INTRODUCCION

El protocolo del notario es la manifestacin de la evolucin constante de la funcin notarial, por ello la
doctrina establece que El protocolo naci de la costumbre que seguan los particulares de dejar los
documentos donde constaban sus convenciones en manos del notario que redactaba y diriga las mismas.
(Collazos & Julio S. Solis Gzar)
Segn Mnica Tambini vila, el protocolo es la coleccin o conjunto de instrumentos pblicos
notariales archivados y encolados ordenadamente de acuerdo a la forma que dispone la Ley, en los registros
notariales que forman parte del archivo del Notario.
La legislacin peruana considera el "protocolo notarial es la coleccin ordenada de registros sobre la
misma materia en los que el notario extiende los instrumentos pblicos protocolares con arreglo a ley", en
concordancia con el artculo 18 del Texto nico Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo N 1049 Decreto Supremo 010-2010-JUS, cuando expresa "La matricidad de los instrumentos pblicos protocolares a
los que se refiere el artculo 25 del Decreto Legislativo, implica que las escrituras pblicas, actas, y otros
instrumentos notariales extendidos en el Protocolo Notarial, sean llevados bajo la forma de registro fsico en
soporte papel, con la sola excepcin del medio magntico en el caso del Registro de Protesto, cuando as se
utilice.
Entendindose como matricidad al principio por el cual el notario retiene y custodia los documentos
originales que ha autorizado. La ley del notariado peruano expresa en el ttulo II captulo I, captulo II, seccin
primera, segunda, tercera, cuarta y quinta, concordante con el captulo VII, VIII, IX, respecto a la manera
cmo se debe extender, conservar, emitir las reproducciones de los actos que son parte del protocolo del
notario.
Entonces el protocolo de un notario, se forma con los documentos notariales originales (escrituras
pblicas y actas notariales), que contienen los derechos que crean, modifican, trasmiten o se extinguen.
Matrices que el notario no entrega ms bien los conserva, para facilitar su reproduccin, porque,
la propiedad de stos corresponde al Estado.
El notario conserva este protocolo por un tiempo razonable para exhibir, entregar los traslados
(reproducciones que se materializan en partes notariales, testimonios. boletas notariales) con los cuales se
otorga la fe de la reproduccin, contrastando con el original que mantiene. Despus de un tiempo esta funcin
de conservacin o reproduccin se trasmite a la autoridad encargada del Archivo de la Nacin.
En la legislacin peruana, se advierte que si el Colegio de Notarios es quien est encargado del archivo,
ste designar a un notario para que autorice los traslados. Adems los Colegios de Notarios, pueden celebrar

EL PROTOCOLO NOTARIAL

convenios con el Archivo General de la Nacin y/o archivos regionales, para

conservar los archivos y protocolos de los notarios.
Por todo lo explicado, el presente trabajo desarrollaremos el tema Protocolo
Notarial, de manera concreta y clara y practica para su mayor entendimiento.

EL PROTOCOLO NOTARIAL
1. DEFINICION DE PROTOCOLO NOTARIAL
El artculo 36 de la Ley del Notariado, Decreto legislativo N 1049 define al
protocolo notarial como la coleccin ordenada y cronolgica de registros sobre la
misma materia en los que el notario extiende los instrumentos pblicos
protocolares, con arreglo a ley.1
1 LEY DEL NOTARIADO- Decreto Legislativo N 1049, articulo 36
2

EL PROTOCOLO NOTARIAL

El protocolo es el conjunto de matrices o registros ordenadamente dispuestos en

tomos, encuadernados y empastados para su conservacin y archivamiento en la
notaria (Collazos & Julio S. Solis Gzar).

2. DOCUMENTO
Segn la doctrina, es todo objeto fsico que representa y sirve para demostrar la
realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera. (BARRN,
pg. 1237)

3. INSTRUMENTO
Es todo objeto material representativo del pensamiento mediante signos linguisticos,
esto es a travs de la escritura. La ley del notariado utiliza correctamente el vocablo
instrumento, pues el notario solamente utiliza documentos ESCRITOS, esto es
aquellos donde se haya plasmado el pensamiento a travs de la palabra graficada
mediante signos linguisticos. (BARRN)
El artculo 235 del Cdigo Procesal Civil establece que se consideran instrumentos
pblicos a aquellos que han sido otorgados por notario pblico o por funcionario
pblico en ejercicio de sus funciones. Por el contrario, es documento privado el que
no tiene las caractersticas antes sealadas. (BARRN)
Segn Gunther Gonzales Barrn el artculo 235 debe ser interpretado de la siguiente
forma:2
-

Es instrumento pblico externo, la escritura otorgada por el notario y los

otros instrumentos que autorice en cuanto al extremo sobre el que recaiga la

fe pblica (solamente la atestacin se reputa verdadera y no el instrumento)

Es instrumento pblico externo, aquel otorgado por funcionario pblico a
quien la ley le ha atribuido la potestad de dar fe pblica, y exclusivamente

sobre ese extremo.

