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OUTSOURCING: ALIADO O ENEMIGO?

Psic. Cenobio Prez Vega


cenobio.perez@cenja.com.mx

Outsourcing
TRANSFERENCIA DE
CONTROL DE
CIERTOS PROCESOS

CONTRATO
PARA
RESULTADOS

DEFINICIONES

AGENCIA EXTERNA
QUE SE ENCARGA
DE ACTIVIDADES
QUE NO SON EL
FUERTE DE LA
ORGANIZACIN

ESTRATEGIA
ADMINISTRATIVA
DE DELEGAR
ACTIVIDADES
ALTAMENTE
ESPECIALIZADAS

Su xito futuro como organizacin


depende de
Concentrarse en sus
actividades principales
Especialidades
funcionales donde se
puede agregar valor

Trabajar con
proveedores en otras
reas:
Desarrollo
Produccin
Marketing

Alternativa: Asociar al contratista en ciertas reas de


fuerzas clave, para trabajar sinrgicamente.

OUTSOURCING
MOTIVO
No hay organizaciones productivas
en todas las actividades.
Se busc la especializacin a travs
de terceros

MOTIVOS DE OUTSOURCING
1. Acceder a fuentes innovadoras y
especializadas
2. Reducir costos
3. Los gastos fijos se transforman en variables
4. Mayor flexibilidad en tamaos de lotes y
tiempos
5. Falta de capacidad

El dilema de Cundo y porqu tercerizar?


Hay de Todo en
Materia de
Decisiones sobre
Tercerizaciones

Por calidad
Por costo
Por flexibilidad estratgica

Por Poltica Corporativa

reas de la empresa que pueden


pasar a Outsourcing
Sistemas Financieros
Tecnologas de la Informacin
Sistemas Contables
Mercadotecnia
Recursos Humanos

Almacenaje y Logstica
Manufactura
Telemarketing
Actividades Secundarias
Posiciones Confidenciales

Qu reas de la
empresa no deben pasar
a Outsourcing?
Estratgico

No estratgico

Competitiva

No
Outsourcing

Zona Gris
Outsourcing?

No Competitivo

Outsourcing

Outsourcing

Por qu Utilizar Outsourcing?


Reduccin en los gastos de operacin
Concentracin de los negocios y disposicin ms
apropiada de los fondos de capital.
Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la
transferencia de los activos del cliente al proveedor
Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn
fuera de control.
Disposicin de personal altamente capacitado.
Mayor eficiencia.

En la determinacin y aplicacin correcta del uso


del Outsourcing como opcin se debe considerar:
- Con que presupuesto cuento?
- Qu tipo de operacin deseo tercerizar?
- Qu nivel de eficiencia se pretende lograr?
- Es requerido cumplir con alguna norma o
estndar prestablecido?

Qu ventajas debo obtener al


contratar un servicio de Outsourcing?
- Incrementar la competitividad de mi empresa.
- Reduccin de costos por eliminacin de cargos
administrativos.
- Mejoramiento en los procesos y servicios al contratar un
especialista en el rea.
- Soporte completo en recursos humanos, tcnicos y de diseo
para dar solucin a problemas complejos.
- Se cuenta con una empresa que tiene una experiencia en el
manejo de cualquier problemticas referente al rea y puede
dar soluciones efectivas.

Ahora bien, qu debe de cumplir la empresa


que se seleccione para subcontratar un
servicio de Outsourcing?
- Equipo tcnico suficiente para dar calidad en el servicio
- Personal suficientemente capacitado para las labores.
- Capacidad administrativa para dar respuesta a los requerimientos
propios del manejo de servicios.
- Experiencia relacionada en empresas del tipo al que se esta
tomando a cargo.
-Contar con mecanismos que den aseguramiento al cumplimiento de
programas de trabajo y la calidad del mismo.

Qu desventajas puedo encontrar


al ya tener subcontratado un
servicio?
- La empresa contratada no se mantiene actualizada en
procesos, procedimientos y formas de trabajo.
- No se actualiza, motiva y capacita tampoco al personal
a cargo de los servicios, poniendo en riesgo la operacin
a su cargo.
- El costo ahorrado al principio se va revirtiendo en
prdida con el tiempo (la empresa recupera lo que
sacrifico para ganar el contrato).

Cmo poder evitar que estos aspectos afecten


el servicio en mis instalaciones?
- La empresa debe contar con un programa de reclutamiento de personal
efectivo, as como personal suficientemente disponible, motivado y
capacitado.
- Se debe vigilar la observacin de las legislaciones vigentes. A falta de
una legislacin propia para el Outsourcing la empresa Cliente sigue
siendo obligada solidaria junto al proveedor de servicio.
- Es altamente recomendable contar con certificaciones en cuanto a
capacitacin por parte de la empresa a contratar.
- Deben de existir mecanismos de control y de aseguramiento de la
calidad del trabajo conforme a los estndares reconocidos.

