Estructura Del Manual

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARTIMA DEL CARIBE

(Coloque el nombre del Subsistema al cual pertenece)
(Coloque el nombre de la Escuela, Direccin o Coordinacin General al cual
pertenece, el caso que aplique)
(Coloque el nombre de la dependencia)
MANUAL DE LA (Coloque el nombre de la dependencia)

(Coloque las siglas del Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin General al
cual pertenece y el de la dependencia)
Ejemplo:
MAN-REC-CGAR-CSI
(Coloque mes y ao en la cual se elabora el documento)

Ejemplo: Marzo 2015

RECTORADO
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-003
FORMULARIO: CAL-003
Fecha: 18/12/2014
Cambio: 01
ACTA DE APROBACIN
(1)
Pg:1 /n
Los miembros del equipo de trabajo abajo firmantes, declaramos haber participado en la
elaboracin y revisin del Manual (Coloque el nombre de la dependencia)
____________________________, Cambio: (Coloque nmero de cambio del Manual)
_____ de fecha: (Coloque da/mes/ao en que se elabora o modifica el Manual) ________.
Por lo tanto, habiendo cumplido satisfactoriamente con los requisitos internos (Reglamento
General de la Universidad Nacional Experimental Martima del Caribe, Procedimiento
Control de Documentos, entre otros) y externos aplicables (Leyes, Reglamentos y
Normativas) para la elaboracin de Manuales, manifestamos estar de acuerdo con la
informacin descrita en el Manual (Coloque el nombre de la dependencia)
______________________________. En tal sentido, recomendamos la consideracin y
aprobacin por parte del Consejo Universitario para su posterior implantacin.
ELABORADO POR
NOMBRE Y APELLIDO
(Se explica por s sola)
CARGO / DEPENDENCIA
(Coloque el cargo que ejerce
y la dependencia de
adscripcin)
FIRMA
FECHA
(Estampe su firma
autgrafa)
(Coloque
da/mes/ao
correspondiente)
FIRMA
FECHA
REVISADO POR
NOMBRE Y APELLIDO
CARGO / DEPENDENCIA
UMC. Sistema de Gestin de la Calidad
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia)

ndice
Pg.: 1/n
Fecha: da/mes/ao
Cambio: (Coloque nmero de
cambio del
Manual) Ejemplo:00
pp.
Providencia primera discusin
Providencia segunda discusin
Hoja de Aprobacin
Introduccin
Normas Generales para el Uso del Manual
MANUAL DE ORGANIZACIN
Preliminares
Objetivo General
Alcance
Marco Institucional
Antecedentes
Misin
Visin
Objetivo
Funciones
Organigrama (Coloque el nombre del subsistema al que pertenece la dependencia)
Organigrama (Coloque, en el caso que aplique, el nombre de la Escuela, Direccin o
1/n
1/1
1/2
1/n
1/n
2/n
n/n
n/n
n/n
n/n
n/n
n/n
Coordinacin General al cual pertenece la dependencia) si no es el caso elimine la fila
Organigrama de la (Coloque el nombre de la dependencia)

Organigrama de Posicin de la (Coloque el nombre de la dependencia)
Descripcin de Cargos
LISTAS MAESTRAS
Lista Maestra de Control de Documentos Externos Aplicables
Lista Maestra de Control de Documentos
Lista Maestra de Control de Registros
Cuadro de Indicadores de Gestin
n/n
n/n
n/n
1/n
1/n
1/n
1/n
pp.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Preliminares
Introduccin
Propsito
Alcance
Responsable
Proceso de la (Coloque el nombre de la dependencia)
Procedimiento (Coloque el nombre del procedimiento)
(Inserte todos los procedimientos que maneja la dependencia, de ser
el caso) de lo contrario elimine las filas.
Instrucciones de Trabajo (Coloque la denominacin de la instruccin de
1/n
1/n
1/n
1/n
1/n
1/n
1/n
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia)

ndice
Pg.: 1/n
Fecha: da/mes/ao
cambio del
Manual) Ejemplo:00
trabajo)
(Inserte todos las instrucciones de trabajo que maneja la
dependencia, de ser el caso) de lo contrario elimine las filas.
Pg.: 1/n
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia) Fecha: da/mes/ao

