ESCRIBIR CON EXITO

Jaime G. Molina P.
Earth Regeneration Society
Procesado mediante LATEX 2
Verano, 2004 *

Resumen
En este artculo se plantea y desarrolla una metodologa ordenada y sistem
atica que muestra un
modo correcto de abordar la difcil labor de escribir un documento. Es posible que usted pr
acticamente sepa como hacerlo, pero talvez no lo este haciendo de manera estructurada y sistem
atica. Por
ello, es que se desarrolla dicha metodologa mediante sencillos pasos secuenciales a ser seguidos por
usted que y
a est
a involucrado en procesos de elaboraci
on de documentos, y tambien para que sirvan
de gua a aquellas personas novatas en esas difciles lidies con la escritura.

Indice
1. Introducci
on
2. Preparaci
on
2.1. Estableciendo el Prop
osito
2.2. Evaluando la Audiencia .
2.3. Determinando el Alcance
2.4. Seleccionando el Medio . .

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3
3
3
4
5

3. Investigaci
on
3.1. Metodos de Investigaci
on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2. Fuentes de Informaci
on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5
6
6

4. Organizaci
on
4.1. Metodos de Desarrollo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2. Estructuraci
on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6
7
7

5. Redacci
on
5.1. Desplegando la Escritura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7
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6. Revisi
on
10

6.1. Etica
en el Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
7. Conclusi
on

12

Ttulo original: Successfully Writing

(http://www.ers.org/documents/articles/jgmp/swrtg.pdf)

1.

Introducci
on

En el
ambito de la comunidad de conocimiento cientfico: claridad, coherencia y sinteticidad; caracterizan un buen documento escrito. Estos atributos sin embargo, no poseen una
gran mayora de los documentos que estan a nuestro alcance, porque fueron redactados sin
seguir una metodologa apropiada para tal efecto.
Escribir de manera exitosa no es de ning
un modo producto de la inspiracion, ni tampoco es meramente transcribir el lenguaje hablado hacia un dispositivo o medio tipografico
generando un documento, el cual pueda ser posteriormente impreso en papel o de manera
electronica. Al contrario, es el resultado del conocimiento de como estructurar la informacion
usando simult
aneamente texto y dise
no de formato, para conseguir un intencionado proposito
de claridad al transmitir un determinado mensaje a una audiencia definida. La mejor manera
de asegurarse que lo que se escribe tendra el exito esperado - aunque ello este en una forma menor de documento como un memorandum, reporte, resumen, propuesta, monografa, o
artculo - es hacer un acercamiento durante el proceso de escritura de ese documento; al uso
de los siguientes cinco pasos:
1. Preparaci
on
2. Investigaci
on
3. Organizaci
on
4. Redacci
on
5. Revisi
on
Usted muy probablemente necesitara seguir estos pasos concientemente incluso al principio
de este proceso de aprendizaje. Es lo mismo que la primera vez que usted usa un nuevo
software, entrevista a un candidato para un trabajo, o preside una reunion de cualquier tipo
de comite. Con la pr
actica, los pasos de aplicacion de este metodo se convertiran en un proceso
casi autom
atico. Esto no es sugerir que el proceso de escritura que usted realice en el futuro
se pondr
a f
acil. Definitivamente, no lo hace. Sin embargo, el modo mas sencillo y eficiente de
escribir con exito es hacerlo sistem
aticamente. Con mucha practica y a manera de como usted
llegue a dominar la metodoga que se esta planteando en este artculo, tenga siempre presente
en mente que estos pasos estan interrelacionados y a menudo se traslapan. Por ejemplo, las
necesidades de sus lectores y su proposito, que usted determina en el paso de la preparacion del
documento, afectar
a decisiones que posteriormente tomara en los pasos subsecuentes. Usted
tambien puede necesitar desandar los pasos. Por ejemplo, cuando usted dirige la investigacion
puede comprender que necesita revisar su impresion inicial del proposito del documento y
su audiencia. De la misma manera, cuando usted empieza a organizar; puede descubrir la
necesidad de retornar al paso de la investigacion para recoger mas informacion.
El tiempo requerido para la aplicacion de cada uno de los pasos varia con los diferentes
tipos de tareas necesarias al escribir. Cuando se esta escribiendo un memorandum informal,
por ejemplo, podra seguir los primeros tres pasos (preparacion, investigacion y organizacion)
por un simple listado en el orden en el que usted los desee cubrir. En tales situaciones, se
puede recolectar y organizar la informacion mentalmente como se considera su proposito y su
audiencia. Para un reporte formal, los tres primeros pasos requieren una investigacion muy
bien organizada, cuidadosa toma de notas y apuntes y detallado proceso del dise
no de formato.
Para un mensaje electr
onico (e-mail) de rutina hacia un colega, los primeros cuatro pasos se
ejecutan a medida que usted teclee la informacion y aparezca ella en la pantalla del monitor de
su computador. Para abreviar, el tiempo que demandan los cinco pasos se extiende y contrae
de acuerdo al tipo de documento, as como las veces que deben repetirse estos para encajar
en la complejidad de contexto de la tarea de escritura inherente al tipo de documento que
pretendemos elaborar.
Dividir el proceso de escritura en los pasos indicados es especialmente u
til para la escritura
colaborativa; en la que usted divide el trabajo tpicamente entre los miembros del equipo,

asigna secciones a ser desarrolladas por los miembros previo proceso de planificacion del
proyecto, y ahorra mucho tiempo no duplicando el esfuerzo de sus colaboradores. Cuando
trabaja usted de modo colaborativo, puede usar el correo electronico para compartir texto y
otros archivos, hacer pensar a los miembros del equipo en las mejoras y sugestiones a cada
trabajo de los otros; y generalmente mantiene a todos informados del progreso alcanzado y
de como usted est
a siguiendo los pasos en el proceso de escritura.

