Procedimiento: Diseo, Seguimiento y

Anlisis de Indicadores
Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013

PROCESO
RELACIONADO:

Medicin y Anlisis

LDER ESTRATGICO:

Jefe Oficina Asesora de Planeacin

LIDER OPERATIVO:

Jefe Oficina de Control Interno

OBJETIVO:

Proporcionar una herramienta para el diseo, la evaluacin, anlisis y el seguimiento a los Indicadores de Gestin a
travs de la informacin reportada por los procesos, permitiendo tomar decisiones oportunas en pro del mejoramiento
contino del Sistema de Gestin de la Calidad en el DAFP.

ALCANCE:

Este procedimiento inicia con la identificacin de los aspectos a Evaluar y finaliza con la verificacion de la eficacia de
las propuestas de mejora.

La importancia de la correcta elaboracin de los Indicadores de Gestin, permite evidenciar el nivel de cumplimiento
de la entidad, siempre que su estructura sea la ms adecuada para optimizar los procesos y la toma de decisiones .
La entidad ha considerado la medicin como practica de una verdadera gestin por procesos y ha asumido esquemas
y criterios adoptados por el Gobierno Nacional en materia de indicadores para las entidades gubernamentales y
construye para su aplicacin la Gua para el Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de indicadores de Gestin,
que se adopta a partir del ao 2010 en el DAFP. Al mismo tiempo, se han utilizado los referentes de la Direccin de
Evaluacin de Polticas del Departamento Nacional de Planeacin -DNP para las polticas pblicas y para las metas
del Plan Nacional de Desarrollo.

GENERALIDADES:

De acuerdo a la NTCGP 1000: 2009, la entidad debe aplicar los mtodos apropiados para el seguimiento de los
procesos del sistema de Gestin de la Calidad, y cuando sea posible, su medicin. Estos mtodos deben demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia), asi como el manejo de los recursos
disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medicin del impacto (efectividad) de la gestin, tanto en el logro de los
resultados como el manejo de los recursos utilizados, pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos, o en
forma global para el sistema.
El trabajo de seguimiento a los Indicadores de Gestin, consistir en una serie de evaluaciones y anlisis
independientes y objetivos a travs de la informacin registrada, con el fin de implementar acciones correctivas y
detectar opotunidades de mejora.

TERMINOLOGA Y
ABREVIATURAS:

F. Versin 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan para generar valor, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Gestin: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra
situacin no deseable.
Mejora Continua: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeo.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de
los recursos utilizados y disponibles.
SIPLAN: Sistema de Informacin de la Planeacin Institucional - plan de Calidad.
SISMEG: Sistema de seguimiento a las metas de gobierno.
SGC: Sistema de Gestin de calidad.
PND: Plan Nacional de Desarrollo.
Lider Estratgico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales.
Lider Operativo: es quien asegura la planificacin, ejecucin y resultados de los mismos.

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,

puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP

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Procedimiento: Diseo, Seguimiento y Anlisis de

Indicadores
Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013
N

ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)

RESPONSABLE

REGISTRO

OBSERVACIN

INICIO

Identificar los aspectos a

Evaluar

Lder del Proceso

Documento de Trabajo Actas de reunin .

Comunicados internos

La identificacin debe responder a la pregunta Qu

se quiere medir? (el objeto de medicin). Teniendo en
cuenta las politicas de operacin establecidas en la
entidad y los lineamientos del PND, Plan Estrategico
Sectorial y Planes estrategicos institucionales, Plan de
desarrollo Administrativo, Planes operativos anuales,
planes de accin y Plan de calidad, dirigidos al
cumplimiento de los objetivos institucionales, se inicia
la identificacin con la definicin y consolidacin de los
aspectos y las variables susceptibles de ser medidas.
Estos resultados deben ser comunicados a los equipos
de trabajo de cada proceso.

Convocar a los
representantes de los
procesos

Lder del Proceso

Comunicado - Correo

Para la construccin de los indicadores, se debe

convocar a un grupo de representantes de cada uno de
los procesos, para realizar el ejercicio de manera
transversal y articulado entre los procesos
estratgicos, misionales, de evaluacin y de apoyo.

Lder del Proceso y grupo

de trabajo

Documentos de trabajo Actas - Formato F006 PR

MA

La metodologa a seguir para construir los indicadores,

ser la estipulada por el Departamento en la Cartilla N.
8 "Diseo, manejo interpretacin y seguimiento de
Indicadores de Gestin" versin 2009, cuyo inicio es el
establecimiento del objetivo y el resultado ser la Ficha
de identificacin del Indicador -F-006 PR MA- sealada
en SGC del DAFP.

Jefe Oficina Asesora de

Planeacin

Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado

La autoridad para la aprobacin de los instrumentos de

medicin es la Direccin y la revisin, es de la Oficina
Asesora de Planeacin.

Profesionales Oficina
Asesora de Planeacin

Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado
Formato Control de Cambios
F 003 PR GD

De acuerdo al procedimiento PD 001 PR GD

establecido en la entidad, se debe diligenciar control
de cambios para las modificaciones de la informacin
publicada en el SGC y enviada a la Oficina Asesora de
Planeacin con el documento anexo.

