UNIVERSIDAD

EDUCACION

NACIONAL

ENRIQUE GUZMN Y
ALMA
NACIONAL

MATER

DEL

DE
VALLE

MAGISTERIO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
TEMA

CAP.5 CUESTIONARIOS

ASIGNATURA

AUDITORIA ADMNISTRATIVA

PROMOCION

2013-B

CICLO ACADMICO

GRUPO

II

INTEGRANTES

ROMULO RAMIREZ HUAUYA

HERCELIO ERASMO QUISPE CCACCYA
JULIO CESAR CARO FIERRO
SIOMARA HUAYCAMA PINEDO
PEDRO SIMON FIGUIROA

DOCENTE

QUINTER SALAS PITTMAN

LA CANTUTA - 2016

OBJETIVOS

Al concluir el estudio de este captulo, usted ser capaz de Apreciar la utilidad que los cuestionarios
brindan para lograr resultados ptimos en la implementacin de una auditora administrativa.
Identicar los elementos necesarios para disear cuestionarios.
Determinar la forma de clasicarlos y manejar su contenido.
Diferenciar las reas de aplicacin de los cuestionarios.
Comprender el orden y la lgica que deben mediar para formular las preguntas de un cuestionario.
Saber cmo alinear el uso de cuestionarios con las condiciones del contexto de aplicacin.
Precisar la manera de convertir un cuestionario en una herramienta de estrategia.
Discernir cmo los cuestionarios agregan valor a una auditora

Cuestionarios
Los cuestionarios representan un recurso idneo para captar datos en todos los rin- cones
de la organizacin y en todas sus versiones, mbitos y niveles, toda vez que permiten no
slo recopilarlos, sino percibir el medio ambiente, la cultura organizacional
predominante y el nivel de calidad del trabajo en funcin de su personal.
Los cuestionarios que aqu se incorporan abarcan una amplia gama de posibilidades, ya
que incluyen los temas ms utilizados todos los das por las organizaciones, los cuales
pueden emplearse en la medida de la profundidad de los resultados que se persiguen con
su aplicacin.
En atencin al nivel de desagregacin de las preguntas por rea y rubro especco,
posibilitan la seleccin de las variables que en cada caso requiere una organizacin, de
acuerdo con su naturaleza, giro, objeto y grado de evolucin alcanzado.
Su contenido es susceptible de adaptarse o ampliarse, considerando las condiciones de
operacin de cada instancia, ya sea pblica, privada o social, as como de los resulta- dos
esperados.
ELEMENTOS DE DISEO
Su diseo ha sido preparado tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales, asocia- dos
con la rigidez metodolgica que un estudio de auditora administrativa como son aspectos
prcticos asociados con la experiencia profesional, para que su cobertura sea viable de
instrumentarse y de redituar un nivel integrado de respuesta
Es indudable que la idea central implcita en la esencia de cada pregunta, el juego de
variables relacionadas con las conexiones lgicas derivadas de su uso, as como la interrelacin entre las diferentes reas y rubros producen un efecto multiplicador, lo que hace
que de una palabra se desprendan toda clase y nmero de alternativas, que en su conjunto
proporcionan un perl completo que permite evaluar el comportamiento de una
organizacin en forma por dems exhaustiva.
Ahora bien, es necesario que en el esbozo de los cuestionarios se efecten los si- guientes
pasos:
1. Realizar un recuento de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos
estadsticos existentes, para ubicar el contexto de anlisis en la determinacin de las
preguntas,
2. Llevar a cabo una observacin directa para validar el orden y la secuencia a seguir, y
1

