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Tesis De Grado
Previo a la obtencin del ttulo de:
Ingeniero en Auditora y Contadura Pblica Autorizada
Presentado Por:
GEANELLA LISSETTE GRANDA LEN
ROBERTO ERICK RODRGUEZ GAYBOR
Guayaquil Ecuador
AO 2013
AGRADECIMIENTO
A Dios por haber creado todo y regalarnos el don de
crear nuevas ideas y por llenarnos de sabidura en
momentos difciles.
A nuestros padres y hermanos por haber estado
presentes en nuestras vidas, apoyndonos y guindonos
por el buen camino.
A nuestros profesores por guiarnos en esta etapa como
estudiantes, por ensearnos lo que saben y contarnos
sus experiencias en la vida profesional, por corregirnos
en nuestros errores y adems por despejar nuestras
dudas.
A todos los servidores de la Espol, adems de mi
Facultad de Ciencias Naturales y Matemticas que
gracias a sus funciones me ayudaron a cumplir mis
metas.
A nuestros amigos, quienes nos brindaron su apoyo
incondicional y su sincera amistad durante estos 5 aos
que no olvidaremos.
DEDICATORIA
Esta tesis es una parte de nuestras vidas y comienzo de
nuevos retos; por lo tanto la dedicamos a Dios, a
nuestros familiares, nuestros amigos.
Dedicatoria especial a nuestros padres y hermanos que
en todo momento nos apoyaron y siempre sern los
pilares que necesitaremos en nuestras vidas.
TRIBUNAL DE GRADUACIN
_________________________
MSC. Diana Montalvo B.
DIRECTORA DE TESIS
_________________________
Ing. Oswaldo Valle
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
_________________________
MSC. Vanessa Leyton
VOCAL DEL TRIBUNAL
DECLARACIN EXPRESA
La responsabilidad del contenido de sta tesis de graduacin de Grado,
nos corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a
la Escuela Superior Politcnica del Litoral.
___________________________
___________________________
V
5
INTRODUCCIN
La presente tesis lleva a cabo el diseo de un sistema de control basado
en el Mtodo ABC de gestin de inventarios para una empresa que se
dedica a la comercializacin, produccin y prestacin de servicios
fotogrficos.
Este diseo fue realizado para todo el rea que compete a los inventarios;
es decir, ventas, compras, bodega y financiero; incluye polticas para
compras y abastecimientos hasta indicadores de medicin que lograrn
direccionar a los administradores del estudio fotogrfico a una nueva
metodologa para administrarlo.
Actualmente, el departamento de inventario y el departamento de compras
de la empresa en estudio no se acoplan a una continua actualizacin e
innovacin tecnolgica; adems, no cuentan con polticas, estrategias y
controles definidos para un correcto manejo en la gestin de las
existencias. En los ltimos aos, el mundo fotogrfico tradicional ha
decado a un estado crtico que conlleva a prdidas no reconocidas hasta
el momento, pero con la aplicacin de este diseo, a travs de indicadores
de medicin, se desea identificar razonablemente el desempeo de los
RESUMEN
El presente trabajo de graduacin contempla los conceptos relevantes al
inventario y su administracin mediante la metodologa ABC que clasifica
las existencias en bodega de un estudio fotogrfico; adems incluyen
polticas y modelos que guiarn al usuario respecto de todas las medidas
de control que pueden ser aplicadas e indicadores de medicin para
aportar en la toma de decisiones.
En el captulo I se detalla ms informacin acerca de la presente tesis y
datos sobre la empresa en estudio.
En el captulo II, el lector podr obtener los conceptos que sern tiles
para la comprensin y anlisis de la informacin expuesta en captulos
posteriores.
En el captulo III y IV, se desarrolla el tema del presente trabajo de
graduacin sobre la administracin y control de inventarios mediante el
mtodo ABC.
En el captulo V se exponen las conclusiones y recomendaciones que se
consideran relevantes para el caso de estudio.
Adems se incluyen anexos con los datos de los artculos en bodega, la
clasificacin propuesta y un resumen de los indicadores de medicin a
utilizar.
ABSTRACT
NDICE GENERAL
PORTADA ...
