Historia y Origen del Archivo

Los primeros registros que se tiene noticia corresponden a los sumerios de la

antigua mesopotanea, durante la edad de bronce treinta aos antes de
Jesucristo. Mas tarde: en Grecia, en planchas de Marmol, en las paredes de los
templos.
En Egipto pergaminos para escribir documentos. En los monosterios
pergaminos que constituan libros. En la actualidad: El gancho o espign, Es
una plancha de metal o madera que sirve de base a un gancho. Se usa como
archivo temporal para facturas o comprobantes.
El Archivo Caja
Se uso en el siglo 19, en el se utilizo por primera vez el alfabeto.
Consiste en una caja en forma de libro con hojas movibles.
Tabla Shannon
Es una tabla de tamao de una hoja tamao oficio o carta con un gancho para
sujetar los papeles.
Archivo Nido de Paloma
Consiste en un cajn con divisiones, se pueden identificar con nmeros o con
letras.
Carpeta Fuelle
Carpeta con distintos compartimientos se parece a un acorden
Archivo Horizontal
Se utiliza cundo los documentos se guardan en cajas
Desventajas
Cuando necesite un documento tiene que mover las cajas.
Archivo vertical
-

Ahorra espacio
Se puede usar guas
Es ms usado en la actualidad

Investigacin
Tipos de archivos: concepto y para qu sirve

1. Archivo empresarial vivo en formacin

2. Archivos histricos
3. Archivo histrico de Guatemala
Archivo empresarial vivo o en formacin
Cuando escribas en un blog con ms de 100,000 visitas es inevitable que
algunos de los ciento de comerciantes sea negativo. O este, directamente, en
contra de tu opinin. Con el nombre de esta entrada pasa justamente eso: que
algunos no comparten mi visin del asunto. el archivo es uno punto.
No, no es as, y lo s bien, porque he visitado que lo ven exactamente como yo.
Y como mi orientacin es 100% al usuario final, al cliente, si me solucin a
lnea con la opinin de mis clientes me vale. Y lo siento por los turistas o
tericos de la gestin documental. Mi objetivo en este blog o en mi empresa, es
resolver los problemas de los clientes y no editar un libro acadmico sobre la
materia. Toda esta introduccin viene a cuanto de esta distincin formal que
me gusta hacer el archivo de una empresa, despacho a AAPP. Los veo como
dos problemas distintos, con distintas soluciones, costes, herramientas
procedimientos.
La informtica alude a las tcnicas de procesamiento de datos que se realizan
de forma automtica. Implica un proceso por el cual los datos se almacenan, se
organizan y se transmiten de un lugar a otra en proceso de comunicacin
fundamental a travs de la computacin.
Archivo Histrico= Archivo Muerto
Normalmente son carpetas de cartn o cajas, con un nombre o etiquetas en el
lomo. Habitualmente con el ao al que corresponde los documentos del
interior. Con frecuencias en una habitacin aislada, poco accesible. Si la
empresa lleva aos trabajando, o es de un sierto volumen, este archivo suele
estar en un trastero, garaje o en una nave industrial a las afueras. Y si
hablamos de grandes empresas o administradores es muy posible que lo
gestione una empresa de custodia de documentos.
El archivo histrico lo forman documentos antiguos expedientes ya cerrados.
Documentos que no utilizo frecuentemente en m da a da pero que tengo que
conservar por si acaso me obliga a conservar decenas de miles de
expedientes que en la mayor parte de los casos jams consultar.

