Curso de Excel Avanzado

Introduccin:
En el desarrollo de esta unidad, aprender a usar una tabla dinmica que sirve para resumir los
datos que hay en una hoja de clculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fcil y
rpidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de sta una herramienta muy
poderosa.
Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Pero a
veces es difcil saber por dnde empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede
ayudarle recomendndole y, a continuacin, creando automticamente tablas dinmicas, que son
una gran forma de resumir, analizar, explorar y presentar los datos.
Objetivo:
1. Aplicar Tabla dinmica en una hoja de trabajo, usando los procedimientos de forma correcta a
travs de una hoja de clculo en Microsoft Excel.
2. Realizar un informe utilizando tabla dinmica con acierto del 100% al aplicarla en una hoja de
clculo.
3. Crear hoja de clculos aplicando tabla dinmica para realizar su respectivo anlisis a travs de
ejercicios prcticos.
Temario:
4.1. Crear una Tabla Dinmica
4.2. Aplicar Filtros
4.3. Obtener Promedios
4.4. Grficos Dinmicos

4.1. Crear una Tabla Dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de
dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Docente:

Pgina 0

Curso de Excel Avanzado

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de
referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de
cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el
lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo
panel en la derecha
de la pantalla:

Desde este panel

podemos
personalizar la forma
en que van a verse
los datos en la tabla
dinmica.
Con
esta
herramienta
podramos construir
una tabla dinmica
con
la
siguiente
estructura:

Docente:

Pgina 1

Curso de Excel Avanzado

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a
y finalmente el campo IMPORTE a la seccin

, el campo MES a
.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos
las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de
los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

Docente:

Pgina 2

Curso de Excel Avanzado

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un
campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla,
ms compleja pero con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores
el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de
columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

Docente:

Pgina 3

Curso de Excel Avanzado

4.2. Aplicar Filtros

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar
nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando
el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como
vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin
en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las
opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero
no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como
estaba.

Docente:

Pgina 4

Curso de Excel Avanzado

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por
ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.

4.3. Obtener Promedios

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el
promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer
clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones,
debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo
como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma,
Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
Opciones.

Docente:

Pgina 5

de la pestaa

Curso de Excel Avanzado

4.4. Grficos Dinmicos

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms
segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el
grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de
grficos.

Docente:

Pgina 6

Curso de Excel Avanzado

Docente:

Pgina 7