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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL

CONTROL DE INVENTARIOS
PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

CDIGO 710.18.06-1
VERSIN
FECHA

MANUAL DE
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE
INVENTARIOS

Elaborado por:
rea de Almacn e inventarios
Cdigo
Versin

Fecha

01
22/12/2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL


CONTROL DE INVENTARIOS
PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

CDIGO 710.18.06-1
VERSIN
FECHA

01
22/12/2014

Contenido
1.

Introduccin............................................................................................................................. 4

2.

Objetivo General ..................................................................................................................... 4

3.

Alcance del Manual de procedimiento para el control de inventarios ..................... 4

4.

Polticas Generales ................................................................................................................ 5


Procedimiento: Creacin de Comit tcnico de inventarios y bajas de bienes ........ 6
Procedimiento para la toma de inventarios ........................................................................ 7
Procedimiento: recepcin, registro y control de bienes en el almacn ...................... 7
Procedimiento: salidas del almacn ..................................................................................... 8
Procedimiento: conciliacin contable a travs del almacn .......................................... 8
Procedimiento: conciliacin de movimientos de bienes devolutivos ......................... 8
Procedimiento: Bajas de elementos ..................................................................................... 9

5.

Departamento de contabilidad............................................................................................ 9

6.

Anexos de Proceso ................................................................................................................ 9


Proceso de toma fsica de inventario y baja de bienes devolutivos ................................... 10
....................................................................................................................................................... 11
Proceso de entrada de elementos al almacn ...................................................................... 12
Proceso de salida de elementos al almacn.......................................................................... 13
Proceso de devolucin al proveedor ....................................................................................... 14

7.

Sistema Operativo ................................................................................................................ 15

8.

Anexos de Formatos ........................................................................................................... 16

Formato de levantamiento individual de inventarios ......................................................... 16


Formato de Control de Retiro de Funcionarios ................................................................... 17

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Formato de entrada de elementos devolutivos al almacn .............................................. 18


Formato de traslado de elementos devolutivos................................................................... 19
Formato de reintegro de elementos devolutivos al almacn ........................................... 20
Formato de solicitud de papelera y tiles de oficina......................................................... 21

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PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

01
22/12/2014

1. Introduccin
Para lograr una administracin pblica eficiente en cuanto a desempeo y eficacia
en la respuesta frente a las necesidades de la Unidad, se exige que las instituciones
pblicas adecuen su aparato administrativo y el marco jurdico y normativo, de tal
forma que permita tener una sinergia en los procesos de gestin para satisfacer las
demandas de la Unidad para la Atencin y Reparacin Integral a las Vctimas
Este documento Manual de procedimiento para el control de inventarios tiene
como finalidad proporcionar a la Unidad, las polticas, procedimientos y criterios de
accin, que permita registrar en forma oportuna los movimientos de los bienes.

2. Objetivo General
Establecer un instrumento administrativo que permita hacer ms eficientes los
procesos de registro y control de los inventarios en el almacn, a travs de la
distribucin adecuada de las tareas y responsabilidades, adems de mantener el
registro y documentacin oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen
en cada proceso.

3. Alcance del Manual de procedimiento para el control de inventarios


El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la
recepcin de bienes en el almacn, registro, acomodo, hasta

la proteccin,

conservacin y despachos a las diferentes dependencias de la Unidad para la


atencin y reparacin integral a las victimas.
El personal que tiene a su cargo la ejecucin del proceso de control de los
inventarios son el jefe administrativo y el responsable del almacn a travs del
personal de apoyo.
Este Manual permite al rea administrativa conocer las tareas y responsabilidades
a su cargo, tal como el manejo fsico de los bienes, la emisin de informacin
confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones.