Archivo Histrico de Guatemala

Surgi en primera instancia como archivo General de Gobierno y

posteriormente recibi el nombre actual, debido a que sus fondos de
informacin contienen datos sobre los pases centroamericanos, desde la poca
colonial. Por ello se le dio el nuevo nombre, por el nuevo Decreto Ley 1.768 de
1968. En este archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y
1985. La informacin que contiene es de los ms variados, ya que en el edificio
est concentrado no solo el archivo histrico, como tal, sino tambin los fondos
de archivo del gobierno, lo que lo a enriquecido sustancialmente.
Es importante sealar que en el fichero de Guatemala clasificada como
actuaciones deudas amancebamiento reintegro de bienes falsedad estafa
desacato evasin fiscal, calumnias, robo, quejas municipales, fuga de reos,
secuestros, derechos de posesin, abusos, embarazos, embargos, secuestro,
asesinato, contrabando, adulterio etc.
El Archivo y su Importancia
1.
2.
3.
4.

Es determinante para el xito del negocio.

Constituye la memoria de la empresa
Narra la historia de la empresa
Se localizan en menor tiempo los documentos

Archivar
Es guardar los documentos en forma ordenada y sistemtica de acuerdo, con
las necesidades de la empresa.
Funciones del archivo
Resguardar los documentos y localizarlos con rapidez
Documentos que llegan a un archivo
Cartas, recibos, cheques, solicitudes, libros, catlogos, revistas, faxes, otros.
Documentos que se originan en una empresa
Copias de cartas que enviamos, documentos contables, contratos, estudios,
recortes, fotografas. Otros.
Vocabulario
Clasificar o catalogar
Invertir y colocar las distintas partes del nombre para archivar
Palabra de orden

Leyly Felipa Ramos Lpez

Palabra de orden= Ramos es la primera palabra del nombre, ya catalogada,
que nos sirve para decidir el orden alfabtico.
Ramos Lpez Alejandra Rosio
Ramos Lpez Eduardo Danilo
Ramos Lpez Hctor Denilson
Ramos Lpez Leonardo Omar
Ramos Lpez Ranal Jonatan
Unidad de Archivo
Cada palabra, cada inicial, en el nombre de un individuo, sociedad corporacin
o institucin sirve para fines de comparacin.
Ejemplo:
Ramos Gmez Dilma Ester
Montejo Lpez heywy Aristides
1. V.A

2. V 3. V

Reglas Universales del Archivo

No. 1 Ordenar Alfabticamente el primer paso es intervenir el nombre
de la persona.
Ejemplo: Jorge Acua
Jorge Mario Acua
Acua Jorge
Acua Jorge Mario
1

Jose Luis Lpez

Jaime lvarez
Francisco Polanco

lvarez Jaime
Lpez

Jos

lvarez Jaime
Luis

Lpez

Jos

Luis

3
Polanco

Francisco

Polanco

Francisco

No. 2 Regla
Los apellidos Constituyen una unidad de archivo
Jorge Mario Acua

Montenegro

Edgar

Edgar

Lemus

Anval

No. 3. Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabtico

Ejemplo:
Azurdia

Juan

Batres
Escobar

Jaime
Cecilio

Ejercicio No. 1
Invierta los siguientes nombres
Lidia Palonco
Osvaldo Escobar
Julia Hernndez dieguez
Piedad Marroquin
Roberto Turcio
Francisco Gmez
Manuel Hernndez
Manuel Gutierrez

Herberth alvarez
Jose Luis Lopez
Jaime Alvarez
Jose Alvarado

Alvarado Jose
Alvarez Jaime
Alvarez Herberth
Escobar Osvaldo
Ernandez Dieguez Julia
Gutierrez Manuel
Gomez Francisco
Hernndez Manuel
Lpez Jose Luis
Marroquin Piedad
Polanco Lidia
Turcio Roberto
No. 4. Si la primera unidad es igual la segunda decide el orden alfabetico
Ejemplo:
Arreaga Olga
Arreaga Rosa
Arreaga Rosa Angelina
Areaga Rosa Maria

Arreaga Olga
Arreaga Rosa

Arreaga

No. 5. Una inicial debe colocarse antes del nombre que principie con la misma
letra.
Ejemplo:
Carlos Adalberto Ortega
Carlos Antonio Ortega
Carlos Manuel Ortega
Carlos Mauricio Ortega
Carlos Rodolfo Ortega UrruLuis eta
1

