CUPRINS

Capitolul I
Corespondena oficial
1.1. Importan i clasificare
1.2. Circulaia corespondenei
1.3. Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate
1.4. Cerine actuale fa de corespondena oficial

Capitolul II
Stilul corespondenei oficiale
2.1. Particularitile stilului
2.2. Abrevieri folosite n corespondena oficial

Capitolul III
Elaborarea mesajului scris
3.1. Etapele ntocmirii unei scrisori
3.2. Forma grafic i estetic a scrisorilor
3.3. Elementele componente ale scrisorii
3.4. Scrisoarea n mediul internaional

Capitolul IV
Automatizarea unor operaii de ntocmirea corespondenei
4.1. Utilizarea abloanelor n programul Word
4.2. Documente Mail Merge
4.3. Tiprirea unui plic

Capitolul V
Tipuri de coresponden
5.1. Tipuri de scrisori
5.2. Cererile oficiale i personale
5.3. Corespondena comercial (de oficiu)
5.4. Corespondena precolar
5.5. Corespondena administrativ
5.6. Corespondena juridic
5.7. Corespondena diplomatic

Capitolul VI
Modele de scrisori

Capitolul VII
Tehnoredactare computerizat

CORESPONDENA OFICIAL
1.1. IMPORTAN I CLASIFICARE.
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz
unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau
private.
Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctre cei care i vor
desfura activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor i
formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele
oficiale.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii
unor relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte
oficiale.
ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris
prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de
ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrareieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

 scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent;

actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie
expres a unui act normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete
scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de
semntur;
Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai
multe criterii i anume:
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii
sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este
asigurat prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului,
hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor locale);
acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat
prin for public.
Din punctul de vedere al efectului pe care l produc, sunt:
acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele
statului, fie normative, fie nenormative);
acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional
etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul, sunt:
acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu:
acte emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern);
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o
anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale
prefecilor i primarilor).
Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:
acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele
Romniei etc.)
actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i
alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii);

 actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.

Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent, este:
Parlamentul are ca sarcin adoptarea de legi. Legile sunt acte normative, productoare de
efecte juridice, referitoare la orice tip de relaii sociale. Legile pot fi constituionale, prin
care se revizuie unele prevederi ale Constituiei i care se adopt cu o majoritate de cel
puin dou treimi din numrul membrilor fiecrei Camere a Parlamentului i se aprob
prin referendum; organice, prin care se reglementeaz relaiile sociale din domeniile
expres menionate n Constituie i care se adopt cu votul majoritii membrilor fiecrei
Camere, i ordinare, care reglementeaz relaiile sociale din celelalte domenii, care nu
sunt reglementate prin legi organice i care se adopt cu votul majoritii membrilor
prezeni din fiecare Camer.
Parlamentul mai adopt hotrri i moiuni care produc efecte juridice dar care, n
general, nu au caracter normativ, ci exprim poziia, punctul de vedere al parlamentului n
legtur cu unele probleme i evenimente interne sau externe.
Preedintele Romniei, n exercitarea atribuiilor sale, emite decrete, promulg legile
adoptate de Parlament, adreseaz Parlamentului mesaje cu privire la principalele
probleme politice ale naiuni i ncheie tratate internaionale n numele Romaniei,
negociate de Guvern i le supune spre ratificare Parlamentului.
Decretele Preedintelui produc efecte juridice dar, n cea mai mare parte, ele au caracter
individual, nu reglementeaz domenii care sunt de competena Parlamentului, iar n multe
domenii ale administraiei publice acestea trebuie contrasemnate de ctre primulministru.
Consiliul local, n exercitarea atribuiilor ce-i revin, adopt hotrri, semnate de
preedintele edinei respective. El are iniiativ i hotrte, cu respectarea legii, n
problemele de interes local, cu excepia celor care sunt date prin lege n competena altor
autoriti publice. Hotrrile Consiliilor locale produc efecte juridice i au caracter
normativ sau nenormativ (individual). Hotrrile cu privire la persoane se adopt numai
prin vot secret.
Organele administraiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu
competen derivat, emit pe baza i n vederea executrii legii, acte administrative.
Actul administrativ este o form juridic de realizare a activitii executive i de
dispoziie a organelor administraiei publice; ele sunt acte juridice ntruct sunt
manifestri de voin ale organelor administraiei publice, n scopul de a da natere la
drepturi i obligaii i au caracter normativ, stabilind reguli de conduit obligatorii pentru
uniti, instituii sau ceteni, sau caracter individual (nenormativ).