AGRADECIMIENTO..............................................................................................II
DEDICATORIA.....................................................................................................III
TRIBUNAL DE GRADUACIN............................................................................IV
DECLARACIN EXPRESA..................................................................................V
INTRODUCCIN.................................................................................................VI
RESUMEN......................................................................................................... VIII
NDICE GENERAL................................................................................................X
NDICE DE TABLAS...........................................................................................XV
NDICE DE GRFICOS.....................................................................................XVI
NDICE DE ILUSTRACIONES..........................................................................XVII
NDICE DE ANEXOS.......................................................................................XVIII
CAPTULO I.......................................................................................................... 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA....................................................................1
1.1. Introduccin del captulo.............................................................................1
1.2. Antecedentes..............................................................................................1
1.2.1. Tema Propuesto...................................................................................1
1.2.2. Planteamiento del Problema.................................................................2
1.2.3. Preguntas de Investigacin..................................................................3
1.2.4. Objetivo General del Estudio................................................................4
1.2.5. Objetivos Especficos...........................................................................4
1.2.6. Hiptesis...............................................................................................5
1.2.7. Variables...............................................................................................5
1.2.8. Indicadores de gestin..........................................................................5
1.3. Descripcin de la Empresa.........................................................................6
1.3.1. Antecedentes........................................................................................6
10
1.3.2. Misin...................................................................................................7
1.3.3. Visin....................................................................................................8
1.3.4. Objetivo Empresarial............................................................................8
1.3.5. Valores empresariales..........................................................................9
1.3.6. Estrategias...........................................................................................9
1.3.7. Proveedores.......................................................................................10
1.4. Mercado....................................................................................................11
1.4.1. Productos y servicios de venta...........................................................11
1.4.2. Clientes..............................................................................................12
1.4.3. Sucursales..........................................................................................12
1.5. Estructura Corporativa..............................................................................13
1.5.1. Administracin y Propiedad................................................................13
1.5.2. Capital a la fecha................................................................................14
1.5.3. Estructura organizacional...................................................................14
CAPTULO II........................................................................................................16
MARCO TERICO..............................................................................................16
2.1. Introduccin del Captulo...........................................................................16
2.2. Introduccin para la administracin del inventario....................................16
2.3. Definiciones sobre la cuenta Inventario.....................................................17
2.4. Concepto de administracin de inventarios...............................................19
2.5. Importancia de la administracin de inventarios........................................20
2.6. Control Interno sobre los Inventarios ........................................................21
2.7. Elementos de un buen Control Interno sobre los inventarios....................22
2.8. Clasificacin de inventarios.......................................................................25
2.8.1 Clasificacin del Inventario por su forma.............................................25
2.8.2. Clasificacin del inventario segn su funcin ....................................27
2.9. Costos asociados a los inventarios...........................................................28
2.9.1. Costos de mantener...........................................................................28
2.9.2. Costos de ordenar..............................................................................34
11
12
13
14
NDICE DE TABLAS
Tabla 1 Proveedores.........................................................................................10
Tabla 2 Sucursales...........................................................................................13
Tabla 3 Datos de la empresa............................................................................13
Tabla 4 Capital de la empresa..........................................................................14
Tabla 5 Clasificacin actual del inventario........................................................80
Tabla 6 Categoras del mtodo ABC.................................................................88
Tabla 7 Clasificacin del inventario segn mtodo ABC...................................92
Tabla 8 Comparacin entre el sistema de inventarios vigente y el Mtodo ABC....93
Tabla 9 Matriz de indicadores de medicin.....................................................140
Tabla 10 Establecimiento de cdigo para ficha del indicador..........................141
Tabla 11 Ficha del Indicador: Volumen de compra de inventarios...................145
Tabla 12 Ficha del indicador: Costos logsticos de compras Vs. Ventas.........146
Tabla 13 Ficha del indicador: Rotacin del inventario.....................................147
Tabla 14 Ficha del indicador: Duracin de inventarios....................................148
Tabla 15 Ficha del indicador: Vejez del inventario..........................................149
Tabla 16 Ficha del indicador: Quiebres de inventario.....................................150
Tabla 17 Ficha del indicador: Valor econmico del inventario.........................151
Tabla 18 Ficha del indicador: Exactitud del inventario....................................152
Tabla 19 Ficha del indicador: Costo de unidad almacenada...........................153
Tabla 20 Ficha del indicador: Costo de unidad despachada...........................154
Tabla 21 Ficha del indicador: Costo de metro cuadrado de la bodega............155
Tabla 22 Ficha del indicador: Utilizacin de la bodega...................................156
Tabla 23 Ficha del indicador: Rendimiento sobre los sistemas de inventarios157
Tabla 24 Ficha del indicador: Margen de Contribucin...................................158
Tabla 25 Ficha del indicador: Ventas perdidas................................................159
Tabla 26 Ficha del indicador: Ciclo operativo..................................................160
Tabla 27 Ficha del indicador: Liquidez - Prueba cida...................................161
15
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1 Sucursales........................................................................................13
Grfico 2 Organigrama de la empresa..............................................................15
Grfico 3 Diagrama de aplicacin del mtodo ABC...........................................86
Grfico 4 Clasificacin del inventario segn mtodo ABC................................89
16
NDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1 Costos asociados a los inventarios...............................................34
Ilustracin 2 Cantidad mnima a pedir..............................................................38
Ilustracin 3 Procedimientos del departamento de bodega..............................69
Ilustracin 4 Flujo del procedimiento de inventario fsico..................................78
Ilustracin 5 Metodologa del control de inventarios ABC.................................81
Ilustracin 6 Reconocimiento de costos asociados a los inventarios I............101
Ilustracin 7 Reconocimiento de costos asociados a los inventarios II...........101
17
NDICE DE ANEXOS
Anexo 1 Inventarios Categora A............................................................175
Anexo 2 Inventarios Categora B...........................................................176
Anexo 3 Inventarios Categora C...........................................................178
Anexo 4 Inventario final valorizado Categora A.......................................186
Anexo 5 Inventario final valorizado Categora B.......................................187
Anexo 6 Inventario final valorizado Categora C.......................................190
Anexo 7 Inventario final valorizado Categora Obsoletos...........................197
18
CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
19
1.2. Antecedentes
1.2.1. Tema Propuesto
Diseo de un sistema de control basado en el Mtodo ABC de gestin de
inventarios, a travs de indicadores de medicin, aplicado a un estudio
fotogrfico en la ciudad de Machala.
