I DIPLOMATURA ESPECIALIZADA: EMPRENDIMIENTO E INNOVACIN EN INSTITUCIONES UNIVERSITARIAS

MIEMBROS DEL EQUIPO

SEDE / FILIAL:

UCV Chimbote

Nombres y Apellidos:

Nombres y Apellidos:

Jorge Favio Vargas Llumpo

Gracia Isabel Galarreta Oliveros

rea / Puesto:
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Direccin Escuela de Ing. de Sistemas/Director

Cualidades y experiencia que aporta al equipo:

rea / Puesto:
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Anlisis, enfoque sistmico, formacin acadmica

profesional y maestra en docencia universitaria

Nombres y Apellidos:

Dolly Anglica Miller vila

Vctor Rolando Rojas Silva

rea / Puesto:
Prog. Formacin para Adultos / Coordinadora
Cualidades y experiencia que aporta al equipo:

Cualidades y experiencia que aporta al equipo:

Especialista en productividad y logro de
objetivos y metas

Nombres y Apellidos:

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Direccin Escuela de Ing. Industrial / Directora

rea / Puesto:
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Anlisis, enfoque sistmico, formacin acadmica

profesional y maestra en administracin de
negocios y relaciones internacionales

Direccin Escuela de Ing. Civil / Director

Cualidades y experiencia que aporta al equipo:
Anlisis, formacin acadmica profesional y
realizando estudios en maestra en gestin
pblica

Nombres y Apellidos:

Nombres y Apellidos:

Oscar Marcelo Linares Castillo

rea / Puesto:
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Direccin Escuela de Comunicacin / Director

Cualidades y experiencia que aporta al equipo:
Sinergia e innovacin, formacin acadmica
profesional en marketing coach y trainer

rea / Puesto:
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Cualidades y experiencia que aporta al equipo:

La base del DCP es un Reto de Diseo conciso. Este reto servir de gua para las preguntas que se hagan en la
investigacin de campo y para las oportunidades y soluciones que se desarrollen durante el proceso posterior.
Un Reto de Diseo Centrado en las Personas se expresa como una posibilidad. Por ejemplo: Cmo podramos
crear ahorros y productos de inversin que sean apropiados para gente que vive en reas rurales.
PG. 34 - 37

1. Cul es el problema de un grupo de personas en concreto

que estn tratando de resolver?
Las oficinas de trabajo administrativo se hallan mal distribuidas y
hacinadas, en el reducido espacio de trabajo de cada oficina se
instalan estantes, archiveros, muebles y escritorios, sin embargo la
informacin impresa y documentos que se recibe y genera en las
mismas se siguen incrementado peridicamente y no hay lugar en
donde colocarlos, ordenarlos y consultarlos adecuadamente.

3. Cul es el impacto final que desean alcanzar en el grupo de

personas que tienen el problema?

2. Colocar el problema pero en forma de pregunta: CMO

PODRAMOS + VERBO + NECESIDAD CENTRAL DEL GRUPO PERSONAS?
CMO PODRAMOS
OPTIMIZAR EL ALMACENAMIENTO,
ORDENACIN Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN O
GENERAN EL LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS?

4. Cules creen que sean las posibles soluciones al problema del

grupo de personas en el que se estn enfocando? (Hiptesis)

Se espera alcanzar una mejor optimizacin de los espacios

administrativos, contar con un adecuado procedimiento de
almacenamiento, ordenacin y consulta del acerbo documentario que
manejan las oficinas administrativas.

Crear un listado enriquecido de los documentos que se tiene; buscar y

adecuar un almacn en donde se pueda codificar, clasificar, ordenar
el acerbo documental de todas las oficinas. Luego crear un programa
informtico para dar mantenimiento a las listas sincronizndolas a los
espacios en donde estn ubicados los archivos fsicamente en el
almacn. Esto permitir gestionar y consultar adecuadamente el
acerbo documental

5. Describir de manera general el contexto y algunas restricciones que

se tienen (recursos, tecnolgicos, perfil del grupo de personas, etc).