Introduccin
cambio del
Manual).Ejemplo:00
El presente Manual tiene como propsito fundamental establecer el proceso, los
procedimientos e instrucciones de trabajo (esta ltima en caso que aplique, de lo
contrario debe eliminarla) bajo una metodologa estndar que contribuya al desarrollo y
control de la (Coloque el nombre de la dependencia) que permita la mejora continua a fin
de armonizar bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de
la Universidad Martima del Caribe.
Asimismo, sirve de gua a los usuarios del proceso de la (Coloque el nombre de la
dependencia), y por ningn motivo, sustituye directrices o procedimientos establecidos por
el Manual del Sistema de Gestin de la Calidad de la UMC.
Este Manual busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaracin de las responsabilidades, autorizacin, procesamiento, registro de las
operaciones, que estn asignados.
4. Que este identificado y determinado el proceso, los procedimientos e
instrucciones de trabajo, de ser el caso, de tal manera que facilite a la dependencia
la coordinacin, ejecucin y supervisin de las labores.
5. Que exista un sistema de informacin que le provea a la dependencia, datos
oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus
procedimientos.
U.M.C. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Pg.: 1/n

Cambio: Coloque nmero de
Normas Generales para el uso del Manual
cambio del
Manual).Ejemplo:00
1. El manual debe estar a disposicin de todo el personal que labora en la (Coloque el
nombre de la dependencia) adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela,
Direccin o Coordinacin General de adscripcin de la dependencia, si aplica)
del subsistema (Coloque el nombre del subsistema de adscripcin de la
dependencia) de la Universidad Martima del Caribe.
2. Este manual est dividido por secciones con el fin de hacer ms fcil su
actualizacin.
3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar
una informacin clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse dentro de la (Coloque el nombre de la dependencia) como del proceso
y de los procedimientos que ejecutan.
4. En la aplicacin del presente manual, el responsable de (Coloque el nombre de la
dependencia) velar por el desarrollo, supervisin y cumplimiento de las
actividades y procedimientos aqu descritos.
5. Los usuarios del manual debern comunicar al responsable de la (Coloque el
nombre de la dependencia) las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten
el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y
con ello mejorar la base del conocimiento en el tiempo.
6. Este manual solamente podr ser modificado por el responsable de la dependencia,
en este sentido deber enviar a la Coordinacin de Gestin de la Calidad
memorando interno en conjunto con las sugerencias, modificaciones o cambios
realizados, en formato digital.
Pg.: 2/n

Cambio: Coloque nmero de
Normas Generales para el uso del Manual
cambio del
Manual).Ejemplo:00
7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las polticas del (Coloque

el nombre del subsistema a la cual se encuentra adscrita la dependencia) que en
materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generar tambin un
cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas.
8. Para los efectos de actualizacin del manual, el mismo podr ser evaluado
anualmente por el responsable de la dependencia, con el objeto de mantener la
pertinencia y apego tanto de los procedimientos que se manejan, como las normas
relacionadas con la legislacin vigente y evitar as su rpida obsolescencia.
9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o
parcialmente por cualquier medio sin la autorizacin previa de la Coordinacin de
de Gestin de la Calidad, adscrita al Rectorado.
10. Este manual estar disponible en formato digital en la pgina www.umc.educ.ve de
la Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que as lo requiere,
pueda tener acceso al mismo.
MANUAL DE ORGANIZACIN
(Coloque las siglas del Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin General a
la cual pertenece, de ser el caso, y el de la dependencia)
Ejemplo:
(MAN-ORG-REC-CGAR-CSI)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Manual de Organizacin
Marco Institucional
Pg. 3/n
Fecha: da/mes/ao
Cambio: Coloque nmero de cambio
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
OBJETIVO
El Manual de Organizacin, es un instrumento normativo de gestin que tiene por finalidad
formalizar la estructura organizativa y funcional de la (Coloque el nombre de la
dependencia), adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela, Direccin o
Coordinacin General a la cual est adscrita la dependencia).
Este instrumento permite establecer una metodologa estndar que contribuya al desarrollo
y control de la (Coloque el nombre de la dependencia), a fin de armonizar sus funciones
bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de la
Universidad Martima del Caribe.
Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaracin de las responsabilidades, autorizacin, procesamiento, registro de las
operaciones, que estn asignados.
ALCANCE:
Su campo de aplicacin abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia).
ANTECEDENTES
Marco Institucional
Pg. 4/n
Fecha: da/mes/ao
Cambio: Coloque nmero de cambio
del Manual) Ejemplo:00
(Describa de manera sintetizada los antecedentes que reflejan los avances desde la
creacin de la dependencia).
MISIN:
(Describa de manera sintetizada el conjunto de razones fundamentales de la existencia
de la dependencia).
VISIN:
(Describa de manera sintetizada la situacin futura que pretende lograr la
dependencia. Esta debe ser realista y alcanzable).
OBJETIVO:
(Coloque aqu la razn de ser de la dependencia dentro de la organizacin, es decir lo
que se espera obtener en su ejecucin, en trminos generales cmo lo lograr y para
qu).
FUNCIONES:
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Organigrama (Coloque el nombre del subsistema al Cambio: Coloque nmero de cambio del
Manual).Ejemplo:00
cual pertenece)
(Coloque la estructura organizativa correspondiente al subsistema a la cual pertenece

