Empresa seleccionada que tenga bien definida la unidad de archivo:

ISAGEN S.A.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
1. Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado
en el primer contenido de estudio cmo se aplican las funciones
para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad
vigente?
En ISAGEN, para archivar la informacin, primero se reciben los documentos,
que pueden llegar directamente desde los usuarios internos de ISAGEN para el
archivo o desde externos, que ingresan por el rea de correspondencia como
documentos oficiales radicados o salen desde los usuarios de ISAGEN y dejan
copia en el archivo como documentos oficiales numerados o desde los archivos
de gestin de las reas productoras, luego se clasifican, analizan, depuran,
extraen documentos de apoyo y archivan electrnicamente en el sistema de
informacin de la compaa, de acuerdo a la matriz documental establecida,
tambin se asigna un cdigo de barras para identificar cada unidad
documental, se hace un inventario de la informacin, estableciendo un
adecuado asiento descriptivo, seguidamente se ubican los documentos en el
expediente y estantera correspondientes, quedando la informacin en el
archivo central de la compaa dispuesto por si alguien requiere consultarlo
posteriormente. Es de resaltar que para consultar la informacin se tienen unas
restricciones especficas de modo tal que slo que los usuarios slo consulten
informacin de su inters y por ningn motivo se irrumpa la confidencialidad o
reserva que requieren ciertos documentos.
Se realiza la administracin de los archivos, usando como conjunto de
estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los
recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para
el eficiente funcionamiento de los archivos, lo detallado a continuacin:
Se le asigna un cdigo de barras a cada documento o expediente segn la
forma definida de custodia, se hace un inventario electrnico con datos que
permitan la recuperacin del documento, describiendo las fechas extremas y al
interior de cada expediente se organiza la informacin, alfabtica, cronolgica o
por trmite dependiendo del tipo de informacin.
Se tiene un comit de personas especializadas en Gestin documental que
basados en las leyes y necesidades de la compaa aplican un tiempo de
conservacin de la informacin en el archivo central y despus de este tiempo
se traslada la informacin al archivo inactivo (Histrico) o se elimina segn sea
el caso.

Proceso de consultas:
El funcionario realiza la solicitud de la informacin, internamente se realiza la
consulta en la base de datos. Si la informacin se encuentra disponible se
procede a ubicarla y se diligencia un documento de soporte del prstamo.
El usuario realiza la devolucin de la documentacin al CAD (Centro de
Administracin Documental), que recibe y verifica que las unidades
documentales estn completas y se registra la devolucin de la informacin.
2. Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el
segundo contenido de estudio, explique cmo se hace la
clasificacin de los archivos.
En Isagen se analiza e ingresa electrnicamente la informacin en el aplicativo
de la compaa, a toda la informacin que se recibe en el archivo. Inicialmente
se tiene en cuenta el tema del documento para determinar el proceso
relacionado, si este es confuso se buscan otros documentos registrados
anteriormente o usando como documentos de apoyo los archivos matriz
documental y bases de datos para la homologacin de la informacin. Se
verifica la existencia de los anexos que enuncie el documento.
Se realiza una clasificacin general de los documentos por series, que pueden
ser historias laborales, contratos, facturas de compra o venta, entre otros. As
mismo, al interior de cada serie se clasifica la informacin en subseries y
finalmente en tipos documentales.
Se tienen presentes los principios generales que rigen la funcin archivstica,
contemplados en el artculo 4, de la ley 594 de 2000, entre ellos, los que ms
se destacan son; la Institucionalidad e instrumentalidad que agrupa la
informacin segn las decisiones administrativas y constituye los archivos en
una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica,
poltica y cultural del Estado, por ejemplo, documentos que mencionen
acuerdos polticos o consensos con las comunidades de influencia. Tambin los
fines de los archivos que pueden ser histricos, contables, sectoriales, legales
entre otros, la importancia de los archivos, la Funcin de los archivos.
Por otro lado, se tienen muy presentes las normas para la conservacin de la
informacin

Para la gestin, archivo, retencin y disposicin final de esta informacin

Teniendo en cuenta la temtica del primer y segundo contenido de estudio, en
este foro vas a participar respondiendo de forma clara y argumentada las
siguientes preguntas:

a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se

refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del
Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que
conoce.
c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.