117891-Documento de Administracion

GRUPO C2
TEMA 9
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

CONCEPTO, FUNCIONES Y
CARACTERSTICAS. CLASIFICACIN Y
CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR LA
ADMINISTRACIN. ESTILO
ADMINISTRATIVO EN LA REDACCIN DE
DOCUMENTOS.
AO 2015
NDICE:
I.
CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.... 3

I.1.
Definicin de Documento ........................................................................................................... 3
I.2.
Concepto de Documento Administrativo .................................................................................... 3
I.3.
Funciones del Documento Administrativo .................................................................................. 3
I.4.
Caractersticas ............................................................................................................................. 4
II.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR LA
ADMINISTRACIN ................................................................................................................................... 6
II.1.
Segn los Participantes en la Relacin Administrativa ............................................................... 6
II.2.
Segn la Normatividad del Contenido del Documento ............................................................... 7
II.3.
Segn la Fase del Procedimiento ................................................................................................ 7
II.4.
Segn la Declaracin que Contienen .......................................................................................... 9
III.
ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ................................... 10
III.1.
Encabezamiento ........................................................................................................................ 10
III.2.
Cuerpo....................................................................................................................................... 12
III.3.
Pie ............................................................................................................................................. 12
IV.
CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................... 13
IV.1.
Documentos de Decisin .......................................................................................................... 14
IV.2.
Documentos de Transmisin ..................................................................................................... 17
IV.3.
Documentos de Constancia ....................................................................................................... 21
IV.4.
Documentos de Juicio ............................................................................................................... 24
V.
ESTILO ADMINISTRATIVO EN LA REDACCIN DE DOCUMENTOS .............................. 27
VI.
LA CLARIDAD: PRESUPUESTO BSICO ............................................................................... 28
APNDICE 1 ............................................................................................................................................. 34
APNDICE II ............................................................................................................................................ 35
APNDICE III
EJEMPLO DE RESOLUCIN/ACUERDO BREVE ................................................. 36
APNDICE IV
MOD. A): NOTIFICACIN INDEPENDIENTE ....................................................... 36
APNDICE V
MOD. B: NOTIFICACIN-RESOLUCIN............................................................... 38
APNDICE VI
MOD. C: NOTIFICACIN EN OFICIO ADJUNTO ................................................. 39
APNDICE VII PUBLICACIN........................................................................................................... 40

APNDICE VIII
OFICIO NORMAL ................................................................................................. 41
APNDICE IX
COMUNICACIN DE RGIMEN INTERIOR ......................................................... 42
APNDICE X
MODELO DE CARTA................................................................................................ 43
APNDICE XI
MODELO DE ANUNCIO ........................................................................................... 44
APNDICE XII MODELO DE ACTA DE RGANO COLEGIADO .................................................. 45

APNDICE XIII
MODELO DE CERTIFICADO .............................................................................. 46
APNDICE XIV
MODELO DE DILIGENCIA .................................................................................. 47
APNDICE XV
MODELO DE INFORME BREVE ......................................................................... 48
Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

documentos administrativos emitidos por la Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de documentos.
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I. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO
I.1. DEFINICIN DE DOCUMENTO
Desde un punto de vista general, se define el documento como escrito en el
que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una
informacin, especialmente de carcter histrico, oficial o legal. En esencia, la
definicin se resume en la combinacin de un soporte y la informacin registrada en l.
Su contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografas, dibujos, pelculas,
como en los nuevos soportes multimedia (pginas web, archivos informticos, etc.).
I.2. CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Un documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se
registran los actos de la Administracin pblica, es decir: la forma externa de dichos
actos. Esta definicin del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP,
se completa con la definicin que ofrece el art. 46 de la LRJ-PAC: Tienen la
consideracin de documento pblico administrativo los vlidamente emitidos por los
rganos de las Administraciones pblicas.
I.3. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Dos son las funciones que cumplen los documentos: la de constancia y la de
comunicacin.
Constancia
Para asegurar la pervivencia y la conservacin de los actos administrativos

como prueba de su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean
jurdicos, administrativos o meramente informativos.
Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de

acceso o la consulta a los registros y archivos de las Administraciones
pblicas.
Como testimonio y justificacin de la gestin administrativa, que garantiza el

control de legalidad.

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Comunicacin. Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el

que la Administracin se dirige a los ciudadanos, a otras entidades o a los
distintos rganos que la integran. En consecuencia, los documentos tambin
cumplen una funcin informativa y comunicativa.
I.4. CARACTERSTICAS
Las caractersticas de los documentos pueden dividirse en externas e internas,
segn se refieran a su estructura fsica o a su contenido sustantivo:
Caracteres externos: clase y soporte
a) La clase: est determinada por el mtodo empleado para transmitir la
informacin. Los documentos pueden ser textuales, si la informacin se
transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso);
tambin pueden ser iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas...);
sonoros, o electrnicos e informticos (generados en el entorno de los
ordenadores: disquetes, CD ROM, etc.).
b) El soporte. En la Administracin ha sido predominante -y sigue sindolo- el
documento de texto sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el
documento administrativo con el documento escrito. Pero la implantacin de las
nuevas tecnologas requiere alternativas modernizadas para el ejercicio del
servicio pblico. Aunque la pervivencia de la escritura como cdigo de
transmisin parece asegurada, los nuevos soportes requieren codificaciones
diferentes de la escritura -los cdigos de barras, por ejemplo- para ser
descodificados y entendidos por el destinatario.
Caracteres internos
a) Emisin. Su emisor debe ser un rgano administrativo que acta en el
ejercicio de sus competencias. Pese a la gran trascendencia que los actos del
ciudadano tienen en la actividad administrativa -sus solicitudes, alegaciones o
recursos inician e impulsan los procedimientos- no pueden considerarse
documentos administrativos, ya que carecen del elemento subjetivo que

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acabamos de definir: ser emitidos por una autoridad pblica en el ejercicio de

sus potestades.
b) Produce efectos. El documento, en tanto que soporte del acto administrativo
que contiene, produce los mismos efectos de ste, tanto para el ciudadano,
frente a terceros y ante la propia organizacin administrativa. Quedan fuera de
la condicin de documentos administrativos aquellos otros que, como
resmenes, extractos, ndices o anotaciones, no estn destinados a producir
efecto alguno.
c) Formalizacin. Para que su emisin sea vlida, aparte de los requisitos
derivados del acto que contienen (competencia del emisor, sometimiento al
ordenamiento jurdico) hay un requisito especfico para la validez del
documento administrativo: se trata de la formalizacin.
Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la
voluntad del rgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por
smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de
tcnicas o medios electrnicos, informticos o telemticos (art. 3 del Real
Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de
imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso
de la Administracin General del Estado, en adelante, RD1465).
La formalizacin garantiza la autenticidad del documento as como la
voluntad de quien lo emite: se acredita con la firma manuscrita o, si se emplean
medios electrnicos o telemticos, con smbolos o cdigos especficos (firma
electrnica). La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga
actos administrativos, incluidos los de mero trmite; en los restantes,
especialmente los de contenido informativo, es suficiente con que quede
constancia del rgano autor del correspondiente documento.
d) Validez y nuevas tecnologas. La introduccin de nuevas tecnologas en la
Administracin ha ampliado los requisitos de validez:
Autenticidad. Consiste en asegurar la vinculacin entre la identidad del
rgano emisor y el acto dictado. En sustitucin del soporte papel y la firma
manuscrita tradicional, se van implantando nuevos soportes documentales
electrnicos, virtuales o hipertextuales que, a su vez, requieren frmulas de
autenticidad adaptadas a sus caractersticas, como smbolos, cdigos o la
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firma electrnica (regulada sta ltima por la Ley 59/2003, de 19 de