la dependencia).
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Organigrama Estructural de la
Cambio: Coloque nmero de cambio del
(Coloque el nombre de la Escuela, Direccin oManual).Ejemplo:00
Coordinacin General)
(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la Escuela, Direccin o

Coordinacin General a la cual est adscrita la dependencia).
Solo en el caso que aplique. De lo contrario elimine esta hoja
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Organigrama Estructural de la (Coloque el nombre
Manual).Ejemplo:00
de la dependencia)
(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la dependencia).
Organigrama de Posicin de la
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
(Aqu debe reflejar los cargos que se encuentran adscritos a la dependencia de

acuerdo al Registro de Asignacin de Cargos (RAC) para ello se recomienda solicitar
a la Coordinacin General de Recursos Humanos dicha informacin).
Ejemplo:
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
CARGO: (Coloque la denominacin del Cargo). Ejemplo: COORDINADOR DE COMPRAS
OBJETIVO: (Coloque aqu la razn de ser del cargo dentro de la dependencia y

dentro de la organizacin, es decir lo que se espera obtener en su ejecucin, en
trminos generales cmo lo lograr y para qu).
FUNCIONES
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
NOTA: (INSERTE LA ESTRUCTURA ESTABLECIDA PARA LA DESCRIPCIN DE LOS

CARGOS (CARGO, OBJETIVO Y FUNCIONES) EN CADA PGINA, TANTAS VECES
SEA NECESARIO, A LOS FINES DE PODER REFLEJAR TODOS LOS CARGOS
ADSCRITOS A LA DEPENDENCIA)
Registro de Cambios
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
Ubicacin del
cambio Secc/Pg
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
N de cambio
N/A
Nuevo Documento
da/mes/ao
00
Nota: Cuando al Manual de Organizacin se le realice modificaciones debe reflejar la

informacin respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan
realizado.
LISTAS MAESTRAS

RECTORADO
REG-REC-CAL-002
FORMULARIO: CAL-002
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 01
(1) Pg:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES

(2) DIRECCIN / COORDINACIN: (Coloque el nombre de la dependencia)
(3) ACTUALIZADO POR: (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualizacin realizada)
(4) FECHA DE ACTUALIZACIN: (Coloque da, mes y ao de la actualizacin realizada)
(7) FECHA
(5)
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
VIGENTE DE
(8) ALMACENAMIENTO
N
APROBACIN
Constitucin de la Repblica Bolivariana de

Venezuela
Gaceta Oficial N
5.453
19/02/ 2009
Pg: 1/1
Fecha: 01-04-2011
Cambio:
05de
(En esta columna Indique
el tipo
PRO-REC-CAL-002
almacenamiento que tendr
cada uno de
FORMULARIO:
CAL-016
los documentos). Ejemplo:
Fsico,
Digital o ambas: Fsico y Digital
Gaceta Oficial
Extraordinaria
1429
08/09/1970
Gaceta Oficial
Extraordinaria
5.929
15/08/2009
Gaceta Oficial
Extraordinario 2.818
01/07/1981
Ley de Universidades
Ley Orgnica de Educacin
Ley Orgnica de Procedimientos

Administrativos
Ley Orgnica de la Contralora General de la

Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Gaceta Oficial
Extraordinaria 6.013.
23/12/2010
Ley del Estatuto de la Funcin Pblica
Gaceta Oficial N
39.660 27/04/2011
Manual de Normas de Control Interno sobre un

modelo genrico de la Administracin Central y
Descentralizada Funcionalmente.
Gaceta Oficial
N 38.282.
28/09/2005
Normas Generales de Control Interno.
Gaceta Oficial
N 36.229.
17/06/1997
NVF-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la

Calidad. Requisitos
18/12/2008
10
Reglamento General de la Universidad Nacional

Experimental Martima del Caribe (UMC)
Gaceta Oficial
N 40.487
01/09/2014
Nota: Inserte tantas filas sean necesarias como Leyes, Reglamentos o Normativas
externas vigentes aplican al proceso que maneja la dependencia.