Es instrumento pblico interno, aquel cuya fe pblica solo recae sobre el
autor. Es el caso general de todos los actos administrativos, cuya plasmacin

2 GONZALES BARRON, Gunter, Instrumentos Notariales, pg. 1239

3

EL PROTOCOLO NOTARIAL

en instrumentos hacen que tengan carcter pblico exclusivamente en cuanto

se autentica que el autor de la declaracin es quien dice ser.
El Instrumento Notarial, es aquel en los que el notario, a solicitud de parte requirente
o por mandato legal, extiende o autoriza en ejercicio de su funcin, dentro de los
lmites de su competencia y con las formalidades de ley. Este tipo de documento
tiene la caracterstica fundamental de estar dotado de fe pblica. La fe pblica
implica que la narracin del notario sobre un hecho se impone como verdad, se le
reputa cierta. (BARRN)3

4. ARCHIVO
Un archivo en trmino general es una coleccin de informacin. El Archivo Notarial,
es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario formados
en el ejercicio de su cargo. (Collazos & Julio S. Solis Gzar)

5. REGISTRO
El registro notarial es un conjunto numerado de cincuenta fojas ordenadas
correlativamente, el cual debe ser autorizado antes de su utilizacin mediante
un sello y firma puesto en la primera foja del registro por parte de un notario
especialmente designado para este efecto, bajo el procedimiento y medidas de
seguridad que se fijen por el Colegio respectivo. Por cada diez registros (es
decir, con 500 fojas) se forma UN TOMO, el que debe encuadernarse y empastarse
en el semestre siguiente a su utilizacin, los que sern numerados en orden
correlativo. (BARRN)

FORMACION DE TOMOS
-

La Ley del Notariado en su artculo 41 establece:

Que se formara un tomo por cada diez registros, que deben encuadernarse y

empastarse dentro del semestre siguiente a su utilizacin.

Los tomos sern numerados en orden correlativo.

3GONZALES BARRN, Gunther, pg. 1240

4

EL PROTOCOLO NOTARIAL

CONSERVACION Y SEGURIDAD DE LOS REGISTROS NOTARIALES

El notario deber responder por el buen estado de conservacin de los tomos. No
podrn extraerse los registros y tomos de la oficina del notario a excepcin de los
siguientes casos:4
-

Por razones de fuerza mayor

Por ser necesaria tal extraccin para el cumplimiento de la funcin notarial.

CIERRE DE LOS REGISTROS NOTARIALES

El treinta y uno de diciembre de cada ao se cerrara el registro notarial sentndose a
continuacin el ltimo instrumento una constancia suscrita por el notario, la que
remitir en copia, al Colegio de Notarios.5
Si en el registro notarial quedan hojas en blanco sern inutilizadas mediante dos
lneas diagonales que se trazaran en cada pgina con la indicacin que no corren.

CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS

PUBLICOS NOTARIALES
1. Protocolares y Extra-protocolares:
Los instrumentos pblicos protocolares son aquellos que se documentan en el
protocolo del notario, esto es en su archivo cronolgico, numerado y foliado de
instrumentos, los cuales son objeto de conservacin y custodia por parte del notario
(Ejemplo: escrituras pblicas). Los instrumentos extra- protocolares son aquellos
redactados y de autora de particulares (instrumento privado) sobre los que se atesta
una certificacin notarial determinada (ejemplo: legitimacin de firma)6

2. Escritura Pblica y Actas:

4 VILLAVICENCIO CARDENAS, Miguel, MANUAL DEL DERECHO NOTARIAL,

Editorial Jurista Editores, pg. 112-113
5 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049, articulo 44
6 GONZALES BARRN, Gunther, DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL, Editorial
Jurista Editores, pg. 1243
5

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Un acta narra o relata una circunstancia que es objeto de apreciacin sensorial por el
notario, en cambio si la intervencin notarial implica la recepcin de una
declaracin de voluntad, en la que las partes consienten sobre un determinado acto
jurdico y disponen de sus intereses, entonces el instrumento que lo contiene es una
escritura pblica.
El artculo 51 de la Ley del Notariado seala que la escritura pblica es todo
instrumento notarial protocolar que contiene uno o ms actos jurdicos y que las
actas son mera comprobacin de hechos, que no se documentan a travs de
escrituras pblicas y que son documentos extra protocolares.