6. Luego de revisar nuevamente los puntos del 1 al 5, afinar y enfocar

mejor el reto de diseo escrito en forma de pregunta en el punto 2.

Actualmente es urgente ubicar un lugar que nos pueda servir de

almacn, es necesario empezar la labor de la creacin de listas
enriquecidas y gestionar los permisos para poder usar software de
desarrollo y poder instalar la aplicacin en los equipos de computo de
las oficinas; adems debemos ver las personas apropiadas para iniciar
cada una de las labores planteadas

DE QUE MANERA EL USO DE UNA APLICACIN INFORMATICA

OPTIMIZAR LA GESTION Y CONSULTA ADECUADA DEL ACERBO
DOCUMENTAL DE LAS OFICINAS?

Plantillas adaptadas por PLATAFORMA PDS en base al Kit de Herramientas Diseo Centrado en las Personas y otros materiales elaborados por IDEO.

Es muy posible que ya tengan conocimiento sobre el tema. Algunas sesiones bajo el lema Qu sabemos?
ayudan a actualizar el conocimiento que ya existe relacionado con el Reto de Diseo. Una vez que eso se haya
documentado, estars listo para descubrir lo que todava no saben.
PG. 39
1. Qu es lo que ya saben sobre el reto de diseo? Por ejemplo lo
que quieren o necesitan las personas, las tecnologas que pueden
ayudar en el reto, etc.
Saben que es un tema muy lgido en las organizaciones
Se sabe que se acumulan tantos documentos que no se dan abasto
para almacenarlos.
Se sabe que genera una impresin visual negativa frente al cliente que
se acerca a solicitar informacin
Se sabe que uno de los puntos importantes es el orden y la limpieza
Se siente la incomodidad por la falta de espacio que impide el
desplazamiento del cliente y/o personal administrativo.
Saben que necesitan respaldar sus actos en normas establecidas por
la empresa
Se sabe que dichas normas deben ser respetadas y asimiladas primero
por los altos dirigentes de la empresa
Se deben delegar funciones al equipo de colaboradores
Saben que existe un inadecuado proceso administrativo
Saben que es un desperdicio de espacio y dinero el mantener
documentos en desorden.
Que los problemas de amontonamiento trae desorden y problemas
con los clientes
Saben que mientras mas rpido y efectivo sea tratado un problema se
evita acumulacin de documentos, prdidas de los mismos.
Se tiene la nocin de que debe haber polticas de almacenamiento de
los documentos por periodos de tiempo e importancia de los mismos,
y una vez vencido el plazo deben ser eliminados.
Se sabe que no existen polticas en la universidad sobre el
mantenimiento de copias digitalizadas.
Se piensa que debera existir normas sobre polticas de copias de
seguridad e inversin en servidores de archivos.

2. Qu es lo que no saben pero necesitan conocer en relacin al problema

del grupo de personas en el que se estn enfocando? Por ejemplo que
hacen, piensan, sienten, cmo valoran lo que se les ofrece, etc.
No contamos con un espacio disponible para formar el almacn
solicitado en donde se pueda ordenar, clasificar y archivar la
informacin a fin de ser posible de ser consultada adecuadamente.
El rea de Biblioteca no es el sitio adecuado para el archivamiento
de documentos administrativos.
No existe normativas sobre la organizacin y archivamiento del
acerbo documentario de las oficinas administrativas.
No existe polticas sobre el uso de informacin digital que sea de
uso valido para los diversos procedimientos instaurados en la
Universidad, pro ejemplo la presentacin de fuentes digitalizadas
para los procesos de autoevaluacin, acreditacin, etc.
Polticas de Seguridad:
Respecto al a uso de servidores; es al sede central Lima Norte
la entidad que gestiona la adquisicin, uso y disposicin de
almacenamiento y aplicaciones en los servidores a nivel
corporativo.
El desarrollo de software Web/ Consola debe ser autorizado
por la Direccin de la Sede o Filial, va presentacin y
aprobacin de proyecto; asimismo ser potestad de la
Direccin General de la Sede/Filial autorizar la
implementacin y uso de las aplicaciones resultantes.