diciembre).
Confidencialidad. El uso de documentos con soporte en las nuevas
tecnologas obliga a adoptar medidas de seguridad con las que evitar que
su contenido pueda ser interceptado por personas ajenas a sus
interesados, especialmente cuando contiene datos personales o de
materias clasificadas.
Integridad. El medio utilizado no debe permitir la manipulacin o alteracin
del acto administrativo dictado.
Disponibilidad y compatibilidad. Los soportes, medios y aplicaciones
informticos utilizados por el emisor y el destinatario deben ser
compatibles para permitir el acceso y la comunicacin entre ambos.
Conservacin de la informacin. Los medios utilizados deben permitir,
asimismo, la conservacin, recuperacin y el almacenamiento de los
documentos, sea cual sea la tecnologa empleada.
II. CLASIFICACIN
DE
LOS
DOCUMENTOS
EMITIDOS POR LA ADMINISTRACIN
ADMINISTRATIVOS
Los documentos administrativos pueden clasificarse segn la perspectiva de

estudio que se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje administrativo y la
redaccin de documentos de la Administracin, se han propuesto distintos criterios de
clasificacin.
II.1. SEGN LOS PARTICIPANTES EN LA RELACIN ADMINISTRATIVA

Este criterio distingue dos categoras: documentos de la Administracin y
documentos de los ciudadanos. Con esta base, se ha propuesto una primera
clasificacin (Manual de documents i llenguatge administratius, Universidad Jaime I,
de Castelln):

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DOCUMENTOS DE
LOS CIUDADANOS
DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN
cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos,

renuncias, reclamaciones...
DIRIGIDOS AL
CIUDADANO
anuncios, bandos, cartas, oficios,

notificaciones, citaciones...
DIRIGIDOS A LA
ADMINISTRACIN
actas, cartas, notas interiores,

oficios, informes, diligencias...
II.2. SEGN LA NORMATIVIDAD DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Otra clasificacin, propuesta, en este caso por HERACLIA CASTELLN
ALCAL en su obra El lenguaje administrativo, divide los documentos de acuerdo con
su carcter normativo o no normativo, excluyendo los escritos de los ciudadanos:
Genricos o dispositivos
Son las disposiciones

generales que aprueban los
organismos pblicos, cuyo
destinatario es colectivo
Individuales
Son aquellos documentos que

van dirigidos a ciudadanos
individualmente considerados,
como las resoluciones,
acuerdos, etc
DOCUMENTOS
NORMATIVOS O DE
DECISIN
de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS
de juicio
de transmisin
II.3. SEGN LA FASE DEL PROCEDIMIENTO

Una tercera clasificacin, propuesta por algunos manuales de estilo y que
mantiene
la
pgina
web
de
la
Administracin
General
del
Estado
(http://administracion.gob.es), divide los documentos segn la fase del procedimiento

en que se producen. De este modo son tres las categoras consideradas:

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Acuerdo de inicio del procedimiento

Requerimiento de subsanacin de defectos de la solicitud
DOCUMENTOS DE LA
FASE DE INICIACIN
Peticin de mejora voluntaria de la solicitud

Acuerdo de adopcin de medidas provisionales
Acuerdo de acumulacin de procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de trmites
Acuerdo de apertura de un perodo de pruebas
Acuerdo de prctica de prueba
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
Oficio de peticin de informes
DOCUMENTOS DE LA
FASE DE INSTRUCCIN
Citacin de comparecencia
Concesin de trmite de audiencia
Acuerdo de apertura de perodo de informacin pblica
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acreditacin de la notificacin
Resolucin de caducidad por paralizacin del procedimiento
imputable al interesado
Resolucin de caducidad de procedimientos iniciados de oficio
susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen
DOCUMENTOS DE LA
FASE DE TERMINACIN
Resolucin tipo
Resolucin de inadmisin
Certificacin de acto producido por silencio administrativo
Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto

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II.4. SEGN LA DECLARACIN QUE CONTIENEN

Finalmente, la clasificacin que seguiremos se corresponde con la establecida
en el Manual de documentos administrativos (MAP, 1994). Esta clasificacin parte de
la base de que cada documento contiene una declaracin, una manifestacin de un
rgano administrativo para cumplir un fin concreto: decidir, transmitir actos, dejar
constancia y opinar o proponer actuaciones. As pues, se establecen cuatro categoras
de documentos:
DOCUMENTOS DE DECISIN O RESOLUTIVOS
contienen una declaracin de voluntad de un rgano
administrativo sobre materias de su competencia
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, rganos o entidades
resoluciones
acuerdos
notificaciones
publicaciones
oficios
notas interiores
cartas
citaciones
convocatorias
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIN

contienen una declaracin de conocimiento de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya
finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos
actas
diligencias
certificados
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento
administrativo
informes
propuestas
dictmenes
A lo largo de este tema vamos a partir de esta ltima clasificacin para estudiar
las caractersticas de los distintos tipos de documentos.

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III. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Hay una caracterstica que destaca en la escasa normativa sobre la redaccin
de documentos: el antiformalismo: es decir, no hay normas que impongan una forma
obligatoria para los distintos tipos de documentos. Pese a este antiformalismo, se
observa en la mayora de los documentos comunes a las Administraciones una
notable homogeneidad estructural, Tambin se constata una tendencia hacia la
normalizacin del diseo del material impreso administrativo con el fin de aumentar la
eficacia comunicativa, mostrar una imagen institucional uniforme y reducir costes.
El
documento
administrativo
presenta
una
estructura
tripartita:
encabezamiento, cuerpo y pie. Examinemos los criterios generales que debemos

aplicar en cada una de ellas.
III.1.
ENCABEZAMIENTO
Es la parte superior del documento. En ella se recoge la informacin inmediata,

bsica y sintetizada del documento.
El encabezamiento est expresamente exigido por el art. 4.1 del RD1465 en
todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los de trmite, cuyos
destinatarios sean los ciudadanos. Deben constar, al menos, el ttulo y el nmero clave
de identificacin del expediente. Las partes en que se divide el encabezamiento son
las siguientes:
a) Cabecera impresa
Es la franja superior del documento donde aparecen impresos el escudo o el
logotipo que identifican corporativamente al emisor, segn las normas de imagen o
identidad corporativa de cada Administracin.

