INVENTARIO

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que

tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la
compra y venta o la fabricacin primero, antes de venderlos,
en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una
empresa. El inventario aparece tanto en el balance general
como en el estado de resultados. En el balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el
estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancas disponibles para la venta y as poder determinar
el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos
en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las
materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin
de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de
servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.

Control de Inventario: Los diversos aspectos de la

responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se
mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento
para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y
produccin hasta la operacin de un sistema de costo por el
departamento de contabilidad para la determinacin de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control
interno de los inventarios, las funciones generales son:
Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje,
produccin, embarques y contabilidad.


Planeacin de produccin: La base para planear
la produccin y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de
ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de
ventas.
Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y
los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se
preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas.
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin
embargo ellos facilitan un control global de las actividades de
produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para
medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtencin: En la funcin de compra u

obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades
separadas: Control de produccin, que consiste en determinar
los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras,
que consiste en colocar la orden de compra y mantener la
vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepcin: Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus

que
estos
hayan
sido
debidamente
contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.

La prelacin de informes de recepcin para registrar

y notificar la recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los

almacenes (depsitos) u otros lugares determinados.
Como precaucin contra la apropiacin indebida de
activos.

Almacenaje: Las materias primas

disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as
como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo
la custodia de un departamento de almacenes. La
responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye
lo siguiente:
a. Comprobacin de las cantidades que se reciben para
determinar que son correcta.

b.
Facilitar almacenaje adecuado, como medida de
proteccin contra los elementos y las extracciones no
autorizadas.
c.
Extraccin de materiales contra la presentacin de
autorizaciones de salida para produccin o embarque.

Produccin: Los materiales en proceso se

encuentran, generalmente bajo control fsico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La informacin adecuada sobre el movimiento de la
produccin y los inventarios.
b.
Notificacin rpida sobre desperdicios producidos,
materiales daados, etc., de modo que las cantidades y
costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser
debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica,
constituye una necesidad para el debido funcionamiento del
sistema de costo y los procedimientos de control de
produccin.

Embarques: Todos los embarques, incluyndose

aquellas partidas que no forman parte de los inventarios,
deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de
embarque,
debidamente
aprobadas
y
preparadas
independientemente.

Contabilidad: Con respecto a los inventarios, es

mantener control contable sobre los costos de los inventarios,
a medida que los materiales se mueven a travs de los
procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la
administracin del inventario se refiere a la determinacin de
la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha
en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de
unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para
las utilidades.
TIPOS DE INVENTARIO
Los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, varia ampliamente entre los distintos grupos de
industrias. La composicin de esta parte del activo es una

gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado

de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima

Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados

Inventarios de materiales y suministros

CLASIFICACIN DE INVENTARIOS
La clasificacin es una de las mejores medidas de control
interno de inventarios, dado que de aplicarse correctamente
puede permitir mantener el mnimo de capital invertido en
stock, entre muchos otros beneficios.
CLASIFICACIN ABC
Vilfredo Pareto fue un socilogo y economista italiano quien
en 1897, afirm que el 20% de las personas ostentaban el
80% del poder poltico y la abundancia econmica, mientras
que el 80% restante de la poblacin (denominada "masas") se
reparta el 20% restante de la riqueza y de la influencia
poltica. Este principio es

susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los

cuales cabe destacar el control de calidad, la logstica (de
distribucin), y la administracin de inventarios. En el control
interno de stock, este principio significa que unas pocas

unidades de inventario representan la mayor parte del valor

de uso de los mismos.
En toda organizacin se hace necesaria una discriminacin de
artculos con el objetivo de determinar aquellos que por sus
caractersticas precisan un control ms riguroso.
La Clasificacin ABC es una metodologa de segmentacin de
productos de acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores
de importancia, tales como el "costo unitario" y el "volumen
anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayora
de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los
porcentajes de clasificacin son relativamente arbitrarios.
Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la
clasificacin corresponde estrictamente al 80% de la
valorizacin del inventario, y que el 20% restante debe
dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy
cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona
respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A",
"B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los
inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer
caso es mucho ms comn, por el hecho de la conservacin
del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los
valores anteriores son una gua aplicada en muchas
organizaciones, cada organizacin y sistema de inventarios
tiene sus particularidades, y que quin aplique cada principio
de ponderacin debe estar sumamente consciente de la
realidad de su empresa.
CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA CLASIFICACIN

Control para ZONAS "A"

Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado
de rigor ms alto posible en cuanto a control. Esta zona

corresponde a aquellas unidades que presentan una parte

importante del valor total del inventario. El mximo control
puede reservarse a las materias primas que se utilicen en
forma continua y en volmenes elevados. Para esta clase de
materia prima los agentes de compras pueden celebrar
contratos con los proveedores que aseguren un suministro
constante y en cantidades que equiparen la proporcin de
utilizacin, tomando en cuenta medidas preventivas de
gestin del riesgo como los llamados "proveedores B". La zona
"A" en cuanto a Gestin del Almacenes debe de contar con
ventajas de ubicacin y espacio respecto a las otras unidades
de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de
almacenamiento que utilice la organizacin.

