ACUERDO 39 DE 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y

aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la

Ley 594 de 2000, fue derogado por el Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se
reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e
implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin
Documental,
Acuerdo 04 de 2013
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin,
aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas
de Valoracin Documental

El CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los
Decretos 2126 y 2578 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:

Que las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las
entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autnomas y de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el
marco normativo colombiano como instrumentos archivsticos a travs de cuya
implementacin se busca garantizar la proteccin de la informacin pblica y del
patrimonio documental.
Que mediante el Decreto 2126 del da 16 de octubre de 2012, el Presidente de la
Repblica aprob la modificacin de la estructura del Archivo General de la Nacin, y se
determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9 del artculo 3
estableci que es funcin del Consejo Directivo expedir las normas y reglamentos
generales sobre el desarrollo de la funcin archivstica del Estado, de conformidad con la
Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y
normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional y territorial.
Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, por el
cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y
se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado,
modific las competencias asignadas al comit interno de archivo y a los Consejos
Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la evaluacin y aprobacin de
las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.
Que el Decreto 2578 de 2012, en su artculo 3 estableci entre otras, como instancia de
articulacin del Sistema Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comit Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nacin.
Que el pargrafo del artculo 9 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo
General de la Nacin, podr evaluar las tablas de retencin documental y de valoracin
documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas,
descentralizadas, autnomas y de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas
de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comit Interno de
Archivo de la respectiva entidad.
Que el artculo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoracin
de documentos de archivo se registrar en las tablas de retencin documental y las tablas
de valoracin documental y que el Archivo General de la Nacin, reglamentar el
procedimiento para su elaboracin, evaluacin, aprobacin, implementacin y
actualizacin continua.
Que el artculo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la

Nacin, reglamentar el procedimiento para la eliminacin de documentos de archivo,

garantizando siempre el principio de transparencia y mxima divulgacin.
Que el artculo 8 del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivsticos para
la gestin documental entre los cuales se encuentran los cuadros de clasificacin
documental y las tablas de retencin documental.
Que las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental reflejan el
valor primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su
conservacin definitiva o su eliminacin y que su aprobacin requiere ser ms eficiente
con miras a evitar la prdida del patrimonio documental del pas, facilitando a su vez la
adecuada organizacin de los archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano
a la informacin pblica.
Que las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental son
instrumentos archivsticos necesarios para la adecuada gestin de los documentos y
archivos del Estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos tcnicamente
organizados.
Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen
gobierno est formulando el gobierno nacional, as como las relativas a la implementacin
de las tecnologas de la informacin en todas las entidades pblicas, hacen necesario
actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboracin, evaluacin e
implementacin de tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental ha
expedido el Archivo General de la Nacin, a las nuevas exigencias de la administracin
pblica.
Que en mrito de lo expuesto,
ACUERDA:
TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 1. mbito de Aplicacin. Las entidades del Estado del orden nacional,
departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas, debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de
retencin documental y sus tablas de valoracin documental de conformidad con lo
establecido en el presente Acuerdo y dems normas que expida el Archivo General de la
Nacin.
Pargrafo 1: En virtud de la autonoma constitucional y legal de la Rama Judicial, los
procedimientos aqu indicados podrn ser utilizados para la adopcin de las polticas
archivsticas judiciales
Pargrafo 2: El Archivo General de la Nacin definir procedimientos especiales en
concordancia con lo establecido en el presente acuerdo, para las notaras, personeras,
curaduras urbanas, grupos tnicos y dems entes pblicos que no cuenten con una
estructura organizacional definida.
ARTCULO 2. Alcance. Las tablas de retencin documental se deben elaborar y aplicar
tanto para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoracin
Documental se deben elaborar y aplicar para la organizacin de Fondos Documentales
Acumulados.
ARTCULO 3. Equipo Interdisciplinario para su elaboracin. Las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental deben ser elaboradas por un equipo
interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la
archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera industrial, entre otras.
ARTCULO 4. Cuadros de Clasificacin Documental. La elaboracin de las tablas de
retencin documental y las tablas de valoracin documental deber llevarse a cabo a
partir de los cuadros de clasificacin documental, siguiendo la estructura orgnicofuncional de cada entidad.
Pargrafo 1. Podrn tenerse en cuenta en la elaboracin de las tablas de retencin
documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgnico-