consecuencia
de
esta
situacin
no
existen
polticas
20
de
costos
asociados
stos,
ocasionando
prdidas
21
22
1.2.6. Hiptesis
De acuerdo a los objetivos antes expuestos se puede definir la siguiente
hiptesis y enfocar nuestro estudio para emitir una conclusin acerca de la
misma.
H0: Implementar un diseo de inventarios segn la metodologa ABC
lograr disminuir costos en el estudio fotogrfico.
1.2.7. Variables
V1:
V2:
inventarios.
23
Valor=
Total de compras
100
Total de ventas
Valor=
24
25
Actualmente,
se
encuentran
activas
sucursales
distribuidas
1.3.2. Misin
Ofrecer la mejor calidad en productos y servicios de fotografa y satisfacer
las necesidades informticas y complementarias de nuestros clientes.
Trabajamos en equipo con personal calificado para la adecuada atencin
al cliente y proveedores comprometidos en proporcionar artculos de
calidad.
1.3.3. Visin
Ser reconocida localmente por la excelencia de nuestros productos,
servicios de fotografa y por el compromiso con nuestros clientes. Adems,
crear e innovar servicios tecnolgicos que satisfagan las necesidades de
los consumidores.
26
Integridad
Honestidad
Credibilidad
Mejoramiento Continuo
Calidad
Respeto
Trabajo en Equipo
Responsabilidad
Actitud de Servicio
27
1.3.6. Estrategias
por el mercado.
Proporcionar al cliente productos y servicios con precios accesibles
1.3.7. Proveedores
En esta seccin se detallan algunos de los proveedores ms significativos
que posee el estudio fotogrfico. Entre los cuales se encuentran:
Tabla 1 Proveedores
Ao 2012
NOMBRE
CIUDAD
Fotomat S.A.
Computadores
equipos
Guayaquil
y
DIRECCION
Cdla. Adace
Calle B entre la
9na. y 10ma
Andaluca y
Cordero
TELFONO
(04) 228 7050
28
electrnicos
del Quito
Ecuador - CYEDE.
CIA. LTDA.
Importaciones
Cuenca
Espacri Ca. Ltda.
esquina, edificio
Cyede 1er. piso
Bolvar 5-69 y
Hno. Miguel
1.4. Mercado
1.4.1. Productos y servicios de venta
1.4.1.1. Productos
1.4.1.2. Servicios
Revelado de fotos
Ampliaciones de plotter
Reparacin de cmaras
Credenciales
Tomas digitales
Foto-regalo
Internet
Consultas bancarias y de inters del cliente
Copias blanco/negro y color
Escritos u oficios
Impresiones
Quemada de CD
Trabajos de investigacin
Consultas LESS
29
Escaneo
1.4.2. Clientes
Los clientes de la empresa en estudio son minoristas, debido a que
proporciona productos de calidad y servicios al instante que satisfacen en
su totalidad las necesidades del consumidor.
1.4.3. Sucursales
La empresa, al momento de iniciar esta investigacin, tiene 5 sucursales
activas: 4 de ellas se encuentran ubicadas en la ciudad de Machala, sector
centro y 1 sucursal en Santa Rosa. Estas sucursales participan
independientemente en la obtencin de ingresos, tal como se muestra en
la tabla 2 Sucursales y Grfico 1 Sucursales.