CARACTERISTICAS DE LOS INSTRUMENTOS

PUBLICOS PROTOCOLARES
Las caractersticas de los instrumentos pblicos protocolares son las que se enuncian
a continuacin (Cardenas, 2012):7
-

Se incorporan al protocolo
Son eminentemente formales
Gozan de garanta de la autenticidad.
Son medios de prueba ante terceros.
Son pblicos.
Son ejecutivos.
Producen efectos jurdicos.
Son inscribibles.
Su contenido perdura a travs del tiempo.
Ostentan la calidad de prueba plena.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL PROTOCOLO

NOTARIAL
-

Los folios originalmente movibles, habilitados para el uso exclusivo de cada registro
y numerados correlativamente en cada ao calendario.

7 VILLAVICENCIO CARDENAS, Miguel, MANUAL DE DERECHO NOTARIAL,

Editorial Jurista Editores, Lima 2012, pg. 108
6

EL PROTOCOLO NOTARIAL

El conjunto de documentos escritos en aquellos folios durante el lapso mencionado

aunque no hayan sido firmados.

Las diligencias, notas y constancias complementarias o de referencia consignadas a
continuacin o al margen de los documentos matrices, y en su caso las de apertura,

cierre u otras circunstancias.

Los documentos que se incorporan por imperio de las leyes o requerimiento expreso

o implcito de los comparecientes y por disposicin del notario.

Los ndices que deban unirse.

REGISTROS QUE CONFORMAN EL PROTOCOLO

NOTARIAL
El protocolo notarial est conformado por los siguientes registros, cada uno de los
cuales se ordena y empasta en forma separada (art.37 Ley de Notariado):
a.
b.
c.
d.
e.
f.

De escrituras pblicas.
De testamentos.
De actas de protesto.
De actas de transferencia de bienes muebles registrables.
De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.
De instrumentos protocolares denominados de constitucin de garanta mobiliaria y

otras afectaciones sobre bienes muebles.

g. Otros que la ley determine.

1. REGISTRO DE ESCRITURAS PBLICAS

El registro de escrituras pblicas es aquel en el que se extienden escrituras,
protocolizaciones y las actas que la ley determina (art. 50 Ley del Notariado).
(BARRN)8
El registro de escrituras pblicas es el ms amplio y genrico de los registros a cargo
del notario, en el que se extiendas las escrituras que requieran de minuta o sin ella,
las protocolizaciones derivadas de las resoluciones judiciales o administrativas que
8 GONZALES BARRN, Gunther, DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL, Editorial Jurista
Editores, pg. 1245

EL PROTOCOLO NOTARIAL

se ordenen, as como de las actas y certificaciones que las partes soliciten. (Cardenas,
2012).
De acuerdo al artculo 50 del Decreto Legislativo N1049 en el registro de escrituras
pblicas se extendern:
-Las escrituras pblicas.
- Las protocolizaciones.
-Las actas que la ley determina.

2. REGISTRO DE TESTAMENTOS
En este registro se otorgar el testamento en escritura pblica y cerrado que el
Cdigo Civil seala. Ser llevado en forma directa por el notario El notario observar
en el otorgamiento del testamento en escritura pblica y el cerrado las formalidades
prescritas por el Cdigo Civil. Remitir al colegio de notarios, dentro de los primeros
ochos das de cada mes, una relacin de los testamentos en escritura pblica y
cerrados extendidos en el mes anterior.
Se prohbe al notario y al colegio de notarios informar o manifestar el contenido o
existencia de los testamentos mientras viva el testador. El informe o manifestacin
deber hacerse por el notario con la sola presentacin del certificado de defuncin
del testador. El notario solicitar la inscripcin del testamento en escritura pblica al
registro de testamentos que corresponda, mediante parte que contendr la fecha de su
otorgamiento, fojas donde corre extendido en el registro, nombre del notario, del
testador y de los testigos, con la constancia de su suscripcin.
Tratndose del testamento cerrado el notario transcribir al registro de testamentos
que corresponda, copia literal del acta transcrita en su registro, con indicacin de la
foja donde corre.

