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DAI-AI-0046-2016
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIN Y
FINIQUITO DE LOS CONTRATOS 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 Y
20140240, SUSCRITOS ENTRE LA EMPRESA PBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR, EP
PETROECUADOR, A TRAVS DE LA GERENCIA DE REFINACIN, SUPERINTENDENCIA DE
REFINERA DE ESMERALDAS Y LA COMPAIA HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y
SEGURIDAD S.A., PARA LA ADQUISICIN DE MATERIALES Y REPUESTOS EN LA REFINERA
ESMERALDAS.
\L\s3"5
5 2,03k
P'ETROEC1IFI13131C
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador
24447-18-2015
GERENCIA DE REFINACIN
INFORME GENERAL
IVA
LOSNCP
NCI
PEC
Rgimen Especial
REE
S/C
Solicitud de Compra
SERCOP
SIE
USD
911
NDICE
CONTENIDO
Carta de presentacin
Pgina
1
CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Base legal
Estructura orgnica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados
Servidores relacionados
2
2
3
3
3
5
6
6
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
11
Nominacin incompleta de comisiones tcnicas
13
15
16
Expedientes de contratos y publicacin en Portal de Compras Pblicas
19
incompletos
Falta de verificacin de condiciones tcnicas y de control en la utilizacin de
21
los materiales y repuestos
ANEXO
Nmina de servidores relacionados
PETROECUROOR
C.G.E. DIRECCIN DE
AUDITORIAS INTERNAI
APROBADO POR.j
FECHA: .229"-AzZ/1-
DtIpY,'"S'OPdi"(7(1
.
u 1 DIC. 2015
Seores
Presidente del Directorio
Gerente General
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR
Presente.
De mi consideracin:
La Contralora General del Estado, por intermedio de la Unidad de Auditora Interna de
la Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, en uso de
sus atribuciones constitucionales y legales, efectu el examen especial al proceso
precontractual, contractual, ejecucin y finiquito de los contratos 20130030, 20130117,
20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y 20140240, suscritos entre la Empresa
Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, a travs de la Gerencia
de Refinacin, Superintendencia de Refinera de Esmeraldas y la compaa
HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD S.A., para la
adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera Esmeraldas, por el perodo
comprendido entre el 1 de junio de 2012 y el 31 de marzo de 2015.
Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de
Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable que la informacin y la documentacin examinada no contienen
exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan realizado de conformidad con las disposiciones legales
y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carcter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y
ertad
Dra. n
-ss gas
Audito a G11 eral, encargada
EP PETROECUADOR
Qm
CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en la Refinera Esmeraldas, Gerencia de Refinacin de la
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, se realiz con
cargo a imprevistos del Plan Anual de Control de 2015, en cumplimiento a la
disposicin de la Subcontralora General del Estado, subrogante, contenida en
memorando 607-DPyEl-GISyE de 15 de mayo de 2015, comunicada por el Director de
Auditoras Internas, encargado, con oficio 11395 DAI de 20 de mayo de 2015, y en
cumplimiento a la orden de trabajo 24447-18-2015 de 7 de septiembre de 2015.
Objetivos del examen
General
Determinar la legalidad, propiedad y veracidad de los procedimientos de los contratos
suscritos con la compaa HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y
SEGURIDAD S.A.
Especficos
Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, normativa
interna y externa, autorizaciones, planes: operativos, mantenimiento y anual de
contrataciones, en los procedimientos aplicados en la fase precontractual de los
contratos 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y
20140240, para la adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera
Esmeraldas.
- Verificar el cumplimiento de las clusulas de los indicados contratos para la
adquisicin de materiales y repuestos.
- Comprobar la oportunidad y contenido de las actas de entrega recepcin
provisionales / definitivas y/o nicas de los contratos.
