Gestin del Ciclo del Proyecto

Planes/Programas/Proyectos

La planificacin lleva implcitas la definicin de instrumentos o

instancias iniciales (planes), intermedias (programas) y finales
(proyectos) que la hacen posible

PLAN
Carcter global

PLAN

Fija objetivos y.metas generales

Identifica los medios que se deben
emplear para lograr estos objetivos
PROGRAMA

Generalmente es de largo plazo.

PROGRAMA

(planes trienales, planes

quinquenales)

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROGRAMA

PROYECTO
Es la unidad mas especifica
Fija objetivos y metas
Especficos a corto plazo
Proporciona un detalle de las medidas para lograr
los objetivos y las metas
Generalmente es de corto plazo

Es mas especifico que el plan

Establece objetivos y metas
especficos
Identifica proyectos que lo componen
Generalmente es de mediano plazo

POLITICAS, PLANES,
PROGRAMAS...

Los proyectos no se orientan a resolver todos los

problemas que dificultan el desarrollo, se concretan en
reas concretas de actuacin definidas por:


Polticas de desarrollo de los pases del Sur (Planes
nacionales de desarrollo)

PROYECTO

Pases donantes y organismos multilaterales.

Programas Indicativos Nacionales- Country Strategy
Paper

NECESIDADES

Plan de Nacional de
Desarrollo

Lo que es
posible
hacer.
(Tcnicasrecursos)
s)

Plan Nacional de Desarrollo del

pas X 2002-2005

Programa Indicativo
Nacional

Programa de mejora de la
educacin del pas X para el
periodo 2002-2005

Proyectos

Proyecto de suministro de
material escolar a las escuelas
primarias de la regin Z del pas
X

Lo que haremos
(identificacin)

Lo que
deseamos hacer
(polticas)

Lo que es
necesario hacer
(necesidades)

Comparacin Programa/proyecto
Un proyecto es un proceso
delimitado en el tiempo
durante el cual se prestan
determinados aportes. Los
recursos suministrados
sirven para la ejecucin de
las actividades y la
prestacin de los aportes
(resultados) del proyecto,
con el fin de alcanzar un
efecto definido con
anterioridad (objetivo del
proyecto)

Se habla de programa
cuanto se trata de varios
proyectos vinculados entre
s desde el punto de vista
sectorial, subsectorial o
regional y coordinados
mediante una estrategia
claramente definida

GTZ, 1996

Ayuda por programas

La ayuda de programas se compone de todas las contribuciones puestas a
disposicin del beneficiario con fines generales de desarrollo (...) y que no estn
vinculadas a unos proyectos especficos. CAD, 1995
VENTAJAS


Mayor flexibilidad de beneficiario para
que adecue los recursos recibidos al
marco de lo que constituyen sus
necesidades y objetivos prioritarios.


Fortalece la implicacin del beneficiario
en el proyectos de reformas al que la
ayuda contribuye.


Permite una planificacin ms ambiciosa
de las actividades con una visin ms
integrada del proceso de cambio y un
periodo de tiempo mas dilatado de
ejecucin.


Favorece la coordinacin entre los
donantes


Supone una reduccin de los costes de
gestin de la ayuda por parte del
donante

REQUISITOS


Es necesario que haya suficiente
capacidad institucional y de gestin por
parte del beneficiario.


Se requiere un clima econmico y social
adecuado en el pas receptor.


Es preciso que exista un compromiso
cierto por parte de las autoridades con
los objetivos del desarrollo y de lucha
contra la pobreza

OBJECIONES


Este tipo de ayuda se acompao de una
clusula de condicionalidad, referida a la
aplicacin de un programa de ajuste


Se termina por convertir a donante en el
promotor de programa de reforma
propuesto.


Se produce una inhibicin del pas
receptor respecto al proceso de cambio

Instrumentos de la ayuda oficial

al desarrollo
1. DONACIONES
1.1. Proyectos y programas
1.1.1. Directos
1.1.2. Apoyo a importaciones
1.2. Cooperacin tcnica

1.1.3. Proyectos ONGD

1.2.1. Asistencia tcnica

1.2.1.1. Asesora y consultora

1.2.1.2. Capacitacin

1.3. Ayuda alimentaria

1.2.2. Becas y ayudas estudio

1.4. Ayuda de emergencia

1.5. Condonacin de deuda

2. PRSTAMOS

1.2.3. Cooperacin C y T.

1.2.3.1. Investigacin conjunta

1.6. Contrib. a ONGs

1.2.3.2. Intercambio personas

1.7. OO. II. privadas

1.2.3.3. Intercambio informacin

1.8. Sensibilizacin
1.9. Otros

1.2.4. Cooperacin cultural

1.2.4.1. Promocin de PVDs.
1.2.4.2. Intercultural

2.1. Prstamos para proyectos

2.2. Prstamos por programas

Los proyectos

Definicin de Proyecto
Se entiende por proyecto de desarrollo una tarea innovadora,
que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto
periodo, en una zona geogrfica delimitada y para un grupo
de beneficiarios, solucionando de esta manera problemas
especficos o mejorando una situacin... La tarea principal es
capacitar a las personas e instituciones participantes en el
proyecto, para que ellas puedan continuar las labores en
forma independiente y resolver por s mismas los problemas
que surjan despus de concluir la fase de apoyo externo

GTZ: ZOPP resumido

Definiciones de proyectos


Un proyecto es un conjunto ordenado de recursos y acciones para obtener
un propsito definido. Este propsito se alcanza en un tiempo y bajo un
coste determinado. OIT, 1991.


Proyecto: Intervencin dentro de un plazo determinado integrada por un
conjunto de actividades planificadas y mutuamente relacionadas entre si para
alcanzar objetivos predeterminados. PNUD, 1997.


Conjunto de actividades interrelacionadas para alcanzar unos objetivos,
acotadas por unos lmites de un presupuesto y un plazo temporal. Cohen y
Franco 1988.

