MANUAL DEL USUARIO

ABACO V 5.0
QUITO ECUADOR

SOFTWARE EMPRESARIAL ABACO V5.0

Este ejemplar es de propiedad exclusiva de GALARZA ORTEGA CIA. LTDA.
Y no puede ser reproducido, ni facilitado a terceros sin el consentimiento de GALARZA
ORTEGA CIA. LTDA.

Objetivo
El objetivo de este manual es describir las diferentes opciones que brinda el sistema ABACO
para optimizar el proceso Contable y Financiero de las Empresas.

Alcance
Est dirigido a todos los usuarios del rea Contable y Financiera que utilizan el sistema
ABACO.
Este manual es una herramienta complementaria de consulta que en su conjunto con la
capacitacin realizada por GALARZA ORTEGA CIA. LTDA. brinda los conocimientos
necesarios para el manejo ptimo del Sistema ABACO.

Beneficios del Software

Multiempresa
Multiusuario
Multibodega
Bimoneda
Estados Financieros en Lnea
Cartera de Clientes y Proveedores en Lnea
Facturacin, Puntos de Venta
Reportes SRI: Reoc, Anexos Transaccionales
Elabora Formularios 101, 102, 103, 104, 107
Generador de Reportes a Excel y SQL Integrado por Cada Mdulo
Seguridad y control de acceso a usuarios
Configurable para cualquier impresora
Cdigo de Barras
Captura imgenes, fotos, firmas y huellas digitales.
Auto instalable, parametrizable.
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MODULOS
ADMINISTRACION:

Crear Empresas
Abrir Periodos
Modificar Empresas
Eliminar Empresas
Copiar Empresas
Duplicar Empresas
Transferir Saldos
Consolidacin de Empresas
Administracin de Usuarios

CONTABILIDAD:
Contabilidad Bimonetaria
Centros y Sub. Centros de Costos
Consultas de Transacciones
Libro Diario
Mayores
Balance de Comprobacin
Balance General
Estado de Resultados por Centros de Costos
Parametrizable
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

TESORERIA:

Comprobantes Ingresos, Egresos, Diarios, Retenciones Fuente e Iva

Conciliacin Bancaria
Libro de Caja / Bancos
Lista de Beneficiarios
Reportes SRI: Renta / Iva.
REOC y ANEXO TRANSACCIONAL
Formatos: Egreso, Ingreso, Diario, Retenciones, etc.
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

CUENTAS POR COBRAR:

Directorio (Clientes).
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Transacciones/Cobro a Clientes.
Tarjetas de Crdito
Estados de Cuenta en lnea
Antigedad de Cartera, etc.
Reporte de Vendedores
Integracin a Contabilidad
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

CUENTAS POR PAGAR:

Directorio (Acreedores).
Transacciones/Pago a Proveedores.
Estados de Cuenta en lnea.
Integracin Contabilidad.
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

INVENTARIOS:
tems / Productos/Servicios
Proveedores
Multibodega
Transacciones: Compras, Importaciones, Devoluciones en Compras, Requisiciones,
Transferencias entre Bodegas, Recetas.
Parametrizable
Formatos: Ingreso y Egreso de Bodega
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

FACTURACION:

Clientes
Vendedores
Zonas
Tarjetas de Crdito
Definicin de Formas de Pago
Facturacin
Notas de Crdito
Ordenes de Compra
Ordenes de Trabajo
Proformas
Matriz de Facturas
Cierres de Caja
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Parametrizable
Asiento de Costos de Ventas
Formatos: Facturas, Notas de Crdito, Proformas, etc.
Reportes de Ventas por: Cliente, Vendedor y Zona
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

ACTIVOS FIJOS:

Datos de Activos Fijos

Mantenimiento/Reparacin
Parmetros
Depreciacin del Costo Original
Lista de Activos Fijos
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

NOMINA:

Datos Personales
Tarjetas de Tiempo
Planillas Rol de Pagos
Provisiones
Impuesto a la Renta
Archivo Plano para Bancos
Organigramas
Reportes: Roles de Pago, Sobres, Avisos de Entrada y Salida IESS, Finiquitos etc.
Consultas en SQL, Conexin directa a Excel

BARRA DE TAREAS

Barra de desplazamiento
Inicio
Anterior
Siguiente
Ultimo
Nuevo
Eliminar
Instrucciones SQL
Reportes de usuario
Exportar a Excel
Plan de Cuentas
Directorio
Catalogo Inventarios
Catalogo personal
Validacin
Parmetros
Calculadora
Calendario
Salida

