Tareas bsicas en Outlook

Outlook organiza los mensajes de correo electrnico, calendarios, contactos, tareas y

listas de tareas pendientes, en un mismo lugar. Que la organizacin se inicia con su
cuenta de correo electrnico. Desde all puede empezar a trabajar con correos
electrnicos, activarlos en tareas o citas y almacenar informacin sobre las personas
interacta en sus contactos para que nunca tendr que recordar una direccin de correo
electrnico o un nmero de telfono. Echemos un tutorial rpido de algunas tareas
bsicas.

Introduccin
La primera accin es configurar su cuenta de Outlook. Despus de eso, estar listo para
empezar a recibir y enviar correo electrnico, usar el calendario, crear contactos y
trabajar con tareas de Outlook.
El programa de instalacin es automtico si ha usado una versin anterior de Outlook en
el mismo equipo. Si no ha, la configuracin automtica de cuenta se iniciar la primera
vez que inicie Outlook y le gue durante el proceso.
Se le pedir su nombre, direccin de correo electrnico y una contrasea. Que suele ser
suficiente, pero si se produce un error en la configuracin automtica, Outlook pedir
unos ms partes de informacin, como el nombre de su servidor de correo. Si no
dispone de esa informacin, el proveedor de correo electrnico puede proporcionarle los
detalles.

Nota: Si desea agregar otra cuenta de correo electrnico ms adelante, cuando est listo,
elija archivo > Agregar cuenta para iniciar la configuracin automtica de cuenta.

Barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido es una parte importante de la experiencia de Outlook. Y es
una forma sencilla para desplazarse entre las caractersticas principales Outlook, correo,
calendario, contactos y tareas. La barra es adems de las fichas estndar y la cinta de

opciones que le proporcionan una gran variedad de herramientas y opciones para

ayudarle a usar y administrar Outlook.
Normalmente se encuentra en la parte inferior de la ventana Outlook, el rpido acceso
barra muestra, dependiendo de la configuracin seleccionada: nombres de los botones
(imagen de la izquierda) o iconos (imagen derecha) asociados con los nombres de
funcin.

Cambiar lo que aparece en la barra de acceso rpido

Puede controlar qu botones (o iconos) aparecen en la barra de acceso rpido e incluso
el orden en que aparecen.
1. Elija ms

> Opciones de navegacin.

2. En el cuadro de dilogo Opciones de navegacin, haga lo siguiente:

o Para cambiar el nmero de botones o iconos que aparecen en la barra,

aumentar o disminuir la configuracin predeterminada de 4 para el
nmero mximo de elementos visibles.

o Para ver los iconos en lugar de nombres, seleccione la casilla de

verificacin de Navegacin compacta.
o Para reorganizar cmo se muestran los botones o iconos, seleccione un
elemento en el cuadro Mostrar en este orden y, a continuacin, elija
Subir o Bajar.
3. Elija Aceptar.
Sugerencia: Si no le gustan los cambios realizados, o solo desea empezar de
nuevo, elija Restablecer.

Correo
Crear un nuevo mensaje de correo electrnico
1. Desde cualquier carpeta de correo (como la Bandeja de entrada), elija Nuevo
correo electrnico.

Mtodo abreviado de teclado:

presione Ctrl + Mays + M.

Para crear un mensaje de correo electrnico,

2. Cuando haya terminado redactar su correo electrnico, elija Enviar.

Para obtener ms informacin, consulte crear un mensaje de correo electrnico.

Agregar una firma de correo electrnico a los mensajes

Crear firmas personalizadas que aparecen en la parte inferior de los mensajes. Firmas
pueden incluir texto, imgenes, su Tarjeta de presentacin electrnica, un logotipo o
incluso una imagen de su firma manuscrita.
Crear una firma
1. En un mensaje nuevo, elija firma >firmas.

