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ABSTRACT
La extemalizacin de actividades (definida en este artculo como outsourcing estratgico) ofrece ventajas pero tambin inconvenientes. Consecuenqu es ms eficiente?.
temente, la pregunta que debe plantearse una empresa no es ixternalizar o no extemalizar?, sino
Una vez identificadas sus actividades bsicas la empresa puede intentar lograr una mayor eficiencia en el resto de las actividades que realiza, va reSi la empresa decide extemalizar una actividad deber pre
ingeniera de procesos, va extematizacin, va alianzas o asociaciones estratgicas
-guntarsei cdlargomeipz,ustqanecorplzsuinmrdaets lrcuia
outsourcing, a largo plazo quizs lo mejor sea desarrollar un nuevo departamento o mejorar un departamento existente que Ileve a cabo la actividad
que se pretende extemalizar.
DEFINICIN
Se considera como proceso de outsourcing, cualquier extemalizacin de actividades de la empresa, ya fuesen stas desarrolladas o no previamente dentro de la organizacin.
DISTINCION ENTRE OUTSOURCING TACTICO Y OUTSOURCING ESTRATGICO.
Una vez definido el concepto, comentar la fuerte controversia existente entre los distintos autores sobre qu se entiende por outsourcing I Para
solucionarlo, se distingue entre outsourcing tctico y outsourcing estratgico.
Mientras que el outsourcing tctico engloba la extemalizacin o subcontratacin extema de actividades simples (seguridad, mantenimiento de
edificios, etc.)2, el outsourcirte estratgico supone la extemalizacin de actividades en las que la interrelacin con el proveedor debe ser mucho ms
estrecha (Ej. : distribucin logstica, diseo de productos, etc.).
En consecuencia. puede decirse que la caracterstica fundamental que diferencia el outsourcing tctico (subcontratacin clsica) del outsourcing estratgico, sera el establecimiento de una relacin de cooperacin que
' Debido a la inexistencia en la lengua espaola de un sinnimo perfecto de este trmino anglosajn.
Algunos autores no lo consideran como outsourcing sino como una mera subcontratacin de servicios. que se Ileva realizando desde siempre.
725
crecera conforme aumentase la interdependencia entre la funcin extemalizada y el resto de los procesos de un negocio.
A partir de este momento al hablar de outsourcing se estar haciendo referencia exclusivamente al outsourcing estratgico: vnculo a
largo plazo que tiene que ver con el desempeo de ciertas tareas
esenciales (pero no Grfico 2
competencias bsicas) por profesionales especializados que con
el tiempo, pueden Ilegar a convertirse en socios estratgicos.
entpresudel futuro
op
Apoy o C011
Subcontratacin
Acuerdos y
alianza.s con
empresas
especializadas
de tareas
Funcin en
Outsourci ng
empresa.
En base a estos dos factores podemos identificar diversas situaciones seg n muestra el siguiente cuadro:
Aquellos procesos que son crticos en los resultados del negocio y donde la organizacin intema tiene un alto nivel de competencia, y vayan a
continuar siendo estratgicos en el futuro, no sern los apropiados para realizar outsourcing.
1LTo
En aquellas funciones o procesos claramente estratgivel de
cos en el objetivo del Grfico 4
Ceder a un
Mantener la
negocio y donde la organizacin interna no tiene el nivel de
proveedor
competencia
gestin interna
competencia requerido, podran tomarse, al menos tres
que aporte
de la
de la funcin
alto valor aadido
opciones:
organizacin
I. Realizar una reingeniera de procesos y por supuesto de
personas, Ilevando a cabo un reciclaje del personal propio,
en el
adaptndolo a los niveles de competencia exigidos.
desarrollo
2.
Adoptar una decisin de outsourcing.
Ceder a un
de la
Realizar reingeniera
3.