Permite moverse entre registros

Crea un nuevo registro

Elimina un registro ya creado
Permite la elaboracin de instrucciones, comandos, los
cuales recopilan datos para ser exportados
Aqu se guardan reportes generados por o para el usuario
Genera datos a la hoja de calculo Excel
Ingreso directo al Plan de Cuentas
Ingreso directo al catalogo de Clientes/Proveedores
Ingreso directo al Catlogo de Inventarios
Ingreso directo a Datos personales
Ingreso directo a validacin para integracin a contabilidad
Ingreso directo a parmetros de mdulo

MODULO ADMINISTRATIVO
El mdulo Administrativo del Sistema ABACO le permite la creacin, mantenimiento de las
empresas y definicin de los perfiles de usuarios, a travs de las siguientes opciones:

Crear
Se encuentra en la ventana de Administracin Botn CREAR esta opcin genera nuevas
empresas, para lo cual debe ingresar los siguientes datos:

Perodo
Utilice esta opcin para iniciar un nuevo perodo contable, en forma automtica el sistema le
presenta el ao siguiente Ej.: 2009

Modificar
Con este botn podemos actualizar los datos de una empresa existente.
Eliminar
Para eliminar una empresa utilizamos este botn, el cual borra la empresa del men pero no
del disco duro.

Copiar
A travs de este proceso actualizamos los datos de una empresa seleccionada para estar al da
en los nuevos cambios del Sistema ABACO, marque los mdulos a actualizar, esta opcin es
de USO EXCLUSIVO y no debe estar ningn usuario trabajando en la empresa a COPIAR.

Duplicar
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Realiza la duplicacin de Todo los datos o solo Archivos Maestros de los diferentes mdulos
Contabilidad, Presupuesto, Inventarios, Facturacin, Activos Fijos, Nmina y Base
(Directorio de Clientes y Proveedores).

Saldos
Con este proceso el usuario puede trasladar los Saldos Finales de un perodo anterior a un
nuevo perodo.

Marque los mdulos a transferir saldos y presione Aceptar.

Usuarios
Esta seccin permite al Administrador manejar las cuentas de los Usuarios.
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La opcin Lista despliega los usuarios ya creados y puede utilizar el botn nuevo para
agregar usuarios.
Utilice la opcin Datos para definir los perfiles de los usuarios, asignndoles una fecha inicial
y final de acceso al sistema, das de trabajo, grupos de usuario, barra de tareas, perodo,
directorio, claves de acceso, empresas, mdulos, acceso a los diferentes mens e incluso la
foto del usuario.
Por el botn

acceda a la siguiente pantalla:

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Seleccione el mdulo y pase o reverse con las flechas los mdulos asignados o no
asignados al usuario.
Posteriormente escoja la opcin Empresas y marque en Activo el perodo autorizado para
su uso.

A continuacin ingrese al botn Mdulo para escoger los diferentes mdulos de trabajo para
el usuario.

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Finalmente escoja el botn

Solicite al usuario que ingrese una clave y confirme.

1. MODULO DE CONTABILIDAD
1.1. MENU: ACTUALIZAR
1.1.1. Plan de Cuentas
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El Plan de Cuentas Contable es la base para la obtencin de los Estados Financieros, una
buena estructura del Plan de Cuentas permite obtener informacin rpida y confiable.
Existe un Plan de Cuentas en la empresa Modelo, que viene establecido en el Sistema
ABACO, el cual puede ser copiado a travs del botn DUPLICAR en el mdulo
administrativo.
Adems usted puede ingresar su propio Plan de Cuentas.
Para crear un Plan de Cuentas ubquese en el mdulo de Contabilidad/ Plan de Cuentas,
en la barra de herramientas seleccione el icono Nuevo, e ingrese el cdigo, nombre,
moneda y grupo.
Ejemplo:
CODIGO DESCRIPCION
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.1.01

ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO DISPONIBLE
Caja

(MAYOR)
(MAYOR)
(MAYOR)
(AUXILIAR)

MONEDA

GRUPO

1 DOLARES
1 DOLARES
1 DOLARES
1 DOLARES

ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO

El cdigo de la cuenta permite ingresar hasta 12 niveles definidos estos por puntos,
considerando que el cdigo de las cuentas de Mayor termina con punto y las cuentas
Auxiliares sin el punto al final.
Tambin es necesario definir en las cuentas Auxiliares el cdigo del formulario 101 al que se
va ha afectarse y ms adelante obtener el reporte del mismo, de igual manera en el campo
Tipo se debe definir que cuentas Auxiliares son; de Activos Fijos o tienen restriccin para
no ingresar por un comprobante de egreso, ingreso y diario como el caso de cartera de
clientes y proveedores que es necesario hacerlo afectando al mdulo, Cdigo Alterno si
necesita un cdigo secundario para la presentacin de los Estados Financieros en otro
formato.

