Ingreso, bsqueda y modificacin de datos en

Excel con Formulario ActiveX

El objetivo de este artculo es la de crear un formulario que nos sirve para adems de
introducir datos, tener la posibilidad de buscarlos y modificarlos. En un artculo
anteriorhabamos visto como crear un formulario simple para ingreso de datos.
Por otro lado ya hemos visto varios artculos de cmo buscar datos sin embargo esta vez
vamos a ver una forma sencilla de efectuar una bsqueda usando el formulario pero con
formulas ya conocidas. Siempre empezamos con lo ms bsico para luego ir agregando
funcionalidades e ir creando cosas ms complejas.
Antes de empezar vamos a hablar de otras posibilidades que tenemos para manejar datos en
Excel. Hay una funcin que propone para trabajar con formularios. Es muy fcil de usar y
puede servir para nuestro cometido sin necesidad en meterse en el uso de VBA o
programacin en Excel. Lo pueden chequear en la pgina de Microsoft con el nombre
Agregar, editar, buscar y eliminar filas usando un formulario de datos.
En este artculo vamos a ver cmo construir un formulario con el cual podemos agregar datos,
y luego poder modificarlos. Adems podemos efectuar una bsqueda por cdigo. Tambin es
posible modificar cantidades, que generalmente es lo que plantea manejar estos tipos de
datos.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Elementos bsicos:
En el artculo anterior habamos visto como crear el formulario e introducir los botones,
etiquetas y cajas de texto. A Continuacin vamos a describir dichos elementos con los
nombres asignados para la aplicacin.
1. Formulario (UserForm): El formulario se llama Ingreso y el nombre visible es para este
caso Stock.
Es decir que las propiedades:
o Name = Ingreso
o Caption = Stock
2.

Botones de Comando (CommandButton): se utilizan dos botones de comando ms comparado

con el artculo anterior cuyas propiedades la vemos a continuacin.

Guardar Nuevo
o Name = Ingresar
o Caption = Guardar Nuevo


Cerrar
o Name = Cerrar
o Caption = Cerrar

Buscar
o Name = Buscar
o Caption = Buscar

Modificar
o Name = Modifica
o Caption = Modificar
3.

Cajas de Texto (TextBox): se utilizan las mismas ya utilizados, es decir no s modifica el

formulario del artculo anterior. Los textbox no tienen propiedad Caption. Los nombres de la
propiedad Name para ID, Producto, Cantidad y Descripcin son: Id, Producto,
Cantidad y Desc respectivamente.

4.

Etiqueta (Label): las etiquetas utilizadas son tres, Label1, Label2, y Label3 cuyos Caption
dentro de las propiedades son ID, Producto y Cantidad respectivamente.

5.

Caja de verificacin (CheckBox): para esta aplicacin se agrega una caja de verificacin. La
propiedad Name es suma y la propiedad Caption es Sumar.
Es necesario aclarar que para simplificar y hacer algo intuitivo los temas de referencia, se
utiliza la aplicacin de los conocimientos de VBA de la forma ms bsica posible para no
confundir ya que no es la intensin ensear teoria de sistemas ni hablar en lenguaje tan
tcnico. Esto porque a alguin muy interiorisado en programacin o en sistemas le puede
parecer algo burdo o bsico la forma en que se utiliza el cdigo.
Por ejemplo, a los controles se los nombra de acuerdo a lo que es y la funcin que cumple . El
boton de ingreso se podria llamar ingreso_button y la etiqueda id id_label. Es la forma
correcta, se utiliza para aplicaciones mucho ms avanzadas en dnde los conocimientos de
progrmacin son mas avanzados. Para algo sencillo como en nuestro caso que intentamos
introducir ideas nuevas, no es necesario.
Funcionamiento:
El funcionamiento es similar al que habamos visto para el formulario de ingreso de datos,
cuando deseamos ingresar un dato nuevo el formulario carga automaticamente, para este
caso, un ID consecutivo ya que son numeros y se deben rellenar los campos , luego guardar
nuevo.
Por otro lado, si queremos modificar un dato como el cursos se posiciona automaticamente en
el campo ID, cuando le damos BackSpace o tecla retroceso el nmero se borra y se me
habilitan dos botones nuevos, el botn buscar y el botn modificar. Una vez que ponemos un
ID que suponemos existente pulsamos el boton buscar, encuentra los datos y una vez
modificados se pulsa el boton modificar y los datos han sido modificados.
Cmo ves es muy facil este metodo, es por id. En otros artculos veremos luego otras posibles
formas de bsqueda. Empezemos por lo ms bsico.
Proceso:
Vamos a comenzar modificando el formulario que ya habamos visto en un artculo anterior,
luego vemos el cdigo utilizado y para qu sirve.

Empezamos desde la pantalla anterior. Tenemos el formulario que ya tenamos al cual solo le
vamos a agregar tres elementos nuevos, dos botones de comando y un checkbox o botn de
verificacin.
El Textbox del ID lo hacemos menos ancho para que entre el botn buscar. El botn modificar
y el checkbox los insertamos debajo del textbox cantidad, si es necesario hacemos ms
grande el formulario.