2. En la pestaa Firma de correo electrnico , elija nuevo.

3. Escriba unnombrey, a continuacin, elija Aceptar.
4. En Elegir firma predeterminada, siga estos pasos:
o En la lista Cuenta de correo, seleccione una cuenta de correo para
asociarla con la firma.
o En la lista mensajes nuevos , elija la firma que desea que se agregar
automticamente a todos los nuevos mensajes de correo electrnico. Si
no desea que los mensajes de correo electrnico de inicio de sesin de
automtica, puede pasar por alto esta opcin como (ninguno) es el valor
predeterminado.
o En la lista Respuestas o reenvos, elija la firma que desee agregar
automticamente al responder o reenviar mensajes. En caso contrario,
acepte la opcin predeterminada (ninguna).
5. En Editar firma, escriba laFirmay, a continuacin, elija Aceptar.
Agregar una firma

En un mensaje nuevo, elija firmay, a continuacin, elija la firma que desee.

Para obtener ms informacin, vea crear y agregar una firma de mensaje de correo
electrnico.

Reenviar o responder o un mensaje de correo electrnico

1. En la cinta de opciones o en el panel de lectura, elija responder, Responder a
todoso Reenviar

2. En la para, Cco CCO cuadro, siga uno de estos procedimientos:

o Para agregar a un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente y
escriba el nombre del destinatario.
o Para quitar a un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente, elija
el nombre del destinatario y, a continuacin, presione la tecla Suprimir.
Para obtener ms informacin, consulte Responder o reenviar un mensaje de correo
electrnico.

Agregar datos adjuntos a un mensaje de correo electrnico

Para compartir un archivo, puede adjuntar a su mensaje. Tambin puede adjuntar otros
elementos de Outlook , como mensajes, contactos o tareas.
1. Crear un mensaje nuevo, o elija un mensaje existente y elija responder,
Responder a todoso Reenviar.
2. En la ventana del mensaje, elija el mensaje > Adjuntar archivo.

Para obtener ms informacin, consulte Adjuntar un archivo, mensaje, contacto o tarea

a un mensaje de correo electrnico.

Abrir o guardar datos adjuntos en un mensaje de correo electrnico

Puede abrir un archivo adjunto desde el panel de lectura o desde un mensaje abierto.
Despus de abrir y ver datos adjuntos, puede guardarlo. Si un mensaje tiene ms de un
archivo adjunto, se puede guardar como un grupo o de uno en uno.
Abrir datos adjuntos
Segn la versin de Outlook que usa, puede haber varias opciones disponibles para abrir
un archivo adjunto.

Haga doble clic en los datos adjuntos.

Para obtener ms informacin, consulte Abrir datos adjuntos.

Guardar datos adjuntos
1. Seleccione los datos adjuntos en el mensaje abierto o en el panel de lectura.
2. En la pestaa datos adjuntos , en el grupo acciones , elija Guardar como.
Puede tambin haga clic en los datos adjuntos y, a continuacin, elija Guardar
como.

Para obtener ms informacin, consulte Guardar datos adjuntos.

Calendario
Crear una cita de calendario
En Outlook, citas no igual a reuniones. Las citas son actividades programadas en el
calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos, como una sala
de conferencias o un equipo.

En una carpeta de calendario, elija Nueva cita. Puede tambin en la cuadrcula

del calendario, haga clic en un bloque de tiempo y, a continuacin, elija Nueva
cita.

Mtodo abreviado de teclado:

A.

Para crear una cita, presione Ctrl + Mays +

Para obtener ms informacin, consulte Programar una cita.

Programar una reunin

En Outlook, una reunin incluye otras personas y puede incluir recursos como salas de
conferencias. Recibir las respuestas a las convocatorias de reunin en la Bandeja de
entrada.

En una carpeta de calendario, elija Nueva reunin.

Mtodo abreviado de teclado: Para crear una nueva convocatoria de reunin desde
cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl + Mays + Q.
Para obtener ms informacin, consulte Programar una reunin con otras personas.

