Fascculo No.

Auditora
Internacional
Semestre 7

Auditora internacional
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Fascculo No. 3

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Tabla de contenido

Pgina

Enfoque de la auditora operacional

Como un examen de la estructura de control

1
3

Como un examen total de la estructura y comportamiento

de un sistema

En cuanto a los objetivos, metas y polticas

Referente al organigrama

Referente a los sistemas financieros y operativos

Referente al aprovechamiento de los recursos

Humanos

Fsicos

Financieros

Herramientas y requisitos adicionales que debe tener en

la auditora operacional
Herramientas de la auditora operacional

7
7

Requisitos adicionales que debe poseer el auditor

Operacional

Resumen

Bibliografa recomendada

11

Prrafo nexo

11

Autoevaluacin formativa

13

Auditora internacional
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Copyright1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN

Facultad de Contadura Pblica.
Sistema de Educacin Abierta y a Distancia.
Santa Fe de Bogot, D.C.
Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin
por escrito del Presidente de la Fundacin.
La redaccin de este fascculo estuvo a cargo de
ALVARO FONSECA VIVAS.
Sede Santa Fe de Bogot, D.C.
Diseo instruccional y orientacin a cargo de
MARIANA BAQUERO DE PARRA
Diseo grfico y diagramacin a cargo de
SANTIAGO BECERRA SAENZ
ORLANDO DIAZ CARDENAS
Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN
Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Bogot, D.C.

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Enfoque de la auditora
operacional
La profesin del Contador Pblico como miembro del equipo de Gerencia, se ha convertido en el apoyo de la Direccin para las diferentes decisiones que afectan el bienestar financiero y operativo de la organizacin. Como profesional independiente, experto en evaluacin, el Contador advirti que poda ayudar a descubrir problemas que provocan situaciones desfavorables en un sistema o en un segmento del mismo y
ofrecer sugerencias constructivas y, an, asistencia para resolverlos.
La realizacin de estas evaluaciones en campos de actuacin distintos a
los tradicionales y estrechamente vinculados a las operaciones, dio lugar a que tales actividades se identificaran, bajo la denominacin de
servicios para la direccin al ser realizadas por contadores independientes y auditora operativa o auditora de operaciones, al ser efectuadas por auditores internos.

Al terminar el estudio del presente fascculo, el estudiante:

Determina cmo se aplica el enfoque de la auditora, en el desarrollo de la
operacional.
Analiza los puntos que se deben tener en cuenta para el trabajo de la
Auditora Operacional.
Describe cules son las herramientas y requisitos mnimos que se deben
tener en cuenta para el desarrollo de la Auditora Operacional.
Inicia un proceso de Auditora Operacional.

El enfoque que se le da a la Auditora Operacional, est dirigido a hallar

las operaciones o actividades antieconmicas o ineficientes que estn
afectando negativamente o lesionando la eficacia, la eficiencia y la efectividad.

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Las pruebas de cumplimiento, como son los cuestionarios de evaluacin del sistema de control interno, las entrevistas, los antecedentes, las
observaciones, y otras de acuerdo con el criterio del profesional que las
desarrolle y estime conveniente utilizarlas, no estn relacionadas directamente con los saldos de las cuentas, sino con la ejecucin de las actividades.
Las evaluaciones, realizadas en la auditora operacional, no se limitan a
informacin sobre la mala utilizacin de los recursos, extravagancias,
ineficiencia o ineficacia; tambin analizan las causas de la gestin inadecuada. Debido a que tienen que ver con la eficacia, eficiencia y efectividad, no slo se reduce al examen de los documentos; los auditores
tambin, frecuentemente, entrevistan a los ejecutivos, visitan las reas
de actividades, de funciones o de operaciones y pueden hacer verificaciones fsicas de los hechos.
La auditora operacional es beneficiosa y constructiva; es un paso ms
adelante de la auditora detectora, hacia la auditora como una herramienta de la administracin; tiene en cuenta las limitaciones de sta y
por lo tanto, evala situaciones de la vida real y examina las polticas formuladas por los administradores. El principal papel del auditor es evaluar si las polticas de la direccin son adecuadas para cumplir con la
misin, metas y objetivos de la organizacin. De la misma forma, el auditor operacional evala si los procedimientos para llevar a cabo los planes y estrategias son apropiados y consistentes con la filosofa de la organizacin.
Recuerde cmo se manejaba en la auditora financiera, para el levantamiento de la informacin.

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Las recomendaciones y/o sugerencias no ahorran esfuerzos para identificar las reas en donde se ha tenido xito, as como aquellas en donde
los hechos no estuvieron de acuerdo con las expectativas; de cualquier

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manera, las conclusiones y recomendaciones se basan en hechos precisamente verificados y no en suposiciones.

