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Critique de l'Existant
6.1.1. Quant l'objectif
L'tude d'un domaine ou secteur d'activit donn dont on a fini de recueillir
compltement l'existant poursuit surtout son apprciation en vue de corriger
les points faibles l'aide des nouvelles propositions formuler.
En effet, la critique de l'existant sert mettre en vidence les lacunes
constates dans la gestion commerciale actuelle de l'Etablissement la MF.
Ces lacunes sont catgoriser selon qu'elles concernent le systme de
pilotage ou celui oprant.
6.1.1.1. Systme de pilotage
A ce niveau les faiblesses sont :
Trs faible fiabilit des donnes ;
Absence de vue globale chez les dcideurs ;
Aide inefficace quant la prise des dcisions : retard dans le lancement
des approvisionnements, la livraison des Mses aux clients et dans le
recouvrement des crances clients.
Absence des services indispensables toute direction commerciale
(Trsorerie et Approvisionnement).
6.1.1.2. Systme Oprant
A ce niveau nous constatons les faiblesses ci-aprs :
Toutes les procdures de traitement de l'Information sont manuelles et par
consquent coteuses et source de beaucoup d'erreurs ;
Le retard dans la production des rsultats d au fait du traitement manuel ;
Cumul des fonctions d au manque de confiance envers le personnel et
une mauvaise organisation entranant parfois conflits de comptences ;
6.1.2. Quant aux moyens
6.1.2.1. Moyens Humains
L'Ets la MF dispose d'un effectif suffisant mais mal motiv et mal organis,
ce qui entrane :
Cumul des fonctions la base de plusieurs erreurs et conflits de
comptence ;
Gaspillage de la main d'oeuvre en utilisant plusieurs personnes produire
une mme tche ;
Dfinition des tches floue ;
Baisse de rendement ;
Absence de connaissance en Micro informatique par manque de
formation ;
6.1.2.2. Moyens matriels
L'Ets la MF dispose du bon matriel de bureau, d'un outil informatique
insuffisant qui lui-mme est sous utilis (uniquement pour le traitement des
textes). Toutes les donnes sont fournies sur le support papier expos
multiples risques d'altration. A dfaut de la climatisation, les bureaux sont
dots des plafonniers qui permettent tant soit peu d'y acqurir un climat
propice au travail et la bonne tenue des machines.
6.1.2.3. Moyens logiciels
L'Ets la MF ne dispose d'aucune application spcifique pour sa gestion
commerciale. L'Access disponible sur ses PC n'est pas utilis faute d'un
personnel qualifi.
6.1.2.4. Moyens financiers
L'Ets la MF vit de ses propres capitaux au rythme du droulement de ses
activits. Les multiples tracasseries fiscales, le manque d'nergie pour faire
fonctionner les outils de travail et l'utilisation des recettes de l'Ets d'autres
fins mettent souvent en mal sa capacit d'autofinancement.
Ces difficults numres ci-dessus sont la cause des lacunes ci-aprs :
Incapacit de se rapprovisionner en temps utile ;
Incapacit de couvrir les dpenses en fourniture d'exploitation (Electricit,
eau, ...) ;
Rglement retard des salaires des travailleurs ;
b) Inconvnients
- Cot trs lev par rapport aux ressources financires de l'Etablissement ;
6.2.2.2. Informatisation par un rseau local au sein de la Dir. Commerciale
Cette proposition consiste en la cration d'un LAN (Local Area Network)
la Direction Commerciale de l'Etablissement. Le transfert des donnes des
succursales vers la Direction Commerciale se ferait :
Soit sur Internet, au cas o le systme de pilotage dcide de disposer
d'une connexion Internet ;
Soit sur support magntique (Flash Disk, CD-Rom, Disquette, Disque
amovible, ...)
a) Avantages
- Rduction du temps de rponse ;
- Confidentialit des donnes ;
- Partage d'applications ;
- L'unicit de l'Information garantie (Bdd) ;
- Fiabilit des traitements et de leurs rsultats ;
- Diminution sensible des risques d'erreur ;
- Communication et organisation plus efficace ;
b) Inconvnients
- Risque d'altration des supports des donnes par leur transport physique ;
- Cot lev des quipements ;
- L'entretien et la maintenance exigent une main d'oeuvre qualifie ;
- La ncessit de ddier un poste comme serveur du rseau.
6.2.3. Solution choisie
Outre la rorganisation du systme existant, l'AG de l'Etablissement a opt
pour la solution de la cration d'un LAN au niveau de la Direction