Tabla 2 Sucursales
Ao 2012
SUCURSAL
Sucursal # 1
Sucursal # 4
Sucursal # 2
PARTICIPACIN
32%
27%
16%
30
Sucursal # 3
Sucursal # 5
14%
11%
Grfico 1 Sucursales
Ao 2012
32%
14%
Sucursal # 1
Sucursal # 4
Sucursal # 2
Sucursal # 3
Sucursal # 5
16%
27%
ESTRUCTURA:
NACIONALIDAD:
SITUACIN LEGAL:
TIPO DE COMPAA:
Privada
Ecuatoriana
Activa
Persona Natural
Obligada a llevar
contabilidad
31
tiene
estructura
privada,
de
nacionalidad
ecuatoriana
200.000
200.000
32
Supervisora
General
Departament
o
Administrativ
oy
Financiero
Departament
o Compras
Contadora
General
Jefe Sucursal
1
Ayudante
Departament
o de Ventas
Departament
o de Bodega
Jefe Sucursal
2
Jefe Sucursal
3
Jefe Sucursal
5
Jefe Sucursal
7
Ayudante
Ayudante
Ayudante
Ayudante
33
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1. Introduccin del Captulo
En este Captulo se detalla los mtodos y tcnicas a utilizar para el Diseo
de un Sistema de Gestin basado en el Mtodo ABC de gestin de
inventarios, para lo cual se detallan ciertas definiciones que nos sern
tiles para sta investigacin.
Este mtodo y tcnica nos permitir determinar la rotacin que tiene el
inventario en las bodegas, movimientos originados por motivos de ventas,
compras, devoluciones; y detalles de importancia como obsolescencia,
deterioro por estar stockeados por mucho tiempo en las bodegas de la
empresa ocasionando prdidas.
34
puede decir que se destruye su valor, esto debido a los gastos que implica
conservar un inventario, gastos en manejo de materiales, personal
administrativo, bodega de almacenaje, entre otros. Sin embargo, el
inventario tambin pierde valor por obsolescencia, daos o por el simple
hecho de tener un dinero invertido en inventario, que no genera ningn
tipo de utilidad.
Por todo esto, las decisiones de inventario dentro de una organizacin son
un punto importante ya que se debe tratar de conservar un delicado
equilibrio que permita un excelente servicio al cliente teniendo siempre en
cuenta decisiones de inventario de cmo, cunto y dnde pedir
materiales.1
35
36
terminados,
materiales
de
empaque,
refacciones,
etc.,
37
II.
III.
38
son
el aparato
circulatorio de
una
empresa
de
operativos.
El
control
interno
es
de
importancia
para
39
tanto
son
confiables
sus
estados
contables,
frente
los
40
inventario.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
o descomposicin; constituye una buena herramienta controlar que
el inventario sea manejado adecuadamente, con el fin de
compaa.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones
41
42
43
demanda.
Inventario de anticipacin sirve para protegerse de cambios
coyunturales, administrativos o de pas.
44
diferentes capacidades.
Inventario de transporte es aquel que est en circulacin o trnsito
a lo largo de la cadena.
45
c) Costos de carecer.
46
breve
fabricar
construir
equipos
mejorados
con
47
48
2.9.1.3. Seguros
Dentro de las empresas es una prctica comn y adecuada asegurar las
distintas inversiones que se tienen en ellas. Los inventarios no son una
excepcin en este caso y en una administracin sana, son asegurados de
acuerdo con el valor de la inversin en stos; es decir, de acuerdo con el
49
2.9.1.4. Almacenaje
Los locales en que se tienen almacenados los inventarios pueden
encontrarse en una de las dos siguientes situaciones:
50
51
compras,
etc.
En el caso de las rdenes de produccin, el costo de ordenar incluye:
52
53
54
55
56
57
manejo
de
los
materiales,
el
mtodo
de
almacenaje
el
58
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
59
60
61
Escasez de suministros
Plazos de reposicin
Caducidad
Costo por roturas o daos a las existencias
62
basa
en
el
tratamiento
que
se
les
da
proceso
de
manufactura
altamente
complejos
tienen
ms
63
64
ABC
gestiona
horizontalmente
las
a
actividades
travs
de
la
stas
se
organizacin.
ordenan
sta
es
hacer
proyecciones
de
tipo
financiero
ya
que
65
17 "El costo basado en actividades y la teora del costo", CARTIER, E.N., - N 11 (marzo
1994).
66
hasta
obtener
la
verdadera
causa
que
67
TC=
D
ICQ
S+
Q
2
68
2 DS
IC
Q
D
Q
D
69
Donde:
PRO = cantidad de punto de reorden, en unidades
D = tasa de demanda, en unidades de tiempo
TE = tiempo de entrega promedio, en unidades de tiempo
La tasa de demanda (d) y el tiempo de entrega promedio (TE) deben
expresarse en la misma dimensin de tiempo.
70
PRO=
d TE+ z ( s ' d )
71
Donde
AIL=
Q
z ( S ' d)
2 +
TC=
D
Q
Q
S + IC 2
+ IC
z ( sd )
D
K S d E(Z)
Q
72
SL= 1-
( QD )( S ) x E
d
= 1-
sd ( E Z )
/Q
CEP, es
decir,
Q=
2 DS
IC
P= 1-
QIC
Dk
73
P= 1-
Hallar
sd
QIC
Dk +QIC
E(Z)
de la tabla integral de
2 D [ S +ks d E Z ]
IC
74
desviacin estndar
s 'd
s 'd
, que es:
s ' d = TE s d2 +d 2 s TE2
Modelo de Cantidad de Pedido nico (Q*):
Para hallar el tamao ms econmico del pedido Q*, podemos apelar al
anlisis econmico marginal. Q* se halla en el punto donde la ganancia
marginal de la siguiente unidad vendida es igual a la prdida marginal de
no vender la siguiente unidad.