Como un examen de la estructura de

control
Tiene en cuenta:

Controles o medios utilizados para realizar la funcin o actividad de

que se trate la auditora operacional.

Revisin de los controles no financieros, para determinar la efectividad de las operaciones tcnicas, realizadas por una persona entrenada o experimentada en operaciones tcnicas.

Como un examen total de la estructura y

comportamiento de un sistema
Para determinar su suficiencia, se efecta un examen y evaluacin de la
eficiencia con que se manejan los recursos y de los resultados (efectividad), alcanzados en el desempeo de una funcin de gerencia, cualquiera que sea.
Los factores en los mtodos del desempeo directivo que requieren de
una continua revisin, anlisis y evaluacin, son los siguientes:

Planes y objetivos.
Estructura organizacional.
Polticas y costumbres.
Sistemas y procedimientos.
Mtodos de control manejados.
Medios de operacin.
Recursos fsicos, humanos y financieros.

Con ellos se realiza un examen de las metas, polticas, organizacin de

los recursos utilizados, los procedimientos aplicados y los controles

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establecidos, y una comparacin de los resultados obtenidos frente a

las metas trazadas.
El auditor operativo, dentro del desarrollo de su trabajo:

Calcula las limitaciones.

Sugiere mejoras.
Hace lo que todo administrador razonable hara.
Recolecta suficiente evidencia confiable.
Analiza causas de gestin inadecuada.
Evita conocimiento parcializado.
Trata de ser objetivo.
Desarrolla empata con el auditado.

3.1

Con la conformacin del Archivo Permanente y las cartas para la

iniciacin de nuestro trabajo, comience a conformar los papeles de
trabajo, con las siguientes indicaciones:
El ndice de los papeles de trabajo que utilizaremos en la auditora
operacional, es:
Las herramientas que el
auditor necesita en cualquiera de las diferentes
actividades, son sus papeles de trabajo, los
cuales le facilitan el desarrollo y el seguimiento
de los procedimientos,
polticas, normas y directrices
establecidas
por la organizacin, en
especial la de los directivos, para determinar
su mejor labor en el desempeo de sus funciones y responsabilidades
dentro de la organizacin.

A Cartas (elaboradas en el anterior fascculo)

B Memorando de planeacin
C Planilla de deficiencias
D Planilla de excepciones
E Cuestionario de evaluacin del sistema de control interno o pruebas de cumplimiento.
F Programa de Auditora o Pruebas sustantivas.
G To Do.
H Informe.
Referencie las cartas ya elaboradas con esta informacin.
Comience a elaborar el Memorando de Planeacin.
Relacione los puntos que se deben tener encuenta en el desarrollo
de la Auditora Operacional.

El desarrollo del trabajo de la auditora operacional, debe estar dirigido

a hallar las operaciones, actividades o funciones que no se cumplen en
el normal funcionamiento de la organizacin; entre ellos debemos tener
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en cuenta los aspectos que se relacionan a continuacin, los cuales

aunque no parezcan relevantes, no se pueden pasar por alto.

En cuanto los objetivos, metas y polticas

Constatar que la entidad tiene bien definidas sus metas y polticas y

que adems estn plasmadas por escrito.

Analizar la vigencia de esas metas y polticas, las cuales estn de

acuerdo con los nuevos sistemas de competencia y los factores
internos y externos de la organizacin.

Presentar recomendaciones o sugerencias modificatorias, si se

requiere, que redunden en beneficio del resultado de las mismas.

Referente al organigrama
Constatar si el organigrama vigente refleja la organizacin actual de la
organizacin.

Analizar los diferentes canales de distribucin que estn establecidos segn su organizacin.

Verificar si las lneas de mando estn bien definidas y cada uno de

los funcionarios sabe exactamente su posicin y la existencia de las
jerarquas.

Presentar recomendaciones o sugerencias de mejora, modificaciones o actualizaciones de la organizacin, si consideramos que la

existente no es la ms adecuada.

Referente a los sistemas financieros y

operativos

Determinar la evaluacin de los sistemas: de costos, de presupusetos y contable.

El manejo y control de la situacin financiera de la organizacin.
El anlisis e interpretacin de los ndices financieros, ms representativos dentro de las operaciones de la organizacin.

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Analizar y determinar el margen de utilidad que se le debe dar a los

productos.
Determinar el funcionamiento de los procedimientos de: los ingresos, egresos, cuentas por cobrar, inventarios, recursos humanos,
compras y ventas.
Verificar la variacin entre lo proyectado y lo observado, dando sugerencias o recomendaciones, si son necesarias.

Referente al aprovechamiento de los recursos

Este se determinar con respecto a los recursos humanos, fsicos y
financieros.

Humanos

Examinar las polticas de contratacin de la organizacin.