3. REGISTRO DE PROTESTOS
Se extienden las actas de protesto de ttulos valores, ya sea por falta de aceptacin o
por falta de pago. Pueden llevarse registros por separado para ttulos valores
distintos, con lo cual se hace posible el uso de formatos pre-impresos, e incluso se
permite un registro informtico de las actas.9
9 Articulo 75 y 77 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049
8

EL PROTOCOLO NOTARIAL

4. REGISTRO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES

MUEBLES REGISTRABLES
Se extienden las siguientes actas: a) de vehculos automotores; b) de otros bienes
identificables que la ley determine. Las actas podrn constar en registros
especializados en razn de los bienes muebles materia de la transferencia y en
formularios pre-impresos para tal fin 10

5. REGISTRO NOTARIAL DE ASUNTOS NO CONTENCIOSOS

Constan las escrituras pblicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley 26662,
sobre competencia notarial en asuntos no contenciosos (sucesin intestada,
rectificacin de partidas, patrimonio familiar, comprobacin de testamento cerrado,
adopcin de persona mayor de edad, inventarios).
En el mismo registro, constan las escrituras pblicas y actas que se extienden en
virtud a la Ley 27157, de Regularizacin de Edificaciones y la Ley 27333,
Complementaria de asuntos no contenciosos, por la cual se documentan las
declaraciones de prescripcin adquisitiva de dominio y formacin de ttulos
supletorios. Para los asuntos no contenciosos en que deba extenderse escritura
pblica (por ejemplo: rectificacin de partida, patrimonio familiar), entonces resulta
preceptiva la minuta autorizada por abogado. Las actas notariales que, adems,
conllevan la protocolizacin, son los inventarios y la sucesin intestada (artculos 33
y 43 Ley 26662), mientras que para la comprobacin del testamento cerrado resulta
de aplicacin supletoria el artculo 823 del CPC

6. REGISTRO NOTARIAL DE GARANTAS Y OTRAS

AFECTACIONES SOBRE BIENES MUEBLES
Se extienden las actas referidas a los negocios jurdicos sobre garantas mobiliarias y
otras afectaciones que seala el art. 32 de la ley 28677. Este registro fue creado por
el art. 1 Dec. Sup. 012-2006-JUS.
10 Articulo 78 y 80 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049

EL PROTOCOLO NOTARIAL

LA PROTOCOLIZACION
La Ley del Notariado en su artculo 64 seala que por la protocolizacin se
incorporan al registro de escrituras pblicas los documentos que la ley, resolucin
judicial o administrativa ordenen. (Cardenas, 2012)
Caracteres de la protocolizacin11:
-

Se incorpora al protocolo de una autoridad.

Adquiere la categora de instrumento pblico, con valor legal como la escritura

pblica otorgado voluntariamente por las partes.

Se incorpora al registro de escrituras pblicas.

CLASES DE PROTOCOLIZACION
-

LEGAL: Se cumple por mandato de la ley. Ejemplo: Lo actuado en algunos asuntos

no contenciosos- Prescripcin Adquisitiva de Dominio de inmueble, mueble,

sucesin intestada).
JUDICIAL: se cumple por mandato de la autoridad judicial en virtud de una
resolucin debidamente sustentada que haya quedado consentida. Ejemplo: La
minuta de compraventa de un inmueble, cuando se ha seguido el proceso judicial
sobre obligacin de hacer ante la negativa del obligado (vendedor) a cumplir con la

obligacin de hacer (formalizar la compra venta).

ADMINISTRATIVA: Se cumple por mandato de un funcionario pblico en ejercicio
de sus funciones en virtud de una resolucin administrativa debidamente sustentada

que haya quedado consentida

VOLUNTARIA: Se produce a solicitud de parte interesada. Ejemplo: La
compraventa de un inmueble.

DIFERENCIA ENTRE PROTOCOLIZAR Y ELEVAR

A ESCRITURA PUBLICA

11 SALAZAR PUENTE DE LA VEGA, Mercedes, PROTOCOLO NOTARIAL,

Editorial GRIJLEY, pg. 136
10

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Protocolizar es incorporar al registro de escritura publicas los documentos que la ley,

resolucin judicial o administrativa ordenen, esta incorporacin se realiza sentando
un acta en el Registro de Escrituras Pblicas y agregando los documentos materia de
protocolizacin al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolizacin los
que no podrn separarse del registro por ningn motivo. Elevar a escritura pblica es
dar forma pblica notarial a un negocio, a un acto jurdico preexistente sea por ser la
escritura pblica elemento constitutivo del negocio jurdico o por que la voluntad de
los otorgantes as lo ha establecido.12

INTANGIBILIDAD DEL INSTRUMENTO PUBLICO

PROTOCOLAR
El instrumento pblico protocolar suscrito por los otorgantes y autorizado por un
notario no podr ser objeto de:
-

Aclaracin en el mismo instrumento.