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La identidad corporativa de la CARM est regulada en el Decreto n 30/2008, de 14

de marzo, por el que se aprueba la identidad corporativa del Gobierno y la Administracin
pblica de la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia y el manual de normas grficas
que
la
desarrolla
(puedes
acceder
ella
en
este
enlace:
http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=6187&RASTRO=c$m122&IDTIPO=100).
La Administracin General del Estado, por su parte, aprob su Manual de
imagen institucional por Orden de 27 de septiembre de 1999 por la que se aprueba el
Manual de Imagen Institucional de la Administracin General del Estado y se dictan
normas de desarrollo del Real Decreto 1465/1999.
b) Ttulo
El ttulo es el resumen del documento. Segn el RD1465, es obligatorio en los
documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos
destinatarios sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de
documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
Para que sea eficaz, debe situarse en un sitio visible y fcilmente identificable,
destacado del resto del contenido por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).
c) Datos identificativos del documento

En este apartado, que es optativo y variable, se dispone la informacin ms
significativa para la identificacin inmediata del documento y para la gestin
administrativa (registro, archivo, reenvos). Incluir todos o algunos de los siguientes
apartados, siempre segn las necesidades de cada unidad administrativa:
- Referencia, nmero o clave asignados por cada dependencia para la
identificacin del documento, con objeto de facilitar el control interno
administrativo
- Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto
complementa la informacin proporcionada por el ttulo o lo sustituye si el
documento carece de ttulo o este se refiere nicamente al tipo de documento (p.
e., una nota interior).
- Identificacin del interesado o los interesados en el procedimiento.
- Fecha de inicio del procedimiento.

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d) Desttinatario
Es la persona a la que
q va dirig
gido el docu
umento. Si el destinata
ario es exte
erno a
la Ad
dministraci
n, se conssignar el nombre
n
y lo
os apellidoss, direccin y cdigo postal
p
(art. 4.2.d del RD1465).
R
Cuando se trate de un destinatario
o oficial y e
el documen
nto se
e por corre
eo, figurar
n, ademss, el cargo y la unida
ad administrativa a la
a que
enve
perte
enece.
ompleto de un docume
ento
Ejemplo de encabezzamiento co
IIII.2.
CUE
ERPO
Es la pa
arte reservada al conte
enido espec
cfico de ca
ada docume
ento. Su lon
ngitud
es va
ariable y de
epende del mensaje y del tipo de
e documentto. Si por ssu complejid
dad o
exten
nsin fuera
a convenie
ente, se uttilizarn su
ubttulos in
ndicativos d
de las distintas
divisiones del do
ocumento, destacadoss tipogrfica
amente del resto.
IIII.3.
PIE
d documento es el es
spacio reservado para las indicac
ciones
El pie o parte final del
de tiempo y lug
gar (data) del
d docume
ento, si no se han exxpresado en otro luga
ar. Es
bin el sitio destinado a la formalizzacin.
tamb
a es el signo de va
alidacin del
d docume
ento por e
excelencia. Est
La firma
comp
puesta de tres
t
elemen
ntos: antefiirma, rbric
ca y nombrre completo
o del emiso
or. La
anteffirma expre
esa el cargo de quien
n formaliza el docume
ento; la rbrica es el rasgo
r
caraccterstico y personal que acredita la autentic
cidad; el nom
mbre identiffica a la perrsona
que formaliza
f
ell documento
o.
Los documen
ntos administrrativos: Conce
epto, funcioness y caracterstticas. Clasifica
acin y caracte
ersticas de lo
os
documentos administrativo
os emitidos po
or la Administrracin. Estilo administrativo
a
en la redacci
n de docume
entos.
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El siguiente ejemplo, ilustra el pie de un documento convencional:
Murcia, 17 de mayo de 2015

El alcalde
Luis Enciso Navarro

La aplicacin de la firma electrnica ha obligado a modificar en parte la
estructura acostumbrada del pie de los documentos, como en el caso del ejemplo cuyo
pie se recoge:
El sello es un signo validador. Se estampa por lo general junto a la firma del

autor jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella. La introduccin de
firmas electrnicas y otros cdigos han modificado su forma, pero no su funcin.
En el apndice I puedes encontrar la estructura esquemtica de un documento
tipo.
IV. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

Estudiamos en este apartado los documentos agrupados en las cuatro
categoras que hemos sealado ms arriba: documentos de decisin, de transmisin,
de constancia y de juicio. Para seguir esta parte del tema, aparte de los apndices al
final del tema, puedes consultar modelos de documentos propuestos por la
Administracin del Estado en el siguiente enlace:
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http://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/reformaAdmon/DocumentosAd
ministrativos.html#.VSUa5tyIVhI
IV.1.
DOCUMENTOS DE DECISIN
Son los que contienen una declaracin de voluntad de un rgano

administrativo. Dentro de los documentos de decisin, se distinguen dos clases, la
resolucin y el acuerdo, cuyos efectos y funciones en el procedimiento administrativo
son diferentes. La estructura que puede presentar un documento de decisin
depender de la complejidad del acto que contenga, en especial, si tiene que ser
motivado. Como principio general, los acuerdos y las resoluciones breves requerirn
un menor despliegue argumentativo, mientras que las resoluciones que incluyan varios
hechos y otros tantos fundamentos de derecho necesitarn un desarrollo mayor.
Resolucin
La resolucin es el documento que contiene la decisin con la que el rgano
competente pone fin a un procedimiento. Sus requisitos estn recogidos en el art. 89
de la LRJ-PAC:
- Debe decidir sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y
aquellas derivadas del procedimiento.
- Debe ser congruente con las peticiones formuladas.
- Contendr la decisin, una argumentacin sucinta (la motivacin, necesaria
en casos concretos y siempre conveniente) y los recursos procedentes contra
ella.
La estructura de la resolucin reproduce por analoga la de las sentencias, que
ha fijado el art. 248.3 de la Ley Orgnica del Poder Judicial: Las sentencias se
formularn expresando, tras un encabezamiento, en prrafos separados y numerados,
los antecedentes de hecho, hechos probados, en su caso, los fundamentos de
derecho y, por ltimo, el fallo. Sern firmadas por el juez, magistrado o magistrados
que las dicten. Los elementos constitutivos de una resolucin son:
1. Encabezamiento.

