MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA:_______________________________________________
INTRODUCCIN
El presente manual de funciones y procedimientos tiene por
finalidad regular y organizar la estructura interna de la
empresa____________________________ gracias a cada una de las
funciones generales y especficas (procedimientos) asignadas a
cada uno de los cargos.
Es importante reconocer el manual de funciones y
procedimientos como herramienta tcnica y procedimental
necesaria para la administracin de cada uno de los cargos, y se
vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y
sistemtica, informacin sobre aspectos organizacionales
necesarios para la buena ejecucin del trabajo.
OBJETIVOS
Representar en formar ordenada los aspectos de la organizacin
necesarios para la buena ejecucin laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
- Realizar el anlisis de ____ cargos existentes para establecer
las funciones desempeadas por cada uno de lo integrantes de
la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
-Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos
adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo
general

JUATIFICACION
El manual de procesos de servicios farmacuticos: distribucin de
medicamentos del Instituto de Seguro Social, ser elaborado con el propsito
de optimizar la gestin de la institucin, buscando un mayor grado de
eficiencia y eficacia en todos y cada unos de los procesos y procedimientos
implementados por la Direccin Nacional de Planeacin Corporativa, en su

programa de mejoramiento de procesos, de esta manera lograr mejores

resultados unificando los procesos en cada una de las reas permitiendo al
funcionario tener claridad en cada una de sus tareas a realizar. De esta manera
la institucin estar en condiciones de enfrentar a sus competidores, mejorar
su imagen y ofrecer al usuario un mejor servicio
Realizacin del procedimiento: Seleccin y adquisicin de
medicamentos y dispositivos mdicos. Teniendo en cuenta la
normatividad, resolucin 1403 de 2007, podemos evidenciar las actividades
propias de este procedimiento, en el manual de condiciones esenciales y
procedimientos del servicio Farmacutico, en el titulo II, capitulo II, numeral 1.
El proceso de seleccin, lo define como un conjunto de actividades,
interrelacionadas, que de manera continua, multidisciplinaria y participativa,
de una institucin de Salud, define los medicamentos y dispositivos mdicos
con los que debe contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos,
teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo. En este proceso
participan activamente el Comit de Farmacia y el Servicio Farmacutico. En
los parmetros que se deben controlar como la seguridad, eficacia y calidad, el
servicio Farmacutico debe velar por que estos medicamentos y dispositivos
mdicos sean distribuidos por el Laboratorio, como algo prioritario o en su
defecto un distribuidor, en este ltimo caso, el Servicio Farmacutico debe
generar como recomendacin o norma del procedimiento de seleccin y
adquisicin, de la certificacin como distribuidor autorizado por el Laboratorio
fabricante, esta certificacin es importante para evitar la adquisicin de
medicamentos y dispositivos mdicos falsificados o fraudulentos. Dentro de
estas exigencias se debe establecer las auditorias de Gestin de la calidad a
los proveedores diferentes al laboratorio que no den una mayor seguridad de la
calidad, seguridad y efectividad de los medicamentos seleccionados y
adquiridos. Para la Adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos, de
acuerdo a lo estipulado en la resolucin 1403, titulo II, capitulo II, numeral 2,
definen la adquisicin como un conjunto de actividades que permite adquirir
los medicamentos o dispositivos mdicos que han sido incluidos en el plan de
compras, con el fin de tenerlos disponibles para los usuarios. En la adquisicin
se define un Comit de Compras para aplicar la poltica de compras, para
verificar las cotizaciones y realizar las evaluaciones de las ofertas con los
criterios definidos, el comit de Compras realizar la recomendacin de
adjudicacin. La adquisicin se har a travs de un estatuto que permita
trasparencia en las adjudicaciones. Para la adquisicin se tendr en cuenta:
Programacin de necesidades: De acuerdo a consumo promedio y una
proyeccin de las necesidades, se deben definir las prioridades de acuerdo, de
acuerdo con el presupuesto disponible de acuerdo con el peso econmico
dentro de total, teniendo en cuenta la clasificacin del ABC o el VEN. 38 Mdulo
de Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad Se debe tener en
cuenta en la norma que el criterio tcnico del Director tcnico esta por encima