Adicin en el mismo instrumento.
modificacin en el mismo instrumento.
Cualquier aclaracin, adicin, o modificacin se har mediante otro instrumento
pblico protocolar y deber sentarse constancia en el primero, de haberse extendido
otro instrumento que lo aclara, adiciona o modifica. En el caso que el instrumento
que contiene la aclaracin, adicin o modificacin se extienda ante distinto notario,
ste comunicar esta circunstancia al primero.
Cuando el notario advierta algn error en la escritura pblica, en relacin a su propia
declaracin, podr rectificarla bajo su responsabilidad y a su costo, con un
instrumento

aclaratorio

sin

necesidad

que

intervengan

los

otorgantes,

informndoseles del hecho al domicilio sealado en la escritura pblica

12 SALAZAR PUENTE DE LA VEGA, Mercedes, PROTOCOLO NOTARIAL, Editorial

GRIJLEY, pg. 139

11

EL PROTOCOLO NOTARIAL

REPOSICION DEL INSTRUMENTO PUBLICO

PROTOCOLAR
En caso de destruccin, deterioro, prdida o sustraccin parcial o total de un
instrumento pblico protocolar, deber informar este hecho al Colegio de Notarios y
podr solicitar la autorizacin para su reposicin, sin perjuicio de la responsabilidad
que corresponda. (Art 49 Ley del Notariado)

PROTOCOLO: RESERVADO O DE ACCESO

PBLICO?
Uno de los principios del notariado latino es el llamado "secreto del protocolo'', esto
es, que las escrituras pblicas y actas no pueden ser revisados libremente por
cualquier persona, sino exclusivamente por aquellos que demuestren inters legtimo
en tomar conocimiento de l. La razn se encuentra en resguardar el secreto
profesional, que es una obligacin legal del notario, y un derecho del cliente o
usuario del servicio notarial.
En el caso peruano, y por vieja tradicin histrica, la ley establece que el protocolo
notarial es de acceso libre al pblico, sin necesidad de que se demuestre un inters
especfico en el contenido del instrumento (art. 93 Ley del Notariado). Esta norma
agrega que el conocimiento del protocolo se har a travs de MANIFESTACIN del
documento, lo que implica un contacto directo con l, para lo cual podr tomarse los
apuntes o notas que sean necesarios, sin la posibilidad de fotocopiar o grabar el
instrumento. En tal sentido, el usuario NO PODR EXIGIR que se le haga conocer
el contenido del protocolo mediante expedicin de copias simples, pues el nico
derecho que tiene es que se le ponga el instrumento ante s, y nada ms.
La excepcin del acceso pblico opera en el registro de testamentos, cuyo carcter es
RESERVADO, en tanto el notario est prohibido de informar o manifestar el
contenido o la existencia de los testamentos, mientras viva el testador

TRASLADO DE LOS INSTRUMENTOS

PROTOCOLARES

12

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Los traslados son copias certificadas de los instrumentos protocolares que el notario
ha autorizado en el ejercicio de su funcin. Si tenemos en cuenta que la escritura
pblica original queda definitiva e irreversiblemente incorporada al protocolo
notarial, entonces se hace necesaria su reproduccin literal autenticada, a efecto de
que los interesados puedan hacer valer sus derechos con un documento que tenga el
mismo valor jurdico que el original. Los traslados reconocidos por la ley son el
testimonio, los partes y la boleta. Las copias simples carecen de valor probatorio.
-

El testimonio contiene la transcripcin ntegra del instrumento protocolar, con la fe

que da el notario de su identidad con la matriz, la indicacin de la fecha y foja donde
corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por
l, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con sello, signo y firma, con la
mencin de la fecha en que se expide.

El parte es tambin una transcripcin ntegra del instrumento protocolar, pero con la
particularidad de que va dirigida al Registro Pblico para su inscripcin. Aqu
tambin el notario da fe de la identidad con la matriz, la constancia de encontrarse
suscrito por los comparecientes y autorizado por l, rubricado en cada una de sus
fojas expedido con su sello y firma, con la mencin de la fecha en que se le expide
(art. 85 LN).

la boleta es un resumen del instrumento protocolar, o la transcripcin de las

clusulas o trminos que el interesado solicita, con la designacin de los otorgantes,
naturaleza del acto jurdico, fecha y foja donde corre, y la constancia de encontrarse
suscrito por los comparecientes, con la respectiva autorizacin por el notario,
rubricado en cada una de sus fojas expedida con sello y firma, con la mencin de la
fecha en que se expide. El notario, cuando lo considere necesario, agregar cualquier
referencia que d sentido o complete la transcripcin solicitada (art. 84 LN).