No. 6. Un nombre ms corto precede a otro ms largo, si tiene las mismas

letras:
Ejemplo:
Jorge Haran
Jorge Hernndez
Se archiva
Hernann Joge

Luis Martin

Hernndez Jorge
I.U

Martin Luis

Luis Martinez

Martin Luis

II.U

1. Jos
Jos
2. Alejandra

Rey
Reyes

Rey

Jos

Reyes
Basco

Jos
Basco

Alejandra

Basquez

Basquez

Alejandra

3. Hector
Hector

Gonzalo
Gonzales

Gonzales
Gonzales

Hector
Hector

Alejandra

4. Luis
Luis

Martin
Martines

Martinez
Martines

5. Rigo
Rigo

Ortiz
Ortega

Ortiz

6. Rosio

Alvarez

Rocio

Alvarado

Luis
Luis

Rigo
Ortega

Rigo

Alvarez

Rocio

Alvarado

Rocio

7. Jorge
Jorge

Roblero
Robles

Robledo
Jorge
Roblero
Jorge

8. Juan
Juan

Mndez
Mendoza

Mndez
Mendoza

Juan
Juan

9. Flory
Flory

Prez
Pereida

Prez
Pereida

Flory
Flory

Regla #13.
Las abreviaturas se escriben completas. Las unidades se consideran como una unidad de
archivo ejemplo:
Compaa internacional S.A
Se archiva:
Compaa Internacional Sociedad Anonima
1unidad

2unidad 3ra unidad

4ra unidad

Regla #14.
Las siglas de instituciones o corporaciones se usan nucleos en la actualidad cada sigla
constituye una unidad de archivo, si dentro de la misma una o mas silabas. Si est formada
por las iniciales del nombre de la empresa, cada inicial es una unidad de archivo. Se
considera asi: Ejemplo:
I.R.T.R.A
Se archiva:
Instituto de Recreacin de los Trabajadores.
Regla #15.
En los nombres geograficos formados por varias palabras se considera cada palabra como
unidad de archivo. Ejemplo:
San Pedro SacatepequesCerro Colorado.
New Jersey.
New York.
San Pedro NecraRwSe archiva:
Cerro Colorado.
New Jersey.

New York.
San Pedro Necta.
Regla #16.
Los titlos, grados, academias, religiosos se pasan al final y se encierran entre parentesis y
no se considera unidad de archivo. Ejemplo:
Lic. Juan amzquita.
Dra. Sandra Lucas.
Padre. Armando Gutierres.
Reina. Jual Juliana Segunda.
Se archiva:
Amzquita Juan.
Gutierres Armando.
Juliana Segunda.
Lucas Sandra.
Regla #17.
Los terminos padre, hijo, nietos, se colocan entre parentesis y cuentan como unidad de
archivo . Ejemplo:
Edgar Garca (Padre)
Edgar Garca (hijo)
Edgar Garca (nieto)
Se archiva:
Edgar Garca Lpez (padre)
Edgar Garca Lpez (hijo)
Edgar Garca Lpez (nieto)
Regla #18.
Los artculos que no sean espaol o ingls se quedan en el mismo lugar y cuentan como
unidad de archivo. Ejemplo:
Le Bon

Bambino Felipe

Le Port

Ponte Vechio

Le Secrets

1st u.

2nd a u.

Regla #19.
Cuando dentro de un nombre se encuentran nmeros demos escribirlos con letras. Ejemplo:
Alquifiestas 2,000
Colegio Integral siglo XXI
Las tres maras
Se archiva:
Alquifiestas dos mil
Colegio Integral Siglo veintiuno
Tres Maras (Las)
Regla #20.
Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley. Ejemplo:
Estela Mrida de Soto
Julia Arminda Velasquez de Prez.
Se archiva:
Mrida (de) soto Estela.
Velasquez (de) Prez Julia Arminda
1ra u.

