Libro Access 2010 Modi

La Catlica 2000
Manual de Microsoft Access 2010
PRESENTACIN
La Catlica 2000, Institucin Tecnolgica lder en el norte del Per, desde sus inicios
siempre march al ritmo de los incesantes cambios tecnolgicos y al rpido incremento del
conocimiento. La educacin ha dejado de ser un etapa que termina en un momento determinado, para
convertirse en un proceso permanente.
En
La Catlica 2000, conocedores de la alta competencia en el mercado laboral, y la
necesidad de las empresas de contar con un personal profesional altamente calificado que responda a
las necesidades y pueda constituir la diferencia entre ganar y perder un negocio o empresa, pone a su
disposicin como informacin de vital importancia, el Manual de Microsoft Access 2010, el cual
contiene conceptos fundamentales que todos los profesionales del rea de Informtica deben de
dominar a la perfeccin.
En la era del conocimiento que estamos viviendo, en donde el aprendizaje es la materia
prima estratgica para el desarrollo de nuestro pas, nuestro aporte materializado en el manual de
Microsoft Access 2010 servir de forma valiosa a los fines que persiga el educando.
Finalmente, nuestro compromiso y agradecimiento por la confianza depositada en nuestra
institucin para su formacin profesional, asimismo tambin al personal docente y administrativo que
conjuntamente con la Industria Grfica 2000 hacen llegar a Ud. el presente manual el cual esperamos
satisfaga todas y cada una de sus expectativas.
Atentamente,
_________________________________
Lic. Jorge Palomino Rivera
Administrador General
Grupo Educativo 2000
Formamos profesionales de xito para el Per
________________________________
Lic. Cleida Rivera Morales
Directora General
La Catlica 2000
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La Catlica 2000
NDICE
LO NUEVO DE MICROSOFT ACCESS 2010
Pgina
Las 10 razones principales para probar Office 2010 ________________________________
Novedades de Microsoft Access 2010 ___________________________________________
DISEO DE UNA BASE DE DATOS

Algunos trminos sobre Base de Datos _________________________________________
Un buen diseo de Base de Datos ______________________________________________
El proceso del diseo ________________________________________________________
CAPTULO 1: INTRODUCCIN
1.1
Qu es una Base de Datos? ____________________________________________
13
1.2
El programa Microsoft Access 2010 ________________________________________
13
1.3
Ejecutar Microsoft Access 2010 ___________________________________________
16
1.4
Interfaz Microsoft Access 2010 ___________________________________________
16
1.5
Creacin de una Base de Datos __________________________________________
17
1.6
Importar datos de otro origen _____________________________________________
18
1.7
Cerrar la Base de Datos _________________________________________________
19
1.8
Finalizar sesin en Microsoft Access 2010 __________________________________
19
CAPTULO 2: CREACIN DE TABLAS

2.1
Qu es una Tabla? ___________________________________________________
20
2.2
Crear una Tabla _______________________________________________________
20
2.3
Establecer y cambiar la clave principal _____________________________________
22
2.4
Guardar una Tabla _____________________________________________________
22
2.5
Cerrar una Tabla ______________________________________________________
22
2.6
Modificar el diseo de una Base de Datos ___________________________________
22
2.7
Tipo de datos _________________________________________________________
23
2.8
Propiedades del campo: General _________________________________________
24
CAPTULO 3: RELACIN DE TABLAS

3.1
Qu es una relacin de Tablas? _________________________________________
29
3.2
Tipos de Relaciones ___________________________________________________
29
3.3
Crear Relaciones ______________________________________________________
30
3.4
Aadir Tablas en la ventana Relaciones ____________________________________
32
3.5
Eliminar Tablas de la ventana Relaciones __________________________________
32
3.6
Modificar Relaciones ___________________________________________________
33
3.7
Borrar Relaciones ______________________________________________________
33
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La Catlica 2000
CAPTULO 4: TRABAJO CON FORMULARIOS

4.1
Qu es un Formulario? _________________________________________________
34
4.2
Tipo de Formularios ____________________________________________________
34
4.3
Creacin de Formularios ________________________________________________
35
4.4
Agregando controles a un Formulario ______________________________________
37
4.5
Formato de los controles ________________________________________________
38
4.6
Propiedades de los controles _____________________________________________
38
4.7
Usando el Asistente para controles ________________________________________
38
4.8
Insertando botones a un Formulario ________________________________________
39
4.9
Insertando una imagen a un Formulario _____________________________________
40
4.10 Agregando un campo a una tabla enlazada a un Formulario ____________________
40
4.11 Creacin de un Formulario a travs del Asistente______________________________
42
4.12 Uso de los Subformularios ________________________________________________
43
CAPTULO 5: LAS CONSULTAS

5.1
Qu es una Consulta? _________________________________________________
47
5.2
Tipos de Consultas _____________________________________________________
47
5.3
Crear una Consulta _____________________________________________________
47
5.4
Consultas de seleccin __________________________________________________
49
5.4.1 Crear la consulta de seleccin _______________________________________
49
5.4.2 Modificar la consulta de seleccin ____________________________________
49
5.4.3 Ejemplo de criterios de seleccin simple _______________________________
51
Consultas paramtricas _________________________________________________
52
5.5.1 Agregar un parmetro a una consulta _________________________________
52
5.5.2 Ejemplos de consultas paramtricas __________________________________
53
Consultas de resumen o totales ___________________________________________
54
5.6.1 Crear una consultas de resumen o de totales ___________________________
54
5.6.2 Funciones de agregado ____________________________________________
54
5.6.3 Ejemplos de consultas totales _______________________________________
55
5.7
Consultas de referencias cruzadas ________________________________________
56
5.8
Consultas de campos calculados __________________________________________
57
5.9
Consultas que realizan acciones __________________________________________
58
5.9.1 Consultas de creacin de tablas ______________________________________
58
5.9.2 Consultas de actualizacin __________________________________________
59
5.9.3 Consultas de eliminacin ___________________________________________
61
5.9.4 Consultas de datos anexados _______________________________________
62
5.5
5.6
CAPTULO 6: TRABAJANDO CON INFORMES

6.1
Qu es un Informe? ___________________________________________________
64
6.2
Tipos de Informe _______________________________________________________
64
6.3
Creacin de un Informe _________________________________________________
64
6.4
Creacin de un Informe en la vista Diseo ___________________________________
65
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La Catlica 2000
6.5
Agregando controles independientes ______________________________________
65
6.6
Activando las secciones de un Informe _____________________________________
66
6.7
Agregar agrupamiento, ordenacin y totales mediante el panel de Agrupacin,

Orden y Total ________________________________________________________
67
6.8
Ordenando el Informe agrupado __________________________________________
68
6.9
Agregando un total a un campo __________________________________________
70
6.10 Insertando complementos al Informe ______________________________________
71
6.10.1 Encabezado y pie de pgina _______________________________________
71
6.10.2 Insertar una imagen al Informe (logotipo) _____________________________
71
6.10.3 Insertar fecha y hora al Informe _____________________________________
71
6.10.4 Insertar un ttulo al Informe ________________________________________
72
6.11 Uso de la vista preliminar _______________________________________________
72
6.11.1 Detalles de cada grupo de la ficha vista preliminar ______________________
73
6.12 Creacin de Informes a travs del Asistente _________________________________
75
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La Catlica 2000
Las 10 razones principales para probar Office 2010

A. Exprese las ideas de forma ms visual
Office 2010 abre un mundo de opciones de diseo que le sirve para expresar sus ideas con un
mayor impacto. Las nuevas y mejoradas herramientas de formato de imagen, como saturacin del
color y efectos artsticos, permiten transformar los objetos visuales en obras de arte. Adems, una
amplia variedad de nuevos temas y diseos de grficos SmartArt personalizables ofrecen ms
formas para que sus ideas destaquen.
B. Logre ms resultados al trabajar en equipo

Realice una puesta en comn de ideas, mantenga las versiones sincronizadas y cumpla ms
rpidamente las fechas lmite trabajando en grupos. La co-autora en blocs de notas compartidos de
Word 2010, PowerPoint 2010, Excel Web App y OneNote 2010, permiten editar el mismo archivo a
la vez con otras personas, incluso desde lugares diferentes.
C. Disfrute la experiencia familiar de Office desde ms ubicaciones y dispositivos

Con Office 2010, puede llevar a cabo las tareas dentro de la programacin establecida.
Microsoft Office Web Apps: Ample su experiencia de Office 2010 a Internet. Almacene sus
archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote en lnea y, a continuacin, obtenga acceso
al contenido, visualcelo, edtelo y comprtalo prcticamente desde cualquier lugar.
Microsoft Office Mobile 2010: Mantngase actualizado y responda rpidamente usando las
nuevas versiones mviles de las aplicaciones Office 2010 diseadas especficamente para su
telfono con Windows.
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La Catlica 2000
Microsoft SharePoint Workspace 2010: Sincronice listas y bibliotecas de SharePoint 2010

con SharePoint Workspace, antes denominado Microsoft Office Groove, de manera que
pueda tener acceso a archivos, visualizarlos y editarlos en cualquier momento y lugar desde
el equipo. Todo se sincronizar automticamente con el servidor de SharePoint cuando
vuelva a conectarse.
D. Mantngase conectado con las redes sociales y empresariales

Outlook 2010 es el espacio en el que confluyen sus colegas, clientes y amigos. Use Outlook Social
Connector para ver rpidamente el historial de correos electrnicos, reuniones o datos adjuntos que
recibe de las personas. Obtenga informacin adicional sobre las personas para controlar su negocio
y los crculos sociales mediante Mi sitio de SharePoint, Windows Live u otros sitios populares de
terceros.
E. Transmita su mensaje de manera instantnea
Difunda su presentacin de PowerPoint a una audiencia remota, independientemente de si tienen
PowerPoint instalado. La nueva caracterstica Difundir presentacin de diapositivas de PowerPoint le
permite mostrar la presentacin desde su propia mesa de trabajo, mientras la audiencia ve la
presentacin en directo en el explorador web.
F. Cree perspectivas de datos eficaces

Realice un seguimiento y resalte tendencias de datos importantes con las nuevas funciones de
anlisis y visualizacin de datos de Excel 2010. La nueva funcin de minigrficos ofrece una
representacin visual clara y compacta de los datos con pequeos grficos dentro de celdas de
hojas de clculo. Las segmentaciones de datos permiten filtrar y segmentar los datos de la tabla
dinmica en varios niveles, de modo que pueda dedicar ms tiempo al anlisis y menos a aplicar
formato.
G. Administre fcilmente grandes volmenes de correo electrnico

Ahorre un tiempo muy valioso ajustando la bandeja de entrada ms eficazmente. Outlook 2010
permite comprimir extensas cadenas de correo electrnico en pocas conversaciones que se pueden
organizar, priorizar y guardar convenientemente. La nueva caracterstica Pasos rpidos permite
realizar tareas con varios comandos, como responder y eliminar, con un solo clic.
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La Catlica 2000
H. Realice presentaciones atractivas

Cautive a su audiencia con vdeos personalizados en las presentaciones. Incruste y edite vdeos
directamente en PowerPoint 2010. Recorte, agregue atenuaciones y efectos o marque escenas
clave. Los vdeos insertados de los archivos ahora se incrustan de forma predeterminada, de modo
que puede compartir las presentaciones dinmicas sin tener que administrar archivos multimedia por
separado.
I. Almacene todas sus ideas en un lugar y realice un seguimiento de ellas

Con OneNote 2010, podr disfrutar del innovador bloc de notas digital para realizar seguimientos,
organizar y compartir texto, fotos y archivos de vdeo y audio. Las nuevas caractersticas como el
seguimiento de versiones de pgina, el resaltado automtico y las notas vinculadas permiten tener
ms control sobre la informacin para que pueda estar siempre al da en cuanto al contenido y los
cambios realizados por otras personas.
J. Trabaje a su manera, ms rpida y fcilmente
La vista Backstage de Microsoft Office reemplaza el men Archivo tradicional con el fin de
proporcionarle un espacio centralizado para todas las tareas de administracin de archivos, incluido
guardar, compartir, imprimir y publicar. La cinta mejorada, comn a todas las aplicaciones de Office
2010, permite tener acceso a los comandos de forma ms rpida y crear o personalizar fichas para
que se adapten a su estilo de trabajo.
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La Catlica 2000
Novedades de Microsoft Access 2010