Recuerde:
Cuando subcontratamos, quedamos con las manos libres para
concentrarnos en los aspectos de nuestro negocio en los que tenemos
real ventaja estratgica.
Casi todo lo que hace al valor de mercado de una empresa son
intangibles: su marca, su capacidad de gestin de servicios, su
capacidad financiera, sus conocimientos especializados, su informacin,
su cartera de clientes. Este es el neto valor de una organizacin.

Recuerde:
Cuando dejamos de dedicar tiempo a las cosas en las que no
somos competitivos, nos concentramos en nuestras reales
capacidades estratgicas, esas que marcan la diferencia entre
nosotros y nuestros competidores.

Esto nos permite gestionar y vender procesos de mayor calidad.


Podemos crear soluciones a la medida de las necesidades de
nuestros clientes con ms eficacia, inteligencia y velocidad.
Y nos permite concentrarnos en el aprendizaje.

RELACION DEL OUTSOURCING

Es frtil si:
La asociacin es respetuosa - Ambos crecen.
El contratante est convencido que la tercerizacin
responde a un gerenciamiento moderno.
El tercero fue profundamente evaluado y se lo
considera el mejor.

PRECAUCIONES
El perfil del tercero debe ser:
Una organizacin especializada.
Flexible y con capacidad de aprender.
Muy clara en su identidad:
Punto de vista organizacional
Quienes son sus accionistas y directores
Quienes son sus gerentes y experiencia
internacional
Financieramente solvente.
Con una posicin impositiva y previsional muy clara.
Trabajar con normas de calidad (BPFC) y mantener
procesos de mejora continua.

TERCERIZACION

Para que funcione los gerentes deben vencer el


miedo a:
Lo nuevo
Errnea idea de prdida de control
Se obtendrn muchos e imperdibles beneficios
si la empresa encuentra un socio de confianza
que trabaja por los mismos objetivos
esperando un resultado comn.

RESPUESTA A LOS MIEDOS Y RIESGOS


Prdida de control

El tercerista da ms control por


las obligaciones contractuales y su
inters de brindar informacin
para mantener una relacin de
largo plazo.

Deben articular juntos qu es importante y manejar las


prioridades.
Tener un programa de mejoramiento continuo.
Tener conciencia de la calidad.

RESPUESTA A LOS MIEDOS Y RIESGOS


El mayor riesgo

Mala eleccin de la
empresa asociada

Para que funcione debe ser igual que una


sociedad:
Tener los mismos objetivos y visin
Apoyarse en las buenas y en las malas
Suficiente flexibilidad mutua

RESPUESTA A LOS MIEDOS Y RIESGOS


Contratante y contratado deben trabajar
para determinar la:

Declaracin de expectativas

Qu espera el
cliente del servicio

Qu espera el
tercerista del
contratante

TENDENCIAS

Mundo de
recursos
escasos
Gerencia adelgazada
Tamao correcto de organizacin
Eliminacin de ineficiencias
Aparece el Outsourcing, la cofabricacin
o las empresas de manufactura conjunta

TENDENCIAS
Aumento del
Outsourcing en
el mundo
Marca tendencia
hacia sociedades
ms plenas
El contratista se
convierte en un
verdadero socio

En general y fuera de la Bibliografa surgen de la


Medicin y Observacin directa una serie de
posibles ventajas o beneficios reales del
Outsourcing el rea desde cual se los mida

- Los Costos.
- Las Finanzas
- Las Estrategias Competitivas
Estas Ventajas o beneficios reales solo se
Perciben cuando el Proceso de Tercerizacin
fue Bien Hecho

Impacto de la Tercerizacin Bien Hecha


DESDE LOS COSTOS:
Necesariamente para implementar un proceso de Outsourcing se
debe MEDIR en forma previa al proceso de tercerizacin.
Permite mnimamente por procesos de CONSOLIDACION mejorar
la Capacidad Ociosa.
Se tiende a VARIABILIZAR los Costos Fijos.
Permite mejorar la IMPLEMENTACION de procesos de Mejora
Continua en Costos y Niveles de Servicio.
Permite una mayor TRANSPARENCIA y medicin del costo en su
totalidad o del tramo tercerizado.
Disminuye el Impacto Negativo de las Contingencias pues las
mismas se comparten.
Eliminacin de reparto de utilidades, ventajas econmicas y
beneficios adicionales que se paga a sus empleados regulares.

Impacto de la Tercerizacin Bien Hecha


DESDE LA FUNCION FINANCIERA:
Permite liberar Capital Improductivo Invertido en
Actividades que no son parte del Core Business de la
empresa.(Warehouses, Sistemas, Vehculos,
Equipamiento de Movimiento y Almacenamiento)
Permite mejorar la medicin sobre Niveles de
Inventario y exponer mas claramente el ICC.
Mejorar globalmente en los Balances Contables el
Indicador de Retorno sobre la Inversin.
Se obtiene una sola factura la cual incluye todos los
costos y la misma es deducible del ISR, generando un
IVA que se convierte en crdito fiscal.