Dependencia
Nivel
Directivo
Directorio
Ejecutivo
Gerencia General
Asesor/
Procuradura General
Administrativo
Subprocuradura
Coordinacin de Asesora y Contratacin Pblica
Gerencia de Desarrollo Organizacional
Operativo
Gerencia de Refinacin
Nivel Eiecutivo
Gerencia de Refinacin
Nivel Asesor / Administrativo
Subgerencia de Desarrollo Organizacional
Coordinacin Snior Gestin de Abastecimientos
Coordinacin General Gestin Abastecimientos REE
Coordinacin Snior de Gestin Financiera
Coordinacin General de Gestin Financiera REE
Nivel Operativo
Subgerencia de Operaciones de Refinacin
Superintendencia de Refinera Esmeraldas
Intendencia de Mantenimiento
Coordinacin de Calderera y Soldadura
Coordinacin de Mecnica Rotativa
Coordinacin de Mantenimiento Complementario
Unidades de
Gestin
Directivos
Dependencia
Directorio
Gerencia General
Soporte
Gerencial
Soporte
Administrativo
Operaciones
Gerencia de Refinacin
Subgerencia de Operaciones de Refinacin
Superintendencia de la Refinera Esmeraldas
Intendencia de Mantenimiento
Departamento de Mantenimiento de Rutina
Mantenimiento de Rutina de Mecnica Rotativa
Mantenimiento de Rutina de Calderera y Soldadura
Objetivos de la entidad
De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 2 del Decreto Ejecutivo 315 de 6 de abril de
2010, el objetivo principal de EP PETROECUADOR es la gestin del sector
estratgico de los recursos naturales no renovables, para su aprovechamiento
sustentable, conforme a la Ley Orgnica de Empresas Pblicas y la Ley de
Hidrocarburos, para lo cual intervendr en todas las fases de la actividad
hidrocarburfera. Con Decreto Ejecutivo 1351A de 1 de noviembre de 2012, se
exceptan del mbito de gestin de la Empresa las actividades de exploracin y
explotacin.
En EP PETROECUADOR, la Gerencia de Refinacin es la responsable de la
refinacin de hidrocarburos con alcance nacional y preservando el ambiente, con
estndares de calidad, cantidad, seguridad y oportunidad, que contribuya a la
utilizacin racional y sustentable de los recursos naturales del sector hidrocarburfero,
11/ conforme a polticas y normativas que rigen a la Empresa.
c tivc)
5
No.
Contrato
Fecha
contrato
03-RDEO-ABS-RE-2013
20130030
2013-03-14
145 191,00
RDEO-ABS-RE-044 REE
20130117
2013-09-23
382 967,80
RE-LABCCIZNOCNB08-13
20140001
2014-01-06
604 393,27
RE-0427-ZNO-14
20140045
2014-05-22
623 104,85
RE-0467-ZNO-E-14-A
20140069
2014-07-09
RE-2000326-ZNO-E-14-A
20140238
2014-12-16
462 992,00
RE-0698-ZNO-E-14
20140240
2014-12-17
622 217,80
No. Proceso
Concepto
Servidores relacionados
) Se detallan en Anexo 1.
90 5E/5
161 270,00
3 002 136,72
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Unidad de Auditora Interna de EP PETROECUADOR y la Direccin de Auditora
de Sectores Estratgicos de la Contralora General del Estado, efectuaron dos
acciones de control que contienen una y dos recomendaciones, respectivamente,
relacionadas con la emisin de normativa que regule las funciones de los supervisores
y administradores de los contratos, inclusin de normativa en las resoluciones de inicio
de los procesos de contratacin y funciones de las comisiones tcnicas, sobre las
cuales se procedi al seguimiento y evaluacin de su cumplimiento, determinando que
en el proceso examinado se encuentran cumplidas de acuerdo al siguiente detalle:
N Informe
Accin de control
Fecha
aprobacin
informe
Fecha
.
recepcion
entidad
31)
7
Recomendaciones
cumplidas
1y2
9flOr-NO
otb>
10
11
por cuyo valor se tramit la certificacin presupuestaria; sin embargo, la oferta del
contratista y la adjudicacin se realiz por el primer valor, sin que se hayan
justificado las variaciones de precios en ambos casos.
