ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA-CUNDINAMARCA

GUIA PARA LA ELABORACIN DE LOS MANUALES

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

JUAN CARLOS BELTRN MORENO

JIMMY RICARDO MUNEVAR RICO
SOACHA, CUNDINAMARCA MARZO DE 2010

TABLA DE CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCIN

1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. DEFINICIONES

5. ASPECTOS GENERALES

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA

ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIN DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10

5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIN DE LOS

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

18

INTRODUCCIN

La Alcalda Municipal de Soacha-Cundinamarca, viene desarrollando un proyecto cuyo

objetivo es la implementacin del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, en el marco del
cual, la implementacin del Modelo de Gestin por Procesos, constituye el soporte
estructural, dado que para ambas normas MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009, este
es un requisito.
En la dinmica de la implementacin del Modelo de Gestin por procesos, la
documentacin de los mismos juega un importante papel, teniendo en cuenta que la
memoria institucional es vital para orientar a los servidores pblicos sobre la manera de
hacer las cosas al interior de la administracin.
El modelo de gestin por procesos se encuentra contemplado en el MECI 1000:2005 en
el Subsistema de Control Estratgico y los procedimientos en el Subsistema de Control
de Gestin. Recordemos que uno de los objetivos de este Modelo es que los procesos
se ejecuten de manera controlada, de manera que las diferentes actividades deben
estandarizarse para el logro de este fin y esto se logra a travs de la documentacin de
los procesos y procedimientos.
En la norma NTCG 1000:2009 en el numeral 4 menciona el modelo de gestin por
procesos y los requisitos de la documentacin, en clara alusin a la importancia que
tiene para el Sistema de Gestin de la Calidad la documentacin y los manuales, como
instrumentos que orientan la manera de hacer las cosas para satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Bajo el escenario que se ha planteado, se elabor la Guia para la elaboracin de los
Manuales de Procesos y Procedimientos. Lo que se espera de ella y tras haber
superado las etapas de identificacin de los procesos y el despliegue de los mismos, es
que sirva como referente para la elaboracin de estos instrumentos de gestin en la
Alcaldia Municipal de Soacha.

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

La presente gua describe la metodologa para la elaboracin de los Manuales de

procesos y Procedimientos en la Alcalda Municipal de Soacha.
2.

ALCANCE

La gua de elaboracin de los Manuales de Procesos y Procedimientos, aplica para los

procesos del mapa de procesos de segundo nivel identificados para la administracin
central de la Alcalda Municipal de Soacha.

3.
3.1.

RESPONSABILIDADES

SECRETARIA DE PLANEACIN Y DESARROLLO TERRITORIAL

La Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial tendr la responsabilidad de liderar

la aplicacin de la metodologa.

3.2.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

La Oficina Asesora de Control Interno, tiene la responsabilidad de verificar que las

diferentes dependencias apliquen la Gua y releven la informacin de los procesos que
se requieran y que estn bajo su responsabilidad.
3.3.

DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES

Estas instancias tienen la responsabilidad de aplicar la Guia y documentar sus procesos

y procedimientos.

3.4.

COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD

Los Comits o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de orientar la

aplicacin de la Gua y de implementar acciones preventivas, acciones correctivas y de

mejora para lograr documentar la totalidad de los procesos y procedimientos registrados

en el formato de despliegue de procesos.

4.

DEFINICIONES

4.1. Despliegue de Procesos: Divisin o segmentacin que se hace de un proceso

para entenderlo y para facilitar su ejecucin. Un proceso puede segmentarse en
macroproceso, procesos, subprocesos y procedmientos.

4.2. Documento. Informacin y su medio de soporte.

EJEMPLO Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una
combinacin de stos.
NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan
"documentacin".
NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de
documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar
controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

4.3. Control: Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeo de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un
modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

4.4. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u

obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la entidad, sus clientes y otras
partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carcter legal.
NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un
producto y/o servicio, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente.
NOTA 4 Los requisitos para la realizacin de un producto o la prestacin de un servicio se refieren, pero
necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una
disposicin legal.

