Cum reusesti sa pastrezi un spatiu de lucru curat si ordonat?

In primul rand, prin exemplul personal. In al doilea rand, faci cateva reguli usor de urmat.
Noi am stabilit ca, la fiecare sfarsit de zi, birourile sa ramana curate. Fara hartii, fara laptopuri, fara
pixuri aruncate. Angajatilor mei le place cand vin dimineata la birou si incep ziua cu o masa curata. E ca un
cearsaf proaspat spalat in care ti-e mai mare dragul sa te intinzi.
Personal, nu-mi place sa am multe hartii pe masa. Imi transmite o stare de haos si imi da senzatia ca
am mult de lucru. Asa ca ascund foile in sertare si le iau doar cand am nevoie. Un prieten are o vorba: Cum
stau lucrurile in jurul tau asa stau lucrurile si in capul tau.
Iata ce altceva mai poti face:
1. Fa cumparaturi selectiv.
Doar pentru ca ceva e nou, de ultima tehnologie, nu inseamna ca are un loc pe biroul tau. Daca faci
cumparaturi selectiv, vei crea un birou select care sa reflecte cine esti. Mai bine sa nu cumperi, decat sa
cumperi si sa arunci. Intreaba-te daca acea achizitie te face cu adevarat fericit.
2. Pozitioneaza-ti biroul cu fata catre un spatiu deschis.
Este indicat ca privirea sa nu-ti fie blocata de un perete. Daca ai in fata ta un spatiu deschis si aerisit
nu te vei simti sufocat. Poate te gandesti ca pozitionarea biroului cu fata la perete te ajuta sa nu fii distras de
la taskul la care lucrezi. Insa de multe ori, un birou pozitionat cu fata la perete nu stimuleaza creativitatea in
gandire, chiar daca iti ofera intimitate.
3. Creeaza un spatiu care sa te inspire.
Probabil ca si tie ti s-a intamplat sa ai nevoie de o pauza si sa nu poti sa te ridici de pe scaun pentru
ca esti in mijlocul unui task important Totusi, stiai ca exista un lucru pe care poti sa-l ridici? Poti sa-ti
ridici privirea. Si daca vezi ceva ce-ti place, te vei energiza automat. De exemplu, daca iti plac cartile, poti
amenaja o biblioteca la care sa aiba acces si colegii tai. Poate ai suveniruri si obiecte cu semnificatie
personala. Poate ca ai obtinut calificari sau premii in domeniul in care activezi. Poti crea un coltisor cu
acestea. Cand iti vei ridica privirea, acest colt, iti va reaminti de valoarea pe care ai creat-o si te va motiva sa
mergi mai departe.
4. Pastreaza pe birou un lucru pe care-l iubesti.
Poate fi o poza cu familia, flori sau un suport cu cartile de vizita. Eu am o poza cu scumpa mea
sotie, recipientul cu apa alcalina, caietul cu To Do List, 1-2 carti pe care le citesc, un glob pamantesc, doi
cactusi si Biblia. Apropo, stiai ca s-au facut studii la NASA care au concluzionat ca anumite plante absorb
undele electromagnetice? Cactusul, de exemplu, absoarbe radiatiile, caldura si substantele chimice generate
de device-uri. L-am pus langa laptop.
5. Creeaza o lege care sa guverneze biroul
Cand spun lege ma refer mai mult la un angajament personal pe care ti-l iei fata de tine. De exemplu:
In acest birou, nu voi avea nimic din ce ma poate face nefericit. Data viitoare cand vezi teancuri de hartii
pe birou, vei sti ca locul lor nu e acolo si le vei elimina mai usor.
6. Imparte obiectele pe clase.
In acest fel este mai usor sa stii ca: Daca vrei o carte, mergi doar la biblioteca. Daca vrei acte si
contracte, mergi doar la sertarul de acte. Daca vrei tableta si pointerul de prezentari, mergi in coltul high
tech.
Cred ca nu mai e nevoie sa-ti spun cat de util e sa nu ai cabluri in care sa te incurci. Un sistem cat mai
wireless te ajuta in acest sens.
7. Creeaza un sistem de arhivare.

8. Rezerva-ti 5 - 10 minute zilnic pentru a face ordine.

Aici intra si ordinea de pe birou, dar si cea din mediul virtual. La nivelul subconstientului, daca ai un
Inbox gol, sortat pe foldere, iti va da un sentiment de ordine. Cum stau lucrurile in jurul tau asa stau
lucrurile si in capul tau. Iar Inboxul face parte din jurul tau. Vei evita zilele in care nu poti gasi
documente/emailuri din cauza ca nu ti-ai facut timp sa le ordonezi.
9. Creeaza o Cutie pentru suflet.
Am numit-o asa pentru ca aici poti pastra lucrurile cu adevarat speciale. De exemplu, felicitarile de
aniversare sau desenele copiilor tai. Poate ca primesti scrisori de multumire de la clienti. Sau poate ca ai
primit o simpla nota de multumire de la un coleg. Cutia pentru suflet le poate tine ascunse pe toate. Si numai
tu vei sti ce este in sufletul tau.
10. 3+1 tool-uri utile pentru organizare.
Cand am fost intrebat care sunt cele 3 unelte indispensabile pentru organizare m-am gandit la toate
instrumentele pe care pot scrie + un instrument care scrie pentru mine.
A. Agenda
Cred ca intr-o lume a tehnologiei, cea mai mare provocare e sa ne tinem minte parolele si sa ne
sincronizam informatiile pe diferite device-uri. Folosesc un soft simpatic care-mi permite sa accesez toate
conturile de pe orice device. Colegii mei folosesc LastPass.
B. Post-it-uri si notite
Le adun pe toate in Evernote ca sa nu uit niciun task. Incerc pe cat posibil sa evit post-it-urile de
hartie deoarece nu-mi place sa le vad imprastiate pe birou. Plus ca se pot pierde usor.
C. Caietul cu to do list-ul
Nu pot sa lucrez fara el. Daca nu am scris pe hartie ce am de facut, o sa fac ce imi iese in cale, dar nu
ce trebuie. In plus, pentru fiecare task prioritizez ce este important vs urgent.
3 elemente de organizare pe care iti recomand sa le ai
1. Caietul cu To Do List
2. Biblioteca
3. Laptopul si telefonul
3 lucruri pe care e bine sa le eviti la birou
1. Televizor
2. Arhiva cu acte
3. Imprimanta/fotocopiator (ca sa nu te deranjeze zgomotul)
Ce mai am in birou? Am o colectie intreaga de semne DO NOT DISTURB adunate de la hoteluri.
(fac colectie). De la fiecare hotel la care ma cazez, iau acest semn cu mine. Cand nu vreau sa fiu deranjat,
aleg unul din colectie si-l pun pe usa.