Recurrir a alianzas o asociaciones estratgicas (partnerproveedor
Asociarse a un proveedor
ship, joint-venture, etc.).
funcin
cualificado
Parece aconsejable, en aquellos procesos que no son crticos en el objetivo final del negocio, o que se prev que no
vayan a serlo, delegar dichos procesos en una organizacin
BA.10
especializada que los pueda considerar por s misma estratALTO
ontribuoon dela funcin al propsuo
gicos, y maximizar as su contribucin al resultado global del
negocio.
estratgico de la empresa
Una vez identificadas las funciones clave, todas las dems funciones podran ser objeto, en principio, de extemalizacin.
-~lltlogrPor
Mientras que la reingeniera supone una reestructuracin radical intema, el outsourcing estratgico consiste en la reestructuracin a travs de la cooperacin de proveedores
extemos.
' En trminos generales este proceso de transformacin estriba en instaurar de forma estructural en la organizacin. nuevas competencias, nuevos conocimientos, nuevo estilo
de gestin, nueva cultura, etc., necesarios para la renovacin de la empresa.
Fuente: Arculo de Basilio Rueda. 1995.
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Una vez que se tiene claro que lo mejor es recurrir a la extemalizacin, habr que buscar un proveedor6.
Aunque en Espaa el n mero de proveedores es limitado en relacin a pases como Gran Bretaa o E.E.U.U., resulta conveniente contactar
con varios de ellos y solicitarles que presenten sus ofertas, a fin de comparar entre las mismas y seleccionar la ms apropiada. La invitacin debe
precisar qu servicios se quieren externalizar y qu activos y pasivos se espera que asuma el proveedor. En relacin al contenido de la invitacin, que
debe estar sujeto a los apropiados compromisos de confidencialidad, sta debe detallar el servicio a externalizar, estableciendo de forma clara y
precisa los objetivos y prioridades del cliente, no slo actuales sino tambin futuros, marcando desde el inicio las lneas de lo que debe ser la evolucin del servicio. En cuanto a los activos, pasivos y nuevas inversiones que se esperan sean asumidos por el proveedor, es importante establecer
desde el principio si la externalizacin incluye transferencia de personal. Asimismo, la invitacin debe establecer las condiciones contractuales
bsicas a las que el proveedor tendr que ajustarse sustancialmente.
Por ltimo, la invitacin debe recoger el procedimiento de seleccin del proveedor, estableciendo los perodos para la presentacin de ofertas,
anlisis de las mismas y solicitud de aclaraciones o informacin adicional y seleccin del proveedor.
Una vez recibida la invitacin a presentar propuestas, lo normal es que los proveedores deseen conocer por s mismos el estado del servicio y
de los activos y pasivos que se espera que asuman, as como las condiciones laborales de los trabajadores involucrados en la posible transferencia. El
grado de acceso y el momento en el que deba realizarse esta auditora (que puede Ilegar a retrasarse incluso hasta la seleccin del proveedor) vendrn
determinados por el contexto de cada operacin, si bien el cliente debe ser consciente que cuanto menos informacin se le suministre al proveedor
antes de la presentacin de la oferta, ms general y condicionada ser la misma.
PRESENTACIN Y SELECCIN DE OFERTAS.
Si anteriormente se sealaba la importancia de la invitacin, no menos importante es el contenido de la oferta presentada por el proveedor,
que completa la base sobre la que se desarrollarn las negociaciones. Por esta razn, resulta fundamental el correcto entendimiento de la misma,
clarificando con el proveedor aquellas cuestiones que resulten vagas, contradictorias con los trminos de la invitacin o que hayan podido quedar sin
contestar. Una vez recibidas y analizadas las ofertas, debe procederse a la valoracin de las mismas a fin de seleccionar al proveedor (sin que nada
impida, atendiendo a las circunstancias, seleccionar ms de un proveedor con los que mantener negociaciones paralelas). Algunos de los parmetros
en los que basar la seleccin del proveedor seran:
111
Estabilidad financiera.