La Ganancia marginal por unidad obtenida por vender una unidad es
Ganancia Precio por unidadCosto por unidad
La prdida incurrida por unidad por no vender una unidad es
Prdida Costo por unidad Valor de deshecho punidad
CPn=
Ganancia
Ganancia+ Prdida
75
Pedidos conjuntos
Tanto el modelo de punto de reorden como el de revisin peridica
comentados hasta aqu han sido para artculos nicos. Esto supone que
cada artculo en el inventario se controla independientemente de los otros.
En muchos casos, sta no es la mejor prctica dado que pueden
comprarse mltiples artculos al mismo proveedor o pueden producirse al
mismo tiempo y en la misma ubicacin. Pedir mltiples artculos al mismo
tiempo y en el mismo pedido puede dar como resultado ganancias
econmicas, como calificar para descuentos por precio y cantidad o
satisfacer las cantidades mnimas del vendedor, de la compaa de
transportes o de produccin, de manera que la poltica de inventario
debera reflejar pedidos conjuntos. Una poltica de inventario de pedido
conjunto implica determinar un tiempo de revisin del inventario comn
para todos los artculos pedidos conjuntamente, y luego hallar el nivel
mximo de cada artculo (M*) segn se impone a partir de sus costos y de
su nivel de servicio particulares.
76
T =
'
M i =di ( T +TE ) + Z i( s d )i
'
k i ( S d )i
O+ Si TI C i D i
1
i
i
'
TC=
+
+ I C i Z i ( S d )i +
T
2
T i
i
77
78
2 DS
IC
79
'
M =d ( T +TE ) +Z (s d )
El nivel de inventario promedio se encuentra como sigue:
dT
'
AIL=
+Z ( s d)
2
TC=
D
Q
Q
S + IC 2
+ IC
z ( sd )
D
K S d E(Z)
Q
80
81
CAPTULO III
CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
3.1 Introduccin del capitulo
El inventario, como ya se defini en el captulo anterior, constituye un
activo muy valioso para generar beneficios econmicos a la empresa; y,
en ciertos casos hasta representa la nica actividad que genera ingresos,
los cuales deben compensar la cantidad de costos y gastos que se
producen en una compaa, por lo tanto, es un deber de la administracin
controlar y manipular adecuadamente para que los costos y gastos
relacionados con el inventario a fin de que se mantengan en un margen
econmico.
Para lograr estos objetivos sobre el debido control del inventario, se deben
establecer polticas, procedimientos y adems una correcta segregacin
de funciones que concientice al personal respecto a la tarea de controlar y
administrar de manera eficiente el inventario de la compaa.
En el presente captulo se exponen los actuales procedimientos, polticas
y controles que sigue la empresa en estudio respecto al manejo de las
existencias.
82
83
en
las
rdenes
de
pedido
para
el
proveedor
de
84
bodega.
Realizar actividades de recepcin de la mercadera, revisando el
estado del producto y que ste se encuentre acorde a las
especificaciones solicitadas en la orden de pedido, gua de remisin
ste.
Realizar actividades de limpieza y mantenimiento de la bodega,
85
Recepcin de la mercadera
Almacenamiento de la mercadera
Distribucin de la mercadera
Despacho de la mercadera
Almacen
Recepci
Distribu Despach
an
cin
o
miento
Ilustracin 3 Procedimientos del departamento de bodega
Ao 2012
86
87
88
89
90
91
Inadecuado
mantenimiento
limpieza
de
las
instalaciones
CAPTULO IV
DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN
4.1 Introduccin del capitulo
El presente captulo se enfoca a la aplicacin de los conocimientos
adquiridos a una empresa enfocada a realizar servicios de fotografa y
computacin. Primero, se debe obtener la informacin respecto al
inventario existente, realizar un inventario fsico que muestre la verdadera
cantidad de artculos con los que cuenta la empresa en estudio. Luego, se
procede a realizar la clasificacin con el modelo ABC de inventarios. Y, por
92
93
94
95
96
LINEAS
LINEA:
222
LINEA:20
8
LINEA:
207
LINEA:
602
LINEA:
202
LINEA:
125
LINEA:
205
LINEA:
601
LINEA:
209
LINEA:
220
LINEA:
219
LINEA:
203
LINEA:
201
LINEA:
206
LINEA:
204
LINEA:
210
ACCESORIOS DE CAMARAS
ACCESORIOS DE CELULAR
AUDIO VIDEO
BEBIDAS CYBER
CAMARAS
COMPUTADORAS
FLASH
GOLOSINAS Y SUMINISTROS DE
CYBER
MATERIAL DE PRODUCCION
ANALOGA
MATERIAL DE PRODUCCION DIGITAL
MATERIAL DIGITAL
PILAS
ROLLOS
TARJETAS DE MEMORIA DIGITAL
TELEFONIA CELULAR
VARIOS
97
98
RECURSO
ACTIVIDAD
OBJETO DE
COSTO
99
Mayor visin sobre las actividades realizadas, debido a que el costeo traza
el mapa de las actividades y los costos de las mismas que nos permite
mejorar la eficiencia de las actividades de alto costo y reducir las
actividades que no generan valor agregado.