2.

Preparaci
on

Escribir, como una tarea profesional mas, requiere una preparacion muy solida. De hecho,
una preparaci
on adecuada es tan importante como escribir el documento en si mismo. La
fase de preparaci
on del proceso de escritura es esencial. Determinando la necesidad de sus
lectores, su prop
osito primario, y su alcance de cobertura; usted entendera la informacion
que necesitar
a recoger durante la fase de investigacion. En la preparacion para escribir el
documento pretendido, su meta es lograr el complemento de las siguientes cuatro tareas:
Establecer el prop
osito primario
Evaluar la audiencia (sus lectores)
Determinar el alcance de su tematica
Seleccionar el medio apropiado
Estas cuatro tareas b
asicas se influencian unas a otras y deben ser cuidadosamente establecidas
durante la fase de preparaci
on de su documento.

2.1.

Estableciendo el Prop
osito

Para establecer el prop

osito primario simplemente preg
untese a si mismo que es lo que
quieren sus lectores saber, conocer, creer, o ser capaces de hacer; luego de haber finalizado de
leer lo que usted ha escrito. Sea preciso. A menudo un escritor declara un proposito tan amplia
y ambiguamente que eso es casi in
util. Consideremos por ejemplo el caso de una compa
na
que desea expandir su tama
no y sus actividades hacia otras regiones de un determinado pas.
Plantear un prop
osito como: informar de facilidades para las posibles locaciones para una
nueva f
abrica es demasiado general. Sin embargo, comparar las ventajas relativas de Pars,
Singapur, y San Francisco; en relacion con criterios de ingeniera para evaluar facilidades, como
las posibles locaciones para una nueva fabrica de la compa
na, de manera que la direccion
ejecutiva pueda escoger la mejor localizacion es un proposito claramente establecido, que
puede guiarlo a lo largo del proceso de escritura. Ademas de su proposito primario, considere
los posibles prop
ositos secundarios para su documento. Por ejemplo, un proposito secundario
de las facilidades o medios que el estudio de ingeniera reporta, podra hacer a los lectores
ejecutivos corporativos pensar en otorgar las necesidades de personal proveyendo una nueva
facilidad para que se pueda asegurar su funcionamiento inmediato en la situacion cualquiera
que sea seleccionada.

2.2.

Evaluando la Audiencia

La pr
oxima tarea es evaluar a su p
ublico. De nuevo, sea preciso y hagase las preguntas mas
importantes. Quien es su lector exactamente? Usted tiene lectores m
ultiples? Quien necesita
ver o usar el documento? Cuales son las verdaderas necesidades de sus lectores respecto al
asunto que usted plantea?. Cu
ales son las actitudes de sus lectores sobre el asunto? (Escepticismo? Condescendencia? Ansiedad? Aburrimiento?) Que es lo que sus lectores saben ya sobre el
asunto? Debera Usted definir terminologa basica o considera dichas definiciones dificultosas
y aburridas, que incluso impiden la comprension basica del asunto por parte de sus lectores?
Usted se est
a comunicando con lectores internacionales y esta tratando por consiguiente con
3

problemas inherentes a la correspondencia internacional y estilo de redaccion en otros idiomas?.

Por ejemplo para los reportes y documentos de formulacion de proyectos en ingeniera,
los lectores se pueden describir como La Gerencia de Decisiones, pero quien sera incluido
en esta categora? Ser
a una de las personas evaluadoras el Gerente de Recursos Humanos?
Si as fuese, dicha persona estar
a interesada en la disponibilidad de profesionales calificados;
as como tambien en posibilidades de entrenamiento de personal en instituciones pertinentes, posibilidades de disponer de infraestructura para alojamiento y vivienda, hasta tal vez
facilidades disponibles de actividades recreacionales para los potenciales empleados en cada
ciudad que sea mencionada en el proyecto con posibilidad de locacion para el mismo. El Gerente de Adquisiciones estar
a por ejemplo interesado en las fuentes de disponibilidad de los
materiales requeridos y la facilidad de su transporte. El Gerente de Mercadeo otorgara principal prioridad a las facilidades de proximidad de mercados primarios para sus productos y
servicios, as como tambien las opciones de transporte que sean disponibles. El Gerente de
Financiamiento estar
a interesado en conocer acerca de los costos de los terrenos, edificaciones,
maquinarias, equipos y de la estructura de impuestos en cada ciudad. El Gerente Ejecutivo,
estara interesado en toda esta informacion y seguramente en mucho mas.
Adem
as de saber las necesidades e intereses de sus lectores, aprenda tanto como usted pueda sobre su conocimiento del fondo del asunto que usted propone. Han visitado ellos las tres
ciudades mencionadas? Ellos ya han visto otros informes en esas ciudades? Es este el primer
proyecto nuevo de este tipo de la compa
na, o esa compa
na ya ha escogido previamente en
situaciones muy parecidas con anterioridad? Como con este ejemplo, un gran n
umero de documentos de trabajo tienen audiencia compuesta de lectores m
ultiples. Usted puede acomodar
sus necesidades a traves de algunos de los acercamientos que pueda lograr con preguntas del
estilo anterior.
En el lugar de trabajo, sus lectores estan normalmente menos familiarizados con el asunto
que usted les propone. Por consiguiente, tiene que tener el debido cuidado al escribir en un
tema que es u
nico a su
area de especializacion. Sea sensible a la necesidad de aquellas personas cuyo entrenamiento o experiencia se basa en otras areas del conocimiento; proporcione
las definiciones en terminos no estandarizados y tambien explicaciones de principios que para
usted, como un especialista, toman calidad de conceptos que hasta casi son obvios. Pero, si
por el contrario est
a elaborando un documento destinado a personas de su misma comunidad, note que a
un cuando usted escriba un artculo para divulgacion a traves de un medio
periodico y p
ublico (una revista especializada, por ejemplo) para otros en su propio campo
de accionar profesional, debe explicar nuevos o especiales usos de terminos y principios que
son estandarizados; y por ello debe necesariamente hacerlo.