A. Nuevo generador de macros
Access 2010 tiene un nuevo generador de macros que incluye IntelliSense y una interfaz sencilla y
fcil de usar.
B. Campos calculados
Puede crear un campo que muestre los resultados de un clculo. El clculo debe hacer referencia a
otros campos de la misma tabla. Para crear el clculo, se usa el generador de expresiones.
C. Nueva interfaz de usuario
La nueva interfaz de usuario , incluida con Office Access 2007 y mejorada en Access 2010 , se
dise para facilitar la bsqueda de comandos y caractersticas que antes estaban poco visibles
entre una cantidad considerable de mens y barras de herramientas.
La cinta es una coleccin de fichas que contienen grupos de comandos organizados por
caracterstica y funcionalidad. La cinta reemplaza los niveles de mens y barras de herramientas de
las versiones anteriores de Access.
La vista Backstage es una novedad de Access 2010 que contiene comandos aplicables a toda una
base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos
estn organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de
comandos o vnculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nuevo, puede ver un conjunto de
botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el principio o seleccionar una base
de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos diseadas por profesionales.
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La Catlica 2000
Una base de datos correctamente diseada permite obtener acceso a informacin exacta y
actualizada. Puesto que un diseo correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de
datos, parece lgico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseo
ya que, en ese caso, es mucho ms probable que la base de datos termine adaptndose a sus
necesidades y pueda modificarse fcilmente.
Algunos trminos sobre Bases de Datos

Access 2010 organiza la informacin en tablas, que son listas y columnas similares a las de un
libro contable o a las de una hoja de clculo. Una base de datos simple puede que solo contenga
una tabla, pero la mayora de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podra tener
una tabla con informacin sobre productos, otra con informacin sobre pedidos y una tercera con
informacin sobre clientes.
Cada fila se denomina propiamente registro y cada columna campo. Un registro es una forma
lgica y coherente de combinar informacin sobre alguna cosa. Un campo es un elemento nico de
informacin, un tipo de elemento que aparece en cada registro.
Un buen diseo de Base de Datos

El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios. Un buen diseo de base
de datos es aquel que:
Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin de las tablas cuando
as se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generacin de informes.
El proceso de diseo
El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos.

Buscar y organizar la informacin necesaria.
Dividir la informacin en tablas.
Convertir los elementos de informacin en columnas.
Especificar las claves principales.
Definir las relaciones entre las tablas.
Ajustar el diseo.
Aplicar las reglas de normalizacin.
A. Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa utilizarla y quin
va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podra
escribir algo tan simple como La base de datos de clientes contiene una lista de informacin de
los clientes para el envo masivo de correo y la generacin de informes.
B. Buscar y organizar la informacin necesaria

Para buscar y organizar la informacin necesaria, empiece con la informacin existente. Por
ejemplo, si guarda la informacin de los clientes en formularios de papel, puede reunir esos
documentos. Si no dispone de formularios, imagine que tiene que disear uno para registrar la
informacin de los clientes. Qu informacin incluira en el formulario? Qu casillas creara?
Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Cada ficha podra contener un
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La Catlica 2000
nombre de cliente, su direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y nmero de telfono. Cada uno
de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
C. Dividir la informacin en tablas

Para dividir la informacin en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo,
despus de buscar y organizar la informacin de una base de datos de ventas de productos, la
lista preliminar podra ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aqu son los productos, los proveedores, los clientes y los
pedidos. Por tanto, parece lgico empezar con estas cuatro tablas.
Cientes
Nombres
Duracin
Ciudad
Telfono
Productos
Nombre
Cantidad
Pedidos
Proveedores
Nombre
Contacto
Direccin
Ciudad
Telfono
Pedidos
Npedido
Fechapedido
Producto
Cantidad
Precio
Total
D. Convertir los elementos de informacin en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qu informacin necesita registrar sobre el
tema representado por la tabla. Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para
cada tabla, puede ajustar con mayor precisin las columnas.
Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el
nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indexar por esas columnas. De igual forma, la
direccin consta en realidad de cinco componentes distintos: direccin, ciudad, provincia, cdigo
postal y pas o regin, y parece lgico tambin almacenarlos en columnas distintas.
No incluya datos calculados y almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas.
Cientes
Nombres
Apellidos
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Productos
Nombre
PrecioUni
CantidadAlm
Pedidos
CantxUni
Proveedores
Nombre
Contacto
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Pedidos
Npedido
Vendedor
Fechapedido
Producto
Cantidad
Precio
E. Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequvocamente
cada fila almacenada en la tabla. sta suele ser un nmero de identificacin exclusivo, como un
nmero de identificador de empleado o un nmero de serie. En la terminologa de bases de
datos, esta informacin recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos
de clave principal para asociar rpidamente datos de varias tablas y reunir automticamente esos
datos.
F. Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la
informacin de forma provechosa.
Se ha creado la tabla Detalle de Pedido debido a la relacin de muchos a muchos entre la tabla
Productos y la tabla Pedidos.
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La Catlica 2000

Cientes
Idcliente
Nombres
Apellidos
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Productos
Idproducto
Nombre
PrecioUni
CantidadAlm
Pedidos
CantxUni
Proveedores
Idproveedor
Nombre
Contacto
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Pedidos
Idpedidos
Npedido
Vendedor
Fechapedido
Producto
Cantidad
Precio
G. Ajustar el diseo
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debes de crear y rellenar las
tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la informacin: creando consultas,
agregando nuevos registros, etc. Esto le permitir encontrar posibles problemas, como la
necesidad de agregar una columna que olvid insertar durante la fase de diseo, o dividir una
tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Cientes
Idcliente
Nombres
Apellidos
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Productos
Idproducto
Nombre
PrecioUni
CantidadAlm
Pedidos
CantxUni
Proveedores
Idproveedor
Nombre
Contacto
Direccin
Ciudad
Regin
Cdigopostal
Telfono
Pas
Pedidos
Idpedidos
Npedido
Vendedor
Fechapedido
Producto
Cantidad
Precio
Detalles Pedido
Idpedidos
Idproducto
PrecioUnidad
Cantidad
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que se puede mejorar.
stas son algunas comprobaciones que puede hacer:
Olvid incluir alguna columna?
Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes?
Ha proporcionado informacin duplicada en alguna de las tablas?
Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y muchos campos vacos
en cada registro?
Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms pequeas?
Estn representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o
mediante una tercera tabla?
H. Aplicar las reglas de normalizacin

En el siguiente paso del diseo, puede aplicar las reglas de normalizacin de datos
(denominadas a veces simplemente, reglas de normalizacin). Estas reglas sirven para
comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al
diseo de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente,
normalizacin.
Primera forma normal:
La primera forma normal establece que en cada interseccin de fila y columna de la tabla existe
un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio
en el que se incluya ms de un precio. Si considera cada interseccin de filas y columnas como
una celda, cada celda solo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de
toda la clave principal y no solo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave
principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las
siguientes columnas, de las cuales Id de pedido e Id de producto forman la clave principal.
Id de pedido (clave principal).
Id de producto (clave principal).
Nombre de producto.
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La Catlica 2000
Este diseo infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto
depende de Id de producto, pero no de Id de pedido, por lo que no depende de toda la clave
principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a
la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no solo que cada columna que no sea clave dependa de toda la
clave principal, sino tambin que las columnas que no sean clave sean independientes unas de
otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y
nada ms que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes
columnas:
IdProducto (clave principal).

Nombre.
PVP.
Descuento.
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al pblico (PVP) sugerido. Esta
tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la
columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La
independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea
clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la
columna Descuento cambiara en consecuencia e infringira esa regla. En este caso, la columna
Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
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La Catlica 2000
Objetivo:
Conocer el concepto de base de datos y su gestin a travs de Microsoft Access; cmo entrar y salir del
programa, el entorno de trabajo y las secciones de la ventana.
1.1. Qu es una Base de Datos?

Una base de datos es una coleccin de informacin relacionada con un tema
u objetivo concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est
almacenada en un equipo, o solo lo estn partes de la misma, es posible que
tenga que hacer el seguimiento de la informacin en diversos orgenes que
tendr que coordinar y organizar.
Por ejemplo, supongamos que los nmeros de telfono de sus proveedores
estn almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que
contiene los nmeros de telfono de los proveedores, en archivos de
informacin de los productos, en un archivador y en una hoja de clculo que
contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono de un
proveedor, tendra que actualizar la informacin en los tres sitios. En una
base de datos de Access bien diseada, el nmero de telfono se almacena
solo una vez, de modo que solo tiene que actualizar esa informacin en un lugar. Como resultado, al
actualizar el nmero de telfono de un proveedor, se actualiza automticamente en cualquier lugar
que lo utilice en la base de datos.
1.2. El programa: Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseo e implementacin de aplicaciones de base
de datos que se puede usar para realizar un seguimiento de la informacin importante. Puede
conservar los datos en el equipo o publicarlos en la web, de forma que otros usuarios puedan usar la
base de datos con un explorador web.
Access es una herramienta que se puede utilizar para desarrollar de forma fcil y rpida
aplicaciones de base de datos relacionales que le ayudarn a administrar informacin. Puede crear
una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento prcticamente de cualquier tipo de
informacin, como un inventario, contactos profesionales o procesos de negocio. De hecho, Access
incluye plantillas que puede utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos datos.
1.2.1 Objetos de una Base de Datos
A. Tablas:
Son listas y columnas similares a las de un libro contable o a las de una hoja de clculo. Una
base de datos simple puede que solo contenga una tabla, pero la mayora de las bases de
datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podra tener una tabla con informacin sobre
productos, otra con informacin sobre pedidos y una tercera con informacin sobre clientes.
Campo: Es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el

nombre del campo.
Registro: Es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno
de los campos almacenados en una misma operacin.
En la tabla Productos, por ejemplo, cada fila o registro contendra informacin sobre un
producto y cada columna o campo contendra algn dato sobre ese producto, como su
nombre o el precio.
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La Catlica 2000

CAMPO
REGISTROS
B. Consultas:
Una consulta recupera informacin de la base de datos y eventualmente las presenta en la
pantalla. Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en
el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir
mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de
existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las
consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones.
C. Formularios:
Un formulario es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos.
El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o
consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos
es que ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de
informacin.
Un diseo de pantallas adecuado a cada usuario reduce el tiempo de aprendizaje y motiva al
usuario, lo que es casi una garanta de xito.
D. Informes:
Si el formulario es la forma idnea de introducir y editar los datos, la mejor forma de
mostrarlos es mediante un informe en una pgina impresa o mediante su representacin en
la pantalla del ordenador.
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La Catlica 2000
Bsicamente, los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla,
mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.
E. Mdulos:
Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que
se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft Visual Basic
(Microsoft Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel.
Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows).
Un mdulo puede ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o
informes, y normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al
que se adjuntan. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn
asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en mdulos en el panel
de exploracin, pero los mdulos de clase no.
F. Macros:
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de
formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn de comando a un
formulario, asocia el evento al hacer clic del botn a una macro y esta macro contiene los
comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botn.
En Access, resulta til considerar las macros como un lenguaje de programacin simplificado
que se escribe generando una lista de acciones a realizar.
Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir
cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
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La Catlica 2000
1.3. Ejecutar Microsoft Access 2010

Access 2010 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones
anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos
componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegacin. Ahora se ha
modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista
Backstage de Microsoft Office, una novedad de Access 2010.
Para empezar a realizar trabajos con Microsoft Office Access 2010 es, obviamente, necesario
ejecutar el programa. Veamos las maneras de ejecutarlo:
Desde el Botn Inicio
Desde el Comando Ejecutar
A Clic
A Pulsar las teclas:
[ ] +[ R ]
B Clic
B Digitar msaccess y pulsar
C Clic
Enter
1.4. Interfaz Microsoft Access 2010