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2. Cuerpo. Recoge el contenido especfico del acto administrativo. Las partes que
suelen aparecer son las siguientes:
a) Antecedentes. Introducen las circunstancias que determinan la tramitacin del
procedimiento: forma de iniciacin, datos del solicitante o mencin del rgano
que lo inicia cuando sea de oficio.
b) Hechos (o tambin parte expositiva, relacin de hechos). Contiene los
diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripcin minuciosa de los hechos aparecer solo en las resoluciones o
acuerdos que deban ser motivados.
c) Valoracin jurdica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la
valoracin de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos,
doctrinales o jurisprudenciales que son aplicables. Junto con los hechos,
constituyen la motivacin, un requisito con que se garantiza que la decisin
adoptada se ajusta a derecho y posibilita el control jurisdiccional de los actos de
la Administracin.
d) Decisin (parte dispositiva). Expresa la declaracin de voluntad concreta que
adopta el rgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento. La
decisin puede incluir tambin condiciones cuyo cumplimiento es esencial para la
eficacia de la resolucin.
e) Recursos. Informan al ciudadano de cmo puede impugnar la decisin
adoptada si no est conforme con ella. La informacin expresar con la mayor
claridad posible si el acto es definitivo o no en la va administrativa, qu tipo de
recurso puede interponerse, ante qu rgano, en qu plazo y otros posibles
efectos.
3. Pie. Incluye la data: lugar, fecha y firma.
En el apndice II puedes ver el esquema general de una resolucin

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Acuerdo
El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el rgano
competente sobre la iniciacin del procedimiento y las cuestiones que se suscitan
durante su tramitacin previas a la resolucin.
Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con el modelo tipo de
resolucin el mismo formato para el encabezamiento y el pie. Es, sin embargo, en la
extensin del cuerpo donde se observan las diferencias entre ambas clases de
documentos de decisin: los hechos, los fundamentos de derecho y la competencia se
pueden reducir a un nico prrafo:
Vista la instancia presentada el 18 de diciembre de 2014 por D. MMM,

con DNI xxxxxx, en la que solicita la anulacin total de su matrcula en la
titulacin de Qumica, y teniendo en cuenta las normas de matrcula para el
presente curso 2014/2015, aprobadas por resolucin del rector de esta
universidad, de fecha 1 de julio de 2014,
Resuelvo:
Acceder a lo solicitado por la interesada, siempre que justifique el abono de
los derechos acadmicos correspondientes al primer plazo de matrcula. En caso
de no acreditarlo, la presente resolucin quedar sin efecto.
Contra esta resolucin, que no pone fin a la va administrativa, podr
interponer el recurso de alzada ante el rector de la Universidad de Murcia, en el
plazo de un mes a partir de la notificacin de esta resolucin.
Murcia, 20 de diciembre de 2014
En el apndice III puedes examinar un modelo de resolucin breve, semejante al

acuerdo

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IV.2.
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
Son documentos de transmisin los que sirven tanto para comunicar actos de
la Administracin, como la existencia de hechos o las circunstancias de un
procedimiento a otras personas, rganos o entidades.
La notificacin
La notificacin es el documento por el que se comunica al interesado un acto
decisivo (resolucin o acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos. La notificacin
es condicin para la eficacia (jurdica) del acto que se comunica y al mismo tiempo
garantiza la recepcin de dicho acto. En la prctica administrativa existen varias
modalidades para ordenar la notificacin:
a) La notificacin como documento independiente. Se ordena en un
documento distinto y separado de la resolucin.
b) Notificacin-resolucin en un solo documento. En el mismo
documento que contiene la resolucin se incluye la ordenacin de la
notificacin y los dems elementos que permiten su envo al destinatario.
c) Notificacin con oficio adjunto. El documento con la resolucin se
acompaa de un oficio adjunto.
Para ver la estructura de la notificacin, que depender de la modalidad elegida,
puedes ver los apndices IV, V y VI.
Como variaciones sobre la estructura general, la modalidad a) presenta una
frmula inicial de notificacin similar a la del ejemplo:
Con esta fecha el [autoridad que corresponda] ha dictado la siguiente
resolucin
Para la modalidad b), la estructura coincide con la de la resolucin, a la
que se aadir la ordenacin de la notificacin (subrayada en el ejemplo):
Resuelvo:
1. Proceder a la adaptacin solicitada, que deber realizarse por el tcnico
municipal de prevencin de riesgos laborales.
2. Notificar esta resolucin a la interesada y a los servicios municipales
afectados
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La publicacin
La publicacin es el otro tipo de documento junto con la notificacin que
permite cumplir la obligacin de transmitir un acto de decisin. Pero se utiliza cuando
por algn motivo no se ha podido efectuar con los medios ordinarios. Es una actuacin
material que consiste en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tabln de
anuncios o medio de comunicacin con el fin de comunicarlo, cuando se dan los casos
previstos en los arts. 59 y 60 de la LRJ-PAC. Al igual que la notificacin, la publicacin
contendr los datos fundamentales de todo acto de decisin:
- el texto ntegro de la resolucin;
- la indicacin de si el acto es o no definitivo en va administrativa;
- los recursos que pueden interponerse en contra, el rgano ante el que se
presentan y el plazo de interposicin.
No existe un formato particular para la publicacin de una resolucin. Su nica
peculiaridad radica en que se indican las circunstancias que han imposibilitado la
notificacin ordinaria y los medios en que se realiza la notificacin, con frmulas como
esta:
Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el
procedimiento de, les notifico el siguiente acuerdo mediante su
publicacin en el Boletn Oficial de la Regin, en el tabln de anuncios del
Ayuntamiento dey en el peridico La Opinin: [texto del acuerdo] (ver
apndice VII).
El oficio
El oficio es el documento que emite un organismo oficial para comunicar una
actuacin administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por
tanto, documentos propios de la fase de ordenacin del procedimiento. El oficio es un
documento externo que sirve para comunicar alguna circunstancia del procedimiento,
solicitar del destinatario el cumplimiento de alguna obligacin (requerimiento) o su

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comparecencia para algn trmite u obligacin (citacin). (Puedes ver un modelo de

oficio en el apndice VIII).
La comunicacin de rgimen interior o nota interior

La nota interior es un documento interno que se utiliza para la comunicacin
entre rganos o unidades dependientes de un mismo rgano superior. El destinatario
es por lo general determinado, de ah lo especfico del encabezamiento que veremos
en la parte de la estructura.
Muy similar es la circular o nota informativa, documento mediante el cual una
autoridad superior dirige una orden, instrucciones o informacin general a todos o a
parte de sus subordinados. Tiene normalmente un destinatario colectivo, lo que la
diferencia de la nota interior, que suele ser individual.
Las diferencias estructurales con respecto al oficio se encuentran en el
encabezamiento. Tras el ttulo y los datos generales de identificacin, comunes a
ambos, la identificacin del emisor y del destinatario se debe realizar indicando tanto la
identificacin personal como los cargos del emisor y del destinatario:
Nota interior
Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento)
S/ref.:
N/ref.:
De: Juana Mara Ramrez Ortigosa, jefa de la Seccin de Patrimonio
Dirigido a: Luis de Len Galms, jefe del Servicio Econmico
Pie. Contendr la datacin, si no se ha indicado en el encabezamiento; para la

firma, bastar con la rbrica, pues la identificacin oficial y personal del emisor ya se
ha expresado en el encabezamiento (ver ejemplo en apndice IX).