funcional y el principio de orden original, en la organizacin del archivo institucional y el

desarrollo del programa de gestin documental.
Pargrafo 2. Los tiempos de retencin consignados en dichos instrumentos archivsticos,
deben definirse por series, subseries documentales y aplican para todos los tipos
documentales de la misma serie o subserie. No podrn fijarse plazos de retencin por
tipos documentales, independientemente que se trate de documentos fsicos o
electrnicos almacenados en forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.
Pargrafo 3. La tabla de retencin documental y la tabla de valoracin documental
deben reflejar la totalidad e integralidad de la produccin documental de la respectiva
entidad, lo cual podr ser verificado por el Archivo General de la Nacin en cualquier
momento.
TTULO II
ELABORACIN Y APROBACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Y
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
ARTCULO 5. Elaboracin. Las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental debern elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en
el Instructivo para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental, aprobado por el Archivo General de la Nacin.
Pargrafo. El Archivo General de la Nacin, podr complementar el instructivo de que
trata el presente artculo, a travs de guas e instrumentos que faciliten su aplicacin, de
acuerdo con la evolucin de la funcin archivstica del Estado y la doctrina archivstica.
ARTCULO 6. Criterios para la Elaboracin. En el proceso de elaboracin de las tablas
de retencin documental y tablas de valoracin documental se debern tener en cuenta
los siguientes criterios:
a. Idoneidad: las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental
deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idneo y altamente calificado.
b. Anlisis contextual: El proceso de evaluacin de documentos debe considerar las
normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el
contexto institucional e histrico, que permita establecer su relevancia para la
sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro.
c. Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artculo primero del presente
acuerdo, debern conservar de manera permanente todos los soportes e
informacin que sirvieron de base para la elaboracin de las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental.
ARTCULO 7. Firmas responsables. Las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental debern ser suscritas por el Secretario General o un funcionario
administrativo de igual o superior jerarqua y por el responsable del rea de archivo y
gestin documental de la respectiva entidad.
ARTCULO 8. Aprobacin. Las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental debern ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por
el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comit Institucional
de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el
Comit Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento
deber quedar consignado en el acta del respectivo comit.
TTULO III
PUBLICACIN Y PRESENTACIN
ARTCULO 9. Publicacin. Las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental debern publicarse en la respectiva pgina Web de las entidades
pblicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente; la publicacin tambin
incluye los documentos sealados en el instructivo de que trata el artculo 5 del presente
Acuerdo.
ARTCULO 10. Presentacin, revisin y ajustes. El procedimiento de presentacin,
revisin y ajustes de las tablas de retencin documental o las tablas de valoracin
documental es el siguiente:

a. Dentro de los treinta (30) das siguientes a su aprobacin el Secretario General, o