Al cargar el programa de Microsoft Access 2010 en forma automtica, se activa la ficha Archivo
como pantalla inicial mostrando lo siguiente:
Ficha
Archivo
Seccin de
Plantillas
- 16 -
Base de Datos
en blanco
La Catlica 2000
Pantalla de la base de datos
E
I
G
A._______________________________
B._______________________________
C._______________________________
D._______________________________
E._______________________________
F._______________________________
G._______________________________
H._______________________________
I.________________________________
J._______________________________
1.5. Creacin de una Base de Datos

La vista Backstage es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos
existentes o consultar el contenido destacado de Office.com
A Desde la vista Backstage

(ficha Archivo) realice clic
sobre la ficha Nuevo.
B Realice un clic sobre base

de datos en blanco.
C Asignar un nombre
a la base de datos.
D Clic en la imagen de la
carpeta y ubicar la unidad
o carpeta de destino.
E Clic en el botn
Crear.
- 17 -
La Catlica 2000
F
Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla1) en la
vista hoja de datos.
G Access coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna haga clic para agregar de la
nueva tabla.
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen.
Nota:
Se recomienda crear la tabla en vista Diseo, ya que dicha vista permite especificar el
formato, propiedades, tipo de datos, etc., para lograr el diseo de una base de datos bien
estructurada y con el menor margen de error posible.
Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar.
1.6. Importar datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una
nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que
almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculndose a
ellos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos de otros orgenes. Puede
importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una
lista de SharePoint Foundation o de otros orgenes diversos. El proceso que se usa vara
ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente:
A En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no
aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms.
B En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo
de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el
cuadro Nombre de archivo.
- 18 -
La Catlica 2000
C Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten
anexar o vincular), especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos
actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien (con algunos
programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que
mantenga un vnculo a los datos del programa de origen.
D Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En la
ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.
E
Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de
realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de importacin, haga clic
en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles.
1.7. Cerrar la Base de Datos

Para cerrar la base de datos, y evitar errores o prdida de informacin, realizar lo siguiente:
A Realice clic en la ficha
Archivo.
B En la vista
Backstage,
realice clic sobre Cerrar
base de datos.
1.8. Finalizar sesin en Microsoft Access 2010

Si ya termino de trabajar con Access, ahora debe cerrar la aplicacin:

Archivo.
B En la vista Backstage,
realice clic sobre Salir.
- 19 -
La Catlica 2000
Objetivo:
Conocer los distintos tipos de datos que pueden ser introducidos en una tabla as como las propiedades
de los campos. Disear y modificar tablas
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que
contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para
almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrnico y nmeros de telfono.
Para empezar a disear una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qu modo se
relacionarn entre s. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las
tablas que necesita. Para ver una introduccin a la planeacin y el diseo de una base de datos, vea
conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
2.1. Qu es una Tabla?

Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en
particular, como los empleados o productos. Una tabla est compuesta por registros y campos.
Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en
particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia.
Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la
direccin de correo electrnico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.
2
3
1 Un registro
2 Un campo
3 Un valor de campo
Un registro se compone de varios campos que brindan informacin especfica de un elemento de la
tabla, que puede ser, datos personales, descripcin de un producto, una transaccin u operacin.
Ejemplo: Mndez Correa, Sebastin Alonso, Av. Universitaria, Lima, alguien@example.com.
ltimo registro
Primer registro
Registro anterior
Nuevo registro
Registro siguiente
Bsqueda de registro
Registro actual
2.2. Crear una Tabla

Crear.
B Ubique el grupo Tablas y

elija sobre una de las
opciones.
Nosotros veremos la forma de crear una tabla en la vista de

Diseo, ya que esta vista permitir personalizar los criterios de la
tabla a nuestras necesidades.
- 20 -
La Catlica 2000
Creando la Tabla:
A En el grupo tablas seleccionamos el comando Diseo de tabla.
B Seguidamente se mostrar la cuadrcula Diseo de tabla:
Nombre del campo
Descripcin de campos
(opcional)
Tipo de datos
Propiedades del campo

(general y bsqueda)
1)
2)
3)
4)
Escriba la lista de nombres del campo (Id_cliente, Apellidos, Nombres, Direccin, etc.)
Asigne un tipo de dato para cada campo, vea Tipo de datos.
Escriba una breve descripcin sobre cada campo, opcional.
Indique las propiedades que poseer cada campo.
C Ahora comenzaremos a llenar la cuadrcula con los datos que tendr nuestra tabla:
D Debe especificar una clave principal de una tabla para poder aprovechar las siguientes
ventajas:
Access crea un ndice para la clave principal de forma automtica, lo que puede contribuir a
aumentar el rendimiento de la base de datos.
Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal.
Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea nico. Los valores nicos son
fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir correctamente un
registro concreto de otros registros.
- 21 -
La Catlica 2000
2.3. Establecer y cambiar la clave principal

A Seleccione la tabla para la que desee establecer o
cambiar la clave principal.
B A continuacin, haga clic en vista Diseo. En la
cuadrcula de diseo de la tabla, seleccione el campo o
los campos que desee usar como clave principal.
C En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic
en Clave principal.
Se muestra un indicador de clave a la izquierda del campo o

los campos especificados como clave principal.
Nota:
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el botn Clave principal.
Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree un nuevo
campo para la clave principal. Si hace clic en S, Access crea un campo de identificador que usa el
tipo de datos Autonumeracin para proporcionar un valor nico para cada registro. Si la tabla ya
incluye un campo Autonumeracin, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access
no agrega ningn campo y no se establece ninguna clave principal.
2.4. Guardar una Tabla

Si finaliz la creacin de la tabla ahora procederemos a
guardarla, para esto realizamos:
a) Clic en la ficha Archivo.
b) En la vista Backstage, seleccione la opcin Guardar o pulse
las teclas [Ctrl] + [G].
c) Asignar un nombre para la tabla y realice clic en Aceptar.
2.5. Cerrar una Tabla

Para cerrar la tabla, puede optar por cualquiera de stas maneras.
a) Clic derecho sobre la pestaa de la tabla y cerrar.
b) Clic en el botn cerrar de la misma tabla.
c) Pulse las teclas [Ctrl] + [F4].
2.6. Modificar el diseo de la Base de Datos

Si despus de creada la tabla se desea hacer alguna
modificacin (agregar una columna, modificar un campo, tipo
de dato, etc.), realice lo siguiente:
a) Seleccionar la tabla, clic derecho y vista Diseo.
b) Si la tabla ya est abierta:
Ficha Inicio, grupo Vistas, clic en Ver y seleccione la vista
Diseo.
- 22 -
La Catlica 2000
2.7. Tipos de datos

El tipo de datos de un campo es la propiedad ms
importante porque determina el tipo de datos que el
campo puede almacenar.
Los tipos de datos pueden parecer confusos, por
ejemplo, si un tipo de datos es Texto, puede
almacenar datos que constan de caracteres de texto o
numricos. Pero, un campo cuyo tipo de datos es
Nmero solo puede almacenar datos numricos. Por
lo tanto, deber conocer qu propiedades se usan con
cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo
determina muchas otras cualidades importantes del
mismo, entre otras:
Los formatos que se pueden usar con el campo.

El tamao mximo de un valor del campo.
Cmo se usa el campo en las expresiones.
Si el campo se puede indexar.
Tipo de dato
Se usa para mostrar
Texto
Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin.
Memo
Bloques de texto largos. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una
descripcin de producto detallada.
Nmero
Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos
independientes para la moneda.
Fecha/Hora
Valores de fecha y hora para los aos 100 a 9999.
Moneda
Valores monetarios.
Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca

automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms
sencilla de crear una clave principal.
Si/No
Valores S y No, y campos que contienen uno de dos valores posibles.
Objeto OLE
Son objetos tales como grficos, texto, imgenes, creados en otras aplicaciones,
que se han incrustado o vinculado.
Hipervnculo
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenados como texto y usados como

direccin de hipervnculo.
Datos Adjuntos
Imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficos y otros tipos de

archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a
adjuntar archivos a los mensajes de correo electrnico.
Campo calculado
Resultado de un clculo. El clculo debe hacer referencia a otros campos de la

misma tabla. Para crear el clculo se usa el generador de expresiones.
Bsqueda
Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un

conjunto de valores especificado en el momento en que se cre el campo. Se
inicia el Asistente para bsquedas y se puede crear un campo bsqueda. El tipo
de datos de un campo bsqueda es texto o nmero, segn las opciones
seleccionadas en el asistente.
Nota: Los campos de bsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de
campo, que se encuentra en la ficha Bsqueda del panel Propiedades del campo.
Imagnese el tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los
valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo texto solo
pueden contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin, y un campo
texto puede contener un mximo de 255 caracteres.
Sugerencia: En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en
realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numricos,
cuando en realidad se trata de valores de texto, como nmeros de habitaciones.
- 23 -
La Catlica 2000
2.8. Propiedades del campo: General

Las propiedades de un campo describen las
caractersticas y el comportamiento de los
datos que se agregan a ese campo.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas,
la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la
pestaa Bsqueda en la que podemos definir
una lista de valores vlidos para el campo.
Las opciones de la pestaa General pueden
cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la pestaa Bsqueda
cambian segn el tipo de control asociado al
campo.
2.8.1. Tamao del campo

Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de texto. Para
conseguir un rendimiento ptimo, especifique siempre el tamao del campo ms pequeo que
sea suficiente.
A. En campos de texto:
Indica el nmero de caracteres que puede contener. Escriba un valor hasta un mximo de
255 caracteres. Los campos de texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de
texto ms grandes, use el tipo de datos Memo.
B. En campos de nmero:
Limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios.
C. En campos autonumricos:
Los campos autonumricos son entero largo.
2.8.2. Formato
Esta propiedad la pueden tener todos los campos, menos los objetos OLE.
El formato solo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los
nmeros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. Los nmeros pueden aparecer
con separador de miles, con un smbolo de moneda o con un determinado nmero de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad, Access utiliza el formato General y los datos aparecen
tal y como se hayan introducido.
A. En campos numricos y monedas:
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La Catlica 2000
B. En campos Fecha/Hora:
C. En campos S/No:
Disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S,
Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
D. En campos Texto y Memo:
No disponen de formatos predefinidos, para los campos texto se tendran que crear formatos
personalizados.
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access
cmo deber presentar los datos almacenados en el campo.
Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los
campos de las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos:
2.8.3.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir.
Por ejemplo, puede crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que
muestre exactamente cmo debe introducirse un nuevo nmero: (___) ___-____.
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La Catlica 2000
Para crear una mscara hay un esquema de tres partes separadas por ;:
Presenta la mscara de entrada.
Indica si los caracteres literales empleados en la mscara se almacenan o no en el campo
junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden.
Especifica el caracter que debe aparecer en los espacios en blanco de la mscara. Access
por defecto utiliza el subrayado.
Los cdigos son los siguientes:
2.8.4. Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fech_nac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en
la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fech_nac veremos Fecha de nacimiento.
2.8.5. Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no
introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
2.8.6. Regla de validacin

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no
cumplen las condiciones Access no admitir ese dato.
2.8.7. Texto de validacin

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validacin no aparece ningn
mensaje que explique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validacin.
En esta propiedad se debe introducir cul es la condicin que debe cumplir el dato para que el
usuario lo sepa.
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La Catlica 2000
2.8.8. Requerido
Si se encuentra activado S, no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo
rellenado.
2.8.9. Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
2.8.10. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que
las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las
operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
CASO PRCTICO
Se desea realizar una base de datos que cumpla con lo siguiente:
Llevar una relacin de alumnos y de sus apoderados.

Llevar el control de profesores y cursos que dicta.
Armar el registro de notas.
Obtener estadstica de los alumnos aprobados y desaprobados.
Obtener un reporte de matricula por grado y seccin.
TABLA CURSO
TABLA DISTRITO
TABLA GRADO
- 27 -
La Catlica 2000
TABLA MATRCULA
TABLA ALUMNOS
TABLA PROFESORES
TABLA NOTAS
Modifique las propiedades de los campos segn crea conveniente.
- 28 -
La Catlica 2000
Objetivo:
Establecer relaciones entre las distintas tablas de una base de datos, con el fin de que puedan
utilizarse como un conjunto.
3.1. Qu es una relacin de Tablas?