3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluacin co- nocido

como prueba previa o pretest.
Cabe sealar que, en todo momento, la secuencia para recopilar los datos deber ceirse
a los pasos consignados en la metodologa, pues as se garantiza la uidez, homogeneidad y precisin, que rigurosamente deben prevalecer en el levantamiento de los
datos.
En ese sentido, y de conformidad con lo anotado en el punto correspondiente a es- te
tema, la captacin de datos va entrevista dirigida debe considerar las tres categoras de
respuesta comunes a las preguntas:
Cuando una pregunta, segn las instrucciones, no se debe aplicar por el rea de
adscripcin o por el puesto del entrevistado.
Cuando se hizo la pregunta, pero el entrevistado no quiso responder o no supo la
respuesta.
Cuando no se hace la pregunta porque el entrevistador no lo estima conveniente. Para la
construccin del cuestionario se deben precisar los campos de distribucin
bsicos tales como:
El espacio correspondiente para los datos de registro de la entrevista como ubi- cacin o
adscripcin de los entrevistados, informacin del rea, responsable de la aplicacin, as
como la fecha y duracin de la aplicacin.
Las instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.
Las preguntas o tems.
El espacio para respuestas, el cual debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.
El espacio para consignar las observaciones generales.
CRITERIOS DE APOYO
Con el propsito de que los datos que se capten por medio de cuestionarios sean veraces
y conables para despus convertirlos en informacin, se tiene que considerar con
detenimiento la manera de precisarlos y la tnica a seguir al momento de recabarlos
Para ese efecto, es conveniente tomar en cuenta la forma, el fondo y la estrategia para
estructurar las preguntas. A continuacin, se presentan los criterios que deben mediar en
cada caso.
FORMA
Para crear un clima propicio e infundir conanza en la persona a la que se aplica un
cuestionario, es necesario que el responsable se presente y explique el objetivo que se
persigue con l, adems, debe aclarar cualquier duda y contestar las preguntas de su
interlocutor. Una vez que se ha establecido la comunicacin, es necesario iniciar la captacin con preguntas introductorias para atraer la atencin del entrevistado. Por ende, las
preguntas tienen que ser claras y amables, a manera de acercamiento.
En la medida que se avance, se deben formular preguntas relacionadas con el tema
central de la entrevista. Este tipo de cuestionamiento debe incluir preguntas ltro para
ubicar el contexto de los puntos clave y del entrevistado. Asimismo, deben preverse
posibles saltos de pregunta, en funcin del conocimiento y manejo del tema, para ga2

rantizar la continuidad de la entrevista. En algunos casos, de acuerdo con la profundidad

de la investigacin o algidez del tema, procede emplear mucho tacto al preguntar o espaciar ese tipo de preguntas, para obtener respuestas de manera gradual sin desgastar la
relacin entre las partes. En caso de que las circunstancias lo permitan, se pueden
enlazar preguntas en batera para ahondar en aspectos especcos. Para nalizar, es recomendable utilizar preguntas accesibles y cada vez menos incisivas, con lo que se
puede mantener de principio a n la atmsfera de cordialidad entre las partes.
FONDO
La integracin del cuestionario tiene que contemplar la posicin del entrevistado en la
estructura organizacional, ya que la naturaleza de las respuestas vara de conformidad
con el nivel de responsabilidad o grado de dominio de los temas bajo anlisis.
Por lo que toca al tratamiento de los temas a travs de las preguntas, si bien es necesario
apegarse a la secuencia acceso-profundidad-acceso, como ya se plante, el contexto de
los temas debe ser lo sucientemente verstil para captar la informacin sustantiva en
forma progresiva, sin que para ello se incluyan preguntas vagas o impreci- sas. Adems,
quien aplique el cuestionario tiene que estar concentrado en las actitudes y forma de
responder a las preguntas, en particular, si alguna de ellas se vincula con algn aspecto
que implica responsabilidad econmica o por su alcance, afecta al proceso de toma de
decisiones.
Es conveniente destacar que el trasfondo de las preguntas inuye en el manejo de
supuestos, que no siempre aoran con facilidad. Asimismo, que existe una interrelacin
lgica entre los diferentes componentes de la organizacin, lo que obliga a cruzar
preguntas de control y evaluacin por unidad, rea, proceso, funcin, sistema y nivel
jerrquico.
ESTRATEGIA
Las acciones para manejar la informacin debe partir del proyecto de auditora, especcamente de la propuesta tcnica, toda vez que la estrategia se establece en ese
momento. Ahora bien, su implementacin prctica debe realizarse amalgamando tres
vertientes: composicin organizacional, procesos estratgicos y tipo de liderazgo
prevaleciente.
La razn para tomar como marco de referencia en la aplicacin de los cuestionarios la
composicin organizacional obedece a que es necesario observar una secuencia lgica y
consecuente con la realidad, de acuerdo con las unidades administrativas existen- tes,
tanto sustantivas como adjetivas, asesoras (internas y externas), la relacin con rganos
desconcentrados, descentralizados, globales o virtuales, relaciones funcionales o por
proceso, matriciales y de coordinacin, as como con unidades estratgicas corpo- rativas
y de negocios.
El objeto de considerar los procesos estratgicos encuentra su razn de ser en que, al
margen de la naturaleza de la organizacin o su esfera de accin, su funcionamiento se
centra en sus competencias centrales, las cuales muchas veces se enmarcan en sus
procesos esenciales o estratgicos. Asimismo, se debe atender al nivel tcnico y de conocimiento de sus integrantes.
Por lo que toca al tipo de liderazgo prevaleciente, es importante ya que dene la forma de
comportamiento y cultura organizacional imperante, lo que inuye en la es- pontaneidad o
prejuicio para responder un cuestionario, particularmente si no se toman las providencias