2da. U.

3ra. U.

En el idioma ingls la seora cambia de apellido por el del esposo. Se considera asi:
Loise Sands

Esposo Ernest Dow

Jane Mills

Elmer Hole

Se archiva:
Dow Loise
(Mrs. Ernest Dow)
Hole Jane
(Mrs Elmer Hole)

Regla #21.
Los nombres de los bancos se consideran tal como se escribe. Ejemplo:
Banco Nacional de la Vivienda.
Se archiva:
Banco Nacional (de) (la) Vivienda.
Si no le aparece la palabra Banco se le antepone.
Cundo existen agencias en diferentes ciudades que van con el mismo nombre se agrega el
nombre de la ciudad y este nos da el orden alfabtico.
Banco (de) Occidente Escuintla.
Banco (de) Occidente Retalhuleu.
Banco (de) Occidente San Marcos.

Regla #22.
Si tenemos carpetas con ela mismo banco, en muchos lugares del mismo departamento se
utiliza unagua que lleva el nombre del banco del lugar. Ejemplo:

Banrural, Cabricn, Quetzaltenango.

Se archiva.
Banco rurala.
1ra. U. 2da. U.

Regla #23.

Se usan direcciones en los casos siguientes: Cuando los nombres son idnticos, cuando
existen archivos especiales para vendedores cuando nos interesa ms las zonas de una
poblacin se procede as. Ejempo:

a) Si hay varios nombres identicos con diferentes direcciones se ponen las direcciones en
forma alfabtica.

b) Si hay varios nombres idnticos en la misma calle o avenida se arreglan por nmero.

c) Si hay sucursales puede usarse el nombre de la ciudad. Ejemplo:

Mereida, Federico, Guatemala, zona 1, Ocava calle 13-29

Mereida, Federico, Guatemala, zona 1, 2da calle 15-28
Mereida, Federico, Guatemala, zona 11, Avenida Amatlitan K/m 18

Mobiliario y equipo necesario para el funcionamiento de un archivo.

1. Archivadores o gabinetes actualmente se encuentran en el mercado archivadores de

distintos tamaos y capacidad los ms utilizados son los de metal los encontramos en dos
tamaos carta y legal. De estos tamaos hay 1,2,3,4 o 5 gavetas. Se fabrican en madera y
materiales incombustibles para proteger los documentos contra el fuego.

Una gaveta de archivo estndar tiene 26 pulgadas en ella pueden guardarse 4,000 a 5,000
papeles lo ms conveniente es guardar 4,000 papeles en una gaveta de archivo puede haver
5 a 10 carpetas cada carpeta puede tener un mximo de 100 papeles. Es conveniente cuando
haya ms de cien papeles utilize otra carpeta se le agrega el nmero 2, se le colocar
preferencia delante de la primera para evitar equivocarnos a la hora de guardar los papeles.

Guas.
Las guas consisten en una pieza de cartn oficio o legal, preferentemente de color, de
material resistente algunas veces reforzados con varias de metal en las orias tienen dos
funciones.

1. ayudar a localizar el material archivado.

2. Servir desostn al material archivado.

Una carpeta en las que se va archivando los papeles de un mismo individuo o asunto.

Ttulos, rtulos o marbetes.

=> Rtulos simples, sencillos o cubiertos.

Indican el punto de partida, ejemplo.

una letra, un nmero, un asunto un lugar, un mes, un ao.

=> Rtulos dobles o cerrados: Identifican el inicio y el fin del archivo. Ejemplo:

A-M

1, 000-19999

=> Rtulos mviles: Pueden ponerse o quitarse ejemplo:

Placas de metal, franjas de plstico.

Arrendamiento dentro del archivo.

En todo archivo debe guardarse en el orden siguiente en la carpeta de delante hacia atrs.

En gavetas:
1. De delante hacia atrs.