Estrategia de negocio.
Capacidad para prestar por s mismo el servicio o necesidad de ayuda de otros proveedores para cubrir determinadas reas del mismo.
De alguna manera puede decirse que todo outsourcing estratgico conlleva una reingeniera de procesos (al extemalizar una actividad, habr
que reorganizar de nuevo la empresa).
CONTROL Y EVALUACIN DEL DESARROLLO DEL TRABAJO.
Los contratos deben incluir indicadores de calidad del nivel de servicio y las medidas que se aplicarn para optimizar el proceso y mantener un
espritu de mejora continua si se quiere conseguir siempre los mximos niveles de beneficios y reducir los riesgos que pueda implicar cualquier
proceso de outsourcing.
ESTRATEGIA LABORAL.
Sin corresponderse con una fase concreta del procedimiento, conviene precisar la actitud que la empresa debe seguir con sus trabajadores,
pues, de la actitud que tomen stos depende en buena medida el xito de la operacin.
Algunas cuestiones a considerar en relacin al personal:
Razones del outsourcing, es decir, analizar si ste responde, por ejemplo, a razones de tipo tcnico o si por el contrario est basado en una mera cuestin de costes, principalmente laborales.
Ventajas y desventajas que supone el outsourcing para los trabajadores.
Procedimiento informativo a seguir con los representantes de los trabajadores.
Composicin del equipo interno encargado de la gestin del proyecto y personal que permanecer en la empresa una vez externalizado el servicio para continuar realizando funciones relacionadas con el mismo.
Garantas que deben solicitarse al proveedor en relacin a los emple,ados transferidos.
Estas y otras cuestiones se plantean en materia laboral en el marco de una operacin de outsourcing. Sin poderse establecer unos criterios muy
definidos en abstracto, s conviene insistir en la comunicacin como instrumento bsico de la empresa para lograr la integracin de los trabajadores
en el proyecto.
VENTAJAS E INCONVENIENTES
7 VEN'TAJAS ESTRATGICAS
1. Generacin de ventajas competitivas:
La decisin de externalizar un servicio o actividad. y la seleccin del proveedor adecuado requieren por su trascendencia y cornplejidad la adopcin de un proced niento
sistemtico que pennita alcanzar los objevos previstos. WARD, 1996, distingue las siguientes fases a la hora de definir el procedirniento a seguir-. (1) Anlisis del servicio
intemo, (2) Invitacin a presentar ofertas, (3) Auditoria, (4) Presentacin y seleccin de ofertas, (5)Estrategia laboral.
Fuente: Artculo de Economistas.
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La utilizacin del outsourcing en una determinada actividad no implica la creacin de una ventaja competitiva en aqulla, aunque sea realizada
de la forma ms eficiente por un especialista, ya que el proveedor puede suministrar el mismo servicio a diversos competidores, por lo que, en esa
tarea, todos los clientes estarn prcticamente en la misma situacin competitiva. Sin embargo, la ventaja fundamental que aporta el outsourcing se
obtiene cuando se permite a los directivos concentrarse en los aspectos directamente relacionados con su negocio, dedicndose al desarrollo de sus
capacidades clave y liberando recursos, tanto humanos como de capital y de gestin, para concentrarlos exclusivamente en las actividades que constituyen su negocio principal. Entre las principales ventajas competitivas podemos encontrar.
aEii
La generacin de barreras de entrada, consecuencia directa del desarrollo de competencias bsicas.
bEil La mayor rapidez de acceso a las innovaciones autnomas, es decir, aquellas que puedan introducirse independientemente de otras innovaciones. El suministrador, en calidad de socio tecnolgico, puede aportar innovaciones que la empresa tardar ms en desarrollar por s misma,
consiguiendo un menor tiempo de desarrollo, un tiempo de respuesta ms rpido o una mayor flexibilidad y calidad de servicio.
