet de cerneala sau laser alb-negru - pentru tipdrirea retetelor (atat la prescriere in cabinetul medical, cat sila eliberare in farmacie); © conexiune stabila la Internet pentru comunicareain timp real cu sistemul SIPE/PIAS; © certificat digital calificat pentru semnatura electronica; © scanner/cititor de coduri de bare 2D pentru scanarea/citirea codurilor de bare de pe refeta (doarin farmacie) Numarul de exemplare in care e necesar sa existe retetele este de 3, cu excepfia retetei electronice online; tabelul urmator descrie numarul de exemplare pe tipuri de retete si tipuri de semndturi: Tip reteta Semnaturé electronicé Fara semnatura electroni Refeté electronicé Online 1 2 Reteté electronicé Offline 3 3 Refetd electronicd Offline (in regim special) 3 3 Reteta Tipizata autocopianta 3 3 Alte informatii de interes general Refeta electronica este planificata a fi functional incepand cu data de 1 iulie 2012. Implementarea sa in activitatea de zi cu zi se va face treptat; reteta electronic va functiona in paralel cu sistemul actual de tipizate autocopiante, pana la epuizarea acestora. Perioada de acomodare cu noul sistem de prescriere online este prevazutda a fi pana la sfarsitul anulvi 2012. Dupa pericada de acomodare se va renunfa la prescrierea clasica, pe formularele in trei exemplare autocopiante, si se va trece exclusiv la prescrierea electronicé ,online” si offline”, cu tiparire efectuata pe hartie obisnuita format A4. Prescrierea medicamentelor la nivelul DCI (in detrimentul Denumiri neschimbata. Comerciale) a rémas Regulile de plafonare a valorii medicamentelor de pe lista B, precum si numarul de pozifii pe lista au ramas neschimbate.INFORMATII DE INTERES PENTRU MEDICI Prescrierea Prescrierea medicamentelor cu si fara contributie personal se va face prin intermediul retetei electronice, mai putin cazurile in care se prescriu medicamente apartindnd listelor de stupefiante sau psihotrope, situafie in care vor fi folosite formularele cu regim special ca si pana acum. in functie de conditi, dacd va putefi conecta la Internet, atunci vefi putea prescrie reteta electronica online. Dacé acest lucru nu este posibil (nu aveti conexiune functionala, nu aveti curent electric sau faceti prescrierea la domiciliul pacientului), in functie de situatie aveti urmatoarele variante alternative de prescripfi 1. folositi reteta electronica offline, adicd efectuati prescrierea in aplicatie, tipariti litdtii conexiunii la Internet. 2. folositi reteta electronica la domiciliu, adica scrieti de mana datele pacientului si medicamentele pe formularul pre+iparit de la cabinet, bineinteles cu conditia sd fi rezervat din timp serii de retet si sd fi tiparit cdteva din ele. 3. folositi modelul de reteta clasicd, adic& scrieli de mand pe formularul clasic, autocopiant, in trei exemplare; acest model nu va mai fi acceptat probabil incepand cu anu! 2013 reteta, dar nu o puteti trimite in sistem din cauza indisponil Tipuride reteta si alocarea seriilor Pentru a putea prescrie retete in format electronic trebuie sa obtinefi in avans seriile de reteta, pentru fiecare dintre cele doud tipuri de refeta: online sau offline. Pentru aceasta, din aplicatie (ex. Pharmec Cabinet) veti efectua o cerere online citre sistem, pentru alocarea unui interval de serii si numere de retete. Aceste serii vor fi generate de CNAS si vor fiimportate direct in aplicatie, de unde vor fi gestionate ulterior (retete disponibile, efectuate, anulate, etc.). Ambele operatii (cerere alocare si import serii) se vor efectua foarte simplu pentru utilizator. Retetele pentru care obfineti seriile sunt de urmatoarele tipuri: 1. Refeta electronicé Online: pentru modul de prescriere online, in care medicul transmite in timp real cdtre serverul CNAS informatia completa de pe reteta eliberata, urmand ca aceasta sé fie regasité de farmaciiin sistem. 