Un proyecto es un conjunto autnomo de inversiones, actividades y medidas

institucionales o de otra ndole, diseado para lograr un objetivo especfico
de desarrollo en un periodo determinado, en una regin geogrfica
delimitada y para un grupo predefinido de beneficiarios, que contina
produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo,
y cuyos efectos perdurarn una vez finalizada su ejecucin. SECIPI 1998.

Proyecto de cooperacin para el desarrollo:

Es un conjunto autnomo de inversiones, actividades, polticas y
medidas institucionales o de otra ndole,
diseado para lograr un objetivo especfico de desarrollo,
en un periodo determinado,
en una regin geogrfica delimitada
y para un grupo predefinido de beneficiarios,
que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada
del apoyo externo,
y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecucin.

El objetivo de un proyecto de desarrollo es transforma la realidad de modo que

un colectivo humano determinado pueda mejorar su situacin y expandir en el
futuro sus posibilidades, contribuyendo as a su progreso y al de su entorno.
(Gmez y Sainz 1999).

Se toman decisiones sobre:

Fines a conseguir (solucin
de un problema o necesidad)


Eleccin de medios
(elementos del proyecto y el
modo de estructurarlos

Elementos Comunes
Orientados hacia objetivos.
Conjunto de actividades o acciones.
Tiempo determinado.
Recursos.
Beneficiarios.
Dimensin territorial.
Carcter innovador.
Viabilidad.
Unidad bsica de gestin.
Unidad de informacin y
comunicacin.

Rasgos, posibilidades y limitaciones de los

Proyectos

Rasgos
Transforma una realidad
Tiene un objetivo claro y definido.
Se dirige a un grupo humano
determinado
Soluciona problemas y mejora la
situacin.
Tiene un limite temporal y espacial.
Cuenta con unos recursos
preestablecidos
Sus efectos deben permanecer en el
tiempo

Posibilidades.


Flexibilidad para definir los contenidos
de su accin.


Poblaciones objetivo claramente
definidas.


Aprovechar mejor la capacidad de
iniciativa solidaria

Limitaciones
Dependencia de los resultados de un
proyecto con respecto a las
condiciones del contexto.
Dificultad en que el receptor se apropie
de los proyectos y los integre en su
estrategia de desarrollo.
Poco tiempo y recursos dedicados a la
identificacin
En la formulacin:

Deficiente formulacin de objetivos.

Errnea evaluacin de las capacidades.
Poblacin objetivo mal identificada.
Mala previsin del marco temporal

Problemas en la ejecucin.


Podo nfasis en el seguimiento y
evaluacin

Los nueve grandes problemas de la ejecucin de proyectos

PROBLEMA
Restricciones, polticas,
econmicas y
medioambientales

NATURALEZA DEL PROBLEMA

El entorno poltico puede dificultar la eficacia del proyecto

Gow y Mors, 1988

SOLUCIONES
1.
Disear de acuerdo a las limitaciones.
2.
Intentar modificar las limitaciones.
3.
Abandonar el proyecto

Los proyectos que se concentran en incrementar la

productividad pueden hacerlo con costes en desarrollo
institucional, amenazando la sostenibilidad de los beneficios

1.
Potenciar la mejora de gestin.

2.
Evaluar el efecto sobre las capacidades institucionales.
3.
Disear proyectos que incorporen la comprensin de panorama institucional

Restricciones de
personal

Se suele requerir personal especializado cuando se sabe que

no esta disponible

1.

2.

3.

4.

Deficiencias en la
asistencia tcnica

Por baja calidad y utilizacin inapropiada

1.
Mejorar vnculos entre necesidades y asistencia tcnica

2.
Adoptar nuevos procedimientos

Realidad institucional

Descentralizacin y
participacin

Falta de compromiso poltico, resistencias burocrticas y

adecuacin de los medios

Incluir capacitacin.
Simplificar actividades.
No iniciar el proyecto
Utilizar expertos extranjeros.

1.
Alentar al gobierno.

2.
Mezclar supervisin central y local.
3.
Incluir personal local.
4.
Fortalecer la instituciones locales
5.
Movilizar recursos locales

Cronograma

Retrasos entre la identificacin y la ejecucin del proyecto.

Duracin de las fases inapropiadas

1.
Premiar la buena puesta en practica mas que la generacin de nuevos

proyectos.
2.
Asegurar una planificacin adecuada

Sistemas de informacin

Deficientes sistemas de informacin, falta de elaboracin de

los datos

1.
Construir sistemas simples y concretos.

2.
Implicar a los usuarios
3.
Utilizar los datos que se vayan a utilizar

Diferentes agendas

Diferentes objetivos de los grupos implicados en el proyecto

1.
Llevar el problema a una discusin abierta

Los beneficios suelen no ser sostenibles por problemas

financieros, polticos, econmicos o institucionales

1.
Desarrollar una estrategia de financiacin en el diseo del proyecto.

2.
Incluir costes para el usuario

Beneficios sostenibles

Ciclos de proyectos

Documento de
estrategia pas

Decisin sobre
como emplear los
resultados en la
programacin
futura
Informe de
Evaluacin

Programacin
Estudio de
Prefactibilidad

Evaluacin

Decisin de
continuar el
proyecto o
reorientarlo

reas
prioritarias,
sectores,
calendario

Identificacin

Ciclo del proyecto en la

Comisin Europea: Documentos
principales y decisiones clave

Ejecucin

Decisin
D
ecisin s
sobre
obre
opciones que
deben ser
profundizadas
Estudio de
Factibilidad

Formulacin

IInforme
nforme d
de
e
avance y
seguimiento
Decisin sobre
la extensin
del proyecto
Convenio de
financiacin

Propuesta de
financiacin

Financiacin
Decisin
D
eciisiin d
de
e
financiacin

Decisin
D
ecisin s
sobre
obre
propuesta de
financiacin
Propuesta de
financiacin
Draft
Unin Europea, 2001

Plan Director

Plan Anual
Programacin

Evaluacin

Identificacin

Finalizacin
Informe final

Formulacin

Seguimiento

Ejecucin

Ciclo de la intervencin
Lneas de influencia
AECI, 1998

GTZ, 1996

Gmez y Sainz, 1999

Comparacin de ciclos de proyectos

BANCO MUNDIAL

CRUZ ROJA

UNIN EUROPEA
PROGRAMACIN

IDENTIFICATION

IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN

PREPARATION
INSTRUCCIN
APPRAISAL
FORMULACIN
NEGOTIATIONS, BOARD
PRESENTATION
IMPLEMENTATION
SUPERVISION

(APROBACIN)

EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO

FINANCIACIN

EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO

EVALUACIN INTERMEDIA
EVALUATION

EVALUACIN

EVALUACIN FINAL
EVALUACIN POSTERIOR

Fase

Para qu

Quin

Con qu

qu pasa? A quin?
por qu? cmo vamos a
solucionarlo?