En el proceso RE-0467-ZNO-E-14-A se adjunt la requisicin de materiales
REQ26760 de 14 de marzo de 2014, en la cual se incluy de manera manuscrita
el precio unitario para el tem 1 (Cinta plstica) de 23,10 USD y para el tem 2
(Lmina comprimida) 1 555,20 USD; posteriormente, el 24 de marzo de 2014
HIMASESA present la proforma con iguales valores, pero en los pliegos del
proceso se detall para el tem 1 el precio unitario de 45,08 USD y para el tem 2
el precio de 1 500,00 USD, valores con los cuales se adjudic y contrat con
HIMASESA la compra, desconocindose las causas para el cambio de los precios
ya que tampoco se respaldaron las variaciones. Cabe mencionar que el tem 1 no
fue adquirido en ningn otro proceso.
De lo expuesto se evidenci que las reas usuaria no contaron con presupuesto
referencial en siete procesos y que las inconsistencias de precios en la documentacin
de los rubros a adquirir, no fueron advertidas por las reas usuarias de los repuestos y
materiales ni las comisiones tcnicas nominadas, incumpliendo la Norma de Control
Interno 405-04 "Documentacin de respaldo y su archivo", que establece que la
entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones, el numeral 4 del flujograma del Proceso Adquisicin de Bienes de EP
PETROECUADOR y parcialmente el numeral 10 del citado Proceso.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de
2015 comunic los resultados provisionales a los servidores responsables de los
procesos, recibiendo respuesta del Coordinador de Calderera y Soldadura, en
memorando 00501-RREF-REE-MAN-CS0-2015 de 6 de octubre de 2015, que fue
incorporada al cuerpo del informe. No se recibieron comunicaciones, posterior a la
conferencia final de comunicacin de resultados efectuada el 28 de octubre de 2015.
Conclusin
Los Coordinadores de Calderera y Soldadura y de Mecnica Rotativa, como
/esponsables de las reas usuarias de los materiales y repuestos, basados en
,jrep.E
12
13
El artculo 94 del citado Reglamento establece los procedimientos para los procesos
de rgimen especial de compra de repuestos y accesorios; no obstante, no hace
referencia a comisiones tcnicas.
En los procesos de rgimen especial RE-LABCCIZNOCNB08-13, RE-0427-ZNO-14 y
RE-0467-ZNO-E-14-A, las comisiones nominadas fueron integradas por dos
miembros.
El artculo 18 del Reglamento General a la LOSNCP, al referirse a la conformacin de
las comisiones tcnicas de los procesos de: Consultora por lista corta o por concurso
pblico; Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que
resulte de multiplicar 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del
Estado; Licitacin; y, 4. Cotizacin, seala que estar integrada por: 1. Un profesional
designado por la mxima autoridad, quien la presidir; 2. El titular del rea requirente o
su delegado; y, 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la
mxima autoridad o su delegado.
El Anexo 1 Procedimiento Desconcentracin Empresarial para la Adquisicin de
Bienes, Contratacin de Obras, Servicios, incluidos los de Consultora y pagos varios,
refiere como responsabilidad del ordenador de gasto, la conformacin de la comisin
tcnica. En los procesos RE-LABCCIZNOCNB08-13 y RE-0427-ZNO-14 el
Superintendente deleg a la Jefatura Zonal de Compras, Contratos e Importaciones el
trmite de los mismos y en el RE-0467-ZNO-E-14-A la Jefe Zonal de Compras,
Contratos e Importaciones Noroccidente fue directamente la ordenadora del gasto, por
lo que en los tres casos nomin las comisiones con dos integrantes.
La situacin comentada origin que en procesos de un mismo tipo exista
inconsistencia en cuanto a la conformacin de la comisin tcnica, ya que en los
procesos RE-0698-ZNO-E-14 y RE-2000326-ZNO-E-14A fue integrada por tres
miembros.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de,
2015, comunic los resultados provisionales a los servidores relacionados, sin recibir
respuesta sobre el tema comentado, as como tampoco posterior a la conferencia final
de comunicacin de resultados, realizada el 28 de octubre de 2015.
14
Conclusin
La Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente nomin
comisiones tcnicas con tres o dos integrantes, para el anlisis de las ofertas
presentadas por el proveedor de materiales y repuestos GARLOCK, lo que origin que
exista inconsistencias en cuanto a su conformacin.
