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Introduccin
En primer lugar creo que es necesario hacer una distincin de frmulas y funciones.
Frmulas son instrucciones para llevar a cabo determinados clculos. A1+B1 es una
frmula as de sencillo.
Por su parte, las funciones son frmulas predefinidas incluidas en la propia aplicacin de
Excel. La mayora de las veces una funcin simplifica una frmula que, de otra manera,
deberas introducir manualmente. Siguiendo con el ejemplo anterior, la funcin SUMA
tambin permite hacer sumas como en la frmula que vimos anteriormente, pero adems,
aade funcionalidades ms complicadas de conseguir con simples frmulas. Por ejemplo,
SUMA(A:A) hace dicha operacin para una columna entera. Conseguir un resultado similar
nicamente con frmulas slo es posible haciendo (A1+A2+A3++AN). Ya ves por donde
voy.
Empiezo con la funcin SI porque va a ser una funcin recurrente a lo largo de este
artculo. Para quien tenga ideas de programacin, independientemente del lenguaje, no ser
necesario explicar en detalle cul es la utilidad de esta funcin. SI le indica a Excel que
debe realizar una accin A o una accin B en funcin de si se cumplen o no determinadas
condiciones. Las frmulas con SI tienen la siguiente estructura:
Estructura de frmula: =SI(condicin;valor si se da dicha condicin;valor si no se da
dicha condicin)
Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es mayor o igual de 0, deber asignarse el valor
positivo a la celda B2. Si, por el contrario, la celda A2 es menor de 0, deber asignarse a
la celda B2 el valor negativo.
=SI(A2<0;"negativo";"positivo")
=SI(A2<0;"negativo";"positivo")
1 =SI(A2<-100;"negativo";SI(A2<=100;"neutro";"positivo"))
Para una lista completa de los operadores de comparacin que puedes emplear con la
funcin SI, visita esta pgina.
Como analista web, empleo mucho la funcin SI para resaltar rpidamente variaciones
considerables, tanto positivas como negativas, de las KPIs analizadas.
Otro uso bastante comn es el que se realiza junto a la funcin ESERROR. Esta funcin,
por si misma, es poco atractiva, ya que simplemente devuelve VERDADERO o FALSO si
el valor de la celda consultada cumple una determinada condicin: que contenga algn
valor de error (#REF!, #N/A, #DIV/0).
Sin embargo, en combinacin con la funcin SI se vuelve muy til porque permite
normalizar nuestros datos. Si el valor de una operacin devuelve error (por ejemplo dividir
entre 0 o una celda sin datos) o una frmula de BUSCARV no encuentra un resultado,
podemos usar SI y ESERROR para mostrar otro valor en lugar del feo #N/A
=SI(ESERROR(C6/B6);"-";C6/B6
=SI(ESERROR(C6/B6);"-";C6/B6)
2. BUSCARV
Hablando de BUSCARV, no creo que exista otra funcin de EXCEL que sea de mayor
utilidad para un analista web como esta. BUSCARV es el ABC de mi da a da laboral, pero
lamentablemente me encuentro a diario con compaeros a los que parece costarle mucho su
utilizacin, cuando en realidad es relativamente sencilla.
BUSCARV busca. Ni ms ni menos. Busca un valor X que nosotros asignemos en una
columna Y y devuelve el valor de esa columna o de una Z que nosotros especifiquemos.
Estructura de frmula: =BUSCARV(Trmino a buscar;Rango (columna o tabla);Valor a
mostrar (especificado en nmero de columna);tipo de ordenacin).
Por ejemplo, quiero saber si en una columna A:A se encuentra el valor Yahoo!. Para ello
simplemente tengo que emplear la frmula:
=BUSCARV("Yahoo!";A:A;1;0)
=BUSCARV("Yahoo!";A:A;1;0)
El 0 al final le indica a Excel que tiene que buscar el valor exacto y no un valor
aproximado. Te recomiendo utilizar siempre 0 como tipo de ordenacin tratar de hacer
bsquedas aproximadas usando BUSCARV no es de las cosas ms sencillas.
Si la columna A:A tuviera el valor Yahoo! en alguna de sus celdas, dicho valor aparecera
en la celda con dicha frmula. Esto es muy plano y le encuentro poca utilidad. La potencia
de BUSCARV radica realmente en devolver valores relativos a los buscados. Por ejemplo,
en la columna B:B se encuentra el total de impresiones de una campaa en Yahoo! y
queremos saber el valor de dichas impresiones. Por lo tanto, deberamos hacer:
=BUSCARV("Yahoo!";A:B;2;0)
=BUSCARV("Yahoo!";A:B;2;0)
Fjate como hemos cambiado el rango (A:B en lugar de A:A), porque la columna con
impresiones entra ahora en juego. Si tenemos una lista con millones de filas este es el
mtodo ms sencillo. Para rangos bien definidos, podemos utilizar valores exactos
(A1:B100 > de la celda A1 a la celda B100 = 200 celdas marcadas). Fjate tambin como
el valor a mostrar que nos interesa es el de la 2 columna (2), que es el de las impresiones.