Personas
beneficiarias, lderes
comunitarios;
cooperantes; expertos,
contrapartes...

Anlisis de
vulnerabilidad
capacidad, anlisis de
la participacin, DAFO,
rbol de problemas,
rbol de objetivos,
anlisis de
alternativas....

Ficha de
identificacin

qu queremos conseguir?
Cmo? qu vamos a
hacer para conseguirlo

Personas
beneficiarias, lderes
comunitarios;
cooperantes; expertos,
contrapartes...

Matriz de planificacin
del proyecto,
cronogramas,
presupuestos, fichas de
actividad, diagramas....

Documento de
proyecto

qu estamos haciendo?
cmo, cundo y con
cunto?

Personas
beneficiarias,
cooperantes; expertos,
contrapartes...

Matriz de planificacin
del proyecto,
cronograma,
presupuesto, fichas de
actividad, fichas de
seguimiento.

Informes de
seguimiento

qu hemos hecho?
Hemos alcanzado el
objetivo? qu efecto ha
tenido el proyecto respecto
a problema? Cmo?
cunto ha costado? Lo
previsto? qu ha ocurrido
con las personas
beneficiarias?

Personas
beneficiarias,
cooperantes; expertos,
auditores,
contrapartes...

Informes de
seguimiento, matrices y
herramientas iniciales,
herramientas de
evaluacin

Informe final,
informe de
evaluacin.

Identificacin

Formulacin

Ejecucin

Evaluacin

Qu

La Gestin del Ciclo del Proyecto

GCP

Objetivos y Principios de la GCP

OBJETIVOS


Objetivos claros y realistas:


Distinguir los objetivos de los medios.


Definir de forma realista el objetivo especfico.


Identificar riesgos e hiptesis.

Introducir factores de calidad que garantizan los

beneficios del proyecto a largo plazo.


Coherencia con los objetivos de desarrollo mas
amplios.


Participacin de las personas o grupos
concernidos y de todos los actores importantes.


Transparencia en el anlisis y en las decisiones.


Bsqueda del consenso entre todas las partes
implicadas, con un amplio acuerdo en torno a los
objetivos.


Definir los objetivos, expectativas y
responsabilidades de las diferentes parte
involucradas


Proyectos pertinentes respecto a las estrategias y
los problemas reales de los beneficiarios.


Proyectos factibles dentro de los limites del
entorno y las capacidades de la contraparte.

PRINCIPIOS


Aplicar el Mtodo del Marco Lgico.


Producir documentos de buena calidad
en cada una de las fases para facilitar
la toma de decisiones.


Favorecer que se consulten de implique
a las principales parte interesadas


Formular y focalizar el objetivo
especifico de manera precisa en los
beneficios sostenibles para el grupo
meta.


Incorporar los mayores aspectos de
calidad al diseo desde el principio.

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Fases

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Identificacin

Identificacin
Cul es el problema, a quienes afecta, cul es la situacin que queremos
alcanzar, como vamos a hacerlo y las posibilidades de lograrlo

Principales preguntas
Protagonistas de la identificacin.
Cul es el problema que se quiere


Futuros beneficiarios y representantes.
resolver?


Instituciones o agencias gestoras.
A quienes afecta?


Organizaciones o agencias
Qu situacin queremos lograr?
financiadoras
Cmo vamos a hacerlo?


Entidades locales o nacionales que
prestaran apoyo.
Con quien lo haremos?
Cunto costara?
DEBEMOS CONOCER
Es pertinente?
BENEFICIARIOS
Fines y estrategias.
Formas organizativas
Modos de participacin

ORGANIZACIONES RESPONSABLES
Concepcin y mtodos de desarrollo
Objetivos y criterios
Actuaciones
Modos de control

Beneficiarios y otros colectivos

Hay que distinguir entre los beneficiarios directos, indirectos, excluidos y
perjudicados

Beneficiarios directos
Nmero y caractersticas.
Representatividad
Capacidad tcnica y organizativa
Contexto sociocultural, valores,
creencias.
Grupos de opinin y presin.
Vinculacin con el proyecto.
Sistema de toma de decisiones y
operatividad

Beneficiarios Indirectos.


mbito cuantitativo y cualitativo


Beneficios que pueden obtener


Expectativas que pueden generarse..

Excluidos y/o perjudicados.

mbito cualitativo y cuantitativo.
Perjuicios
Posibles respuestas.
Repercusin en el proyecto

Anlisis de la Identificacin


Diagnostico de la comunidad: Evaluacin
de las necesidades de una comunidad.


Evaluacin Institucional: Evaluacin de las
capacidades y necesidades de la
contraparte.


Pertinencia de la Intervencin.


Viabilidad.
DEBE SER FORMULADO?

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Formulacin

Formulacin-Diseo
Recoger y sistematizar toda la informacin para disponer de un instrumento
para su financiacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin.
Debe ser: Una gua para la accin, un elemento de comunicacin, til para la
toma de decisiones

Debe contener
Objetivos
Resultados
Recursos
Presupuesto
Plazos
Actividades
Calendario
Hiptesis
Condiciones previas
Indicadores
Fuentes de Verificacin

Debemos conocer.
Contexto del proyecto.
Beneficiarios de la intervencin.
Principales problemas y efectos
Problema que justifica el proyecto
Recursos disponibles y los que se
pueden lograr
Capacidad para organizar y movilizar
medios y ayudas.
Principales factores externos y
posibles obstculos

Anlisis de la Calidad de la Formulacin

Calidad del diseo de la formulacin (Lgica de la
intervencin).