2.3.

Determinando el Alcance

Determinando su prop
osito y evaluando a sus lectores, le ayudaran a decidir que incluir y
que n
o en la escritura de su documento. Estas decisiones establecen el alcance de su proyecto
en la escritura del mismo.
Los objetivos de trabajo particulares y las motivaciones personales que se aplican a su
manuscrito, afectar
an de modo relevante su estructura y sus peculiaridades. Por ejemplo, si
su objetivo es presentar una teora, usted debera tener una seccion analtica y probablemente
otra acerca de la verificaci
on experimental. Si, por otro lado, su objetivo es describir una
aplicaci
on de un principio bien-conocido, su escrito sera construido aplicando diferentes lneas
de desarrollo, probablemente describiendo el metodo de aplicacion, sus ventajas y su utilidad.
Note usted que en estos dos ejemplos, el alcance que tendra cada uno de los documentos
asociados ser
a muy diferente; por las peculiarides propias del asunto que se desea comunicar.
Pero, no importa cu
an importantes sean sus objetivos y cuan validas sean sus motivaciones, el mensaje de su documento no llegara a sus lectores hasta que de alguna manera coincida
con sus intereses y sus necesidades de conocimiento del tema que usted les propone. De modo
4

definitivo, su mensaje no siempre parecera importante a la audiencia a la que se dirige hasta

que se relacione de alguna manera con los objetivos comunes de las personas que la componen.
Este hecho, tambien define de alg
un modo el alcance que debera tener el escrito del documento
que usted este elaborando; en lo relativo al volumen de informacion que debera ser incluido
en el mismo con el prop
osito de satisfacer a su audiencia.
Si usted no define el alcance claramente, pasara horas innecesarias en el proceso de la investigaci
on, porque usted no estar
a seguro que tipo de informacion necesita o cuanto de ella.
Dado el prop
osito y establecidos los lectores para el informe de ejemplo en las situaciones de
facilidad de locaci
on del hipotetico proyecto que fue mencionado, el alcance incluira informacion sobre los costos de terrenos y construcciones, seguridad jurdica para las inversiones, la
fuerza laboral disponible, problemas culturales, opciones de transporte, y proximidad de los
proveedores. Sin embargo, no incluira la historia antigua de las ciudades, la consideracion de
su clima y sus rasgos geol
ogicos primarios probablemente, a menos que todos esos aspectos
esten directamente relacionados a su negocio particular.

2.4.

Seleccionando el Medio

Finalmente, usted necesita determinar el medio mas apropiado para comunicar su mensaje. Los profesionales en el trabajo enfrentan una amplia serie de opciones - desde el correo
electronico, envo de facsmiles (faxes), correo de voz, videoconferencias, y sitios Web; a los
medios m
as tradicionales como las cartas, memorandums, informes, llamadas telefonicas, y
obviamente las reuniones de car
acter personal. Los relacionados con el escribir para difundir
conocimiento cientfico, usan medios mucho mas formales, como por ejemplo los artculos, reportes, proyectos, tesis, libros y otros que generalmente son publicados de manera tradicional
impresos en papel o modernamente de manera electronica; haciendo uso del Internet.
Las consideraciones m
as importantes al momento de seleccionar el medio apropiado son el
p
ublico y el prop
osito de la comunicacion. Por ejemplo, si usted necesita colaborar con alguien
para resolver un problema; o si usted necesita establecer un reporte hacia su inmediato superior, los intercambios de mensajes por medio escrito, incluso por correo electronico, podran
ser de lejos menos eficaces que una simple llamada telefonica o una reunion interpersonal.
Sin embargo, si usted necesita que la redaccion sea precisa por el mensaje que transmite,
o usted necesita proporcionar el registro de un mensaje complejo, comunquelo siempre por
escrito. Si usted necesita generar informacion que es frecuentemente revisada y sea completamente accesible a los empleados en una compa
na grande, la mejor eleccion sera poner dicha
informaci
on directamente en el sitio de Web de la compa
na. Si sus colegas o crticos necesitan hacer comentarios escritos a mano en una propuesta, usted puede necesitar proporcionar
copias de papel que pueden enviarse por facsmil, para que en ellas realicen sus correciones
y sugerencias. Finalmente, se deben discutir las ventajas comparativas y las caractersticas
primarias de los medios m
as tpicos de comunicacion; seleccionando aquel que usted considere
el mas apropiado para sus prop
ositos.

3.

