UNIVERSIDAD ESAN

Caso: HEPEVASA1
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La tercera, con tres.

La Compaa HEPEVASA se cre en

el ao 1995 para dedicarse a la
comercializacin de aceites de tipo
comestible. En el ao 1958 adquiri
una pequea planta para la
produccin de aceite, a partir de la
pepita de algodn, logrando generar
una significativa mejora para la
empresa.

En golosinas se tiene una sola marca

con quince presentaciones.

En el ao 1964, teniendo en cuenta los

residuos de la pepita de algodn, el
Directorio decidi introducirse en la
lnea de jabones, tanto en produccin
como en comercializacin; y en el ao
1975, para diversificarse entra en el
mercado de golosinas y da inicio a la
lnea de produccin de golosinas con
manufactura contratada.

En la lnea de jabones se produce una

marca de jabn de lavar, con tres
presentaciones, que cubre el 20% del
mercado nacional y otras tres marcas
de jabones de tocador con una
participacin en el mercado nacional
del 30%.

En la actualidad fabrica y comercializa

sus productos a nivel nacional, los que
tienen un movimiento que asciende a
70% en aceites, 20% en jabones y
10% en golosinas.

Ante la situacin de prdida en el

mercado de aceites que se estaba
produciendo y teniendo en cuenta que
dicho producto constitua la base de la
empresa y el origen de ella, el
Directorio acord contratar una
empresa de Consultores para que
analizasen la compaa y evalen la
situacin presentada, a fin de definir
las deficiencias en el accionar de
HEPEVASA; as como las razones de

En aceites comestibles se manejan

tres marcas diferentes, con cinco
presentaciones repartidas en:
1

La primera marca con una;

La segunda marca con dos;

La participacin de los aceites

HEPEVASA en el mercado, se viene
reduciendo lentamente a lo largo de
los ltimos cuatro aos, en razn de la
competencia presentada por algunas
pequeas empresas con costos de
operacin bajos.

SITUACIN ACTUAL

Caso preparado por el Profesor Armando Valds Palacio (L 6804), corregido y modificado por el
Profesor Armando Valdes Garrido Lecca, para el curso de Control y Evaluacin de Operaciones y
Logstica (CEOL)

la prdida de mercado de aceites y

confirmar si se tiene o no un futuro de
desarrollo en dicho sector productivo.
La evaluacin realizada por los
Consultores
indicaba
que
los
consumidores reconocan a los
aceites de la empresa como los
mejores del mercado. Sin embargo
debido a la situacin econmica se
inclinaban al consumo de aceites de
menos precio. Por ello recomendaban
reducir los precios de venta en un 15%
para poner a este producto de
HEPEVASA en un nivel competitivo
frente a las otras marcas, que al
aumentar su participacin le quitan
mercado.
Indicaban tambin que existan dos
reas en la empresa donde se podan
reducir costo, las que identificaron
como:
-

Publicidad y
Logstica, donde hallaron que
habiendo sido el promedio de
ventas de aceite de los ltimos
doce meses de $4000,000, el
promedio
de
inventarios
ascenda a $25000,000.00, lo
que daba una rotacin de
inventarios de 0.16.

FUNCIONAMIENTO

DE

LA

EMPRESA
Los gerentes de las reas de ventas,
compras, marketing, manufactura y
finanzas se renen, la primera
semana de cada mes, para definir el
volumen de ventas de los prximos
seis meses. En estas reuniones
ventas presenta su estimado o
pronstico para los prximos seis

meses,
base
sobre
la
cul
manufactura hace su programa de
produccin, sin tomar en cuenta los
inventarios de productos terminados
que existen en Almacn, y procede a
informar a compras para que esta
gerencia realice la adquisicin de los
insumos y materiales correspondientes.
Ante un cambio significativo del
volumen de ventas, el tiempo de
reaccin de la organizacin para
abastecerse de insumos importados
es aproximadamente de cuatro
meses, debido a la falta de
comunicacin entre los elementos
operativos y el de compras. Ello
porque produccin no coordina de
manera continua con el departamento
de compras, salvo cuando enva sus
programas de fabricacin para que se
les atienda o cuando les falta algn
material o insumo para reclamar, pero
no permanentemente lo que genera
desabastecimiento de insumos. Esta
situacin se reajusta mensualmente
en las reuniones de gerentes, pero el
tiempo de recuperacin de inventarios
es de dos meses como mnimo.
De la misma manera funciona en el
caso inverso, produciendo excesos de
inventario, pues al disminuir las ventas
no se informa a manufactura ni a
compras.
Para solucionar los problemas
detectados se han formado dos
equipos de trabajo dirigidos por los
consultores, uno de ellos est formado
por personal de produccin y
compras, a quienes les asignan la
responsabilidad de
estudiar la
situacin y emitir una recomendacin

para poder mejorar los niveles de

rotacin de inventario y reducir los
excesos de stock de la compaa, para
lo cual cuentan con la informacin
obtenida por los consultores en su
diagnstico y cuyos puntos principales
son:
-

El manejo de los inventarios de

productos
terminados,
es
totalmente independiente del
de los insumos.
No existe en la compaa quien
asuma las responsabilidades
logsticas ni de administracin
de inventarios, dando lugar a
que aquellos que tienen a su
cargo o se relacionan con el
manejo de inventarios tiendan a
imponer
mrgenes
de
seguridad
elevados,
aumentado los niveles de
inventario y ocasionando los
denominados sobre stocks.
El manejo de inventarios de
productos terminados est bajo
la dependencia de ventas, los
que
no
consideran
una
prioridad el optimizar los
niveles de los mismos.
No existe un sistema de
Planeamiento y Control de
Inventarios.
No
existen
canales
de
comunicacin
formal
y
permanente entre las gerencias
de Ventas, Manufactura y
Compras.
A pesar de existir una gerencia
de Compras, sta slo cumple
funciones de rutina y de
tratamiento de papeles en el

cumplimiento de los pedidos

que recibe.
Las decisiones de distribucin
fsica corresponden a Ventas,
que se encarga de hacer llegar
los
productos
a
sus
distribuidores y clientes, para lo
cual tiene bajo sus rdenes a
los elementos de transportes.
En dos o tres oportunidades
manufactura ha tenido que
cambiar de produccin por falta
de
insumos,
fabricando
productos que no son de
preferencia
de
los
consumidores
y que se
almacenan esperando que
ventas logre darles movimiento.

El segundo equipo bajo la

responsabilidad del Gerente de
Marketing, deber revisar los
procedimientos empleados en la
preparacin de los pronsticos de
ventas y en su control posterior, as
como en procurar una mejor
coordinacin, principalmente con
produccin, pero sin descuidar sus
relaciones
con
las
otras
dependencias de la empresa.
TRABAJO POR HACER
Desde el punto de vista de
Auditora, que aspectos debera
considerar para fortalecer el rea
de Logstica y en funcin a ella,
proponga el diseo de un ambiente
de control adecuado para la
proteccin,
interaccin
y
coordinacin del rea Logstica
con las otras reas involucradas.