Pertinencia:

Coincidencia del proyecto con la programacin (Prioridades
de la agencia, polticas nacionales del pas, etc.)

Relieve de los problemas que el proyecto quiere resolver.

Factibilidad: Capacidad real de ser el proyecto

llevado a la practica en los trminos en que esta
diseado.

Viabilidad/sostenibilidad: Grado de continuidad de
los efectos del proyecto una vez finalizada la ayuda
externa

Evaluabilidad.
DEBE SER EJECUTADO?

Documento del Proyecto

Exposicin detallada de los objetivos, los actores y los medios que van a
utilizarse y, como consecuencia una descripcin de recursos y su
organizacin, de la gestin y administracin y de los plazos de tiempo
necesarios para la ejecucin del proyecto


Resumen


Contexto


Anlisis sectorial y anlisis de
problemas


Participantes, beneficiarios,
perjudicados


Determinacin de los objetivos
resultados y actividades.


Hiptesis y riesgos

Modalidades de ejecucin:


Medios materiales y no materiales


Sistemas de organizacin y
administracin:


reas en torno a las que gira el
proyecto.


Funcionalidad orgnica.


Logstica.

Calendario de actividades.


Plan de financiacin:


Estimacin de costes.


Elaboracin del plan de financiacin.

Seguimiento y evaluacin

Apoyos complementarios


Factores de viabilidad/sostenibilidad

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Financiacin

Financiacin
El proyecto es volcado al formulario de la entidad financiadora, que analiza
el proyecto y decide sobre su financiacin
Criterios del anlisis


Relacin del proyecto con las
estrategias de desarrollo y las
prioridades de la agencia donante.


Valoracin de los objetivos del
proyecto y de su lgica

Formulario.
Caractersticas Generales de la
organizacin.
Contrapartes
Contexto del proyecto.
Origen y antecedentes.
Justificacin.
Objetivos y resultados esperados
Programa de actividades
Factores de viabilidad
Supuestos y riesgos asumibles
Seguimiento y evaluacin
Presupuesto:


Propio, solicitado, otros


Tareas y operaciones

Proyecto modelo
TITANIC
ICEBERG DE
COSTES
PERSONAL
SUMINISTROS
LOGISTICA
COSTES
GENERALES

COSTES DE
APRENDIZAJE

COSTES
ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS
INFLACION

COSTES DE
INFORMACION
TECNICA

CONTINGENCIAS E
IMPREVISTOS COSTES POR
INEFICIENCIA

PARTE
OCULTA
DEL ICEBERG DE
COSTES

Modelo de presupuesto

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Ejecucin

Ejecucin
Los recursos se utilizan para lograr el objetivo especfico y el objetivo
general para que los grupos meta reciban los beneficios previstos.

Plan de Ejecucin: Es la herramienta que sirve de gua para la accin a todos
los participantes en el proyecto.

Direccin del proyecto (unipersonal, colegiada, etc.).

Asignacin de funciones

Qu hay que realizar.

Por que hay que realizarlo.
Cundo deber estar terminado.
A cunto ascender su coste.
Qu nivel de satisfaccin producir.
Cmo realizar la tarea.
Dnde realizarla.
Quin ser el responsable.

Calendario: Actividades, tareas y comienzo y fin de las mismas.

Plan de tesorera: Previsin de plazos fijos y flexibles de gasto para dedicar los
recursos necesarios a cada actividad.

Marco Jurdico:

Documentacin de la personalidad jurdica mediante la que se acta.

Normas que regulan la relacin con es estado y con las agencias financiadoras.

Preparacin de la ejecucin


Estudio de documentacin (descripcin
de proyecto, contratos con participantes)


Seleccin del equipo


Concrecin de objetivos


Planificacin de actividades


Descomposicin en paquetes de trabajo y
nombramiento de responsables


Descomposicin del presupuesto

DONANTES, NIVEL
NACIONAL
GOBIERNO, NIVEL
NACIONAL
ORGANIZACIN, NIVEL
LOCAL

GOBIERNO, NIVEL
LOCAL
ENTORNO
LOCAL DEL
PROYECTO:

Relaciones
del
proyecto
ORGANIZACIN,
NIVEL SEDE

PROYECTO

Jefe de Proyecto

Equipo

Recursos

Proveedores

ONGs

...

RELACION
PRIVILEGIADA
RELACION
PUNTUAL

BENEFICIARIOS

Funciones del jefe de proyecto

RESOLUCION
DE INCIDENCIAS

CONCRECION
DE OBJETIVOS

RELACIONES:


resto de la
organizacin


administracin
local


donantes


proveedores

CONTROL DE
RESULTADOS
(seguimiento)

GESTION DEL
EQUIPO
POLIVALENTE

JEFE DE
PROYECTO

otros

PREPARACION Y
PROGRAMACION
IMPULSION Y TOMA
DE DECISIONES
(incluye medidas
correctoras y propuesta de
modificaciones)

Matriz de responsabilidades

Matriz externa de responsabilidades

IMPORTANTE:
se
debe
recordar a TODAS las partes
implicadas que el xito del
proyecto depende tambin del
cumplimiento de su parte en las
obligaciones contractuales.
Tambin se debe enfatizar el
cumplimiento de lo hitos claves
del proyecto

Matriz interna de responsabilidades

Planificacin general de recursos del proyecto

En la planificacin de detalle se desarrollar

el tipo y cantidad de recursos por actividad

Planificacin de detalle de recursos

ACTIVIDADES

La planificacin de recursos del proyecto dentro de la planificacin

general de la organizacin
TIPOS DE RECURSOS
Recursos especficos del proyecto
Recursos compartidos con otros proyectos