quin haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal
presentar las tablas de retencin documental o las tablas de valoracin
documental con todos sus anexos, al Comit Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nacin o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos,
segn el caso, para su evaluacin tcnica convalidacin. El Archivo General de
la Nacin, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales
Departamentales y Distritales en el orden territorial, harn seguimiento al
cumplimiento de esta disposicin.
b. Dentro de los treinta (30) das siguientes a su evaluacin tcnica o convalidacin,
el Secretario General o quien haga sus veces, solicitar la inscripcin de las tablas
de retencin documental o las tablas de valoracin documental en el Registro
nico de Series Documentales del Archivo General de la Nacin, siguiendo el
procedimiento establecido para tal fin.
c. Si el concepto tcnico emitido por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nacin o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos,
determina que las tablas de retencin documental o las tablas de valoracin
documental no renen los requisitos tcnicos que establece el Archivo General de
la Nacin, se solicitar a la entidad que las aprob, que haga los cambios y ajustes
consignados en el concepto tcnico, el cual es de obligatorio cumplimiento; la
entidad tendr mximo treinta (30) das para realizar los ajustes solicitados y
remitirla nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos.
d. Si el organismo cuya tabla de retencin documental o tabla de valoracin
documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o
modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o
Distrital de Archivos notificar al Archivo General de la Nacin, para determinar la
aplicacin de las sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
e. Transcurridos noventa (90) das, desde la presentacin de las TRD o TVD, a los
Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la
Nacin, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podr proceder
a su inmediata implementacin.
Pargrafo. Se podrn designar evaluadores externos, cuando a juicio de las instancias
mencionadas, se justifique apoyar este proceso y sustentar mediante juicios de expertos
el concepto respectivo.
TTULO IV
EVALUACIN Y CONVALIDACIN
ARTCULO 11. Evaluacin tcnica y solicitud de ajustes. El Comit Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nacin, y los Consejos Departamentales o
Distritales de Archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdiccin, tendrn un plazo
mximo de noventa (90) das contados a partir de su recepcin, para evaluar las tablas de
retencin documental y las tablas de valoracin documental aprobadas por las instancias
sealadas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar que dichos instrumentos
archivsticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el
AGN y emitir el concepto correspondiente.
Pargrafo Transitorio 1. El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la
Nacin y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo tendrn plazo de un (1)
ao, a partir de la expedicin del presente Acuerdo, para revisar y convalidar las tablas de
retencin documental y las tablas de valoracin documental, presentadas a estas
instancias para su aprobacin con anterioridad a la entrada de vigencia del Decreto 2578
de 2012 y solicitar los ajustes a que hubiere lugar, de conformidad con lo establecido en el
numeral 5 del artculo 9 del Decreto 2578 de 2012.
Pargrafo Transitorio 2. Las entidades pblicas del orden nacional, departamental y
distrital, as como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, que cuenten
con sus tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental debidamente
aprobadas por el Comit Interno de Archivo antes de la expedicin del Decreto 2578 del
2012, y estas no se hubieren presentado al Comit Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nacin o a los Consejos Departamentales o Distritales de Archivo segn el
caso, tendrn un plazo de treinta (30) das para presentarlas a dichas instancias para su
revisin y convalidacin de conformidad con el numeral 5 del artculo 9 del Decreto 2578
de 2012; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artculo 32 del
Decreto 2578 de 2012.
Pargrafo Transitorio 3. Las entidades pblicas del orden municipal cuyas tablas de

retencin documental o tablas de valoracin documental no hayan sido aprobadas por los
Consejos Municipales de Archivos con anterioridad a la entrada de vigencia del Decreto
2578 de 2012, tendrn un plazo de treinta (30) das para presentarlas al Consejo
Departamental de Archivos de su correspondiente jurisdiccin para su revisin y
convalidacin; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artculo 32 del
Decreto 2578 de 2012.
ARTCULO 12. Obligatoriedad para la realizacin de ajustes. Los ajustes y
modificaciones solicitados por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General
de la Nacin o de los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de
obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los
ajustes o modificaciones en el tiempo establecido, podr ser sujeto de las sanciones de
que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
Pargrafo. Si la entidad tiene alguna objecin de carcter tcnico con respecto a la
evaluacin realizada por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, podr solicitar
un segundo concepto al Archivo General de la Nacin, adjuntando una solicitud motivada;
en este caso el AGN tendr un plazo mximo de noventa (90) das para pronunciarse.
Sobre esta decisin no procede una nueva revisin.
TTULO V
IMPLEMENTACIN Y ACTUALIZACIN
ARTCULO 13. Implementacin. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo
de que trata el artculo 11 del presente Acuerdo, las entidades debern proceder a su
implementacin; si no se ha cumplido este proceso, la entidad podr ser sujeto de las
sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
ARTCULO 14. Actualizacin. Las tablas de retencin documental debern actualizarse
en los siguientes casos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Cuando existan cambios en la estructura orgnica de la entidad,

Cuando existan cambios en las funciones,
Cuando la entidad sufra procesos de supresin, fusin, escisin o liquidacin,
Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pas,
Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos.
Cuando se generen nuevas series y tipos documentales
Cuando se hagan cambios en los criterios de valoracin, soportes documentales
y procedimientos que afecten la produccin de documentos.