NOTA 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

NOTA 6 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.

4.5. Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

4.6. Estructura de la entidad. Distribucin de las diferentes unidades o dependencias

con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la
entidad dentro del marco de la Constitucin y la Ley.
NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal
de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad.

4.7. Gestin. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad.

4.8. Manual. Es una publicacin en la cual se describen la manera de hacer las cosas y
que sirve para orientar a quien debe hacerlas.
4.9. Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
4.10. Poltica: Conjunto de criterios generales, lineamientos, directrices u orientaciones
que establecen el marco de referencia para la ejecucin de los procesos o
procedimientos y que son establecidas por el responsable del proceso o por la alta
direccin. Las polticas no irn en contra de la normatividad legal vigente.
EJEMPLO. Horarios de atencin, tiempos de respuesta, uso de formatos, solicitud de requisitos, revisiones etc.

4.11. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.
NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, porqu y
cmo.

4.12. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

4.13. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades ejecutadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia
de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin.

4.14. Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su

competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

.
5. ASPECTOS GENERALES

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS

Como se estableci en la Gua de Implementacin del Modelo de Gestin por Procesos,
el primer escao en el camino de la implementacin del Modelo en la Alcalda Municipal
de Soacha, est enfocado en el reconocimiento de lo que normativamente est
establecido que debemos hacer. Como sabemos en la administracin pblica las leyes,
acuerdos, decretos, resoluciones y otros actos administrativos, determinan cuales son
las competencias asignadas a cada una de las dependencias de la Alcalda.
La metodologa de opciones prioritarias se aplic a travs de una matriz, mediante la
cual cada dependencia identific Qu se hace?,Qu se hace y se debe
hacer?,Qu se hace y no se debe hacer? y Qu no se hace y se debe hacer?
La matriz de opciones prioritarias, tena como propsito principal ubicar a las
dependencias en su deber ser en el contexto de la administracin buscando que se
concentrarn en torno a sus competencias y responsabilidades, dado que se encontr
que en algunas Secretarias y Oficinas o estaban dedicadas a asuntos que no les
correspondan o no estaban haciendo todo lo que era de su competencia ejecutar.
El primer acercamiento entonces, no slo a la metodologa de gestin por procesos;
sino a la elaboracin de los Manuales de Procesos y Procedimientos, fue el
diligenciamiento de la matriz de opciones prioritarias ( Ver grfico xx). Recordemos que
como se ha venido insistiendo en desarrollo del proyecto de implementacin del
Sistema Integrado MECI:CALIDAD, en los Manuales debe registrarse el deber ser de
cada uno de los procesos y no necesariamente lo que se ha venido haciendo.

COLUMNA 1
Qu se hace?

COLUMNA 2
Qu se y se debe hacer?

COLUMNA 3
COLUMNA 4
Qu se hace y no se debe hacer? Qu no se hace y se debera
hacer?

PLAN DE DESARROLLO Y PLAN DE ACCION

TURISMO

PLAN DE DESARROLLO

Consolidacin del Plan de Desarrollo

Organizacin de activ idades del programa

Consolidacin del Plan de Desarrollo

Consolidacin de Plan de Acin

realizacin de visitas de verificacin

Consolidacin de Plan de Acin

Preparar, analizar y evaluar los diferentes indicadores

socio- econmicos del municipio, en aspectos de
produccin, consumo, comercio, servicios, ingresos e
inversin y preparar estudios e informes sobre la
tendencia de la economa municipal.
Identificar, cuantificar y caracterizar los grupos
poblacionales en situacin de marginalidad, pobreza y
vulnerabilidad; proponer programas y proyectos que
permitan mejorar su calidad de vida.
Coordinar la realizacin de planes y programas de
vivienda de inters social, de conformidad con las normas
y polticas establecidas por el gobierno nacional y
conforme a las prioridades establecidas a nivel municipal.