2. En los archivadores:
En la gaveta de arriba a abajo.

3.Cuando hay varios archivadores:

De la izquierda hacia la derecha.

Procedimiento para archivar.

1. Inspeccin:
El documento ya fue ledo a tenido, contestado. El jefe de la inspeccin u otra persona
autorizada le podrn sus iniciales en la esquina superior izquierda.

Puede utilizar un sello que diga archivece, ms sus iniciales se o coloca en una canasta que
diga archivo salida.

Si de esta carta o otro documento se origaron otras cartas, en grape o ponga original y las
copias.

REFERENCIA DE USO
Es una anotacin que se hace bajo aquellos otros nombres o ttulos por
los que se puede solicitar un documento.
Ejemplo:
1) Empresas que llevan el nombre de dos o ms personas.
Godoy y Martnez; sucesores.
Se archiva:
Godoy (y) Martnez
Se hace referencia:
Martnez y Godoy; sucesores

Regla # 2
Nombre de la mujer casada
Sonia Esperanza Estvez de Mndez
Se archiva
Estvez (de) Mndez, Sonia Esperanza
Se refiere
Mndez Sonia Esperanza

Regla # 3
La primera palabra de un nombre no es la ms importante.

Ejemplo:

Librera Eduardo Prez e hijos

Se archiva:
Prez, Eduardo (e) hijos, librera.
Referencia:
Librera Eduardo Prez (e) hijos

Regla # 4
Cuando en una institucin hay una persona importante con quien
negociamos a menudo.

Ejemplo:
Asegurado Comercial, S.A (firma Oscar Letona)
Se archiva:
Asegurado Comercial, S.A
Referencia:
Letona, Oscar

REGLA #5
Cuando un nombre es extrao o equvoco.

Ejemplo:

Roberto Carlos
Se archiva:
Carlos, Roberto
Referencia:
Roberto Carlos

REGLA # 6
Cuando en el texto de la carta hay un nombre que nos interesa ms que
el principal:
Se archiva:
Nombre del texto
Referencia:
Membrete o destinario dependiendo si es original o copia.

HOJA DE REFERENCIA
Nombre o asunto:
Godoy y Martnez sucesores
(Archivado) Godoy y Martnez sucesores
Vase:
Martnez (y) Godoy sucesores
Archivo:
No.4 Gaveta No. 3

La hoja de referencia se hace en tamao carta u oficio de acuerdo a

nuestro archivo. Use colores llamativos.

Sistema de archivo
Sirve de base para todos los sistemas (alfabeto, nmeros, etc.) entran
en un archivo y sirven de enlace con el exterior:
Cartas
Facturas
control
Peticiones de trabajo
traslado
Ordenes de compra
fabricacin, etc.

Informes
Horarios

Pedidos
Hojas de
Peticiones de
rdenes de

Se mantienen por un tiempo mas largo:

1. Fichas: Personal, clientes, proveedores, salarios, otros.

Nombre: Willy Amisa Gonzlez Rodas.
Edad:

16 aos

Lugar de origen: Saquicol, San Carlos Sija, Quetzaltenango

Estado civil: Soltero
Sexo: Masculino

Sistema alfabtico
La clasificacin alfabtica tiene las siguientes caractersticas:
Es la mas Antigua, es la mas conocida.
Es la ms sencilla.
Ser adapta a pequeos archivos y a oficinas muy grandes. A nombres en
otros idiomas. Es directo y no necesita auxiliar.
Clases de guas principales:
A, B, C, D- Z
Subdivisiones o guas secundarias:
Aa, Ab, Ac, Ad--- AZ
Ba, Bb, Bc, ---BZ

ROTULOS CERRADOS
A - Ae
AF - Aj
AK - A
Ao - As
At - Az

CARPETAS INDIVIDUALES
Guardan papeles de una sola persona o asunto.

CARPETAS MISCELANEAS
Guardan papeles de varias personas, compaas o asuntos.