INTERVIENEN el Jefe de Proyecto y tambin

los responsables de reas funcionales para
recursos generales o multiproyecto

Recursos generales de la organizacin

ACTIVIDADES:
2-A ES LA PRIMERA ACTIVIDAD DEL
PROYECTO 2

En su caso pueden ser necesarios procedimientos de simulacin

Siempre ser necesaria una actualizacin constante de estos planes

Plan de financiacin


Distinguir entre gastos e ingresos por un lado y cobros y
pagos por otro


Un proyecto puede ser viable econmicamente
(equilibrio entre ingresos y gastos) pero no
financieramente (desequilibrio entre cobros y pagos)


La transformacin de los gastos e ingresos en flujos
financieros (cobros y pagos) se realiza con base en:


previsin de cobros (aportaciones de partcipes u
otros ingresos)


plazos de pago a proveedores, subcontratistas...


implica conocimiento del mercado


El coste de financiacin debe formar parte del
presupuesto

Plan de tesorera


Traduce en trminos de salidas y entradas de
fondos las previsiones de gastos e ingresos


Debe cubrir un perodo significativo (al menos 3
meses), con mayor precisin (semanal o diaria)
para el primer mes.


Actualizacin permanente


Puede ser estratgico si los fondos propios para
cubrir retrasos en los cobros son escasos, o si el
desfase entre cobros y pagos es muy acusado

Valoracin de la ejecucin


Se alcanzaran los objetivos?


Continua siendo valido los supuestos en los que
se basa el diseo y el modelo de intervencin?


Cul es el resultado global de la ejecucin?


Cmo se estn utilizando los recursos?


Cules son los avances en cuanto a servicios
para los beneficiarios? cul es su calidad?.


Cuales son las previsiones en cuanto al
desarrollo del proyecto?

DEBEMOS INTRODUCIR MODIFICACIONES?

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Seguimiento

Seguimiento
El seguimiento de proyectos es una funcin que consiste en utilizar un sistema de
informacin, basado en la formulacin del proyecto de desarrollo (matriz de planificacin y
plan de ejecucin de las actividades), para que apoyndose en la utilizacin de tres tipos
de datos (sobre el progreso fsico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el
proyecto y los usuarios y sobre la evolucin de los factores externos), recogidos de forma
continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la
direccin del proyecto pueda comparar planificado y ejecutado en el nivel de recursos y
actividades.
Finalidad


Conocer el estado de ejecucin del proyecto.


Conocer la evolucin de la hacino.


Proponer medidas reconductoras o alternativas.

Caractersticas.

Liviano.
Orientado hacia hitos importantes.
Concertado.
Integrador (cuantitativo-cualitativo)

DEBE PRESTAR ATENCION A:

Cumplimiento de los planes de
actuacin u calendario.


Actividades y productos obtenidos.

Situacin financiera y gastos

Situacin dela contraparte

Responsabilidades y funciones

Nivel de implicacin y participacin

de los beneficiarios

Resultados y efectos.

Entorno del proyecto.

Indicadores y mediciones

Suministro de informes peridicos

Dificultades

Seguimiento
SEGUIMIENTO FINANCIERO CONTABLE: Esta dirigido a comprobar si el
flujo de gastos e ingresos est de acuerdo en cantidades y plazos, con los
previsiones y la formulacin
Seguimiento de las relaciones con los
beneficiarios


Quin tiene acceso a los productos y
servicios.


Qu reacciones hay.


Como estos productos y servicios
repercuten en su comportamiento.


En que grado incorporan estos aspectos
a su actividad.


En que medida responden a sus
necesidades

Informes de seguimiento
Medio a travs del cual va transmitindose la
evolucin de la ejecucin del proyecto.

Datos de presentacin del proyecto.

Descripcin del proyecto y del mecanismo de
ejecucin.


Objetivos propuestos y grado de
cumplimiento.


Resultados previstos y grado de cumplimiento


Actividades realizadas y grado de ejecucin.


Programacin y ejecucin presupuestaria.


Valoracin de la ejecucin del proyecto
desviaciones y recomendaciones.


Entrega final del proyecto


Anexos

Procedimiento de seguimiento

DIRECCION
DEL
PROYECTO

SISTEMA DE
INFORMACION

DESVIACIONES

ACCIONES
CORRECTORAS

SINTETICO

DECISIONES:

RAPIDO


Oportunas

CUADRO DE MANDO


Pertinentes

SITUACION DEL PROYECTO


Calidad

SEALES DE ALARMA

Cronograma comparativo previsto-actualizado

Recta de avance tpica de los trabajos de un proyecto

Porcentaje de
trabajo realizado

LINEA DE AVANCE
REAL

Aprendizaje
Coordinacin inicial
Llegada personas y fondos

ZONA DE EXTENSION DEL PROYECTO.

POSIBILIDAD DE SOBRECOISTES Y/O
INSATISFACCIONES

100%

FECHA PREVISTA DE
FINALIZACION
FECHA REAL DE FINALIZACION

Tiempo

Las diferencias entre el seguimiento (monitoreo) y la

evaluacin.
El seguimiento

La evaluacin

La periodicidad

Proceso continuo

Accin puntual

El agente

Habitualmente
interno

Generalmente
externo

Actividades y recursos

Resultados y objetivos

Los elementos

Contacto con destinatarios

Factores externos

Contacto con destinatarios

Factores externos

Las decisiones

Reconducir

Reorientar

Cierre del proyecto

ANALIZAR

DIANOSTICAR

Puede haber problemas si el proyecto

estaba mal formulado, o los indicadores
no eran adecuados/suficientes
Recordar: no se trata simplemente de
producir resultados, sino asegurar el que
valgan para algo (objetivo especfico)

APRENDER

saber hacer
nuevos conocimientos

PRECAUCION AL INTERPRETAR RESULTADOS MUY

POSITIVOS, QUE PUEDEN INDICAR:

una formulacin muy conservadora, que puede hacer perder
financiacin (por menor coste/eficacia)

sobreesfuerzos que pueden afectar a motivacin y
rendimiento futuro

deterioros en la calidad

Finalizacin del proyecto

Cierre tcnico (fin de actividades, incluidos informes a
financiadores)