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Para modificar puede hacerlo de varias maneras, una de ellas es ubicarse en la Barra de
Herramientas botn Plan de Cuentas seleccione la Cuenta vaya a la parte inferior de la y
proceda a cambiar el Nombre, Cdigo Alterno, Presupuesto, Moneda, y Formulario 101.
Para eliminar escogemos la cuenta que desaseamos borrar, siempre y cuando no exista
movimiento, si desea borrar una cuenta de MAYOR elimine primero las cuentas
AUXILIARES.

1.1.2. Transacciones
Tenemos dos opciones Lista y Detalle, seleccionamos Lista para desplegar y ubicarnos sobre
los asientos ya ingresados, mientras que por la opcin Detalle podemos editar el asiento e
incluso volver a imprimirlo.
Por transacciones realizamos los Ajustes Contables, para ingresar un asiento utilice el botn
nuevo luego ingrese la Fecha, el Nmero de comprobante de diario y el Concepto, a
continuacin inserte el cdigo de la cuenta, tipo de documento, nmero, centro de costos,
debito, crdito, detalle, grabe e imprima .

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1.1.3. Consulta de Transacciones

Aqu el usuario puede revisar los comprobantes agrupados de distintas maneras:

Ajustes Contables
Egresos
Ingresos
Diarios
Diarios Facturas
Diarios Inventarios
Mayorizados
Autorizados
Anulados
No Mayorizados
No Autorizados

Al escoger un grupo, podemos luego ubicarnos en el asiento a consultar e imprimirlo.

1.1.4. Validacin
Este proceso es til para Integrar (Mayorizar) o Reversar (Desmayorizar) los asientos
ingresados en este mdulo.

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1.1.5. Parmetros
Moneda: registre en esta tabla las monedas a manejar y su cotizacin diaria.
Nmero de Registros Iniciales: defina Nmero de Comprobante de Retencin, Serie,
No. Autorizacin, Reporte (Formato de Retencin en la Fuente e Iva), Tipo de
Comprobante, Tarifa del Iva, Cdigo Formulario 104, Cdigo ICE, Contribuyente
Especial, Numeradores para; Ajustes (Diario de Contabilidad), Egreso, Ingreso, Diario
de Tesorera, No. Asiento, Diario de Inventario, Facturacin, Nmina, Activos Fijos,
Nmero de Serie y Autorizacin para Facturas, Moneda, Ciudad, Centro de Costos.

Grupos: marque a que Balance pertenece cada cdigo.

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 Cuentas: ingrese las cuentas para el Estado de Resultados (Asiento de Cierre),

Cartera, Clientes Locales, Exterior, Proveedores Locales, Exterior, Anticipos Clientes,
Proveedores, Mercaderas en Transito, Iva por Compras, Iva por Gasto, Iva por Ventas,
Retencin Impuesto a la Renta e Iva.

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 Centros de Costos: defina el principal y los subcentros de costos.

Definicin de Perodos: esta opcin Cierra o Abre los perodos contables ya
terminados o cerrados.

Transacciones CXC / CXP: creamos en esta tabla todos lo tipos de documentos que
maneja la empresa con su cdigo, nombre, factura y a que mdulo afecta Cuentas por
Cobrar / Pagar.
Cuentas de Caja / Bancos: seleccione el botn Nuevo y luego escoja botn detalle.

En la siguiente pantalla ingrese: Nombre de la Cuenta, Nmero de la Cuenta, Cdigo del

Banco, Ciudad, N. Cheque, Cdigo Contable.
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El Botn Conciliacin Inicial le permite cargar los saldos iniciales de las cuentas de
Caja o Bancos.
Usuarios: configura parmetros contables por usuario
Auxiliar Hoja de Costos:
Mayorizacin Automtica: mayoriza los comprobantes una vez grabada la
transaccin.
Cuentas. Gastos en Generacin de Asientos: son aplicables para los asientos
recurrentes.
Cdigo Contable Filtrado:
Vendedor:
Retenciones: por esta opcin usted puede ingresar a las tablas de Retencin en la
Fuente, Iva e Ice y actualizar los campos respectivos como nombre, cdigo, porcentaje
y definir las cuentas de retencin en compras, ventas o gasto respectivamente.
Comprobantes de Depsitos:

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1.2. MENU: REPORTES

Este men despliega los diferentes reportes del mdulo de Contabilidad que se puede obtener
como son:

Mayor General
Diario General
Balance de Comprobacin
Balance de Sumas y Saldos
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Resultados Separados
Auxiliar de Costos
Impresin por Lotes
Generador de Reportes
Generador SQL

Para todas estas opciones necesita elegir: Centro de Costos, Perodos Desde/Hasta, Fechas
Desde/Hasta, Cuentas Desde/Hasta y finalmente el destino del reporte: PANTALLA,
IMPRESORA o ARCHIVO TEXTO.
Ejemplo:

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Los reportes pueden ser obtenidos a EXCEL de varias maneras una de ellas es enviando el
reporte a PANTALLA y luego escogemos el botn EXCEL de la Barra de Herramientas.

1.3. MENU: PROCESOS

Aqu encontramos los diferentes procesos para la actualizacin y mantenimiento del mdulo
de contabilidad.
Mayorizar / Desmayorizar: seleccione el mes y autorice los asientos a integrarse o
revertirse.
Perodos: podemos aqu cerrar los perodos terminados para que no realicen cambios
los usuarios.
Transferir Saldos a Excel: seleccione los saldos que necesita exportar a Excel.
Fin de Ejercicio: por este proceso generamos el asiento de Cierre del Ejercicio.

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Defina la cuenta de Resultado del Ejercicio ingrese el Concepto y proceda a Revisar y

luego Integrar para mayorizar el asiento.
Traslado de datos
Recibir datos
Actualizar datos: por este proceso depuramos los datos generales de contabilidad y no
debe estar ningn usuario trabajando en la empresa a actualizar.

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Escoja; Depurar Datos Generales, Saldos de Mayor, Saldos de Bancos para recalcular los
Saldos de Bancos, Mayores, Balances y seleccione el Periodo desde: Ej. Enero y
finalmente Aceptar.
La opcin Encerar Saldos Iniciales borra los saldos cargados a travs del Plan de Cuentas.

1.4. MENU: VARIOS

Este men tiene varios utilitarios complementarios del sistema como son:

Calculadora
Calendario
Cambio de Clave del usuario
Impresora Setup, permite cambiar la configuracin de la impresora

1.5. MENU: OTROS

Esta formado por los diferentes accesos rpidos a comprobantes cotidianos del sistema.

Egresos
Ingresos
Diarios
Comprobantes de Ingreso
Facturas
Ordenes de Trabajo
Proformas

1.6. OPCIN: AYUDA

Despliega el contexto de Ayuda del Sistema ABACO.

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2. MODULO DE TESORERIA
2.1. MENU: ACTUALIZACIONES
2.1.1. Caja Bancos
Seleccione el botn Nuevo y luego escoja botn detalle.

En la siguiente pantalla ingrese: Nombre de la Cuenta, Nmero de la Cuenta, Cdigo del

Banco, Ciudad, N. Cheque, Cdigo Contable, Habilitar y marque si es Caja/Efectivo/Fondo.

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El Botn Conciliacin Inicial le permite cargar los saldos iniciales de las cuentas de Caja o
Bancos como son Cheques, Notas de Debito, Notas de Credito, Transferencias.

2.1.2. Egresos
Permite el registro de Egresos por pagos en Efectivos, Cheques / Nota de Dbito a
Proveedores u Otros.

2.1.3. Ingresos
Permite el registro de Ingresos a Caja / Bancos por pagos de Clientes, Notas de Crditos a
favor de la empresa.
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2.1.4. Diarios

Permite en registro de movimientos, ajustes, obligaciones de pagos o compras.

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Realizar Ingresos & Egresos & Diarios

Debe seleccionar en el mdulo de Tesorera, se ubica en la opcin que desea realizar
(Ingresos, Egresos, Diario) en la barra de herramientas encontramos el botn Nuevo,
Seleccionar el Cliente y/o Proveedor, nmero de registro, fecha, elegir el tipo de
documento que va a realizar, con que va a pagar (Caja/Bancos) y el concepto que genera el
registro.
Para registrar los Ingresos, damos clic sobre asiento y una vez desplazada la ventana del
plan de cuentas da clic sobre la cuenta que desea afectar tanto al debe como al haber,
opcin guardar e imprimir.
Realizamos el asiento de Diario / Egresos, direcionando a que cuentas queremos que
afecte, si ya existe el compromiso buscamos en la vieta de Cartera dando clic sobre el,
nos carga la compra, dar clic en el casillero de retenciones, compra y procede a llenar los
datos en la nueva ventana, informacin que alimentara los formularios 101, 103, 104
anexos o REOC.
Modificar Ingreso & Egresos & Diarios
Usted selecciona el Egreso / Ingresos o Diario en Tesorera, lista - detalle y para modificar
la informacin encontramos en la parte izquierda de la ventana, la opcin de modificar,
damos clic y se procede a cambiar los datos.
Anular Ingreso & Egresos & Diarios
Cabe recalcar que el sistema no permite eliminar Ingreso & Egresos & Diarios, solo una
vez realizado nos permite anular.
Nos ubicamos en registro que deseamos anular, lista y seleccionamos con un visto en la
opcin anular.