Consolidacin Plan indicativo

seguimiento y avances plan de desarrollo
seguimiento y avances plan de accin

realizacin de ferias: convocatorias, organizacin

Consolidacin Plan indicativ o
Participacin en la mesa de Cultura y Turismo
seguimiento y avances plan de desarrollo
Participacin en alianzas estratgicas regionales para el seguimiento y avances plan de accin
desarrollo del turismo

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA ELABORACIN DEL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
El despliegue de procesos como se explic en la Gua de Implementacin del Modelo
de Gestin por procesos, representa unos de los principales insumos en la elaboracin
de los Manuales de Procesos y Procedimientos, teniendo en cuenta que en ella est el
registro de cmo se comporta el proceso a nivel de macroproceso, procesos,
subprocesos y procedimientos.
Esta informacin ser utilizada en la primera parte del Manual de Procesos y
Procedimientos, en la cual se describe de manera general el contexto del proceso y sus
interrelaciones con los dems procesos de la Alcalda Municipal.
Recordemos en el siguiente grfico, como se da el despliegue de los procesos, con el
fin de ubicarnos sobre la informacin que proporciona el uso de esta metodologa:

MACROPROCESO
PROCESOS

SUBPROCESOS

PROCEDIMIENTOS

TAREAS/ MTODOS DE TRABAJO

Veamos a continuacin la informacin que contiene el formato de despliegue de

procesos, el cual como se ha mencionado constituye el punto de partida para la
elaboracin de los Manuales de Procesos y Procedimientos:

FECHA ELABORACIN:

FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS

SEPTIEMBRE 22 DE 2010

Macroproceso
Proceso
x
CONTROL INTERNO
Proporcionar al Alcalde y a todos los funcionarios de la Alcalda Municipal, el conocimiento del estado en que se encuentra la organizacin
2.OBJETIVO: en tiempo real, de tal forma que les permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
El proceso de control interno comprende el cumplimiento de los siguientes roles en la administracin central de la Alcalda
3. ALCANCE: Municipal:Valoracin de los Riesgos, acompaamiento y asesora, evaluacin y seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y
relacin con entes externos.
4. PROCESOS ASOCIADOS
5. SUBPROCESOS
6. PROCEDIMIENTOS
Revisin y evaluacin del manejo de riesgos institucionales
Administracin del riesgo
Consolidacin y Evaluacin de reportes de riesgos
Desarrollo de Estrategias de administracin del riesgo para
El desarrollo de este subproceso no requiere del desarrollo de
Acompaamiento y Asesoria.
procedimientos estandarizados
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Control Interno.
Evaluacin y Seguimiento.
Auditoria
Formulacin y Seguimiento de Planes de Mejoramiento
Fomento de Cultura de Autocontrol.
Diseo de estrategias y herramientas de autoevaluacin y
Difusin de informacin a teceras partes
Elaboracin y presentacin de informe de Control Interno
Relacin con entes Externos.
Rendicin de Informe sobre Austeridad del gasto y eficiencia
Rendicin de Informe Ejecutivo Anual del Sitema de Control

1.NOMBRE:

7. ELABOR:

8. REVIS:

HENRY JIMNEZ CUBILLOS

Nombres y Apellidos
Cargo

Profesional Especializado

9. APROB

ENRIQUE LOPEZ LUNA

Nombres y Apellidos
Cargo

Jefe de Control Interno.

ENRIQUE LOPEZ LUNA

Nombres y Apellidos
Cargo

Jefe de Control Interno.

5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

5.3.1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para estandarizar su elaboracin, los Manuales de Procesos y Procedimientos de la
Alcalda Municipal de Soacha, tendrn la siguiente estructura:
Portada
Tabla de Contenido
Introduccin
Planilla de actualizaciones
CAPTULO I: Generalidades del manual
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7

Objetivos del manual.

Destinatarios del manual.
Alcances del manual.
Manejo y conservacin del manual.
Actualizacin y mejoramiento del manual.
Distribucin del manual y control de copias.
Simbologa utilizada en los flujogramas.