BUSCARV muchas veces devuelve el odioso #N/A, por lo que puedes utilizar las
funciones SI y ESERROR que vimos anterioremente en conjuncin con esta:
=SI(ESERROR(BUSCARV("Yaho
=SI(ESERROR(BUSCARV("Yahoo!";A:B;2;0));"No hay
datos";BUSCARV("Yahoo!";A:B;2;0))
De esta manera podremos hacer el BUSCARV al ID que coincida con el deseado (en el
caso de la pregunta de Andrs, deberamos buscar por andres2).
Crear esta columna auxiliar con IDs nicas es bastante sencillo. Suponiendo que el listado
de nombres se encuentra en la columna A y existe una fila de cabecera (por lo tanto, el
primer nombre ocupa la celda A2), creamos una nueva columna a la izquierda e
introducimos la siguiente frmula en A2:
=B2&CONTAR.SI($B$2:B2;B2)
=B2&CONTAR.SI($B$2:B2;B2)
Esta frmula genera el ID tomando el nombre (B2) y agregndole el nmero de veces que
dicho nombre aparece en el rango usado en la funcin CONTAR.SI. Al mezclar rangos fijos
($B$2) con rangos variables (B2) Excel adaptar el conteo nicamente a las celdas que nos
interesan.
Una vez tengamos la columna auxiliar, podemos BUSCARV como de costumbre. Incluso
podemos crear dos celdas adicionales (una con el nombre y otra con la ocurrencia) y,
usando CONCATENAR, llevar a cabo el BUSCARV. Esta opcin nos da una mayor
flexibilidad, tal como puede observarse en la siguiente imagen:
4. CONCATENAR
La funcin CONCATENAR la uso en muchsimas ocasiones, sobre todo para crear IDs
nicas.
Estructura de frmula: =CONCATENAR(Celda1;Celda2;;CeldaN)
CONCATENAR une varias cadenas alfanumricas, asignadas de manera manual o
haciendo referencias a celdas. Combinadas con la funcin BUSCARV pueden devolver
cadenas informativas de utilidad para el analista web.
=CONCATENAR("La campaa d
5. SUMAR.SI
La funcin SUMAR, a secas, permite hacer precisamente lo que se espera de ella: sumar
dos o ms celdas. Ni ms ni menos que usar la frmula =A1+A2+A3++An. Como vez,
dicha funcin no tiene mucha chicha para aprovechar. Sin embargo, la funcin SUMAR.SI
permite al analista aprovechar las funcionalidades de Excel al mximo.
Estructura de frmula: =SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango a sumar)
Si en A:A tenemos una lista con todas las campaas del ao pasado (por meses) y en B:B el
total de impresiones para cada una de esas campaas, podemos saber, por ejemplo, el total
de impresiones de la campaa Adwords de todo el ao:
=SUMAR.SI(A:B;"Adw ords";B:B
=SUMAR.SI(A:B;"Adwords";B:B)
6. CONTAR.SI
La funcin CONTAR.SI es muy parecida a SUMAR.SI, pero en este caso slo contamos
las coincidencias de una determinada condicin dentro de un rango definido.
Estructura de frmula: =CONTAR.SI(Rango;Criterio)
Supongamos que queramos saber cantas campaas de Adwords realizamos el ao pasado
(en lugar del nmero de impresiones). La frmula a usar sera:
=CONTAR.SI(A:A;"Adw ords")
=CONTAR.SI(A:A;"Adwords")
CONTAR.SI tambin es muy til para contar cuntas veces se da una determinada
condicin, como por ejemplo, contar todas las campaas que hayan tenido como mnimo
1000 impresiones.
=CONTAR.SI(B:B;">1000")
=CONTAR.SI(B:B;">1000")
=MAX(B:B)
=MIN(B:B)
Cuantas impresiones ha tenido la segunda campaa con menor nmero de las mismas?
=K.ENESIMO.MENOR(B:B;2)
=K.ENESIMO.MENOR(B:B;2)
=K.ENESIMO.MAYOR(B:B;3)
Si lo que queremos es saber el nombre de la campaa, podemos usar las funciones INDICE
y COINCIDIR para obtenerlo fcilmente. Ms informacin aqu.
8. ESPACIOS
La funcin ESPACIOS elimina, ni ms ni menos, que los espacios adicionales al principio
y al final de una celda. Es una funcin muy sencilla, pero a la vez muy prctica, que nos va
a sacar de ms de un problema cuando los datos con los que hacemos nuestros anlisis no
han sido generados por nosotros y, por tanto, pueden contener errores que nos impidan
obtener los resultados esperados.
Estructura de frmula: =ESPACIOS(CELDA)
Por ejemplo, si una celda contiene el valor Adwords
despus del texto), la funcin
=ESPACIOS(A1)
=ESPACIOS(A1)
9. LARGO
Estructura de frmula: =LARGO(A1)
La funcin LARGO nos devuelve el nmero de caracteres que componen una celda de
Excel. En este artculo tienes informacin mucho ms detallada, pero resumiendo, es muy
til a la hora de crear campaas PPC donde tenemos un lmite de caracteres a emplear. Para
saber cuntos caracteres tiene una celda, usamos la siguiente frmula:
=LARGO(A1)
=LARGO(A1)
=SI(LARGO(A1)>=26;"Revisar";"Correcto")
=SI(LARGO(ESPACIOS(A1))=0;0;LARGO(ESPACIOS(A1))LARGO(SUSTITUIR(A1;" ";""))+1)
En mi trabajo utilizo esta frmula de manera habitual ya que me sirve para saber con qu
presupuesto debo de contar antes de enviar una serie de textos para su traduccin.