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access 2007
los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan
campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas.
De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la
informacin de varias tablas.
3.2. Tipos de Relaciones

Existen tres tipos de relaciones de tabla:
3.2.1. Una relacin uno a varios

En este tipo de relacin un registro de una tabla puede tener ms de un registro que coincida
con la otra tabla pero la otra tabla solo puede tener una registro coincidente con la primera.
Ejemplo: Si tenemos las tablas de Cliente y Pedido, la tabla Cliente mantiene este tipo de
relacin con la tabla de pedidos: Un Cliente puede tener ms de un pedido pero cada registro
de la tabla Pedido solo puede corresponder a unCliente.
Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la
tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo:
(el campo Id de la tabla Cliente) a la tabla Pedido y lo denominara Id de Cliente. Access
utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedido para localizar el
cliente correcto de cada producto.
3.2.2 Una relacin de varios a varios

En este tipo de relacin un registro de una tabla puede tener ms de un registro coincidente
en la otra tabla. Solo podemos crear este tipo de relaciones si tenemos una tercera tabla
(llamada tabla de unin).
Considere la relacin entre una tabla Producto y una tabla Pedido. Un solo pedido puede
incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos.
Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede
haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos.
Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla
(Detalles_Pedido), a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a
varios en dos relaciones de uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las
dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia o instancia,
de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedido y la tabla Producto tienen una relacin varios a
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La Catlica 2000
varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles
de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en
muchos pedidos.
3.2.3 Una relacin uno a uno

En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a
menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede
utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de
una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que solo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben
compartir un campo comn.
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen
ndices nicos.
Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de
ftbol benfico. Cada jugador de ftbol de la tabla Jugadores de ftbol tiene un registro
coincidente en la tabla Empleados.
Cada jugador de ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.

Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id de empleado y la tabla Empleados.
Otro ejemplo, al crear una tabla que registre los datos personales y datos laborales de los
empleados, puede utilizar la relacin uno a uno para dividir la tabla ya que contendr muchos
campos.
3.3. Crear Relaciones

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la
ventana Relaciones, hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra
en la pestaa Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando
indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear.
- 30 -
La Catlica 2000
a) Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin.

b) Hacer clic sobre el botn Agregar.
c) Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.
d) Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin:

a) Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal Pedido (en nuestro caso Idpedido).
b) Pulsar clic y arrastrar hasta el campo nmero de la tabla secundaria Detalles_Pedido (Idpedido).
c) Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pedido y
Detalles_Pedido) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (Idpedido y Idpedido).
siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del
mismo tipo.
Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
d) Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse
que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o
cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos
deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro
relacionado en la tabla principal.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas Actualizar en cascada los
campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados
Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del
campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros
relacionados en la tabla secundaria.
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La Catlica 2000
Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla

principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.
Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar actualizar los cambios de nuestras
tablas.
e) Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
3.4. Aadir Tablas en la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la
ventana Relaciones, debemos aadir la tabla a la ventana:
1) Abrir relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la
pestaa Herramientas de base de datos.
2) Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla
en la pestaa Diseo.
3) Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas con el listado
de tablas.
4) Aadir las tablas necesarias.
5) Cerrar el cuadro de dilogo.
3.5. Eliminar Tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
1) Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
2) Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin
Ocultar tabla del men contextual que aparecer.
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el
botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
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La Catlica 2000
3.6. Modificar Relaciones

Ubicarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin
Modificar relacin... del men contextual.
Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar
relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones, realizar los cambios.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
3.7. Borrar Relaciones

Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
a) Hacer clic con el botn derecho sobre la lnea de la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar
del men contextual.
b) Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a
continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
CASO PRCTICO
1. En la Base de datos con el nombre Colegio, crear las siguientes relaciones:
- 33 -
La Catlica 2000
Objetivo:
Brindar al alumno los conocimientos bsicos sobre el uso de formularios y subformularios.
4.1. Qu es un Formulario?
En Microsoft Access, los formularios suministran la manera fundamental en que el usuario visualiza
e interacta con los datos.
Un formulario es una plantilla para el ingreso de datos a una tabla, el formulario tambin puede ser
un formulario de consulta, o de bsqueda de datos.
4.2. Tipos de Formularios

Formulario: Consiste en crear automticamente un
nuevo formulario que contiene todos los datos de la
tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel
de Navegacin.
Diseo del formulario: Abre un formulario en blanco en la vista Diseo y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos
aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de
los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el
Asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para
ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos
ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Formulario en blanco: Consiste en crear un nuevo formulario sin
contenido, pero en vez de abrirse en vista Diseo como la anterior
opcin, se abrir en vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como
poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el
Panel de Navegacin.
Asistente para formularios: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Navegacin: Te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura
tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.
Ms formularios: Despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como grfico
dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.
Grfico dinmico: Abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos.
- 34 -
La Catlica 2000
4.3. Creacin de Formularios

Existen diferentes maneras y formas de crear formularios, se puede crear un formulario mediante un
asistente, mediante la creacin de formularios automticos, etc. Pero, nosotros crearemos
formularios en vista de diseo, es decir, construiremos el formulario desde cero, agregando solo los
campos que necesitemos y con un diseo personalizado.
Qu es la vista de diseo?
La vista de diseo es el rea donde se modifica el formulario ya sea en los campos que contendr
o en la distribucin de los campos.
Creacin de Formularios en Vista diseo
Debemos recordar que un formulario se puede crear de una tabla o una consulta, por esto es
recomendable ya tener lista la tabla o consulta. Para crear el formulario realizamos lo siguiente:
A Seleccionamos la cinta Crear y damos un clic en el botn Diseo de Formulario.
B Esto mostrar la cuadrcula del diseo del formulario en el cual mencionaremos las secciones
o las partes.
Encabezado de
formulario
muestra un ttulo
para el formulario
Encabezado de
pgina
muestra un ttulo
para el documento
impreso
Detalle
muestra controles
para el
mantenimiento de
formulario
Pie de pgina
muestra un texto
al final del
documento
impreso
Pie de Formulario
muestra controles
para el
mantenimiento del
formulario
C Ahora ejecute el panel Lista de campos que se
encuentra dentro de la ficha Diseo en el grupo
Herramientas, clic en Agregar campos existentes.
- 35 -
La Catlica 2000
ACTIVANDO LAS SECCIONES DE UN FORMULARIO

El rea de diseo consta de tres secciones:
A. La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca
al principio del formulario.
B. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno solo por
pantalla segn el tipo de
formulario.
Aunque
se
visualicen varios registros en
una pantalla, debemos indicar
en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un solo
registro.
C. La seccin Pie de formulario,
en ella ponemos lo que
queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos mostrar u ocultar el
encabezado o el pie desde la
opcin Encabezado o Pie del
formulario del men contextual
de los mismos.
D Luego, solo queda agregar los campos al formulario, e ir construyendo el formulario y
ordenando los campos segn tipos de datos.
Al arrastrar el campo a la cuadrcula ste dibujar dos controles enlazados con el campo
respectivo, estos dos controles son la Etiqueta (modificable) y el Cuadro de Texto (no
modificable).
Mover objetos insertados al formulario

Etiqueta
- 36 -
Cuadro de texto
La Catlica 2000
E Una vez insertados los campos necesarios ordnelos para que el ingreso de datos sea lo
ms cmodo posible y se pueda agilizar el ingreso de informacin. A continuacin se muestra
un formulario en vista Diseo, recuerde que puede cambiar el texto de las etiquetas pero no
cambie el texto de los cuadros de texto ya que esto modificara los vnculos.
Para cambiar la vista a Vista de Formulario y ver cmo se ver nuestro

formulario pulsamos un clic en el botn Ver, en la lista que se muestra
seleccionamos Vista de Formulario.
Para regresar a la Vista de Diseo realizamos clic en el botn ver y
seleccionamos la opcin Vista de Diseo.
ta
No
Recuerde no ingresar datos de prueba al formulario ya que

esto puede traer problemas al regresar a la vista diseo
sobre todo si la tabla cuenta con una llave principal y sta
no es ingresada.
4.4. Agregando controles a un Formulario

Para mejorar la apariencia del formulario y potenciar el ingreso de datos podemos usar los controles,
stos permiten agregar opciones como: agregar registro, guardar registro, buscar, eliminar, cerrar
formularios, etc.
Hay que recordar que muchos de estos controles
son programables lo cual resulta esplndido si
somos programadores, pero si ste no es el caso
podemos usar la opcin Utilizar Asistente para
controles, el mismo que abrir una ventana que
nos guiar paso a paso en la configuracin del
control si ste fuera necesario.
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La Catlica 2000
Cuadro de Texto: Es uno de los controles ms importantes ya que permite visualizar o ingresar
datos a las tablas.
Etiqueta: Este control permite poner etiquetas, rtulos o ttulos a otros controles o al mismo
formulario.
Lnea: Este control permite dibujar lneas las cuales pueden usarse como separadores.
Botn de Comando: ste es uno de los controles programables que tiene Access el cual
tambin puede ser configurado por medio del Asistente.
Rectngulo: Este control permite dibujar reas rectangulares o cuadradas para la ordenacin de
datos.
Subformulario / Subinforme: Este control permite insertar un formulario dentro de otro
formulario con cual podemos realizar bsquedas de datos o anlisis de nuestra data.
Imagen: Este control permite insertar imgenes dentro del formulario o informe.
Cuadro Combinado: Esta herramienta muestra un listado de opciones de otra tabla o datos que
ingresamos manualmente.
Imagen: Este control permite el ingreso de imgenes al formulario, el tipo de imgenes que
permite este control son: Gif, jpg, bmp, png.
Para agregar un control solo seleccionamos el control deseado y damos un clic en el formulario.
4.5. Formato de los controles

Una vez agregado los controles necesarios para la creacin del formulario, puede aplicar formato a
los controles que hayan sido agregados, para esto realice clic
en _____________________________________, tambin se
le puede aplicar al formulario.
4.6. Propiedades de los controles

Si desea modificar la apariencia y comportamiento de los
controles de un formulario, puede utilizar la hoja de
propiedades, para esto realice la secuencia:
_________________________________________.
En esta ventana encontrar diferentes atributos de los
controles, no olvide que cada control posee propiedades
diferentes. Si desea ver las propiedades de otro control solo
seleccinelo y las propiedades cambiarn en forma
automtica. Si desea modificar las propiedades a ms de un
control mantenga pulsada la tecla [
] y pulse clic en
el control que desea seleccionar.
4.7. Usando el Asistente para controles

Para utilizar el Asistente para controles realizamos:
1. Abrimos el formulario en Vista Diseo.
2. Seleccionamos la cinta Diseo.
3. Buscamos el grupo controles, y expandimos la galera.
4. Verificamos que la opcin Utilizar Asistentes para
controles este activo.
5. Insertamos en control que deseamos en el formulario.
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La Catlica 2000
4.8. Insertando botones a un Formulario

Para insertar un botn en el formulario, realice lo siguiente:
Realice un clic en __________________ que se encuentra en la ficha ___________ grupo
_____________________
Con la herramienta botn activada, realice un pequeo cuadro en el rea del formulario
que desea insertar.
Se mostrar un cuadro en donde tendr que realizar lo siguiente:
A. Indique el grupo de categoras en donde
se encuentren los tipos de acciones.
B. En el grupo de acciones, elegir Agregar
nuevo registro, observe que tambin
existen ms acciones para insertar en
otros botones dentro del formulario.
C. En la vista ejemplo, muestra en imagen el

modelo de la accin botn seleccionado.
D. Para continuar, clic en el botn Siguiente.
No
ta:
Esta ventana se encuentra dividida en dos paneles de acciones diferentes:

Categora: Muestra una relacin de trabajos con respecto a un objeto
especifico, es decir, si el trabajo ser con formularios, registros, informes,
aplicacin, etc.
Acciones: Este grupo cambia segn la categora seleccionada, si la
categora es navegacin de registros, las acciones sern: siguiente,
anterior, primero, ltimo, etc. Si es con formularios, ser: abrir, cerrar,
actualizar, etc.
En el siguiente cuadro que se muestra a continuacin, realice:

A. En la opcin Imagen se utiliza para
seleccionar que tipo de imagen deseamos
que se muestre en el botn, si es
necesario.
B. En la opcin Texto escribir un texto segn
el control que haya insertado. Para que se
subraye una letra del texto botn
insertado, delante de la letra poner el
signo & Ejemplo: Si escribimos
&Aceptar, entonces en el botn insertado
mostrar Aceptar.
C. En la vista ejemplo, muestra en imagen el
modelo de la accin botn seleccionado.
D. Para continuar, clic en el botn Siguiente.
B
A
D
En el siguiente cuadro, si es necesario,

escribir un nuevo nombre para el botn
insertado.
Por ltimo, clic en el botn Finalizar.
Observa que en el formulario
aparecer un botn con el
nombre indicado, cuando lo
ejecutamos realizando un clic
en la vista formulario, el botn lo que
realizar es agregar un nuevo registro.
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La Catlica 2000
4.9. Insertando una imagen a un Formulario

Las imgenes muchas veces mejoran la apariencia de un formulario, en otras ocasiones permiten
el ingreso del logo de la empresa. Si se desea insertar una imagen al formulario, realice los
siguientes pasos:
a) Ingresamos a la vista Diseo de Formulario.
b) Seleccionamos la cinta Diseo del grupo Herramientas de diseo de formulario.
c) En el grupo Controles seleccionamos el control Imagen.
d) Y luego buscamos la imagen deseada.
4.10. Agregando un campo a una tabla enlazada a un Formulario

En esta ocasin agregaremos una imagen a un campo del formulario que est enlazado a travs
de una tabla desde la vista Formulario, para ellos hacemos lo siguiente:
A Verificamos los datos de la persona, estos datos se observan dependiendo de la imagen

que se desea insertar en el formulario.
B Dentro del campo de la imagen (objeto OLE), realice un clic derecho y seleccione la opcin
Insertar objeto.
- 40 -
La Catlica 2000
C Realice un clic en la opcin Crear

desde archivo.
D Ahora realice un clic en el botn
Examinar...
E Seleccione una unidad de disco (disco
duro, usb, etc.) en donde se encuentra
ubicada la imagen.
F Seleccione la imagen que
desea insertar al formulario.
G Realice un clic en el botn
Aceptar.
H Observe que la ubicacin de la
imagen que se desea insertar,
se muestra en el cuadro
anterior.
I
Para agregar la imagen al

formulario, realice un clic en el
botn Aceptar.
J Observe ahora que en el formulario se muestra la imagen. Esta imagen se encuentra

almacenada tambin en la tabla.
:
ota
Cuando desee insertar una imagen, las imgenes deben de estar con el
formato (BMP). Si estas imgenes se encuentran con otro tipo de formato,
entonces no se mostrar en el formulario, puede cambiarlo utilizando el
programa Paint, es decir, abrir la imagen con el programa, y al guardarlo,
seleccione el formato BMP.
- 41 -
La Catlica 2000
4.11. Creacin de un Formulario a travs del Asistente

El Asistente se utiliza para guiarnos paso a paso en la creacin de un formulario o informe en
forma directa, en esta gua vamos a crear un formulario y un informe utilizando el Asistente.
Para iniciar a crear un formulario desde el Asistente, realice la siguiente secuencia: Clic en la ficha
Crear dentro del grupo Formulario realice un clic en Asistente para formulario.
A Para elegir el origen (tabla o consulta),

lo seleccionamos del desplegable
superior.
B A continuacin seleccionamos los
campos a incluir en el formulario
haciendo clic sobre el campo.
A
B
C Para agregar el campo al formulario,

pulsando el botn > o simplemente
haciendo doble clic sobre el campo. Si
nos hemos equivocado de campo
pulsamos el botn < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos
seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn >> o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn <<.
D En esta parte se mostrarn los campos que ya hayan sido insertados para mostrar en el
formulario.
E Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa, clic en el botn Siguiente.
esta
pantalla
elegimos
la
F En
distribucin de los datos dentro del
formulario. Al seleccionar una opcin
de formato aparecer a su izquierda el
aspecto que tendr el formulario con
esa distribucin.
G A continuacin pulsamos el botn
Siguiente.
H En esta ventana, el Asistente nos
pregunta el ttulo del formulario, este
ttulo tambin ser el nombre asignado
al formulario.
I Finalmente, para terminar. pulse el
botn Finalizar.
Antes de pulsar el botn Finalizar, se
muestran 2 opciones que en el cual
podemos elegir:
- 42 -
F
G
H
La Catlica 2000
Esta vista se muestra cuando realizamos

clic en la opcin Abrir el formulario para o
introducir datos y se utiliza para seguir
ingresando datos o registros.
Esta vista se muestra cuando

realizamos clic en la opcin
Modificar
el
diseo
del
formulario y se utiliza para
modificar y cambiar la apariencia
del formulario.
Para finalizar, guarde el formulario, si desea

puede dejar con el mismo nombre o escribir
uno nuevo.
Si ha modificado alguna parte del diseo del

formulario y desea cerrarlo, le mostrar un
cuadro de mensaje para confirmar los
cambios.
4.12. Uso de los Subformularios

Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario
principal. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario
jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con
una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la
tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el
subformulario presente solo los registros que estn relacionados con el registro actual del
formulario principal (que el subformulario presente solo los alumnos matriculados en el curso
activo).
PASOS PARA LA CREACIN DE UN SUBFORMULARIO
Vamos a utilizar la base de datos Colegio e iremos a crear un formulario utilizando el
subformulario que nos muestre a los alumnos segn el curso seleccionado, para ello realice lo
siguiente:
A Seleccionamos la cinta Crear y damos un clic en el botn Diseo de Formulario.
- 43 -
La Catlica 2000
B Realice un clic en la ficha Diseo luego en el botn Agregar campos existentes.
C Agregamos los campos de la tabla que corresponden al

formulario.
En este caso trabajaremos con la tabla Curso y
agregaremos los 3 campos en el Encabezado Detalle .
D Insertaremos el control para crear el subformulario, entonces hacemos un clic en la ficha

Diseo dentro del grupo
controles, hacemos un clic en
el botn Subformulario.
Dibujamos un cuadro o
simplemente realizamos un
clic dentro del formulario, en
el cual nos mostrar un
cuadro.
E En el cuadro que se
muestra a continuacin,
seleccionamos la opcin
Usar tablas y consultas
existentes. Ya que la otra
opcin
nos
permite
seleccionar los formularios
que se hayan creado en la
base de datos.
F Para continuar,
Siguiente.
clic
en
- 44 -
La Catlica 2000

G Para elegir el origen (tabla o
consulta), lo seleccionamos
del desplegable superior, en
esta ocasin vamos a
trabajar con las 4 tablas
(curso, notas, Alumnos y
Profesor ). Y agregamos los
campos que necesitaremos.
G
H
H Seleccionamos los campos

disponibles en el formulario
haciendo clic sobre el
campo.
I
J
I
K
Para agregar el campo

seleccionado, pulsando el
botn > o simplemente
haciendo doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn <
y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los
campos a la vez haciendo clic sobre el botn >> o deseleccionar todos los campos a la vez
haciendo clic sobre el botn <<.
J En esta parte se mostrarn los campos que ya hayan sido insertados para mostrar en el
formulario.
K Para continuar, clic en el botn Siguiente.
L En el siguiente cuadro,
definiremos
qu
campo
vinculan con el formulario
principal al subformulario, en
este caso, hacemos un clic
en la opcin Definir la ma
propia.
M ste es el paso ms
importante ya que vamos a
elegir qu campos deseamos
que
se
vinculen
del
formulario
principal
al
subformulario, para este
caso seleccionaremos los
campos
Cur_cod,
del
formulario, as como tambin
el campo Cur_cod del
subformulario.
N Para continuar, clic en el
botn Siguiente.
O Ahora nos pide escribir un

nombre al subformulario o
dejarlo con el nombre que se
muestra como predeterminado.
P Clic en el botn Finalizar.
P
- 45 -
La Catlica 2000
Q Se a creado un subformulario dentro del formulario, adems en Todos los objetos de Access,
se ha creado el Subformulario Curso.
R Si ahora ejecutamos en la Vista Formulario, observemos que dentro del subformulario, se

muestran los alumnos que llevan el curso seleccionado en el formulario.
- 46 -
La Catlica 2000
Objetivo:
Conocer otro objeto ms de la base de datos: las consultas. Crear, visualizar y ejecutar consultas de
seleccin, aprender a manejar los elementos que intervienen en las mismas.
5.1 . Qu es una Consulta?

Las consultas son objetos de la base de datos que permiten seleccionar un conjunto de registros
(de una o varias tablas) con los que se puede trabajar en un momento determinado. Una consulta
es un filtro sofisticado.
Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el
sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de
registros deja de existir.
Las consultas permiten:
Visualizar los registros que cumplen una determinada condicin.
Visualizar a la vez datos de distintas tablas (debern estar relacionadas).
Ver determinados campos de los registros que cumplen la condicin, colocados a voluntad.
Ordenar y representar de distintos modos los registros seleccionados.
Calcular nuevos valores para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en
una tabla.
Calcular parmetros estadsticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,
etc).
5.2. Tipos de Consultas

De seleccin: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan
plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Estas consultas permiten seleccionar datos
de varias tablas a la vez (pero debern estar relacionadas).
De referencias cruzadas: Selecciona y presenta registros en formato de planilla.
De accin: Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos
de una tabla, de modo automtico. Aadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar
u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas
con ciertos datos de otra, etc.
De SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que
se tienen que definir directamente en SQL.
5.3. Crear una Consulta
A En la cinta de opciones de Microsoft Access

realice clic en la ficha Crear.
B Ubique el grupo Consultas y realice clic sobre

Diseo de consulta.
C En el cuadro de dilogo Mostrar tabla establecer las tablas o
consultas que van a ser la base de la nueva consulta.
Para ello, realice lo siguiente:

Doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente.
Simplemente seleccionarla y hacer clic en el botn
Agregar.
- 47 -
La Catlica 2000
D Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar, hacer clic en el botn
Cerrar. Se visualizarn las tablas en la parte superior de la ventana de diseo de consultas, tal
y como lo muestra la figura siguiente:
E Establecer los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden ms conveniente.
Cada fila tiene un propsito, detallado a continuacin:

Campo: Ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el
campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser
un campo calculado.
- 48 -
Tabla: Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada, la columna no aparecer en

el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es

una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: Esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
La Catlica 2000

F Hacer clic sobre el botn Guardar o pulse las teclas
[Ctrl] + [G] y, a continuacin, indicar el nombre de la
consulta en el cuadro de dilogo que se muestra.
G Seleccionar la opcin
Ejecutar del grupo
Resultados, dentro de
la ficha Diseo de la
consulta.
5.4. Consultas de seleccin

Al crear una nueva consulta, sta automticamente se convierte en una consulta de seleccin, es
decir, mostrar los datos de una o ms tablas que nosotros solicitemos en una hoja de datos en la
que puede modificar los registros.
5.4.1. Crear la consulta de seleccin

A En la cinta de opciones de Microsoft
Access realice clic en la ficha Crear.
A
B
B Ubique el grupo Consultas y realice clic

sobre Diseo de consulta.
C Dentro del cuadro, elegir la tabla que desea
agregar a la consulta.
A una consulta, puede agregar 2 o ms tablas
que estn relacionados dependiendo a las
condiciones indicadas.
D Observa que automticamente se
encuentra activado el botn
Seleccionar, entonces agregamos
los campos que sean necesarios
dentro de la cuadrcula para
especificar los criterios adecuados
E Para mostrar los resultados segn

condicin indicada, realice un clic en
el botn Ejecutar.
5.4.2. Modificar la consulta de seleccin

A. Agregar tablas:
A Para agregar una tabla, realizar clic
en el comando Mostrar tabla del
grupo Configuracin de consultas
(todo esto desde la ficha Diseo).
B A continuacin aparecer el cuadro
Mostrar tabla, seleccionar las tablas que sean necesarias y realice clic sobre Agregar.
Cerrar el cuadro.
- 49 -
La Catlica 2000
Realizar clic derecho sobre la tabla y elegir la opcin Quitar

tabla.
B. Aadir o eliminar campos:

B
Para aadir o eliminar campos, realizar lo

siguiente, desde el grupo Configuracin de
consultas de la ficha Diseo.
A Para eliminar un campo, seleccione el campo a

Eliminar y realizar clic sobre Eliminar columnas.
B Para aadir un campo, entre dos campos ya establecidos, seleccione el campo siguiente y
realizar clic sobre Insertar columnas. A continuacin, aparecer una columna para agregar
un campo.
Observacin:
Para eliminar uno o ms campos que se encuentra en la cuadrcula de una consulta,
realice el siguiente procedimiento:
A Ubicar el cursor en la parte
superior del nombre del
campo en la cuadrcula,
deber de mostrar el
puntero.
B Despus, realice un clic,

observe que el rea del
campo
se
encuentra
seleccionado.
C Por ltimo, para eliminar el
campo seleccionado de la
consulta, pulse la
tecla: Del, Delete o
Supr o Suprimir.
D En la siguiente imagen, observe que el campo

Per_cod, ya no se encuentra en la cuadrcula,
por lo tanto ha sido eliminado.
- 50 -
La Catlica 2000
5.4.3. Ejemplos de criterios de, seleccin simple:

A. Mostrar al personal que sea de la ciudad de Huacho.
B. Mostrar al personal que sea de la ciudad de Huacho ni del Sur.
Nota: Para la negacin de registro puede utilizar el smbolo diferente <> o la palabra No
delante del registro mencionado.
C. Mostrar al personal que en sus apellidos empiecen con T, A y con la letra M.
Nota: Puede escribir tambin de la siguiente : T* o A* o M*, el mismo programa lo cambia a la

criterio que se encuentra la cuadrcula.
D. Mostrar al personal que sean obrero o maquinista que tenga entre 21 y 23 aos.
Nota: Se puede usar como criterio smbolos de comparacin < (menor), > (mayor), <= (menor
igual), >= (mayor igual) y <> (distinto de).
E. Mostrar al personal que halla ingresado en el primer semestre del ao 2000.
Nota: Para trabajar con fechas, utilice el smbolo numeral # antes y despus de una fecha.
- 51 -
La Catlica 2000
F. Mostrar al personal que no sea maquinista ni secretaria.
Nota: La condicin lgica Y se utiliza para afirmar 2 o ms criterios que no se deben de

mostrar en la tabla.
5.5. Consultas paramtricas

Cuando se desea que una consulta solicite informacin cada vez que se ejecuta, se puede crear
una consulta de parmetros. En una consulta de parmetros, el usuario especifica
interactivamente uno o ms valores de criterio. Una consulta de parmetros no es un tipo diferente
de consulta; mas bien, extiende la flexibilidad de una consulta.
Puede usar criterios en una consulta en Access para limitar el conjunto de registros que la
consulta va a devolver. Consideremos el siguiente caso:
Supongamos que tiene una consulta denominada Lista de clientes, que devuelve los nombres y
las direcciones de sus clientes junto con la fecha de su ltimo pedido. Desea obtener una nueva
lista de todos los clientes que pertenezcan a una determinada ciudad.
Por este motivo, desea crear una lista de clientes con los nombres, las direcciones y fecha de
pedido de los clientes cuya ciudad sea especfica. Para ello, aplica un criterio al campo de ciudad
(por ejemplo, Lima) de la nueva consulta Lista de cliente. Cuando ejecute la consulta, obtendr
una lista de clientes que contiene nicamente los clientes que pertenecen a una ciudad.
Pero, qu sucede si vuelve a producirse esta situacin? Podra modificar el diseo de la consulta
cambiando el valor especificado por el criterio pero, no sera conveniente si la consulta pudiera
solicitar una ciudad y usar esa ciudad para decidir qu clientes se van a mostrar en la lista? Para
ello, deber usar un tipo especial de criterio denominado parmetro.
5.5.1. Agregar un parmetro a una consulta

A Cree una consulta de seleccin y, a continuacin, abra la consulta en la vista Diseo.
B En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parmetro, escriba entre
corchetes [ ] el texto que debe aparecer en el cuadro de dilogo del parmetro; por
ejemplo:
C Cuando ejecute la consulta de
parmetros, el mensaje aparecer
sin corchetes en un cuadro de
dilogo.
Puede usar los pasos anteriores para agregar un parmetro a cualquiera de los siguientes
tipos de consultas:
- 52 -
Seleccin.
Tabla de referencias cruzadas.
Datos anexados.
Creacin de tabla.
Actualizacin.
La Catlica 2000
5.5.2. Ejemplos de consultas paramtricas:

A. Mostrar a todo el personal ingresando la Zonal.
B. Mostrar al personal del norte y sur ingresando dos puestos.
Nota: La condicin lgica O, tambin se utiliza para llamar a dos o ms condiciones de

parmetros en un campo.
C. Mostrar al personal ingresando un rango de edades.
D. Mostrar al personal ingresando un rango de fecha.
E. Mostrar al personal ingresando el apellido.
Nota: El texto del parmetro debe ser diferente al del nombre del campo; es decir, si el campo
se llama ciudad, el parmetro debe ser diferente al texto ciudad, ya que si lo pone igual
Access por defecto mostrar toda la informacin del campo.
- 53 -
La Catlica 2000
5.6. Consultas de resumen o totales

La funcin de esta fila de totales es separar los registros de la consulta en distintos grupos, y
mostrar solo un registro por grupo con el resultado del clculo correspondiente.
Podremos calcular sumas, promedios, mnimos, mximos, etc., respecto del grupo de los
registros seleccionados por el criterio.
A continuacin se compara una consulta total con una consulta de resumen o totales
5.6.1. Crear una consulta de resumen o totales

A Una consulta de resumen se define activando la opcin Totales del grupo Mostrar u
Ocultar.
B Se aade una fila a la cuadrcula QBE,

la fila Total. Todas la columnas que
incluyamos en la cuadrcula debern
tener un valor en esa fila.
Los valores que podemos indicar
aparecen al desplegar la lista.
5.6.2. Funciones de agregado

Son funciones que solo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que
obtienen un resumen de los valores contenidos en las filas de la tabla.
A continuacin describiremos esas opciones:
A. La opcin Suma, calcula la suma de los valores indicados en el campo. Solo se
suman datos de tipo numrico.
B. La opcin Promedio, calcula el promedio (media aritmtica) de los valores
numricos en el campo.
C. Las opciones Mn y Mx, determinan los valores menores y mayores,
respectivamente, de la columna. Los valores pueden ser de tipo numrico, texto
o fecha.
D. La opcin Cuenta, cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos
pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero.
E. La opcin DesvEst, calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en
la columna. Si tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
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La Catlica 2000
F. La opcin Var, calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada. Si la consulta
base tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
G. Las opciones Primero y ltimo, se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre
el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico de los registros.
H. La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda a aplicar a las filas del origen de la
consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo, cuntos clientes tenemos de Lima.
5.6.3. Ejemplos de consultas totales:

A. Mostrar la bonificacin total del personal por Ciudad.
B. Mostrar el sueldo promedio del personal del Centro y Sur que no sean de Ica.
C. Mostrar la edad mxima del personal por Zonal y Ciudad.
D. Mostrar la cantidad de trabajadores por Zonal, Ciudad y Categora, que sean de Huacho.
E. Mostrar el sueldo promedio del personal por Puesto y Ciudad que sean de la Zonal Norte.
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La Catlica 2000
5.7. Consultas de referencias cruzadas

Una consulta de referencia cruzada muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de
un campo de una tabla y lo agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo
de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.
Creando una consulta de actualizacin:
A Crear una nueva consulta en vista Diseo.

B Aadir la tabla en la que desea crear como referencia cruzadas.
C Hacer clic en el botn General que se encuentra en la ficha Diseo / Tipo de consulta.
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una

consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos . Normalmente nosotros no tendremos que
cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y
el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
D Cuando realiza clic en el botn Ejecutar se mostrar un cuadro con los campo cruzados
elegidos entre s, es decir, nos muestra varios totales en una sola tabla.
:
ota
- 56 -
Como mnimo debe de haber 3 campos: Referencia de Fila, Referencia de

Columna y Valor.
En una consulta de referencia cruzadas, solo acepta lo siguiente: un
campo de tipo Valor y Encabezado de columna, el resto sera Encabezado
de Fila.
La Catlica 2000
5.8. Consultas de campos calculados

Los campos calculados nos permiten presentar en una consulta, una variable que permita mostrar
el resultado de la operacin matemtica o frmula entre uno o ms campos.
Para nombrar a un campo en una formula se colocar ste entre corchetes. [Campo]
Por ejemplo, se nos pide mostrar en una consulta el IGV.
IGV: [PERSONAL]![Per_sdo]*0.19
Donde:
IGV es el nombre del campo donde se mostrarn los resultados.
Per_sdo es el campo que contiene el sueldo por cada personal.
Crear la consulta con la tabla Personal, agregar los campos necesarios, crear el campo calculado
IGV, para crear un campo calculado, realice lo siguiente:
A
Ubicar el curso al final de
los campo insertados
para agregar un campo
calculado.
B
Realice un clic en el botn
Generador que se encuentra
en la ficha Diseo, grupo
Configuracin de consultas.
C
Dentro del cuadro Generador de
expresiones realice lo siguiente:
Elementos de expresin: seleccione
la tabla.
Categoras de expresin: realice
doble clic en el campo que desea
calcular.
En el cuadro superior se muestra el
campo insertado, multiplique el
campo por el 0.19 para hallar el IGV.
Clic en el botn Aceptar.
D
En la cuadrcula se
mostrar la frmula para
el campo calculado.
Finalmente, el nombre
Expr1 cmbielo por IGV.
E
Clic en el botn Ejecutar.
Observe que se ha agregado
un campo calculado IGV en la
vista Tabla de datos.
- 57 -
La Catlica 2000
5.9. Consultas que realizan acciones

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en
una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra,
modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos, antes de hacer efectiva la modificacin, sale un cuadro de dilogo para
confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos
mensajes.
Se analizarn las siguientes consultas:
Consultas de creacin de tablas.
Consultas de eliminacin.
Consultas de actualizacin.
Consultas de datos anexados.
5.9.1. Consultas de creacin de tablas

Las consultas de creacin de tablas son consultas que almacenan en una nueva tabla el
resultado de una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para:
Crear tablas de trabajo.
Tablas intermedias.
Almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que
vamos a utilizar en varios informes.
Extraer datos para enviarlos a alguien.
Crear copias de nuestras tablas.
Creando la consulta Creacin de tablas:
A Crear una nueva consulta en vista diseo.
B Disear la consulta como una consulta de seleccin normal.
C Seleccionar la opcin Crear tabla del grupo tipo de consulta, en el cual aparecer el
cuadro de dilogo.
:
ota
- 58 -
Escribir el nombre de la nueva

tabla.
Para crear la tabla, activar la
opcin Base de datos activa.
Pulse el botn Aceptar.
Podemos crear la tabla en otra base de datos, con la opcin Otra base de
datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base
de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la
ruta, para ello es ms cmodo pulsar en el botn Examinar...
La Catlica 2000
E Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla, cambiar a la vista Hoja de
Datos. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla.
F Para ejecutar la consulta, clic sobre botn Ejecutar del grupo Resultados de la
ficha Diseo. Al ejecutar la consulta, nos avisa de esta creacin, tambin nos
avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Este cuadro nos indica
que se va a crear una
nueva tabla con los
campos elegidos en la
consulta.
Este cuadro nos indica
que ya existe el nombre
de la tabla y lo eliminar
para ejecutar la misma
con algunas condiciones si
es que se le a aplicado.
No
ta:
Los campos de la nueva tabla tomarn el nombre del encabezado de los

campos de la consulta y heredan el tipo de datos de los campos origen
pero no heredan propiedades (como ndices).
5.9.2. Consultas de actualizacin