Investigaci
on

La u
nica manera de estar seguro que usted puede escribir sobre un asunto complejo es
entenderlo completamente. Para hacer ello, usted debe dirigir la investigacion de manera
adecuada, algunas veces eso significa realizar una indagacion extremadamente extensa para
una propuesta de mayor importancia como un proyecto o tesis - a traves de realizar muchas
entrevistas, indagar en las bibliotecas y realizar variadas y extensas b
usquedas a traves de
Internet; y por supuesto la toma cuidadosa de apuntes o notas. Muchas veces la investigacion
es extremadamente simple, ya que por ejemplo puede reducirse a la verificacion de ciertos
aspectos de una compa
na simplemente visitando el sitio Web de la misma y tomando apuntes
de topicos interesantes o importantes; antes de que usted redacte y enve un mensaje de correo

electronico a un colega o a su superior en su lugar de trabajo, para comunicarle lo hallado

por usted en dicha b
usqueda. A
un en este caso de ejemplo tan simple, no deje de realizar
la investigaci
on que sea necesaria y pertinente, ya que muchas veces uno comunica aspectos
basados en conocimiento de car
acter personal; el cual en alg
un momento dado podra estar
desactualizado.

3.1.

M
etodos de Investigaci
on

Los investigadores frecuentemente distinguen entre investigacion primaria y secundaria,

dependiendo del tipo de fuentes consultadas y del metodo de obtener informacion. La investigaci
on primaria se refiere al recoger datos originales directamente de los entrevistados,
observaci
on en sitio, estudios pr
acticos, experimentos, cuestionarios, grabacion de audio y video en tiempo real, por ejemplo. De hecho, la observacion directa y la experiencia practica son
las u
nicas maneras de obtener determinados tipos de informacion, como la conducta de las
personas y animales, ciertos fen
omenos naturales, procesos mecanicos, y el funcionamiento de
sistemas y equipos. La investigaci
on secundaria se refiere a recoger informacion que se ha analizado, evaluado, sistematizado, compilado, u organizado de otro modo en una forma accesible.
Dichas formas o fuentes de informacion incluyen a los libros, artculos, informes, documentos
electronicos, mensajes de correo electronico, cartas comerciales, minutos de reuniones, manuales de operaci
on, y folletos. Use los metodos mas apropiados a sus necesidades, reconociendo
asimismo que algunos proyectos requeriran varios tipos de investigacion simultanea.

3.2.

Fuentes de Informaci
on

A manera que usted conduce la investigacion, numerosas fuentes de informacion estaran

disponibles a sus inquietudes de indagar aspectos que sean concernientes con la tematica que
este desarrollando. Entre estas fuentes, tenemos por ejemplo:
Su propio conocimiento y aquel que poseen sus colegas
El conocimiento de personas fuera de su ambito de trabajo, obtenido a traves de entrevistas de informaci
on
Diversas fuentes electr
onicas en la red Internet
Fuentes de tipo bibliogr
afico, en todo tipo de material impreso
Bases de datos, de todo tipo de origen
Fuentes impresas y electr
onicas en su ambito profesional, como revistas, folletos, mensajes
de correo electr
onico
Considere el uso de todas las fuentes de informacion posibles, cuando inicie su investigacion
y use aquellas que considere apropiadas y u
tiles a sus propositos. El monto de investigacion
necesario para la elaboraci
on de su documento, depende del alcance y los propositos del mismo.

4.

Organizaci
on

Sin la pertinente organizaci

on, todo el material recogido durante la fase de investigacion
sera incoherente para sus lectores. Para sistematizar la informacion eficazmente, usted necesita
determinar la mejor manera de estructurar sus ideas; es decir, debe escoger un metodo primario
de desarrollo de comunicaci
on de las mismas.
La buena organizaci
on es lograda mediante un proceso depurativo, usando un metodo
logico y apropiado de desarrollo en el que perfectamente encajen su asunto, sus lectores, y su
prop
osito.
Durante la fase de la organizacion del proceso de escritura, usted debe considerar un
esquema literario y debe dise
nar un formato que le sera u
til a su lector y tambien apropiado

a su asunto y prop
osito.
Si usted intenta incluir aspectos de tipo grafico en su documento escrito, un tiempo bueno
para pensar sobre ello es cuando usted ha completado la fase de su organizacion, especialmente
si estos accesorios necesitan ser preparados por alguien mas mientras usted esta escribiendo
o revisando el borrador.

4.1.

M
etodos de Desarrollo

Un metodo apropiado de desarrollo es la herramienta que usa el escritor para guardar la

informaci
on bajo su control y los medios del lector de seguir la presentacion del escritor. Como
usted analice la informaci
on que ha recogido, escoja el metodo que se ajuste mejor a su asunto,
las necesidades de su lector, y su proposito. Por ejemplo, si usted estuviera escribiendo las
instrucciones para ensamblar el equipo de la oficina, naturalmente presentara los pasos del
proceso en el mismo orden en el que los lectores deberan realizarlos: el metodo secuencial de
desarrollo. Si usted estuviera escribiendo acerca de la historia de una organizacion, su relato
ira m
as naturalmente desde el principio hasta el presente: el metodo cronol
ogico de desarrollo.
Si su asunto o tem
atica se presta naturalmente a un cierto metodo de desarrollo, u
selo - no
intente imponer cualquier otro metodo en el.
A veces usted puede necesitar usar combinaciones de metodos de desarrollo. Por ejemplo, un folleto persuasivo para una organizacion caritativa podra combinar un metodo de
desarrollo especfico o general con un otro metodo de causa-efecto. Es decir, usted podra
empezar con historias persuasivas de casos de personas individuales en necesidad y entonces
podra moverse hacia la informaci
on general sobre los efectos positivos de las donaciones en
los destinatarios.