2.1.5. Clientes
Selecciona el mdulo de Tesorera y seleccionamos Clientes o Proveedores, damos clic en
nuevo e introducimos los datos como Ruc, Nombre, Direccin, Telfono etc.
Modificar un Cliente o un Proveedor
Usted debe ubicarse desde lista (dentro de Clientes o Proveedores), habilitando la opcin
de detalle, damos clic modificar y cambiamos la informacin que deseamos.
Cmo crear un Vendedor?
Usted debe ubicarse en Clientes, Seleccionar el Cliente y dar clic en detalle y desmayorizar
la Informacin, y procede activar la opcin de Vendedor, con un visto.
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Retencin en la Fuente Proveedores

Esta opcin se aplica directamente en el detalle de nuestras compras. En la cual se
registran las retenciones que hacemos a nuestros proveedores, el sistema genera un asiento
contable al momento del registro.
Retencin en la Fuente Clientes
Se registra el comprobante de retencin y seleccionamos el porcentaje de la retencin que
nos han hecho nuestros clientes.
Validacin
Cuando no ha seleccionado la opcin de mayorizacin automtica se realizan estos
procesos, para integra o reversar la contabilidad.
Saldo Bancos
Le muestra un resumen del saldo entre los valores acreditados y debitados, de las diversas
cuentas bancarias.
Conciliaciones Bancarias
Permite al usuario la conciliacin, la cual se hace de forma automtica, tomando los saldos en
libros, cheques girados y no cobrados, depsitos no acreditados para obtener el saldo
conciliado y el usuario puede comparar con el estado de cuenta.

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30

3. MODULO CUENTAS POR COBRAR

3.1. MENU: ACTUALIZACIONES
3.1.1. Transacciones
Selecciona el mdulo de Cuentas Por Cobrar y seleccionamos Transacciones, damos clic
en nuevo e introducimos los datos como Ruc, Nombre, Direccin, Telfono etc.
Para ingresar la clave debemos digitarla, o doble click en el campo, el sistema le dar una
clave automticamente.
Sin la clave, cdigo contable y el mdulo el botn de aceptar no se activara.

Ruc /Ci
Nombre
Direccin o ubicacin
Telfonos
Celular
Email
Clave
Alterno
Cdigo

Ruc, Cdula o pasaporte

Nombre o razn social
Lugar o ubicacin del cliente
Se puede ingresar 2 telfonos
Se puede ingresar 2 nmeros de celulares
Registro de direccin electrnica
Cdigo de cliente puede ser automtico dando doble click
Cdigo adicional de la clave
Cuenta contable
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Grupo

Grupo al que pertenece el cliente

Modificar un Cliente o un Proveedor

Usted debe ubicarse desde lista (dentro de Clientes o Proveedores), habilitando la opcin
de detalle, damos clic modificar y cambiamos la informacin que deseamos.

Permite en registro de diarios de cuentas por cobrar, ajustes, obligaciones de clientes,

retenciones clientes.
Fecha :
Fecha de Registro del diario contable, debe pertenecer al perodo o ao
de ejecucin de la contabilidad.
Documento:
Tipo de documento del registro contable (FC=Factura Cliente,
FP=Factura Proveedores, CA=Cancelacin, AB=Abono
Comprobante:
Nmero de documento del registro contable
Concepto:
Detalle del documento
Retencin:
Tipo de Retencin (Compras, Ventas)
Asiento:
Detalle de cdigos contables, tipo de documento, Centro de Costos,
Dbitos y Crdito, Detalle de la transaccin, y una identificacin si es
conciliado o no las cuentas de bancos
Cartera:
Clave de cliente / Proveedor, Centro de Costos, tipo de documento,
nmero de documento, Obligacin o nmero de factura, Fecha de
Emisin, Fecha de vencimiento, valor al dbito o crdito segn el tipo
de movimiento
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Retenciones Clientes

Ruc/Ci:
Cliente:
Tipo de Comprobante:
Nro Serie:
No. Factura:
Autorizado:
Emisin:
Ventas Tarifa 0%:
Ventas Tarifa 12%
Otros Tarifa 0%
Otros Tarifa 12%
Base Retencin
Valor Retencin