19/48
La carta
La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carcter
personal, protocolario o de contenido general, sin relacin directa con la tramitacin de
un procedimiento. (Puedes ver un ejemplo en el apndice X):
1. Cabecera. Aqu aparece el remitente, que puede identificarse personalmente o
con el membrete o logotipo institucional preimpreso, la datacin (tambin puede
colocarse inmediatamente antes de la firma), y la identificacin del destinatario.
2. Saludo o encabezamiento. Es, estrictamente hablando, el inicio de la carta. El
saludo se ajustar al tono general de la carta, y para ello se emplearn las
frmulas de tratamiento adecuadas.
3. Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta.
4. Cierre de la carta. Es la ltima parte y consta de despedida, firma y, en
ocasiones, posdata. La frmula de despedida se expresar en un tono que guarde
relacin con el que se ha empleado en el saludo y con el tono general de la carta.
En la firma de las cartas, por su carcter ms personal, es ms relevante la
persona que el cargo que ocupa. Por esa razn, el orden de los elementos que
componen la firma difiere del de otros documentos en los que prevalece el cargo
sobre la persona:
Rbrica
Nombre y apellidos
Cargo
El anuncio
Es un documento en el que se difunde pblicamente informacin de carcter
general. Su contenido puede estar relacionado con adquisicin de bienes, contratacin
o presentacin de servicios y actividades, convocatorias, y se publica en los diarios
oficiales o en los medios de comunicacin. (ver apndice XI).

20/48
IV.3.
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conocimiento de

un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos.
Son textos con un valor netamente informativo y de tipo descriptivo, con efectos en la
propia Administracin (actas de reunin, de infraccin, diligencias) o bien fuera de ella
(certificados).
Los documentos de este grupo que con ms frecuencia se utilizan en la
Administracin son las actas de reunin de los rganos colegiados, el certificado y la
diligencia.
El acta de reunin
El acta de reunin o de sesin es un documento por el que se deja constancia
de las incidencias (deliberaciones, acuerdos, etc.) que acontecen en las sesiones de
un rgano colegiado.
La estructura ms comn es:
1. Encabezamiento, que contiene
a) Ttulo identificativo del documento y el rgano que se rene.
b) Identificacin de la sesin. En este apartado se incluirn el nmero de la
sesin, su carcter ordinario o extraordinario y si se celebra en primera o
segunda convocatoria, el lugar donde se celebra la reunin, la localidad, el da, el
mes y el ao y la hora en que comienza.
c) Identificacin de los convocados: asistentes y ausentes. Los asistentes se
relacionarn con el nombre y apellidos y los cargos que ocupan en el rgano
colegiado (presidente, secretario, vocales o, en su caso, representantes de
instituciones, entidades, etc.). Tambin debe expresarse el nombre de los
ausentes.

21/48
d) Orden del da. Si el acta no es muy extensa, el orden del da puede sealarse
en un apartado especfico o, en caso contrario, se indicarn los distintos puntos
en el resumen de las deliberaciones.
2. Cuerpo
a) Desarrollo de la sesin. Sntesis del contenido esencial. La intervencin
ntegra solo figurar si algn miembro lo solicitase.
b) Acuerdos. En este apartado se transcribirn los acuerdos que se adopten,
sealando asimismo el procedimiento de votacin (secreta, a mano alzada...) y el
resultado de la votacin.
c) Frmula final. Suele responder a uno de estos tipos: El presidente levanta la
sesin, cuya acta extiendo como secretario o Sin ms asuntos que tratar, el
presidente levanta la sesin a las 20:30 horas....
3. Pie
Datacin y firma. Junto a la firma del secretario, que formaliza el acta aparece el
visto bueno del presidente. En ambos casos se indicarn, por este orden, el
cargo en la antefirma, la rbrica y, tras ella, el nombre.
La diligencia
Es el documento por el que la Administracin hace constar internamente la
ejecucin de un trmite del procedimiento: desglose de documentos, comparecencias
de los interesados, toma de posesin de funcionarios, cotejo o compulsa, etc.

22/48
En los casos en que deba dejarse constancia de un acto realizado por el

ciudadano o para el ciudadano, aparecer su firma junto a la persona que formaliza la
diligencia. En ocasiones, la diligencia puede limitarse a un sello que se estampa en el
documento al que se vincula. Por su brevedad, la diligencia presenta una estructura
muy sencilla:
1. Formula inicial, que contiene al mismo tiempo el tipo y la accin principal del
documento.
2. Ncleo o cuerpo de la diligencia, que contiene aquello que se certifica.
3. Pie: datacin y firma/s.
El certificado
Es el documento con el que se da fe de un hecho, del contenido de un
documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas,
etc. Su emisin corresponde a una persona autorizada legalmente; en los rganos
colegiados, los juzgados, los centros de enseanza y en la Administracin local, su
expedicin corresponde al secretario.
Normalmente se expide a peticin de un tercero y su destinatario es una
persona, entidad u rgano que pretende la produccin de efectos en un procedimiento
administrativo o en las relaciones privadas. Estos textos no forman parte del
procedimiento administrativo.
A pesar de la diversidad de fines y contenidos, se puede establecer una
estructura tpica con los siguientes elementos:
1. Encabezamiento. Como siempre, la parte superior del documento.
a) Ttulo.
b) Identificacin del emisor. A continuacin se identificar el nombre y los
apellidos de quien emite la certificacin, su cargo y el organismo al que
pertenece.
2. Cuerpo, que consta de varios elementos:
a) Verbo principal CERTIFICO: que puede escribirse en rengln aparte.

23/48
b) Los hechos y las circunstancias que constituyen el objeto mismo del

certificado se introducen con la conjuncin que. Si se certifican varios extremos,
es preferible indicarlos con nmeros de orden y evitar la repeticin de dicha
conjuncin en cada uno de ellos.
3. Frmula de certificacin. El documento puede concluir con la frmula Y para que
conste, expido/extiendo/emito/firmo este certificado, o bien directamente expresar el
solicitante del certificado, la finalidad, los efectos genricos o especficos o la validez
temporal del certificado.
4. Datacin. Aunque contina siendo prctica comn expresar la datacin como un
elemento ms de la frmula de certificacin, los manuales modernos recomiendan que
figure en rengln independiente, situada bien antes o bien despus de la rbrica. Por
cuestiones de costumbre se puede mantener la datacin antes de la rbrica.
5. Firma. Bastar con la rbrica, puesto que la identidad del emisor del certificado
aparece en el encabezamiento, no es necesario repetir el cargo, el nombre y los
apellidos en la firma. Si ha de aparecer el visto bueno, se escribir junto a la rbrica,
pero en este caso con el cargo y el nombre completo de quien da su conformidad.
IV.4. DOCUMENTOS DE JUICIO

Son los que contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo,
persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurdicas que
sean objeto de un procedimiento administrativo. Los tipos caractersticos son el
informe, la propuesta y la memoria, que responden a una estructura muy similar.
Informe
El informe consiste en una exposicin ordenada y exhaustiva sobre un tema
determinado, un problema o el estado de una cuestin. Su fin es aportar nuevos datos
al expediente o comprobar los ya existentes, as como proporcionar valoraciones y
opiniones necesarias para la formacin de la voluntad del rgano responsable de la
decisin.

