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Matrculas Abiertas.

Ventajas de un Archivo bien

organizado
By Juana Rosas. Published on 12:21:00.
0

Lainformacinjuegaunpapelmuyimportanteenlacompetitividaddelaempresa
y en la innovacin. Un archivo bien organizado nos permitir acceder a una
informacinfiableenelmomentoenelquelanecesitemos,loquenosayudara
tomardecisionesmseficacesyrentablesparanuestronegocio.
En el entorno empresarial manejamos informacin proveniente de distintos
mbitos:

Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del

entorno. En este grupo se incluye la informacin cultural, cientfica, tcnica,
econmica, jurdica, poltica, social, demogrfica y sobre recursos naturales.
Nosaportainformacinsobreelescenarioeconmicoosocial,ayudndonosa
determinarlosriesgosyoportunidadesparanuestronegocio.
Interna,quesegeneraydifundedentrodelapropiaempresa,graciasa
sustrabajadores.Permitedeterminarlospuntosfuertesydbilesdenuestra
organizacin.Esmuyimportanteusarherramientasquenospermitanreunir
todaestainformacin,demaneraquetodoslosmiembrosdelaorganizacin
puedancompartirlayaccederaella.Unabuenaformadegestionarlaesa
travsdelaintranetdenuestraempresa,facilitandosufluidezyevitando
duplicidades.
Corporativaesaquellaquesaledelaempresaalexterioryqueportantoest
relacionadaconlaimagenqueofrecemosaproveedores,clientesyanuestro
entornoengeneral.Estetipodeinformacinesmuyimportante,porquedeella
dependelaopininquetenganuestroentornosobrenosotros,loqueasuvez
influirennuestronegocio.Ademsnospermiteaportarinformacintilala
comunidadalaquepertenecemos.
Elarchivonodejadeserinformacinacumuladaybienorganizada.
BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Unabuenagestindocumentalnosaportarventajascompetitivas,entrelasque
destacan:

1.Tenerlocalizadosentodomomentolosdocumentosgeneradosygestionados
pornuestraempresa.
2.Accederrpidamentealainformacinquesenecesita.
3.Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la
gestindiariadenuestraempresa.
4.Ahorrarcostesderivadosdeltiempoypersonalempleadoenlasbsquedasde
documentacinnoidentificadademaneraclaraeinequvoca.
5.Ahorrarcostesenelmantenimientoygestindeladocumentacin.
6.Optimizarelespacioennuestrasinstalaciones.
7.Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben
conservaryaquellosquepuedenserdestruidosporserinnecesarios.
8.Determinardemaneramuyclaraelniveldeaccesibilidad.
9.Identificardemanerainequvocalascopiasydocumentosobsoletos,ascomo
losdocumentosoriginales.
HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS
Algunasdelasherramientasmsimportantesqueayudanaunabuenagestindel
archivoson:
Cuadrodeclasificacin:seadaptaalaorganizacinquerepresenta.Nosayuda
aidentificartodaslasseriesdocumentalesyaunificarcriteriosdeclasificacin.
No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que tenga
demasiadosniveles.
Ciclodevidadeldocumento:esundocumentoquereflejatodaslasseriesque
forman nuestro archivo, as como su trayectoria documental (transferencias,
expurgo,etc.).
Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificacin y ordenacin,
expurgo,transferencia,etc.
Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que nos
indiquensuubicacin.
Fuente:https://archivisticafacil.wordpress.com/2014/07/24/ventajasdeunarchivobienorganizado/

Juana Rosas
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