VALOR PROBATORIO DEL INSTRUMENTO

NOTARIAL
La ley del notariado dispone que los instrumentos protocolares extendidos por
notario producen fe respecto de la realizacin del acto jurdico, de los hechos y
circunstancias que el notario presencia por s (art. 24).
13

EL PROTOCOLO NOTARIAL

El art. 12 de la Ley 26662, de competencia notarial en asuntos no contenciosos,

establece que el documento extendido en este mbito es autntico, y produce todos
sus efectos mientras no se rectifique o invalide en la va judicial. En el mbito de los
instrumentos extra-protocolares, la ley indica que, segn sea el caso, pues existen
distintos tipos de certificaciones notariales, estos dan fe respecto del acto, hecho o
circunstancia, identidad de personas u objetos, suscripcin de los documentos,
confirindoles fecha cierta (art. 97 LN).

LA ESCRITURA PBLICA
DEFINICIN
El art. 51 de la Ley del Notariado seala que la escritura pblica es todo documento
matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por notario, y que contiene uno o
ms actos jurdicos. La sencilla definicin legal rene todas las caractersticas que
normalmente se le reconoce en doctrina:
a) Instrumento tpicamente notarial.
b) Carcter protocolar.
c) Los otorgantes expresan una declaracin de voluntad, por la cual disponen de sus
propios intereses.

ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA PBLICA

Nuestra ley del notariado establece que la estructura interna de la escritura pblica se
divida en tres partes: introduccin, cuerpo y conclusin.
LA INTRODUCCIN expresar lo siguiente:13

Lugar y fecha del instrumento: La escritura pblica es un instrumento protocolar

que contiene un negocio jurdico otorgado en presencia de notario, y que requiere ser
ubicado en el espacio y tiempo. La mencin del LUGAR es importante, porque de

13 Ley del Notariado, articulo 54.

14

EL PROTOCOLO NOTARIAL

esa manera se localiza el otorgamiento del instrumento, lo que permite determinar si

el notario actu dentro del territorio (distrito notarial) en el que goza de competencia.
Nombre del notario: As se puede conocer si el instrumento ha sido otorgado ante la
persona que cuenta con el nombramiento oficial, de acuerdo con la ley. Es posible
que el notario se encuentre de licencia o de vacaciones, en cuyo caso ser necesario
hacer la mencin del notario que se encuentra reemplazando o sustituyendo al titular

del oficio.
Comparecencia de los sujetos, con sus respectivos datos de identificacin y
personales; as como la constancia de actuar en nombre propio o en representacin,
con indicacin del documento que lo autoriza. los comparecientes son los sujetos
que hablan en la escritura, esto es, aquellos que formulan las declaraciones dentro del
instrumento, en cambio, la parte es el elemento personal del acto o contrato desde la
perspectiva del derecho sustantivo, esto es, se trata de quien dispone y reglamenta los
intereses contenidos en el acto o negocio. Ambas cualidades (compareciente y parte)
pueden coincidir, pero no siempre acontece de esa forma. Por ejemplo: si una
determinada persona concurre a una escritura pblica en calidad de vendedor, y en
nombre propio, entonces este ser, al mismo tiempo, compareciente y parte. Lo
contrario ocurrir si concurre un apoderado, pues este ser el compareciente,
mientras la parte ser el representado, esto es, sobre quien se disponen los intereses

en el negocio.
Intervencin de intrprete cuando uno de los comparecientes ignore el idioma en

que se redacta el instrumento.

Intervencin de una persona (testigo a ruego), en el caso que el compareciente sea
iletrado, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que haga dudosa

su habilidad, sin perjuicio de que el compareciente imprima su huella digital.

Juicio del notario sobre capacidad, libertad y conocimiento con el que actan los
comparecientes: En algunos casos, por la gravedad de la dolencia que padece el
compareciente o por su avanzada edad, el notario requiere la intervencin de
mdicos, psiclogos o psiquiatras, aun cuando su presencia no est regulada por la
ley. Los mdicos constatan la salud fsica de la persona; mientras los psiclogos o
psiquiatras lo hacen respecto de la salud mental, aunque finalmente lo uno y lo otro

terminan confundindose.
Fe de conocimiento o de identificacin: El notario identifica a los comparecientes
mediante dos mecanismos reconocidos por la ley: la fe de identidad y la fe de
conocimiento. Por el primero, el notario puede identificar a un sujeto mediante la
15

EL PROTOCOLO NOTARIAL

verificacin del documento nacional (DNI). Por la segunda, el notario declara que
conoce al sujeto por trato o fama, y, en tal condicin, no requiere del documento

nacional (as, en forma correcta, lo establece el reglamento de la ley).