Cierre administrativo (costes y documentacin
completados)


Importancia de balance interno (en forma de informe
final interno ampliado respecto al entregado a los
financiadores)

problemas encontrados

valoraciones equipo humano

satisfaccin percibida en financiadores, contrapartes,
beneficiarios y equipo ejecutor.

lecciones aprendidas respecto a formulacin, diseo y
ejecucin  de utilidad para futuros proyectos

sugerencias para continuacin y/o proyectos futuros


Conservacin y difusin de la documentacin (base de
datos)

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Definiciones y aspectos generales

Definiciones generales

Evaluar es fijar el valor de una cosa; para hacerlo se requiere de un procedimiento

mediante el cual se compara aquello a evaluar con un criterio o patrn
determinado (Franco, 1971)
Es comparar los efectos de un programa con las metas que se propuso alcanzar a fin
de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del mismo y para mejorar
as la programacin futura (Weiss, 1982)
Si planificar es introducir organizacin y racionalidad en la accin para el logro de
determinadas metas y objetivos, la evaluacin es una manera de verificar esa
racionalidad, midiendo el cumplimiento o perspectiva de cumplimiento de los
objetivos y metas previamente establecidos y la capacidad para alcanzarlos (AnderEgg, 1984)

Evaluacin en proyectos de Desarrollo

Examen independiente y objetivo (realizado durante el proyecto o una vez finalizado) del
contexto, objetivos, resultados, actividades y medio sutilizados, efectuado para sacar
conclusiones extrapolables [...] cada evaluacin deber analizar especialmente las
repercusiones (deseadas o no) del proyecto, su contribucin al objetivo general y su grado
de realizacin con respecto al objetivo especfico y a los resultados. CCE 1993
Examen sistemtico e independiente de un proyecto, a fin de determinar su eficiencia,
eficacia, impacto, viabilidad y la pertinencia de los objetivos. NORAD 1997.
Evaluacin es otro paso ms, que implica no slo descubrir lo que est ocurriendo, sino
meditar y reflexionar ulteriormente acerca de lo que ha ocurrido. La finalidad de esta
meditacin y reflexin es aprender ms acerca de los procesos de desarrollo, descubrir la
fuerza y la debilidad de un proyecto determinado y estimar el valor de lo que se ha hecho.
IFCR 1993

Evaluacin
La evaluacin es una funcin que consiste en hacer una apreciacin, tan sistemtica y objetiva
como sea posible, sobre un proyecto en curso o acabado, un programa o un conjunto de
lneas de accin, su concepcin, su realizacin y sus resultados. Se trata de determinar la
pertinencia de los objetivos y su grado de realizacin, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la
eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluacin debe proporcionar unas informaciones
crebles y tiles, que permitan integrar las enseanzas sacadas en los mecanismos de
elaboracin de las decisiones, tanto de los pases de acogida como de los donantes. (Principios
del CAD para una Ayuda Eficaz; Comit de Ayuda al Desarrollo - OCDE y Mundi Prensa; Madrid; 1995.).

OBJETIVOS

La mejora de los proyectos o

acciones ejecutadas o en ejecucin.


El aprovechamiento de las
experiencias pasadas para
actividades futuras.


La rendicin de cuentas

REQUISITOS


Poseer un diseo flexible.


Debe formar parte del procedimiento de gestin
habitual del proyecto.


Procedimientos para introducir los eventuales
cambios y asimilar las enseanzas.


Tener un carcter explicativo introduciendo
relaciones de causalidad.


Satisfacer las necesidades de informacin de todos
los implicados


Tener un coste en consonancia con el del proyecto
o la accin evaluada.


Proporcionar resultados a tiempo y oportunamente

Todas las evaluaciones deben tener utilidad para la organizacin

Componentes de la evaluacin
PERTINENCIA

Siguen siendo prioritarios los resultados y objetivos de la intervencin?.

La pertinencia est
relacionada, por un lado, con el contexto, los problemas y las necesidades de la poblacin y, por el otro, con
las polticas del donante, sus capacidades tcnicas y financieras y su concepcin sobre el desarrollo.

EFICACIA:

Se han alcanzado los resultados y el objetivo especfico de la intervencin?. La determinacin de la

eficacia exige la definicin clara de los resultados y el objetivo especfico, as como de los beneficiarios sobre
los que se influye. Su medicin ser ms sencilla cuanto mejor formulada y definida est la accin y cuanto
ms consistente sea la lgica vertical entre resultados y objetivos.

EFICIENCIA:

Justifican los resultados la cantidad y calidad de los recursos utilizados?. Su busca la combinacin
ptima: si los resultados estn predeterminados, una intervencin ser ms eficaz cuanto menos recursos
consuma; si los recursos estn predeterminados, cuanto ms o mejores resultados se alcancen.

IMPACTO:

Cules han sido los efectos previstos y no previstos de la intervencin sobre los beneficiarios?. Se
trata de comprobar si la consecucin de los objetivos ha provocado los efectos deseados sobre los
beneficiarios, o si se ha verificado algn efecto negativo. Se trata del criterio central en la evaluacin ex post,
ya que, por definicin, el impacto slo se puede observar un tiempo despus de finalizada la intervencin.

VIABILIDAD:

Se han mantenido los efectos positivos de la intervencin sobre la poblacin despus de la retirada
del apoyo externo?. Considera todos los elementos de la lgica de la intervencin: se analiza la posibilidad
de generar los recursos necesarios para continuar las actividades que permitan la obtencin de resultados,
para asegurar el objetivo especfico contribuyendo a la consecucin del objetivo general.

DISEOS EXPERIMENTALES

DISEOSCUASIEXPERIMENTALES

DISEOS NO EXPERIMENTALES

Requieren grupos de control equivalentes

La asignacin debe ser aleatoria.


Debe tener representatividad estadstica.


Puede no ser necesaria la medicin pretest

El grupo de control no tiene que ser

idntico, solo comparable.