Ya vimos la denominacin de los elementos del formulario al principio del artculo con lo que
pasaremos a ver los cdigos y a describir que es lo que realizan.
Cdigo:
Recuerden que al hacer doble click sobre el objeto dentro del editor de VBA nos lleva a la
parte de edicin del evento principal del objeto. Por ejemplo si es un command_button el
evento es Click, etc.
INICIALIZACIN DEL FORMULARIO: esto cdigo hace que al cargarse el formulario se inicie los
objetos de determinada manera o con determinada propiedad. El cdigo hace que al iniciar el
formulario la propiedad Enabled (habilitar) del control se inicie en falso para el botn buscar
y modificar y en verdadero para ingresar. Adems hace que el ID tome el valor del ltimo
cdigo ingresado y suma 1 para crear uno nuevo, en este caso.
Private Sub UserForm_Initialize()
Buscar.Enabled = False
ingresar.Enabled = True
modifica.Enabled = False
Id.Value = Range("f2").Value + 1
End Sub
BOTON GUARDAR NUEVO: este cdigo hace lo que ya habamos visto en el artculo
relacionado anterior.
Private Sub ingresar_Click()
With Sheets("Stock productos")
.Range("A" & 5 + Range("F2").Value).Value = Val(Id)
.Range("B" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = producto.Value

.Range("C" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = cantidad.Value

.Range("d" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = desc.Value
End With
End Sub
BOTON CERRAR: este cdigo hace lo que ya habamos visto en el artculo relacionado
anterior.
Private Sub Cerrar_Click()
Unload Me
End Sub
BOTON BUSCAR: ATENCIN CON ESTE CODIGO QUE ES NUEVO!!!! Este cdigo hace lo mismo
que hacemos para buscar elementos de una base de datos con el BUSCARV. La diferencia es
que lo hacemos con cdigo desde el formulario y no desde celdas de la planilla. Se utiliza
dentro del objeto WorkSheetFunction el mtodo Vlookup (BuscarV en Ingls). Se deben
declarar las mismas variables habituales, tal como lo usamos comnmente. Primero la
variable a buscar, luego dnde buscar, luego el indicador de columnas y luego si queremos
coincidencia exacta o no.
Usamos el On Error Resume Next en este caso sin peligro ya que lo nico que hace es
evitarnos mostrar el error de un dato no encontrado. Cuando no encuentra un Id, no muestra
resultado. Con el ID introducido buscamos los tres datos que necesitamos, el nombre del
producto, la cantidad y la descripcin.
Private Sub buscar_Click()
On Error Resume Next
producto.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 2,
False)
cantidad.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 3,
False)
desc.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 4, False)
End Sub
BOTON MODIFICAR: en este cdigo primeramente declaramos una nueva variable denominada
bus_id. Para declararla usamos el mtodo Match (Coincidir en Ingls) que es el mismo de
las formulas de Excel. Nos arroja como resultado la fila dnde esta el dato que coincide con
el introducido en ID. Es decir que compara el valor de Id con la columna de Ids y nos dice
dnde esta el valor buscado. Se utiliza un checkbox condicional para no tener que estar
sumando manualmente una cantidad previamente introducida con un valor nuevo a cargar en
el stock. Una vez ejecutado el comando se actualizan todos los valores correspondientes.
Recuerden que el With nicamente nos sirve para no tener que volver a declarar una parte
del cdigo, en este caso la hoja Stock Productos.
Private Sub modifica_Click()
bus_id = WorksheetFunction.Match(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:A12"), 0) + 4
With Sheets("Stock productos")
.Range("B" & bus_id).Value = producto.Value
If suma.Value = False Then
.Range("C" & bus_id).Value = cantidad.Value
Else
.Range("C" & bus_id).Value = Range("C" & bus_id).Value + cantidad.Value
End If
.Range("d" & bus_id).Value = desc.Value
End With
End Sub
TEXTBOX ID: este cdigo responde a un evento Change (cambio en ingls). Si cambia algo
en el textbox id ejecuta las acciones declaradas. En este caso habilita los botones Buscar y
modificar y deshabilita el botn Guardar Nuevo. Cmo con en las propiedades del textbox
ID esta declarado como 0, el focus del cursor esta en el textbox ID, al hacer backspace o
tecla retroceso se borra el ID, se ejecuta el cdigo y podemos introducir numero de ID nuevo.
Private Sub Id_Change()
If Val(Id.Value) = 0 Then

Buscar.Enabled = True
ingresar.Enabled = False
modifica.Enabled = True
End If
End Sub
CHECKBOX SUMAR: este cdigo hace que cuando cambia el estado del checkbox se vuelva el
focus al textbox de cantidad y se borre el valor anterior. Se borra el valor en el textbox no
as en la base de datos, si actualizamos con el botn modificar se guarda el valor segn cmo
este el textbox. Si esta tildado suma al valor anterior sino lo reemplaza.
Private Sub suma_Click()
If suma.Value = True Then
cantidad.SetFocus
cantidad.Value = ""
End If
End Sub
-------------------------------------- FIN CDIGOS
Recuerden que los artculos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento
en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo
en los artculos se nombran todos los elementos y con esta informacin podemos hacer
nuestras pequeas investigaciones usando internet, as desarrollamos nuestro conocimiento.
Por ejemplo si utilizamos la funcin Y, que la suponemos conocida, y no sabemos qu es?
podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini
aplicaciones no son ms que la recopilacin de muchos elementos para dar forma a una nueva
idea.
Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicacin interesante para gestionar
datos mediante un formulario. Esperamos que les sirvan las ideas.
Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen
alguna duda o consulta pueden hacerlo a travs del formulario de contacto.
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recibir las actualizaciones y novedades.
xitos!