COLOCACION DE GUIAS O CARPETAS

1a.
2a.
3a.
4a.
5a.

Posicin
Posicin
Posicin
Posicin
Posicin

Guas Principales
Guas Secundarias
Carpetas Miscelneas
Carpetas Individuales
Guas Especiales y de Salida

SISTEMA ALFABETICO VARIADEX

El sistema variadex fue patentado por la casa Remington Rand, consta
de un juego de guas alfabticas (25) que cubre el alfabeto completo, sin
embargo puede utilizarse un numero variable de guas secundarias si el
volumen del documento as lo requiere. (Estas guas las encuentran a la
venta).
En este archivo las guas principales estn en primera opcin. Las
carpetas miscelneas en segunda posicin. Las carpetas individuales. En
la tercera posicin. En la cuarta posicin van las guas especiales.
Anaranjado:
Amarillo:
Verde:
Azul:
Violeta:

a-d
e-h
l-
o-q
rz

Es un sistema de doble control pues tiene agregado el uso de colores lo

que permite mas facilidad al colorear documentos. Inmediatamente nos
daramos cuenta que estamos colocando mal una carpeta porque el
color de esta es distinto al de la gua que le precede.

El color determina la segunda letra de la primera unidad de archivo. Es

un porciento elevado, que la segunda letra sea una vocal, es decir, que
cada letra consta de cinco colores usados.
Cuando el nombre empieza con una inicial sta ir en el color
anaranjado.

Ejemplo:

Pacheco Mirna: Anaranjado

Prez Juan:
Amarillo
Pineda Consuelo: Verde
Ponce Marina:
Azul
Putzeys Mario: Violeta

SISTEMA NUMERICO
Los documentos se archivan por nmero. Necesita un tarjetero alfabtico
auxiliar o un ndice en orden alfabtico. Es aconsejable para Bancos y
Aseguradoras, osea para todas aquellas empresas que tienen
documentos numerados. Es sencillo, consiste en asignar un nmero a
cada cliente, lo usan mucho los mdicos, abogados etc. Porque
proporciona cierta confidencialidad.
En una oficina se combina con un sistema alfabtico as:
Clientes activos:
Sistema numrico
Clientes eventuales: Sistema individual
Tarjetero auxiliar:
Se registran en ambos
La gaveta de archivo se ordena as:
Folders numricos
Folders alfabticos
Tarjetero auxiliar en forma alfabtico
Se elabora una tarjeta con el nombre ya invertido se archivara
alfabticamente, la direccin y numero de la carpeta si es activo. Si es
inactivo una M que indica que el nmero estar en el archivo miscelneo
alfabtico.

OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO

ARCHIVO COMBINADO:
Se le pone el nmero correlativo a las carpetas conforme van llegando.
En el otro extremo llevan el nombre correctamente catalogado necesita
ndice alfabtico.
Se adiciona al sistema numrico la secuencia de colores. Todos los
folders de una gua llevan el color del mismo.

SISTEMA DE DIGITO TERMINAL

Se agrega al nmero correlativo a un dgito que suelen identificar a una
divisin principal en nuestro archivo. Por ejemplo:

CARPETAS MISCELANEAS:
Son de tres clases:
Miscelnea de lugar.
Miscelneo del pas, Departamento o divisin principal.
Carpeta alfabtica.

MISCELANEA DE LUGAR:

Lleva el mismo nombre que la gua secundaria: Alta Verapaz.

Se colocan los documentos de los corresponsales. Se orden
alfabticamente por el lugar.

MISCELANEA DEL PAIS, DEPARTAMENTO O DIVISION

PRINCIPAL:
Lleva el mismo nombre que la gua principal:EE.UU..
Tenemos una carpeta miscelnea de Escuintla, en ella archivamos todos
los papeles de ese departamento. Cuando hay cinco papeles del
municipio de Masagua, abrimos una carpeta para Masagua.