24/48
La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en rganos

administrativos que, en ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido
tcnico o jurdico, sobre un tema concreto. El rasgo ms destacado del informe estriba
en su carcter instrumental: es redactado por tcnicos o funcionarios con
competencias determinadas, para que sirva de antecedente y de asesoramiento al
rgano administrativo que ha de tomar una decisin.
El destinatario de estos documentos siempre es un rgano de la
Administracin; por lo tanto, es un documento interno, sin repercusin directa en el
ciudadano. Los informes pueden clasificarse siguiendo varios criterios:
1. Por la obligacin de solicitarlos:
a) Preceptivos. Son aquellos informes obligatorios porque los exige una norma.
Si
son
imprescindibles
para
adoptar
la
resolucin,
se
denominan
determinantes. En tal caso, deber indicarse as en la solicitud de informe y

deben emitirse en el plazo previsto, porque, de lo contrario, se interrumpe el
plazo para resolver. Si no son imprescindibles para tomar la decisin, son no
determinantes, y su falta de emisin no interrumpe el plazo para resolver.
b) Facultativos. Son los que el rgano competente solicita sin estar obligado a
ello, con el propsito de obtener asesoramiento, datos u opiniones sobre algn
aspecto del procedimiento.
2. Por la obligacin de acatar su contenido:
a) Vinculantes. Obligan al rgano administrativo a resolver en el mismo sentido
que el informe.
b) No vinculantes. Son los informes cuyas conclusiones asesoran al rgano
competente, pero tiene libertad para seguirlos o no.
3. Por el rgano que los emite:
a) Internos. Los emite la propia Administracin de la que forma parte el rgano
que los solicita.
b) Externos. Los emite una entidad privada o una Administracin distinta de la
que forma parte el rgano que los solicita.

25/48
4. Por su contenido:
a) Descriptivos. Se limitan a reflejar una situacin, un estado de cosas.
b) Valorativos. Son los que, aparte de describir una realidad, contienen una
valoracin o una opinin. Si son emitidos por un facultativo o una comisin
tcnica con funciones consultivas o de asesoramiento, se denominan
dictmenes.
5. Por su repercusin en el procedimiento:
Se pueden considerar dos tipos:
a) Informes tcnicos y jurdicos. Son aquellos en los que un rgano tcnico o
jurdico especializado expone de forma objetiva los datos ms importantes
relacionados con un expediente o con alguna cuestin particular que haya
solicitado el rgano que instruye el procedimiento. Este tipo de informe puede
ser interno o externo y presentar una mera descripcin o bien una conclusin
sobre la cuestin consultada.
b) Propuesta de resolucin. De caractersticas similares al anterior, si bien,
debe contener necesariamente en su parte final la resolucin que se proponen,
es decir, un juicio o la opinin que servir de base para resolver.
La estructura del informe est determinada por la extensin del documento. De
acuerdo con esta circunstancia, podemos encontrarnos con un informe breve, de
extensin de una a tres pginas, y tambin con un informe extenso. Como el de la
primera clase es el ms frecuente en la actividad regular de la Administracin,
ofrecemos su estructura ms comn.
Encabezamiento. Integrado por los datos identificativos que permiten obtener una
visin sinttica de su contenido:
Ttulo que identifique el carcter del informe (opcional);
Nmero de expediente;
rgano que lo solicita;
Asunto de que trata, sucintamente expresado.

26/48
Cuerpo. De acuerdo con su extensin, el cuerpo del informe presentar, tras una
frase introductoria y el verbo INFORMO, el contenido, separado por prrafos
numerados, si es necesario. Si es ms extenso, se podrn introducir
subapartados
que
contengan
los
hechos
antecedentes
(ordenados
cronolgicamente y escritos en prrafos separados) y los fundamentos legales

(justificacin y argumentacin que prepara la conclusin, igualmente separados
en prrafos).
Conclusin o propuesta: segn la clase de informe de que se trate, la parte final
puede incluir una conclusin (necesariamente en el caso de las propuestas de
resolucin), o carecer de ellas si se trata de un informe descriptivo.
Datacin.
Firma.
Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).
V. ESTILO ADMINISTRATIVO EN LA REDACCIN DE DOCUMENTOS

El estilo del lenguaje de la Administracin ha sido un tema controvertido en los
ltimos treinta aos. Frente al lenguaje solemne, autoritario y formulista que
caracteriz una poca de la Administracin, hay quienes defienden una reforma de
este lenguaje que conduzca a su democratizacin por la va de la simplificacin; otros
defienden que es una herramienta de la actividad administrativa que no puede
sustituirse sin ms para satisfacer a todos los niveles de los ciudadanos.
La actividad administrativa se ha convertido en una disciplina cientfica que usa
un conjunto de trminos especializados para dar precisin y eficacia a su lenguaje.
Pero tambin es cierto que el estilo en muchos de los documentos administrativos
suele incurrir en algunos excesos que los hacen difcilmente comprensibles para una
persona poco experta.
Algunos de esos rasgos ms destacados son el abuso de trminos tcnicos y
jurdicos en situaciones en que no estn estrictamente justificados, abundancia de
formas repetitivas, que se han convertido en anacrnicas o desusadas, falta de
27/48
concisin
sencillez,
longitud
excesiva
de
las
oraciones
prrafos
y,
consecuentemente, una estructuracin deficiente. La coincidencia de esos rasgos en

un documento complica la lectura a cualquier lector, sea experto o no.
Por otra parte, la actividad administrativa es un servicio pblico que se presta al
ciudadano. Esto significa que es necesario un esfuerzo de adaptacin del estilo para
hacer ms accesibles los documentos de la Administracin, cuando afectan
directamente a la esfera de actuacin de los ciudadanos. Pero este esfuerzo tampoco
puede representar una prdida de ese valor cientfico especializado que ha alcanzado
la actividad jurdico-administrativa.
No es tarea sencilla conciliar ambas exigencias. Las notas de estilo que vienen
a continuacin proponen alcanzar un equilibrio entre el rigor y la precisin que la
ciencia jurdico-administrativa requiere, al mismo tiempo que satisfacer el derecho de
los ciudadanos a comprender el lenguaje de la Administracin: mal pueden ejercer sus
derechos y sus obligaciones si no comprenden las normas o los actos que se los
comunican.
Para alcanzar este fin, es posible aplicar un criterio general de redaccin:
cuanto ms directamente afecte un documento a los ciudadanos (actos de un
procedimiento en el que son interesados, informacin o disposiciones generales) ms
necesario ser un lenguaje claro, sencillo, adaptado a las necesidades de su
destinatario y que atene las peculiaridades del lenguaje administrativo como lenguaje
especializado. Sin embargo, cuando el documento vaya dirigido a la propia
Administracin
(informes,
propuestas,
dictmenes,
etc.),
la
dificultad
de
la
especializacin de la materia o de los trminos se reduce y permite usar un lenguaje

ms tcnico, pero siempre dentro de unos estndares de claridad, imprescindibles en
cualquier acto comunicativo.
VI. LA CLARIDAD: PRESUPUESTO BSICO

Siguiendo a CONDE ANTEQUERA1, existe un requisito bsico para cualquier
documento escrito de la Administracin: la claridad. Ser claro es decir lo que hay que
1
Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como aspecto de la actividad administrativa.