RECTORADO
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pg:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

(3)
(5) N DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL

DOCUMENTO
Ejemplo: MAN-ORG-RECCGAR-CSI
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIN
(8) N DE
CAMBIO
00
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIN
(11) UBICACIN
DEL DOCUMENTO
Consejo Universitario
(Coloque el nombre de la
dependencia)/Intranet

RECTORADO
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pg:1 /n

(3)
(5) N DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL

DOCUMENTO
Ejemplo: MAN-NYP-REC-CGAR-CSI
Manual de Normas y
Procedimientos
Ejemplo: PSO-REC-CGAR-CSI
Coordinacin de ..
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-001
Procedimiento (Coloque la
denominacin del procedimiento)
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIN
(Coloque aqu la codificacin de

todos los procedimientos que
maneja la unidad, de ser el caso)
Ejemplo: INT-REC-CGAR-CSI001
(9) FECHA
DE
CAMBIO
Procedimiento(Coloque la
denominacin del procedimiento que
ejecuta la Unidad)
00
00
00
00
Procedimiento
Instruccin de Trabajo(Coloque la
denominacin de la Instruccin de
trabajo)
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIN
00
Coloque aqu la codificacin de

todos los procedimientos que
maneja la dependencia, de ser el
caso)
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSIUCD-001
(8) N DE
CAMBIO
00
00
(Coloque aqu la codificacin de todas

las instrucciones de trabajo que maneja
la dependencia, de ser el caso)
Coloque aqu el N de providencia de los
reglamentos internos que regulan el
proceso de la dependencia, de ser el
caso)
Gaceta Oficial N 40.487
Reglamento General de la
Universidad Nacional Experimental
Martima del Caribe (UMC)
01/09/2014
01/09/2014
00
Ministerio del Poder Popular

para la Educacin
Universitaria
(11) UBICACIN
DEL DOCUMENTO

RECTORADO
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pg:1 /n

(3)
(5) N DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL

DOCUMENTO
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIN
(8) N DE
CAMBIO
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIN
(11) UBICACIN
DEL DOCUMENTO
REG-REC-CAL-016
FORMULARIO: CAL-016
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 06
UNIVERSIDAD MARTIMA DEL CARIBE

RECTORADO
(1) Pg:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS

(3)ACTUALIZADO POR: : (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualizacin realizada)
(5) REQUISITO
(En esta columna

debe colocar la
codificacin
alfanumrica a los
procedimientos e
instrucciones de
trabajo, de ser el
caso).
Ejemplo: PRO- VADCGAD-CC-001
INT-VAD-CGAD-CC001
(6) DESCRIPCIN DEL REGISTRO
(7) ALMACENAMIENTO
(En esta columna inserte el nombre de

los registros. Este debe estar relacionado
con el requisito)
(En esta columna Indique el

tipo de almacenamiento que
tendr cada uno de los
registros). Ejemplo: Fsico,
Digital o ambas: Fsico y
Digital
(8) TIEMPO DE
RETENCIN Y
DESTINO FINAL
(9) RESPONSABLE
( Eljemplo: 1 ao
archivo activo/ 2
aos archivo muerto
permanente)
(En esta columna

coloque la
denominacin del
responsable de la
dependencia). Ejemplo:
Coordinador de
Compras)
(10) IDENTIFICACIN
(En esta columna coloque

la codificacin asignada al
registro). Ejemplo:
REG-VAD-CGAD-CC-001)
Formulario: CC-001

DIRECCIN / COORDINACIN:
ACTUALIZADO POR:
FEHA DE ACTUALIZACIN:
DEPENDENCIA
Manual) Ejemplo:00

(Coloque nombre y apellido del responsable de la actualizacin realizada)
(Coloque da, mes y ao de la actualizacin realizada)
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
(Coloque aqu el nombre del o los