CARPETA ALFABETICA:
Le corresponde el mismo titulo que la gua alfabtica:A - L .
En las carpetas miscelneas alfabticas se colocan ppeles de aquellos
lugares de los que no se espera recibir correspondencia con regularidad,
por lo que no se les ha hecho gua ni carpeta.
Cuando se juntan cinco papeles de un mismo lugar se preapara una
carpeta para ese lugar.

SISTEMA DE ARCHIVO
Se archiva por tpico que trata la carta, se usa en oficinas en tipo tcnico o
estadstico, se usa tambin para los archivos de los ejecutivos.
Un archivo por asunto que tiene dos formas posibles
*El arreglo por diccionario
*El arreglo enciclopdico

EL ARREGLO POR DICCIONARIO

Los asuntos van en escrito en orden alfabtico y sin ninguna relacin. Ejemplo:
-Almacn
-Anuncios
-Bienes Races
-Compras
-Gasolina
-Lotes
ARREGLO TIPO ENCICLOPDICO
Los asuntos se agrupan en forma lgica. Ejemplos:
-Anuncios (peridicos, radios, revistas )
SISTEMA DECIMAL DE DEWEY
Es el mas usado en bibliotecas
FEMAS DE ARCHIVO 59

CAPTULO VII
OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO
l 7.1 TARJETEROS Y RECORDS VISIBLES
7 Son excelentes para ndices. Su fcil manejo permite consultados,
cambiarlos, moverlos o desecharlos.
Permiten mantener un perfecto orden alfabtico o numrico, cosa que
no es posible cuando se usa un cuaderno o libro.
Se usan como auxiliares o como archivos independientes.
Encontramos de diferentes tamaos y diseos.
Hay tarjeteros de metal y madera. Horizontales y verticales, laterales
y rotativos. En tarjetas de todos tamaos. Para ndice los ms usados son los
de 3 x 5". Para anotaciones los ms usados son 6 x 4". Los hay protegidos y
sin proteccin. Cuando slo se escribe una vez, pueden usarse dentro de una
bolsa que los protege, sta es transparente. Cuando se va a seguir escribiendo
deben usarse sin proteccin para facilitar el trabajo.
Principales usos:
Indices, inventarios, personal, contabilidad,vencimientos, recordatorios,
agendas, etc.
7.2 KRDEX
: Es un tipo de tarjetero utilizado como registro. Este puede ser un
inventario de mercaderas, una tarjeta de personal, una tarjeta de control de
gastos, etc. Hay que aclarar que el nombre de este archivo es una marca.
En el mercado se encuentran en blanco o rayadas. Este rayado puede
ser de acuerdo con nuestras necesidades.
Una tarjeta se principia a escribir en el segundo rengln, a tres espacios
de la orilla izquierda. De preferencia se escribe en maysculas la informacin
ms importante.