CAPTULO II: Generalidades del Proceso.

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7

Plataforma Estratgica.
Organigrama.
Mapa de Procesos.
Matriz de Procesos
Caracterizacin del Proceso
Despliegue del Proceso
Definiciones conceptuales del proceso

CAPTULO III: Procedimientos.

3.1. Identificacin y Descripcin del Procedimiento A
3.2. Identificacin y Descripcin del Procedimiento B
3.3. Identificacin y Descripcin del Procedimiento C

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5.3.2. FORMA Y CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS COMPONENTES DE LA

ESTRUTURA DEL MANUAL
5.3.2.1 Mrgenes y Espacios Interlineales
Para facilitar la encuadernacin y la reproduccin del documento, se deben conservar
los siguientes mrgenes:
Superior, de 3 cm;
Izquierdo, de 4 cm
Derecho, de 2 cm
Inferior, de 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras, sus mrgenes deben ser simtricas
a 3 cm.
El ttulo de cada captulo debe comenzar en una hoja independiente, a 3 cm del borde
superior.
El texto debe llegar hasta el margen inferior establecido. Se debe evitar ttulos o
subtitulos solos al final de la pgina o renglones sueltos.
5.3.2.2 Tipo de letra
El tipo de letra que se utilizar para los textos del Manual es Arial 12. Para los cuadros
en excell de identificacin y descripcin de procedimientos, se utilizar Arial 9. Se
utilizar negrilla para los ttulos y subtitulos.

5.3.2.3 Numeracin
La numeracin de los captulos I y II se har de manera independiente para facilitar los
cambios. La numeracin de los procedimientos en el captulo III se har tambin de
manera independiente.

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5.3.2.4 Encabezados y pies de pgina

El encabezado que se utilizar para el Manual ser el siguiente:
Cdigo:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

Versin:

PROCESO: XYZ

Pgina:

El pe de pgina que se utilizar, ser el siguiente:

Elabor:

Revis:

No resolucin adopcin:

Aprob:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

La Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial suministrar a todas las

dependencias el formato con el encabezado y el pe de pgina respectivo.
5.3.2.5 Puntuacin y redaccin
Para el uso de la puntuacin, se deben seguir las reglas ortogrficas de la lengua
espaola.
Con respecto a la redaccin del manual de procesos y procedimientos, se recomienda
lo siguiente:

Para lograr un buen estilo se recomienda respetar rigurosamente la sintaxis, la

ortografa y las reglas gramaticales pertinentes.

Se debe redactar en forma impersonal ( la forma impersonal corresponde a la

tercera persona del singular, por ejemplo se hace, se defini, se contrast)

5.3.2.6. Impresin y empaste

La impresin del Manual se har por ambas caras en papel tamao carta y el empaste
en carpetas de hojas intercambiables
5.3.2.7. Nmero de Manuales de Procesos y Procedimientos
Se har un manual por cada proceso identificado o relacionado en el mapa de primer
nivel.
5.3.2.8. Descripcin de cada una de las partes del Manual
12

5.3.2.8.1. Portada
La portada de los Manuales tendr la siguiente informacin:

Titulo: Alcalda Municipal de Soacha.Cundinamarca ( Arial 16-Negrilla-Centrado)

Logo del sistema integrado MECI:CALIDAD

Texto: Manual de procesos y procedimientos ( Arial 18-Negrilla-Centrado)

Nombre Proceso: XYZ ( Arial 22-Negrilla-Centrado)

Lugar( Arial 18-Negrilla-Centrado)

Fecha: Mes y ao ( Arial 18-Negrilla-Centrado)

En el siguiente grfico se presenta el diseo de la portada:

La Secretaria de Planeacin y Ordenamiento Territorial facilitar a las diferentes

dependencias el formato de la portada del Manual.