Procedimiento)
(PRO-REC-CGAR-CSI-001)
(Coloque aqu el
nombre de la
dependencia/ Coloque
el nombre de la o las
Unidad(es), de ser el
caso)
Pg.: 1/n
Fecha: da/mes/ao
(Coloque aqu el
nombre del
(Coloque aqu el nombre del

Procedimiento que maneja la
unidad , en caso que aplique )
(PRO-REC-CGAR-CSI-UV-001)
INDICADORES
(N de solicitudes para la creacin del proyecto de carrera gestionadas/ N de

solicitudes para la creacin del proyecto de carrera recibidas) x 100

Ejemplo:
Coordinacin de
Seguridad Integral/
Unidad de Vigilancia/
Unidad de Control
Disciplinario
responsable de la
dependencia)
(Coloque aqu el nombre de la

Instruccin de Trabajo, en el caso
que aplique)
(INT-REC-CGAR-CSI-001)
Pg.: 2/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
(Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin General
al cual pertenece y el de la dependencia)
Ejemplo:
(MAN-NYP-REC-CGAR-CSI)
Manual de Normas y Procedimientos

Preliminares
Pg. 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
1. INTRODUCCIN:
El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales
vigentes y procedimentales que rigen a la (Coloque el nombre de la dependencia), en el se
describe en forma sistemtica y secuencial cada una de las acciones que se deben realizar
durante las distintas fases de los procedimientos que manejan dicha dependencia,
mencionndose de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, incluye
adems sus respectivos flujogramas en los cuales se representan grficamente a travs de
smbolos el paso a paso de la ejecucin de sus actividades y los formularios utilizados en las
mismas, todo ello con la finalidad de poder contar con un instrumento que sirva de gua
fundamental en el logro de los objetivos, promoviendo la eficiencia operacional bajo los
principios de transparencia, legalidad, eficacia y efectividad.
En trminos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la (Coloque el nombre de
la dependencia) radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos para
unificar los criterios en la materia.
El Manual fue realizado por el responsable de la (Coloque el nombre de la dependencia)
en conjunto con el personal adscrito a la misma, bajo los lineamientos establecidos por el
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) lo que facilit su desarrollo y aplicacin.

Preliminares
Pg. 2/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
2. PROPSITO:
Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y
efectivo del proceso y los procedimientos que ejecuta la (Coloque el nombre de la
dependencia) de la Universidad Martima del Caribe (UMC).
3. ALCANCE:
Este manual abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia y el nombre de las
unidades adscrita a la misma, si es el caso) y a todas aquellas dependencias que en su
momento se vean involucradas.
4. RESPONSABLE:
La responsabilidad tanto de (Describa de manera general las actividades que se ejecutan
en la dependencia) ejercida por el (Coloque, segn corresponda, el nombre del cargo:
Director, Coordinador General y/o Coordinador de la dependencia), adicionalmente
deber manifestar disposicin y compromiso para llevar a cabo el debido mantenimiento del
presente manual.
PROCESO (Coloque el nombre de la dependencia)

Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin
General al cual pertenece, segn el caso, y el de la dependencia)
Ejemplo:
(PSO-REC-CGAR-CSI)

Proceso (Coloque el nombre de la dependencia)
1.
Pg.: 1/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
PROPOSITO:
(Describa de manera general el objetivo, el fin o la razn que persigue este proceso. POR FAVOR,
TRATE DE LIMITARSE A 3 LNEAS)
Ejemplo: El propsito de este proceso es (definir, describir, identificar, proporcionar, delinear,
establecer) (guas, pautas, requerimientos) para.
2. ALCANCE:
(Especifique el rea, funcin y/o personal involucrado, por favor, trate de limitarse a 3
lneas)
Ejemplo: Este procedimiento (abarca, se aplica a ) (todo, cualquiera}, cada)
3. RESPONSABLE:
(Especifique quien es el responsable de elaborar el documento y de la ejecucin del
mismo).
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1. ENTRADA:
(Aqu seale toda la informacin de insumo que requiere el proceso, de quin
proviene, cundo y cmo).
4.2. TRANSFORMACIN:
(Seale la relacin de los recursos utilizados para lograr el producto)
Ejemplo: La Coordinacin de Compras planifica, coordina, verifica y controla la
contratacin de los bienes, materiales o servicios que demanden las distintas dependencias
de la institucin
4.3. SALIDA: (Seale cul es el producto del proceso, sus usuarios y requisitos
establecidos). Ejemplo:

Proceso (Coloque el nombre de la dependencia)
Pg.: 2/n
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
4.3.1. Lograr el mayor grado de satisfaccin de las Unidades Solicitantes mediante el

cumplimiento integral de los requerimientos establecidos.
5. DEFINICIONES:
(DEFINA
AQUELLAS
VARIABLES
MANEJADOS CON UN SIGNIFICADO PARTICULAR).
CONCEPTOS
QUE
SON
Ejemplo:
5.1Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto utilizando

recursos (humanos, tecnolgicos, materiales, tiempo, etc.) en la transformacin de
insumos.
6. REFERENCIAS:(LISTE
LAS
LEYES,
REGLAMENTOS,
NORMATIVAS
INTERNAS
Y/O
EXTERNAS VIGENTES QUE APLICAN A ESTE PROCESO O COLOQUE LAS SIGLAS DE NO

APLICA (N/A).
Ejemplo:
6.1 Normas ISO 9001.

7.
REGISTROS:(SEALE
LA INFORMACIN INTERMEDIA Y FINAL QUE REQUIERE SER
ARCHIVADA, CUNDO Y DNDE O COLOQUE LAS SIGLAS DE NO APLICA (N/A)).
Ejemplo: 7.1 REG-REC-CAL-013: Reporte de No Conformidad.

8.
REGISTRO DEL CAMBIO:

Ubicacin del
cambio Secc/Pg
N/A
Nuevo Documento
Fecha del
cambio
Coloque
da/mes/ao
N de cambio
00
Nota: Cuando el Manual de Normas y Procedimientos se le realice modificaciones debe

reflejar la informacin respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se
hayan realizado.
PROCEDIMIENTO (Coloque el nombre de la dependencia)

Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin General al
cual pertenece, segn el caso, de la dependencia y el correlativo del procedimiento)
Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-001)

Pg.: 1/n

Fecha: da/mes/ao
Manual).Ejemplo:00
1.
PROPSITO:
(Describa de manera sintetizada cual es la intencin que busca la dependencia en la

ejecucin de este procedimiento). Ejemplo: Establecer lineamientos para la inscripcin de
los aspirantes a ingresar en el registro interno de proveedores, la actualizacin de la
documentacin de los mismos y la reevaluacin de su desempeo.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia) y a todas aquellas

dependencias que en su momento se vean involucradas.
3.
RESPONSABLE:
Este procedimiento estar bajo la responsabilidad del (Especifique quien es el responsable

de elaborar el documento y de la ejecucin del mismo).
4.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
4.1 (Coloque aqu las reglas, medidas que regularn este procedimiento).
5.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1
(Describe quien, que, cuando, lista acciones y responsabilidades use verbos de

accin tales como ordena, llena, aprueba)
6.
DEFINICIONES:
6.1
(De ser el caso, liste y defina las palabras o trminos inmersas en este
procedimiento que por su tecnicidad se requiera aclarar su significado o
introduzca las siglas de no aplica N/A)
7.
REFERENCIAS:

Pg.: 2/n

Fecha: da/mes/ao
Manual).Ejemplo:00
7.1
(Liste las leyes, reglamentos, normativas internas y/o externas vigentes que
aplican a este procedimiento o coloque las siglas de no aplica (N/A))
8.
REGISTROS: (Seale la codificacin asignada a todos los documentos que

respaldan la ejecucin de este procedimiento o coloque las siglas de no aplica
(N/A).
Ejemplo:
8.1
REG-REC-CAL-013: Reporte de No Conformidad
9.

Ubicacin del
cambio Secc/Pg
N/A

Nuevo Documento
Fecha del
cambio
N de cambio
00
Nota: Cuando al Procedimiento se le realice modificaciones debe reflejar la informacin

respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan realizado.
(Aqu se debe colocar los formularios que demanda este