2. Refeta electronica Offline: pentru modul de prescriere offline, in care informatia de pe refeta este tiparité, dar nu transmisé catre serverul CNAS; pe de o parte, aceasta refeté trebuie introdusa in sistem de cdtre farmacie la eliberarea medicamentelor, iar pe de alta parte trebuie transmisa ulterior cdtre serverul CNAS de catre medicul prescriptor pana in ultima zi a luniiin care s-a realizat prescriereapharmec HEALTHCARE SOFTWARE . Refeta electronica la domiciliu: pentru modul de prescriere la domiciliv, in care informatia de pe refeta este completaté de mand; pe de o parte, aceasta refeté trebuie introdusé in sistem de cdtre farmacie la eliberarea medicamentelor, iar pe de alta parte trebuie introdusa in aplicatie si transmisé ulterior cdtre serverul CNAS de catre medicul prescriptor pan@ in ultima zi a lunii in care s-a realizat prescrierea. De la Casa de Asigurari veti putea solicita calupuri de seri de retete electronice atat pentru online cat si pentru offline (care urmeaza a fi pretipdrite), in functie de necesitatile cabinetului dvs. De lao lunala alta putetifolosi retete cu serii pe care le-ati comandat luna anterioard, dar care nu au fost consumate. Moddelucru A. in sistem ONLINE: in momentul cand pacientul se afla in cabinet iar dvs. aveti toate conditiile (sunteti conectat la Internet si dispuneti de o semnaturd electronica activa) necesare prescrierii unei refete in format electronic online, fluxul de lucru este urmatorul: 1. Introducefi refeta in aplicatie, care asiguré comunicarea online in timp real cu serverul CNAS. S-a comunicat faptul ca medicii prescriptori vor fi asistati de un motor de reguli medicale la introducerea refetelor in regim online (interactiuni intre medicamente, corelafii intre diagnostic, varsta si medicamentele prescrise etc.), asifel incat ati putea primi diverse mesaje de atentionare, insé aceasta parte nu a fost disponibild pentru testare pana in acest moment. Corectarea posibilelor erori in scrierea retetei electronice este posibild oricand inainte de salvare, trimitere si validare de catre serverul CNAS; dupa acest moment reteta nu mai poate fi corectata, ciin cel mai bun caz anulaté. 2. Salvati reteta. in momentul salvarii acesteia, pe serverul CNAS are loc verificarea si validarea medical si comercialé a acestei retete. Din acest moment, refeta poate fi regasité pe server de catre orice farmacie, ceea ce inseamna ca puteti trimite direct pacientul cu refeta in farmacie pentru ridicarea medicamentelor. Tiprifi reteta pe 0 coala Ad in dublu exemplar si dati ambele exemplare pacientulvi dvs. pentru ale lasa in farmacia de unde va ridica medicamentele Atentie! Pentru eventuale controale in cabinet sau alte situafii, putefi tipari reteta in trei exemplare, asifel incdt sé puteti pastra si dvs. un exemplar in arhiva cabinetului.in cazul in care la prescrierea unei refete electronice online se semneaza cu ajutorul unei semnaturi digitale calificate, se poate tipari doar un singur exemplar care se dé pacientului, urmand ca ori de cate ori se doreste sa se poatd tiparirestul exemplarelor. Pacientul se va prezenta cu reteta tiparité pe hartie la farmacie, unde codul va fi citit cu un scanner de coduri de bare, iar aplicatia farmaciei va face legatura cu serverul CNAS pentru refeta respectiva. B. in sistem OFFLINE In eventualitatea in care, din motivele amintite mai sus, nu putefi elibera retetele online, aveti posibilitatea de a folosi refete in sistem offline. In sistem offline modul de lucru este identic cu modul online, mai putin faptul cé - la Salvarea refetei - neputdndu-se realiza comunicarea cu serverul CNAS, nu se trimite reteta in sistem; ca atare, farmacia nu 0 va gasiin sistem si va trebui s-o elibereze intr-o procedura diferita TipGrirea acestor refete se va face identic cu cele online. C. la Domiciliu in eventualitatea in care, din motivele amintite mai sus, nu avefi acces la calculator, aveti posibilitatea de a folosi retete de tip prescriere la domiciliu. Pentru aceasta este nevoie de un numar de refete pretiparite, ce vor confine numai seria si numérul retetei si datele de identificare ale medicului. Datele pacientului si informatiile despre medicamentele prescrise vor fi completate manual de cétre medicul prescriptor. In locul