5.3.2.8.2. Tabla de Contenido

La tabla de contenido tendr incluidos cada uno de los ttulos y subttulos de los
captulos I y II con la respectiva pgina. Para el Captulo III el ttulo del captulo y
seguidamente el nombre de cada uno de los procedimientos que se desarrollen.

13

En el siguiente grfico se presenta el diseo de la tabla de contenido:

La Secretaria de Planeacin y Ordenamiento Territorial facilitar a las diferentes

dependencias el formato de la tabla de contenido del Manual.

5.3.2.8.3. Introduccin
El contenido de la introduccin ser estndar para todos los Manuales. La Secretara de
Planeacin y Ordenamiento Territorial se encargar de proporcionar a las diferentes
Secretarias y Oficinas el texto de la introduccin.

5.3.2.8.4. Captulo I del Manual de Procesos y Procedimientos

El captulo I, en el cual se desarrollan los temas que se relacionan a continuacin,
tendr un contenido estndar para todos los Manuales. La Secretara de Planeacin y
Desarrollo Territorial suministrar a todas las dependencias este contenido.
14

CAPTULO I: Generalidades del manual

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7

Objetivos del manual.

Destinatarios del manual.
Alcances del manual.
Manejo y conservacin del manual.
Actualizacin y mejoramiento del manual.
Distribucin del manual y control de copias.
Simbologa utilizada en los flujogramas.

5.3.2.8.5. Captulo II del Manual de Procesos y Procedimientos

En el Captulo II, Generalidades del Proceso, se desarrollarn los temas que se citan a
continuacin:
CAPTULO II: Generalidades del Proceso.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7

Plataforma Estratgica.
Organigrama.
Mapa de Procesos.
Matriz de Procesos
Caracterizacin del Proceso
Despliegue del Proceso
Definiciones conceptuales del proceso

Los numerales 2.1, 2.2, 2.3. y 2.4. contendrn informacin estndar para todos los
manuales, que ser suministrada por la Secretaria de Planeacin y Ordenamiento
Territorial. Los numerales siguientes sern desarrollados por las Secretarias y Oficinas
conforme a la informacin que se ha venido trabajando en el marco del proyecto
MECI:CALIDAD.
5.3.2.8.6 Captulo III del Manual de Procesos y Procedimientos
El Captulo III contiene la informacin de la Identificacin y Descripcin de los
procedimentos.
CAPTULO III: Procedimientos.
3.1. Identificacin y Descripcin del Procedimiento A
3.2. Identificacin y Descripcin del Procedimiento B
3.3. Identificacin y Descripcin del Procedimiento C

15

Para el desarrollo de este Captulo, fueron diseados 2 formatos en excell, los cuales
deben ser diligenciados y luego debern ser copiados al archivo en Word del manual,
como imagen.
5.3.2.8.6.1 Formato de Identificacin
El formato de identificacin diseado y cuyo propsito es que all se registre la
informacin bsica del procedimiento, es el siguiente:
ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA
PROYECTO MECI:CALIDAD
FORMATO DE IDENTIFICACIN PROCEDIMIENTOS

1.1.Macroproceso
No aplica

1. INFORMACIN DE INTERRELACIN
1.2.Proceso
Gestin Financiera

VERSION 1.0
FECHA: NOVIEMBRE 17
DE 2010

1.3. Subproceso
Presupuesto

2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

2.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que sean requeridos por las dependencias
para la ejecucin del presupuesto que les ha sido asignado.

2.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento inicia con la recepcin de la solicitud con los respectivos soportes, hasta que el CDP es
expedido y remitido a la dependencia solicitante.
3. NORMAS REGULATORIAS