Cuanto mayor sea la homogeneidad entre
los dos grupos mayor ser la validez de los
resultados.


Si es necesaria la medida pretest

Herramientas estadsticas.


No utilizar grupo control o observaciones
pre-test o observaciones pre-test del grupo
control

Escalograma de tipos de investigacin evaluativa de

Patton (1990)
(+) POSIBILIDADES DE GENERALIZACION (-)

Investigacin
Bsica

Investigacin
Aplicada

Evaluacin
Sumativa

Investigacin
para la
accin

Evaluacin
Formativa

Cuestiones previas


Comparacin con y sin proyecto:
Sistemas para determinar los efectos netos
de un proyecto.


Evaluabilidad: Cualidad que debe poseer
el diseo del proyecto de sentar las bases
para una adecuada evaluacin

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Tipos de evaluacin

Tipos de evaluacin

Por ubicacin temporal:

Previa.
Simultanea.
Final.
Posterior.

Por el enfoque:

Procesos.
Resultados.
Objetivos
Impacto.
Diagnostico de necesidades.
Apreciacin del diseo.

Por su naturaleza:

Descriptiva.

Explicativa.

Por quin la hace:

Interna.
Externa.
Mixta.
Participativa.

Por los instrumentos:

Cuantitativa

Cualitativa

Por ubicacin temporal

PREVIA


Evaluacin ex ante, a priori, apreciacin,
valoracin previa o estudio de viabilidad.


Trata de aportar informacin para tomar una
decisin en torno a si el proyecto debe o no
ejecutarse, cul es el proyecto ms adecuado,
o que modificaciones deben hacerse en la
formulacin


Pertinencia en relacin con las polticas de la
organizacin, solidez tcnica de la formulacin,
viabilidad

FINAL


Finalizacin o evaluacin de fin de proyecto,
sumativa o de cierre.


Valorar el desempeo global de un proyecto
cuya ejecucin ha finalizado y extraer las
correspondientes enseanzas.

SIMULTANEA
Intermedia, concurrente, media, formativa,
concomitante u on going.
Extraer informacin, reflexiones y
conclusiones sobre la marcha y desempeo
del proyecto
Ofrece apreciaciones sobre la continuidad de
proyecto con base en los resultados del
mismo.
Podemos encontrar dos tipos intermedia (se
hace en un determinado momento), continua
(se realiza de forma constante durante el
proyecto)

POSTERIOR


Evaluacin a posteriori, expost o de impacto.


Se realiza un tiempo despus de haber
concluido la ejecucin del proyecto y trata de
estudiar en profundidad sus repercusiones en
el contexto de la intervencin.


Se centra en los impactos y en la
sostenibilidad

Por el enfoque


Evaluacin de procesos: Se centra
en la ejecucin del proyecto,
analizando las actividades
emprendidas, su organizacin y la
gestin de los recursos para analizar
si contribuyen a los fines
perseguidos


Evaluacin de resultados: Valorar
los productos concretos que el
proyecto entrega, supone valorar las
adecuacin y calidad de los bienes y
servicios que genera el proyecto.


Evaluacin de objetivos:
Determinar la relacin entre los
resultados alcanzados y las metas
de desarrollo perseguidas.

Evaluacin de Impacto: Cuando

se aade el anlisis de los efectos
no previstos.


Diagnostico de necesidades:
Determinar los problemas de una
comunidad dada y analizar la
pertinencia de las posibles vas de
solucin.


Apreciacin del diseo: Cuando
se valora la respuesta ofrecida a
esos problemas y necesidades,
considerando su pertinencia y la
adecuacin a la metodologa.

Por su naturaleza


Descriptiva: Desarrolla clasificaciones y
taxonomas que detallen fenmenos,
procesos y situaciones.


Explicativa: Construccin de modelos
causales que permitan extraer
conclusiones y proyectar predicciones.

Por quin la hace

Evaluacin externa: Evaluaciones realizadas por
especialistas ajenos a la gestin del proyecto


Evaluacin Interna: Realizada por los
responsables de la gestin del proyecto.


Evaluacin mixta: Combinacin de las dos
opciones.


Evaluacin participativa: Modalidad de evaluacin
interna, pero donde las responsabilidad recae en
los propios beneficiarios.

Ventajas e inconvenientes de la evaluacin

interna/externa

Por los instrumentos

Cualitativa: Observacin, entrevistas
tcnica Delphi, entrevista a grupos focales,
forum comunitario, etc.


Cuantitativa: ACB, ACE, encuestas,
mediciones directas, evaluacin por
indicadores, etc.

CUANTITATIVISMO vs CUALITATIVISMO

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Herramientas

Tcnicas cuantitativas

Tcnicas cualitativas

Diferentes tcnicas de recogida de datos

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Fases del ciclo del proyecto

Identificacin


Diagnostico de la comunidad: Evaluacin
de las necesidades de una comunidad.


Evaluacin Institucional: Evaluacin de las
capacidades y necesidades de la
contraparte.


Pertinencia de la Intervencin.


Viabilidad.
DEBE SER EJECUTADO POR NUESTRA ORGANIZACIN?

Criterios para la evaluacin institucional

Entorno de la
organizacin

Legal y
administrativo.

Tecnolgico

Poltico

Econmico.

Sociocultural.

Implicados

Motivacin
Institucional

Historia

Misin.

Cultura

Incentivos

Capacidad
Institucional

Liderazgo.

Recursos Humanos

Otros recursos

Gestin de
programas

Gestin de procesos

Relaciones
institucionales

Desempeo de la
organizacin

Eficacia.

Eficiencia

Viabilidad.

Formulacin

Diseo del proyecto:

Prioridades y objetivos de la organizacin.

Calidad del diseo de la formulacin (Lgica de
la intervencin)

Evaluabilidad del proyecto.

Viabilidad.
DEBE SER EJECUTADO?

Ejecucin


Se alcanzaran los objetivos?


Continua siendo valido los supuestos en los que
se basa el diseo y el modelo de intervencin?