Pamplona, 2009.
28/48
decir, de forma que el destinatario especfico del mensaje o documento lo entienda

con el menor esfuerzo posible.
La claridad implica tambin la concisin, que consiste en usar la cantidad justa
y suficiente de palabras, evitando rodeos, repeticiones y complicaciones. Sus
manifestaciones principales son la eficacia y la eficiencia a que todo documento debe
tender, las cuales sirven para cumplir varios objetivos:
a) La precisin, el rigor y la exactitud en el significado y en la expresin del
contenido, que evita ambigedades y favorece la seguridad jurdica.
b) La objetividad como ausencia de valoraciones personales y reflejo de la
imparcialidad y neutralidad de la funcin pblica.
c) La comprensin del contenido con el menor esfuerzo posible tanto por parte
del destinatario al leerlo como del emisor para intentar aclarar aspectos oscuros
del mensaje.
El estilo administrativo debe tender a una mejora de la comprensin de los
documentos administrativos. Para ello, deben tenerse en cuenta las siguientes
recomendaciones, reunidas en tres categoras:
1. Aspectos ortogrficos y lxicos.
2. Aspectos estilsticos.
3. Aspectos estructurales y formales del documento.
1. Aspectos ortogrficos y lxicos
Escribir sin errores o faltas ortogrficas. La funcin pblica es responsable de

usar el idioma propio con toda correccin. Para ello es necesario conocer las
normas bsicas de la Ortografa (acentuacin, puntuacin, uso de maysculas,
abreviaciones, escritura de cantidades, fechas) y escribir correctamente.
Evitar el rebuscamiento lxico. Tecnicismos, cultismos, arcasmos y latinismos

son tipos de palabras poco asentadas en el uso comn de la lengua, que no
estn al alcance de todos los hablantes y por ello deben usarse con
moderacin o bien directamente, evitarse. El uso de palabras especializadas

29/48
(tecnicismos) puede ser necesario segn el tema o la materia del documento,

por eso hay que plantearse si es inevitable su uso. Siempre que el destinatario
no sea especialista, deben reducirse al mnimo. Si no pueden evitarse o
sustituirse por otra palabra ms comn, hay que considerar la necesidad de
acompaarlos con una definicin o aclaracin para que se entiendan.
Los cultismos2, los arcasmos y los latinismos son palabras o expresiones que
se apartan de la lengua comn estndar. Son caractersticos del lenguaje de la
Administracin por su tendencia a escoger trminos raros, poco frecuentes en
la lengua comn y, por tanto, ms difciles de entender por un lector medio.
Si no son necesarios (con frecuencia no lo son) es preferible un lenguaje llano
y sencillo cuando nos dirijamos a los ciudadanos no especializados.
El lenguaje administrativo, por su vnculo con el jurdico, tiene tendencia al
abuso de este tipo de palabras, cuya pertinencia depender de quines sean
los destinatarios de los escritos. En cualquier caso, mejor emplear trminos
actuales que puedan ser entendidos por todos.
Evitar el uso de neologismos y extranjerismos3, especialmente los que estn

poco asentados en la lengua y, especialmente, cualquier tipo de rebuscamiento
lxico.
Utilizar las palabras con propiedad. Las palabras tienen un significado recogido
en los diccionarios que es la base para poder comprender su significado,
aunque puede verse matizado y modificado por el contexto. El uso de las
palabras con su significado consolidado es una manifestacin de la precisin
en el uso de la lengua y una exigencia de la buena redaccin.
2. Aspectos estilsticos
Es mejor la cercana que el distanciamiento. El lenguaje de la Administracin

es un lenguaje formal y oficial, que no permite las familiaridades del registro
El cultismo es una palabra incorporada a la lengua que se aparta de la lengua normal y para
la que siempre suele haber una alternativa ms sencilla (obsoleto por anticuado). Un arcasmo
es una palabra que ha dejado de usarse en una lengua (otros, meritado). Un latinismo es una
expresin tcnica o no en lengua latina (a posteriori, apud acta).
3
Un neologismo es una palabra inventada por algn sector de los hablantes, con el fin de
cubrir una necesidad denominativa o por esnobismo (empoderamiento, resiliencia).Un
extranjerismo es una palabra de una lengua extranjera que se incorpora al uso de otra lengua
por las mismas razones que el neologismo (casting, hashtag).
30/48
coloquial. Pero eso no justifica el uso y abuso de recursos gramaticales

distanciadores. Las formas no personales de los verbos (infinitivo, participio,
gerundio), junto con las construcciones pasivas e impersonales con se (se le
comunica, se ha tenido conocimiento, resultando, considerando, anuncio
notificando plazo de presentacin) no son gramaticalmente incorrectas, pero
su repeticin constante transmiten la sensacin de distanciamiento entre el
emisor y el destinatario.
Es recomendable el uso de verbos en forma personal y la voz activa, y dentro
de ellas la primera persona (le informo, mejor que se informa). As se reducen
las distancias de la comunicacin administrativa y se transmite la sensacin de
una comunicacin ms personal y directa, ms cercana.
Reducir la nominalizacin. La sustitucin de los verbos conjugados por

expresiones nominales equivalentes (ha entregado por ha hecho entrega; ha
dictado resolucin favorable por ha resuelto favorablemente) ralentiza el ritmo y
lo hace ms abstracto. Es preferible reducir la nominalizacin y dar prioridad a
la construccin ms natural con verbos conjugados.
Simplificar el uso de locuciones prepositivas. El lenguaje administrativo usa

muchas expresiones que sustituyen a las preposiciones. Estas expresiones se
llaman locuciones prepositivas (a causa de/por; a tenor de/segn/ con la
finalidad de/para; en direccin a/hacia; en medio de/entre; relativa a/sobre). No
son incorrectas, pero la preposicin simple puede ofrecer una buena solucin
en muchos casos para aligerar la complejidad del texto.
No abusar de abreviaciones (abreviaturas, siglas, smbolos). Estos recursos

ortogrficos sustituyen con frecuencia a otras palabras y hasta denominaciones
completas. Su uso moderado es adecuado porque evita repeticiones. En
cualquier caso, deben usarse las ms conocidas y, si no lo son, indicar la
primera vez que aparece en el texto a qu palabra o expresin corresponden.
Evitar el estilo formulario. Otra caracterstica negativa del estilo administrativo

es la abundancia de frmulas repetitivas que se utilizan de forma hasta
innecesaria en los documentos (adjunto se remite y sus variantes, para su
conocimiento y efectos oportunos, en virtud de lo preceptuado en el artculo)
Estas expresiones en forma de frases hechas o muletillas, fruto de la

31/48
costumbre y la rutina, en la mayora de los casos no aportan informacin

alguna y solo sirven para aumentar la extensin de los documentos ya de por
s complejos.
3. Aspectos estructurales y formales del documento

