Elaborat n baza materialului on-line

http://facultate.regielive.ro/cursuri/alte_domenii/arhivistica_si_documentaristica-149546.html din miercuri, 16 martie 2011

Universitatea de Stat Alecu Russo din Bli

Facultatea de Drept
Specializarea: Administraie Public

Arhivistic i documentaristic
(Acomodat legislaiei Republicii Moldova actualizate la data de 16 Martie 2011)

Autor: Ion Buzinschi

n cooperare cu echipa de lucru
Gr. AP31Z:
Ciocati Iana
Minciun Ina
Pclu Natalia
lepac Mariana
Zarineac Ludmila

Bli, 2011
Cuprins:

Capitolul. I. Noiuni introductive. Scurt istoric i definirea conceptului de arhiv/registru (inclusiv

electronic)...........................................................................................................................................3
1.1. Clasificarea arhivelor....................................................................................................4
1.2. nvmntul arhivistic...................................................................................................5
Capitolul. II. Evidena documentelor. Constituirea arhivei curente.....................................................5
2.1. nregistrarea i repartizarea documentelor la compartimente pentru rezolvare............5
2.2. Registrul de eviden curent........................................................................................6
Capitolul. III. Ordonarea i inventarierea documentelor......................................................................8
3.1. Ordonarea documentelor pe fonduri (fondarea)............................................................8
3.2. Ordonarea i invenatrierea documentelor din perioada medieval.............................11
3.3. Ordonarea documentelor din fondurile personale i familiale....................................13
3.4. Inventarierea documentelor.........................................................................................15
Capitolul. IV. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic...................17
4.1. Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor de arhiv tehnic........................17
4.2. Ordonarea i invenatrierea documentelor de nregistrare tehnic...............................18
Capitolul. V. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat.......................20
5.1. Clasificarea documentelor secrete de stat...................................................................20
5.2. Selecionarea documentelor.........................................................................................20
a) selecionarea documentelor definire.................................................................20
b) selecionarea documentelor: reguli i precepte...................................................21
Capitolul. VI. Sistematizarea documentelor n depozitele de arhiv. Pstrarea i consevarea
documentelor......................................................................................................................................23
6.1. Cldirile de arhiv.......................................................................................................23
6.2. Complex de ncperi de arhiv....................................................................................23
6.3. Depozite.......................................................................................................................24
6.4. Complex de ncperi ale slii de lectur......................................................................26
Capitolul. VII. Asigurarea integritii documentelor la predarea acestora pentru pstrare de stat.....26
7.1. Asigurarea integritii documentelor n timpul pstrrii.............................................29
a) Regimul de temperatur i umiditate...................................................................29
b) Regimul de iluminare..........................................................................................30
c) Regimul sanitaro-igienic......................................................................................31
7.2. Controlul asupra strii fizice a documentelor..............................................................32
7.3. Asigurarea integritii documentelor n timpul utilizrii.............................................33
7.2. Asigurarea integritii documentelor n timpul manipulrii........................................33
7.3. Asigurarea integritii documentelor cu valoare deosebit.........................................34
Surse bibliografice:.............................................................................................................................36

Capitolul. I Noiuni introductive. Scurt istoric i definirea conceptului de

arhiv/registru (inclusiv electronic).
Not: Edificarea societii informaionale Moldova Electronic1 a determinat uzualitatea
conceptului de registru2, concept care completeaz vechea concepie privind istituia de arhiv cu
particularitatea sa electronic. n acest sens cursul va fi tratat ca esen cupriznd i conceptul de
registru3 (inclusiv electronic) ca fiind element component al arhivisticii i documentaristicii.
(viziunea autorului).
Arhivistica i documentaristica este disciplina care are domenii de investigaie
izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz
cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare,
ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se
afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n
publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic,
de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.
Termenul de arhiv/registru /pe parcurs vom utiliza doar termenul arhiv/
ce-l vom utiliza n prezentul curs are o dubl semnificaie. Pe de o parte, desemneaz
ansamblul de documente deinute sau create de o persoan fizic sau juridic, iar pe de
alta, spaiul propriu zis de depozitare al documentelor. Acest termen se folosete
complementar definind anumite tipuri de arhiv (arhiva istoric, arhiva curent, arhiva de
filme, arhiv de acte normative, arhiv de acte administrative etc.).
Arhivele/registrele conserv informaii de o bogie i utilitate consistente,
reprezentnd un necesar i indispensabil depozit de cunotine la care se apeleaz,
inevitabil, pentru documentare. Cercettorii din sfera tiinelor istorice au recurs i recurg
la acest tezaur de informaii pstrat n depozitele arhivelor, pentru a obine datele necesare
n efortul lor de cunoatere a trecutului, prognozare a viitorului sau explicare diferitor
realiti sociale. n acelai timp arhivele satisfac necesiti de ordin practic ale instituiilor,
slujesc societatea, asigur evidena diferitelor activiti. Tocmai de aceea lucrtorii din
arhive

(arhiviti

sau

arhivari4)

i-au

ctigat

un

loc

bine

meritat

lumea

documentaritilor .

1 Hotrre privind Strategia Naional de edificare a societii informaionale - "Moldova electronic" nr. 255/09.03.2005 //Monitorul Oficial 4650/336, 25.03.2005.

2 Lege cu privire la registre 71/22.03.2007 //Monitorul Oficial 70-73/314, 25.05.2007.

3 registru - totalitatea informaiilor documentate inute manual i/sau n sisteme informaionale automatizate, organizat n conformitate cu cerinele stabilite
i cu legea; (conform legii71/22.03.2007)

4 ARHIVST, -, arhiviti, -ste, s. m. i f. Specialist n arhivistic. Din fr. archiviste. Sursa: DEX '98
5 DOCUMENTARST ~st (~ti, ~ste) m. i f. 1) Persoan care se ocup cu documentarea tiinific ntr-un anumit domeniu. 2) Funcie ocupat de
aceast persoan. 3) Autor de filme documentare. /<fr. documentariste Sursa: NODEX

tiina arhivelor sau arhivistica are ca obiect de cercetare arhiva6. n sfera ei de interes
intr izvoarele scrise pe supori friabili pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale
i aplicative pentru stabilirea soluiilor optime de ordonare, selecionare, inventariere,
conservare i valorificare a documentelor.
Primele lucrri de arhivistic le datorm lui Johan Peter Zwengel, Iacob de
Raemingen, Bonifaciu Baltasar, George Aebltin care trateaz modul de organizare a arhivei
de registratur7 pe baza experienei practice.
Astzi, arhivistica se structureaz n dou mari ramuri:
teoria arhivistic (istoricul arhivelor, dreptul arhivistic, terminologie,
metodologie) i;
practica arhivistic (registratur, eviden, selecionare, valorificare).

1.1. Clasificarea arhivelor

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt
s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o
organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic,
cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor.
Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n
locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i
raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea
lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive
moarte, care nu mai ndeplineau acest scop.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exista mai
multe criterii de clasificare:
a. Dup deinerea arhivelor:
arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
arhive ale Arhivelor Naionale;
arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
b. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
arhive curente (de registratur);
arhive de depozit;
arhive istorice (permanente).
c. Dup ornduirea social:
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
6 ARHV ~e f. 1) Totalitate a actelor sau a documentelor unei instituii, a unui ora etc. care se refer la activitatea lor trecut. 2) Instituiile (ncpere,
camer) unde se pstreaz asemenea acte. [G.-D. arhivei] /<fr. archives, germ. Archiv Sursa: NODEX

7 REGISTRATR, registraturi, s. f. Serviciu ntr-o instituie, ntreprindere etc. unde se nregistreaz corespondena intrat i ieit; biroul, localul unde
funcioneaz acest serviciu. Din germ. Registratur. Sursa: DEX '98

d. Dup etapele istoriei arhivelor:

- arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i
era destinat i care beneficia de coninutul lui);
- arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
- arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;
arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).
e. Dup creatorii arhivelor:
- cte structuri administrative exist n stat attea arhive;
f. Dup modul de percepere de ctre om:
- arhive vizuale;
- arhive sonore;
- arhive audio-vizuale.

1.2. nvmntul arhivistic

Cu toate c primul proiect pentru nfiinarea unei coli de paleografie a fost realizat
nc din 1862, o astfel de instituie s-a constituit, sub titulatura de coala Practic de
Arhivari-paleografi, abia n 1924, n Romnia. n 1931, printr-un nou regulament de
funcionare, i s-a schimbat denumirea n coala Superioar de Arhivistic i Paleografie ce
avea sarcina de a forma arhiviti, bibliotecari i experi grafici. Un an mai trziu, n urma
modificrii Legii Arhivelor, acest aezmnt primete o nou denumire: coala Special de
Arhivistic i Paleografie, devenind instituie de nvmnt superior. n 1938 primete
numele de coala de Arhivistic, pentru ca n 1948, n urma reformrii nvmntului, s
devin Institut de Arhivistic, Bibliologie i Muzeografie. n 1950 este redus la statutul de
secie n cadrul Facultii de Istorie a Universitii C. I. Parhon din Bucureti. Din 1956 a
fost restrns doar la lucrri practice i de seminar.

Capitolul. II Evidena documentelor. Constituirea arhivei curente.

2.1. nregistrarea i repartizarea documentelor la compartimente pentru rezolvare

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie
principala surs de informare documentar.
La rndul su documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete
(sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit
normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o
informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui
document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.
5

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg.
Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens
arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei,
nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru
cunoaterea istoric.
Prima operaiune obligatorie la care sunt supuse documentele oricrei instituii este
nregistrarea tuturor documentelor, operaiune prin care se marcheaz existena oficial a
lor. nregistrarea documentelor se realizeaz, dup caz, n cadrul registraturii generale sau
la compartimente. La registratura general documentele se pot nregistra ntr-un singur
registru de intrare-ieire sau concomitent n dou sau mai multe registre (n acest caz
documentele vor primi numere din doi n doi sau din patru n patru etc. pentru a se evita
repetarea numerelor de nregistrare). Dup nregistrare, documentele intrate (primite) se
predau la compartimente pe baz de condic sau borderou, sub semntur. La rndul lor,
compartimentele trebuie s trimit la registratura general soluiile n vederea nregistrrii
i expedierii lor.
A doua situaie, nregistrarea documentelor la compartimente apare atunci cnd
creatorul primete, emite i ntocmete pentru uz intern un numr mare de documente.
Sarcina registraturii fiind aceea de a nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i
denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor,
ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente:
numrul de nregistrare;
data nregistrrii;
numrul i data documentului date de emitent;
numrul filelor documentului;
numrul anexelor;
emitentul;
coninutul documentului pe scurt;
compartimentul cruia i s-a repartizat;
data expedierii;
modul rezolvrii; destinatarul;
numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul
dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup
rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare,
numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz
ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
6

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de

nregistrare al documentului la care se rspunde.