Plantillas adaptadas por PLATAFORMA PDS en base al Kit de Herramientas Diseo Centrado en las Personas y otros materiales elaborados por IDEO.

PG. 40 - 41

Persona o grupo de personas:

Ing. Juan Vctor Flores Pacherrez

Descripcin de sus caractersticas:

Asistente, de 24 aos de edad, amigable, muy
responsable y colaborador
Que respecto al problema planteado: Es un
tema comn en toda empresa y organizacin,
en donde para poder dar responsabilidades al
personal se debe primero ver la capacidad que
tiene cada uno y si podr cumplir con las labores
asignadas, por tal motivo se debe hacer de
manera responsable
Como resuelve actualmente el problema:
Todo esta en la forma de trabajo con la que se
realice las labores, en donde se debe dar
prioridades a los asuntos mas relevantes,
teniendo un orden para as poder lograr los
objetivos de manera correcta y responsable
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Cada persona tiene
su propia manera de trabajo, pero basndose en
las normativas y objetivos de la empresa en el
que uno labora, las soluciones se deben dar
enfocadas en lo que la empresa busca, es por
eso que las soluciones que uno plantea a
criterio personal son las correctas.

Reclutar los participantes apropiados e inspiradores es crtico. Es til encontrar gente que
represente los extremos para que la investigacin sirva para inspirar nuevas oportunidades. Los
participantes extremos ayudan a descubrir comportamientos, deseos y necesidades no manifiestos
del resto de la poblacin; al incluirlos con algunas personas que se hallen en el medio, se
escucharn la totalidad de comportamientos, creencias y perspectivas.

Persona o grupo de personas:

Ing. Erika Magaly Mozo Castaeda

Descripcin de sus caractersticas:

Docente tiempo completo, de 36 aos de
edad, amigable, responsable y muy activa
Que siente respecto al problema planteado:
El hacinamiento de documentos es un
problema latente debido a una inadecuado
procedimiento administrativo.
Como resuelve actualmente el problema:
Delegando funciones a mi equipo de trabajo
a mis colaboradores
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Las estrategias
que empleo es uso de aplicaciones de
tiempo.

Persona o grupo de personas:

Melissa Luna Amayo

Descripcin de sus caractersticas:

Que respecto al problema planteado:
Existen tantos documentos de semestres
anteriores que no nos damos abasto para
almacenar
tantos
pioners,
folders,
archivadores, entre otros
Como resuelve actualmente el problema: En
este caso se tarta de poner los
procedimientos en un solo ao de tal manera
que disminuya los archivadores por semestre
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Porque es la
manera correcta de generar mas espacio
usable, adems creo yo que generara un
orden entre los procedimientos

Plantillas adaptadas por PLATAFORMA PDS en base al Kit de Herramientas Diseo Centrado en las Personas y otros materiales elaborados por IDEO.

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Persona o grupo de personas:

Shirley Abanto Buitron

Descripcin de sus caractersticas:

Que respecto al problema planteado: NO
contamos con archivadores y un almacn
propio, estamos hacinados por falta de
espacio. Siento que esta desordenado y no da
buena imagen
Como resuelve actualmente el problema: Se
tarta de acumular las cosas mas antiguas en
otro ambiente
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Porque la alta
direccin no hace nada sobre el tema y se
necesita tener un espacio amplio, ventilado y
que permita el libre transito

Reclutar los participantes apropiados e inspiradores es crtico. Es til encontrar gente que
represente los extremos para que la investigacin sirva para inspirar nuevas oportunidades. Los
participantes extremos ayudan a descubrir comportamientos, deseos y necesidades no manifiestos
del resto de la poblacin; al incluirlos con algunas personas que se hallen en el medio, se
escucharn la totalidad de comportamientos, creencias y perspectivas.

