Implementacin de un sistema de

informacin para la microempresa

Caf Mart

Javier Vsquez Laurie

Eduardo Snchez

Universidad de Concepcin

1.1.

Introduccin

Con el paso de los aos el proceso de globalizacin caracterizado principalmente por la

evolucin de las telecomunicaciones y la informtica ha trado grandes beneficios para todo
el mundo.
Uno de ellos es el poder almacenar de forma fcil y concisa informacin de toda ndole.
Antiguamente esta actividad se realizaba mediante el papel, organizada y almacenada de
forma fsica lo cual implicaba un mayor esfuerzo, tiempo y comprometa mayores recursos
como lo son el espacio para almacenar. Hoy en da esta labor puede ser realizada
completamente gracias a los sistemas de informacin. Pero sin embargo no solo se le llama
un sistema de informacin al uso de software ya que esta es solo una herramienta que
complementa en si la estructura, idea o mtodo que es implementado al momento de
almacenar y generar informacin.
En este trabajo realizado por el requerimiento de la asignatura, analizaremos una empresa
en donde podamos identificar falencias en cuanto al uso de informacin y as poder disear
y aplicar un sistema o modelo de informacin con el fin de poder ver mejoras en cuanto a la
toma de decisiones.

1.2.

Descripcin de la empresa

La empresa que abordaremos en el presente trabajo se caracteriza por ser una microempresa
(asociada a la ley de microempresa familiar), la cual lleva por nombre Caf Mart y posee
como giro Comida rpida y provisiones . Este mercado se caracteriza por ser un mercado
altamente competitivo e incierto, ya que la demanda es muy voltil en las etapas de
introduccin y crecimiento del producto o servicio.
La misin y visin de Caf Mart son las siguientes:
Misin: Somos una empresa familiar de comida rpida que entrega una variedad de
alimentos secos, dirigido especialmente para estudiantes y trabajadores que cuentan con un
tiempo reducido de colacin, alcanzando as un alto nivel de satisfaccin de parte de
nuestros clientes y a la vez una estabilidad en beneficios para sus propietarios.
Visin: Buscamos ser reconocidos por nuestros alrededores como un local de comida
rpida confiable, seguro y de buena gusto.
En cuento a la materia prima utilizada en el proceso de comida rpida, podemos mencionar
productos como, lechugas, fiambres, carnes rojas, pan, papas prefritas, aceite, caf, salsas,
entre otros, los cuales cumplen con todas las normas sanitarias establecidas. Por el lado de
las previsiones encontramos productos como confites y refrescos.
La materia prima anteriormente mencionada sufre un proceso de transformacin el cual
culmina en un producto listo para ser consumido. En primera instancia algunas de las
materias primas son recepcionadas y almacenadas, mientras que otras son adquiridas en
distintos puntos de ventas ya que no se cuenta con proveedores determinados y por ende
varian segn las necesidades y condiciones de mercado. Luego de que los productos sean
almacenados, estos son retirados de forma paulatina para incorporarlos al proceso, segn
los requerimientos de la demanda. Para los productos finales como, completos, az, barros
luco y churrascos, el proceso parte con la limpieza de los utensilios de cocina y
posteriormente con la coccin de la carne y fiambres, y de forma paralela la preparacin de
agregados como tomate palta queso y lechuga. Finalmente despus de la coccin y
preparacin de agregados, el producto final es ensamblado, verificado su calidad y
posteriormente entregado al cliente.

Diagrama de flujo

En cuanto a las caractersticas del sistema actual podemos decir que existe un escaso
mtodo de mecanizacin ya que solo el sistema de informacin establecido en el local son
los libros auxiliares de compra y venta exigidos de forma obligatoria por la institucin del
servicio de impuestos internos. Estos libros se caracterizan por ser elaborados de forma
manual con el fin de poder entregar la informacin al contador respectivo.
Finalmente la estructura orgnica de Caf Mart consta con un propietario y a la vez
gerente del local, un segundo propietario encargado del control administrativo (cajero,
recoleccin y orden de documentos, entre otras) y dos maestras de cocina encargadas de
elaborar los productos comercializados.

1.3.

Descripcin del problema

Como se mencion en el apartado anterior, las caractersticas del sistema actual que posee
Caf Mart son escasas y poco mecanizadas. Esto lleva a que el control interno,
principalmente de mercaderas y materia prima sea incierto y de difcil acceso, ya que al ser
manual, cualquier requerimiento de informacin y por ende la utilizacin de la misma es
complejo y difcil de transformar en informacin como datos tiles y concisos que permitan
tomar decisiones ms certeras.
Algunas falencias identificadas, dado el problema mencionado anteriormente son:
1.
2.
3.
4.