Guvernul Romniei, potrivit programului su de guvernare acceptat de Parlament,

asigur realizarea politicii interne i externe a rii i exercit conducerea general a
administraiei publice.
Guvernul elaboreaz proiecte de legi pe care le nainteaz Parlamentului, devenind legi
dup dezbaterea i adoptarea lor.
n exercitarea atribuiilor sale, Guvernul adopt hotrri i ordonane. Hotrrile se emit
pentru organizarea executrii legilor i deci nu pot s contravin acestora. Ele pot avea
caracter normativ sau indvidual. Ordonanele se emit n cazurile de delegare legislativ,
n temeiul unei legi speciale de abilitare, n limitele i n condiiile prevzute de aceasta.
Paralamentul poate adopta o lege special de abilitare a Guvernului pentru ca acesta s
poat emite ordonane, n domenii care nu fac obiectul legilor organice. Legea de abilitare
va stabili, n mod obligatoriu, domeniul i data pn la care se pot emite ordonane. Dac
legea de abilitare o cere, ordonanele se supun aprobrii Parlamentului, potrivit procedurii
legislative, pn la mplinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului atrage
ncetarea efectelor ordonaei. n cazuri excepionale, Guvernul poate adopta ordonane de
urgen. Acestea intr n vigoare numai dup depunerea lor spre aprobare la Parlament.
Aprobarea sau respingerea ordonanelor se face printr-o lege. Hotrrile i ordonanele
adoptate de guvern se semneazu de primul ministru, se contrasemneaz de minitrii care
au obligaia punerii lor n executare i se public n Monitorul Oficial al Romaniei, cu
excepia celor care au caracter militar i care se comunic numai instituiilor interesate.
Administraia public central de specialitate este constituit din ministere, care se
organizeaz, prin lege, numai n subordinea Guvernului, i alte organe de specialitate,
care se pot organiza n subordinea Guvernului, a ministerelor sau ca autoriti
administrative autonome. Guvernul i ministerele pot nfiina organe de specialitate, n
subordinea lor, cu avizul Curii de Conturi i numai dac legea le recunoate aceast
competen. Autoritile administrative autonome se pot nfiina prin lege organic.
n exercitarea atribuiilor lor, ministerele i celelalte organe de specialitate centrale emit
ordine care produc efecte juridice i care pot fi normative, reglementnd activitatea din
ramura pe care o coordoneaz, sau nenormative, prin care se rezolv, n mod obinuit,
anumite probleme concrete din organul respecitv sau din unitile suboronate.
Administraia public local se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale,
descentralizrii serviciilor publice, eligibilitii administraiei publice locale i consultrii
cetenilor n problemele locale de interes deosebit. Autoritile administraiei publice
prin care se realizeaz autonomia local n comune i orae sunt Consiliile locale, ca
autoriti deliberative i primarii, ca autoriti executive.
Consiliul local organizeaz, la nivelul comunei sau al oraului, servicii publice n
principalele domenii de activitate, potrivit specificului i nevoilor locale. Dac consiliul
local, aa cum am mai artat, poate adopta hotrri, inclusiv cu caracter normativ,
primarii, n exercitarea atribuiilor lor, emit dispoziii, avize, acorduri i autorizaii, care
au caracter individual.

