Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1

1. Diseo del programa de auditoras : el programa de auditora que disee

debe contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance del programa de auditora.
OBJETIVO
Establecer parmetros y mtricas adecuadas a las actividades realizadas dentro de la
organizacin que permitan establecer mecanismos de impulso, prevencin de riesgo
productivo y administrativo. En concordancia con lineamientos legales y jurdicos que
establezcan el marco de la legalidad y cumplimiento al interior de la organizacin. Lo que
permita encontrar posibilidades de evolucin y mejoramiento continuo.
ALCANCE
Organizar un acompaamiento antes, durante y despus de la implementacin de la
auditoria, de tal manera que se pueda realizar mediciones y anlisis en tiempo real lo
cual permitir la realizacin de un programa progresivo y efectivo que garantice una
correcta trazabilidad y adecuado flujo de la informacin.

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.

Se plantea la realizacin de una auditoria anual
Elaboracin marco inicial:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Anlisis de auditoras anteriores

Resultados de evaluacin de riesgos
Directrices de la direccin
Seguimiento a planes de mejoramiento
Evaluacin de la gestin institucional
Resultados de evaluacin de indicadores
Recursos disponibles
Cambios en la legislacin aplicable

Elaboracin plan de auditoras:

1. Alcance
2. Objetivos
3. criterios
4. auditor lder y equipo auditor
5. fecha de apertura y cierre
6. actividades especficas a auditar
7. tiempos
Preparacin:
1. Se efecta la revisin de la documentacin segn los criterios y objetivo de la auditoria
2. Se hace la lista de verificacin
3. Se solicita informacin que se considere necesaria para el proceso de la auditoria al
auditado
4. Evaluar informacin y datos relacionados con: objetivo, funciones, propsito, entorno,
organizacin interna, recursos humanos, procedimientos, servicios o productos,
infraestructura informtica, sistemas de informacin, informacin contable, financiera y
presupuestal (donde aplique), resultados de evaluaciones del SCI, informes de
auditora, evaluaciones anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgos, etc.
Presentacin de Auditoria y puesta en marcha
1.
2.
3.
4.

Revisar el plan de auditoria

Indicar como se realizaran las actividades
Confirmar canales de comunicacin
Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que consideren para el
proceso.

Recoleccin de la informacin
1. Realizacin de Entrevistas
2. Observacin de actividades y ambiente de trabajo
3. Revisin de documentacin: poltica, objetivos, planes, procedimientos,
instructivos, guas, proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos, entre
otros.
4. Revisin de registros: inspeccin, supervisin, interventora, actas de
reuniones, informes de gestin, informes de evaluacin, etc.
5. Resmenes de datos, evaluaciones de desempeo
6. Registro de bases de datos y procedimientos
7. Registros de otras fuentes como: retroalimentacin de la ciudadana, informacin
externa como proveedores, entidades bancarias
8. Sitios WEB

Preparar conclusiones de la auditoria

1. Revisar los hallazgos contra los objetivos
2. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios
de auditoria y/o una oportunidad de mejora
3. Acordar las conclusiones de la auditoria
4. Formular las recomendaciones a que haya lugar

Ejecutar reunin de cierre

1. Actividad auditada
2. Conclusiones
3. Presentacin de las no conformidades (si las hay) firmadas por el auditado
El responsable del proceso auditado tiene quince (15) das hbiles a partir de la
notificacin del informe para realizar el plan de mejoramiento de las acciones
correctivas o preventivas encontradas, se realiza acta de cierre de auditoria
Informe de auditoria
Se elabora un documento que genere un conjunto de indicadores y resultados obtenidos
tras la realizacin de la actividad, dicho documento puede ser entregado una semana
despus de haber realizado el cierre de la auditoria.
Distribuir el informe
Enva mediante oficio al responsable de los procesos auditado y al auditor lder
Realizar seguimiento
Este lo hace el lder del grupo auditor o quien este designe para verificar el
cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de
mejoramiento.

c. Criterios de auditora.
Situacin de los procesos a auditar: para establecer un juicio acertado y contar
con la disposicin adecuada de todo el equipo que ser objeto de la auditoria, se
debe establecer un cronograma adecuado que concuerde con espacio de tiempo
donde no se perjudique la realizacin de la labores.
Importancia de los Procesos: en la realizacin de la auditoria se seleccionan
proceso donde se pueda apreciar el conjunto de operaciones realizadas lo cual
permita establecer un muestra que incluya procesos de todos los niveles.

d. Auditores seleccionados por procesos.

Se establecer un equipo especializado en cada uno de las reas a auditar pero que
tengan la capacidad de unificar los resultados y emitir juicios globales.

e. Recursos necesarios.
Humanos:

Equipo de auditorias
Auditados
Coordinadores de rea

Financieros:

Suministros alimenticios, transporte y enseres.

Tecnolgicos: aplicativos informticos, equipos de oficina.

Infraestructura: Sala de reuniones y disposiciones en puestos de trabajo.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:
a. Objetivos

Determinar el grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los

criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2000.
Evaluar la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluar de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos
especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad
implementado en la empresa.
Alcance
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la
fecha de la Auditoria Interna.

b. Procesos a ser auditados.

Atencin de transferencias documentales y manejo de la trazabilidad n el
departamento de aduanas desde Archivo de Gestin hacia Archivo Central y desde
Archivo Central hacia Archivo Inactivo. Teniendo en cuenta las bases de datos del
sistema de la DIAN.

c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.

Documentacin:
Manual de Calidad.
Checking List Detalle de Origen por importaciones y exportaciones
Manuel de Procedimientos Operativos
Indicadores y manual de trabajo.
Documentacin pertinente a procesos realizados anteriormente.

d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora.

AUDITORIA

NOMBRE DEL PROYECTO

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

AUD:
Ubicaci
n:

Jasson Eliecer Torres Jimenez

Sala de Juntas y puestos de Trabajo

AUDITORIA DEAPRTAMENTO DE ADUANAS

DURACIN DE LA EJECUCIN
2
DEL PROYECTO EN MESES
Importante: Para efectos de la convocatoria, el cronograma slo debe incluir las actividades propias de la ejecucin del
proyecto (Aquellas posteriores a su aprobacin)
MES
N
ACTIVIDAD
1

2
4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 30 2 4 6 8 10 12 14
18 20 22 24
6
1
Elaboracin marco inicial:
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0

Elaboracin plan de
auditoras:
Preparacin
Presentacin de Auditoria
y puesta en marcha
Recoleccin de la
informacin
Preparar conclusiones de
la auditoria
Ejecutar reunin de
cierre
Informe de auditoria
Distribuir el informe
Realizar seguimiento

2
6

28

30

e. Mtodos de auditora a utilizar.

MTODO DEDUCTIVO
Con lo cual se plantea:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar

Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO:
Coordinador de Gestin Documental
Coordinador de operaciones Aduanes
Jefes de Aduanas
Auxiliares de Aduanas y Equipo Auditor

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.
El desarrollo de un plan de auditoria y el anlisis de la compaa a auditar se
convierten en un ejercicio interesante que requiere de profundo estudio y anlisis
pues se trata de la preparacin de una evaluacin que le permitir a determinada
organizacin la implementacin de medidas preventivas, de correccin y mejora
de cada uno de sus procesos.

Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad
Planificacin y preparacin de auditoras.
No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temtico y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 2.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Disea un programa de auditora teniendo en cuenta la empresa en la que se
aplica y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditora teniendo en cuenta los criterios necesarios para su
elaboracin y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.