Cul es el resultado global de la ejecucin?


Cmo se estn utilizando los recursos?


Cules son los avances en cuanto a servicios
para los beneficiarios? cul es su calidad?.


Cuales son las previsiones en cuanto al
desarrollo del proyecto?
DEBEMOS INTRODUCIR MODIFICACIONES?

Evaluacin


cules son las realizaciones aportadas
por el proyecto?


Cul es su viabilidad?.


Qu consecuencias tendra que no se
mantuvieran los beneficios por un periodo
prolongado?.


Qu supondra esto para la poblacin
afectada?
CULES DEBEN SER LAS NUEVAS ESTRATEGIAS?

La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Planificacin de la evaluacin

Programar una evaluacin

Decisin
Por qu evaluar

Para qu, qu y cmo

evaluar

Quin, cundo y dnde

evaluar

Pasos

Contenidos

Tomar la decisin de
evaluar

Fundamentacin

Objetivo de la
Preparacin de los
evaluacin.
Trminos de referencia
(Peguntas a las que debe 
mbito de aplicacin
dar respuesta la

Tipo de evaluacin
evaluacin)

Enfoque metodolgico.

Plan de Trabajo


Profundizacin en los
Trminos de referencia.

Quin va a evaluar.

Calendario de trabajo.

Documento de trminos de referencia

1. Antecedentes del proyecto
2. Justificacin de la evaluacin
3. Alcance de la evaluacin y foco de atencin
4. Temas a cubrir / Preguntas clave
5. Metodologa de la evaluacin
6. Producto esperado de la evaluacin
7. Equipo evaluador
8. Calendario

Ejecutar una evaluacin

Momentos

Contenidos

Antes: Estudio de Gabinete

Revisin y actualizacin del Plan de

trabajo.

Revisin de documentos.

Estudios previos

Construccin de indicadores

Durante: Trabajo de campo

Contactos y conversaciones
preliminares.

Recogida de datos.

Primer anlisis de la informacin.

Organizar, estructurar y analizar la

informacin.
Despus: Anlisis de la Informacin y
Informe preliminar

Devolucin de la informacin.
redaccin del informe

Informe final

Retroalimentacin

Informe final

Portada

Resumen

Introduccin

Breve descripcin.

Objetivos.

Metodologa.

Descripcin de la
informacin

Valoracin de la
informacin.

Conclusiones y
recomendaciones.

Anexos

Aspectos para potenciar la utilizacin

de la evaluacin


La preocupacin por la utilizacin debe ser la gua conductora.


Esta preocupacin se da desde el principio.


La evaluacin est orientada a los usuarios potenciales que han
de ser identificados.


Los usuarios principales deben estar implicados activa y
personalmente en la toma de decisiones de la evaluacin.


Seleccin cuidadosa de responsables, clientes o usuarios
permitir una participacin de calidad.


Los evaluadores tienen la responsabilidad de entrenar a esos
responsables y clientes.


La utilizacin puede darse a muchos niveles que deben ser
tenidos en cuenta.

Bibliografa y Webgrafa

Bibliografa


AECI: Metodologa de gestin de proyectos de la cooperacin Espaola.AECI. Madrid
2000.


Banco Interamericano de Desarrollo: Evaluacin: Una herramienta de gestin para mejorar
el desempeo de los proyectos (marco lgico). 1997.


Camacho, Cmara, Cascante, Sainz: El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos.
CIDEAL/ADC. Madrid 2001.


Comisin de las Comunidades Europeas: Gestin del Ciclo de un proyecto: Enfoque
integrado y marco lgico. Bruselas, 1993.


Comisin Europea: Manual: Gestin del Ciclo del Proyecto. Bruselas Marzo 2001.


Comisin Europea: Project Cycle Managemen: Training Courses Handbook. Febrero 2001


Domingo Ajenjo, Alberto: Direccin y Gestin de Proyectos: Un enfoque prctico Ra-Ma.
Madrid 2000


Gmez y Sainz: El ciclo de gestin del proyecto de cooperacin al desarrollo: aplicacin del
marco lgico. CIDEAL. Madrid 1999


GTZ: Gestin del Ciclo del Proyecto (PCM) y Planificacin de Proyectos Orientada a
Objetivos (ZOPP). Gua. GTZ, 1996


Helming y Gobel: Planificacin de proyectos orientada a objetivos (ZOPP): Orientaciones
para la planificacin de proyectos y programas nuevos y en curso. GTZ Frankfurt, 1998.


NORAD: El enfoque del marco lgico: Manual para la planificacin de proyectos orientada
mediante objetivos. IUDC/UCM/CEDEAL. Madrid 1997.


NORAD: Evaluacin de proyectos de ayuda al desarrollo. IUD/UCM/CEDEAL. Madrid
1997

Webgrafa


http://www.jjponline.com/marcologico/planning.html


http://www.ausaid.gov.au/ausguide/ausguidelines/


http://cc1.skillsoft.com/iabank/content/player/ZIAD1001/output/html/
Sp_Other_LFM_resource_links.htm


http://www.fondoempleo.com.pe/marcologico.htm


http://www.pcm-roup.com/news.jsp


http://www.bgr.com.ec/Proyectos/ML.htm


http://www.gtz.de/pcm/download/spanisch/zopp_s.pdf


http://www.gtz.de/pcm/download/spanisch/pcmleitfaden-s.pdf


http://www.proexant.org.ec/ZOPP2.html


http://www.femica.org/Mochila/manual_gestion.PDF


http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/PCM_Manual_ESmarch2001.pdf


http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/PCM_Train_Handbook_ES.pdf


Curso online completamente gratuito en http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses/esp/


http://erc.msh.org/readroom/espanol/ Recursos sobre ONG.


Herramientas participativas que complementan diferentes momentos de la planificacin
http://www.prgaprogram.org/tool_ref_80.htm


El programa informatico sobre marco lgico http://www.teamusa.com

Pablo Navajo Gmez

pnavajo.geo@yahoo.com
http://es.groups.yahoo.com/group/gestionong/