Control para ZONAS "B"

Las partidas B debern ser seguidas y controladas mediante
sistemas computarizados con revisiones peridicas por parte
de la administracin.
Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con
menor frecuencia que en el caso de las unidades
correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de
existencias para este tipo de unidades debern ser
moderados a bajos y las existencias de seguridad debern
brindar un control adecuado con el quiebre de stock, an
cuando la frecuencia de rdenes es menor.

Control para ZONAS "C"

Esta es la zona con mayor nmero de unidades de inventario,

por ende un sistema de control diseado pero de rutina es
adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto de
rerden que no requiera de evaluacin fsica de las
existencias suele ser suficiente.
CMO REALIZAR LA CLASIFICACIN ABC?
La clasificacin ABC se realiza con base en el producto, el cual
expresa su valor por unidad de tiempo (regularmente anual)
de las ventas de cada tem i, donde:
Di = Demanda "anual" del tem i (unidades/ao)
vi = Valor (costo) unitario del tem i (unidades
monetarias/unidad)
Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/ao)
Antes de aplicar el anterior ejercicio matemtico a los tems
es fundamental establecer los porcentajes que harn que
determinadas unidades se clasifiquen en sus respectivas
zonas (A, B o C).
Luego de aplicarse las operaciones para determinar la
Valorizacin de los artculos, se procede a calcular el
porcentaje de participacin de los artculos, segn la
valorizacin (suele usarse tambin en cantidad, "particiapcin
en cantidad"). Este ejercicio se efecta dividiendo la
Valorizacin de ada tem entre la suma total de la valorizacin
de todos los tems.
luego se precede a organizar los artculos de mayor a menor
segn sus porcentajes, ahora estos porcentajes se acumulan.
por ltimo, se agrupan teniendo en cuenta el criterio
porcentual determinado en la primera parte del mtodo. De
esta manera quedan establecidas las unidades que
pertenecen a cada zona.
EJEMPLO DE APLICACIN DE LA CLASIFICACIN ABC
La compaa RF presenta los siguientes datos relacionados
con el inventario de artculos:

Los criterios porcentuales respecto a la "valorozacin" son:

tems Clase A = 74% del total de las ventas
tems Clase B = 21% del total de las ventas
tems Clase C = 5% del total de las ventas
El paso siguiente es generar la valorizacin total de los
inventarios (demanda anual * valor del artculo):

El siguiente paso es determinar la participacin porcentual, y

esta se acumula. luego se ordena de mayor a menor
porcentaje del valor total. por ejemplo: porcentaje del valor
total del tem 1 = $150.000.000 / $2.388.110.

Luego se ordena de mayor a menor, segn el porcentaje del

valor total y se acumula el porcentaje.

Por ltimo se agrupan teniendo en cuenta el criterio definido:

Control de inventarios justo a tiempo

Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo,
la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la
produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere
de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un
sistema eficiente de manejo de inventarios. Se pueden reducir
las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia
interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos.
Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de
confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas,
respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se
abastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin
existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de
ste tipo.
A travs de este sistema los inventarios son reducidos al
mnimo en virtud de que los inventarios son adquiridos e
incorporados al almacn o produccin justo en el momento en
que se requieren. Con este mtodo se ahorran cantidades de
almacenaje, seguros, etc.
Este sistema rompe con el concepto convencional de
mantener grandes inventarios. Sin embargo para su
implantacin se requiere que la administracin determine en
forma rpida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor y
que requerir para sus ventas o produccin. Tambin requiere

de modificar los procedimientos, productos y equipo para

reducir tiempo y costos de ensamble.
El Sistema de Inventarios Justo a Tiempo (JAT), es tanto una
teora como una tcnica, se basa en la idea de que siempre
que sea posible no debera producirse ninguna actividad en un
sistema hasta que haya una demanda para ello. Est basado
en la filosofa del KANBAN (japonesa), es un "sistema de
tirn", impulsado por la demanda en el punto mas bajo de la
cadena. Cuando se produce o fabrica, el objetivo es producir
solo aquellas cantidades necesarias para la demanda
inmediata.
En los sistemas tradicionales de logstica, se trataba de
maximizar los envos desde los materiales, los productos en
proceso y obviamente los acabados, premiando con el precio
los volmenes de carga (venta). De lo que trata el JAT es de
evitar la acumulacin de capital inmovilizado en stock, sea
este en cualquier estado desde produccin hasta
comercializacin.
Con lo que resulta en el JAT, que las entregas son ms
frecuentes y de menor tamao con lo que se consigue
satisfacer necesidades exactas de tiempo y dinero del cliente.
Bases del JAT.