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4. Polticas Generales

1) El control de Inventarios se llevar a cabo en forma permanente con cortes


trimestrales bajo los lineamientos y principios establecidos en el presente manual.
2) El almacn deber llevar un registro sistemtico de los movimientos de bienes en
Kardex.
3) El almacn emitir un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y
salidas para el respectivo cierre a peticin del rea administrativa.
4) Deber quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios
responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacn,
ste soporte debe estar acompaado por los reportes, facturas y/o formatos
correspondientes.
5) El rea administrativa y el responsable del almacn sern los encargados de que
en los movimientos del almacn se acaten las disposiciones establecidas en el
presente manual y las normas a las que se deban acoger.
6) Los movimientos de almacn estarn registrados en sistema a travs de un kardex
para reflejar una forma clara y precisa los saldos de las existencias fsicas de los
insumos.
7) Se realizarn revisiones fsicas peridicas contra las existencias en el sistema de
inventarios para verificar que estas existencias en el kardex coincida con las
existencias fsicas en almacn.
8) Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, bodegaje y
despachos del almacn debern ser autorizadas nicamente por el jefe
administrativo y la lder de Almacn e inventarios.
9) El encargado del almacn deber realizar revisiones peridicas de las actividades
que se estn efectuando en el mismo.
10) Las personas responsables de los inventarios debern abstenerse de transferir,
conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias,
organismos, funcionarios u otros particulares inventarios de su propiedad a
excepcin de los casos autorizados por el jefe administrativo.

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11) Todas las donaciones, cesiones, tramsferencia, debern recibirse por medio de
actas a nombre de la Unidad para la Atencin y Reparacin Integral de Victimas y
se registrarn en la misma unidad que las reciba, estas debern estar soportadas
con factura o nota contable correspondiente
12) Ser responsabilidad del almacn el registro y envo oportuno de la documentacin
e informacin al departamento de contabilidad.
13) El responsable de la planeacin, organizacin y control de inventarios ser el jefe
administrativo y el encargado del almacn.
14) La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estar bajo
responsabilidad del encargado del almacn.
15) Debern levantarse mnimo (2) inventarios al ao, para este, el rea de almacn e
inventarios programar con el rea de contabilidad las fechas para su ejecucin y
emitir los lineamientos.

Procedimiento: Creacin de Comit tcnico de inventarios y bajas de bienes

16) Tiene como objeto servir de asesora al ordenador del gasto y para tal efecto debe
ejercer inspeccin, anlisis, y control sobre la informacin que produce el rea del
almacn y el rea de inventarios, recomendando los ajustes y correctivos frente a
los planes y proyectos que se estn realizando de tal forma que las cifras que se
emitan sean confiables y verificables.
17) El comit deber estar integrado por el Director o jefe administrativo, el responsable
del almacn, un miembro del rea contable y una persona adicional si as se
requiere.
18) El comit debe verificar los planes y programas de trabajo, disear los mecanismos
y acciones requeridas para la realizacin de los inventarios, decidir sobre las bajas
y el destino final de los bienes declarados como inservibles, as mismo aprobar el
acta de baja.

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Procedimiento para la toma de inventarios

19) Solo podr participar en el inventario el personal asignado


20) El almacn deber tener actualizado el kardex a la fecha de cierre para comprobarlo
con las existencias fsicas
21) El inventario deber ser validado por el jefe de almacn y por el jefe administrativo.
22) Deber levantarse un acta de inventario de la toma fsica de inventario.
23) El almacn deber tener separados y categorizado los tipo de bienes, ya sean
devolutivos o consumibles y separados entre ellos por categoras
24) El almacn deber hacer un corte de existencias antes del inventario, considerando
los movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en el que se va a
hacer el inventario.
25) Se debe generar una circular a todas las reas de la Unidad para la atencin y
reparacin integral a las victimas y los proveedores por lo menos 15 das antes de
la toma fsica del inventario, a travs de la cual se informarn las fechas del
inventario y durante este periodo no se realizarn recepciones de bienes ni abasto
a las reas solicitantes.