4.2.

Estructuraci
on

Una vez que usted ha escogido un metodo de desarrollo, esta listo a preparar un bosquejo o
contorno literario. Realizando un perfil de contexto apropiado debera establecer los descansos
literarios necesarios, para que los asuntos grandes o complejos puedan ser desagregados en
partes manejables. Tambien esto le permitira dar enfasis a los puntos o topicos importantes,
poniendolos durante la redacci
on en aquellas posiciones de mayor importancia. Finalmente,
estructurando su pensamiento en una fase temprana, un contorno bien-desarrollado asegura
que su documento estar
a completo y logicamente organizado, permitiendole enfocarse exclusivamente en escribir cuando usted empieze con la redaccion de su borrador. Incluso una carta
corta, un mensaje de correo electr
onico, o un memorandum necesitan de la logica y estructura
que un contorno literario proporciona, a
un cuando este exista en su mente, en la pantalla del
monitor, o en el papel.
En este punto, usted debe empezar a considerar el formato y dise
no de elementos que
seran u
tiles a sus lectores y apropiados a su asunto y proposito. Por ejemplo, si las figuras,
fotografas, o tablas le ser
an u
tiles, este es un tiempo bueno para pensar sobre la ubicacion
donde ellas pueden desplegarse y que tipo de elementos visuales seran eficaces, sobretodo si
estos necesitan ser preparados por alguien mas mientras usted esta escribiendo o revisando
el documento. Los lineamientos de estructuracion adoptados tambien puede sugerir donde los
ttulos, listas, y otros elementos de especial dise
no pueden ser u
tiles.

5.

Redacci
on

Cuando usted ha establecido su proposito, las necesidades de sus lectores, el alcance de

su propuesta, ha completado su investigacion y formulado los lineamientos de organizacion
y desarrollo de su escrito, est
a usted bien prepararado para escribir un primer borrador del
documento. Expanda los lineamientos de sus ideas basicas en los parrafos necesarios; sin preocuparse por la gram
atica, los refinamientos de uso del idioma, o la puntuacion. La redaccion
7

y la revisi
on son actividades muy diferentes; los refinamientos de caracter literario y estetico
vienen con la revisi
on.
Escriba el primer borrador, concentrandose completamente en convertir sus lineamientos
en frases y p
arrafos. Usted podra probar imaginando que el proceso de redaccion y escritura
es como si estuviera explicando su tematica o asunto a un lector imaginario que esta sentado
en frente suyo. No se preocupe por una buena introduccion o apertura del tema. Solo comience la redacci
on. No hay necesidad en el borrador primario de hacerlo concerniente acerca de
la exacta opci
on de elecci
on de palabras, a menos que estas surjan de manera expontanea,
rapida y f
acilmente - concentrese en cambio en las ideas que desea comunicar y explquelas
en desarrollo.
Incluso con una buena preparacion, escribir el primer borrador sigue siendo un dilema
para muchos escritores a
un experimentados. La manera mas eficaz de empezar y proseguir la
redacci
on del documento, es usar los lineamientos establecidos como un mapa para elaborar
un primer borrador. No espere ser tocado por la inspiracion - usted necesita tratar la escritura
de documentos, como si fuese cualquier tarea de su trabajo o actividad habitual.
Converse con sus colegas sobre aspectos comunes de dificultad en el proceso de redaccion,
ya que muchos de ellos le dar
an valiosos consejos. Cuando este tratando de escribir rapidamente y se le presenta algun t
opico difcil de explicar, trate de relacionar el nuevo concepto con
algo con lo cual los lectores ya estan familiarizados. Comience la redaccion con la seccion que
le parezca la m
as sencilla y f
acil, pues sus lectores jamas se enteraran que la seccion media del
documento, fue la primera secci
on que usted escribio. Tome un peque
no descanso luego que
ha terminado de escribir una determinada seccion (el proceso de redaccion suele ser tedioso y
cansador) y relea lo escrito cuando retorne de su descanso, pues ello lo ubicara en la misma
perspectiva que tena en el proceso de redaccion, previa a la pausa efectuada.
Considere la redacci
on de una introduccion como paso u
ltimo, porque entonces usted sabra con precisi
on lo que est
a en el cuerpo del documento borrador mas precisamente. Su apertura debe anunciar el asunto a ser tratado y debe darles a sus lectores informacion esencial
del fondo de su trabajo, como tambien el proposito principal del documento. Para los documentos m
as extensos e importantes, una introduccion debe servir como un marco referencial
en el cual los lectores pueden encontrar la informacion detallada que sigue a continuacion.
Finalmente, usted necesitar
a escribir una conclusion que resuma las ideas principales en
conjunto y enf
aticamente establezca un punto significante final. El punto final puede ser recomendar una determinada acci
on futura, puede hacer una prediccion o un juicio de valor, o
meramente puede resumir los puntos principales previamente desarrollados - la manera a la
cual usted concluye su documento, depende del proposito de su escrito y las necesidades de
sus lectores.

5.1.