2.2. Registrul de eviden curent

n cele din urm, unitile arhivistice ajunse la compartimentul de arhiv sunt inute
n eviden prin consemnarea lor n registrul de eviden curent. Acesta este un
instrument de baz al arhivei unei societi, instituii, n care sunt nregistrate inventarele
fondurilor create i deinute, dar i dinamica lor n decursul timpului. Cu alte cuvinte,
registrul de eviden curent poate fi numit un inventar al inventarelor. El are dou pri:
Preluri i;
Ieiri.
La Preluri se consemneaz, n ordinea prelurii de la compartimente, toate
inventarele unitilor arhivistice preluate. Fiecare inventar se trece n registru separat, sub
un alt numr de ordine. De pild, dac un compartiment va preda cinci categorii de
inventare (permanente, 5 ani, 10 ani, 20 ani, 50 ani), fiecare categorie de inventar va fi
trecut n registru sub un numr curent diferit. Pentru fiecare inventar se noteaz:
Numrul de ordine al inventarului;
Data prelurii documentelor din inventarul respectiv;
Denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
Datele extreme ale documentelor;
Totalul dosarelor din inventar;
Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv;
Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior.
La capitolul Ieiri se trec:
Data ieirii documentelor din eviden;
Unde s-a predat;
Denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;
Totalul dosarelor ieite.

Capitolul. III Ordonarea i inventarierea documentelor.

Documentele care se gsesc n arhiv se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz la
compartimentul de arhiv. n acest sens se au n vedere:
- determinarea apartenenei la fond (fondarea), inndu-se seama de: denumirea
destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie, coninutul actului;
- ordonarea documentelor n cadrul fondului, dup un criteriu stabilit (pe ani i
compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului, pe probleme, pe compartimente
i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic etc.)
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la
anul cel mai vechi al dosarului, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.
Pn la trecerea la ordonarea documentelor este necesar o pregtire prealabil ce
presupune realizarea unui scurt istoric al instituiei respective (sfer de activitate, mod de
organizare, sediu, locul ei n sistemul aparatului de stat, profilul etc.), dar i un cuprins al
fondului respectiv n care s se precizeze anii extremi, cantitatea de documente, starea de
conservare, valoarea documentar-istoric etc.

3.1. Ordonarea documentelor pe fonduri (fondarea).

Termenul de fondare este definit ca fiind operaiunea arhivistic de delimitare a
documentelor aparinnd unui creator. La fel, fondul arhivistic reprezint totalitatea
documentelor create n decursul activitii unei instituii, asociaii, societi, reuniuni,
organizaii etc., independente din punct de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a
schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratur proprie, precum
i de ctre o familie sau o persoan fizic. Operaiunea de ordonare este o operaiune
arhivistic de grupare a documentelor i unitilor arhivistice conform unui anumit
criteriu (cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe
corespondeni etc.).
Mai nti se stabilete apartenena la fond (delimitarea, separarea fondurilor sau
fondarea). Operaiunea de delimitare a fondurilor are loc numai la unitile care dein i
alte fonduri n afar de cel propriu care este fond deschis dac unitatea este n activitate. n
cazul desfiinrii ei, documentele create vor forma un fond nchis. De asemenea, s
consemnm c n ce privete denumirea fondului, acesta trebuie s reprezinte ultima
titulatur oficial a creatorului su, sau, n rare cazuri, titulatura cea mai bine cunoscut.
n ordonarea documentelor la fond trebuie s se aib n vedere ca documentele
intrate, emise sau ieite i cu caracter intern s aparin unitii respective. n munca sa,
8

arhivistul este obligat s respecte cteva principii absolut necesare care stau la baza
activitii de organizare a unui fond sau colecii:
- principiul provenienei, documentele create de o unitate, o persoan fizic sau o
familie formeaz un singur fond.
- principiul apartenenei, documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de
documente create sau acumulate ntr-o anumit perioad de o unitate, o persoan fizic
sau familie.
- principiul integritii fondului, ntre documentele unui fond exist o unitate
organic; documentele trebuie s se pstreze la aceeai arhiv. Integritatea fondului este
asigurat prin denumirea comun dat tuturor prilor din fond.
- principiul valorii, documentele unui fond arhivistic trebuie s aib valoare
documentar-istoric.
Pe baza acestor principii i dup delimitarea fondului se trece efectiv la ordonarea
documentelor care trebuie s respecte organizarea unitii. Dup cum am arta mai sus
sunt uzitate, dup caz, mai multe scheme de ordonare:
a. cronologic structural pentru fondurile create de uniti care au avut
compartimente i care au suferit transformri substaniale n decursul timpului.
Documentele se grupeaz pe ani i n cadrul fiecrui an pe compartimente, iar cele
neconstiruite n dosare (foi volante) se ordoneaz pe probleme. Numrul de ordine nu se
d pe compartimente ci n continuare, n cadrul anului.
b. structural cronologic se aplic pentru fondurile ale cror uniti au avut
aceeai form de organizare sau au suferit puine modificri de-a lungul activitii sale.
Gruparea documentelor se efectueaz pe compartimente. Numrul de ordine se aaz n
cadrul fiecrui compartiment fr a se ine seama de ani.
c. cronologic pe probleme n cazul unitilor care nu au avut compartimente sau
nu se poate stabili apartenena documentelor pe compartimente.
d. cronologic se utilizeaz pentru fondurile unitilor ale cror documente au fost
constituite n acest fel, iar reconstituirea se poate efectua cu instrumente de eviden
contemporane (caz ntlnit mai ales n Transilvania).
c. alfabetic se uziteaz doar pentru unele compartimente din cadrul unitii (de
pild Serviciul Personal) viznd anumite categorii de documente (dosare de personal,
caziere, dosare studeni, dosare de coresponden cu clienii (n cazul bncilor). Gruparea
documentelor n uniti arhivistice se efectueaz n ordine alfabetic.
Conform art.4 al Legii privind Fondul Arhivistic al RM, nr.880-XII din 22.01.92
Fondul Arhivistic al RM este constituit din Fondul arhivistic de stat, Fondul arhivistic
obtesc, fondurile arhivistice ale persoanelor fizice, precum i din documentele i arhivele

care n trecut au fost scoase din Moldova i actualmente se afl n posesia instituiilor de
stat i a organizaiilor obteti ori a persoanelor fizice din alte ri.
Fondul arhivistic de stat este constituit din documentele depuse la pstrare
permanent n arhivele de stat, n depozite speciale de stat ale Republicii, precum i din
documentele aflate la pstrare provizorie n organele puterii de stat i ale administraiei de
stat, n instane de judecat, procuratur, n alte instituii de stat, n ntreprinderi i n
organizaii, denumite n continuare persoane juridice.
Structura, administrarea modul de completare, eviden, pstrare i de utilizare a
Fondului arhivistic de stat snt stabilite de Regulamentul Fondul arhivistic de stat, aprobat
de Guvern.
Fondul arhivistic obtesc este constituit de fondurile arhivistice ale partidelor, altor
organizaii i micri social-politice asociaiilor culturale, ale organizaiilor sindicale,
obteti, cooperatiste, confesionale, ale ntreprinderilor pe aciuni i ale altor ntreprinderi
ce nu se afl n proprietatea statului, ale uniunilor de creaii i ale societilor tiinifice,
care au fost nregistrate i recunoscute n modul stabilit ca persoane juridice, dac
documentele lor nu snt incluse n categoria documentelor ce fac parte din Fondul
arhivistic de stat.
Fondurile arhivistice ale persoanelor fizice snt constituite din documentele de
arhiv particulare, provenite din activitatea unei persoane, unei familii, unei generaii,
precum i cele adunate sau dobndite de ele prin motenire, cumprare sau donaie, dac
aceste documente nu snt incluse n categoria documentelor ce fac parte din Fondul
arhivistic de stat.
Din categoria documentelor de arhiv ale Republicii Moldova aflate n strintate
fac parte documentele arhivelor care n trecut au fost scoase din Moldova i actualmente se
afl n posesia instituiilor de stat, a organizaiilor obteti ori a unor persoane fizice din
alte ri.
n monografia de specialitate, i anume n, Normele Tehnice privind desfurarea
activitilor n Arhivele Naionale (Bucureti, 1996), termenul de fondare este definit ca fiind
operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui creator. Potrivit
aceleai surse, fondul arhivistic reprezint totalitatea documentelor create n decursul
activitii unei instituii, asociaii, societi, reuniuni, organizaii etc., independente din
punct de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a schimbat profilul activitii i
teritoriul de competen i are registratur proprie, precum i de ctre o familie sau o
persoan fizic. Tot acolo se precizeaz c operaiunea de ordonare este o operaiune
arhivistic de grupare a documentelor i unitilor arhivistice conform unui anumit
criteriu (cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe
corespondeni etc.).
Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor se realizeaz
mai multe operaiuni. Mai nti se stabilete apartenena la fond (delimitarea, separarea
fondurilor sau fondarea). Operaiunea de delimitare a fondurilor are loc numai la unitile
10

care dein i alte fonduri n afar de cel propriu care este fond deschis dac unitatea este n
activitate. n cazul desfiinrii ei, documentele create vor forma un fond nchis. De
asemenea, s consemnm c n ce privete denumirea fondului, acesta trebuie s
reprezinte ultima titulatur oficial a creatorului su, sau, n rare cazuri, titulatura cea mai
bine cunoscut.
n ordonarea documentelor la fond trebuie s se aib n vedere ca documentele
intrate, emise sau ieite i cu caracter intern s aparin unitii respective. n munca sa,
arhivistul este obligat s respecte cteva principii absolut necesare care stau la baza
activitii de organizare a unui fond sau colecii:
- principiul provenienei, documentele create de o unitate, o persoan fizic sau o
familie formeaz un singur fond.
- principiul apartenenei, documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de
documente create sau acumulate ntr-o anumit perioad de o unitate, o persoan fizic
sau familie.
- principiul integritii fondului, ntre documentele unui fond exist o unitate
organic; documentele trebuie s se pstreze la aceeai arhiv. Integritatea fondului este
asigurat prin denumirea comun dat tuturor prilor din fond.
- principiul valorii, documentele unui fond arhivistic trebuie s aib valoare
documentar-istoric.
Pe baza acestor principii i dup delimitarea fondului se trece efectiv la ordonarea
documentelor care trebuie s respecte organizarea unitii. Dup cum am arta mai sus
sunt uzitate, dup caz, mai multe scheme de ordonare:
a. cronologic structural pentru fondurile create de uniti care au avut
compartimente i care au suferit transformri substaniale n decursul timpului.
Documentele se grupeaz pe ani i n cadrul fiecrui an pe compartimente, iar cele
neconstituite n dosare (foi volante) se ordoneaz pe probleme. Numrul de ordine nu se
d pe compartimente ci n continuare, n cadrul anului.
b. structural cronologic se aplic pentru fondurile ale cror uniti au avut
aceeai form de organizare sau au suferit puine modificri de-a lungul activitii sale.
Gruparea documentelor se efectueaz pe compartimente. Numrul de ordine se aaz n
cadrul fiecrui compartiment fr a se ine seama de ani.
c. cronologic pe probleme n cazul unitilor care nu au avut compartimente sau
nu se poate stabili apartenena documentelor pe compartimente.
d. cronologic se utilizeaz pentru fondurile unitilor ale cror documente au fost
constituite n acest fel, iar reconstituirea se poate efectua cu instrumente de eviden
contemporane.
11

c. alfabetic se utilizeaz doar pentru unele compartimente din cadrul unitii (de
pild Serviciul Personal) viznd anumite categorii de documente (dosare de personal,
caziere, dosare studeni, dosare de coresponden cu clienii (n cazul bncilor). Gruparea
documentelor n uniti arhivistice se efectueaz n ordine alfabetic.