Procedimiento: recepcin, registro y control de bienes en el almacn

26) El almacn debe registrar en el sistema todos los bienes que ingresen provenientes
de proveedores, donaciones, reintegros y cesiones
27) Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada
28) Todos los ingresos se deben soportar con factura y los reportes de entrada
correspondientes
29) Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las facturas o
remisiones
30) El almacn har el alta despus de recibir los bienes y generar las entradas
correspondientes.

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31) La devolucin al proveedores por mercanca en mal estado se har a ms tardar en


2 das hbiles posteriores a la recepcin
32) Las facturas del proveedor y

entradas al sistema debern ser enviadas

oportunamente al rea contable para soportar las plizas de entrada

Procedimiento: salidas del almacn

33) El almacn debe registrar todas las salidas


34) Se entregarn los bienes nicamente al personal autorizado
35) Todas las salidas deben estar soportadas por la peticin debidamente autorizada
por el rea administrativa y con los datos correspondientes a cada tem, de lo
contrario no se efectuar ninguna entrega
36) Por cada salida se generar un reporte de salida con un nmero consecutivo para
efectos de control
37) El almacn debe enviar las salidas al rea contable para soportar las plizas de
salidas correspondientes

Procedimiento: conciliacin contable a travs del almacn

38) El procedimiento de conciliacin se har mensualmente o en el transcurso del mes


dependiendo de la necesidad
39) La conciliacin se deben soportar por registros, facturas de proveedores, entradas
y salidas del almacn

Procedimiento: conciliacin de movimientos de bienes devolutivos

40) Los reporte de cierre debern estar soportados con:

a) Entradas: facturas de proveedores y reportes de entradas


b) Salidas: Requisiciones internas debidamente autorizadas y reportes de salidas

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Para efectos de informacin:


c) Compras: Facturas y reportes de entradas
d) Transferencias: Requisiciones de la unidad solicitante y reportes de entradas
e) Donaciones: acta de donacin, formato de alta y reporte de entrada por donacin

Procedimiento: Bajas de elementos


41) Se realizarn las bajas de bienes por disminucin de patrimonio, perdida, deterioro
apreciable, inutilidad u obsolescencia
42) Si el bien es por obsolescencia se debe determinar el estado actual del bien
solicitando un concepto tcnico y avalo del estado en el que se encuentran
43) Se debe pasar el reporte al comit de inventarios y de bajas para el visto bueno de
la baja que se va a realizar
44) Se debe realizar el acto administrativo con a resolucin de baja la cual debe ser
firmada por el ordenador del gasto y remitida al rea del Almacn para que ste
pueda hacer el comprobante de salida en el sistema.

5. Departamento de contabilidad
a. Llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e incorporarlos
en los estados financieros
b. Definir y establecer con el rea Administrativa las tcnicas de evaluacin de los
inventarios
c. Conciliar mensualmente con el almacn los saldos reportados durante el mes.

6. Anexos de Proceso

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7. Proceso de toma fsica de inventario y baja de bienes devolutivos


PROCEDIMIENTO: TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES
PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTRO

RESPONSABLE

In icio

Pro g ramar to ma
fsica d e In ventarios
ACCIN SOCIAL

Programar la toma f sica de los elementos


devolutivos del Nivel Nacional y Nivel
Territorial, def iniendo cronograma y
responsables

Cronograma

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Co mun icar el
cro n ograma

Socializar el cronograma.

Correo electrnico

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Realizar in ventarios

Revisar y ajustar los inventarios de los


elementos devolutivos.

Base de datos

Colaboradores Proceso Gestin


Administrativa

Gen erar informes

Elaborar el inf orme y entregar en f sico a


las partes interesadas.

Reporte de inventarios

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Archivar documentos

Carpeta inventarios
devolutivos por proceso o
Unidades Territoriales.

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Archivar

No
Baja de
bienes?

Si requiere baja de bienes, continuar. De


lo contrario pasar a numeral 22.

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante

Si

So licitar baja d e
bien es d evolutivos

10

Solicitar baja bienes devolutivos de Nivel


Nacional y Nivel Territorial.

Formato Toma f sica de


inventarios para dar de baja

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante

Recibir solicitud

Revisar solicitud; verif icar contra el


sistema y ajustar si es necesario.