Desplegando la Escritura

Las reglas del uso apropiado de un determinado lenguaje, describen las opciones que nosotros tenemos entre varias palabras y construcciones disponibles en el idioma que estemos
usando para la redacci
on de nuestro escrito. El proceso de redaccion de un determinado documento, cualesquiera sea su tipo, consiste en plasmar por escrito las ideas que se desean
comunicar a traves del mismo. Este proceso es realizado previa planificacion y despliegue de
ideas en forma escrita mediante la simbologa grafica (las letras y smbolos de puntuacion) del
idioma que se este usando en la escritura, haciendo uso tambien de un marco referencial que
denominaremos formato de redacci
on del documento. Los elementos sustanciales componentes
de dicho marco son precisamente los diversos parrafos que incluira nuestro documento.
Un p
arrafo cumple tres funciones fundamentales: (1) desarrolla la unidad de pensamiento
a traves de frases y oraciones relativas al topico que se desarrolla; (2) proporciona un descanso
logico en el escrito que est
a siendo redactado; y (3) genera un descanso visual en la lectura,
que adem
as indica a su lector el desarrollo de un nuevo punto a continuacion.
La oraci
on de sentencia es aquella que posee la mayor importancia de entre todas aquellas
8

que conforman un p
arrafo, la cual expresa la idea central o principal del mismo; el resto del
parrafo soporta y desarrolla el concepto o tema con relativo detalle. La oracion de sentencia
usualmente es la primera que aparece, porque ella le dice al lector acerca de que tratara el
parrafo a desarrollarse. En muy raras ocasiones, esta oracion aparece en mitad del parrafo, y
algunas veces se la puede identificar al final del mismo; cuando se desea realizar enfasis en la
idea central a manera de conclusi
on del parrafo que esta siendo redactado.
La longitud de p
arrafos debera ayudar en la comprension de las ideas por parte de los lectores. Una serie de cortos y poco desarrolados parrafos pueden indicar una pobre organizacion
y sacrificio de unidad por fragmentar una idea concreta en muchas piezas similares. Una serie
de parrafos largos y extensos, algunas veces, puede fallar en proveer al lector con subdivisiones
manejables de pensamiento. Un p
arrafo debe ser de una longitud justa; suficiente para tratar
adecuadamente con el asunto que expresa la oracion de sentencia del mismo. Un nuevo parrafo
debera iniciarse toda vez que el t
opico que esta siendo tratado cambia significativamente.
Un buen p
arrafo posee unidad y coherencia, as como tambien un adecuado desarrollo. La
unidad es la singularidad del proposito del parrafo, basado en la oracion de sentencia, que
establece la idea principal del mismo. Cuando cada oracion desarrolla secuencialmente la idea
principal, decimos que el p
arrafo posee unidad.
La coherencia sostiene un punto de vista, una actitud, una posicion; es la union de frases
dentro un marco l
ogico y estructurado. Una cuidadosa eleccion de palabras de enlace entre
frases que describen similares ideas, hace que ellas se presenten juntas generando una unidad
de pensamiento, lo cual obviamente contribuye a la coherencia del parrafo.
Los p
arrafos de su documento, deben poseer internamente un adecuado uso de la gramatica
concerniente al idioma que este siendo usado en la redaccion de su documento. La gram
atica
es la descripci
on sistem
atica del modo en el cual las palabras van juntas para formar coherencia de lenguaje. En este sentido, es la explicacion de la estructura del lenguaje. Asimismo, la
gramatica es popularmente tomada a manera de una serie de reglas que gobiernan el modo en
el cual el lenguaje debe ser correctamente hablado y escrito. En este sentido, se refiere a las
convenciones de uso del lenguaje. Estos dos significados de la gramatica - como se estructura
el lenguaje y c
omo debe funcionar - son facilmente confundidos.
Para lograr claridad en el escrito de su documento, usted necesita conocer ambas concepciones de la gram
atica (descripci
on de la manera en la cual las palabras se ensamblan y las
convenciones de uso del lenguaje) pues este conocimiento le permitira diagnosticar y corregir
problemas concernientes con el modo en el cual palabras y frases funcionan en relacion unas
con otras en apectos de tipo modificativo, sustantivo y de enfasis. Tambien conociendo las
convenciones de uso, estas le ayudaran a seleccionar la apropiada sobre la inapropiada palabra
o expresi
on, en un determinado contexto de redaccion. Recuerde asimismo que un buen diccionario siempre ser
a una invalorable ayuda en aquellas instancias en las que surge un difcil
proceso de seleccionar la palabra apropiada.
Otro aspecto que debe usted considerar al desplegar el escrito de su documento es la puntuacion que puede ser considerada una subestructura menor en el interior de su escrito. La
puntaci
on ayuda a sus lectores a comprender las relaciones estructurales dentro una frase o
sentencia. Las marcas de puntuaci
on enlazan, separan, incluyen, indican omisiones, terminan
y clasifican las ideas que estan siendo desarrolladas. La mayora de las marcas de puntuacion
realizan m
as de una de las funciones anteriormente descritas. El uso del modo y manera de
puntuaci
on est
a determinada por las convenciones gramaticales y la intencion del escritor.
Comprender el correcto uso de la puntuacion es esencial para el autor, porque ello le permite
comunicar sus ideas con claridad y precision.
Finalmente; sea breve, aseg
urese que los lectores puedan seguir su escritura, sea claro sobretodo en definiciones y conceptos fundamentales, y diga solamente lo que es necesario para
comunicar su mensaje. Correctamente en documentos de caracter academico es siempre posible lograr que el escrito sea breve y sustancioso, pues disponemos de una gran herramienta
que provee la redacci
on tecnica; que es el uso de citas y notas.
Por supuesto que, ning
un estilo de redaccion es absolutamente mas bueno que otro, pero
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para ser un escritor exitoso en cualquier lenguaje; usted debe entender los valores culturales
que son intrnsecos al idioma en el que esta escribiendo, del nivel cultural e idiosincracia de
su audiencia, de la posible receptividad de su mensaje y de otros aspectos variados que estan
relacionados con las personas a las cuales dirige el mensaje que desea comunicar.