procedimiento los cuales deben tener sus respectivos
instructivos de llenado)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
(Coloque el nombre del formulario)
FORMULARIO: (Coloque la codificacin asignada al formulario)
Ejemplo: (CSI-001)
A. Objetivo:
(Aqu coloque el para qu)
B. Instrucciones para el registro de la informacin:
1.
(Enumere cada uno de los campos reflejados en el formulario y describa que debe
llenar el usuario en ese rengln). Ejemplo: Fecha: Coloque da, mes y ao correspondiente
a la solicitud realizada.
Nota importante:
En los casos, que la dependencia maneje mas procedimientos deber
incluir la estructura establecida para el procedimiento, tantas veces sea
necesario. En este sentido, tiene que realizar un salto de pgina para
desvincular la seccin anterior para ello debe:
1. Colocar el cursor en la parte inferior de la pgina anterior
2. En la barra de herramienta d clip en diseo de pgina, luego en saltos y
posteriormente en donde dice pgina siguiente.
3. En la barra de herramienta d clip en insertar, luego en encabezado y
posteriormente en donde dice editar encabezado.
4. En la barra de herramienta d clip en vincular al anterior con la finalidad de quitar
la vinculacin para que el contenido del encabezado actual no se refleje en la seccin
anterior.
5. Inserte el encabezado establecido para los procedimientos (logo-mebretecodificacin) adecundolo al nuevo procedimiento.
6. En la barra de herramienta d clip en insertar, luego en pie de pgina y
posteriormente en donde dice editar pie de pgina.
7. Inserte el pie de pgina establecido para los procedimientos.
8. Una vez realizado estos pasos, seleccione la estructura (propsito, alcance,
responsable, normas del procedimiento, descripcin del procedimiento, definiciones,
referencias, registros y registro del cambio y flujogramas) establecida para los
procedimiento y posteriormente introduzca la informacin respectiva.
9. Para insertar los formularios e instructivo de llenado que se manejan en el
procedimiento, deber repetir los pasos 1 al 6 a los efectos de desvincular la seccin
anterior, en este caso, en vez de insertar la estructura del encabezado y pie de pgina
deber quitarlos, ya que para el caso de los formularios e instructivo de llenado no
llevan ni encabezado ni pie de pgina.
Nota: Cuando la dependencia tenga unidades adscritas.

Los procedimientos que manejan las mismas deben reflejarlo a travs de
esta estructura. De lo contrario elimine las pginas
PROCEDIMIENTO
(coloque el nombre del procedimiento que maneja la

unidad)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Direccin o Coordinacin General al cual

pertenece, segn el caso, de la dependencia y el de la unidad). Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001)
Nota importante: En los casos que la dependencia tenga adscrita varias Unidades el
correlativo de la codificacin del procedimiento se manejar de manera
independiente.
Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-UV-001)
Manual de Normas y Procedimientos Pg.: 1/3

(Coloque el nombre de la dependencia) Fecha: da/mes/ao
Unidad (coloque el nombre de la unidad) Cambio: Coloque nmero de cambio del
Manual).Ejemplo:00
Procedimiento (coloque el nombre del procedimiento)
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001
1. PROPSITO:
(Describa de manera sintetizada cual es la intencin que busca la Unidad en la
ejecucin de este procedimiento). Ejemplo: Proporcionar las directrices y ejecutar las
actividades necesarias para la contratacin de los bienes, materiales o servicios, de acuerdo
a los requerimientos de las distintas dependencias de la UMC.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca a la (Coloque el nombre de la unidad) adscrita a la (Coloque el
nombre de la dependencia) y a todas aquellas dependencias que en su momento se vean
involucradas.
3.
RESPONSABLE:
Este procedimiento estar bajo responsabilidad de la (Especifique quien es el

responsable de elaborar el documento y de la ejecucin del mismo).
.
4.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
4.1. (Coloque aqu las reglas, medidas que regularn el procedimiento que ejecuta la
Unidad).
5.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 (Describe quien, que, cuando, lista acciones y responsabilidades use verbos de
accin tales como ordena, llena, aprueba)
6.
DEFINICIONES:
6.1 (De ser el caso, liste y defina las palabras o trminos inmersas en el procedimiento
que ejecuta la Unidad que por su tecnicidad se requiera aclarar su significado o
coloque las siglas de no aplica N/A)
Manual de Normas y Procedimientos Pg.: 2/3

(Coloque el nombre de la dependencia) Fecha: da/mes/ao
Unidad (coloque el nombre de la unidad) Cambio: Coloque nmero de cambio del
Manual).Ejemplo:00
Procedimiento (coloque el nombre del procedimiento)
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001
7.
REFERENCIAS:
7.1 (Liste las leyes, reglamentos, normativas internas y/o externas que aplican al
procedimiento que ejecute la Unidad o coloque las siglas de no aplica (N/A)).
7.2
8. REGISTROS:
8.1. (Seale la codificacin asignada a todos los documentos que respaldan la ejecucin
del procedimiento que ejecuta la Unidad o coloque las siglas de no aplica (N/A).
Ejemplo: REG-REC-CGAR-CSI-UCD-002: Autorizacin
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicacin del
cambio Secc/Pg
N/A