necesarias para entrevistar primero a las reas difciles o a las que actan desde las
torres de marl.
CLASIFICACIN
La elaboracin
del cuestionario
PREGUNTA
RESPUESTA
remite
S
NO
inmediatamente
a la forma en
que estn es- tructuradas las preguntas. Por ello, es necesario exponer las caractersticas
de stas y su clasicacin:
Pregunta
cerrada simple.
Ventas
En este caso,
Compras
las alternativas
Contabilidad
de
respuesta
Administracin general
estn limi- tadas
a dos o tres posibilidades. Este tipo de preguntas nos permite registrar, interpre- tar,
codicar y analizar con mucha facilidad y no requiere de alto entrenamiento para el
entrevistador. Sin embargo, este formato no proporciona informacin con ms grado de
detalle porque requiere de decisiones polarizadas.
PREGUNTA

RESPUESTA

Ejemplo:

Pregunta cerrada con respuestas mltiples. En este esquema se maneja un nmero

mayor de alternativas, lo que permite ms posibilidades de respuesta. Tambin es fcil de
codicar y analizar. Su desventaja principal radica en obtener las categoras de respuesta
ms adecuadas para el objeto de la auditora.
Ejemplo:

Pregunta abierta. En esta alternativa el nmero de respuestas posibles es innita, por lo

que se requiere de mayor experiencia del entrevistador para centrar la respuesta. Permite,
asimismo, un contacto ms estrecho entre el entrevistado y el entrevistador, con el
consecuente mayor grado de motivacin. Sin embargo, presenta dicultades para
clasicar las categoras segn el nmero de posibilidades, la presencia de prejuicios por
parte del entrevistador y del codicador para clasicar las respuestas.
Ejemplo:
PREGUNTA

RESPUESTA

Ejemplo: Preguntas cerradas y abiertas o de cdigo mltiple. En stas se manejan primero

las preguntas cerradas estructuradas lgicamente para llevar despus al entrevistado a
campos ms restringidos que le permitan verter su opinin de una manera especca.

PREGUNTA
?

RESPUESTA
Muy de acuerdo
De
acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo

Por qu?

Es importante destacar que el ejercicio de su aplicacin se complementa con una se- rie
de escalas conocidas por su utilidad en la medicin de actitudes, tambin empleadas para
medir otra clase de variables, lo que facilita una ponderacin objetiva, elemento sustantivo
para desprender y soportar los criterios que la organizacin deber conside- rar para
implementar las recomendaciones provenientes de la auditora.

CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS

Informacin general de la organizacin
Este apartado est destinado a establecer el marco de referencia de la organizacin bajo
estudio, lo que permitir su plena identicacin y ubicacin, elementos sustanciales para
la determinacin del objetivo, alcance y estrategias idneos. Los datos que integran este
apartado son:
Nombre o razn social.
Giro.
Objeto o atribucin.
Registro federal de causantes.
Ordenamiento(s) jurdico(s) de creacin.
Modicaciones.
Organigrama.
Domicilio(s) de ocina central y representaciones.
Telfono.
Fax.
Correo electrnico.
. Informacin del rea
Una vez identicada la organizacin, se deben captar los datos del rea que se audita, lo que har
posible la precisin del nivel de anlisis y la asignacin de responsabilidades y recursos para llevarlo
a cabo. Los datos necesarios son:

Nombre del rea.