Acte emise de agenii economici, organizaii i instituii.

n funcie de profilul specific i complexitatea sarcinilor, la nivelul acestora, se ntocmesc
regulamente de organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar i contracte
colective de munc, prin care conducerile administrative, mpreun cu sindicatele,
stabilesc, n conformitate cu legile i celelalte acte normative emise de organele
superioare, condiiile concrete de organizare i desfurare a activitii, precum i
comportamentul n cadrul unitii respective.
n afara acestora, unitile elaboreaz un mare numr de acte tehnice, care sunt
instrumente de lucru pentru buna desfurare a activitii de baz a acestora. De exemplu,
pentru defurarea activitii financiare i bancare se elaboreaz actele financiare i
bancare, n care se consemneaz i se justific ncasri i pli de sume de bani. Pentru
evidena desfurrii unor lucrri tehnice, economice etc., se ntocmesc referate, rapoarte,
se emit dispoziii, decizii, se ntocmesc procese-verbale etc.
O alt categorie de acte emise de uniti o constituie actele doveditoare, care se elibereaz
la cerera unor persoane fizice sau juridice (adeverina, certificatul, chitana).
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic,
juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele
care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul
corespondenei oficiale.
De remarcat, coninutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei economii
diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui
ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice;
devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din
domenii diferite de activitate.

Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie
sau persoan).
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de
chemare n judecata etc.);
corespondena administrativ (referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal,
decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena
tehnica a departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic,
avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala etc.).
c) dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal etc.);
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:
corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n
sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);

 corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele
materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns;
de revenire.
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul.
g) dup modul de ntocmire:
documente tipizate;
documente netipizate.
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i
originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea
originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz
originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate.
Obligatoriu, copia poart semntur i tampil;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a
coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de

legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate

se nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
1.2. Circulaia corespondenei
Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o
atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice
instituie. Scrisoarea poate circula astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este
sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de
confidenialitate);
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea
unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al
autoritilor publice cu cetenii;
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de
curierat). De ex., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului
Afacerilor Externe.
Corespondena primit
Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o
unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc
documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor.
n acest scop, se folosesc:
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i
cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i
destinaia actelor i documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun
cu corespondena compartimentelor funcionale implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.

Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin
secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii:
verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine
ndrumate pe numele i adresa unitii respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid;
plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de
plecare sau pentru care exist o dat limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n
cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
nregistrarea i datarea corespondenei;
ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate
secretarei (asistentei manager).
La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific
corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care
necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de
coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie
(persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual
modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia
pe ea), secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor
sau departamentelor pe baz de semntur.
Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai
multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare

departament /persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. Exist cteva

modaliti de a face acest lucru :
se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate
i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i
ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe;
scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor
cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte
departamente;
se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este
cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea
problemelor s fie coordonat.
Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau
scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau
din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile
conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i
dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii,
mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate
semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile
sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la
Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile ulterioare sunt:
sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort;
clasarea corespondenei n dosare (copiile).

1.2. Circulaia corespondenei

Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o
atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice
instituie. Scrisoarea poate circula astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;

 transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este

sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de
confidenialitate);
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea
unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al
autoritilor publice cu cetenii;
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de
curierat). De ex., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului
Afacerilor Externe.
Corespondena primit
Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o
unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc
documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor.
n acest scop, se folosesc:
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i
cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i
destinaia actelor i documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun
cu corespondena compartimentelor funcionale implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.
Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin
secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii:
verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine
ndrumate pe numele i adresa unitii respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid;
plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;

- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de
plecare sau pentru care exist o dat limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n
cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
nregistrarea i datarea corespondenei;
ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate
secretarei (asistentei manager).
La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific
corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care
necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de
coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie
(persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual
modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia
pe ea), secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor
sau departamentelor pe baz de semntur.
Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai
multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare
departament /persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. Exist cteva
modaliti de a face acest lucru :
se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate
i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i
ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe;
scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor
cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte
departamente;
se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este
cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea
problemelor s fie coordonat.

Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau

scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau
din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile
conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i
dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii,
mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate
semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile
sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la
Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile ulterioare sunt:
sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort;
clasarea corespondenei n dosare (copiile).