codului de identificare a pacientului (CID) generat automat in sistem, vefi trece CNP-ul persoanei beneficiare a retetei. Pentru acest tip de retete, introducerea si validarea retetei se va face la farmacie. Este posibil in acest caz s& se constate incompatibilitati, reteta s& nu fie validata, iar pacientul s& trebuiasca sa revind la cabinet pentru corectare. Termenul de introducere a acestor retete in aplicatie si transmiterea lorin sistem este finalul lunii in care au fost prescrise. Anularearetetelor electronice Anularea refetelor se poate face doar in anumite situatii: © laprescriere, refeta poate fi anulata doar de medicul care a prescris-o si numai dacé nu s-a initiat procedura de eliberare partiala sau totala a acesteia. O refeta electronica din care s-a eliberat cel putin un medicament prescris nu mai poate fi anulata de catre medic.pharmec HEALTHCARE SOFTWARE e La eliberare, poate fi anulaté de cdtre farmacie, in cazurile in care sunt detectate erori. Refeta poate fi reintrodusé trecdnd inc o data prin toate procedurile care fin de eliberare. Central, SIPE poate anula retete in cazurile in care, in mod cu totul excepfional, s-au facut greseli grave in componenta de prescriere. Anularea retetei duce dupa sine si la anularea numarului ei; nu pot exista, nici in SIUI, nici pe calculatorul medicului sau farmaciei dou retete diferite cu aceeasi serie si acelasi numar. Refeta pe treiluni Refeta electronicé pentru Cronici poate fi repetitiva si in acest caz se va face exclusiv online, in urmatoarele doud moduri: Osinguré reteta care confine tratamentul pentru 90 de zile, care este valabilé 30 de zile si se poate eliberao singura data in farmacie. © Trei retete identice, dar cu serii si numere diferite (cdte una pentru fiecare luna de tratament), care se pot elibera impreuna sau separat, caz in care valabilitatea fiecdrei retete este de cate 30 de zile de la prescriere sau de la eliberarea retetei precedente. Raportarea Retetele prescrise , offline” trebuie introduse in sistem pana in ultima zi a lunii in care s-a efectuat prescrierea. Transmiterea tuturor retetelor (online, offline, la domiciliu) se va face prin fisierul de raportare lunar, conform termenelor stabilite. [sousaia ne ne in a Seman casenisioany Bo soa oe a oo aint te BEBECEE) roncrss SSeS cs game BSS = oe Be @ OOM rst cr | 2 Geronimo aoe veoan Disease 7am em BSD. Boe * © Model reteta electronicé Online acordaté de medicul prescriptor ij=—|= aINFORMATII DE INTERES PENTRU FARMACISTI Reprezentantii CNAS subliniazé avantajele oferite de implementarea refetei electronice, menité 8G usureze activitatea farmacistilor, intrucat acestia nu vor mai trebui sé introduc reteta de la zero, validarea acesteia realizandu-se prin simpla scanare a codului 2D. in momentul cand pacientul soseste in farmacie cu prescriptia de la medic, farmacistul va regasi reteta in sistem si va opera practic doar ceea ce se elibereaza efectiv. Acest avantaj insa nu se va manifesta integral pana cand refeta electronica nu va atinge nivelul de maturitate, foarte probabil la terminarea formularelor clasice. Moddelucru A. Reteta electronica ONLINE/OFFLINE Farmacia posesoare de aplicatie (ex. Pharmec Farmacie), de cititor de coduri de bare (scanner) 2D si conectata la Internet, este pregatita pentru eliberarea de medicamente pe baza prescriptiei electronice. 1. Scanati codul de bare de pe reteta cu care pacientul vine in farmacie pentru a incarca datele prescriptiei in program. 