3.2. Ordonarea i invenatrierea documentelor din perioada medieval.

n perioada feudal, instituiile de stat, ecleziastice, comunitile, breslele,
persoanele fizice etc. au creat diverse tipuri de documente (diplome, hrisoave, urice, cri
domneti, anaforale rapoarte -, zapise, planuri, hri) care s-au pstrat sub form de
originale, concepte, copii care sunt preioase mai ales prin vechimea lor. Ordonarea acestor
documente se efectueaz inndu-se seama de:
- ordonarea cronologic, pe baza datei de emitere, chiar dac acestea cuprind fixri
cu date mai vechi dect data documentului cadru. n cazul cnd mai multe documente sunt
scrise pe acelai suport, ordonarea se face la data celui mai vechi document;
- documentele referitoare la formarea domeniilor i administrarea lor, cuprinse n
fondurile instituiilor ecleziastice i n fondurile personale, se ordoneaz pe domenii, n
cadrul acestora pe localiti, alfabetic, iar n cadrul localitilor, cronologic sau pe probleme
i, n cadrul acestora, cronologic;
- manuscrisele lucrrilor tiinifice, literare i artistice care fac parte dintr-un fond se
ordoneaz n cadrul fondului respectiv, iar celelalte se grupeaz n colecia de manuscrise;
- fondurile care au instrumente contemporane de eviden i informare, ordonarea
va ncepe cu acele instrumente, iar n baza lor vor fi ordonate u.a. care le cuprinde;
- registrele instrumente contemporane de eviden i informare se ordoneaz pe
compartimente sau serii, iar n cadrul acestora cronologic. Celelalte se ordoneaz pe genuri
(socoteli, dezbateri, impozite, conscrieri, instrumente de eviden cu valoare documentar
etc.) i, n cadrul acestora, cronologic sau pe localiti, domenii etc., n ordine alfabetic, la
sfritul compartimentului care le-a creat sau al fondului;
- registrele de stare civil i mitricele se constituie n colecii i se ordoneaz pe
localiti, alfabetic, i n cadrul acestora, pe culte, cronologic, dup felul lor (nscui,
cstorii, decedai);
- dosarele constituite n aceast epoc se ordoneaz n cadrul fondului, cronologic,
respectnd ordinea numerelor date de creator; numerotarea se face, de regul, peste ani;
cele care nu au numr se ordoneaz la sfritul anului.
Inventarierea presupune efectuarea unor fie pentru fiecare u.a. Asupra unor
puncte ale ei vom zbvi i noi:

12

- data emiterii documentelor n ara Romnesc i Moldova este utilizat era

bizantin (veleatul de la facerea lumii), drept pentru care transpunerea n anul erei
noastre se realizeaz sczndu-se din vleat 5508, pentru documentele emise ntre 1
ianuarie-31 august, i 5509, pentru cele emise ntre 1 septembrie-31 decembrie. Cnd exist
numai vleatul, fr lun, din vleat se scade de regul 5508. La documentele din
Transilvania, datate dup calendarul roman sau bisericesc, data se transcrie n form
original, ntre ghilimele, imediat dup data de zi, calculat dup calendarul actual (ex.
1405 iul. 5 Sexto Nonas Julii;
- locul de emitere a documentelor cele de pe teritoriul rii noastre se dau n
denumirea actual, iar n parantez, n forma din document . Pentru localitile care nu se
pot identifica, n fi se red denumirea existent n document, iar la cele care au putut fi
localizate se va da denumirea veche urmat, ntre paranteze, de localizare. Denumirile
localitilor din strintate, care au corespondent n limba romn, se dau n fi n forma
romneasc, urmat ntre paranteze de cea din document, dac acestea difer de cea din
limba romn. Ex. Londra (London). Pentru cele care nu au corespondent n limba romn
se d denumirea din document, urmat ntre paranteze de denumirea utilizat n prezent,
dac aceasta poate fi stabilit. Ex. Agram (Zagreb). Dac nu se poate identifica denumirea
actual se va indica, ntre paranteze, ara sau provincia. n cazul localitilor care i-au
schimbat denumirea se va da forma din documente (Petrsburg i nu Leningrad);
- cota const din denumirea fondului sau a coleciei, a compartimentului sau
seriei, numrul u.a. n instrumentul de eviden i, dup caz, anul. n situaia u.a. ordonate
de creatorul fondului pe pachete sau fascicule, n cot intr i numrul pachetului sau al
fascicolului. Numerele de ordine ale acestora se dau cu cifre romane, iar numerele de
ordine ale documentului cu cifre arabe. Copiile sau traducerile unui document se
inventariaz mpreun cu documentul original, cota lor constnd din cota originalului i o
liter, n ordine alfabetic. Cota copiilor, rezumatelor i a meniunilor din catastife const
din cota catastifului, numrul filelor sau a paginilor pe care sunt nscrise i numrul de
ordine al copiei, rezumatului sau al meniunii. Cota documentelor scrise pe acelai suport
const din cota suportului i numrul de ordine al documentelor n cadrul acestuia. Cota
u.a. se scrie i pe documente, de regul, pe prima pagin, n stnga sus, cu creion negru. Pe
mijloacele de protecie ale documentelor (cma, pachet, cutie) se scriu cotele u.a.
cuprinse n ele: denumirea fondului (coleciei), a compartimentului (seriei), numrul
pachetului, numerele documentelor i datele;
- caracteristicile documentelor se urmrete forma n care s-au pstrat (original,
transumpt, traducere, copie autentificat sau simpl, concept etc.), limba (n cazul n care
documentele din u.a. sunt scrise n lb. romn, aceasta nu se consemneaz; se menioneaz
13

limba sau limbile strine folosite n textul documentelor), suportul (se menioneaz dac
este altul dect hrtia; se va meniona existena filigranului), semnele de validare (sigilii
aplicat, atrnat, inelar, n tu sau n fum, monograma i semnturile), ornamentaia i
starea de conservare (fr nceput, fr sfrit, fil lips, ptate, terse, deteriorate etc.),
numrul de file;
- genul documentului (uric, hrisov, diplom, zapis;
- emitentul se consemneaz numele i calitatea menionate n document. Cnd
sunt mai muli emiteni se nominalizeaz cei mai importani. Numele de persoane care
apar n documente numai cu iniiale sau prenume ori cognomene, n fie se menioneaz
ntre paranteze drepte dac identificarea este sigur; n caz contrar, vor fi reproduse n
forma din text;
- aciunea (ntrete, confirm, poruncete, ordon, druiete, vinde etc.);
- destinatarul (la redarea cruia se vor respecta indicaiile date pentru emitent);
- obiectul aciunii i cauzele se vor consemna numai noiunile i aspectele eseniale
Dup ncheierea firii, toate fiele se ordoneaz. La ordonarea cronologic trebuie
s se aib n vedere: fiele documentelor cu vleat i zi, fr lun, se aeaz la sfritul lunii
august; cele numai cu vleat, n continuarea acestora, cele cu vleat i lun, fr zi, la
sfritul lunii respective; cele cu o perioad de ani stabilit cu probabilitate, avnd luna i
ziua, se aeaz n cadrul lunii date, la nul de nceput al perioadei; cele fr lun i zi, cu o
perioad de ani mai redus, se aeaz la sfritul anului de nceput din perioada dat, iar
n continuare, cele cu o perioad mai mare

3.3. Ordonarea documentelor din fondurile personale i familiale.

Fondul personal este definit ca totalitatea documentelor create n cursul vieii i
activitii unei persoane care s-a afirmat pe lan politic, social, cultural-tiinific. El cuprinde
actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau strine de arhiva
persoanei respective, lucrri proprii cu nsemnri i note personale, acte privind activitatea
tiinific, politic, cultural etc.
n ordonarea acestui tip de fonduri se va urmri gruparea documentelor pe
urmtoarele categorii :
- documente personale ale creatorului de fond (acte de stare civil, de studii,
diplome nobiliare, acte de numire n diferite funcii, acte de donaie, testamente,
genealogii, invitaii la congrese i conferine, la manifestri politice, tiinifice, culturale,
artistice, banchete, albume, necrologuri etc.).
- documente rezultate din ndeplinirea de ctre creator a unor funcii de rspundere
sau misiuni de stat, din activitatea desfurat n viaa politic, militar, social,
14

economic, tiinific, cultural, artistic, de cult etc. i documente provenite din fondurile
unor organizaii care nu pot fi integrate n fondurile respective.
- documente originale i copii rezultate din administrarea i exploatarea
posesiunilor i referitoare la evoluia lor (ex. acte de proprietate, de vnzare-cumprare, de
motenire, de arendare, de ipotecare, urbarii, recensminte, hotrnicii, acte privind
obligaiile ranilor i ale personalului angajat, copii de documente emise de locurile de
adeverire etc.).
- manuscrise i copii ale lucrrilor tiinifice, literare i artistice ale creatorului sau
altor persoane. Tot aici intr i jurnalele, memoriile, carnetele de nsemnri etc.
Manuscrisele tiinifice se ordoneaz tematic, indiferent de genul manuscrisului, iar n
cadrul fiecrei teme, cronologic. Manuscrisele literare se ordoneaz pe genuri literare. La
numerotarea filelor manuscriselor, cifrele se nscriu n colul din dreapta sus, iar la
lucrrile artistice i reproducerile de art, pe verso, n colul din stnga sus. Manuscrisele
numerotate de autor nu se renumeroteaz.
- corespondena personal cuprinde scrisori primite de creatorul de fond de la
diverse persoane sau organizaii (inclusiv plicurile i timbrele), precum i conceptele
scrisorile or trimise de creator. Corespondena primit de creator se clasific astfel: cea
primit alfabetic, dup numele emitenilor i n cadrul acesteia, n ordine cronologic, iar
conceptele scrisorilor expediate alfabetic dup numele destinatarilor (n interiorul lor,
cronologic). Scrisorile care poart mai multe semnturi se ordoneaz la numele
emitentului principal; cele nedatate, la sfritul celor primite de la acelai emitent, iar cele
de la corespondeni neidentificai se aeaz la sfritul grupului de scrisori primite, n
ordine cronologic. Anexele scrisorilor (fotografii, acte etc.) nu se separ de acestea.
- documente despre creatorul de fond (articole, note, memorii, monografii, studii
privind viaa i activitate, recenzii). Se grupeaz n ordine alfabetic, dup numele
autorilor sau cronologic.
- instrumentele contemporane de eviden: registre de intrare ieire, inventare etc.
- documente ale unor persoane i familii altele dect creatorul de fond sau ale unor
instituii.
- lucrri artistice sau reproduceri de art (desene, stampe, gravuri, cri potele
ilustrate care nu sunt cuprinse n alt grup.
- documente fotografice (plci i filme fotografice, diapozitive, fotografii, albume,
altele dect cele cuprinse n late grupe) se ordoneaz dup un tipic special asupra cruia
vom insista mai trziu.
- evidenele documentelor se ordoneaz la colecii.

15

Fondul familial este definit ca totalitatea documentelor create de membrii unei

familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau
nrudite prin alian. Numele de familie la care, n unele cazuri, se adaug i denumirea
localitii de reedin constituie denumire fondului.
La ordonarea acestor fonduri se va avea n vedere urmtoarele:
- la nceputul fondului vor fi ordonate documentele care se refer la ntreaga familie:
privilegii i nscrisuri din care izvorsc drepturile familiei, protocoalele edinelor de
familie, actele de proprietate, actele rezultate din administrarea bunurilor n indiviziune,
actele divizionale, genealogice i actele proceselor susinute de familie, care vor fi ordonate
pe procese, n mod cronologic.
- documentele membrilor familiei vor fi ordonate separat, pe persoane (sunt urmate
indicaiile referitoare la fondurile personale).
- n inventar, dup documentele referitoare la ntreaga familie i documentele
privind administrarea bunurilor familiale, vor urma, n ordine cronologic, documentele
membrilor familiei; naintea documentelor care aparin unui membru al familiei se nscriu
n inventar numele i prenumele acestuia i anii extremi ai documentelor.