2. Las reducciones de costes se obtiene bsicamente a travs de:
Una amplia utilizacin de las inversiones, innovaciones y aptitudes de los proveedores extemos de outsourcing que no es posible
aD
copiar intemamente (o, de serlo, resultara sumamente caro).
Una modificacin de la estructura de costes, reducindose los fijos y aumentando la predictibilidad de los variables. Se reducen as
bD
los costes fijos de mantener activos y los costes laborales del personal que lo gestiona.
3. Reduccin de riesgos:
Con unos mercados y unas tecnologas rpidamente cambiantes, la estrategia conjunta que implica la utilizacin de procesos de outsoura 0
cing reduce riesgos, acorta la duracin de ciclos, reduce las inversiones y facilita la respuesta a los clientes.
bD Adems de lo anterior, parte del riesgo que asumen los clientes se traslada al proveedor, ya que ste realiza algunas inversiones. Por
ejemplo, Gallo, el mayor productor de vinos de los Estados Unidos, adquiere exteriormente la mayor parte de sus uvas, trasladando a sus proveedores
los riesgos meteorolgicos, los precios de las tierras y los problemas de la mano de obra.
4. Por ltimo, se produce un aumento de la flexibilidad organizativa que permite disear una organizacin ms gil y ligera que pueda
reaccionar ms rpidamente a las variaciones del entomo, adems de facilitar un acceso flexible a recursos y expertos necesarios para el crecimiento.
Ventajas operativas
1. En primer lugar, se pueden obtener incrementos de los rendimientos de los factores empleados al ser gestionados por especialistas en cada
actividad.
Adems, se produce una reduccin de personal fijo. (Dependiendo de la legislacin especfica de cada pas, el outsourcing puede suponer
2.
una va para conseguir mayor flexibilidad laboral).
Entre los principales inconvenientes percibidos por los clientes destacan los siguientes:
Inconvenientes estratgicos
1.
Prdida de control:
Se puede producir una prdida del know-how que tena la empresa y una valiosa fuente de aprendizaje al abandonar la realizacin
a 0
intema de las actividades.
b 0
Es posible que se genere una excesiva dependencia del suministrador.
La informacin confidencial, trasvasada por la empresa cliente, puede permitir al suministrador convertirse en el futuro en un comc0
petidor.
2.
Posibles incrementos en los costes:
Pueden existir costes ms altos de los inicialmente previstos. Al depender de la actuacin del proveedor, ste puede pedir cada vez mejores
condiciones, especialmente en aquellas actividades en las que no existan muchas altemativas de suministro o el coste del cambio sea muy alto.
3.
Variaciones de la calidad otorgada al cliente final:
Existe el riesgo de que la calidad ofrecida por el proveedor de outsourcing no sea la inicialmente esperada y el cliente final se resienta
como consecuencia de ello.
Inconvenientes operativos
1. Problemtica de la contratacin:
aLi No se pueden recoger todas las contingencias ni se puede evaluar con exactitud la probabilidad de ocurrencia de las contingencias conocidas. Estas circunstancias pueden alterar la evaluacin de los costes realizada. Ejemplo: fusin de bancos, con dos contratos de outsourcing; el coste de recisin de uno de ellos supera el coste anual del otro.
La renegociacin y el seguimiento de los contratos pueden ser complicados y costosos.
bD
2. Problemtica de la reduccin de plantilla:
La principal justificacin de las ventajas del outsourcing estratgico se basa en la importancia de concentrar los esfuerzos de la empresa en el
mantenimiento y desarrollo de sus competencias bsicas, idea empresarial absolutamente extendida en la actualidad. De esta forma se libera a la
estructura de la empresa del resto de las actividades que son realizadas por especialistas externos y se mantiene una organizacin gil y ligera centrada en las actividades que sustentan su n cleo de competencias.