Ley 819 de 2003

Decreto 111 de 1996
Acuerdo Municipal de
Presupuesto

4. GENERALIDADES ( POLITICAS Y SEALAMIENTOS ESPECIALES)

Slo se dar trmite a las solicitudes de CDP que vengan firmadas por los Secretarios y Jefes de Oficina
En la solicitud se debe identificar con claridad el rubro del cual se solicitan los recursos.
Las solicitudes de CDP relacionadas con proyectos de inversin deben ir acompaadas de la certificacin de inscripcin del Banco de
Proyectos respectivo, expedida por la Secretaria de Planeacin y Ordenamiento Territorial.
Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, tendrn a partir de su expedicin una vigencia de 30 dias, si no son utilizados en este
trmino, se anularn y si se requieren debern ser solicitados nuevamente.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.1 TIPO
5.3 NOMBRE
Formato
Solicitud expedicin CDP
Formato
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Guia
Manual del Usuario del Sistema
6. VARIABLES PARA MEDICIN ( Para construir indicadores de Gestin)
Nmero de Solicitudes de CDP recibidas
Nmero de CDP expedidos
Monto de los CDP

16

El formato ser entregado por la Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial a

todas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.

5.3.2.8.6.2 Formato de Descripcin

El formato de Descripcin diseado y cuyo propsito es que all se registren los pasos,
responsables, documentos o registros y puntos de control, es el siguiente:
ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA
PROYECTO MECI:CALIDAD

VERSION 1.0

FORMATO DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

1.1.Macroproceso
No aplica
2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

1. DATOS DE INTERRELACIN
1.2.Proceso
Gestin Financiera
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

FECHA:

1.3. Subproceso
Presupuesto

Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

3. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Flujogram a

Etapa

Descripcin

Responsable

Dependencia

Docum ento o
Registro

Acuerdo de
aprobacin del
presupuesto

Punto de Control

Proceso de aprobacin del presupuesto

Director de
Presupuesto

Secretaria de
Hacienda

Recibir solicitud de CDP y verificar requisitos

Profesional

Direccin de
Presupuesto

Verificacin
requisitos
solicitud

Ingresar informacin al sistema para verificar rubro y saldo

Profesional

Direccin de
Presupuesto

Verificacin
saldo

Esisten recursos en el rubro para expedir el CDP?

Profesional

Direccin de
Presupuesto

Devolver la solicitud indicando la razn

Profesional

Direccin de
Presupuesto

Imprimir CDP y entregarlo para firma

Profesional

Direccin de
Presupuesto

Firmar CDP

Director

Direccin de
Presupuesto

Verificacin
requisitos e
informacin

Remitir CDP a dependencia solicitante

Auxiliar

Direccin de
Presupuesto

Constancia de
recibido del
CDP

Fin del procedimiento

SI

3
NO

CDP

El formato ser entregado por la Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial a

todas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.

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5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIN DE LOS MANUALES

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4.1. PARTICIPACIN DE QUIENES EJECUTAN LOS PROCEDIMIENTOS
La identificacin y descripcin de los procedimientos, es una actividad en la cual deben
participar todos los servidores pblicos de la Alcalda Municipal. No es responsabilidad
exclusiva de los delegados del Comit Operativo realizar esta tarea, ni de los miembros
del Grupo MECI:CALIDAD de cada dependencia.
En la dinmica de desarrollo de los procedimientos; se debe, a partir de los formatos de
despliegue, asignar a uno o varios servidores pblicos la responsabilidad de entregar la
informacin de uno o varios procedimientos. De esta manera se har un trabajo
conjunto y eficaz.

5.4.2. LOS MANUALES DEBEN REFLEJAR EL DEBER SER

Los Manuales de Procesos y Procedimientos deben reflejar el deber ser; es decir,
deben obedecer a la normatividad legal vigente como primera medida; a los criterios de
eficacia, eficiencia y efectividad, adems a los estndares de la Gerencia Moderna. El
Manual de Procesos y Procedimientos, debe convertirse en la oportunidad de
reinstitucionalizar la manera de hacer las cosas, en bsqueda de la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los clientes internos y externos.

5.4.3. TAMIZAJE DE LAS ACTIVIDADES

Las actividades que sean reportadas en el formato de descripcin de procedimientos,

debe ser tamizada, de manera que all slo queden registrados los pasos principales
del procedimiento y de aquellos, slo los que agreguen valor.

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