del criterio del responsable de las compras. Para recordar!!!! El procedimiento

de Seleccin y Adquisicin debe partir de los requisitos plasmados en el Manual
de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio Farmacutico, por
ende se plasma el flujo de actividades que va desde la realizacin de listado
bsico Institucional, liderado por el Comit de Farmacia, la calificacin tcnica
realizada por el Regente de Farmacia; como Director tcnico de un nivel de
complejidad bajo, que tiene como base una rotacin, definida por una
programacin de necesidades que esta unida al perfil de morbimortalidad o
perfil epidemiolgico de la IPS donde est ubicado el Servicio Farmacutico. El
Comit de Compras, se encarga de establecer el proveedor por criterios
financieros, para terminar en un listado de proveedores a los que se les puede
adquirir y programar las adquisiciones por parte del Regente de Farmacia,
donde realiza orden de compra a los proveedores seleccionados teniendo en
cuenta compras mensuales. Esta informacin se debe plasmar en el formato de
procedimiento. Se debe establecer el diagrama de flujo donde intervienen tres
actores.
Para la recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos sta se
realizar por el director tcnico o quien este delegue, para recibir los
medicamentos y dispositivos mdicos adquiridos. Se adelantar cumpliendo
con las siguientes actividades:
Estudio de la documentacin que tiene el negocio
Recepcin y estudio de la documentacin de entrega
Comparacin de los contenidos de las documentaciones, se revisa la fecha de
entrega pactada, cantidades y condiciones tcnicas, con el incumplimiento de
alguno de estos tems se puede calificar al proveedor, lo otro es tener en
cuenta estas especificaciones para que queden como norma o poltica.
Inspeccin de los productos recibidos. Se proceder a realizar una inspeccin
de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar la cantidad de
unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario,
laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte,
manipulacin, embalaje, material de empaque y envase y las condiciones
administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin. Con estos requisitos
se establece un formato que es el acta de recepcin tcnica, claro esta
colocando la cantidad de muestra verificada.
Se comunicar a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente, cuando no cumplan con las especificaciones tcnicas de
calidad en la diligencia de recibo. Esto con el fin de evitar que aquellos
proveedores o laboratorios a los que se devuelva dichos productos no
comercialicen a otro cliente, por lo tanto se debe notificar al INVIMA o

Secretaria de Salud, esto se puede colocar como una recomendacin en el

procedimiento.
Muestreo. Se definir el plan de muestreo a utilizar y calcular el tamao de la
muestra. La muestra se extraer del total del lote y se proceder de
conformidad con lo estipulado en la Resolucin del Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA 2004008172 de 2004 y dems
normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan. Este requisito es de
aplicacin opcional por parte de los establecimientos farmacuticos minoristas.
Acta de Recepcin. Se elaborar un acta que recoja detalladamente la
informacin que arroje el procedimiento de recepcin, especialmente la fecha y
hora de entrega, cantidad de unidades, nmero de lote, registro sanitario,
fechas de vencimiento, condiciones de trasporte, manipulacin, embalaje,
material de empaque y envase, condiciones administrativas y tcnicas
establecidas en la negociacin y la que permita identificar en todo momento la
muestra tomada. El acta ser firmada por la persona que recibe y la que
entrega y ser archivada en el sitio previamente designado y en orden
sucesivo. El ordenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos, sern
distribuidos dentro del rea de almacenamiento previamente asignada y
debidamente identificada, de acuerdo con la clasificacin farmacolgica y por
orden alfabtico (medicamentos), acorde con los criterios de almacenamiento,
en los que bsicamente deben incluirse: la frecuencia de demanda, volumen,
forma farmacutica y nivel de atencin. Se deben establecer medios de
almacenamiento que permitan una rpida identificacin y asignar cdigos a los
medios de almacenamiento (espacios, reas fsicas y estanteras) y a los
medicamentos y dispositivos mdicos (normalizacin). Los sujetos de
aplicacin podrn utilizar cualquier otro sistema de ordenamiento
tcnicamente viable, que permita minimizar los errores de distribucin. Este
aspecto se puede registrar en el procedimiento como una poltica o norma.
Devolucin de medicamentos. Las devoluciones de medicamentos se
sometern al siguiente procedimiento: rea especial. Deben guardarse
aparte del rea de productos disponibles para la venta y/o dispensacin y se
debe prevenir su redistribucin hasta que se decida que estn disponibles.
Condiciones para la reubicacin. Los productos devueltos slo podrn
reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin o dispensacin, si
cumplen con las condiciones siguientes: Estar en sus recipientes originales
sin abrir y en buenas condiciones. Se demuestra que se han almacenado y se
han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante. El periodo
de vida til restante es superior al mnimo establecido Han sido examinados
y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacutico, para
autorizar su devolucin. Esta evaluacin debe tener en cuenta la naturaleza del
producto, condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido
desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del
registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. En caso de