Esta argumentacin terica no refleja, sin embargo, la importancia de la problemtica derivada de la aplicacin prctica del outsourcing y que
hace que aunque, hipotticamente, el concentrarse en sus competencias bsicas sea la filosofa expresada por las empresas que practican el outsourcing, en la prctica, muchas veces, la principal ventaja percibida sea la utilizacin del outsourcing como un instrumento que permite conseguir la
flexibilizacin de los recursos humanos de la empresa y un ahorro de costes a corto plazo, soslayando las rigideces que impone la legislacin laboral
en muchos pases.
CONTRATO
Fitzgerald y Willcocks, en un estudio realizado en 1994 entre diversas empresas involucradas en operaciones de outsourcing, obtuvieron la siguiente respuesta al preguntar por la causa de los principales problemas experimentados en dichas operaciones:
Problemas debidos a la falta de cumplimiento por el proveedor de los niveles de servicio acordados: 37 %.
Todos ellos pueden evitarse con un buen contrato de outsourcing, entendiendo por tal, conforme a los principios generales enunciados por
Gartner Group', un contrato:
Justo y equitativo para ambas partes, nica forma de obtener una relacin fructfera a largo plazo.
Orientado hacia el futuro, pues los cambios en una relacin de este tipo son inevitables y de ellos derivarn los mayores escollos.
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En cuanto a la naturaleza jurdica, el contrato de outsourcing como tal, con una tipicidad propia, no existe en el derecho espafiol.
ERRORES HABITUALES
Dejar que la Direccin General negocie la operacin por su cuenta, sin involucrar a los departamentos afectados.
No seguir un procedimiento completo y planificado, dejando la iniciativa al proveedor.
Subestimar la complejidad de la operacin, marcndose plazos excesivamente cortos para cerrar la operacin.
Ser vago e impreciso al definir el mbito de la operacin.
Retrasar la informacin a los empleados, dejndose disparar los rumores.
Posponer acuerdos importantes para despus de la firma.
Negociar sin el asesoramiento de abogados especializados en outsourcing.
Creer al proveedor cuando dice ser un socio en la operacin.
Transferir todo el personal del departamento al proveedor.
Asumir que el propio entomo no cambia.
CONCLUSIONES
"9 A medida que la competencia se intensifica, las empresas estn reconociendo la necesidad de centrarse nicamente en sus competencias clave. De ah que muchos ejecutivos estn analizando mtodos para ver cmo conseguir ventajas competitivas en aquellos procesos empresariales
importantes pero no clave I9 , recurriendo a profesionales extemos. Se estn dando cuenta de que dichas funciones son difciles de mantener a un nivel
de mxima calidad con recursos internos y la conclusin es que las ejecute alguien externo que pueda hacerlo con el mayor nivel de exigencia y
profesionalidad".
Sin embargo, la extemalizacin de actividades (definida en este artculo como outsourcing estratgico) ofrece ventajas pero tambin inconvenientes. En consecuencia, la pregunta que debe plantearse una empresa no es i,externalizar o no extemalizar?, sino i,en qu es ms eficiente?.
Una vez determinadas sus actividades bsicas (definidas como el "core business"), la empresa puede intentar buscar una mayor eficiencia en el
resto de las actividades va reingeniera de procesos, va extemalizacin, va alianzas o asociaciones estratgicas,....
La empresa que decida extemalizar una actividad deber preguntarse si esta necesidad es a largo o a medio plazo, puesto que aunque a corto
plazo la solucin ms rpida e interesante sea la de recurrir al outsourcing, a largo plazo quizs lo mejor sea desarrollar un nuevo departamento o
mejorar un departamento existente que lleve a cabo la actividad que se pretende extemalizar.
Finalmente, insistir en la idea de que el proceso de outsourcing tanto a nivel operativo como a nivel jurdico es muy complejo; la empresa debe ser consciente de ello y recurrir a especialistas que le ayuden a realizar este tipo de operacin.
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