Las consultas de actualizacin son consultas que realizan cambios globales en el
contenido de los registros de una tabla. Se puede modificar todos los registros de la tabla
o solo los que cumplan una determinada condicin. Por ejemplo, puede aumentar los
precios a un 10% para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos a
un 5% al personal de una determinada categora.
Creando una consulta de actualizacin
A Crear una nueva consulta en vista diseo.
B Aadir la tabla que queremos actualizar.
C Clic sobre el comando
Actualizar del grupo
Tipo de consulta de la
ficha Diseo.
A partir de este momento, la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas
Orden: y Mostrar:, en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como se puede ver en el
ejemplo.
En la fila Actualizar a:, ingresar el valor que ser colocado sobre el campo que desea
actualizar, puede utilizar el Generador para insertar la frmula, para ello realice los
siguientes pasos:
- 59 -
La Catlica 2000
A
Realice un clic en Actualizar a: del campo que desea actualizar los datos.
B
Realice un clic en el botn
Generador que se encuentra
en la ficha Diseo, grupo
Configuracin de consultas.
C
Dentro del cuadro Generador de
expresiones realice lo siguiente:
Elementos
de
expresin:
seleccione la tabla.
Categoras de expresin: realice
doble clic en el campo que desea
calcular.
En el cuadro superior se muestra
el campo insertado, para hallar el
incremento del 15% del sueldo,
realice la siguiente frmula:
[Per_sdo] + ([Per_sdo] *0.15)
Clic en el botn Aceptar.
:
ota
- 60 -
Si la frmula [PERSONAL]![Per_sdo] + ( [PERSONAL]![Per_sdo] *0.15)

se muestra de esta manera, tambin es igual porque [PERSONAL]! es el
nombre de la tabla seguidamente con [Per_sdo] que es el nombre del
campo.
En la cuadrcula se mostrar la frmula en la fila Actualizar a: dentro del campo

Per_sdo que es el campo que se actualizar de acuerdo tambin a un criterio
establecido.
Realice clic en el botn Ejecutar, se mostrar un cuadro con la cantidad de registros

que se van a actualizar.
Realice clic en el botn S

para que se actualicen los
registros que cumplan con
el criterio establecido.
ta
No
La Catlica 2000
Si desea seguir los pasos de actualizacin de datos a travs de

consultas y no alterar los datos de la tabla, entonces duplique la tabla
original, para ello realice los siguientes pasos que se muestran a
continuacin:
A
Seleccione la tabla Original que se
encuentra en el rea Todos los objetos de
Access, despus copie (CTRL + C) y pegue
(CTRL + V)
Se mostrar un cuadro en donde

escribiremos el Nombre de la tabla
que se va a duplicar, adems se
muestran
las
Opciones
de
pegado:
Estructura solamente (solo el
diseo de la tabla).
Estructura y datos (los datos y
el diseos de la tabla).
Anexar datos a la tabla
existente (solo los datos).
Elegir la opcin Estructura y Datos, despus realice clic en el
botn Aceptar.
Dentro del rea se mostrar la tabla duplicada

con los mismos datos y tipos de campos.
Si
no
le
cambiamos
de
nombre,
automticamente se mostrar como Copia de
Personal.
D Para no cambiar los datos de actualizacin de la tabla, crear una nueva consulta y al
momento de elegir la tabla, seleccionar la tabla duplicada y agrguela.
No
ta:
Tenga en cuenta que cada vez que ejecute esta consulta, se sumarn las
modificaciones a la tabla de destino, por lo tanto Access le pedir que
confirme si desea sobrescribir la tabla anterior.
5.9.3. Consultas de eliminacin

Las consultas de eliminacin, eliminan registros de una tabla. Por ejemplo, puede utilizar
una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no
hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no
solo campos seleccionados dentro de los registros.
Creando una consulta de actualizacin
B Aadir la tabla en la que desea eliminar registros.
- 61 -
La Catlica 2000
C Clic sobre el comando Eliminar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
A partir de este momento, la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas
Orden: y Mostrar:, en su lugar tenemos la fila Eliminar: como se puede ver en el
ejemplo.
En la fila Eliminar, puede seleccionar

Desde para indicar de qu tabla se
eliminarn los registros y Dnde, bajo
qu criterio se eliminarn los registros.
Al hacer clic en el botn

Ejecutar, nos mostrar un
cuadro con la cantidad de
archivos que se van a eliminar
segn criterios establecidos.
No
ta:
Si no desea eliminar los registros de la tabla original, entonces

duplicaremos la tabla y para ello seguiremos los pasos explicados
anteriormente.
5.9.4. Consultas de datos anexados

Agregar un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por
ejemplo, supongamos que han ingresado nuevos trabajadores y una base de datos que
contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar escribir toda esta
informacin, desea anexarla a la tabla Clientes.
Anexar campos basados a criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar solo
los nombres y la ciudad con un sueldo considerable.
Anexar registros cuando algunos de los campos no existe en la otra tabla. Por
ejemplo, la tabla Trabajadores tiene 11 campos, supongamos que desea anexar
registros de otra tabla que tienen campos que coincide con 8 de los 11 campos de la
tabla Trabajadores. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los
campos coincidentes e ignorar el resto.
Creando una consulta de datos anexados
Antes de realizar este procedimiento, crear una tabla sin registro pero que tengan los
mismos campos
Copiamos la tabla, secuencia:___________________ o pulse [
]+[
]
Pegamos la tabla en la misma base de
datos: secuencia:_____________ o pulse
[
]+[
], se mostrar el siguiente
cuadro de dilogo en donde marcar una
de las opciones del pegado, para este
caso marcaremos Estructura solamente,
porque solo necesitamos los campos.
Se mostrar una nueva tabla con los
mismos campos pero sin registros.
- 62 -
La Catlica 2000

B Aadir la tabla en la que desea anexar los registros en la tabla nueva pero con los
mismos campos.
C Clic sobre el comando Anexar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
D Se mostrar el siguiente
cuadro en donde elegir o
escribir el nombre de la
nueva tabla.
Activar la opcin Base de
datos Activa.
E Ahora tendremos que agregar todos los campos a la
cuadrcula, para ello tenemos que realizar doble clic en el
nombre de la tabla que se encuentra en la consulta.
Como se observa en la imagen, todos los campos de la
tabla se encuentran seleccionados.
F Realice un clic en unos de los campos seleccionados y sin
soltar arrastre hacia la cuadrcula.
G Observamos ahora en la cuadrcula que todos los campos de la tabla se encuentran

en la cuadrcula.
Ahora procedemos anexar los datos segn criterio, para nuestro caso, vamos anexar a
todo el personal que sea de Huacho y que sus sueldos sean mayores o iguales que
800.
H Al hacer clic en el botn Ejecutar,
observamos que nos muestra un
cuadro con la cantidad de archivos
que se van a anexar segn el criterio
establecido.
Como se observa en la imagen, los datos han sido anexados en la nueva tabla, esta
nueva tabla lo hemos llamado Trabajadores.
- 63 -
La Catlica 2000
Objetivo:
Brindar al alumno los conocimientos bsicos sobre el uso de los informes.
6.1. Qu es un Informe?
Los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en papel
impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems de eso, es
posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo ms atractivo. Como ser visto, los
informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos.
6.2. Tipos de Informe

Diseo de informe: Abre un informe en blanco
en la vista Diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en
l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido
crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el
diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Asistente para informes: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creacin del informe.
Informe: Consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco: Abre un informe en blanco en la vista Presentacin.

Etiquetas: Se utiliza para crear informes en forma etiquetados, que pueden ser estndar o
personalizada.
6.3. Creacin de un Informe

Existen diferentes maneras y formas de crear informes, se puede crear un informe mediante un
asistente, mediante la creacin de informes personalizados, etc. Pero nosotros crearemos un
informe en vista de diseo, es decir, construiremos el informe desde cero, agregando solo los
campos que necesitemos y con un diseo personalizado.
Qu es la vista Diseo?
La vista Diseo es el rea donde se modifica el informe ya sea en los campos que contendr o en
la distribucin de los campos.
- 64 -
La Catlica 2000
6.4. Creacin de un Informe en la vista Diseo

Debemos recordar que un informe al igual que un formulario, se puede crear de una tabla o una
consulta, por esto es recomendable ya tener lista la tabla o consulta. Para crear un informe
realizamos lo siguiente:
A Seleccionamos la cinta Crear y damos un clic en el botn Diseo de Informe.
B Esto mostrar la cuadricula del diseo del informe en el cual mencionaremos las secciones o
las partes.
Encabezado de
informe, muestra
un ttulo para el
informe.
Encabezado de
pgina, muestra
un ttulo para el
documento
impreso.
Detalle,
mostrarn
registros
origen
informe
Pie de pgina,
muestra un texto
al
final
del
documento
impreso.
se
los
del
del
Pie de Informe,
muestra un texto
al
final
del
Informe.
C Ahora ejecute el panel Lista de campos que se
encuentra dentro de la ficha Diseo en el grupo
Herramientas, clic en Agregar campos existentes.
6.5. Agregando controles independientes

Para definir qu informacin debe aparecer en el
informe y con qu formato, se pueden utilizar los
mismos controles que en los formularios que se
encuentran en la ficha _________________ dentro del
grupo __________________ .
- 65 -
La Catlica 2000
D Luego, solo queda agregar los campos al informe, e ir construyendo el informe y ordenando
los campos segn tipos de datos.
Al arrastrar el campo a la cuadrcula, este dibujar dos controles enlazados con el campo
respectivo, estos dos controles son la Etiqueta (modificable) y el Cuadro de texto (No
modificable).
Mover objetos insertados al formulario

Etiqueta
Cuadro de Texto
6.6. Activando las secciones de un Informe

El rea de diseo consta de tres secciones:
A. La seccin Encabezado de informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
B. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros en
la pantalla segn el tipo de informe.
Aunque
se
visualicen
varios
registros en una pantalla, debemos
indicar en la seccin Detalle, el
diseo correspondiente.
C. La seccin Pie de informe, en ella
ponemos lo que queremos que
aparezca al final del informe.
Si desea, puede activar como
desactivar los encabezados y pies con
las opciones Encabezado o Pie de
pgina y Encabezado o Pie de pgina
del informe que encontrar realizando
un clic derecho dentro del nuevo
informe creado.
Entre los controles ms importantes para trabajar con el informe, son los siguientes:
- 66 -
La Catlica 2000
A Una vez insertados los campos necesarios ordnelos para que la muestra Datos en el
informe sea lo ms cmodo posible. A continuacin se muestra un informe en vista Diseo,
recuerde que puede cambiar el texto de las etiquetas pero no cambie el texto de los cuadros
de texto ya que esto modificara los vnculos.
Para mostrar los registros en forma correcta, seleccione el control etiqueta y moverlo al
Encabezado de pgina.
A continuacin se muestra un informe en vista Diseo, recuerde que puede cambiar el texto
de las etiquetas pero no cambie el texto de los cuadros de texto ya que esto modificara los
vnculos.
6.7. Agregar agrupamiento, ordenacin y totales mediante el panel de Agrupacin, Orden y

Total
El panel Agrupacin, Orden y Total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o modificar las
opciones de agrupamiento, criterios de ordenacin o totales de un informe. Una vez ms, la vista
Presentacin es la vista preferida para trabajar, ya que es mucho ms fcil ver cmo afectan los
cambios a la presentacin de los datos.
Mostrar el panel Agrupacin, orden y total en la vista Diseo y Presentacin:

En la ficha Diseo, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
Access mostrar el panel Agrupacin, orden y total.
- 67 -
La Catlica 2000
Para agregar un nuevo nivel de ordenacin o agrupamiento, haga clic en Agregar un

grupo o Agregar un orden.
Se agrega una nueva lnea al panel Agrupacin, orden y total, y se muestra una lista de
los campos disponibles.
Realice un clic en uno de los campos que

desee para agrupar los registros que se
encuentran en la tabla, para nuestro caso
elegimos el campo Per_ciu.
Access agrega el nivel de agrupamiento al

informe. En la vista Presentacin, la presentacin
cambia inmediatamente y se muestra el
agrupamiento o criterio de ordenacin.
Observacin:
Otra forma de agrupar es clic con el botn
secundario en cualquier valor del campo en el
que desee agrupar.
En el men contextual, haga clic en Agrupar en.
Access agrega el nivel de agrupamiento y crea
un encabezado de grupo para ese nivel. Si est
abierto el panel Agrupacin, Orden y Total,
podr ver que se ha agregado una nueva lnea Agrupar en para el campo.
6.8. Ordenando el Informe agrupado