6.

Revisi
on

Una pieza ya terminada de un escrito pulcramente elaborado, le parecera al lector la demostraci

on del m
as grande esfuerzo que el escritor probablemente ha puesto en su revision.
Si usted ha seguido los pasos del proceso de escritura hasta este punto, tendra un borrador
inicial que necesita ser revisado. El proceso de revision de un documento en borrador, sin
embargo, requiere un marco de pensamiento diferente de aquel que esta relacionado con la
escritura del mismo. Durante la revision, muestrese avido al hallazgo y correccion de las fallas
y sea honesto consigo mismo. Sea imparcial y ecuanime en juzgar el escrito elaborado, para
beneficio de sus lectores. Lea y eval
ue el borrador de su documento como si usted fuese un
lector que lo ve por primera vez. Adopte una posicion completamente autocrtica con relacion
a su obra y no escatime tiempo y esfuerzo para que ella definitivamente muestre a sus lectores
la calidad de su escrito en cuanto a su contenido y sus aspectos de tipo estetico.
Verifique su borrador en todo lo relativo a la exactitud, integridad, y efectividad en el
logro de su prop
osito, as como tambien en cuanto a la satisfaccion de las necesidades y expectativas de sus lectores. A
un cuando la informacion sea algo extra
na y esto parezca una
paradoja: Su escrito debe dar a sus lecores lo que ellos exactamente necesitan, pero no debe
sobrecargarlos con informaci
on innecesaria o debe desviarlos hacia asuntos intracendentes y
debilmente relacionados.
Si su documento es extenso, no intente revisarlo sin pausa de forma seguida y todo de una
sola vez. Lea varias veces su borrador y por secciones, cada vez buscando y corrigiendo una
serie diferente de problemas o errores. Concentrese en los problemas mas grandes, como la
unidad y la coherencia; descartando en primera instancia las correcciones mecanicas, como la
ortografa y puntuaci
on, para revisiones posteriores.
Muchos escritores, satisfechos con el primer manuscrito de su documento, se complacen en
un agradable autoenga
no porque consideran que la escritura realizada esta clara y precisa.

Esos
que se sienten muy c
omodos con el primer borrador, son los u
ltimos conscientes de las
ambig
uedades que inadvertidamente sellaron en cualquier parrafo o expresion de sus pensamientos iniciales, en el papel o en el despliegue grafico que aparece en la pantalla de monitor
de un procesador de texto.
La comunicaci
on entre el autor y su lector puede romperse facilmente por el mal uso de la
semantica y la sintaxis de parte del escritor. A causa de que estos dos terminos academicos
son de gran interes pr
actico para todos los que escriben, ofrezco de manera simplificada, las
definiciones pragm
aticas:
Sem
antica: La relaci
on indirecta entre las palabras y a lo que ellas se refieren.
Sintaxis: El arreglo de palabras en una frase u oracion.
La importancia del buen uso de estas herramientas de construccion idiomatica en los procesos
de redacci
on de documentos es absolutamente radical, pues la falta a ellas se traduce en
ambig
uedad y vaguedad de comunicacion escrita del pensamiento y las ideas originales.

6.1.

Etica
en el Documento

Algo que muchos autores pasan por alto en este proceso de revision, que aunque no lo
parezca posee extremada importancia, son los aspectos relativos con la etica en la redaccion.
La etica se refiere a las opciones que nosotros elegimos para afectar a otros en el buen o mal
sentido. Los problemas eticos son inherentes tanto al lenguaje hablado como al escrito, porque