La mencin de que la declaracin de voluntad se materializa con minuta, o sin ella
EL CUERPO, contiene la declaracin de voluntad de las partes, sea expresada en
minuta previa o sin ella, en los casos que la ley lo permita; adems, se insertar el
comprobante que acredite la representacin, si fuera el caso, o se insertar cualquier
otro documento que sea exigible o conveniente para conformar o completar la citada
Declaracin de voluntad14 .
LA CONCLUSIN se expresar lo siguiente15:

La fe de haberse ledo el instrumento, por el notario o por los comparecientes, a

eleccin de estos.
La ratificacin, modificacin o indicaciones de los comparecientes que tambin sern

ledas.
La fe de entrega, si fuese el caso.
La transcripcin de normas legales cuando en el cuerpo de la escritura se le citen, y

se refieran a actos de disposicin u otorgamiento de facultades.

La correccin de errores u omisiones en los que se hubiese podido incurrir.
La constancia del nmero de serie de la foja donde se inicia y concluye el

instrumento.
La impresin dactilar y suscripcin de los comparecientes y quienes hayan
intervenido en la escritura, as como la fecha de firma de cada uno de ellos, y la de
conclusin de todo el proceso de firmas.

INSTRUMENTOS EXTRA-PROTOCOLARES
DEFINICIN Y MODALIDADES

14 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049, articulo 57.

15 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049, articulo 59
16

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Los instrumentos extra-protocolares son aquellas atestaciones notariales que no se

incorporan al protocolo, y sobre los que el manto de la fe pblica se circunscribe en
forma limitada al acto, hecho o circunstancia que el notario presencie o le conste por
percepcin sensorial, y que no sea de competencia propia de otra funcin .16
Segn nuestra ley, los instrumentos extra-protocolares pueden ser actas o
certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por el notario, en el que se
da fe de la realizacin de un hecho y, excepcionalmente, de una declaracin de
voluntad. Los segundos son atestaciones en documento privado, en donde el notario
deja constancia de aquello que hace o le consta.

ACTA
Acta Notarial es el instrumento que autoriza el notario, fuera o dentro del protocolo,
con algunas formalidades de las escrituras pblicas y en relacin a la persona del
requirente, de terceros, documentos u raciones de ciencia, sucesos y diligencias. Las
actas extra-protocolares, como su nombre lo indica, no se incorporan al Registro y
pueden constar en hojas sueltas o en hojas empastadas (como es el caso de los libros
de actas de personas jurdicas). Son actas extra - protocolares:

a) De autorizacin para viaje de menores: Acto en el cual el Notario, ante la peticin

voluntaria del padre o de los padres biolgicos o adoptivos de un menor, previa
verificacin de documentos, procede a extender un acta en la que consta la
autorizacin de viaje del menor, pudiendo ser dentro o fuera del pas. En el primer
caso, deber prestar su consentimiento uno de los padres, acreditando el vnculo
jurdico con la presentacin de la partida de nacimiento, en el segundo caso debern
prestar consentimiento ambos padres, presentando la partida de nacimiento, en caso
de que uno de los padres hubiera fallecido, podr prestar consentimiento el cnyuge
sobreviviente. En este documento deber constar el destino, la va de transporte, si
viaja acompaado de alguna persona, etc.
b) De destruccin de bienes: Acto extra protocolar en el que interviene el notario, a
peticin expresa de la persona natural o jurdica que realiza una actividad econmica
16 Ley del Notariado, Decreto Legislativo N 1049, articulo 98
17

EL PROTOCOLO NOTARIAL

con trascendencia tributaria. La norma tributaria considera estos casos cuando los
productos materia de transaccin econmica se encuentren en situacin de desmedro,
es decir, cuando los bienes sufran un deterioro o dao (el producto esta vencido, en
malas condiciones). Para la realizacin de la diligencia o acto propiamente del
desmedro (destruccin o incineracin), debern estar presente un representante de la
persona natural o jurdica que solicita la diligencia, el notario o Juez de Paz si no
hubiere notario y en el lugar podr estar presente un funcionario designado por la
SUNAT.
c) De entrega de bienes muebles o inmuebles: En Estos casos, es solicitado la
participacin del Notario en forma voluntaria por quienes as lo requieren. En estos
casos el notario deber previamente verificar cual es la naturaleza del acto, hecho o
circunstancia en la que va intervenir en el ejercicio de sus funciones. De tal manera
que pueda identificar cual es el bien que va entregar, quien es la persona que va a
participar de una parte y quien de la otra, para luego identificarlos y proceder a dejar
constancia en el acta respectiva.
d) De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas: En
este caso el notario deber verificar que que clase de persona jurdica se trata, cul es
su organizacin, cual es el motivo de la reunin y ubicar fsicamente el libro de actas
donde se deber extender el acta. Acto seguido proceder a identificar a las personas
que van a participar en ese acto, dejando constancia de la convocatoria y el quorum,
para luego proceder al desarrollo de la convocatoria.