3.4. Inventarierea documentelor.

Dup ncheierea operaiunii de ordonare a fondului, urmeaz cea de inventariere,
adic luarea n eviden a fiecrei uniti arhivistice n parte (dosar, registru, condic,
cartotec etc.). Prin efectuarea inventarului se nltur eventualitatea pierderii sau chiar a
nstrinrii intenionate a unor u.a., iar pe de alt parte o arhiv neinventariat este un
depozit de documente greu de valorificat din punct de vedere tiinific i nu numai.
Inventarul, de regul este deschis printr-un preambul n care se furnizeaz date
eseniale asupra istoricului creatorului de fond, dar i informaii privind metoda de lucru
utilizat n realizarea lui.
Inventarierea se poate efectua prin dou metode: metoda direct i metoda indirect
(prin fiarea unitilor arhivistice). Prima se utilizeaz pentru fondurile cu un volum mic
de documente i const n nscrierea direct a elementelor cerute de inventar (datele se trec
direct n inventar). Aceast metod necesit mult spaiu i mutarea de mai multe ori a
documentelor dintr-un loc n altul. Pentru fondurile mari se recomand a doua metod
care se bazeaz pe fiarea u.a. (pe fie separate se noteaz elementele cerute de inventar).
Ordonarea definitiv a fielor i apoi a u.a. se efectueaz dup fiarea ntregului fond (sau
a unei pri). Numerele de inventar ale u.a. se nscriu pe copertele acestora i n fiele
corespunztoare, n mod provizoriu, fiind posibile modificri ulterioare, n faza de
definitivare a lucrrii.
16

Tipul de formular pentru inventarierea documentelor are urmtoarele rubrici:

- numrul curent, se trec numerele u.a. ncepnd cu 1 pentru fiecare parte
structural sau an, respectnd numerele date pe fie.
- numrul vechi al unitii arhivistice, se completeaz n cazul fondurilor
reiventariate. Unde nu este cazul (nu exist un nr. vechi de inventar) nu se completeaz.
- cuprinsul pe scurt al unitii arhivistice, se efectueaz un rezumat edificator al
coninutului u.a. (denumirile localitilor din RM la care se fac referiri n u.a. sunt
consemnate, n rezumat, cu denumire actual iar n parantez se d forma din documente;
de asemenea se indic i data evenimentelor despre care se vorbete).
- anii extremi ai documentelor, se ia ca baz anul primului document i al ultimului
document din u.a. respectiv (ex. 1910-1982). n cazul cnd documentele din aceeai grup
sunt constituite n mai multe volume, n inventar se trece fiecare volum sub numr curent
diferit, iar la aceast rubric se trec limitele extreme ale fiecrui volum (ex. vol. I ianuariemartie; vol. II iulie-septembrie etc.). La stabilirea anilor extremi nu se iau n considerare
anexele.
- numrul filelor, se trece pentru fiecare unitate arhivistic n parte.
- observaii, se completeaz cu date privind ieirea u.a. sau eventualele noi cote.
La sfritul fiecrui inventar se efectueaz o not de certificare (cuprinde nr. filelor
inventarului, nr. u.a. trecute n inventar, data ntocmirii, numele i semntura celui care l-a
ntocmit). Inventarul se ntocmete n dou exemplare i are caracter provizoriu pn la
selecionarea u.a., dup care se ntocmete un inventar definitiv pentru documentele cu
termen de pstrare permanent. Acesta se ntocmete n 4 exemplare, din care trei se depun
la Arhivele Naionale odat cu documentele (nota de certificare va cuprinde: nr. filelor
inventarului, nr. u.a. trecute n inventar, nr. u.a. care lipsesc din inventar, data ntocmirii i
numrul u.a. preluate, numele i semntura celui care pred i a celui care preia
documentele).
Dac dup ntocmirea inventarului se mai gsesc documente din acelai fond
necuprinse n inventar, se va proceda astfel: n cazul unui numr mic de documente, ele
vor fi fiate i intercalate la compartimentele respective; dac documentele sunt
numerotate, dar nu depesc nr. celor din inventar se ntocmesc inventare anex, iar dac
le depesc se trece la reinventarierea fondului.

17

Capitolul. IV Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare

tehnic
Prin documente tehnice i de nregistrare se nelege totalitatea documentelor
purttoare de informaii tehnice (arhivele tehnic) sau cele produse ca urmare a aciunii de
nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili, din hrtie tratat special pentru
mecanografie (arhive de nregistrare. n cadrul arhivelor tehnice se disting mai frecvent
dou categorii: arhivele tiinifice i cele inginereti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent
de domeniul de cercetare i de aplicaie. Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhive
geodezice i geografice (de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice etc.),
audio-video (de ex. cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de
domeniul de aplicaie) i de laborator (n general fizico-chimice i biologice). Cu alte
cuvinte, documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie, planuri, hri,
msurtori de laborator etc. Majoritatea lor sunt create de instituii de cercetare i
proiectare specializate pe domenii (energetic, telecomunicaii, ci ferate, minier, industrie
chimic, agricultur etc.).

4.1. Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor de arhiv tehnic.

Arhivele de cercetare, create n baza cercetrii fundamentale (sau teoretice), se
ordoneaz cronologic pe structurile creatorului, n ordinea numrului temei de cercetare,
dac creatorul nu a avut alte criterii de constituire a propriului fond.
La inventariere se utilizeaz un formular cruia i se aduc urmtoarele completri:
tipul de suport (calc, pelicul pozitiv sau negativ, band, disc, CD etc.), mijlocul
mecanografic sau dup caz, tehnica de nregistrare a informaiei (helograf, nregistrare
desen n tu, n acuarel etc.). La cuprinsul documentului se va meniona: autorul (autorii)
sau coordonatorul i autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.
Arhivele inginereti (cercetare-proiectare) indiferent de domeniul de aplicaie, se
prezint formal din dou pri distincte una scris i una desenat. n general partea
scris este format din documente economice i tehnice ce reprezint n ansamblu
memoriul tehnico-economic i aplicativ, n vreme ce partea desenat reprezint proiecia
n plan a obiectelor proiectate. Fondurile acestor arhive se ordoneaz prin combinarea, n
succesiune, a criteriilor: cronologic (pe nr. de titlu) de proiect (tema de cercetaredezvoltare), faza de proiectare i form de prezentare (partea scris, partea desenat). De
pild, un proiect se ordoneaz mai nti la anul n care s-a dat tema de cercetare-dezvoltare;
n cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; n cazul fiecrei faze, pe partea scris i
partea desenat. Documentele din partea desenat pot fi la rndul lor ordonate n cadrul
18

structurii pe formatele suportului, fie n ordinea cronologic (plan de ansamblu general,

planuri de profile, detalii etc.).
Inventarierea se realizeaz prin fiarea fiecrei uniti arhivistice, nelegndu-se
prin aceasta din urm completul parte scris-parte desenat, dat fiind unitatea lor de
coninut inseparabil. Cum ns din motive de conservare, determinate de formatul
documentelor, cele dou pri componente nu se pot arhiva mpreun este necesar ca
unitatea s fie meninut prin inventariere i cotare.
Aadar, la inventariere se vor meniona: nr. crt. (cota u.a.), cota veche a
documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii), tema de cercetareproiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de
coresponden a prii desenate (se completeaz numai n cazurile n care desenele au fost
ordonate pe formate) i observa.
n cazul n care desenele sunt pstrate mpreun ntr-o map sau tub, indiferent de
format, cota de coresponden este cota curent plus litera D (desene) i numrul desenelor
(ex. 321 D 1-19). Cota de arhiv la partea desenat se scrie ntotdeauna pe verso-ul filei
document.
Fondurile i coleciile cartografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare i alte
asemenea fonduri i colecii formate din nregistrri diverse pe supori cartografici se
ordoneaz pe grad geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri
(hri) de ansamblu i detalii, i dup caz, cronologic. Inventarierea acestor tipuri de
documente se efectueaz pe baza unor formulare speciale. Astfel, planurile se iau n
eviden ntr-un inventar.

4.2. Ordonarea i invenatrierea documentelor de nregistrare tehnic.

Exist patru categorii de documente de nregistrare tehnic: documente
mecanografice, documente audio-vizuale, documente foto-cinematografice i documente
informatice.
Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a variaiilor
cantitative a unor fenomene fizice, chimice i biografice. Ele se realizeaz pe supori de
hrtie special preconstituit (ex. hrtia milimetric). Ordonarea lor se efectueaz
cronologic, alfabetic pe subieci (staii, posturi, subieci n urmrire) i n cadrul acestora,
tot cronologic. De ex. nregistrrile seismologice realizate pe seismografe se ordoneaz
anual pe posturi sau staii, fiecare u.a. coninnd cele 365 de nregistrri de 24 de ore ale
postului sau staiei respective.
Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor
fenomene tiinifice sau sociale. n funcie de utilizarea lor, documentele audio-video se
19

pot clasifica n trei categorii: - documente audio-video de nlocuire ale unor categorii de
documente tradiionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); - documente audiovideo provocate pentru documentare istoric (aa-numitele arhive orale, memoriale
audio-video, fonoteca de aur etc.); - documente audio-video de producie curent
mass-media.
Documentele foto-cinematografice

sunt nregistrri vizuale pe supori

fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot
mbrca forma de fotografii, microfilme, microfie, filme etc. Documentele fotografice se
ordoneaz fie la fondul sau colecia respectiv, constituite n uniti arhivistice, fie n
colecia de documente fotografice urmnd ca la inventarele fondurilor i coleciilor de unde
provin s se anexeze lista cotelor unitilor arhivistice inventariate n cadrul coleciei.
Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se organizeaz n colecii,
pe ri, teme etc. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu 1, n cadrul fiecrei
colecii, n ordinea intrrii n depozit. Toate rolele se nregistreaz n registrul
microfilmelor, n ordinea intrrii lor .
Documentele cinematografice se ordoneaz n colecii, potrivit tematicii i
provenienei lor. Astfel, avem filme romneti artistice, documentare, animaie, actualiti
(fostele jurnale cinematografice), respectiv filme strine cu aceeai tematic. n cadrul
coleciei filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de producie.
Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice,
imagini statice sau animate, nregistrri sonore, n genere, orice alctuire sau reproducere
prin mijloace automate a unor date, fapte, lucruri, expresii, situaii etc. materializate sub
form electronic, pentru a permite citirea i preluarea automat de cei interesai.
Ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe u.a. (band, disc) dup intrarea
n cadrul structurii informatice constituite (fiier de date, baze de date, banc de date) i se
inventariaz unitate cu unitate n complete de sisteme informatice. De subliniat c u.a.
constituite la compartimentele de lucru (birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al
doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost
ntocmite, a fost ncheiat.
n ncheierea acestui subcapitol trebuie s zbovim i asupra selecionrii
documentelor tehnice i de nregistrare, ce reprezint o chestiune important n condiiile
creterii consistente a acestor genuri de documente. Pe de alt parte multe din ele au o
valoare practic care dispare dup un anumit numr de ani, aspect de care trebuie s se
in seam i la stabilirea termenului de pstrare. Cu alte cuvinte, n cazul unor documente
tehnice i de nregistrare ce au ca obiect baraje, diguri, sisteme de irigaii, tuneluri ce se
menin mult vreme, termenul de pstrare difer fa de cele ntocmite pentru diferite
20

maini a cror durat este numai pentru o perioad mai mare sau mai mic de timp. De
asemenea, este de dorit o selecionare a documentelor din interiorul proiectelor (s nu fie
pstrate doar prile cu adevrat importante), astfel se realizeaz o decongestionare a
spaiului din arhiv.