4.3.2. Instrumentos
Teniendo en cuenta que el tamao o muestra de la poblacin del estudio
fotogrfico es amplio, se aplicar el Mtodo ABC de Gestin de inventarios
como instrumento por ser una herramienta que permite visualizar y
determinar, en forma simple, cules artculos son de mayor valor,
optimizando as la administracin de los recursos de inventario y
permitiendo tomas de decisiones ms eficientes.
100
4.3.3.1. Tcnicas:
Revisin de archivos de datos del sistema:
Se conocer el manejo y control administrativo-financiero para luego
determinar las variaciones del Mtodo actual y el Mtodo ABC.
Internet
101
de este
Organigramas
Matrices
Diagramas
Flujos de Procesos
Muestreos estadsticos
Herramientas informticas
Experiencia de Docentes conocedores del Modelo ABC
criterios
preestablecidos,
que,
en
nuestro
anlisis
102
4.3.4.1. Poblacin
tems de la Bodega principal y el stock de las distintas sucursales.
4.3.4.2. Muestra
Cantidad de tems de la poblacin.
103
$60,000.00
120%
$50,000.00
100%
$40,000.00
80%
$30,000.00
Consumo Total
% Valor Acumulado
60%
$20,000.00
40%
$10,000.00
20%
$-
0%
104
CATEGORA
A
B
C
OBSOLETOS
VOLUMEN
15-20%
COSTO
70-80%
30-40%
15-20%
40-50%
5-10%
0-5%
105
106
107
108
Categoras
A
B
C
Obsoletos
TOTAL
Porcentaje
s de uso
% de
Representaci
n de ventas
Nmero de
artculos
en bodega
2,08%
24,63%
73,29%
0,00%
100,00%
79,91%
15,57%
4,52%
0,00%
100,00%
7
76
254
238
575
% del
nmero
total de
artculos
en bodega
1,22%
13,22%
44,17%
41,39%
100,00%
109
Sistema Vigente
Desconocimiento
del
inventario
en
general
bodega.
Incertidumbre
sobre
la
clasificar
el
inventario
general en bodega.
Conocimiento de la rotacin
se mantiene en bodega.
Costos
asociados
categoras.
Reconocimiento y reduccin
imperceptibles.
Mtodo ABC
Permite
cuantificar
Polticas inexistentes en la
asociados de inventarios.
Macro polticas
definidas
110
gestin de inventarios.
inventario.
Utilizacin de
indicadores
planteadas
lo relacionado a su gestin.
necesidades
fichas
de
medicin
acorde
fotogrfico,
con
las
del
estudio
para
conocer
Seguimiento peridico en el
control de inventarios.
de
mediante
inventarios,
evaluaciones;
ocurriendo
inventario
en
tomar
el
las
debidas correcciones en su
administracin.
FUENTE: Sistema vigente del Estudio fotogrfico y Metodologa ABC
ELABORADO POR: Autores
111
Macro-Objetivos
empresa.
Aumentar la rentabilidad mediante una correcta utilizacin del
inventario.
Contar con un stock adecuado para estar a la vanguardia de la
demanda interna y externa.
112
mejorarlas y optimizarlas.
Clasificar los inventarios con la finalidad de conocer su rotacin y
estado de vejez.
Determinar los costos de inventario.
Minimizar los costos totales.
Definicin de polticas del Mtodo ABC de gestin de inventarios.
Modelos de Administracin del inventario.
Aplicar Sistemas De Administracin Del Inventario con el objetivo
de tener un inventario en el lugar correcto, en el momento
adecuado, a un costo razonable.
Macro-Polticas a aplicar
De manera Constante
De manera Aleatoria
De Forma Por Lote
113
productividad de la empresa.
Si no hay lo anterior, no se tendra un buen resultado en la posicin
financiera y competitiva, no habra ventas, sino hay ventas no
existira utilidad, adems afectara directamente al servicio, a la
clientela, a las costos y a la liquidez del capital de trabajo por lo que
reducira la inversin.
Maximizar mis rendimientos de inventario consiguiendo el mximo
financiamiento cero costos a travs de proveedores al momento de
adquirir el inventario, esto no incluye el crdito sino el perodo de
pago. Es recomendable que el pago a los proveedores encajaran
con las ventas y uso de los inventarios para no designar los
recursos del capital a inventarios. No hay que dejar que el crdito
114
que se tiene con los proveedores sea mayor al tiempo hasta que se
vendan los inventarios.