Los documentos se leen y tambin se ven; dicho de otro modo: la forma es
tambin importante.
Longitud de la oracin. La extensin de las oraciones en el lenguaje

administrativo es generalmente excesiva, ya que abarcan un prrafo e incluso
un texto entero. Esta caracterstica dificulta enormemente la asimilacin de la
informacin, pues bloquea la capacidad cerebral para retenerla e incorporarla a
la memoria. Para evitar este defecto, es recomendable escribir oraciones de no
ms de 25/30 palabras. Cuanto ms especializado o abstracto sea el
vocabulario, ms debe reducirse su longitud. Un uso adecuado del punto y
seguido y las oraciones coordinadas ayudan a reducir la longitud excesiva.
Orden de la oracin. Otra caracterstica negativa es el desorden de los

elementos de una oracin, que se agrava cuanto ms extensa es. La presencia
continua de incisos que desvan la atencin momentneamente de la
informacin principal es otra manifestacin del desorden de la oracin.
Para evitarlo puede recurrirse al patrn bsico oracional (sujeto + verbo +
complementos; oracin principal + oracin subordinada) que es la forma ms
directa y clara de comprender la informacin (la lengua espaola admite la
movilidad sintctica por razones de prioridad informativa. Pero en caso de
duda, puede volverse al patrn mencionado). Es conveniente utilizar los puntos
y seguidos, puntos y aparte como elementos que estructuran y dosifican la
informacin.
Articulacin del documento en prrafos. La oracin es el primer nivel de

organizacin de la informacin; el prrafo es el segundo nivel. Un prrafo es
una unidad del texto que desde un punto de vista formal est delimitado por
una mayscula inicial y un punto y aparte. Desde el punto de vista de la
informacin, aborda un aspecto del tema central del texto o documento. En los
escritos de poca extensin, los prrafos articulan el texto. Segn su extensin

32/48
(se recomienda no exceder de seis lneas) puede estar compuesto por una o
varias oraciones independientes, relacionadas temticamente.
Cules son las caractersticas del prrafo administrativo? Al igual que la
oracin, tiende a ser muy largo, no es infrecuente leer prrafos de ms de diez
o lneas. La forma de reducir el peso de prrafo excesivamente largo es
simplificar al mximo y dividirlo en varias oraciones independientes.
Orden en la disposicin de la informacin. La claridad tambin depende de la

manera en que se distribuya la informacin en el texto. La mente retiene mejor
la informacin que aparece al principio de un perodo (oracin o prrafo). Por
eso, se recomienda organizar jerrquicamente la informacin del texto y
destacar lo importante frente a lo accesorio, reservando la informacin principal
al comienzo del texto.
Organizacin visual del documento. La estructura de un documento se puede

hacer visible gracias al uso de los recursos de los procesadores de textos:
ttulos, subttulos, recuadros, tablas, tamao de letra, alteraciones tipogrficas
(cursiva, negrita, maysculas). Lo importante es ayudar al lector a leer
cmodamente el documento (con un tamao de letra suficiente) y a encontrar
en el texto la informacin que se considera importante o que debe tener en
cuenta.

33/48
APNDICE 1

34/48
APNDICE II

35/48
APNDICE III
EJEMPLO DE RESOLUCIN/ACUERDO BREVE
APNDICE IV
MOD. A): NOTIFICACIN INDEPENDIENTE

36/48

37/48
APNDICE V
MOD. B: NOTIFICACIN-RESOLUCIN

38/48
APNDICE VI
MOD. C: NOTIFICACIN EN OFICIO ADJUNTO

39/48
APNDICE VII
PUBLICACIN

40/48
APNDICE VIII
OFICIO NORMAL

41/48
APNDICE IX
COMUNICACIN DE RGIMEN INTERIOR

42/48
APNDICE X
MODELO DE CARTA

43/48
APNDICE XI
MODELO DE ANUNCIO

44/48
APNDICE XII
MODELO DE ACTA DE RGANO COLEGIADO

45/48
APNDICE XIII
MODELO DE CERTIFICADO

46/48
APNDICE XIV
MODELO DE DILIGENCIA

47/48
APNDICE XV
MODELO DE INFORME BREVE

48/48

117891-Documento de Administracion

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GRUPO C2

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.... 3

Definicin de Documento ........................................................................................................... 3

Concepto de Documento Administrativo .................................................................................... 3

Funciones del Documento Administrativo .................................................................................. 3

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR LA

Segn los Participantes en la Relacin Administrativa ............................................................... 6

Segn la Normatividad del Contenido del Documento ............................................................... 7

Segn la Fase del Procedimiento ................................................................................................ 7

Segn la Declaracin que Contienen .......................................................................................... 9

ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ................................... 10

CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................... 13

Documentos de Decisin .......................................................................................................... 14

Documentos de Transmisin ..................................................................................................... 17

Documentos de Constancia ....................................................................................................... 21

Documentos de Juicio ............................................................................................................... 24

ESTILO ADMINISTRATIVO EN LA REDACCIN DE DOCUMENTOS .............................. 27

LA CLARIDAD: PRESUPUESTO BSICO ............................................................................... 28

EJEMPLO DE RESOLUCIN/ACUERDO BREVE ................................................. 36

MOD. A): NOTIFICACIN INDEPENDIENTE ....................................................... 36

MOD. C: NOTIFICACIN EN OFICIO ADJUNTO ................................................. 39

APNDICE VII PUBLICACIN........................................................................................................... 40

OFICIO NORMAL ................................................................................................. 41

COMUNICACIN DE RGIMEN INTERIOR ......................................................... 42

MODELO DE ANUNCIO ........................................................................................... 44

APNDICE XII MODELO DE ACTA DE RGANO COLEGIADO .................................................. 45

MODELO DE CERTIFICADO .............................................................................. 46

MODELO DE DILIGENCIA .................................................................................. 47

MODELO DE INFORME BREVE ......................................................................... 48

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

I. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE DOCUMENTO

I.2. CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

I.3. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Para asegurar la pervivencia y la conservacin de los actos administrativos

Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de

Como testimonio y justificacin de la gestin administrativa, que garantiza el

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

Comunicacin. Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

acabamos de definir: ser emitidos por una autoridad pblica en el ejercicio de

firma electrnica (regulada sta ltima por la Ley 59/2003, de 19 de

Los documentos administrativos pueden clasificarse segn la perspectiva de

II.1. SEGN LOS PARTICIPANTES EN LA RELACIN ADMINISTRATIVA

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos,

anuncios, bandos, cartas, oficios,

actas, cartas, notas interiores,

II.2. SEGN LA NORMATIVIDAD DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Son las disposiciones

Son aquellos documentos que

II.3. SEGN LA FASE DEL PROCEDIMIENTO

(http://administracion.gob.es), divide los documentos segn la fase del procedimiento

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

Acuerdo de inicio del procedimiento

Peticin de mejora voluntaria de la solicitud

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

II.4. SEGN LA DECLARACIN QUE CONTIENEN

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIN

Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los

III. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

encabezamiento, cuerpo y pie. Examinemos los criterios generales que debemos

Es la parte superior del documento. En ella se recoge la informacin inmediata,

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