Nuevo Documento
Fecha del
cambio
da/mes/ao
N de cambio
00
Nota: Cuando al procedimiento se le realice modificaciones debe reflejar la informacin

respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan realizado.
(Aqu debes colocar los Formularios que demanda este

procedimiento con sus respectivos instructivos de llenado)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
(Coloque el nombre del formulario)
FORMULARIO: (Coloque la codificacin asignada al formulario) Ejemplo: (CSI-001)
A. Objetivo:
(Aqu coloque el para qu)
B. Instrucciones para el registro de la informacin:
1.
(Enumere cada uno de los campos reflejados en el formulario y describa que debe
llenar el usuario en ese rengln). Ejemplo: Fecha: Coloque da, mes y ao correspondiente
a la solicitud realizada.
Nota importante: debe incluir la estructura establecida para el

procedimiento, tantas veces sea necesaria, en correspondencia a la
cantidad de procedimientos que maneja la unidad. En este sentido se tiene
que realizar un salto de pgina para desvincularla de la seccin anterior
para ello debe:
1. Colocar el cursor en la parte inferior de la pgina anterior
2. En la barra de herramienta de clip en diseo de pgina, luego en saltos y
posteriormente en donde dice pgina siguiente.
3. En la barra de herramienta de clip en insertar, luego en encabezado y
posteriormente en donde dice editar encabezado.
4. En la barra de herramienta de clip en vincular al anterior con la finalidad de quitar
la vinculacin para que el contenido del encabezado actual no se refleje en la seccin
anterior.
5. Inserte el encabezado establecido para los procedimientos (logo-mebretecodificacin) adecundolo al nuevo procedimiento.
6. En la barra de herramienta de clip en insertar, luego en pie de pgina y
posteriormente en donde dice editar pie de pgina.
7. Inserte el pie de pgina establecido para los procedimientos.
8. Una vez realizado estos pasos, seleccione la estructura (propsito, alcance,
responsable, normas del procedimiento, descripcin del procedimiento, definiciones,
referencias, registros y registro del cambio y flujogramas) establecida para los
procedimiento y posteriormente introduzca la informacin respectiva.
9. Para insertar los formularios e instructivo de llenado que se manejan en el
procedimiento, deber repetir los pasos 1 al 6 a los efectos de desvincular la seccin
anterior, en este caso, en vez de insertar la estructura del encabezado y pie de pgina
deber quitarlos. ya que para el caso de los formularios e instructivo de llenado no
llevan ni encabezado ni pie de pgina.
Nota: Cuando la dependencia ejecute instrucciones de trabajo.

Debe reflejarla a travs de la presente estructura. En caso contrario
elimine las pginas
INSTRUCCIN DE TRABAJO
(coloque el nombre de la instruccin

de trabajo que maneja la dependencia)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Direccin o Coordinacin General al

cual pertenece, segn el caso, y el de la dependencia). El correlativo de dicha
instruccin se manejar de manera independiente. Ejemplo:
(INT-REC-CGAR-CSP-001)

Instrucciones de Trabajo (coloque el nombre de
instruccin de trabajo)
la
Pg.: 1/3
Fecha: da/mes/ao
Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: INT-REC-CGAR-CSI-001
1. OBJETIVO: (Coloque aqu el para qu)
2. RESPONSABLE: (Coloque aqu el cargo)
3. NORMAS: (Coloque aqu las normas que regulan la instruccin de trabajo).

3.1
4. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES: (Describa las actividades que realiza

de forma secuencial)
4.1.
4.2.
5.
Ubicacin del
cambio secc./pg.
Fecha del cambio
N de
cambio.
N/A
Nuevo Documento
da/mes/ao
00
Nota: Cuando a la instruccin de trabajo se le realice modificaciones debe reflejar la

informacin respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan
realizado.
Nota importante: debe copiar la presente estructura, tantas veces sea

necesaria, en correspondencia a la cantidad de instrucciones de trabajo
que maneja la dependencia.

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U.M.C. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

del Manual) Ejemplo:00

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(Coloque la estructura organizativa correspondiente al subsistema a la cual pertenece

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(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la Escuela, Direccin o

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(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la dependencia).

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