Establecer un aviso
Avisos emergentes en una ventana de alerta para que no se pierda un plazo importante.
Puede establecer o quitar avisos para casi cualquier cosa Outlook, incluidos los
mensajes de correo electrnico, citas y contactos.
Para citas o reuniones

Abra la cita o reunin y, a continuacin, en el cuadro de lista aviso, elija la

cantidad de tiempo antes de la cita o reunin cuando desea que aparezca el
aviso. Para desactivar un aviso, seleccione Ninguno.

Para mensajes de correo electrnico, contactos y tareas

Elija seguimiento > Agregar aviso.

Sugerencia: Puede marcar rpidamente mensajes de correo electrnico como elementos

pendientes usando avisos. Estos avisos de que el mensaje aparezca en la lista de tareas
pendientes y en la carpeta tareas, pero no agrega automticamente un aviso. Haga clic
en el marcador en la lista de mensajes para agregar un aviso. O bien, si tiene abierto el
mensaje, elija Seguimiento > Agregar aviso.

Contactos
Personas es el nombre de cubo para las personas y empresas, que forman su empresa y
contactos personales. Que agregar como contacto es completamente discrecional y las
nicas restricciones que se pueden aplicar como para controlar quin puede o no puede
agregar son las limitaciones que imponen usted o su compaa. Su empresa, por
ejemplo, podra tener reglas sobre correspondencia con ciertas direcciones de correo
electrnico externo.

Crear un contacto
Un contacto puede ser tan sencillo como direcciones de correo electrnico y nombre, o
puede incluir, por ejemplo, detalles como direcciones postales, varios nmeros de
telfono, una imagen y cumpleaos. En la barra de accesos directos en la esquina
inferior izquierda de la ventana Outlook encontrar los contactos en la opcin de
personas.

En personas, elija Nuevo contacto.

Mtodo abreviado de teclado: Para crear un contacto desde cualquier carpeta

de Outlook, presione Ctrl + Mays + C.
Para obtener ms informacin, consulte Crear o agregar un contacto.

Obtener una lista de los contactos de su libreta de direcciones de Outlook

Guardar una copia de los contactos en la libreta de direcciones es una buena prctica. En
Outlook 2013 o Outlook 2016 para Windows, puede descargar un archivo de valores
separados por comas (.csv) de los contactos en el dispositivo y bralo en Excel.
1. Abra Outlook, elija archivo > Abrir & Exportar > Importar o exportar.

2. En Importar y exportar, elija Exportar a un archivo > siguiente.

3. Elija Valores separados por comas y, a continuacin, en la pgina Exportar a
un archivo, elija contactos como la carpeta para exportar para su cuenta.

Importante: Antes de continuar, asegrese de que la carpeta de contactos que

elija est conectado a su cuenta de correo electrnico. Esto es especialmente
importante si est llevando a cabo estos pasos en el equipo de otra persona.
4. Elija siguiente > Examinar y vaya a la ubicacin donde desee almacenar el
archivo de valores separados por comas (.csv).
5. Escriba un nombre de archivoy, a continuacin, elija Aceptar > siguiente.

6. Elija Finalizar para iniciar el proceso de exportacin.

Nota: Outlook no se muestre un mensaje cuando se complete el proceso de
exportacin.
Abra el archivo .csv de contacto
Normalmente, se abre el archivo de valores separados por comas (.csv) de los contactos
exportados en Excel.
1. Busque la ubicacin donde guard el archivo .csv y bralo.
2. Confirme que los contactos se muestran en el archivo.

Nota: Puede que haya celdas vacas. Es normal.

3. Cierre el archivo sin realizar cambios para evitar posibles problemas de importar
el archivo en un dispositivo diferente que tenga la misma versin de Outlook o
un servicio de correo electrnico distinta.

Tareas
Crear una tarea

Muchas personas mantener listas de tareas pendientes, en papel, en una hoja de clculo,
o con una combinacin de papel y medios electrnicos. En Outlook, puede combinar
varias listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de la tarea.
1. Abra Outlook y, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, elija Nuevos elementos.
2. Elija tareas, rellene el formulario de tareas segn sea necesario y, a
continuacin, elija Guardar y cerrar.
Mtodo abreviado de teclado:
K.