21

Capitolul. V Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de

stat
Oriunde n lume, protejarea secretelor de stat reprezint un element extrem de
important ntruct multe dintre acestea, prin deconspirare, pot aduce mari prejudicii
intereselor, integritii i chiar suveranitii statului respectiv. Iat de ce se acord o atenie
sporit ordonrii, pstrrii, inventarierii i selecionrii documentelor clasificate ca secrete
de stat.
Ce se nelege, conform legii, prin secret de stat ? Secretul de stat reprezint
informaii protejate de stat n domeniul aprrii naionale, economiei, tiinei i tehnicii,
relaiilor externe, securitii statului, asigurrii ordinii de drept i activitii autoritilor
publice, a cror divulgare neautorizat sau pierdere este de natur s aduc atingere
intereselor i/sau securitii Republicii Moldova.

5.1. Clasificarea documentelor secrete de stat.

Documente ce conin informaii cu gradul de secretizare Strict secret sunt cele
care conin informaii a cror divulgare neautorizat poate aduce prejudicii deosebit de
grave intereselor i/sau securitii Republicii Moldova. Acestea snt supuse restriciilor de
utilizare pe o perioad de pn la 25 de ani.
Documente ce conin informaii cu gradul de secretizare Secret sunt cele care
conin informaii a cror divulgare neautorizat poate duna grav intereselor i/sau
securitii Republicii Moldova. Acestea snt supuse restriciilor de utilizare pe o perioad
de pn la 15 de ani
Documente ce conin informaii cu gradul de secretizare Confidenial - sunt
cele care conin informaii a cror divulgare neautorizat poate duna intereselor i/sau
securitii Republicii Moldova. Acestea snt supuse restriciilor de utilizare pe o perioad
de pn la 10 de ani.
Documente ce conin informaii cu gradul de secretizare Restricionat- sunt cele
care conin informaii a cror divulgare neautorizat poate fi n dezavantajul intereselor
i/sau securitii Republicii Moldova sau poate s conduc la divulgarea unei informaii
secretizate cu parafa Strict secret, Secret sau Confidenial. Acestea snt supuse
restriciilor de utilizare pe o perioad de pn la 5 de ani

5.2. Selecionarea documentelor.

Operaiunea de selecionare a documentelor este una dintre cele mai importante,
pentru c elementele i criteriile care o cluzesc difer de la o epoc la alta. Cu alte
22

cuvinte, deseori ceea ce este lipsit de importan, n momentul selecionrii, poate fi de

mare utilitate n alt perioad. Pe de alt parte, selecionarea documentelor este necesar
din lips de spaiu pentru depozitare, ceea ce determin creatorii i deintorii s scoat la
retopit ct mai multe documente. Ar fi de preferat s rmn n arhiv documente fr
valoare, care s fie eliminate de ctre arhiviti, dup preluarea lor la Arhivele Naionale,
dect s fie eliminate documente cu valoare documentar-istoric.
a) selecionarea documentelor definire
Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice
sau practice a u.a. dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor ce fac
parte din Fondul Arhivistic i eliminarea celor lipsite de importan. Cu alte cuvinte prin
selecionare se urmrete atingerea a dou obiective:
- identificarea documentelor cu valoare documentar-istoric i practic ce vor fi
pstrate i depuse la Arhivele Naionale la timpul precizat n legislaie
- eliminarea din arhiv a documentelor care, prin trecerea unui anumit numr de
ani, nu mai au nici o importan, astfel eliberndu-se spaii de depozitare pentru
elaborarea documentelor n curs de elaborare.
b) selecionarea documentelor: reguli i precepte
n stabilirea importanei documentelor pentru efectuarea operaiunii de selecionare
se vor avea n vedere cteva criterii asupra crora ne vom opri n cele ce urmeaz.
a. valoarea istoric care cuprinde informaii privind istoria economic, politic,
cultural-religioas, indiferent dac acestea sunt de interes local, naional sau internaional;
b. vechimea documentelor;
c. frecvena n cadrul Fondului Arhivistic i universal se impune cunoaterea ct
mai exact a documentelor create n mai multe exemplare i aria lor de rspndire, pentru
a evita eliminarea acestora la toate nivelele. Trebuie apreciate valoric aa-numitele dublete,
inndu-se seama de locul lor de pstrare, n cadrul organizaiei creatoare sau la alte
organizaii, n special din alte organizaii, n special din alte localiti;
d. rolul i atribuiile creatorului documentelor sau fondului i locul ocupat de acesta
n sistemul instituional din ara noastr sau relaiile acestuia cu instituii i personaliti
din ar i strintate;
e. cantitatea documentelor unui fond sau ale unei perioade din fond, cu alte cuvinte
nu se vor elimina documente n situaia n care ntr-un fond sau pe o perioad de civa
ani, exist documente puine, chiar dac valoarea lor este mai redus;
f. valoarea practic a documentelor;
g. starea de conservare;
23

j. valoarea artistic (ornamentaii din metal i pietre preioase, miniaturi, grafia,

caracteristici);
i. suportul deosebit (pergament, mtase, papirus, coaj de copac etc.);
k. semne de validare deosebite;
l. evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile, cu ocazia crora au fost create
documente. Legtura unor documente cu astfel de evenimente le sporete valoarea, n caz
contrar multe dintre acestea ar fi fost distruse.
La acestea mai putem aduga i alte cteva principii, ceva mai generale, orientative
n activitatea de selecionare, precum:
- principiul concepiei istorice presupune judecarea valorii documentelor innduse cont de condiiile n care creatorul fondului i-a desfurat activitatea, rolul jucat de el,
poziia n care s-a aflat n societate. Cu alte cuvinte, trebuie s se cunoasc contextul istoric
n care documentele au fost create i s-au constituit n fonduri arhivistice;
- principiul complexitii pornete de la ideea c valoarea documentelor nu
trebuie apreciat separat, pe fonduri, ci n funcie de interdependen i legturile
reciproce ale creatorilor de fonduri, de relaiile dintr-un fond cu cele ale altor fonduri.
- principiul istorismului are n vedere perspectiva utilizrii documentelor n viitor.
Trebuie s se in cont, n msura posibilitilor, de faptul c ele vor avea, n viitor, o alt
semnificaie i importan.

24

Capitolul. VI Sistematizarea documentelor n depozitele de arhiv. Pstrarea i

consevarea documentelor.
n vederea asigurrii accesibilitii la documente, este absolut obligatoriu s se
realizeze o ct mai practic grupare a lor n depozite, astfel nct s se poat identifica n
timp util orice document n vederea folosirii lui n diverse scopuri. Iat de ce, de-a lungul
timpului s-a acordat o atenie special sistematizrii documentelor n depozite.

6.1. Cldirile de arhiv.

Documentele destinate pstrrii de stat se depun i se pstreaz n cldiri special
construite sau amenajate n acest scop sau n ncperi separate ale cldirilor.
Cldirile de arhiv trebuie s fie amplasate ct mai departe de obiectele cu pericol de
incendiu (depozite de petrol, benzinrii .a.) i de obiecte industriale, ce polueaz mediul
ambiant cu gaze nocive i praf.
Gradul de accesibilitate a zonei pentru construcia cldirilor de arhiv se stabilete
lund n considerare concluzia staiei sanitaro-epidemiologice cu privire la gradul de
poluare a aerului.
n zona de amplasare a cldirilor de arhiv concentraia medie zilnic de impuriti
nocive n atmosfer nu trebuie s depeasc normele sanitare stabilite (mg/m3); hidrogen
sulfurat - 0,008; clor - 0,03; bioxid de sulf - 0,05; oxizi de azot - 0,085; acid sulfuric - 0,1.
Cldirile de arhiv trebuie s fie rezistente la foc (categoria a doua de rezisten la
foc, categoria de inflamabilitate V).
Cldirile de arhiv trebuie s fie dotate cu sisteme de semnalizare de paz i
protejate cu gratii duble de fereastr, cu acces din afar.

6.2. Complex de ncperi de arhiv.

Cldirea (grupul de cldiri) de arhiv trebuie s reprezinte un complex de ncperi
principale i auxiliare, destinate pentru a realiza obiectivele funcionale ale arhivei privind
pstrarea, prelucrarea, utilizarea documentelor i a obiectivelor secundare cu caracter
administrativ-gospodresc, tehnic i social.
Numrul, amplasarea, dotarea ncperilor cu destinaie principal trebuie s asigure
crearea relaiilor reciproce rationale ntre subdiviziunile funcionale ale arhivei,
integritatea documentelor n toate sectoarele de activitate cu acestea, respectarea normelor
de protecie a muncii, de tehnica securitii i sanitrie n producie.
nc?perile cu destinaie principal includ:
- depozite;
- ncperi de lucru ale lucrtorilor arhivei;
- ncperi pentru primire i pstrare temporar, aclimatizarea documentelor;
- ncperi pentru izolarea,dezinfecia i dezinsecia documentelor afectate;
25

- ncperi pentru desprfuirea i restaurarea documentelor;

- ncperi pentru reproducerea documentelor (microfilmare, electrofotocopiere,
fotorestaurare);
- ncperi pentru pstrarea documentelor de eviden i a aparatului tiinific de
informare;
- complex de ncperi ale slii de lectur (sal de lectur, serviciul de eliberare a
documentelor, serviciul de sisteme de informare-cutare, depozit temporar);
- bibliotec tiinific i de informare (fond de informare i documentare) cu
depozit, cataloage, locuri pentru lectur;
- cabinet metodic.

6.3. Depozite.
Suprafaa depozitelor de arhiv se stabilete conform normelor urmtoare: plasarea
a 250 dosare pe un metru ptrat suprafa sau 80 dosare pe un metru liniar stelaje.
ncperile de depozit trebuie s fie amplasate la o distan maxim posibil de mare
de laboratoare, ncperile de producie, sociale i s nu dispun de canale de ventilaie
comune cu acestea. Depozitele se izoleaz de ncperile nvecinate ale arhivei prin perei
ignifugi i planeuri refractare de minimum 2 ore.
Nu se admite comasarea depozitelor i a ncperilor de lucru cu oricare destinaie.
Nu se admite amplasarea depozitelor n ncperi nenclzite, umede, neamenajate,
precum i n ncperi cu sobe.
Depozitele trebuie s fie utilate cu sisteme de condiionare a aerului care asigur
multiplicitatea schimbrii aerului de 2-3 ori, demeninere a regimului optim de
temperatur i umiditate, de purificare a aerului de impuriti agresive i praf.
Finisarea interioar a ncperilor de depozit trebuie s se execute cu materiale ce nu
adun praf i nu constituie surse de praf sau de substane chimice agresive. Condiii
analogice trebuie s fie naintate fa de toate materialele, utilizate la confecionarea
utilajului pentru depozite i fa de mijloacele de pstrare a documentelor.
Depozitele trebuie s fie utilate cu stelaje metalice fixe.
Se admite exploatarea stelajelor fixe de lemn existente tratate cu compoziii ignifuge.
n ncperile cu regim optim de temperatur i umiditate se admite utilizarea
stelajelor metalice mobile.
n calitate de utilaj auxiliar sau special pot fi folosite dulapuri de metal, safeuri,
stelaje-dulap, precum i compartimente - boxe fixe cu planeuri i polie de metal.
Nomenclatorul i tipodimensiunile utilajului, precum i distana dintre poliele
stelajelor (dulapurilor) se stabilesc n funcie de sistemele i mijloacele de pstrare aplicate,
de particularitile i tipodimensiunile documentelor i condiiilor de amplasare a
acestora.
n depozitele cu iluminare natural stelajele i dulapurile se instaleaz
perpendicular pereilor cu goluri de fereastr.
n depozitele fr ferestre stelajele i dulapurile se instaleaz n funcie de
particularitile ncperii, construcia utilajului i normele de amplasare a acestora.