2. Sincronizarea datelor citite se va face automat de catre aplicatie (ex. Pharmec Farmacie), cu cele din sistemul CNAS (SIPE) si rezultatul pe care-| poate furniza sistemul este in functie de modul in care a fost prescrisd reteta: a. _,Refeta a fost sincronizatd cu succes”, Aceasta inseamné ca refeta a fost raportaté in sistemul CNAS de medicul prescriptor, motiv pentru care, in momentul eliberdrii retetei, ea este validatd in sistem in baza validarii regulilor de prescriere. Status-ul acestei refete este ,Prescriere”. »Nu s-a gasit refeta cu datele specificate””. Sistemul SIPE nu confine prescriptia pentru cd reteta a fost emisd offline, decinu a fost transmisd, validata si salvata in sistem. in acest caz, farmacistul care elibereaza reteta trebuie sa 0 introducd si sa o transmita in locul medicului prescriptor. Avetila dispozitie doud posibilitati © s&raportafi refeta online si sé 0 validafiin SIPE sau © sGtrimiteti pacientul inapoi la medicul prescriptor. Dupa raportarea ei online sistemul va cere validarea. Dacé reteta trece de regulile de validare, putetitrece la eliberarea ei, sau, in functie de eroarea gasita, pacientul si reteta trebuie sd se intoarcé la medic pentru corectarea erorilor. 3. Eliberatimedicamentele, integral sau partial. La eliberare, reteta este validata in serverul CNAS, iar daca nu exista niciun mesaj de eroare, este salvatd atat in serverul CNAS (SIPE) cat si local, iar status-ul retetei devine ,,Eliberata”. 4. Tiparitireteta pe foaie simpla format A4 in doud exemplare. noupharmec HEALTHCARE SOFTWARE . Asigurati-vé semndétura asiguratului sau imputernicitului care ridicd medicamentele pe ambele exemplare. Un exemplar ramane impreund cu reteta provenita de la medic si se ataseaza facturii si borderoului ce vor fi depuse la CAS in vederea decontarii, iar celdlalt exemplar ramane in farmacie. Asiguratului sau imputernicitului i se dé un exemplar tiparit doarin cazul eliberarii parfiale. B. Refeta electronica la Domiciliu Diferenta intre reteta la domiciliu si reteta offline (nevalidata in momentul prezentarii la farmacie) este aceea ca in confinutul codului de bare existé doar informatia privind datele medicului prescriptor (seria, numarul, cabinetul medical si contractul), restul valorilor scrise pe componenta de prescriere vor trebui introduse manual, ca si pana acum. Modul de lucru in aceasta situatie este urmatorul: a. Scanaticodul de bare al prescriptiei prezentate de pacient. b. Intreduceti datele manual in calculator pentru elementele completate de mand de pe refeta. c. Raportati online reteta. d. Validati reteta, proceduré care va urma automat dupa raportare, la fel ca in cazul retetei electronice offline. Dacé reteta nu trece de procedura de validare, va fi necesar sé 0 retrimiteti cdtre medicul prescriptor, deoarece nu puteti trece la eliberarea medicamentelor. e. Eliberatimedicamentele. £. Tiparifi si semnati documentele, |a fel ca la refeta electronica online. Anularea retetelor electronice Anularea refetelor se poate face doar in anumite situafii: e Laprescriere, reteta poate fi anulata doar de medicul care a prescris-o si numai daca nu s-a initiat procedura de eliberare partiald sau totalé a acesteia. O reteta electronicé din care s-a eliberat cel putin un medicament prescris nu mai poate fi anulata de catre medic. La eliberare, poate fi anulaté de cdtre farmacie, in cazurile in care sunt detectate erori. Reteta poate fi reintrodusé trecand incé o data prin toate procedurile care fin de eliberare. Central, SIPE poate anula retete in cazurile in care, in mod cu totul exceptional, s-au facut greseli grave in componenta de prescriere. © Anularea refetei duce dupa sine sila anularea numarului ei; nu pot exista, nici in SIUI, nici pe calculatorul medicului sau farmaciei, doua refete diferite cu aceeasi serie si acelasi numar. Cazuri particulare 1, Conexiune online Daca farmacia nu are temporar acces online, pacientul va trebui sa mearga la o alta farmacie, deoarece farmaciile nu au siguranta decontarii medicamentelor eliberate pe baza unei retete electronice atunci cand sunt offline. 8.Riscul este ca pacientul sé primeascé medicamentele fara ca refeta sd fie inregistraté in SIPE in contul farmaciei care a eliberato, iar ulterior pacientul poate incerca (folosind o copie a refetei) sé ia din nou refeta de la alté farmacie, care avand conexiune online, se poate inregistra prima pe serverul CNAS ca fiind cea care le-a eliberat si cdreia ii va fi decontata. 