Analizar los sistemas de promocin del personal.

Verificar los sistemas de evaluacin del personal.

Revisar la evaluacin que se realiza al personal en el cargo respectivo y si posee la preparacin suficiente para desempearlo.

Analizar la rotacin que se da al personal, dentro de la misma organizacin.

Analizar el indicador de permanencia o de cambio de personal de la

organizacin.

Determinar si existen manuales adecuados de funciones, operativos

y administrativos.

Verificar si la organizacin tiene establecidos sistemas de estmulo

para el personal.

Verificar los manejos de capacitacin y de actualizacin del personal, de la organizacin.

Fsicos

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Constatar si la organizacin controla todos los bienes.

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Analizar si la organizacin est sacando provecho de sus diferentes

activos.

Revisar si existen sistemas de mantenimiento, seguros y mejora de

bienes.

Determinar si efectivamente la organizacin tiene en sus registros todo lo correspondiente a sus activos.

Verificar que los bienes no contribuyan, con el desmejoramiento y

contaminacin del medio ambiente y social.

Financieros

Determinar si la organizacin mantiene la suficiente cantidad monetaria, que necesita para el buen desarrollo de sus actividades normales.

Analizar la utilizacin que la organizacin le ha dado a los prstamos

contratados.

Verificar el ndice existente de su capacidad de endeudamiento.

Constatar si los dineros disponibles y no utilizables, estn generando

rendimientos.

Determinar el control y seguimiento que se hace a la ejecucin presupuestal.

Herramientas y requisitos adicionales

que debe tener en cuenta la auditora
operacional
Herramientas de la auditora operacional
As como estudi en los fascculos sobre los papeles de trabajo de semestres anteriores, con respecto al archivo permanente, estos son un
buen soporte para la auditora operacional:

Escritura de constitucin

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Estatutos

Reglamento interno

Actas de la junta directiva

Organigrama

Manuales

Diagramas de flujo

Flujogramas

Sistemas de control interno

Sistemas de manejos de registros

Auditoras anteriores:

Informes

Memorandos de seguimiento

Compendios

Anotaciones

Recomendaciones

Correcciones

Conocimiento del recurso humano

Requisitos adicionales que debe poseer el

auditor operacional
Cada uno de nosotros tiene un potencial que, en general, slo se explota parcialmente. Existen numerosas razones por las cuales no aprovechamos al mximo ese potencial: suerte, mala salud, accidentes, desconcentracin, las acciones de los dems; pero la razn ms comn es
nuestra casi universal falta de desarrollar plenamente la productividad.
Casi todos pensamos en la productividad como en algo que tiene lugar
en fbricas o en los negocios y por eso es de poco inters. En realidad,
la productividad es algo que nos afecta considerablemente a todos nosotros tanto en los negocios, en el desarrollo de nuestro trabajo de auditora como en nuestra vida personal.

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Saber cmo medir y mejorar nuestra productividad personal es

poder hacernos cargo de la vida y comenzar a dirigirla por el
sendero que deseamos que vaya.

Si no estamos muy familiarizados con la productividad y no estamos

acostumbrados a medirla, ser muy difcil sugerir o recomendar el uso
de los recursos al mximo, medir nuestros objetivos y determinar qu
tan bien hemos podido haber hecho nuestro trabajo.
Adicionalmente a las actitudes y aptitudes que tiene la persona que desarrolla la auditora tradicional, el auditor operacional necesita tener
otras condiciones adicionales, como son:

Imaginacin

Razonamiento empresarial

Objetividad

Iniciativa

Manejo lgico

Malicia indgena

La auditora operacional es un examen que se realiza en la organizacin

con el propsito de evaluar el grado de eficiencia con que se manejan
los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la misma.
En este fascculo se recordaron los manejos fundamentales sobre el enfoque de la auditora operacional, como son los exmenes de:

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La estructura de control

La estructura organizacional

El comportamiento de un sistema administrativo, segn lo estipulado

por los principios administrativos establecidos para ello.

Otro de los aspectos tratados en este fascculo, son los puntos que se
deben tener en cuenta en el desarrollo de la auditora operacional, los
cuales estn relacionados con:

La revisin de los objetivos, metas y las polticas establecidas por la

organizacin; si stas estn vigentes y plasmadas por escrito.

La observacin del organigrama el cual debe reflejar la situacin real

de la organizacin, con las lneas de mando bien definidas y el conocimiento de las jerarquas y la posicin de cada uno de los funcionarios de la organizacin.

El anlisis de la situacin financiera de la organizacin; la interpretacin de los indicadores financieros, ms representativos; la identificacin del margen de utilidad que, por polticas, se le debe dar a los
diferentes productos, para no estar por fuera del mercado ni obtener
prdidas; y la determinacin del manejo de los procedimientos para
los diferentes sistemas operativos y financieros de la organizacin.