Ruc, Cdula, nombre o razn social, direccin o ubicacin

Tipo de Contribuyente
Documento de retencin
Nmero de serie de la factura
Nmero de Obligacin, factura
Nmero de autorizacin
Fecha de emisin del documento
Definir el valor de ventas tarifa 0% y el cdigo formulario 104
Definir el valor de ventas tarifa 12% y el cdigo formulario 104
Otros tarifa 0%, valores que no pertenecen a tarifa 0%
Otros tarifa 12% valores que no pertenecen a tarifa 12%
Valor base que pertenece a la suma de las tarifas 0% y 12%
Valor a retenerse de acuerdo al cdigo formulario 103

3.1.1. Cobro Clientes

33

3.1.2. Tarjetas de Crdito

3.2. MENU: REPORTES

3.2.1 Catlogo Clientes
34

Desde
Hasta

Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente

Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente

3.2.2 Estado de Cuenta

35

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Cuentas contables

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente
Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

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3.2.3 Estado de Cuenta Resumido

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Cuentas contables

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente
Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

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3.2.4 Estado de Cuenta Detallado

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente
38

Cuentas contables Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

3.2.5 Antigedad de Cartera

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente
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Vencido
Por Vencer

Das inicio vencimiento

Das que faltan por vencer

3.2.6 Vendedores

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos vendedores
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos vendedores
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3.2.7 Zonas

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos por zona
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos por zona

41

3.3. MENU: PROCESOS

3.3.1 Actualizar Cuentas por Cobrar

Revisar Contabilidad
Revisar Anticipos
Encerar cartera

Regenera los movimientos de cartera desde el mdulo de contabilidad

Regenera los movimientos anticipos generados desde contabilidad
Elimina los movimientos de cartera, que luego sern regenrados

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4. MODULO CUENTAS POR PAGAR

4.1. MENU: ACTUALIZACIONES
4.1.1. Transacciones

Ruc /Ci
Nombre
Direccin o ubicacin
Telfonos
Celular
Email
Clave
Alterno
Cdigo
Grupo
Comprobante
Autorizacin

Ruc, Cdula o pasaporte

Nombre o razn social
Lugar o ubicacin del proveedor
Se puede ingresar 2 telfonos
Se puede ingresar 2 nmeros de celulares
Registro de direccin electrnica
Cdigo de cliente puede ser automtico dando doble click
Cdigo adicional de la clave
Cuenta contable
Grupo al que pertenece el proveedor
Tipo de Contribuyente
Nmero de autorizacin de comprobante
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No serie
Fac. Inicio
Fac. Fin
Caducidad
Documento
C.Costo
Retencin

Nmero de serie documento de compra

Rango inicial de factura o documento
Rango final de factura o documento
Fecha de caducidad de documento
Tipo de documento
Centro de costos
Tipo de retencin (Compra, Venta)

Permite en registro de diarios de cuentas por cobrar, ajustes, obligaciones de proveedores,

retenciones proveedores.
Fecha :
Fecha de Registro del diario contable, debe pertenecer al perodo o ao
de ejecucin de la contabilidad.
Documento:
Tipo de documento del registro contable (FC=Factura Cliente,
FP=Factura Proveedores, CA=Cancelacin, AB=Abono
Comprobante:
Nmero de documento del registro contable
Concepto:
Detalle del documento
Retencin:
Tipo de Retencin (Compras, Ventas)
Asiento:
Detalle de cdigos contables, tipo de documento, Centro de Costos,
Dbitos y Crdito, Detalle de la transaccin, y una identificacin si es
conciliado o no las cuentas de bancos
Cartera:
Clave de cliente / Proveedor, Centro de Costos, tipo de documento,
nmero de documento, Obligacin o nmero de factura, Fecha de
44

Emisin, Fecha de vencimiento, valor al dbito o crdito segn el tipo

de movimiento

4.1.1. Pago Proveedores

Permite el registro de pagos, cancelaciones, abonos de proveedores a facturas emitidas.