Conocimiento fundamental del inventario
El que maneja y controla la cantidad de inventarios es fundamental que
tenga conocimiento continuo y actualizado de lo siguiente:
regin.
Actualizar los precios de cada producto basndose en el proceder
real del mercado.
115
clientes.
Optimizar los niveles de inventario en cada sucursal a travs del
historial de ventas.
Planificar el reabastecimiento del inventario.
Respaldar el manejo de mercaderas en consignacin.
Cumplir con los objetivos de un buen servicio al cliente y una
comercializacin eficiente de los artculos deben ser satisfechos
manteniendo los inventarios en un nivel mnimo. Esto es certero
aun cuando la inflacin provoque que se incremente el valor de los
inventarios.
Reducir al mnimo las existencias de artculos en las vitrinas o
anaqueles de las tiendas para no tener dinero ocioso por lo tanto se
tiene que coincidir las oportunidades que ofrecen la demanda y la
oferta, de forma que las existencias permanezcan en las vitrinas
justo a tiempo para cuando las solicite el cliente.
inversin en existencias.
Maximizar las ventas.
Mejorar el servicio al cliente satisfaciendo las expectativas del
cliente.
116
El volumen de ventas.
Duracin y tecnologa en los servicios que se brindan.
Durabilidad y naturaleza de los productos.
El mundo cambiante de la tecnologa del da a da.
117
Costo de
Ordenar
Costo de
Mantener
Inventari
o
Costos de
Ventas
Perdidas
Costo del
Capital
Costos de
Servicio
del
Inventari
o
Costos de
Almacena
je
Costo de
Riesgos
Costo
del
Inversin
Capital
del
Inventario
(COC)
Costos
de
Seguros
Servicio
del
Inventar
io
Impuestos
Costos
Arriendo
de
Almacen
aje
Costo de
Oportunida
d
Merma
Costo de
Prdida o
Riesgos
Robo
Costos de
Reubicaci
n
Obsolescen
cia y
Exceso
118
continuas.
Planear las limitaciones de espacio que no pueden ser excedidas
existencia.
Llevar un control semanal de las mermas en la bodega principal y
en las vitrinas de las sucursales, anotando el motivo de la merma
con el supervisor de la bodega y notificarla al Gerente.
119
120
TC=
D
ICQ
S+
Q
2
Q*=
2 DS
IC
T*=
Q
D
121
Donde
PRO = cantidad de punto de reorden, en unidades
D = tasa de demanda, en unidades de tiempo
TE = tiempo de entrega promedio, en unidades de tiempo
La tasa de demanda (d) y el tiempo de entrega promedio (TE) deben
expresarse en la misma dimensin de tiempo.
122
PRO=
d TE+ z ( s ' d )
123
Donde
AIL=
Q
z ( S ' d)
2 +
TC=
D
Q
Q
S + IC 2
+ IC
z ( sd )
sd ( E Z )
/Q
D
K S d E(Z)
Q
SL= 1-
( QD )( S ) x E
d
= 1-
124
2 DS
IC
P= 1-
QIC
Dk
125
P= 1-
Hallar
sd
QIC
Dk +QIC
E(Z)
de la tabla integral de
2 D [ S +ks d E Z ]
IC
126
desviacin estndar
s 'd
s 'd
, que es:
s ' d = TE s d2 +d 2 s TE2
127
CPn=
Ganancia
Ganancia+ Prdida
128
129
Q =
2 DS
IC
130
T=
=
Demanda anual
s 'd
es la desviacin estndar de
131
AIL=
dT
+Z ( s'd)
2
TC=
D
Q
Q
S + IC 2
+ IC
z ( sd )
D
K S d E(Z)
Q
132
133
T =
134
E ( z)
k i ( S ' d )i
O+ Si TI Ci Di
1
i
i
TC=
+
+ I Ci Z i ( S' d )i +
T
2
T i
i
135
Coeficientes de rotacin
136
Coeficiente de rotaci n=
137
Categora A:
Realizar un control estricto de inventario bajo inventario,
Bajo reas aseguradas,
Pronsticos de ventas destacados,
Demanda concreta con reordenes frecuentes ( semanales o
diarias),
Impedir que sus existencias queden en CERO.
Categora B:
Menos vigilancia que la Categora A,
Ubicacin intermedia entre A Y B,
Monitorear esta categora para potenciarla
lograr
C.
Categora C:
Se determina baja periodicidad en revisin de condiciones,
Es un inventario de mnimo costo.
Tenerla con solo una unidad disponible, y ejecutar una
reorden solo cuando se constate que haya existido una venta
real.
Es aceptable que se tenga una situacin de falta de stock
despus de cada compra, motivo de que estos artculos nos
representan una baja demanda con un mayor riesgo de
costes de inventario excesivos.