Pargrafo 1. La actualizacin de las tablas de retencin documental tambin debe surtir

el proceso de aprobacin por las instancias correspondientes, la evaluacin y
convalidacin por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin o
Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y dems procesos sealados en el
presente Acuerdo para su implementacin.
Pargrafo 2. De las actualizaciones de las tablas de retencin documental deber
llevarse un registro documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la
trazabilidad y control del instrumento.
ARTCULO 15. Eliminacin de Documentos. La eliminacin de documentos de archivo,
tanto fsicos como electrnicos, deber estar basada en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental, y deber ser aprobada por el
correspondiente Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de
Archivo segn el caso. Se podr elevar consulta al Archivo General de la Nacin cuando
no existan normas legales que regulen los plazos de retencin de ciertos documentos; a
su vez ste podr solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la
documentacin objeto de consulta.
Adicionalmente se deber cumplir con el siguiente procedimiento.
i.

ii.

Previamente y por un periodo de treinta (30) das se deber publicar en la pgina

Web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido
su tiempo de retencin y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma
que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso, a los
Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la
Nacin.
Las observaciones debern ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental

iii.

iv.

v.

vi.

y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nacin, para lo cual contarn con

sesenta (60) das, instancia que con base en el fundamento presentado por el o
los peticionarios, podr solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminacin y
ampliar el plazo de retencin de los documentos. Todo lo anterior se har pblico
en los sitios Web de la entidad.
La aprobacin de la eliminacin de documentos de archivo, tanto en soporte fsico
como electrnico, deber constar en un Acta de Eliminacin de Documentos, la
cual suscribirn el Presidente y Secretario Tcnico del Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo segn el caso, de la
respectiva entidad.
Las actas de eliminacin y el inventario de los documentos que han sido
eliminados, se conservarn permanentemente y la entidad deber mantenerlos
publicados en su pgina Web para su consulta.
El Archivo General de la Nacin ser la ltima instancia en cuanto a las solicitudes
de suspensin de los procesos de eliminacin, de acuerdo con la naturaleza de los
documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histrico o cientfico,
cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del pas.
La eliminacin de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningn motivo se pueden eliminar
documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de
copias idnticas, o duplicados.
TTULO VI
DISPOSICIONES FINALES

ARTCULO 16. Inspeccin y vigilancia. El Archivo General de la Nacin, cuando as lo

considere, podr revisar las TRD o TVD en cualquier momento, an despus de
aprobadas por el Comit Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental
o Distrital de Archivos, cuando a su juicio existan errores que puedan afectar el patrimonio
documental del pas, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizar inspeccin sobre
su plan de implementacin.
ARTCULO 17. Sanciones.- El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dar
lugar a las sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
ARTCULO 18. Uso de tecnologas de informacin. Las entidades pblicas debern
implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de la elaboracin,
consulta y actualizacin de sus tablas de retencin documental, de forma que se facilite
su interoperabilidad con el Registro nico de Series Documentales y otros sistemas de
informacin de cada entidad.
Pargrafo. El Archivo General de la Nacin determinar la estructura que debern reunir
los sistemas automatizados de que trata el presente artculo.
ARTCULO 19. Obligatoriedad de las entidades privadas. Es responsabilidad de las
Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades
privadas bajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley
General de Archivos y en el presente Acuerdo, la elaboracin de las tablas de retencin
documental, y las tablas de valoracin documental para lo cual debern coordinarse con
el Archivo General de la Nacin.
ARTCULO 20. Transitorio. Las entidades pblicas del orden nacional, departamental,
distrital y municipal, as como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, que
cuenten con sus tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental
debidamente aprobadas por el Comit Evaluador del AGN o por los Consejos Territoriales
de Archivos antes de la expedicin del Decreto 2578 del 2012, contarn con un plazo
mximo de ciento ochenta (180) das para su inscripcin en el Registro nico de Series
Documentales del Archivo General de la Nacin, siguiendo el procedimiento que se
establezca para tal fin; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artculo
32 del Decreto 2578 de 2012.
ARTCULO 21. El presente Acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga las normas
que le sean contrarias, en especial los acuerdos 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09
de 1997 y 039 de 2002.