26

Stelajele i dulapurile fixe se instaleaz n depozite, respectnd urmtoarele norme

de amplasare a utilajului:
- distana dintre rndurile de stelaje sau dulapuri (trecerea principal) - 120 cm;
- distana (trecerea) dintre stelaje - 75 cm;
- distana dintre peretele exterior al cldirii i stelaje (dulapuri) paralele peretelui 75 cm;
- distana dintre pardoseal i polia inferioar a stelajului sau dulapului de
minimum 15 cm, n demisoluri - de minimum 30 cm.
Nu se admite amplasarea stelajelor, dulapurilor i a altui utilaj pentru pstrarea
documentelor strns lipite de pereii exterior ai cldirii i de sursele de cldur.
Nu se admite pozarea n ncperile de depozit a conductelor de alimentare cu ap i
de canalizare, precum i de evacuare a apei industriale i menajare. n ncperile de
depozit instalaia electric trebuie s fie ngropat, prizele (de curent) pentru aparatura
portativ (aspiratoare, becuri etc.) - ermetice sau semiermetice. Cordoanele aparatelor
portative trebuie s dispun de izolaie de cauciuc.
Depozitele se doteaz cu ntreruptoare electrice generale sau pentru fiecare etaj.
ntreruptoarele, panourile electrice de distribuire i siguranele se instaleaz n exteriorul
depozitelor.
ncperile de depozit trebuie s dispun de ieiri comode de evacuare spre
ascensoare i casele scrilor.
La dotarea depozitelor cu sisteme de stingere a incendiilor se acord prioritate
utilizrii substanelor ce nu exercit aciuni secundare distrugtoare asupra documentelor
(freon, bioxid de carbon etc.).
ncperile pentru primirea i pstrarea temporar a documentelor trebuie s fie
amplasate la primul etaj sau la demisolul cldirii. Amplasarea ncperii trebuie s asigure
comoditi de primire a documentelor depuse i izolarea lor temporar n cadrul acestei
ncperi.
Laboratoarele i ncperile de producie destinate pentru prelucrarea special
(aclimatizare, desprfuire, restaurare, dezinfecie, dezinsecie) i reproducerea
(microfilmare, electrofotocopiere, fotorestaurare) documentelor trebuie s fie amplasate n
cadrul unui singur complex teritorial, lund n considerare specificul tehnic al tuturor
lucrrilor menionate i reciprocitatea tehnic a anumitor sectoare. ncperile de laborator
i cele de producie ale complexului de ncperi ale arhivei trebuie s corespund
urmtoarelor condiii:
ncperile de laborator i cele de producie trebuie s fie ct mai departe maxim
posibil de ncperile de depozit i s nu dispun de canale de ventilaie comune cu acestea.
n ncperile destinate prelucrrii speciale i reproducerii documentelor, trebuie s
se asigure condiii de activitate funcional de producie cu respectarea normelor de
protecie contra incendiilor, a regulamentelor de protecie a muncii i tehnic a securitii.
ncperile menionate trebuie s fie dotate cu nclzire central cu ap, alimentare
cu ap rece i cald, ventilaie general prin refulare i aspiraie i dispozitiv de aspiraie
local n anumite puncte tehnologice (chiuvete - spltoare, nie de ventilaie i dulapuri de
uscare, aparatur cu surse puternice de lumin, mese de restaurare, dulapuri i mese
27

pentru desprfuire .a.). Utilajul tehnologic trebuie s fie dotat cu instalaie electric de
putere cu faz 0 i legare la pmnt. Instalaia electric n ncperile ntunecate ale
fotolaboratoarelor, n niele de ventilaie, pe mesele pentru restaurri, ncperile pentru
dezinfecie i dezinsecie trebuie s fie montate conform normelor i regulilor pentru
ncperi umede. Coninutul de gaze i aburi n aerul n laboratoare i ncperile de
producie ale arhivei nu trebuie s depeasc concentraiile limit unice maxim
admisibile: (mg/m3) aceton - 200; amoniac - 20; benzen - 5; benzin - 300; decloretan - 10;
xilen - 50; acid sulfuric - 1; acid acetic - 5; fenol - 0,3; ozon - 0,1; formaldehid - 0,5.
ncperile pentru dezinfecie i dezinsecie, precum i ncperile pentru
desprfuirea documentelor trebuie s fie prevzute cu secii curate i murdare i s se
respecte direcia deplasrii materialelor afectate sau prfuite din secia murdar n secia
curat.
Nu se admite comasarea sectorului de dezinfecie i a sectorului de dezinsecie,
precum i a sectorului de desprfuire i a altor servicii ale arhivei n cadrul unei ncperi.
n cazul existenei unui laborator central (zonal) de microfilmare i restaurare care
deservete cteva arhive, lucrrile principale de prelucrare special i reproducere a
documentelor se execut n cadrul laboratorului zonal. n acest caz arhiva nu este
prev?zut cu ncperi pentru dezinfecie i dezinsecie. Izolarea documentelor afectate de
duntori biologici trebuie s se efectueze n ncperi speciale (izolatoare).
Se admite existena n astfel de arhive a ncperilor pentru desprfuire a
documentelor, a serviciilor de restaurare, care funcioneaz pe baza unor tehnologii
simplificate i a serviciilor de reproducere a documentelor, care execut fotografierea
documentelor fr prelucrarea filmelor fotografice.

6.4. Complex de ncperi ale slii de lectur.

Complexul de ncperi ale slii de lectur se constituie din:
- sala de lectur pentru lucrul cu documentele de diferite dimensiuni
(tipodimensiuni) i tipuri (pe suport de h?rtie, pelicul .a.);
- serviciu de eliberare a documentelor ctre cercettori;
- serviciu de sisteme de informare i cutare (S.I.C.);
- serviciu de pstrare temporar a documentelor pentru perioada de folosire a
acestora.
Suprafaa ncperilor serviciilor slii de lectur se stabilete lund n calcul specificul
arhivei, a documentelor i utilizarea acestora.
La amplasarea slii de lectur trebuie s se ia n considerare cile de manipulare a
documentelor. Depozitul temporar trebuie s fie izolat de sala de lectur i s dispun de o
legtur cu serviciul de eliberare a documentelor.
Pentru un volum redus de lucru privind utilizarea documentelor, se admite
comasarea tuturor serviciilor din cadrul slii de lectur ntr-o singur ncpere cu
repartizarea ei pe servicii funcionale sau repartizare ntr-una din ncperile arhivei a unui
loc de munc pentru cercet?tori.

28

Capitolul. VII Asigurarea integritii documentelor la predarea acestora pentru

pstrare de stat.
Documentele predate pentru pstrare de stat se scot din ambalaje (lzi, hrtie .a.),
se plaseaz n ncperi de primire i pstrare temporar, se aeaz pe mese sau stelaje.
Nu se admite depozitarea documentelor nesortate i, n special, n ambalaj de
transport. Ambalajul de transport se scoate din cldirea arhivei.
La predarea documentelor pentru pstrare de stat trebuie s se execute un complex
de msuri de control i profilaxie, care s asigure integritatea documentelor intrate i
pstrate n arhive.
Complexul de msuri de control i profilaxie include:
- verificarea strii fizice a documentelor;
- prelucrarea sanitaro-igienic a documentelor;
- aclimatizarea documentelor;
- desprfuirea documentelor.
Msurile de control i profilaxie trebuie s se execute n urmtoarea consecutivitate:
Documentele aflate n ncperile de recepie i pstrare temporar se supun unei
verificri obligatorii a strii fizice cu scopul de a depista:
- documentele afectate de duntori biologici;
- documentele umede;
- documentele cu defecte fizico-chimice ale suportului i textului;
- gradul de prfuire a documentelor.
Documentele afectate de duntori biologici (ciuperci de mucegai, insecte) se
predau pentru a fi supuse prelucrrii sanitaro-igienice (dezinfecie, dezinsecie). Separarea
i predarea documentelor pentru prelucrare sanitaro-igienic trebuie s se efectueze
operativ, respectnd regulile de izolare a materialelor afectate.
Separarea i prelucrarea sanitaro-igienic a documentelor se poate efectua selectiv
sau integral.
Separarea selectiv a documentelor i prelucrarea lor se efectueaz n cazul afectrii
cu mucegai a unor documente.
Prelucrarea sanitaro-igienic integral a documentelor intrate se efectueaz n cazul
afectrii n mas a acestora cu mucegai sau n cazul depistrii n documente a duntorilor.
Aclimatizarea documentelor se efectueaz n ncperi pentru aclimatizare n timpul
funcionrii instalaiilor de ventilaie (n timpul aerrii intensive).
Aclimatizrii obligatorii sunt supuse:
grupa 1-a - documente cu grad nalt de umiditate, care au fost expuse aciunii
directe a apei (umezirea documentelor n condiii extreme de inundaie, stingere a
incendiilor cu ap etc.);
grupa 2-a - documente cu grad moderat de umiditate, care au fost expuse aciunii
directe de scurt durat a precipitaiilor (atmosferice) sau depozitrii de lung durat n
ncperi umede, la umiditatea relativ de 80 - 100 %;