Profesionales designados

Comunicado interno
Registro en SIPLAN
Registro en SISMEG
Registro en SIIF

Teniendo en cuenta los lineamientos del Sistema de

Gestin de Calidad en el Departamento, se incluye la
nueva ficha en el Sistema documental por parte del
servidor designado en la Oficina Asesora de
Planeacin. Si el indicador hace parte de los procesos,
el servidor de cada proceso incluira la informacin en
el aplicativo SIPLAN; al igual, si el indicador hace
parte de la gestin institucional en el SISMEG.
Se determinar la pertinencia del indicador frente al
seguimiento de los proyectos y metas y de ser
necesario, se registra en el SIPLAN.

Profesionales Oficina
Asesora de Planeacin

Comunicado
Cartelera
Calidad-DAFP

Se publicarn y difundirn los diferentes indicadores a

travs del Sistema Calidad DAFP

Lder de proceso

Actas de reunin
Listado de asistencia

El lider de proceso socializar al interior de su grupo

de trabajo el indicador, definiendo la informacin,
responsabilidad, periodicidad y evaluacin a tener en
cuenta para su diligenciamiento.

Estructurar el indicador de
acuerdo a la metodologa
establecida por el DAFP

NO

Son
adecuados los
indicadores

SI

Documentar la informacin
aprobada

Registrar los indicadores en

los instrumentos definidos

Publicar y difundir las fichas

de los indicadores

Socializar los indicadores

F. Versin 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,

puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP

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Procedimiento: Diseo, Seguimiento y Anlisis de Indicadores

Fecha actualizacin: Junio 20 de 2013
N

ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)

RESPONSABLE

REGISTRO

OBSERVACIN

10

Aplicar la medicin a travs

del instrumento

Lder de Proceso
Profesional designado

Es
indicador de
proceso?

NO

Formato F006 PR MA
Diligenciado

Lder de Proceso
Profesional designado

SI

11

12

13

Solicitar informacin necesaria

para evaluar los indicadores

Consolidar la evaluacin del

indicador

Enviar el indicador diligenciado

a la Oficina Asesora de
Planeacin

Registrar los avances del indicador definido en las

herramientas dispuestas para tal fin (SIPLAN; SIIF; SISMEG;
Hoja del indicador) donde se encuentre , por parte del
profesional designado en cada proceso los primeros cinco (5)
das del mes siguiente al periodo establecido para su
medicion , en los aspectos cualitativos y/o cuantitativos
pertinentes.

Lder del Proceso y/o

Comunicado (correo
Profesional de la evaluacin electrnico)

Cada uno de los responsables para el diligenciamiento de los

indicadores deben solicitar a los demas procesos, la
informacin necesaria para evaluarlos.

Lder del Proceso y/o

responsable de la
evaluacin

F006 PR MA
Documento de trabajo
SIPLAN

De acuerdo con la informacin recolectada, el responsable

procedera a evaluarlo a traves del Formato 006 PR MA.
La anterior informacin debe ser actualizada a traves del
servidor Yaksa\indicadores_sgc_dafp.

Lder del Proceso y/o

responsable de la
evaluacin

Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado

Una vez se tenga la ficha del indicador diligenciada en el

servidor \\Yaksa\indicadores_sgc_dafp, se debe comunicar a
la Oficina Asesora de Planeacin para su posterior revisin y
aprobacin.

Lider del proceso de

medicin y analisis

F006 PR MA

El lider del proceso de medicion y analisis junto con su grupo

de trabajo, debe determinar la coherencia de la informacin
en la ficha del indicador.

Lider del proceso

Actas de reunin
Reporte de mejoramiento

Al interior de cada proceso se debe analizar la informacin

arrojada en cada medicin y tomar acciones correctivas y/o
preventivas, para garantizar el cumplimiento de la meta de
cada indicador.

NO

14

Es coherente
la evaluacin
del indicador?

SI

15

Analizar los resultados de la

informacin

16

Publicar ficha del indicador

diligenciada en el sistema

Lider del proceso de

medicin y analisis

F006 PR MA
Calidad DAFP

Una vez se determine la concordancia de la informacin, se

procede a publicar la ficha del indicador diligenciada en el
Sistema Calidad DAFP.

17

Analizar los resultados del

informe presentado por OAP

Comit Directivo

Documento informe
Acta

Analizada en comit directivo la informacin presentada por la

Oficina Asesora de planeacin, se escuchar a cada
responsable sobre las acciones tomadas y se dar lugar al
establecimiento de acciones para el cumplimiento de las
metas institucionales.

18

Socializar los resultados al

grupo de trabajo

Lider de proceso y grupo de

trabajo

El lider de proceso socializar los resultados a su grupo de

trabajo, comentando los resultados presentados por la Oficina
Asesora de Planeacin y las decisiones tomadas.

Lider de proceso y grupo de

F 007 PR MA
trabajo

De acuerdo a los lineamientos establecidos por el sistema de

Gestin de la Calidad en el Departamento, cada uno de los
procesos establecer de acuerdo a sus necesidades reportes
de mejoramiento.

Oficina de control interno

La OCI de acuerdo a su rol, har el seguimiento a travs de

auditorias internas al avance de los reportes de mejoramiento
y la medicin de la eficacia a travs del grupo de auditores.

19
Generar propuesta de
mejoramiento institucional

20

Realizar seguimiento a los

reportes de mejoramiento

FIN

F. Versin 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,

puesto que la versin vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP

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