2. Eliberarea parfiala a medicamentelor prescrise pe refete electronice Medicamentele se pot elibera partial la nivel de pozitie (nu cantitate) prescrisé, urmand ca restul medicamentelor prescrise sd fie eliberate la urmatoarea farmacie. in acest caz, status-ul retetei dupa prima eliberare este ,Eliberare partial”, pana cand va fi eliberata complet si validata sitsi va schimba statusul ca fiind , Eliberata”, La prima farmacie, care initiaz& prima eliberarea, se va depune spre decontare reteta prescrisd de medic si refeta eliberaté de farmacie doar cu produsele eliberate de aceasta Pacientul va merge la urmatoarea farmacie cu reteta eliberata de la prima farmacie. A dova farmacie va putea elibera doar medicamentele ne-eliberate de prima farmacie, urménd exact aceiasi pasi Atentie! Eliberarea parfialé este posibilé doar la refetele electronice online. 3. Anulare partiala jn cazul in care asiguratul sau imputernicitul nu doreste eliberarea tuturor pozitiilor de pe reteta, se va trece in momentul eliberdrii lor comentariul , Anulat”, iar pe componenta de eliberare se va semna de catre asigurat, impreund cu numerele de ordine a pozitillor care au fost anulate. ‘anpintnadcarerale Gears Lnpamer Nine i= =e =] == |-==]—® Model refeta electronicé 208 [oo | nao ar aw PRET ext| wi | Be eliberaté de farmaciepharmec HEALTHCARE SOFTWARE Raportarealunara Raportarea este la fel pentru fiecare tip de refeta electronicd si este identicé cu metodologia de raportare a retetelor tipizate autocopiante. INFORMATII DE INTERES PENTRU PACIENTI Schimbarea principald pentru pacienti va fi necesitatea de a pastra cele doud exemplare ale refetei electronice primite de la medicul prescriptor in cele mai bune conditii, astfel incat sa permita cititorului de coduri de bare din farmacie sé scaneze intocmai codul de bare. O foaie usor deterioraté (mototolita, indoita, etc.) permite aparitia riscului ca echipamentele din farmacie sa nu ,,citeascé” codul de bare si, ca atare, s4 puna farmacia in imposibilitate de a identifica datele prescriptiei in sistem. Pacientul care are o refeté ce nu poate fi citité va trebui trimis din nou la medic pentru a obfine o noud copie a aceleiasi retete. Pacientul (asigurat sau imputernicit) este obligat sé semneze taxarea refetei odata cu ridicarea medicamentelor. in cazul in care pacientul nu gaseste toate medicamentele intr-o singuré farmacie, eliberarea medicamentelor de pe refeta se poate realiza partial in doud sau mai multe farmacii, cu conditia ca reteta electronica sa fi fost emis online. In acest caz, se procedeazé in felul urmator: e Laprima farmacie, reteta provenita de la medic ramane in farmacie, iar pacientul primeste, pe langé medicamentele eliberate, un exemplar al refetei taxate, cu care poate merge la urmatoarea farmacie. Laurmatoarea farmacie, pacientul prezinta reteta primité de la farmacia anterioaré (care evidenfiazé medicamentele eliberate deja), iar farmacia elibereaza restul (integral sau din nou partial) medicamentelor ne-eliberate din reteta. Ciclul maxim al eliberdrilor partiale este de 7 farmaciiin total. Reteta pe treiluni Pentru pacientii cu afectiuni cronice, cu aceeasi schema de tratament, reteta pe trei luni se poate elibera de catre medic la o singuré consultatie, in urmatoarele doud moduri e Osingurd reteta care confine tratamentul pentru 90 de zile, care este valabild 30 de zile si se poate elibera o singuraé data in farmacie. © Trei refete identice, dar cu serii si numere diferite (cate una pentru fiecare lund de tratament), care se pot elibera impreund sau separat, caz in care valabilitatea fiecdrei refete este de cate 30 de zile de la prescriere sau de la eliberarea refetei precedente. 10.Pentru informatii suplimentare despre refeta electronica sau pentru comenzi de echipamente necesare imprimarii si scandrii prescriptiei electronice, va invitém sé va adresati reprezentantului Pharmec local - lista consultantilor specializati este disponibila pe site-ul Pharmec www.pharmec.ro. Pharmec Healthcare Software A: Strada Menvetului nr. 1B, etaj 2, Cod postal 013713, Sector 1, Bucuresti 21 314 14 26 37 218 97 96 ffice@pharmec.ro W: www.pharmec.ro 0372 189 795 0372 189 793 Centrul de Suport Medi Centrul de Suport Farma