Normalmente, los servicios de traduccin se facturan por nmero de palabras a traducir.
=NUM.DE.SEMANA(A1;2)
El parmetro 2 indica a Excel que la semana laboral empieza en lunes y tiene que tener en
cuenta si el ao tiene 52 o 53 semanas laborales
Para versiones de Excel ms antiguas que 2007, la siguiente frmula anidada calcula
tambin el nmero de la semana laboral:
=ENTERO((A1-FECHA(AO(A1
=ENTERO((A1-FECHA(AO(A1-DIASEM(A11)+4);1;3)+DIASEM(FECHA(AO(A1-DIASEM(A1-1)+4);1;3))+5)/7)
1 =SUMAPRODUCTO(--(A:A="Adwords");--(B:B="Bsqueda");C:C)
Esta frmula es del tipo Array, por lo que es necesarias que la introduzcas con la
combinacin de teclas CTRL+ENTER en lugar del tradicional intro.
=IZQUIERDA(A1;2)
=IZQUIERDA(A1;2)
Devuelve 01
=DERECHA(A1;8)
=DERECHA(A1;8)
Devuelve 20140224
=EXTRAE(A1;3;LARGO(A1)-10
=EXTRAE(A1;3;LARGO(A1)-10)
Devuelve Trivago. Como sabemos que el grupo de la campaa siempre tiene dos nmeros,
indicamos a Excel que empiece a extraer desde el tercer carcter (3), el ltimo comando es
el encargado de indicar cuntos caracteres queremos extraer. Como sabemos que el grupo
son 2 y la fecha 8 caracteres, el largo de la celda A1 menos dichos 10 caracteres nos indica
el largo de la cadena de texto
=FECHANUMERO(CONCATENAR(EXTRAE(A1;5;2);"-";DERECHA(A1;2);"-";IZQ
UIERDA(A1;4)))
=SUSTITUIR(A1;IZQUIERDA(A1;2);BUSCARV(IZQUIERDA(A1;2);C1:D4;2;0)&"-"
;1)
=NOMPROPIO(A1)
transforma, de este modo, UN TEXTO COMO ESTE EJEMPLO en Un Texto Como Este
Ejemplo.
RESUMEN
Como te comentaba al principio, estas 15 frmulas y funciones de Excel no son las nicas
que necesitars dominar, pero si pueden ser un buen punto de comienzo. Te recomiendo que
tengas siempre un cheat sheet a mano en el que incluyas las frmulas que normalmente
empleas para llevar a cabo tareas repetitivas y solventar problemas que surgen con
asiduidad.
Estas quince funciones van a facilitarte tu trabajo de anlisis con Excel. Pero falta la
funcin ms importante, y es la que llevas integrada en tu cerebro por defecto: el sentido
comn y el deseo de aprender (aunque muchos olviden activarla regularmente). En Excel es
literalmente posible realizar cualquier cosa. Ten en cuenta que no somos tan especiales
cmo para ser las primeras personas que nos encontramos ante un determinado problema.
En la Internet existen innumerables recursos que ayudan a solventar dichos problemas. Mi
blog podra ser un buen punto de partida para dicha resolucin, por lo que si te encuentras
con algn escollo que no te permita avanzar en tu anlisis, no dudes en dejarlo en forma de
comentario a continuacin.
Categora: Excel Avanzado Etiquetas: anlisis, analtica web, excel, frmulas, funciones
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y
manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que
utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que
hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena
utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente
para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones
existentes o la sintaxis de stas.
Introducir Frmulas y
Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con
uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5
+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los
operadores visita nuestro bsico
.
Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace
entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.
SIMBOLO
OPERACIN QUE
DEL
REALIZA
OPERADOR
+
SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN
&
UNIN /
CONCATENAR
Comparacin IGUAL
QUE
>
Comparacin
MAYOR QUE
<
Comparacin
MENOR QUE
>=
Comparacin
MAYOR IGUAL
QUE
<=
Comparacin
MENOR IGUAL
QUE
<>
Comparacin
DISTINTO
En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo
en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden
crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))
Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores.
Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que
operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.
En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.
SIMBO
LO OPERACI
PRECED
DEL
N QUE
ENCIA
OPERA REALIZA
DOR
^
EXPONENC
IACIN
MULTIPLIC
A
DIVIDE
SUMA
RESTA
&
UNIN /
CONCATEN
AR
Comparacin
IGUAL QUE
>
Comparacin
MAYOR
QUE
<
Comparacin
MENOR
QUE
>=
Comparacin
MAYOR
IGUAL QUE
<=
Comparacin
MENOR
IGUAL QUE
<>
Comparacin
DISTINTO