comprobar el no cumplimiento de las especificaciones tcnicas de calidad, el

servicio farmacutico o establecimiento farmacutico deber comunicarlo en
primera instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente.

RECEPCION.
1. OBJETIVO
Garantizar la correcta recepcin de los medicamentos y dispositivos
mdicos con el fin de conservar las especificaciones tcnicas con las que
fueron fabricados.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la recepcin tcnica y administrativa de
medicamentos que ingresan en el establecimiento farmacutico de XXX
Distribuidora.
3. POLITICAS
3.1GENERALES

3.1.1. Las cajas con medicamentos y/o dispositivos mdicos no deben ser
colocadas en el suelo, siempre deben ir sobre las estibas.
3.1.2. Recepcin administrativa: estudio de la documentacin de entrega,
permite constatar si el medicamento cumple o no las condiciones pactadas
en la adjudicacin entre la entidad y el proveedor. Estas especificaciones se
refieren a: Nombre genrico, nombre comercial, concentracin, forma
farmacutica, precios unitarios y totales acordados, fechas y formasde
entrega y cantidad pedida VS. Cantidad recibida VS. Cantidad facturada.
3.1.3. En el rea de recepcin identificar en cada producto nombre
genrico, nombre comercial, presentacin, concentracin, laboratorio,
INVIMA, lote, cantidad y temperatura de almacenaje.
3.1.4. Para realizar todas las actividades del proceso de recepcin de
medicamentos, el auxiliar o director tcnico no debe superar las 72 horas.
3.1.5. En caso de presentarse alguna inconsistencia de un medicamento,
debe ser llevado al rea de productos deteriorados y se procede a
diligenciar el formato xxx producto no conforme para dar de baja a
medicamentos deteriorados o quebrados.
3.2 RECEPCION DE MEDICAMENTOS.
3.2.1. MUESTREO.
Para la revisin delas especificaciones tcnicas, ser de todos los productos
o de una muestra, dependiendo dela cantidad, costo o necesidad que se
requiera.
3.2.2. Se recibirn los medicamentos con fechas de vencimientos superiores
a un ao, a excepcin en casos especiales de una urgencia se recibirn con
fechas de vencimiento no superior a 3 meses.
3.2.3. Cuando se presente una inconsistencia y no se devuelve el insumo
inmediatamente se ubicaran los medicamentos en el rea de cuarentena
hasta que se asuma conducta con los mismos.
3.2.4. En caso de medicamentos que requieren control de cadena de frio
inmediatamente se realiza recepcin tcnica y administrativa y se almacena
en la nevera.
3.2.5. Verificacin de especificaciones tcnicas. El director tcnico o el
auxiliar farmacutico realizara una inspeccin visual de cada uno de los
productos farmacuticos recepcionados, para la cual se tendr en cuenta: