UNIDAD I.- INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN Y HOJA DE CLCULO.

1.1.- INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN.

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN: Es una de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentarse al
cambio.
INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN (T.I.)

Hardware de cmputo
Software
Tecnologa de Almacenamiento
Tecnologa de comunicaciones (red)

CARACTERSTICAS DE LA TECNOLOGA DE LA INFORMACIN: Interactividad, Instantaneidad, digitalizacin,

tendencia hacia la automatizacin, innovacin y elevados parmetros de calidad de imagen y sonido.
NUEVAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN (NTIC): Conjunto de aparatos, redes y servicios
que se integran se integrarn en un sistema de informacin interconectado y complementario.
SISTEMAS INTEGRADOS POR:

TELECOMUNICACIONES
o Satlites (Transmisin de seales telefnicas, televisivas).
o Seal digital; fax y el mdem
o Fibra ptica.
INFORMTICA
o Hardware
o Software
o Redes
o Mensajera Electrnica
TECNOLOGA AUDIOVISUAL
o Televisin de libre seal
o Televisin por cable
o Televisin Restringida (pago por evento)
o Televisin de alta definicin
EDUCACIN.
o Computadoras en las escuelas (red escolar)

ELEMENTOS DE UN SISTEMA COMPUTACIONAL.

SISTEMA: Conjunto de partes que estn integradas con el propsito comn de lograr un objetivo.
SISTEMA DE CMPUTO: Se le llama as a las partes fsicas de una computadora, junto con sus unidades de
entrada/salida y con la programacin de sistemas que la hacen comportarse como un todo. De otra manera se puede
decir que un sistema de cmputo sistema computacional es la unin del hardware y el software para alcanzar un
objetivo en comn.
Un sistema de cmputo contemporneo se puede clasificar en seis componentes principales: La unidad central de
procesamiento maneja los datos y controla las dems partes del sistema de cmputo; el almacenamiento principal
guarda temporalmente los datos y las instrucciones del programa durante el procesamiento; el almacenamiento
secundario guarda los datos y las instrucciones cuando no se utilizan durante el procesamiento; los dispositivos de
entrada convierten los datos en instrucciones para el procesamiento en la computadora; los dispositivos de salida
presentan los datos en un formato que la gente pueda entender, y los dispositivos de comunicaciones controlan el
paso de la informacin desde y hacia las redes de comunicaciones.
HARDWARE: Es el conjunto de elementos fsicos que forman un sistema de cmputo (partes fsicas de una
computadora), es decir, son los dispositivos mecnicos, magnticos, elctricos y electrnicos con los que se construye
una computadora.

Para realizar sus funciones, la Unidad Central de Proceso (CPU), se auxilia de un conjunto de dispositivos que le
permiten comunicarse con los usuarios, intercambiar, localizar y guardar informacin, estos dispositivos en conjunto se le
denominan PERIFRICOS.
Los dispositivos perifricos pueden ser unidades de entrada, unidades de salida y unidades de entrada/salida, se
clasifican por su modo de operacin. Algunos de ellos cumplen la funcin de guardar datos para su uso futuro, en ste
caso se les denomina Memoria Secundaria.
HARDWARE DE ENTRADA: Solamente pueden enviar datos al CPU, no pueden recibir datos del CPU, ya que estn
imposibilitados para ste fin. Entre los ms comunes: teclado, mouse, escner, etc.
TIPOS DE ESCNER: De mano, de rodillo y de cama.
HARDWARE DE SALIDA: Reciben datos desde el CPU y muestran los resultados a los usuarios. Las ms comunes son:
monitores, impresoras y graficadores plotters.
IMPRESORAS ms comunes: matriz de puntos, impresora lser, impresora de inyeccin de tinta.
HARDWARE DE ENTRADA/SALIDA: Pueden recibir y enviar datos, es decir son receptoras y emisoras de informacin
aunque no realizan ambas funciones a la vez. Ejemplos: pantallas sensibles al tacto, multifuncionales, mdem.
Los discos flexibles, discos duros, CD, Memorias USB se consideran como dispositivos de almacenamientos secundario
memoria secundaria, cuya funcin es mantener datos guardados para su uso futuro.
UNIDAD CENTRAL DE PROCESAMIENTO (CPU): Se puede considerar como el cerebro de la computadora, tiene tres
funciones principales:
1.- Controla y supervisa el sistema en base a un programa almacenado en la unidad de memoria.
2.- Desarrolla las operaciones matemticas y lgicas.
3.- Desarrolla las operaciones para el control de envo y recepcin de datos.
La Unidad Central de Proceso Procesamiento est formada por:

Unidad de Control: Coordina y controla las partes del sistema de cmputo. Interpreta instrucciones, determina
en qu momento stas se ejecutan, direcciona y controla la operacin de todas las unidades del sistema.
Unidad Aritmtica y Lgica (ALU): Componente de la CPU que realiza las principales operaciones lgicas y
matemticas de la computadora. Contiene: circuitos, registros, la unidad de control de proceso y la unidad de
algoritmizacin.
Unidad de control de perifricos: Controla el trfico de datos que entran y salen de los diferentes dispositivos
perifricos, tambin controla el acceso a los mismos.

MEMORIA CENTRAL (UNIDAD DE MEMORIA ALMACENAMIENTO PRIMARIO)

La memoria principal de una computadora est formada por memoria RAM y ROM.
MEMORIA RAM (RANDOM ACCESS MEMORY): Memoria de acceso aleatorio se depositan los datos que se envan
para procesarse desde alguna unidad de entrada o de almacenamiento secundario, as como los programas que se
ejecutan y los resultados obtenidos listos para ser enviados a una unidad de salida o a un dispositivo de almacenamiento
secundario. La memoria RAM de la computadora no es un lugar de almacenamiento permanente de informacin; slo se
encontrar activa cuando la computadora est encendida. Al apagar la computadora la informacin es eliminada de la
memoria, por lo tanto si se requiere guardar el trabajo, se debe guardar en un dispositivo de almacenamiento
permanente antes de apagar la computadora.
MEMORIA ROM (READ ONLY MEMORY): Memoria de solo lectura, en ste tipo de memoria slo se puede leer
informacin, permanece en ella an cuando la computadora est apagada, a ste tipo de memoria se le graba la
informacin desde que se fabrica.

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Bit: Es un dgito binario que representa la unidad de datos ms pequea en un sistema de cmputo, Slo puede tener
uno de dos estados, que representan 0 (apagado) 1 (encendido).
Byte: Es una cadena de 8 bits, que se utiliza para almacenar un nmero carcter en un sistema de cmputo.
Kilobyte (KB) = 2 10
Megabyte (MB) = 2 20
Gigabyte (GB) = 2 30
Terabyte (TB) = 240
Petabyte (PB) = 250
Exabyte (EB) = 260
Zettabyte (ZB) = 270
Yottabyte (YB) = 280

MEGAHERTZ (MHz): Medida de velocidad de ciclo o de la secuencia de eventos en una computadora; un megahertz
equivale a un milln de ciclos por segundo.
SOFTWARE: DE OPERACION, DE TRADUCCIN Y DE APLICACIN.
SOFTWARE: Conjunto de instrucciones de programa detalladas que controlan y coordinan los componentes hardware
de una computadora y controlan las operaciones de un sistema informtico.
SOFTWARE DE OPERACIN: Son todos aquellos que controlan la operacin de la mquina y hacen que el hardware y
el software se comporten como un todo, sta funcin la realizan los sistemas operativos. Ejemplos: Sistema Operativo
DOS, UNIX, LINUX, Mac OS, Windows 7, Windows Vista, Windows XP, PalmOS, Symbian, Windows Mobile, CE.
SOFTWARE DE TRADUCCIN: Est formado por un compilador y un intrprete, traducen un programa fuente a un
programa objeto.
COMPILADOR: Es aqul que lee un programa escrito en lenguaje fuente y lo traduce a un programa equivalente en otro
lenguaje que se le llama programa objeto. Un compilador acepta como entrada un programa escrito en un lenguaje de
alto nivel y produce como salida un programa equivalente en lenguaje mquina.
INTRPRETE: Traduce en forma interactiva programas escritos en un lenguaje de alto nivel al lenguaje mquina
ejecutable. El intrprete traduce y ejecuta cada uno de los renglones del programa fuente sin generar un cdigo
(programa objeto).
SOFTWARE DE APLICACIN: Est diseado y elaborado para realizar tareas especficas. Este software se puede
clasificar en tres grupos: los procesadores de texto, las hojas de clculo electrnicas y los sistemas manejadores de
bases de datos. Ejemplos: Word, Excel, Access.
FIRMWARE: Programacin en Firme, es una categora de chips de memoria que mantienen su contenido sin energa
elctrica; es el conjunto de programas y datos que vienen en una computadora desde su fabricacin, en una memoria
que no puede ser modificada por el usuario. Ejemplos: juguetes, aparatos electrodomsticos, calculadoras, cmaras
fotogrficas digitales, BIOS.
ORGWARE: Son todas las consideraciones y medidas que sirven para desarrollar, implantar una organizacin y
adaptarla continuamente a las nuevas condiciones. Proporciona el marco en el cual el hardware y el software consiguen
una aplicacin rentable.
1.2.- SISTEMAS OPERATIVOS: LA FAMILIA DE WINDOWS, ARQUITECTURA MACINTOSH, UNIX, LINUX.

WINDOWS 7
WINDOWS XP
WINDOWS VISTA
LINUX
Mac OSX
Simbian OS
CAPACIDADES DEL SISTEMA OPERATIVO

MULTIPROGRAMACIN: Mltiples programas pueden compartir los recursos de un sistema de cmputo en cualquier
momento utilizando de manera concurrente la CPU. En realidad, slo un programa utiliza la CPU en un momento
especfico, pero las necesidades de entrada-salida de los programas si se pueden atender al mismo tiempo.

ALMACENAMIENTO VIRTUAL: maneja programas de manera ms eficiente dividiendo los programas en secciones
pequeas que se leen en la memoria slo cuando se necesitan. El resto del programa se almacena en disco hasta el
momento que se requiere. El almacenamiento virtual permite que las mquinas pequeas ejecuten programas realmente
grandes, que una sola mquina ejecute de manera concurrente una gran cantidad de programas.

COMPARTICIN DE TIEMPO: Permite que varios usuarios compartan al mismo tiempo los recursos de procesamiento d
cmputo asignando a cada uno una pequea parte del tiempo de la computadora para realizar tareas de cmputo y
transfiriendo el procesamiento de usuario a usuario. Esta forma de operar permite que varios usuarios se conecten
simultneamente a la CPU y que cada uno reciba slo una pequea parte del tiempo de sta.

MULTIPROCESAMIENTO: Enlaza dos ms CPUs para trabajar en paralelo en un solo sistema de cmputo. El sistema
operativo puede asignar mltiples CPUs para ejecutar instrucciones diferentes desde el mismo programa desde
programas diferentes al mismo tiempo, dividiendo el trabajo en las CPUs.

PRINCIPALES SISTEMAS OPERATIVOS DE PC

Windows XP: Sistema operativo confiable, robusto, para PCs con versiones para usuarios corporativos y caseros. Entre
sus caractersticas estn el soporte a Internet, multimedia y colaboracin en grupo, junto con una eficiente conectividad
de redes, seguridad y capacidades de administracin corporativa.
Windows 98-Milenium: Versiones anteriores del sistema operativo de Windows para usuarios caseros. Se pueden
integrar con los recursos de informacin de la Web.
Windows 2000: S.O para PCs, estaciones de trabajo y servidores de red. Soporta multitareas, multiprocesamiento,
conectividad intensiva de redes y servicios de Internet para computacin corporativa.
Windows.NET server: El ms reciente sistema operativo de Windows para servidores.
Windows CE: Versin corta del sistema operativo de Windows, incluyendo su interfaz grfica de usuario, para
computadoras porttiles y dispositivos de comunicacin inalmbricos.
UNIX: Utilizado para PCs, estaciones de trabajo y servidores de red potentes. Soporta multitareas, procesamiento de
multiusuario y conectividad de redes. Es transportable a diversos modelos de hardware de cmputo.
Linux: Alternativa confiable y gratuita a UNIX y Windows 2000, que correen diversos tipos de hardware de cmputo y

puede ser modificada por desarrolladores de software.

OS-2: Sistema operativo robusto de 32 bits para PCs de IBM o compatibles, con microprocesadores Intel. Se utiliza para
aplicaciones complejas, de uso intensivo de memoria {o para aquellos que requieren conectividad de redes, multitareas
programas grandes.
Mac OS: Sistema Operativo para la computadora Macintosh que ofrece multitareas, multimedia poderosa y capacidades
de conectividad de redes, as como una interfaz grfica de usuarios que se maneja mediante el mouse de la
computadora. Soporta la conexin y publicacin en Internet.
DOS: Sistema Operativo de 16 bits para PCs antiguas basadas en el estndar de PC de IBM. No soporta multitareas y
limita a 640K el tamao de un programa en la memoria.

1.3.- ELEMENTOS DE EXCEL.

Programa de hoja de clculo, en informtica, programa de aplicacin utilizado normalmente en tareas de balances,
creacin de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de clculo, los datos y las
frmulas necesarias para su tratamiento se introducen en formularios tabulares (hojas de clculo u hojas de trabajo), y se
utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una estrategia
econmica. Los programas de hoja de clculo usan filas, columnas y celdas; una celda es la interseccin de una fila con
una columna. Cada celda puede contener texto, datos numricos o una frmula que use valores existentes en otras
celdas para hacer un clculo determinado (como sumar los datos de un conjunto de celdas o multiplicar el dato de cada
celda por un factor). Para facilitar los clculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan
operaciones estndar. Si se modifica el valor de un dato, la hoja de clculo permitir recalcular fcilmente los resultados
para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan tiles en anlisis de tendencias, ya que permiten
conocer con rapidez el resultado de aplicar distintos cambios y elegir as la estrategia que ms convenga; es lo que se
conoce popularmente como analizar qu pasara si.... Esta capacidad ha motivado que las hojas de clculo tengan una
gran aceptacin.
Desde que en 1979 apareci la primera aplicacin de este tipo, VisiCalc para Apple II, creada por los ingenieros
estadounidenses Dan Bricklin y Robert Frankston, las hojas de clculo se convirtieron en los programas estrella del
ordenador personal; a esta aplicacin siguieron otras que tambin alcanzaron gran popularidad, como SuperCalc,
Multiplan, Lotus 1-2-3 y Excel. Dependiendo del programa, una sola hoja de clculo puede contener miles o millones de
celdas. Algunos programas de hoja de clculo permiten tambin vincular una hoja de clculo a otra que contenga
informacin relacionada y pueden actualizar de forma automtica los datos de las hojas vinculadas. Los programas de
hoja de clculo pueden incluir tambin utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de
datos. Los programas de hoja de clculo cuentan por lo general con capacidades grficas, esto es, pueden obtener
representaciones de los datos en forma de grficos de lneas, barras y pastel, entre otros, que facilitan su lectura e
interpretacin. Tambin proporcionan un buen nmero de opciones de formato tanto para las pginas y el texto impreso
como para los valores numricos y las leyendas de los grficos.
1.3.- ELEMENTOS DE EXCEL.

1.

Boton de Office. (Nueva caracterstica de Excel 2007)

2.

Barra de Inicio Rpido. (Nueva caracterstica de Excel 2007)

3.

Barra de Ttulo de la ventana que muestra el nombre del libro abierto.

4.

Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento.

5.

Boton de ayuda.

6.

Barra de mens.

7.

Barras de Herramientas agrupadas por men. (Nueva caracterstica de Excel 2007)

8.

Celda activa.

9.

Asistente para funciones.

10. Columnas de la hoja.

11. Filas de la hoja.
12. Celdas de trabajo.
13. Botones de desplazamiento.
14. Hojas del libro.
15. Barra de Estado.
16. Barra de desplazamiento vertical.

17. Barra de desplazamiento horizontal.

18. Zoom del documento.
19. Vista del documento.
20. Hojas del libro.
21. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
22. Zoom sobre la hoja. (Nueva caracterstica de Excel 2007)
23. Controles para cambiar la vista de la hoja.
24. Barra de estado.

EL BOTN OFFICE

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del
nombre del comando no aparece nada.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese
tringulo puedes acceder a otro listado de opciones.
1.4.- FRMULAS Y FUNCIONES

Una funcin es una frmula predefinida por Excel por el usuario que opera con uno ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de
cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada
parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones
matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de
bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
tambin se dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer click en la pestaa de frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.

1.5.- TABLAS DINMICAS

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque
nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o
no los datos origen, etc...
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el
mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir

de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y
hacemos clic en Tabla dinmica (tambin
podemos desplegar el men haciendo clic
en la flecha al pie del botn para crear un
grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin

de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y
el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en
una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie
del panel.

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En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a

,
el campo MES a
y finalmente el campo IMPORTE a la
seccin
.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias,
en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja
pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el
rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista
asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la
tecla Supr.

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Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que
nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo
cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn
acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de
columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos
meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de
ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o
sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de
filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos
con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos
modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn
derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.

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En este cuadro de dilogo podemos escoger

cmo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo
con el botn
pestaa Opciones.

de la

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla

dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los
datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms
nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que cuando se inserta un grfico.

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1.6.- MACROS

Introduccin

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas
especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas
similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo
un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones
en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este
submen seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en
ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias
relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde
podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

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Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante

la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema est en encontrar una combinacin
que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar
la macro en el libro activo, en el libro de macros personal
o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el
cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos
conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el

botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la
barra de estado, encontraremos este botn en la barra de
estado

donde tenemos la opcin de detener la grabacin.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna
celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener
estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en

de la barra de

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos
que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men Macros de la
pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista
con las macros creadas.

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Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar

sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se
ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar
ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por
instruccin abriendo el editor de programacin de
Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de
Visual Basic para modificar el cdigo de la macro.
Estos dos ltimos botones son para los que sapan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde
podemos modificar la tecla de mtodo abreviado
(combinacin de teclas que provoca la ejecucin de
la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.

1.7.- APLICACIONES

Los administradores de empresas, directores de negocios, ingenieros, etc, se enfrentan a la necesidad de

tomar decisiones.
Algunas de estas decisiones se toman en base a la experiencia, en cambio para otras se necesita adems
de la experiencia y la intuicin del administrador, el anlisis cuantitativo o investigacin de operaciones.
All es donde Excel puede resultar ser un gran colaborador.

Estudiantes

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Excel se encuentra instalado de forma casi generalizada en los

ordenadores personales de todo el mundo y en la mayora de las
instituciones educativas, por lo que el estudiante necesita adquirir
buenos conocimientos para asegurar el buen control del programa.
Excel puede adems considerarse un software muy til al momento de tener que
analizar ecuaciones, frmulas complejas o al tener que disear grficos de datos,
esto hace de esta herramienta un gran apoyo en el rea didctica.
As mismo, los docentes lo utilizan no solo con visin educativa, sino como una
verdadera ayuda al momento de calificar, sacar promedios, etc.

Hogar

Excel puede ayudar a organizar y administrar

las finanzas personales rpida y fcilmente.

Tiene todas las funciones necesarias para el

hogar o para pequeas empresas con
necesidad de llevar su contabilidad de
manera simple.

Se pueden administrar mltiples cuentas de

diferentes tipos: ahorros, tarjetas de crdito,
prstamos y pasivo.

Microsoft Excel ayuda a crear y manejar un

presupuesto, pudiendo adems trasladar la
economa financiera a mltiples monedas.

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Pymes

Gracias a Microsoft Excel las pequeas empresas pueden

mejorar sus mtodos de gestin de informacin sobre clientes,
ventas y propuestas de marketing adems de conseguir que la
comunicacin entre los empleados, socios comerciales y clientes
sea ms fluida.

Tambin le posibilita una base confiable de administracin de cuentas, estadsticas y extensas

herramientas muy tiles para el empresario y el empleado.

Otras aplicaciones
Crear informacin y elementos de juicio estadsticos en forma oportuna y accesible, para apoyar la toma de decisiones y
facilitar la formulacin y ejecucin de polticas y programas de inters.
Excel ayuda a sacar el mayor partido a los datos. Posee potentes herramientas que permiten capturar, analizar y
compartir informacin de un modo efectivo, mientras que su integracin con los servicios protegen contra el mal uso de
datos confidenciales, lo cual implica la posibilidad de compartir informacin de un modo confidencial.
En definitiva, el conocimiento profundo de las utilidades que Excel brinda, aumenta simultneamente las posibilidades de

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multiplicar las aplicaciones de esta poderosa y verstil herramienta.

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