Impacto de la Tercerizacin Bien Hecha


DESDE LA ESTRATEGIA COMPETITIVA:
Permite Concentrar esfuerzos de la Organizacin en su negocio
especifico, en aquello que saben hacer mejor o en aquellas
actividades donde hay mejores ventajas competitivas o son mas
rentables.
Obtener y compartir una homognea y medible batera de KPI
sobre Costos y Niveles de Servicio
Incrementar el Nivel de Flexibilidad ante Cambios en los procesos
de crecimiento o reduccin de actividad. Es decir, provoca un
incremento del Ratio de Empresa Virtual
Aumentar la Productividad y la Competitividad y la utilizacin de
modelos de Benchmarking a travs del mejor aprovechamiento de
los Recursos Humanos propios.

Impacto de la Tercerizacin Bien Hecha


DESDE LA ESTRATEGIA COMPETITIVA:
Elimina auditoras del Seguro Social, por todo el personal que
tenga tercerizado.
Elimina auditorias del Ministerio de Trabajo, o demandas laborales
por el personal tercerizado.
Flexibilidad, pueden aumentar o reducir capacidad productiva de
forma sencilla, sin tener que atravesar largos procesos de
autorizacin de nuevas plazas o procesos de seleccin de personal.
Invertir tiempo y recursos en la capacitacin y motivacin del
personal tercerizado.
Someter al personal a un periodo de prueba deseado para estar
completamente convencido de que los elementos contratados son
los ms adecuados para la organizacin.

Mejoras en las Capacidades


Ociosas y tendencia a
variabilizacion de costos fijos

Mejoras en las
Mediciones
Incremento en el Nivel
de Flexibilidad ante
los Cambios

Mejora en la
focalizacin hacia su
Core Bussines

8
CARACTERISTICAS
DE UN
OUTSORCING
BIEN HECHO

Mejor aprovechamiento
de los recursos humanos
propios en su Core
Bussines

Trabajo en Equipo

Mejora en el ROI
Transparencia en los
Costos

Y Adems para tener xito debe de Existir


y ser posible de medir: Un adecuado
Balance entre Productividades,
Eficiencias, Niveles de Servicio y Costos
que hagan que las partes tengan
resultados positivos

Algunas dudas comunes:


P: Uso Outsourcing para bajar costos ?
R: Claro! Pero es el uso ms primitivo que puede darle.
P: Qu tamao de contratistas debo buscar ?
R: Depende de las limitantes y regulaciones mencionadas.
Los muy chicos tienen poca infraestructura y personal, pero gran rapidez y flexibilidad,
se matan por cada cliente y suelen cobrar menos.
Los medianos tienen ms estructura y personal; no son tan rpidos como los chicos, pero
suelen tener ms experiencia.
Los grandes a veces tienen los mismos problemas que usted... pero hay
excepciones.
P: Que clase de subcontratista es ideal ?
R: Otra vez: depende de sus limitantes propias.
Aunque debe de detectar las caractersticas antes mencionados, y tomar en
cuenta la actitud ante el servicio, que estn metidos en todo, que son
financieramente sanos y que invierten muchos recursos en capacitacin.

P: Qu ventaja me va a aportar un subcontratista?


R: Si es un buen profesional, le va a aportar economa de escala y
especializacin, pero esto no siempre ocurre: fjese bien antes de
contratarlo.
P: Los subcontratistas van a hacer bien su trabajo ?
R: No se puede saber de antemano. Pero en general se deben de
esmerar para que usted les siga contratando.
P: Estos contratistas son leales ?
R: Tan leales como cualquiera de sus propios empleados. No ms, pero
tampoco menos. (Y sus empleados le son tan leales como usted es leal
con ellos. No ms. )
Los subcontratistas se enfocan en sus ganancias (las de ellos). Esto los
motiva para tratar de brindar la mayor satisfaccin posible (a Usted),
superando la ptica de "ganarse el sueldo".

CONCLUSION
El Outsourcing como
Herramienta Estratgica

Desde el punto de vista del


gerenciamiento logstico:

Es para los prximos aos:

Una nueva manera de encarar y gerenciar los negocios


Van a continuar formando parte de la poltica empresaria
frente a las nuevas realidades
Constituyen distintas formas de crecimiento empresario,
dando mayor posibilidades a las Pymes y a las Empresas
mas Virtuales
Constituyen reales modelos de desarrollo macro
econmico por Sinergia y participacin en las Inversiones

CONCLUSION
Un aliado slo s sabes escogerlo bien!

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