A orden:
Nombre de proveedor, Valor de pago
Fecha :
Fecha de Registro de pago.
Documento:
Tipo de documento del registro contable (CA=Cancelacin, AB=Abono
Comprobante:
Nmero de documento del registro contable
Caja / Banco:
Banco del cual se va ha hacer el egreso
Tipo
Cheque, efectivo, nota de dbito, transferencia.
Nmero
Nmero de transaccin de documento banco
Concepto:
Detalle del documento
Retencin:
Tipo de Retencin (Compras, Ventas)
Detalle:
Nmero de obligacin / factura, tipo de documento, Nombre
beneficiario, nmero de documento, fecha documento, fecha de
vencimiento, Saldo de valor a pagar, centro de costos e identificador de
pago si/no

4.1.2. Programacin de pago

45

Permite mantener una programacin para pagos a proveedores

Documento:
Tipo de documento del registro contable (CA=Cancelacin, AB=Abono
Comprobante:
Nmero de documento del registro contable
Tarjeta
Nombre de tarjeta de crdito de la cual se va ha hacer la cancelacin
Nro recap
Nmero de recap enviado por tarjeta de crdito
Fecha :
Fecha de Registro de pago.
Concepto:
Detalle del documento
Detalle:
Voucher / documento, fecha documento, Nombre beneficiario, tipo de
documento, Nmero de obligacin / factura, fecha de vencimiento,
nmero de cuotas, Vendedor, Saldo de valor a pagar, Valor de pago,
centro de costos.

4.2. MENU: REPORTES

4.2.1 Catalogo Proveedores

46

4.2.2 Estado de Cuenta

47

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Cuentas contables

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos proveedores
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos proveedores
Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

4.2.3 Estado de Cuenta Resumido

48

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Cuentas contables

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos proveedores
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos proveedores
Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

49

4.2.4 Estado de Cuenta Detallado

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Cuentas contables

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos proveedores
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos proveedores
Permite definir que cuentas se van a procesar para comparativo con
contabilidad. (las cuentas deben ser definidas desde parmetros plan de
cuentas

50

4.2.5 Antigedad de Cartera

Fecha desde
Fecha hasta
Desde
Hasta
Vencido
Por Vencer

Rango inicial de Fecha

Rango final de Fecha
Clave de inicio desde donde se ha generar datos cliente
Clave de fin hasta donde se va ha generar datos cliente
Das inicio vencimiento
Das que faltan por vencer

51

4.3. MENU: PROCESOS

4.3.1 Actualizar Cuentas por Pagar

Revisar Contabilidad
Revisar Anticipos

Regenera los movimientos de cartera desde el mdulo de contabilidad

Regenera los movimientos anticipos generados desde contabilidad
52

5. INVENTARIOS
5.1. MENU: ACTUALIZACIONES
5.1.1. Items Productos

Definir bodega
Ingrese cdigo de producto
Ingrese descripcin de producto
Ingrese precio unitario
Ingrese valor % iva
Al poner aceptar se crea nuevo producto

53

 Cuentas. Definicin de cuentas contables, el sistema toma de aqu para la generacin

de los asientos de integracin a contabilidad
Grupo Generales.
o Componentes. Permite definir las partes de un producto, Sirve para describir un
producto con sus componentes en facturacin.
o Equivalentes. Agrupa productos que tienen caractersticas iguales o parecidas
o Proveedores. Define a quien o quienes se compra el producto
o % Centro Costos. Permite ingresar varios centros de costos por cada producto
con su respectivo porcentaje, Al integrar desde facturacin a contabilidad el
producto se desglosa por centro de costos
Mtodo de Costeo. Es la forma en que se genera el costo, mtodo promedio, Fifo, Lifo.

54

 Divisin.
Describe al producto en 4 divisiones. Grupo, Marca, Tipo o Categora.
Unidad
Define la unidad de medida del producto, para ingresos y egresos, as como el peso,
dimensin, largo ancho y altura.
Precio Unitario
Define el precio de venta del producto, el sistema puede manejar listas de precios par
lo cual el valor de precio debe estar en cero, y en el botn junto a precio se define los
precios de venta.
Tambin puede trabajar por valor ultimo costo de compra, poniendo en cero el valor
de precio y en ultima compra poner valor de porcentaje.
IVA
Iva incluido indica que el valor de iva se encuentra incluido en el precio del producto.
55

Porcentaje de iva, Define el valor en porcentaje de impuesto a calcularse en el precio

de venta.

56

 Foto. Permite guardar una imagen de un producto, en formato jpg o bmp.