1. Los recortes se manejan en la forma siguiente: se colocan y

peqan en una hoja de papel tamao carta.
2. En a esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del peridico o revista de donde se recort y la fecha de la
edicin.
3. Se archivan en orden cronolgico, lo ms reciente, encima o por asunto en
carpetas.
Actualmente, ha empresas que se dedican a hacer este trabajo y que
presentan a Iasloficinas os recortes queiles interesan ya pegados en las hojas.
7.6 COMPUTADOR ELECTRNICO
Existen muchas clases de computadores. Los hay destinados a un solo
propsito llamados computadores dedicados como los que controlan plantas
telefnicas, calculadoras, mquinas de escribir electrnicas, relojes digitales,
y una multitud de aplicaciones ms. Adems hay computadores programables
que se han vuelto imprescindibles en la oficina, el gobierno, el comercio, la
industria, la banca y prcticamente cualquier tarea que involucre manipular
grandes cantidades de informacin, ya que pueden hacerlo a grandes
velocidades con impresionante exactitud.
Entre las aplicaciones ms populares del computador estn:
7.6.1 Comunicaciones
Los computadores hacen posibles todaslas comunicaciones modernas.
Operan comunicaciones telefnicas, coordinan lanzamiento y operaciones
de satlites de comunicaciones, controlan equipo de transmisiones de radio
y televisin. Redes locales, conectan cajas registradoras a bases de datos de
precios e inventarios, mdems (dispositivos que permiten a un computador
comunicarse con otro computador por telfono) permiten la transmisin de
transferencias monetarias, de una agencia a otra en segundos; periodistas que
escriben sus artculos en computadores porttiles en el lugar donde se produce
la noticia y simplemente conectan su mdem a cualquier lnea telefnica para
transmitir Ia informacin.
7.6.2 Ciencia e Investigacin
Los cientficos usan modelos "virtuales" para recolectar, guardar, manipular simulaciones de informacin que programadas adecuadamente
responden como lo hara el sistema que simulan, asi mismo lo utilizan
arquitectos e ingenieros para colaborar en el diseo de modelos
tridimensionales.
7.6.3 Industria

* Los computadores han abierto una nueva era en la manufactura

y desarrollo de productos. En las fbricas operan lneas de montaie
7.3 ARCHIVO DE PLANOS, MAPAS Y DIBUJOS
Dos formas se usan ms frecuentemente: En forma horizontal y
enrollados. Tambin hay aparatos especiales para colgarlos en bolsas y
protectoras.
Existen muebles especiales para guardar los mapas enrollados. Tambin ,
se utilizan cajones y estanteras. Estos ltimos tienen la desventaja de que no
estn protegidos.
La mejor forma para guardar los planos es usando muebles con gavetas
especiales que permiten mantenerlos en forma horizontal.
El sistema de archivo que ms se adapta para esta clase de papeles es
el sistema numrico. Se les escribe en una esquina donde fcilmente se lea.
Tambin pueden usarse etiquetas.
Se hace una tarjeta con los datos de cada plano, mapa o dibujo y se
guardan, clasificadas en orden alfabtico. Tambin puede usarse el sistema
numrico dplex. Se le da un nmeros cada obra y si hay ms planos o
dibujos .
de la misma obra o institucin, se pone el nmero de la obra, un guion y otro
> nmero correlativo.
Ejemplo: Obra: EdificioTopacio, cuyo nmero es 325. A los cincuenta
planos que tiene el edificio se les pone el 325 un guin y un nmero correlativo
de 1 a S0, as: 325-1, 325-Z, etc.
7.4 ARCHWO DE REVISTAS v CATLOGOS
El sistema que ms se adapta a las revistas y catlogos es el sistema
numrico. Se les pone el nmero correspondiente en la pasta, en un lugar
visible o en el lomo, si fueran gruesas. Se les hace una tarjeta, es decir, que
cada publicacin tendr una tarjeta. Se debe hacer referencia a las entidades
que publican las revistas o a aquellas secciones o captulos que por su inters
pueden ser de utilidad en la oficina.
Las revistas pueden guardarse en un archivador de tamao legal. Se
considera que en l cabe todo tipo de revistas, boletines, catlogos, etc.
Tambin pueden guardarse en estanteras, si son gruesas, en tal forma que se
lean los datos que van en el canto o lomo. Pueden adems, colocarse en
muebles que permiten que sean visibles algunas partes de las revistas, como
el nombre, etc. Todo depende de la disponibilidad de la oficina, la frecuencia '
con que se usan los materiales y la cantidad de los mismos.
Cuando la cantidad es grande, se recomienda llevar varios tarjeteros i
auxiliares: uno con el nombre de las publicaciones y otro con los temas o
asuntos.
7.5 ARCHIVO DE RECORTES Y FOTOGRAFAS
En muchas oficinas se lleva un registro de los recortes de peridicos y
revistas que ataen a la empresa, o a las actividades de la misma.