Recomendacin
Al Gerente de Logstica y Abastecimiento
5. Solicitar a los ordenadores del gasto de los procesos de adquisicin en la
Refinera Esmeraldas, que en las resoluciones de inicio de los procesos bajo
rgimen especial para la compra de repuestos y accesorios, se incluya la
designacin de la comisin tcnica considerando tres integrantes, conforme la
normativa de contratacin vigente.
Certificados de representacin del fabricante desactualizados
En los pliegos de los procesos de rgimen especial, constan los "Requisitos mnimos
de la oferta", que incluy la presentacin del Certificado de ser distribuidor exclusivo o
autorizado en el pas de la marca GARLOCK.
El 26 de agosto de 2013 en oficio sin nmero, se recept la oferta tcnica econmica
de HIMASESA S.A., para la adquisicin de lminas de fibra marca GARLOCK S/C E
20130496 (proceso RDEO-ABS-RE-044 REE), y el 17 de diciembre de 2013 present
su propuesta para la compra de barras y laminado de fibra de carbn S/C E20130553
(proceso RE-LABCCIZNOCNB08-13). En las dos propuestas se recept el certificado
de distribuidor autorizado GARLOCK en Ecuador, pero se adjunt el mismo certificado
de fecha 7 de enero de 2013, utilizado en un proceso anterior.
De igual manera para las ofertas de los procesos RE-0427-ZNO-14, RE-0467-ZNO-E14-A y RE-2000326-ZNO-E-14A de 7 de abril, 2 de junio y 2 de diciembre de 2014,
respectivamente, el contratista present certificados de 9 de enero y 9 de septiembre
de 2014, observando que dichos documentos no estaban actualizados a la fecha de
15
610)iIEciSiJ
16
17
18
Recomendaciones
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones y Jefe Zonal de Asuntos
Jurdicos Noroccidente
7. Verificarn que en la instrumentacin de los contratos se cuente con la garanta
tcnica del fabricante o distribuidor autorizado de los materiales y repuestos,
segn lo establecido en los pliegos de los procesos de contratacin, a fin de
respaldar las condiciones tcnicas de los bienes adquiridos.
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente
8. Dispondr a las Comisiones de Entrega Recepcin Definitivas, que las Actas
sean enviadas a la Secretara General y Archivo de manera oportuna y sin fecha
para su registro y legalizacin, conforme los procedimientos de la Empresa.
Expedientes de contratos y publicacin en Portal de Compras Pblicas
incompletos
En seis procesos de contratacin y ejecucin, que se relacionaron con los contratos
20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140238 y 20140240, se identific que
los expedientes fsicos que reposaban en el rea de Compras, Contratos e
Importaciones Noroccidente, se encontraban incompletos y sin el orden para mantener
el control en la secuencia de la documentacin. Por ejemplo, no se adjunt la solicitud
de compra, S/C, certificacin presupuestaria, conformacin comisin tcnica, garanta
tcnica, certificado del fabricante GARLOCK, nominacin del administrador y
miembros de comisin entrega recepcin, as como el acta de entrega recepcin del
contrato, sin evidenciar la existencia de procedimientos de control para verificar el
contenido de cada expediente.
Lo citado inobserv lo dispuesto en la Norma de Control Interno 405-04
Documentacin de respaldo y su archivo, misma que seala que la documentacin
sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra,
confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o
despus de su realizacin.
voi /rEc-rouEt)k2,
19
20
22
Gua de
remisin / Nota
de entrega
Acta de
verificacin
tcnica usuario
Fecha
recepcin
Factura
20130030
2013-04-25
2013-04-29
2013-05-06
20130117
2013-10-01
2013-10-16
2013-10-16
20140001
2013-12-27
S/F
2014-01-24
20140045
2014-05-20
S/F
2014-06-12
20140069
2014-07-04
S/F
2014-08-01
. Contrato
Demora en
das emisin
Factura
11
15
26
23
28
En los informes tcnicos de verificacin del material recibido, elaborados por el rea
usuaria, se incluy un detalle del cronograma tentativo de la utilizacin del material, el
que indic en unos casos "materiales a utilizar para los trabajos diarios", "material a
utilizar en el paro programado Catalticas 1 y No Catalticas 1", "material a ocupar en
los diferentes paros programados"; en otros casos, este casillero se encuentra sin
informacin.