Formato Toma f sica de


inventarios para dar de baja

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

So licitar certificacin

Solicitar al responsable de Proceso de


Gestin Administrativa y/o al Proceso de
Tecnologa de la Inf ormacin la
certif icacin para dar de baja elementos.

Correo electrnico

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Aprobar baja de bienes en el Comit de


Evaluacin de Bienes y def inir modalidad
de baja.

Acta, Resolucin

Comit de evaluacin de bienes

Ap ro bar baja
11

No
Donacin
tecnolgica?

12

Si

13

14

Tramitar resolucin

Do n ar bienes muebles

Si es donacin tecnolgica, continuar, de


lo contrario pasar a numeral 14.

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Tramitar resolucin para f ormalizar la


donacin y entrega y pasar a numeral 20.

Resolucin y ayuda de
memoria

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante - Colaborador
Proceso Gestin Administrativa

Para bienes muebles, tramitar resolucin y


remitir a Proceso de Gestin de
Donaciones para presentacin al Comit
de Donaciones y pasar a numeral 20.

Resolucin y archivo
magntico

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante - Colaborador
Proceso Gestin Administrativa

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22/12/2014

No
15

Si es destruccin, continuar. De lo
contrario pasar a numeral 17.

Destruccin?

Profesional Especializado
Almacn

Si
Tramitar Resolucin para formalizar la
destruccin y pasar a numeral 20.

Resolucin y ayuda de
memoria

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante - Colaborador
Proceso Gestin Administrativa

16

Tramitar resolucin

17

Martillo?

Si es martillo, continuar. Si se har por


permuta pasar a numeral 19.

Tramitar
resolucin y carta

Tramitar resolucin e informar a Entidad


encargada del martillo de bienes para
avaluo, fecha del proceso y entrega de
bienes al comprador del lote y pasar a
numeral 20.

Resolucin, carta y ayuda de


memoria

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Tramitar Resolucin para formalizar la


permuta.

Resolucin

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Dar de baja bienes en el sistema de


acuerdo con el acta administrativo
correspondiente.

Reporte de Baja

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

Archivar documentos

Carpeta Comit de Bienes

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa

No
Colaborador Proceso Gestin
Administrativa

Si

18

Tramitar resolucin

19

Dar de baja
en sistema

20
B

21

22

Archivar

Final

DURACIN DEL PROCEDIMIENTO


Para toma fsica baja de bienes devolutivos: Dos veces al
ao.

OBSERVACIONES

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PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

01
22/12/2014

Proceso de entrada de elementos al almacn

PROCEDIMIENTO: ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACEN


PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA - ALMACEN E INVENTARIOS

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTRO

RESPONSABLE

Inicio

informar entrada de
elementos
al almcen

informar la entrada de elementos al


almacen indicando elementos y
responsables del envio

Correo electrnico

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante

Anexar el formato correspondiente


para la entrada de elementos al
almacen en la entrega

llenar el fo rmato de entrada al almacen


pro veedo res (en este caso anexar la factura del
do cumento equivalente y o rden de co mpra) o el
fo rmato de entrada al almacen devo lutivo s,
segn sea el caso y anexarlo s en la entrega

Fo rmato de entrada al almacen


pro veedo res.

Fo rmato de entrega al almacen


devo lutivo s.

Proceso, dependencia o Unidad


Territorial solicitante

Realizar la entrega
de elementos

Recibir los elementos informados,


verificando su estado e ingresandolos al
almacen

Base de datos

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa - Almacen e
Inventario

Clasificacin de
elementos en el
almacen

Ordenar los elementos segn sus


caractersticas en el almacen

Base de datos

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa - Almacen e
Inventario

Archivar

Archivar los soportes de entrega

Carpeta inventarios por


proceso o Unidades
Territoriales.