138
139
140
C i 2i L
i
Donde
L= lmite de inversin para artculos i del inventario, en dlares
Ci = valor de artculo i en inventario
Qi = cantidad de pedido para el artculo i en el inventario
La cantidad de pedido puede determinarse al modificar la ecuacin
Q =
2 DS
IC
Cuando el valor promedio del inventario para todos los artculos exceda el
lmite de la inversin (L), las cantidades de pedido para los artculos tienen
que reducirse, con el fin de bajar los niveles promedio de inventario de los
artculos y cumplir el lmite de inversin. Una manera razonable de hacerlo
es inflar artificialmente el costo de manejo I para un valor I +; lo
suficientemente grande como para reducir los niveles de existencias a una
cantidad apropiada.
141
2 Di S i
C i (I+)
Donde
Qi
se
sustituye en:
C i 2i L
i
Una
vez
que
se
halla
2 Di Si Ci
i
2L
se
) -I
sustituye
en
la
ecuacin
revisada.
142
143
144
y a las sucursales
planear y con
145
Se coloca un pedido
Se recibe un pedido
El balance del registro de inventario es cero o negativo
Se ha emitido el ltimo artculo de los almacenes
Se ha registrado un nmero especfico de transacciones.
146
Cada uno de estos criterios resulta una carga de trabajo para los
contadores. Por lo que, los artculos A se cuentan primero, en seguida los
artculos B, y, por ltimo, los artculos C.
En este caso se utilizara un sistema bloque, en el cual todos los das se
cuentan los artculos en la misma rea de bodega. Esto da como resultado
una carga de trabajo equilibrada y es un proceso ms eficiente en
trminos de cuentas por hora. Si para la mayor parte se utilizan reas
diferentes de almacenamiento para los artculos A. B y C, la frecuencia de
cuentas por rea puede variar segn la clasificacin.
Todos los artculos deben contarse, al menos, una vez al ao. Tambin se
debe realizar una auditora del lugar para garantizar que se contaron
fsicamente todos los artculos en el almacn.
147
148
149
150
151
152
153
154
155
entregar oportunamente los pedidos generados por los clientes. Ver tabla
25 Ficha del indicador: Ventas perdidas.
156
Letras
CA
Nmero
01
Mnimo
Aceptable
Satisfactorio
4.7.7. Observaciones
Espacio en blanco para anotar datos adicionales que sean necesarias.
4.7.8. Responsabilidad
Indica el cargo y/o departamento responsable del clculo del indicador.
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
1. El avance tecnolgico masivo para los estudios fotogrficos
tradicionales ha causado un gran impacto generando que los
productos y servicios que se comercializan queden obsoletos
generando prdidas y desesperacin en los gerentes. De esta
necesidad surge el diseo de un sistema de control basado en el
Mtodo ABC de Gestin de Inventarios con la finalidad de conseguir
distribuir de una forma tcnica los recursos destinados a la
verificacin y control, adems de conocer aquellos inventarios que
se est vendiendo ms o vendiendo menos o lo que nunca se
vendi.
2. El inventario, como en la mayora de empresas, representa una
inversin que se recupera en el tiempo a medida de la gestin de
ventas o produccin que posee la compaa; por tal motivo debe
ser administrado y controlado eficientemente.
3. El estudio fotogrfico, al iniciar nuestra investigacin, no contaba
con directrices que aporten a la toma de decisiones con respecto a
la administracin del inventario, haciendo que su inversin en ellos
5.2. Recomendaciones
1. Establecer un sistema perpetuo en el que constantemente se
realicen inventarios fsicos de muestras de artculos que contenga
la bodega segn el siguiente esquema:
Categora
A
B
C
1 Semana
2 Semana
3 Semana
4 Semana
y sus responsables.
Designacin de un lder de proyecto y/o responsable de su
implementacin.
Programa de capacitacin a los usuarios.
Cronograma de accin para adecuar, desarrollar y probar las
tareas
para
el
proceso
de
planificacin,
compra,
monitoreando
el
cumplimiento
transformndose
en
una
el
costo
de
los
BIBLIOGRAFA
Fecha:
ltima
Actualizacin,
Consulta: 29/12/2012.
HORNGREN,
Charles
T/HARRISON,
Walter
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Forgaty Blacktone Hoffmann; Administracin de la produccin e
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Planeacin de la Produccin y Control de Inventarios; Segunda
edicin, Consulta: 17/06/2013.
International Accounting Standard (IAS) 2 Inventories. Versin en
espaol: Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) 2
ANEXOS
Al finalizar el perodo de estudio este artculo no posee inventario final; por tal motivo no se pude obtener los resultados
de rotacin de inventario y perodo de rotacin.
Al finalizar el perodo de estudio este artculo no posee inventario final; por tal motivo no se pude obtener los resultados
de rotacin de inventario y perodo de rotacin.