Para el requerimiento de los materiales y repuestos, las reas usuarias generaron las
rdenes de trabajo con el detalle del material, cantidad e identificacin del lugar a ser
utilizado; la responsabilidad de ejecutar los trabajos de mantenimiento estuvo a cargo
de los supervisores de mantenimiento; sin embargo, no se establecieron
procedimientos de registro o control efectivo para respaldar el uso de los materiales y
repuestos en cada equipo de la Refinera Esmeraldas, lo que limit verificar si la
totalidad de los materiales y repuestos solicitados en las rdenes de trabajo fueron
utilizados. En los informes ejecutivos anuales del mantenimiento en los paros de
Refinera Esmeraldas, presentados por las Coordinaciones de Calderera y Soldadura,
y Mecnica Rotativa, se detall el tipo de materiales y repuestos utilizados en estas
actividades, de acuerdo a lo descrito en las rdenes de trabajo; sin embargo no se
especific lo realmente usado o instalado. Por lo expuesto se incumpli lo referido en
el Proceso de EP PETROECUADOR: "Ejecucin del Mantenimiento", que detalla:
debe ser reingresado al almacn del cual se retir, antes de realizar el cierre de la
50")
23
24
25
soi
"... La clusula tercera del contrato 20130117 establece como OBJETO DEL
CONTRATO lo siguiente: "La Contratista se obliga con EP PETROECUADOR
refinera Esmeraldas a proveer la "ADQUISICION DE LMINAS DE FIBRA" SEC
E20130496, material que entregar en las bodegas de Abastecimientos de la
refinera Esmeraldas. Queda expresamente establecido que constituye obligacin
del CONTRATISTA ejecutar el contrato conforme a las especificaciones tcnicas
establecidas en los Pliegos y Oferta de la contratista, documentos que se
constituyen en parte integrante del contrato.- (...) el Administrador del contrato
20130117-PPRO-SPR-PAT-ESM-2013 en el detalle de RECEPCIONES, informa
"El 2013-10-16, mediante sumilla inserta en Informe Tcnico para Recepcin de
Materiales 0/C E20130496, el... (rea usuaria) indica "EL MATERIAL CUMPLE
CON LO SOLICITADO (...)Durante el ao de vigencia de la garanta no existi
reclamo alguno por inconformidades tcnicas del material objeto de la Orden de
Compra 0/C E20130496 por parte del usuario que fue la Coordinacin de
Calderera y Soldadura, considerando que el Supervisor del taller de Calderera (...)
fue miembro de la Comisin de Entrega- Recepcin del contrato 20130117(...) la
empaquetadura no puede ser probada en talleres de mantenimiento a sus
condiciones de diseo, necesariamente debe estar instalada en las bridas, juntas,
intercambiadores, recipientes, etc. ya que las variables de proceso temperatura y
presin de trabajo son los aspectos ms importantes de diseo de estos materiales,
estas 2 variables juntas no se consigue para pruebas en talleres de mantenimiento.
La empaquetadura una vez instalada y apretadas las tuercas de los esprragos,
cuando es retirada no puede volverse a utilizar, es decir la empaquetadura es "una
sola vida", si un empaque usado se lo vuelve a utilizar no es la mejor prctica ya
que por ms apriete que se le vuelva a dar a las tuercas siempre fuga producto, por
este motivo si la empaquetadura es nueva y de buenas caractersticas tcnicas no
produce fugas. Si hubiese existido problemas en la empaquetadura el usuario tena
todo el derecho de reclamar para exigir a la contratista la reposicin del material
pero esto no existi, es decir tcnicamente los materiales fueron aceptables
conforme a lo requerido por el usuario. (...)En el caso del contrato 20130117v Chijil SEI.5
26
28
50/
29