Colaborador Proceso Gestin


Administrativa - Almacen e
Inventario

Final

DURACIN DEL PROCEDIMIENTO

No definido

OBSERVACIONES

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PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

01
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Proceso de salida de elementos al almacn

PROCEDIMIENTO: SALIDA DE ELEMENTOS DEL ALMACN

REA ADMINISTRATIVA - ALMACN E INVENTARIOS

N.

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITAR Y COMPLETAR
FORMATO PARA LA SALIDA
DE ELEMENTOS

FORMATO DE SALIDA
DEL ALMACEN

ENTREGAR FORMATO AUTORIZANDO


AL RESPONSABLE DEL ALMACN
SI
EXISTENCIAS DEL
BIEN?

NO

CONSULTAR CON
KARDEX

NOTIFICACIN DE "NO HAY EXISTENCIA"


COMPROBADO POR EL KARDEX

SOLICITUD AL
REA DE
LICITACIONES?

SURTE EL ELEMENTO Y SE
LE COMUNICA AL KARDEX

KARDEX HACE EL PROCEDIMIENTO


DE ASIGNAR FOLIOS

SI
A

CONFIRMA ENTREGA DEL


ELEMENTO

NO

FIN DE
PROCEDIMIENTO

SOLICITUD AL
REA DE
LICITACIONES

CONFIRMACIN
DE SOLICITUD

FIN DE
PROCEDIMIENTO

10

A
B
C

Proceso, dependencia o Unidad Territorial


solicitante
Colaborador Proceso Gestin Administrativa
- Almacen e Inventarios
Colaborador Proceso Gestin Administrativa
- Area Licitaciones

FORMATO DE
SOLICITUD

FIN DE
PROCEDIMIENTO

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PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

01
22/12/2014

Proceso de devolucin al proveedor

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN AL PROVEEDOR


PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA - ALMACEN E INVENTARIOS

No.

ACTIVIDAD

Inicio

Elaborar devolucin
al proveedor

Elaborar la devolucion con 4 copias:


original para contabilidad, copia para el
kardex, cuentas por pagar, almacen y
proveedor

Almacen e inventarios

Registrar la devolucin
en la orden de entrega

Se registra la devolucin en la orden de


entrega que se habia elaborado y se
archiva el consecutivo

Almacen e inventarios

Archivar las

Se archiva la orden de entrega y el


formato de devolucion debidamente
elaborado

orden de entrega
y la devolucin

DESCRIPCIN

REGISTRO

RESPONSABLE

Almacen e inventarios
Formato de devoluciones

Recibe documento y
archiva

El area de contabilidad recibe copia de la


devolucin, hace sus procedimiento
interno y archiva

Contabilidad

Recibe documento y
archiva

Al proveedor se le entrega una copia para


su archivo con las especificaciones de la
devolucin

Proveedor

Final

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8. Sistema Operativo

INSUMO

PROCESO

ALMACEN

RESULTADOS

AREA DE CONTABILIDAD

MOVIMIENTOS DE ALMACEN
Recepcion
Entrada
Salidas
Transferencias
Donaciones

INVENTARIOS
Inicial
Trimestral
Anual

Proveedores
Donaciones
Inventario Inicial

Registro de
Inventario Inicial

Reporte de entradas
Recepcion de registro
de inventarios
Conservacin de
bienes
Registro y reporte de
salidas del almacen

Reporte de
entradas y salidas

Registros de los
inventarios
de insumo en los
estados financieros
de la Unidad para la
atencin y reparacion
Integral para las
vicitmas

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9. Anexos de Formatos

Formato de levantamiento individual de inventarios

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Formato de Control de Retiro de Funcionarios

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Formato de entrada de elementos devolutivos al almacn

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL


CONTROL DE INVENTARIOS
PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

Formato de traslado de elementos devolutivos

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01
22/12/2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL


CONTROL DE INVENTARIOS
PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

Formato de reintegro de elementos devolutivos al almacn

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CONTROL DE INVENTARIOS
PROCESO ALMACEN E INVENTARIOS

Formato de solicitud de papelera y tiles de oficina

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