Caractersticas. Permite hasta 15 definiciones de un producto.
Precio FOB, CIF, reposicin, stock mximos y mnimos de un producto

5.1.2. Transacciones

57

 Tipo de documento. Son los documentos definidos por el usuario que da

caractersticas a la transaccin de ingreso, egreso, de cliente o proveedores.
Nmero de transaccin
Clave de proveedor/clientes
Descripcin de la transaccin
Centro de costos.
Destino. Bodega donde se va a trasladar el producto, esto es para transferir de una
bodega a otra.
Cierre de registro. Permite ingresar datos de factura de proveedor/clientes
Otros. Permite ingresar costo adicional de una transaccin

58

 Otros. Permite ingresar costo adicional de una transaccin

Matriz escoge cuentas contables para ingreso a otros cargos
Valor diferente de cero filtra datos para visualizar valores diferentes de cero

59

 Forma de pago. Define datos de cartera para proveedores/clientes y registro de contra

partida igualando la transaccin.
Otros. Permite ingresar costo adicional de una transaccin
Retencin. Permite definir valores de retencin para compras.

5.1.3. Peddos

60

 Pedidos. Permite ingresar un pedido a proveedores el cual no afecta al kardex de

inventario.

5.1.4. Importaciones

61

 Importaciones. Registro de transacciones de inportacin.

Gastos. Permite registrar parmetros de la importacin como son valores FOF, fletes,
seguros, otros.
Resumen. Muestra un listado resumido de la importacin.
Partidas. Registro de partidas arancelarias.
Cerrar. Permite cerrar la importacin, generar costos, kardex, y cartera de proveedores.

Gastos. Permite registrar parmetros de la importacin como son valores FOF, fletes,
seguros, almacenamiento, otros.

62

 Partidas. Registro de partidas arancelarias con su respectivo valor de arancel.

63

 Moneda. Registro de monedas con su valor respectivo de cotizacin.

5.1.5. Clientes
5.1.6. Proveedores
5.1.7. Validacin

Integrar. Ingreso a transacciones para integracin a contabilidad.

Reversar. Ingreso a transacciones para reversar facturas de contabilidad.

64

 Escoger en autorizar los registros para integrar (generar asientos contables) o reversar
(anular registros contables) de contabilidad,

Mayorizar.
o Procesar. Integracin a contabilidad.
o Revisar. Permite ver registro de integracin (asiento contable)
o Validar. Generacin de asiento, sin mayorizar
o Mayorizar. Generacin de asiento mayorizado

65

 Reversar
o Procesar. Reversar registro contable. El sistema anula asiento contable

5.1.8. Parmetros

66

 Cantidad alterna. Activa cantidad alterna en registro de transacciones

Unidad. Activa campo unidad en registro de transacciones
Componentes. Activa opcin de componentes para el proceso de transacciones de
ingreso o egreso
Unidad. Definicin de unidades para transacciones
Precio de venta. Definicin de grupo de precios de venta.
Cuentas contables. Definicin de cuentas para la generacin de asientos contables.
Adicionales tems. Permite definir cuantos conceptos van para la definicin de
productos.
Usuarios. Define a los usuarios el perfil de trabajo

5.2. MENU: REPORTES

5.2.1. Transacciones

Bodega. Escoger bodega para emisin de reporte

De producto. Escoger producto inicial para emisin de reporte (opcional)
A producto. Escoger producto final para emisin de reporte (opcional)
Tipo transaccin. Escoger tipo de transaccin. (opcional)
Centro de costos. Escoger centro de costos para filtro en transaccin (opcional)
Reporte. Escoger reporte a imprimir o mostrar

67

5.2.2. Catalogo de Items

Bodega. Escoger bodega de filtro para reporte

Escoger grupo definido en catalogo inventarios

5.3. MENU: PROCESOS

5.3.1. Cierre Perodo

Estado.
68

Ingresar letra C para cerrar Inventarios/ facturacin en el perodo actual y

perodos anteriores.

o Ingresar letra N para liberar Inventarios/ facturacin en el perodo actual.

5.3.2. Importar

Existencia Fsica. Permite generar una transaccin de inventario desde un archivo

plano de bodega, producto y cantidad.

69

 Precios de venta. Permite registrar desde un archivo plano un listado de precios por
bodega y producto.

5.3.3. Reclcalo de Costos

Todo. Reclcalo de costos de todos los productos y su existencia

Producto. Reclcalo de costos de un grupo de productos
Seleccin. Escoger los productos a realizar el reclcalo de costos
Revisar Kardex. Encerar y genera reclcalo de costos, esta opcin es de uso exclusivo
y no deben haber otros usuarios activos.

5.3.4. Precios de Venta

70

 Permite cambiar precios de venta por grupos

5.3.5. Generar Items

Permite generar (crear) productos de una bodega a otra.

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5.3.6. Traslado de Datos

Genera datos para llevar a otra ubicacin (Inventarios y facturacin). (Punto de Ventas)

5.3.7. Recibir datos

72

 Ingresa datos generados desde otra ubicacin Inventarios y facturacin. (Punto de

Ventas)

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