29

grupa 3-a - documente cu grad sczut de umiditate, care au fost expuse aciunii de
scurt durat a aerului cu umiditate nalt (transport n mijloace de transport deschise pe
ploaie, cea nu mai mult de o zi i o noapte).
Documentele din grupa 1-a trebuie s fie supuse aclimatizrii maximum 10 zile la
temperatur nalt (25 - 35 de grade C) i umiditate relativ sczut a aerului (20 - 40 %).
Se recomand nlturarea prealabil a excesului de umiditate cu hrtie poroas,
nclzire forat a aerului n ncperi, suflarea documentelor cu aer cald (30 - 40 de grade
C), aezarea documentelor n form deschis sau agat, aplicarea mijloacelor de uscare
cu vacuum.
Documentele din grupa a 2-a trebuie s fie supuse aclimatiz?rii n form deschis la
temperatura camerei (15 - 25 de grade C) minimum trei zile (la 30-40 % umiditate relativ?) cinci zile (la 50-60 % umiditate relativ).
Documentele din grupa a 3-a trebuie s fie supuse aclimatizrii la temperatura
camerei i umiditatea relativ a aerului de 30-60 % minimum una zi (n form deschis) dou zile (n vraf).
Documentele care se transport iarna la temperatura sub 0 grade timp de 1-5 ore,
trebuie s fie supuse aclimatizrii n vraf n condiiile normate prevzute pentru grupa a 3a de documente.
Dup transportul de lung durat pe timp de iarn (mai mult de una zi) se
recomand ca documentele s fie aclimatizate n condiiile normate pentru grupa a doua
de documente.
Documentele predate cu defecte fizico-chimice ale suportului i textului se supun
unei prelucrri speciale sau reproduceri n modul stabilit pentru documentele pstrate n
arhiv. Decizia cu privire la prelucrarea n regim de urgen a documentelor se adopt
lund n considerare valoarea, starea fizic a documentelor i posibilitile de producie ale
laboratorului de restaurare i microfilmare.
Documentele intrate n arhiv trebuie s fie supuse desprfuirii n funcie de gradul
de prfuire, de starea fizic i sanitaro-igienic a acestora. Desprfuirea se execut n
ncperi de desprfuire, folosind nie de ventilaie i respectnd regulile de sanitrie i
igien.
Desprfuirii obligatorii se supun cutiile, mapele, copertele i cotoarele
documentelor legate. Desprfuirii fil cu fil se supun documentele cu valoare deosebit,
precum i documentele cu grad nalt de murdrie i prfuire, cu urme de mucegai vechi
.a.
La desprfuirea documentelor trebuie s se respecte consecutivitatea tehnologic
general a operaiilor:
- documentele umede prfuite se usuc n ncperi de aclimatizare i apoi se
desprfuiesc;
- documentele umede prfuite (grupa 1-a) afectate de duntori biologici se supun
operaiunilor de nlturare a surplusului de umezeal cu ajutorul hrtiei poroase i apoi se
dezinfecteaz, se usuc i se desprfuiesc;
- documentele umede prfuite (grupa a 2-a i a 3-a) afectate de duntori biologici
n mod consecutiv se dezinfecteaz, se usuc, se desprfuiesc;
30

- documentele uscate prfuite, afectate de duntori biologici se supun desprfuirii

dup dezinfecia (dezinsecia) acestora.
Se admite modificarea consecutivitii generale a operaiunilor tehnologice n
funcie de particularitile fizice ale documentelor i metodele de dezinfecie (dezinsecie)
aplicate.
Documentele desprfuite care nu necesit dezinfecie (dezinsecie) sau aclimatizare
se transmit n depozite pentru pstrare permanent.
Se interzice predarea la depozit a documentelor afectate de ageni duntori
biologici fr prelucrarea sanitaro-igienic a acestora.
Se interzice predarea la depozit a documentelor umede fr aclimatizarea lor
prealabil.

7.1. Asigurarea integritii documentelor n timpul pstrrii.

Pstrarea permanent a documentelor trebuie s se efectueze n depozite care
corespund condiiilor stabilite.
Documentele trebuie s fie pstrate n cutii sau mape, pe stelaje (n dulapuri,
seifuri), n poziie orizontal sau vertical.
n poziie orizontal se recomand s fie pstrate documente de format mare,
documente n coperte moi i necopertate, aezate lejer n cutii sau mape.
n poziie vertical se pot pstra documente n coperte rigide i documente strns
nuruite n mape solide.
Aezarea cutiilor pe poliele stelajelor i densitatea de completare a cutiilor cu
documente, trebuie s asigure manipularea liber, fr efort a cutiilor, scoaterea i
introducerea documentelor.
Distana dintre polia stelajului i capacul superior al cutiei, care asigur circulaia
aerului, trebuie s fie minimum 5 cm.
n ncperile de depozit trebuie s se respecte condiiile de temperatur i
umiditate, de lumin, sanitaro-igienice pentru asigurarea integritii de lung durat a
documentelor.
a Regimul de temperatur i umiditate.
n ncperile de depozit, dotate cu sisteme de aer condiionat, trebuie s se menin
un regim optim de temperatur i umiditate: temperatura de 17-19 de grade C i
umiditatea relativ a aerului de 50-55 %.
n ncperile cu clima nereglat trebuie s se asigure msuri de optimizare a
regimului de temperatur i umiditate de pstrare a documentelor cu aplicarea mijloacelor
tehnice de umezire sau uscare a aerului, ventilarea i nclzirea raional a depozitelor.
Msurile menionate trebuie s se organizeze pe baza indicaiilor aparatelor de msur i
control.
Nu se admite n ncperile de depozit oscilarea brusc de temperatur i umiditate.
n cazul unei nclcri ndelungate i stabile a regimului de pstrare a documentelor (7 - 10
zile), nsoite de umiditate relativ a aerului de pn la 80 - 90 % se iau msuri de
normalizare a condiiilor climaterice prin uscarea depozitului.

31

La nclcarea regimului de pstrare din cauza inundrii ncperii i umezirii

documentelor, se iau msuri urgente de lichidare a cauzelor i consecinelor avariei, de
uscare a depozitului i a documentelor.
Regimul de temperatur i umiditate de pstrare a documentelor se verific prin
msurarea regulat i concomitent a parametrilor climaterici ai aerului (temperatura i
umiditatea relative a aerului din interior i exterior):
- n depozite condiionate - de dou ori pe sptmn;
- n depozitele cu clima nereglat - de trei ori pe sptmn;
- n cazul nclcrii regimului de pstrare - zilnic.
Parametrii aerului din exterior se msoar nemijlocit sau se nregistreaz conform
datelor buletinului meteorologic.
Parametrii aerului din exterior i din interior se nregistreaz ntr-un registru
special. n registru se nscriu, de asemenea, i datele de calcul, rezultatele controalelor
verificrii aparatelor de msur i control, nclcrile regimului de pstrare i msurile de
normalizare a acestuia.
Temperatura aerului se msoar cu termometre cu mercur sau spirt, cu scara de la 0
pn la 40 de grade i valoarea unei diviziuni de 0,5 - 1 grade C.
Umiditatea relativ a aerului se msoar cu psihrometrul cu aspiraie MB-4M sau
hidrometrul M-68 (cu fir de pr n tub de protective circular).
Se admite utilizarea hidrometrelor i hidrografelor de alt marc cu acces la
ansamblul de reglare i acordare a aparatului.
Se admite utilizarea hidrometrelor n arhive numai dup verificarea i reglarea
acestora pe baza psihrometrului cu aspiraie. n perioada de exploatare a hidrometrelor
trebuie s se efectueze verificri curente i de control a indicaiilor acestora conform
psihrometrului cu aspiraie.
Verificarea curent i reglarea hidrometrelor se efectueaz nemijlocit n depozite nu
mai rar de o dat n trei luni.
Verificarea de control i reglarea hidrometrelor utilizate n arhive i aflate n stocul
de rezerv se efectueaz o dat pe an, n perioada de var (iulie-august), n ncperi cu
microclim relativ stabil i acces redus.
Aparatele de msur i control (termometrul i hidrometrul) trebuie s fie montate
pe acelai panou i instalate n depozite, n trecerile principale, pe stelaje, departe de
sistemele de nclzire i ventilaie (punct de control). Aparatele sunt instalate n fiecaren
depozit dup cum urmeaz: n sistemul de camer - un punct de control pentru o camer,
n cel cu mai multe nivele - un punct de control pentru un nivel. Fiecare punct de control
trebuie s dispun de un numr curent, care se aplic pe panou, hidrometru i
termometru.
c) Regimul de iluminare.
Pstrarea permanent a documentelor trebuie s se efectueze la ntuneric.
Realizarea acestei condiii trebuie s fie asigurat prin pstrarea documentelor n coperte ,
mape, cutii, dulapuri i pe stelaje de tip nchis, precum i respectarea regimului de
iluminat stabilit.
32

Iluminarea n depozite poate fi natural sau artificial.

Iluminarea natural se admite cu condiia utilizrii la ferestre a difuzoarelor de
lumin, autoregulatoarelor fluxului de lumin, filtrelor de protecie, a jaluzelelor.
Se interzice iluminarea depozitelor cu ajutorul luminii solare directe.
Pentru iluminarea artificial a depozitelor trebuie s se utilizeze lmpi cu
incandescen n plafoniere nchise cu suprafaa exterioar neted. Se admite utilizarea
lmpilor fluorescente cu poriunea ultraviolet a spectrului suprimat de tip LB, LHB, LTB.
Nivelul de iluminare n gama spectrului vizibil nu trebuie s depeasc: pe
suprafaa vertical a stelajului la nlimea de 1 m de la podea - 20-30 lx, pe mesele de
lucru - 100 lx.
Luminozitatea nivelului de iluminare se msoar cu luxometrul de tip IU-16.
Protecia documentelor de efectele distructive ale luminii naturale sau artificiale
trebuie s fie prevzut nu numai n depozite, dar i n toate ncperile, n timpul
executrii oricror tipuri de lucrri cu documente.
d) Regimul sanitaro-igienic.
ncperile de depozit trebuie ntreinute n ordine i curenie pentru a evita
posibilitatea apariiei insectelor, roztoarelor, mucegaiului i a prafului.
n ncperile de depozit este necesar s se fac systematic curenie cu crp umed.
Stelajele, dulapurile, mijloacele de pstrare (cutiile, mapele, ambalajele) trebuie s se
aspireze nu mai rar de o dat pe an.
n cazul acesta partea inferioar a stelajului, pardoseala, plintele, pervazurile se
terg cu soluie de formalin (2%) sau cotamin AB (4-5 %).
Se interzice ca n ncperile de depozit s se execute lucrri legate de utilizarea
focului deschis, a electroaparatelor de nclzit, soluiilor chimice agresive, precum i
fumatul, aflarea n mbrcminte exterioar, nclminte ud sau murdar, pstrarea
genilor i a altor obiecte strine, pstrarea i consumarea produselor alimentare.
n cazurile coordonate cu organizaiile de cercetri tiinifice de profil sau sanitaroepidemiologice se admite aplicarea n ncperile de depozit n scopuri sanitaro-igienice, a
pesticidelor i antisepticelor precum i utilizarea dispozitivelor i aparatelor pentru
verificarea strii aerului sau a documentelor.
Executarea lucrrilor menionate trebuie s se efectueze, respectnd condiiile de
asigurare a integritii documentelor, regulile de securitate tehnic i antiincendiar.
n ncperile de depozit trebuie s se asigure circulaia liber a aerului, pentru a
evita formarea zonelor neaerate a microclimei stabile, primejdioase din punct de vedere
sanitaro-biologic.
Nu se admite pstrarea documentelor pe pardoseal, pe pervazuri, n vrafuri
neselectate.
Se interzice plasarea sau pstrarea provizorie n depozite a documentelor afectate
de duntori biologici.
Nu se admite ca psrile s-i fac cuib n cldirile de arhiv.
Ferestrele din ncperile de arhiv, care se deschid n perioada cald a anului,
trebuie s fie protejate de plase cu diametrul ochiurilor de maximum 0,5 mm. Cu plase de
33

protecie sunt, de asemenea, amenajate orificiile de ventilaie din perei, tavane,

pardoselele depozitelor, orificiile exterioare ale sistemului de ventilaie.
Pentru depistarea la timp a insectelor i ciupercilor de mucegai documentele
(selectiv) i ncperile de depozit de dou ori pe an trebuie s fie supuse examinrii
entomologice i micologice obligatorii.
n cazul depistrii n depozite a duntorilor biologici trebuie s se ntreprind
msuri urgente de prelucrare a documentelor, mijloacelor de pstrare, a ncperilor.
Documentele afectate de ciuperci sau insecte se izoleaz i se transmit pentru
dezinfecie sau dezinsecie. Pentru a fi isolate documentele se ambaleaz cu h?rtie sau foi
de polietilen i se plaseaz ntr-o ncpere separat (izolator).
Stelajele i dulapurile n care s-au pstrat documentele afectate de ciuperci de
mucegai se terg cu soluie apoas de formalin (3 %) sau catamin AB (5 %) i se usuc.
Dezinsecia local a depozitelor se efectueaz cu soluie apoas de clorofos (3-5 %)
sau cu preparate tip Diclofos, Prima, Aeroantimol. Cu insecticide se prelucreaz
pardoseala, plintele, ferestrele, pervazurile, pereii la nlimea de pn la 1,5 m.
Documentele nu se prelucreaz cu preparatele menionate.
n cazul afectrii n mas a documentelor se efectueaz dezinfecia i dezinsecia
general a depozitelor i a documentelor depozitate n aceste ncperi cu asistena staiilor
sanitaro-epidemiologice sau a serviciilor de carantin sub supravegherea lucrtorilor
arhivei.
n cazul mucezirii pereilor (pardoselelor, tavanelor) se nltur tencuiala i
vopseaua, se prelucreaz suprafeile cu soluie de formalin (3-5 %) i se execut lucrri de
reparaie cu adaos de soluii antiseptice n materialele de construcii.
Deratizarea ncperilor de depozit se efectueaz de ctre staiile sanitaroepidemiologice.