e) De licitaciones y concursos: La participacin del notario en estos actos se requiere

para materializar la seguridad jurdica con lo que se debe desarrollar todo proceso de
seleccin pblico, es por ello que la intervencin del notario es neutral.
f) De inventarios; y subastas: De conformidad con el Decreto Legislativo N 674,
Ley de Promocin de la Inversin Privada de las Empresas del Estado: El notario
interviene para la certificacin de la realizacin del acto con la asistencia del
martillero pblico, los miembros de la comisin especial y del pblico en general. La
naturaleza de la participacin del Notario radica en proporcionar la seguridad jurdica
al otorgar fecha cierta al documento, que con tal ocasin se extiende, y otorgar fe
pblica de la verificacin efectiva de aquel acto.
18

EL PROTOCOLO NOTARIAL

g) De sorteos y de entrega de premios: La participacin del notario en estos actos se

produce para otorgar seguridad jurdica, ya que al verificar la realizacin del acto en
el da, fecha y lugar previamente sealado, otorga la calidad de fecha cierta al
documento que con tal ocasin se extiende, revistiendo adems de fe pblica, a
partir de la verificacin efectiva de aquel acto.
h) De constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de servicios de
certificacin digital.
i) De transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad de
terceros; y,
j) De verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en general.
k) Otras que la ley seale

CLASES DE CERTIFICACIONES
a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedicin de copias certificadas.
c) La certificacin de firmas: Consiste en la manifestacin otorgada por el notario,
respecto de la autenticidad de la firma y rubrica de una determinada persona efectuado
ante su presencia.
d) La certificacin de reproducciones (Las reproducciones pueden ser legalizadas por
el notario siempre que sean obtenidos por medios idneos y guarden absoluta
conformidad con su original, por lo cual debe ser comparado o cotejado por el
notario).
e) La certificacin de apertura de libros: (Es una constancia por la cual se da fe
pblica de la apertura del libro, hojas sueltas, etc.).
f) La constatacin de supervivencia.
g) La constatacin domiciliaria; y,
h) Otras que la ley determine.

19

EL PROTOCOLO NOTARIAL

CONCLUSIONES
1. El Notario es una persona investida de fe pblica, facultado para autentificar y
dar forma en los trminos de ley a los instrumentos en que se consignen los
actos y hechos jurdicos.
2. El protocolo es el conjunto de matrices o registros ordenadamente dispuestos en
tomos, encuadernados y empastados para su conservacin y archivamiento en la
notaria.
3. La importancia del protocolo radica en que los instrumentos originales que
deben quedarse en poder del notario deben ser conservados de una manera
metdica y ordenada, a fin de que siempre sea fcil la busca de documentos y la

20

EL PROTOCOLO NOTARIAL

expedicin de copias, formando el conjunto de todos los de un periodo

determinado.
4. el protocolo de un notario, se forma con los documentos notariales originales
(escrituras pblicas y actas notariales), que contienen los derechos que crean,
modifican, trasmiten o se extinguen. Matrices que el notario no entrega ms bien
los conserva, para facilitar su reproduccin, porque, la propiedad de stos
corresponde al Estado.

RECOMENDACIONES
1. En el ejercicio de su funcin, el notario debe orientar y explicar a los otorgantes
y comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos que l vaya
autorizar.
2. El notario en su accionar debe velar por el cumplimiento de los principios
notariales, en especial el principio de registro o protocolo que es uno de los ms
importantes, porque exige el protocolo o libro de registro numerado, rubricado o
sellado,

en

donde

se

encuentran

cronolgicamente.
21

todas

las

escrituras

ordenadas

EL PROTOCOLO NOTARIAL

3. En la actualidad la sociedad necesita de cierta estabilidad y seguridad en sus

relaciones comerciales, es por ello que en muchos casos se busca un profesional
para que oriente, aconseje, e ilustre con su saber entender, es all, donde el
notario debe actuar no slo como consultor jurdico sino tambin como
consultor moral.
4. El notario debe cumplir cabalmente en resguardar de manera responsable los
registros que conforman el protocolo de su notaria.

ANEXOS
1. Grfico: Clasificacin de los instrumentos pblicos notariales.

22

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Grafico 2: Actas que componen

los instrumentos extraprotocolares

Grafico 3: Esquema
del acta notarial
protocolizada.

23

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Grafico4:Certificaciones Notariales

24