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lo que nosotros escribimos o decimos puede influir en otros y hasta afectarlos. Mas alla, el
modo en el cual nosotros expresamos las ideas afecta las percepciones de nuestros lectores
hacia nosotros mismos y la posici
on etica de nuestra compa
na o institucion. Obviamente,
ning
un libro puede describir c
omo actuar eticamente en cada situacion, pero aqu estan algunos deslices eticos que podran haber sido cometidos en el proceso de redaccion; para ser
considerados y corregidos durante la revision.
Evite el lenguaje que intenta evadir responsabilidad. Algunos escritores usan la voz pasiva
en su expresi
on escrita, porque ellos esperan evitar la responsabilidad o disimular un problema
que en situaci
on futura podra ubicarlos en situacion embarazosa e incomoda. Ejemplos: Ha
sido decidido (Quien ha decidido?) En el proceso, muchos errores fueron cometidos (Quien
los ha cometido?). Identifique siempre las causas y los responsables. Sea valiente.
Evite el idioma enga
noso. No use palabras con mas de un significado, sobre todo como un
medio para ocultar la verdad. Las variadas palabras abstractas que podran usarse, la jerga
tecnica y legal, o los eufemismos; son inmorales cuando ellos se usan con el objetivo de distraer
a los lectores o esconder una situacion seria o peligrosa, aunque los expertos tecnicos o legales
podran interpretarlos como ex
actos. Sea honesto.
No desenfatice o suprima la informacion que es importante. No incluir informacion que los
lectores desearan tener, como riesgos de seguridad potenciales o costos ocultos por los cuales
un cliente podra ser responsable, es inmoral. Tales omisiones tambien pueden ser consideradas ilegales. Use herramientas de formato y dise
no de su documento como el enfatizado,
subrayado, rasaltado en negrilla, clasificado en listas, figuras descriptivas y notas a pie de
pagina; para resaltar - no para esconder - la informacion que verdaderamente es importante
para el interes de sus lectores. Sea generoso.
Si en el desarrollo de su documento, usted hace uso de material que ha sido elaborado por
otros autores; no omita el uso de citas y notas para dar el credito correspondiente al autor
original. Evite el plagio en su escrito. Si usa texto que ha sido elaborado originalmente por
otra persona, haga uso de comillas para indicar a sus lectores que el texto que esta transcribiendo no es de su autora, y nuevamente haga uso de cita a pie de pagina, para reconocer la
autora ajena. Sea honrrado.
Evite dar enfasis a informaci
on incorrecta o intencionalmente tergiversada. Similarmente,
evite la tentaci
on de resaltar alg
un parrafo que intencionadamente este redactado para inducir
a sus lectores hacia situaciones que son de provecho personal o ajeno. Por ejemplo, ofrecer de
modo muy deslumbrante un beneficio o servicio extra que los lectores encontraran atractivo,
pero que s
olo estara disponible con algunos modelos del producto o a costo extra. Sea decente.
En la escritura de car
acter tecnico, no arriesgue su prestigio profesional por informar falsamente, fabricar datos, plagiar investigacion y resultados de pruebas o ensayos. Como autor
investigador, jefe de proyecto, inspector tecnico, o editor responsable; su obligacion etica es
corregir o se
nalar cualquier falsedad de hecho antes de la publicacion, sobretodo si dicho organo de difusi
on escrito de conocimiento es un artculo de revista tecnica, informe de ensayo
o prueba de laboratorio, manual del producto u otro parecido. Las desaprensivas omisiones
de tales vigilancias eticas son muy delicadas debido al riesgo potencial a la salud y seguridad
de las personas. Aquellos a los cuales el riesgo potencial puede alcanzar por una omision de
caracter etico puede incluir a los consumidores confiados y desaprensivos u obreros que podran resultar da
nados debido a productos defectuosos, o exposicion indefensa a materiales
toxicos. Sea verdico.
En general, trate a los dem
as - individuos, compa
nas, grupos - de manera justa y con
la debida consideraci
on. Evite todo tipo de expresiones que sean parcializadas, racistas, o
sexistas; debido a que ello perpet
ua los estereotipos. Sea respetuoso.
En los p
arrafos anteriores, se dan una serie de normas y ejemplos que muestran algunas de
las faltas eticas frecuentes que son cometidas desaprensivamente por muchas personas que en
el momento de redactar un documento no consideran que su escrito podra afectar el prestigio
u honorabilidad de personas e instituciones a las cuales ellos se refieren como autores. Cuide
de no cometer errores como los aqu marcados. Sea etico.
11

7.

Conclusi
on

La mejor estrategia para la escritura de un documento es preparar un manuscrito, que en

cierto modo ayuda mucho en el progreso de su trabajo de redaccion final. Mi sugerencia de
tal tecnica, es extremadamente u
til si usted esta trabajando en un proyecto de investigacion
o desarrollo (elaborando una tesis de graduacion universitaria, por ejemplo) y su intencion es
preparar un informe resumen o un artculo para la publicacion de este, despues de la conclusion de dicha labor.
Escribiendo el documento en incrementos sucesivos y consecutivos, as como el trabajo es
desarrollado; tiene dos beneficios especiales. Primero, usted pone sus ideas en el papel mientras ellas todava est
an frescas - no como una consecuencia del proyecto, cuando dichas ideas
ya se habr
an puesto a
nejas a causa del pensamiento repetitivo. Segundo, las visiones que
usted desarrolla mientras est
a escribiendo realmente fortaleceran el curso de desarrollo de su
trabajo. En este u
ltimo an
alisis, es innegable que escribiendo el documento simultaneamente
al trabajo de investigaci
on; se obtiene una adicional ayuda que contribuye a la calidad del
proceso de indagaci
on que est
a siendo efectuado y a la redaccion del documento en s mismo.
Por estas u
ltimas razones, sugiero que usted debe utilizar este mecanismo como parte de
su estrategia personal en todo proceso de elaboracion de documentos escritos, aunque estos no
tengan importancia, volumen y peso especfico apreciables; como un proyecto de investigacion
o desarrollo, por ejemplo. Use el mecanismo descrito, para todo tipo de escritos que usted
elabore.
En el u
ltimo sentido, usted habra preparado, escrito y publicado un documento de innegable calidad, s
olo si es que este logra identificar inequvocamente a su p
ublico y lo convence;
y en cierto modo este hecho es un logro de sus objetivos.
Luego de haber terminado de leer analticamente el presente artculo, le sugiero ponga
en practica la metodologa que se propone de modo estructurado como ha sido desarrollada
mediante la aplicaci
on de los cinco pasos previamente ya establecidos, para la elaboracion de
su siguiente escrito. Despues de hacerlo, realice una comparacion autocrtica con sus anteriores documentos elaborados. Le aseguro que percibira una sustancial diferencia, que solamente
puede ser atribuida a una correcta aplicacion de la metodologa ya asimilada por usted.
En la dificultosa tarea de comunicacion del pensamiento, sobretodo cuando se la realiza a
traves de la palabra escrita; la lnea u
ltima de esta actividad es el hecho que usted, el autor,
lleva la total responsabilidad de lo que escribe y como lo hace.

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