Para crear una nueva tarea, presione Ctrl + Mays +

Para obtener ms informacin, consulte Crear tareas y tareas pendientes.

Asignar una tarea

1. Elija

en la barra de acceso rpido o tareas en el barra de navegacin.

2. Siga uno de estos procedimientos:

o Elija en la cinta de opciones o presione Ctrl + Mays + K para crear
una tarea.
o
o Abrir una tarea existente.
3. Elija Asignar tarea.

4. En el formulario de tareas, haga lo siguiente:

o En el cuadro para, escriba un nombre o una direccin de correo
electrnico.
o Agregue un asunto, elija una fecha de inicio y la fecha de vencimiento
y establecer el estado y prioridad segn sea necesario.

o Aceptar o borrar la seleccin predeterminada de las dos casillas de

verificacin: conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista
de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est
completada.
o Si es necesario, escriba un mensaje en el bloque de contenido por debajo
de las casillas de verificacin.
5. Si desea que la tarea se repita, elija Periodicidad en la cinta de opciones,
seleccione las opciones que desee en el cuadro de dilogo Repetir tarea y, a
continuacin, elija Aceptar.
Nota: Si se asigna una tarea repetitiva, una copia de la tarea permanece en la
lista de tareas, pero nunca se actualiza. Si selecciona la casilla de verificacin
Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est completada, recibir
un informe de estado para cada aparicin de la tarea completada.
6. Elija Enviar.
Sugerencia: Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada
a una persona. Si desea que varios usuarios a trabajar en una tarea, divida la tarea en
partes ms pequeas o asigne cada tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un
seguimiento de un informe que se escriban tres redactores, cree tres tareas separadas y
asigne cada tarea individual al redactor correspondiente.
Aceptar o rechazar una tarea asignada
Cuando se crea y se le asigna una tarea, aparece en la Bandeja de entrada.

En el panel de lectura, elija Aceptar o Rechazar.

o
Abra la tarea, elija Aceptar o Rechazar en la cinta de opciones e
independientemente de la opcin que ha elegido, seleccione Editar la respuesta
antes de enviar o enviar la respuesta ahora y, a continuacin, elija Aceptar.
Nota: Las tareas aceptadas aparecern en la lista de tareas de Outlook.

Si abre una tarea, puede responder, responder a todos o Reenviar a la persona que le
asign a usted y a otros usuarios de la tarea segn corresponda. Tambin puede incluir
un comentario en el bloque de mensajes.

Ver una tarea

1. Abra Outlook y, en la barra de acceso rpido, elija

2. En la lista de tareas o Lista de tareas pendientes, haga doble clic en un

elemento para ver el formulario completo.
Puede cambiar la vista tareas en cualquier momento.

En la ficha Inicio, en el grupo Vista actual, elija una vista diferente.

Imprimir una tarea

Puede elegir el modo de ver las tareas y luego, en funcin de lo que elija imprimir, en
qu formato: estilo de tabla o el estilo de memorando, se imprime la tarea. Si selecciona
una nica tarea a imprimir, por ejemplo, a continuacin, la impresin sola disponible
configuracin es memorando. Pero si elige una lista, como la lista de tareas pendientes,
tambin se ofrece un formato de impresin de estilo de tabla.
1. Elija

en la barra de acceso rpido.

2. Seleccione una sola tarea en una de sus carpetas: lista de tareas oLista de
tareas pendientes, o elegir una carpeta.
3. Elija archivo > Imprimir y seleccione el formato (si est disponible) en
configuracin.

Imprimir un mensaje de correo electrnico, contacto o

elemento de calendario
En Outlook, se pueden imprimir elementos como mensajes de correo electrnico,
contactos, elementos de calendario o vistas ms grandes, como calendarios, libretas de
direcciones o listas de contenido de las carpetas de correo.
1. Elija un elemento o carpeta en Outlook que desea imprimir.
2. Elija archivo > Imprimir.