El aprovechamiento de los recursos humanos, fsicos y financieros,

en beneficio de la organizacin y de los mismos recursos.

Tambin hemos determinado que se necesita una gran capacidad de

esfuerzo personal, experiencia y conocimientos de las diferentes operaciones de las organizaciones, a los que se le aaden unas cualidades
especiales; de esa forma el auditor ser ms proactivo, imaginativo, conocedor de los manejos administrativos organizacionales, objetivo en
las reflexiones, actualizado en los principios administrativos, financieros,
operacionales, normativos, tributarios, con un gran manejo de iniciativa,
y aquello que nos caracteriza como colombianos y que conocemos como malicia indgena, la cual nos hace estar al tanto de los errores.
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Con estos aspectos reunidos podemos determinar un mejor

desarrollo de nuestra auditora operacional, estableciendo las
variaciones entre lo proyectado (lo que debe ser) y lo observado (lo real), dando las recomendaciones y/o sugerencias que,
de acuerdo con las condiciones de la organizacin, se puedan
aplicar.

AICPA, Personal Financial Statements Guide, Nueva York, 1983, pp 12,

13, 25, y 26.
Cepeda, Gustavo. Auditora y Control Interno. Bogot, D.C.: McGraw
Hill, 1997.
Suplemento de cmo establecer los objetivos e indicadores de gestin.
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Normas y Procedimientos
de Auditora. Ciudad de Mxico: Danubio 80, 1980.
Ley 43 de 1990, relativo a las normas de auditora.
Reyes, Pedro H. Auditora de estados financieros. Bogot D.C.: tercera
edicin 1980.
Whittington, O. Ray y Pany, Kart. Auditora un enfoque integral. Bogot
D.C.: McGraw Hill, 2000.

En el manejo del prximo fascculo tendremos en cuenta la metodologa

de la auditora operacional, el desarrollo de los aspectos importantes
para poder determinar el acopio en el trabajo de campo, observando los

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aspectos de las reas crticas o dbiles a las cuales se les debe prestar
ms atencin, as como la preparacin de nuestro memorando de planeacin, en el que se contemplarn las necesidades de control y del levantamiento de las evidencias necesarias para satisfacer el desarrollo
del trabajo, el personal requerido, los recursos fsicos y financieros, el
alcance, el cronograma de actividades, los objetivos del resultado que
esperamos de los indicadores de gestin, los objetivos y la normatividad requerida para ello.
Para poder desarrollar lo anterior es indispensable que el estudiante, repase los fascculos de auditora de los semestres anteriores y en especial donde se contempla el manejo de preparacin del memorando de
planeacin, el cual ser indispensable para el desarrollo del siguiente
fascculo.

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Nombre_____________________________________________________________________
Apellidos ________________________________________ Fecha ____________________
Ciudad _________________________________________ Semestre _________________
Al desarrollar la presente autoevaluacin tenga en cuenta que no debe transcribir
informacin; debe dar las respuestas aplicando lo estudiado en el presente fascculo y
la temtica tratada.
1. Cul es el enfoque que se le da a la Auditora operacional?
2. Qu aspectos se tienen en cuenta en el desarrollo del enfoque de la auditora
operacional? Explique cmo los aplicara.
3. Hay algunos puntos que se deban tener en cuenta en el desarrollo de la auditora
operacional? Cules?
4. Qu hace el auditor operacional en cuanto a los objetivos, metas y polticas
establecidas por la organizacin, en el desarrollo de la auditora operacional?
5. En qu aspectos se fundamenta la evaluacin de la estructura orgnica de la
organizacin, en el trabajo de auditora operacional?
6. Se deben evaluar los sistemas financieros y operativos en la auditora
operacional? Por qu?
7. Qu debemos examinar en la auditora operacional, referente al aprovechamiento
de los recursos?
8. Por qu es importante para el auditor operacional verificar en el recurso humano:
la existencia de manuales de funciones, operacionales, administrativos, la rotacin
del personal, el rendimiento de cada funcionario, la preparacin del personal en
cada uno de los cargos, la evaluacin de las capacidades, los estmulos, las
promociones, actualizacin y capacitacin del personal?
9. Qu aspectos importantes, debe tener en cuenta el auditor operacional con
respecto a la evaluacin del recurso fsico?
10. Por qu en la auditora operacional se verifica que los recursos financieros estn
bien administrados por las directivas de la organizacin?
11. Las herramientas de la auditora operacional, son los mismos documentos del
archivo permanente?
12. Estima usted que para desarrollar el trabajo de la auditora operacional,

adems de las calificaciones mnimas que se exigen para trabajar en sta, se

tengan unos requisitos especiales?110

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