Clave del rea.
Fecha.
rea de adscripcin.
Objetivo(s).
Responsable(s).
Naturaleza (tipo de auditora).
Personal asignado al rea.
Fase.
Recursos.
Instrucciones particulares.
REAS DE APLICACIN

Por etapa del proceso administrativo

Planeacin
Visin.
Misin.
Objetivos.
Metas.
Estrategias/tcticas.
Procesos.
Polticas.
Procedimientos.
Programas.
Enfoques.
Niveles.
Horizontes.
Organizacin
Estructura organizacional.
Divisin y distribucin de funciones.
Cultura organizacional.
Recursos humanos.
Cambio organizacional.
Estudios administrativos.
Instrumentos tcnicos de apoyo
Direccin
Liderazgo.
Comunicacin.
Motivacin.
Grupos y equipos de trabajo.
Manejo del estrs, el conicto y la crisis.
Tecnologa de la informacin.
Toma de decisiones.
Creatividad e innovacin.
6

Control
Naturaleza.
Sistemas.
Niveles.
Proceso.
reas de aplicacin.
Herramientas.
Calidad.
Por elemento especco
Adquisiciones.
Almacenes e inventarios.
Asesora externa.
Asesora interna.
Coordinacin.
Distribucin del espacio.
Exportaciones.
Globalizacin.
Importaciones.
Informtica.
Investigacin y desarrollo.
Marketing.
Operaciones.
Proveedores.
Proyectos.
Recursos nancieros y contabilidad.
Servicio a clientes.
Servicios generales.
Sistemas.
A continuacin se incluye la propuesta de cuestionario para todas y cada una de
las reas de aplicacin, con base en el orden establecido. Se inicia con los de
proceso admi- nistrativo y se contina con los de los elementos especcos.

RESUMEN
Los cuestionarios son un recurso valioso para la ejecucin de una auditora administrativa, porque permiten captar informacin de una organizacin por rea y
rubro especco, de acuerdo con su naturaleza, giro, objeto y grado de
evolucin.
Su diseo asocia tanto aspectos conceptuales provenientes del marco metodolgico como aspectos prcticos, relacionados con la experiencia profesional y
conocimientos del auditor.
En su preparacin deben tomarse en cuenta todo tipo de informacin descriptiva, como estudios y datos estadsticos, as como la informacin producto
de la observacin directa, a toda la cual se debe someter a un proceso de
control
7

y evaluacin conocido como prueba previa o pretest. Tambin deben considerarse las categoras de respuesta y los campos de distribucin bsica de la
infor- macin.
Los cuestionarios se clasican de acuerdo a la forma en que se estructuran las
preguntas, las cuales pueden ser: pregunta cerrada simple, pregunta cerrada
con respuestas mltiples, pregunta abierta, y preguntas cerradas y abiertas o
de cdigo mltiple.
Para su identicacin, los cuestionarios incluyen informacin general de la organizacin e informacin del rea o reas a auditar, en tanto que por su rea de
aplicacin, por etapa del proceso administrativo y por elemento especco.
El orden y lgica de las preguntas se desprende de las etapas y componentes
del proceso administrativo y elementos que lo complementan, siguiendo un
orden progresivo por tema y alternando las preguntas de acuerdo con la clasicacin y su estructura.
La base de conocimiento que se despliega en todos y cada uno de los campos
de aplicacin es exhaustiva y analtica, por lo que su composicin permite una
visin sistmica de la organizacin.

CONCLUSIN
Los cuestionarios constituyen una herramienta ecaz en la aplicacin de una auditora
administrativa, porque no slo permiten la recoleccin de datos, sino la percepcin del
medio ambiente, cultura prevaleciente y calidad de vida de la organizacin. La
secuencia para su desarrollo, desde su concepcin y diseo hasta su aplicacin,
conlleva el manejo de un sinnmero de variables y contextos de aplicacin que
interrelacionan el funcionamiento de la organizacin con sus capacidades distintivas y
competencias centrales, lo que agrega valor al proceso en su conjunto.