Enfatiza las mejoras a los procesos.

Simplificar las operaciones.
Eliminar desperdicios.
Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reaccin.
Atacar los supuestos dados
Los siete principios del JAT.
1) Igualar oferta y demanda.
2) El peor enemigo: el desperdicio.
3) Continuo, no por bultos.
4) Mejorar constantemente.

5) Primero el ser humano.

6) Sobreproteccin = Ineficiencia.
7) No vender el futuro.
Inventarios Justo a Tiempo para productos A, B y C:
aproximacin distinta al reaprovisionamiento:

Las actividades que no

innecesario.
El material solamente
solicitado por el siguiente
produccin.
Estos requerimientos son

aaden valor son un gasto

es entregado cuando es
proceso de la cadena de
llamados Kanbans.

Justo a tiempo (JAT): lecciones para los gerentes

En sta leccin se realiza un breve resumen, algunas ideas
para los gerentes, se presentan las ideas ms importantes
que el no especialista en gestin de stock debe tratar de
conocer y retener. Es decir, en el anlisis final, se considera la
pregunta: Y qu?. Vollmann brinda las siguientes
sugerencias.
El JAT no es para todos.
Muy a menudo en las publicaciones especializadas se da la
impresin de que el JAT es una progresin lgica, que se llega
lgicamente a l despus de instrumentar primero otros
enfoques, y que el resultado siempre es maravilloso:
inventarios y tiempos de entrega reducidos en un 90%,
mejoras notables en el servicio al cliente, etc.
Esto no es el caso. Existen muchas empresas de produccin a
las que mejor se les aconseja que no apliquen el JAT. Si los
productos son complejos, si tienden a ser nicos, si el equipo
es muy costoso, si los problemas de calidad son endmicos, si
la estacionalidad de la demanda es fuerte, son condiciones
que requieren enfoques diferentes al JAT. Muchas empresas
japonesas no ponen en prctica activamente ahora el JAT, sino
el MRP. Porqu? Debido a que las empresas se mueven hacia

productos ms complejos como mquinas, herramientas y

equipo para remocin de tierra, en lugar de los aparatos
electrnicos de consumo de gran volumen.
El mercado dicta cada vez ms que las empresas japonesas se
dirijan hacia productos con un mayor valor agregado, y cedan
los productos de consumo a los pases con menores costos de
salarios. Los sistemas para la administracin de la produccin
y de los inventarios deben reflejar los nuevos requerimientos
del mercado.
Mejora continua, en qu?.
El justo-a-tiempo se funda en el principio de mejora continua.
Pero a medida que se evoluciona, la mejora puede y debe
llevarse hacia nuevos horizontes. El primer paso en la mejora
continua se da en trminos de las operaciones de la fbrica.
Las mejoras en costos, calidad y desempeo de inventarios se
consideran importantes.
El segundo paso a menudo se orienta hacia el servicio a los
mercados. A la mejora en el servicio a clientes la sigue el
movimiento hacia la solucin de los problemas del cliente
como objetivo bsico en la produccin. Un paso final est en
el despliegue del personal indirecto. Todo el trabajo que no
agrega valor se pone de relieve y se reduce. Se definen y
crean nuevos puestos. La cultura de la empresa se modifica
notablemente. El punto clave es que la evolucin necesita
evaluarse con una medicin ms crtica y siempre cambiante.
Requerimientos para la instrumentacin.
El JAT requiere un cambio en las actitudes mentales en toda la
organizacin. En la planta de produccin, ste requiere
reasignar personal indirecto de los grupos de empleados en
las oficinas para que se dediquen a una celda o lnea
particular.
Muchas empresas han descubierto que el hacer que un
ingeniero industrial forme parte de un equipo de trabajo es

excelente para la mejora continua. Otros empleados tambin

trabajan ms estrechamente con la lnea, lo cual hace que las
responsabilidades sean difusas. Entre stas se incluyen las
actividades de programacin y control de inventarios,
compras y liberacin de rdenes a los proveedores,
mantenimiento preventivo y cualquier actividad de oficina que
apoye a la produccin.
Alcanzar estos cambios requiere el desarrollo de una nueva
cultura en la produccin; se requiere el redespliegue de
personal indirecto y nuevas definiciones de puestos a lo largo
de la empresa. Este tipo de cambio puede ser difcil, es
especial si algunas personas lo ven como una disminucin de
su jerarqua. Es en particular si se diseminan los resultados
logrados mediante los cambios, con los elogios apropiados
para quienes los hicieron una realidad.
A medida que aumentan las aplicaciones del JAT en la
empresa, y que se adopta globalmente su orientacin bsica,
es crtico que la alta gerencia se identifica con l. Esto es
sobre todo cierto con el apoyo de los enlaces que trascienden
las fronteras tradicionales de la organizacin. Un fuerte
compromiso de parte de la alta gerencia de la empresa, hace
toda la diferencia en la velocidad con que tenga la mejora
continua.