Persona o grupo de personas:

Linzeykin marlo Pascual Castillo

Descripcin de sus caractersticas:

Eficiente Dinmico creativo

Que respecto al problema planteado: Es un

tema muy importante a tratar en las
organizaciones, el amontonamiento de
documentacin trae desorden y problemas
con los clientes
Como resuelve actualmente el problema:
respondiendo el tramite lo mas pronto
posible y archivando la solicitud. Dentro de las
organizaciones se recomienda realizar
seminarios sobre tcnicas de tratado
documentario
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Para mantener
un orden en las oficinas, ser eficiente y
complacer a los clientes

Persona o grupo de personas:

Bianca Saldaa Araujo

Descripcin de sus caractersticas:

Ordenada, puntual, responsable, cordial,
carismtico, empeosa en realizar mi trabajo
Que respecto al problema planteado: Se le
debe prestar mas atencin a dicho problema,
iniciando desde las cabezas por as decirlo,
para poder darle una pronta solucin
Como resuelve actualmente el problema:
Atiendo los problemas que se presentan al
tiempo que llegan y ya no dejndolos
acumular
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Para as evitar la
acumulacin de documentacin y evitar
posibles perdidas de dicha documentacin

Plantillas adaptadas por PLATAFORMA PDS en base al Kit de Herramientas Diseo Centrado en las Personas y otros materiales elaborados por IDEO.

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Persona o grupo de personas:

Walter Estela Tamay

Descripcin de sus caractersticas:

Reclutar los participantes apropiados e inspiradores es crtico. Es til encontrar gente que
represente los extremos para que la investigacin sirva para inspirar nuevas oportunidades. Los
participantes extremos ayudan a descubrir comportamientos, deseos y necesidades no manifiestos
del resto de la poblacin; al incluirlos con algunas personas que se hallen en el medio, se
escucharn la totalidad de comportamientos, creencias y perspectivas.

Persona o grupo de personas:

Niku DAngelo Higueras Konf

Descripcin de sus caractersticas:

Empeoso y Puntual

Sociable y empeoso

Que respecto al problema planteado: Siento

que es un desperdicio de tiempo espacio y
dinero. Es cierto que debe documentarse en
fsico los papeles que sustentan procesos
importantes, pero no debe ser de todo y
menos por tiempos largos
Como resuelve actualmente el problema: La
escuela tiene como directiva mantener el
fsico de los documentos derivados de los dos
ltimos semestres inmediatos pasados. Sin
embargo no es poltica mantener copias
digitales de seguridad
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: La tecnologa
esta apoyando mucho a las empresas y en la
solucin al hacinamiento, se debe normar la
poltica de copias de seguridad e invertir en
servidores de archivos

Que respecto al problema planteado: Se

siente incomodidad, ya que a veces es difcil
movilizarse sin tropezar
Como resuelve actualmente el problema:
Tratando de archivar en un almacn fsico,
en otra oficina, donde ya posterior a los 3
aos se recicla esa informacin
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Considero que es
una forma o alternativa para no tener
demasiada documentacin que interrumpa un
poco las actividades, ya sea por el espacio que
ocupa

Persona o grupo de personas:

Ela Vente Reyes

Descripcin de sus caractersticas:

Asistente administrativo, se encarga de la
documentacin, plan operativo y seguimiento
de actividades de la escuela
Que respecto al problema planteado:
Genera una primera impresin visual al
cliente al percibir documentos sin estar
archivados o almacenados en un lugar
adecuado
Como resuelve actualmente el problema:
manejo
de
almacenes,
para
la
documentacin con tiempo a tras ya no es
necesario en la actualidad
Por que hace lo que cree que debe hacerse
para resolver el problema: Porque eso
generar un mejor manejo de la
documentacin por parte del rea, mejor
orden y limpieza, generando tranquilidad al
cliente.

Plantillas adaptadas por PLATAFORMA PDS en base al Kit de Herramientas Diseo Centrado en las Personas y otros materiales elaborados por IDEO.