Inexistencia de un control de inventarios

Decisiones de compra de materia prima muy inciertas
Jerarquizacin de la elaboracin de productos respecto a los beneficios obtenidos
Control de precios

Estas falencias llevan a que la eficiencia en beneficios no sea el ptimo dado que reducen
sustancialmente los ingresos por ventas y a la vez aumentan los costos de la operacin.
Como objetivo queremos que esta empresa alcance una posicin ms estable dentro del
mercado, minimizando los costos por errores en pedidos, precios mal establecidos,
incorporacin y eliminacin de lneas de productos, todo gracias a la informacin generada
por ella misma a lo largo del tiempo.

Los posibles mecanismos que ayudaran a alcanzar dicho objetivo apuntan principalmente a
la implementacin de mtodos automatizados, que puedan registrar, combinar, elaborar y
modificar informacin de carcter contable y de gestin. Entre ellos podemos mencionar.

1.4.

Excel
Alvendi
Secop

Diseo lgico global

La implementacin de estos sistemas de informacin requerir ciertos procedimientos

previos a la generacin de datos. Dichos procedimientos constaran de mtodos establecidos
y rigurosos por parte de las personas encargadas.
En relacin al control de inventarios, la persona encargada, como lo es en este caso, el
administrador, deber establecer un mtodo acorde a las caractersticas de las existencias y
del negocio, como por ejemplo, los insumos perecederos debern rotar de acuerdo a su
fecha de caducidad, evitando as problemas salubres. Por otro lado existir una atencin
especial a las cantidades de rotacin e inventario efectivo con el fin de identificar
comportamientos cclicos o estacionales los cuales permitan realizar con menos
incertidumbre los posteriores pedidos. Adems en relacin a los requerimientos de materia
prima y otros, se implementara una modalidad de compra conocida como rdenes de
compra en las cueles se solicitaran los insumos especificando cantidad y precio, con el fin
de respetar acuerdos o condiciones estipuladas anteriormente y adems estn debern ser
aprobadas por el gerente. Por ltimo se agregara un control y registro especial sobre los
retiros de materias primas, productos y provisiones para uso propio, esto debido a que al ser
una microempresa familiar y al compartir dependencias con la de su propietario, su
actividad comercial se relaciona con necesidades comunes dentro de un hogar.
En cuanto a la nocin sobre cules son los productos que generan la mayor parte de los
beneficios, se realizar la labor de incluir en el registro una glosa sobre el producto que se
est vendiendo para posteriormente agruparlos en categoras. Adems se le incorporara un
mecanismo de establecimiento y control de precios debido a la volatilidad de los costos que
se incurren en materia prima.

1.5.

Diseo fsico

El diseo fsico consta de la implementacin de un software el cual incorpora gran parte de

los aspectos mencionados anteriormente. Este proceso requerir de la capacitacin
respectiva de la persona encargada de ingresar y extraer informacin en l.

Este software apuntara bsicamente a la generacin de informacin de carcter contable.

1.6.

Conclusin

Actualmente Caf Mart posee problemas en su sistema de informacin en el rea de

rotacin existencias, control de precios de productos, incertidumbre al momento de
comprar materias primas, entre otros. A travs del sistema de informacin que en este
trabajo se propone, esta microempresa podr tener un mejor desempeo principalmente en
su problema de caducidad de existencias, problema que provoca que la utilidad de la
empresa no sea la ptima, al aumentar en demasa los costos operacionales.
El sistema de informacin que en este se trabaj se presenta, se basa principalmente en
programas computacionales, como lo son Excel, Alvendi y Secop que aparte de ser muy
eficiente son muy sencillos de utilizar ya que los dos ltimos, fueron creados para
microempresas con el propsito de optimizar los beneficios de la operacin, al generar una
ptima rotacin de inventario y permitir cotizar materias primas.

Pauta de control
El sistema de informacin ser manejado por el gerente del local, y l ser el encargado de
delegar las diferentes actividades que el sistema de informacin requiere, para que sean
llevadas a cabo de la mejor manera, para que se cumpla el objetivo principal, que es
aumentar los beneficios para la microempresa, las actividades y quien las levaran a cabo
son:
Cotizacin de materias primas: Gerente
Ingresar ventas: Vendedora
Revisar stock de materias primas: Vendedora
Rotacin de inventarios: Maestras de cocina
Recibir pedidos: Vendedora
Ingresar compras: Vendedora
Controlar Gastos: Gerente
Con todo, esperamos que a travs de los distintos programas que se le presentarn a la
microempresa familiar caf Mart, mejore su beneficio operacional, adems proponemos
que se separe los sistemas de luz y agua que no solo alimentan la empresa, sino que
tambin lo hacen a la vivienda del dueo del local, para que as se tenga un ptimo control
sobre los gastos empresariales.