En esta ocasin, vamos a explicar la forma cmo debe de estar ordenado el informe para obtener
una mejor presentacin, entonces debemos de seguir los siguientes pasos:
Paso 1:
El espacio que existe entre el Detalle
y el Pie de pgina de un informe, es el
interlineado que hay entre los
registros.
Si desea aumentar o disminuir el
tamao, ubique el cursor en uno de
los encabezados y sin soltar arrastre.
- 68 -
La Catlica 2000
Paso 2:
Mover las etiquetas que se
encuentran en el Encabezado de
pgina al Encabezado de la
agrupacin, para ello seleccione
todas las etiquetas del campo, clic y
arrastre hacia el Encabezado
Per_ciu.
Paso 3:
Agregar el campo que corresponde a
al nivel de agrupacin.
Este paso se realiza para mostrar el
registro del campo que ha sido
agrupado, en este caso, agregamos
el campo Per_ciu.
:
ota
Si desea acomodar los campos por separados tanto la Etiqueta como el

Cuadro de texto, entonces realice un clic en una de las esquinas de uno de
ellos y arrastre, tambin es posible estirar cualquiera de los objetos.
El cuadro Etiqueta, se puede cambiar de nombre.
Cuadro de
Etiqueta
Para mostrar el resultado, realice clic, en la Ficha Diseo o en la Ficha Inicio, dentro
del grupo Vistas, clic en el botn Ver y despus en la opcin Vista de Informe.
- 69 -
La Catlica 2000
6.9. Agregando un total a un campo

Esta opcin permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para un campo.
Se agregar un total general al final del informe y se agregarn totales de grupo a todos los grupos
del informe.
Para agregar un total a un campo, realice lo siguiente:
A Seleccionar el campo que se desea realizar su total.
B Clic en la Ficha Diseo dentro
del grupo Agrupacin y totales,

clic en Totales.
En la galera que se muestra a continuacin seleccione lo que

desea realizar.
En este caso, como vamos hallar el Sueldo total, entonces
seleccionamos Suma.
C Observa que se ha agregado un campo con una frmula que mostrar el Total por grupos as
como tambin el Total general.
Puede agregar cuadro de

etiquetas para describir el
total del campo insertado.
- 70 -
La Catlica 2000
6.10. Insertando complementos al Informe

6.10.1. Encabezado y pie de pgina
Clic en la ficha Diseo dentro del grupo Encabezado y pie de pgina, clic en el botn
Nmeros de pgina.
Elegir el tipo de
formato:
La N muestra el
nmero de pgina.
La M muestra el
total de pginas.
Es la ubicacin de la
numeracin
de pgina
pueden ser Principio o al
final de la pgina.
Seleccione la alineacin de la
numeracin de pgina, stas
pueden ser Centro, Izquierdo,
Derecho, Interior y Exterior.
6.10.2 . Insertar una imagen al Informe (logotipo)

Clic en la ficha Diseo dentro del grupo Encabezado y pie de pgina clic en el botn
Logotipo.
Dentro del cuadro, seleccione la imagen

que desea insertar en el informe.
Realice un clic en el botn Aceptar.
En el informe se mostrar la imagen en
el Encabezado del informe en tamao
como
si
fuera
un
logotipo.
En este caso, la imagen
se ha movido dentro del
Encabezado de pgina.
6.10.3. Insertar fecha y hora al Informe

Fecha y hora.
- 71 -
La Catlica 2000
Se utiliza para insertar

fechas
utilizando
los
diferentes formatos, pueden
ser fechas cortas como
tambin fechas largas.
Se utiliza para insertar horas

utilizando
los diferentes
formatos, pueden ser horas
cortas como tambin hora
largas.
6.10.4 . Insertar un ttulo al Informe

Ttulo.
En forma automtica, se observa en la

imagen que se ha insertado un cuadro de
etiqueta con el nombre del formulario dentro
del Encabezado de informe.
Solo se cambia el nombre y algunos
formatos para que el ttulo insertado tenga
una buena apariencia.
6.11. Uso de la vista preliminar

Es importante realizar una visualizacin general de nuestro informe, para ver el estado en que se
encuentran la o las pginas y sobre todo el contenido y asi tomar decisiones antes de realizar la
impresin o plasmado del documento en papel.
Realice la secuencia: ficha Diseo o Inicio / grupo Vistas / Ver / Vista preliminar.
- 72 -
La Catlica 2000
6.11.1. Detalles de cada grupo de la ficha vista preliminar
A Grupo Imprimir
Muestra el cuadro Propiedades del tipo de impresora que ha sido

seleccionado.
Muestra el cuadro de dilogo para

imprimir el informe.
B Grupo Tamao de pgina

Configuramos los espacios en cada extremo del
informe.
Si
se
activa,
solo
imprimir los datos, los
objetos
insertados
al
informe se desactiva y no
se llegara a imprimir.
C Grupo Diseo de pgina
Eleccin de la impresin en papel horizontal o
vertical.
Permite configurar, en forma personalizada,

los mrgenes el tamao de pgina y las
formas de imprimir el contenido del informe
(Columnas).
- 73 -
La Catlica 2000
D Grupo Zoom
Permite seleccionar
el porcentaje de
visualizacin para el
informe.
Permite dar la visualizacin de

cuatro, ocho y doce informes a
la vez.
Muestra uno o dos

informes de la totalidad
de informes.
E Grupo Datos
Exporta el informe a
una hoja de clculo
de Excel.
Exporta el informe a
un archivo en formato
PDF o XPS.
Exporta el informe a un archivo

de texto, es decir con el formato
TXT.
El botn Ms nos muestra ms alternativas

de exportar el informe como: documento de
Word, documentos HTML, base de datos
ODBC, etc.
Si desea exportar el
informe con el formato
XLS, TXT, DOC o
HTML, se mostrar el
siguiente cuadro en
donde indicamos: El
destino de exportacin,
el las opciones de
exportacin, etc.
- 74 -
La Catlica 2000
6.12. Creacin de Informes a travs del Asistente

El Asistente se utiliza para guiarnos paso a paso en la creacin de un informe en forma directa, en
esta gua vamos a crear un informe utilizando el Asistente.
Para iniciar a crear un formulario desde el Asistente, realice la siguiente secuencia: Clic en la ficha
Crear dentro del grupo Formulario realice un clic en Asistente para informes.
A En esta ventana nos pide introducir

primero los campos del informe.
Primero seleccionamos la tabla o
consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas este ser el
origen del informe.
B A continuacin seleccionamos los
campos a incluir en el informe haciendo
clic sobre el campo.
A
B
C
D
E
C Para agregar el campo al informe,

pulsando el botn > o simplemente haciendo doble clic sobre el campo. Si nos hemos
equivocado de campo pulsamos el botn < y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botn >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn <<.
D En esta parte se mostrarn los campos que ya hayan sido insertados para mostrar en el
informe.
E Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa, clic en el botn Siguiente.
F En esta pantalla elegimos los niveles
de agrupamiento dentro del informe.
Podemos agrupar los registros que
aparecen en el informe por varios
conceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo,
en el pie de grupo normalmente se
visualizarn los totales de ese grupo.
F
G
G Para aadir un nivel de agrupamiento,

en la lista de la izquierda, hacer clic
sobre el campo por el cual queremos
agrupar y hacer clic sobre el botn >(o
directamente hacer doble clic sobre el campo). Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer
clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn <.
H En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por cdigo de curso.
- 75 -
La Catlica 2000
I Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones,

la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia
abajo baja el grupo un nivel.
J Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que

saldrn en el informe. Como mximo
podremos ordenar por 4 criterios
(campos) distintos.
K Por defecto indica Ascendente, pero
para cambiarlo solo deberemos pulsar el
botn y cambiar a Descendente.
L Para seguir con el Asistente, pulse el

botn Siguiente.
M Seleccionando una distribucin aparece

en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendr el informe con esa
distribucin.
N En el cuadro Orientacin podemos
elegir entre impresin Vertical u
Horizontal (apaisado).
O Para seguir con el Asistente, pulse el

botn Siguiente.
P En esta ventana, el Asistente nos
pregunta el ttulo del informe, este
ttulo tambin ser el nombre asignado
al informe.
Q Para terminar con el asistente, clic en el

bot Finalizar.
R Antes de pulsar el botn Finalizar,

existen dos opciones en el cual
podemos elegir Vista previa del informe
y Modificar el diseo del informe.
R
Q

realizamos clic en la opcin
Modificar el diseo del informe
y se utiliza para modificar y
cambiar la apariencia del informe.
- 76 -
La Catlica 2000

realizamos clic en la opcin Vista
previa de informe y se utiliza para
ver el resultado del informe
preparado para la impresin.
Si ha modificado alguna parte del diseo del

formulario y desea cerrarlo, le mostrar un cuadro
de mensaje para confirmar los cambios.
APUNTES
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
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____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
- 77 -

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Manual de Microsoft Access 2010

Las 10 razones principales para probar Office 2010 ________________________________

Novedades de Microsoft Access 2010 ___________________________________________

DISEO DE UNA BASE DE DATOS

Un buen diseo de Base de Datos ______________________________________________

El proceso del diseo ________________________________________________________

Qu es una Base de Datos? ____________________________________________

El programa Microsoft Access 2010 ________________________________________

Ejecutar Microsoft Access 2010 ___________________________________________

Interfaz Microsoft Access 2010 ___________________________________________

Creacin de una Base de Datos __________________________________________

Importar datos de otro origen _____________________________________________

Cerrar la Base de Datos _________________________________________________

Finalizar sesin en Microsoft Access 2010 __________________________________

CAPTULO 2: CREACIN DE TABLAS

Qu es una Tabla? ___________________________________________________

Crear una Tabla _______________________________________________________

Establecer y cambiar la clave principal _____________________________________

Guardar una Tabla _____________________________________________________

Cerrar una Tabla ______________________________________________________

Modificar el diseo de una Base de Datos ___________________________________

Tipo de datos _________________________________________________________

Propiedades del campo: General _________________________________________

CAPTULO 3: RELACIN DE TABLAS

Qu es una relacin de Tablas? _________________________________________

Tipos de Relaciones ___________________________________________________

Crear Relaciones ______________________________________________________

Aadir Tablas en la ventana Relaciones ____________________________________

Eliminar Tablas de la ventana Relaciones __________________________________

Modificar Relaciones ___________________________________________________

Borrar Relaciones ______________________________________________________

Formamos profesionales de xito para el Per

Manual de Microsoft Access 2010

CAPTULO 4: TRABAJO CON FORMULARIOS

Tipo de Formularios ____________________________________________________

Creacin de Formularios ________________________________________________

Agregando controles a un Formulario ______________________________________

Formato de los controles ________________________________________________

Propiedades de los controles _____________________________________________

Usando el Asistente para controles ________________________________________

Insertando botones a un Formulario ________________________________________

Insertando una imagen a un Formulario _____________________________________

4.10 Agregando un campo a una tabla enlazada a un Formulario ____________________

4.11 Creacin de un Formulario a travs del Asistente______________________________

4.12 Uso de los Subformularios ________________________________________________

CAPTULO 5: LAS CONSULTAS

Qu es una Consulta? _________________________________________________

Tipos de Consultas _____________________________________________________

Crear una Consulta _____________________________________________________

Consultas de seleccin __________________________________________________

5.4.1 Crear la consulta de seleccin _______________________________________

5.4.2 Modificar la consulta de seleccin ____________________________________

5.4.3 Ejemplo de criterios de seleccin simple _______________________________

Consultas paramtricas _________________________________________________

5.5.1 Agregar un parmetro a una consulta _________________________________

5.5.2 Ejemplos de consultas paramtricas __________________________________

Consultas de resumen o totales ___________________________________________

5.6.1 Crear una consultas de resumen o de totales ___________________________

5.6.2 Funciones de agregado ____________________________________________

5.6.3 Ejemplos de consultas totales _______________________________________