7.2. Controlul asupra strii fizice a documentelor.

n arhivele de stat trebuie s se realizeze un control obligatoriu asupra strii fizice a
documentelor care se primesc i se pstreaz n depozite, cu scopul depistrii
documentelor afectate i deteriorate, inerii evidenei acestora, prelucrrii speciale i a
reproducerii.
Controlul asupra strii fizice a documentelor intrate n arhiv se efectueaz n
modul stabilit.
Controlul asupra strii fizice a documentelor pstrate n arhiv trebuie s se
efectueze n cadrul verificrii existentului i strii fizice a dosarelor, precum i executrii
oricror tipuri de lucrri de arhiv, care solicit examinarea fil cu fil (catalogare,
expertizarea valorii, constatarea tematicii, pregtirea pentru microfilmare, utilizarea
documentelor etc.).
Starea fizic a documentului se constat vizual dup gradul de integritate i
prezena particularitilor caracteristice de degradare a suportului i textului.8
8 Not: Vor fi depistate i nlturate toate obiectele strine aflate n dosare sau n cutii, semne de
carte de metal, de carton sau alte semne, garnituri, clame .a.Documentele afectate de duntori biologici
trebuie s fie imediat nlturate, izolate i supuse unei prelucrri speciale n regim de urgen cu scopul

34

n cadrul verificrii strii fizice a documentului se vor selecta:

- documentele afectate de duntori biologici (ciuperci de mucegai, insecte);
- documentele cu degradri fizico-chimice ale textului;
- documentele umede.

7.3. Asigurarea integritii documentelor n timpul utilizrii.

Utilizarea documentelor trebuie s se efectueze n condiii de temperatur i
umiditate, de iluminare, sanitaro-igienice care s asigure integritatea acestora.
n cadrul utilizrii documentelor trebuie s fie asigurat controlul asupra strii lor
fizice. Nu se vor utiliza documentele vechi i degradate, precum i dosarele selectate
pentru restaurare (fotorestaurare).
n cadrul activitii cu documente se interzice:
- lsarea la locul de munc a documentelor n form deschis i fr supraveghere o
perioad mai ndelungat;
- expunerea documentelor aciunii directe a razelor solare;
- deformarea documentelor, aplicarea pe ele a unor intercalri, introducerea
semnelor de carte;
- executarea copiilor de pe documente pe hrtie de calc fr a aplica pe document o
plac transparent dur, executarea mulajelor de tampile, sigilii din cear etc.;
- ridicarea unor anumite documente i a unor pri integrante ale documentelor
(desene, fotografii, mrci etc.);
- luarea mesei la locul de munc.
Nivelul de iluminare cu lumin vizibil n timpul utilizrii documentelor nu trebuie
s depeasc:
- pe masa de lucru - 100 lx;
- expunerea documentelor - 50 lx.
n cadrul expunerii documentelor la expoziii se recomand aplicarea unui regim de
iluminare artificial cu utilizarea lmpilor cu incandescen i amplasarea documentelor n
vitrine cu geam.
Nu se admite utilizarea vitrinelor cu surse interioare de lumin.
dezinfeciei (dezinseciei) lor.
Documentele cu degradri fizico-chimice ale suportului se predau pentru restaurare n ordinea de
prioritate stabilit la arhiv.
Documentele cu semne de degradare a textului se predau pentru restaurare sau fotorestaurare.
Se predau pentru restaurare documentele cu texte ce-i pierd foarte repede lizibilitatea cu scopul
consolidrii fizice sau chimice i pstrrii textului originalului. Se depisteaz i se predau pentru restaurare,
n primul rnd, documentele cu cderi ale liniei de scriere, uzare a textului, pierdere local a lizibilitii
textului pe linia de scriere, cu diverse pete: umede, de clei (clei silicatic .a.).
Pentru fotorestaurare se predau documentele cu texte ce i-au pierdut lizibilitatea, slab contrastante,
degradate cu scopul de a releva i pstra informaia.
Documentele umede se predau pentru aclimatizare i prelucrare n modul stabilit, n funcie de
gradul lor de umezire. Cauzele umezirii locale a documentelor trebuie s fie depistate i nlturate. n cazul
umezirii n mas a documentelor se ntreprind msuri de uscare a depozitului i normalizare a regimului de
pstrare.

35

n lipsa vizitatorilor documentele expuse trebuie pstrate la ntuneric.

n timpul executrii oricror tipuri de lucrri de reproducere a documentelor
trebuie s se asigure expunerea limitat, tehnologic necesar, aciunii surselor de lumin.

7.2. Asigurarea integritii documentelor n timpul manipulrii.

Manipularea i transportul documentelor trebuie s se efectueze respectnd
condiiile care asigur integritatea fizic a documentelor, protecia mpotriva deteriorrilor
mecanice, aciunii luminii, umiditii sporite, precipitaiilor.
Mijloacele de transport i ambalajul pentru transportul documentelor trebuie s fie
curate.
Nu se admite refolosirea ambalajelor i a mijloacelor de ambalat.
n timpul manipulrii n interiorul arhivei, n cadrul cldirii sau a unui complex de
cldiri trebuie s se prevad ci i mijloace de transport, care s exclud schimbarea
multipl a locului documentelor.
Transportul n cadrul oraului trebuie s se efectueze n autovehicule nchise,
aeznd documentele ntr-un mod ct mai compact.
n cadrul oraului este oportun s se efectueze transportul documentelor n
perioada cald a anului pe timp uscat (umiditatea relativ a aerului de 30 - 70 %).
La transportarea documentelor n perioada cald a anului cu umiditate relativ
nalt (ploaie, cea) trebuie redus la minimum aflarea documentelor n aer liber. Trebuie
s se utilizeze mijloace de ambalare impermeabile (saci de polimer, folii de polietilen).
La transportarea documentelor n perioada rece a anului aflarea documentelor la
temperatur? joas (sub 0 grade) trebuie s fie minimum limitat. Nu se recomand
utilizarea ambalajelor ermetice.
Pentru transportarea documentelor pe timp de iarn trebuie s se utilizeze
autovehicule nchise cu caroserii care se nclzesc.
Transportarea documentelor la distane mari cu transport auto, pe cale ferat, pe
ap trebuie s se efectueze n ambalaje, cu mijloace de transport acoperite n conformitate
cu regulile de transport al mrfurilor de valoare, stabilite pentru astfel de tip de transport.
Documentele trebuie s fie ambalate compact n lzi de lemn. n lzi se aterne un
strat de material impermeabil (folie de polietilen, hrtie impregnat sau dubl) i un strat
de hrtie de ambalaj cu masa de minimum 100 g/m2.
Protecia impermeabilitii la ap a documentelor trebuie s fie prevzut n toate
cazurile de transport, inclusiv n cadrul transportului n conteinere speciale, destinate
pentru pstrarea documentelor.
Se admite utilizarea ambalajelor moi n cazul transportului documentelor n
conteinere fr transbordri pe cile de parcurs. Ambalajul trebuie s protejeze
documentele de aciunea nemijlocit a umiditii. Pachetul de transport se formeaz din
cteva vrafuri de documente n ambalaj moale, care se aeaz ntre plci i se fixeaz cu o
band de oel pentru ambalare sau cu srm.
Documentele intrate n arhiv dup transportul intraurban sau la mare distan
sunt supuse unei verificri de control n modul stabilit, iar n caz de necesitate aclimatizrii i prelucrrii speciale.
36

7.3. Asigurarea integritii documentelor cu valoare deosebit.

Documentele cu valoare deosebit trebuie s se pstreze separat, amplasate n
depozite speciale sau suprafee special amenajate pentru aceasta n cadrul depozitului.
Depozitul pentru documentele cu valoare deosebit trebuie s fie dotat cu un sistem
de semnalizare de paz i de incendiu.
n situaii periculoase, n primul rnd, trebuie evacuate documentele cu valoare
deosebit.
ncperile repartizate pentru pstrarea permanent a documentelor cu valoare
deosebit trebuie s corespund condiiilor tehnice prevzute pentru depozite
n cldirile n funcionare cu climat reglat pentru pstrarea documentelor cu valoare
deosebit trebuie s fie repartizate ncperi cu cei mai nali parametri climaterici (uscate,
ncperi bine ventilate cu cderi anuale minime de temperatur i umiditate relativ a
aerului).
Nu se admite pstrarea documentelor cu valoare deosebit n ncperi la subsol sau
la demisol.
Documentele cu valoare deosebit intrate pentru pstrare separat (nou intrate i
(sau) selecionate n arhiv) trebuie s fie supuse verific?rii de control i profilactice.
n anumite cazuri se poate prevedea pstrarea special a documentelor cu valoare
deosebit n condiii de conservare a acestora n camere ermetice cu mediu gazos inert.
Documentele cu valoare deosebit cu suportul i textul deteriorate trebuie predate
n mod urgent pentru prelucrare special sau reproducere.
De regul, nu se admite utilizarea originalului documentelor cu valoare deosebit,
inclusiv expunerea n cadrul expoziiilor i copierea acestora de mai multe ori.
n locul originalului trebuie s se utilizeze copii de pe documentele cu valoare
deosebit.
n scopul asigurrii integritii documentelor cu valoare deosebit trebuie s se
constituie un fond de asigurare cu copii, precum i un fond de utilizare a copiilor de pe
documentele cu valoare deosebit.
Pstrarea microfilmelor fondului de utilizare i pstrarea temporar a microfilmelor
fondului de asigurare trebuie s se efectueze n ncperi separate (depozit de microfilme).

37

Surse bibliografice:

1. http://facultate.regielive.ro/cursuri/alte_domenii/arhivistica_si_documentaristica149546.html
2. http://facultate.regielive.ro/cursuri/stiinta_administratiei/arhivistica-7442.html?
in=all&s=arhivist
3. Hotrre Guvernului cu privire la aprobarea structurii i Regulamentului Serviciului de Stat
de Arhiv al Republicii Moldova 400/09.06.94 //Monitor 7/58, 30.07.1994
4. Hotrre Guvrenului cu privire la aprobarea Regulamentului Fondului arhivistic de stat
352/27.05.92
5. Lege privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova 880/22.01.92 //Monitor 1/20,
30.01.1992

38